Estructura-Organica

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Guía Metodológica: Formulación de la Estructura Orgánica 
 
 PSI Sierra 
Subcomponente C.1 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sub Componente C1: 
Capacitación de las Organizaciones de Agua de Riego 
 
 
 
 
GUIA DE CAPACITACION/ENTRENAMIENTO A LAS OUAs 
 
 
 
ESTRUCTURA ORGANICA DE LAS 
ORGANIZACIONES DE USUARIOS DE AGUA DE 
RIEGO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lima, 2012 
 
 
 
 
Guía Metodológica: Formulación de la Estructura Orgánica 
 
 PSI Sierra 
Subcomponente C.1 2 
 
Guía Metodológica 
 
FORMULACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 
 
 
 
INTRODUCCION 
 
El Subcomponente C.1: Capacitación/Entrenamiento de las Organizaciones de 
Usuarios de Agua de Riego (OUAs), tiene como objetivo principal el fortalecimiento de 
la estructura organizacional y el desarrollo de capacidades de las organizaciones de 
usuarios (Juntas de Usuarios, Comisiones y Comités de Usuarios), para que gestionen 
eficientemente los sistemas de riego y la conservación de los recursos hídricos. 
 
La ejecución del Programa de Capacitación/Entrenamiento (PCE) se llevará a cabo 
tomando en cuenta la demanda real de las OUAs, donde uno de los temas 
establecidos en los “Planes de Acción”, es la formulación de la Estructura Orgánica. 
 
Para el desarrollo del Programa se ha previsto utilizar las Guías preparadas en las 
etapas anteriores por el PSI pero adecuando y adaptando, dichas guías a la realidad 
de la Sierra peruana. 
 
El PCE se desarrollará mediante la metodología “Aprender Haciendo”, orientada a 
promover un cambio de actitud para introducir mejoras en la gestión del agua y el 
desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades, que implique el fortalecimiento 
institucional de dichas organizaciones de usuarios. 
 
 
 
 
 
 
 
 
La presente Guía Metodológica es para uso del personal Especialista del 
Subcomponente C.1, asignado en cada Oficina de Gestión Zonal del PSI y el personal 
de las OUAs (Juntas, Comisiones y Comités de Usuarios), que ejercen roles de 
directivos, técnicos y administrativos. Contiene una serie de definiciones conceptuales, 
procedimientos y lineamientos según la normatividad, así como el proceso 
metodológico “Aprender Haciendo”, que ayudará la formulación de la estructura 
orgánica. También, brinda respuesta a una serie de interrogantes que facilitará el 
análisis situacional de la estructura orgánica, así como su construcción en las 
organizaciones que aun no cuentan con ella. 
 
 
 
 
 
I. Alcances de la Guía 
 
 
 
Guía Metodológica: Formulación de la Estructura Orgánica 
 
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Subcomponente C.1 3 
 
 
 
 
 
 
2.1 Definición Conceptual 
 
Para el PCE, está claro que toda institución o agrupación de personas, por pequeña o 
grande que sea, requiere de una estructura organizativa que le facilite el cumplimiento 
de sus objetivos. Una estructura organizativa ordena social y materialmente una 
institución, sea esta lucrativa (una empresa privada por ejemplo) o sin fines de lucro 
(una Organización de Usuarios de Agua de Riego). 
 
Las principales premisas para realizar el proceso de organización de una institución 
son: 
 
1. Se organizan para facilitar el trabajo de la institución, no para dificultarlo. 
2. La estructura que surja del proceso de organización debe ser clara, funcional y 
de fácil comprensión para todos los miembros de la institución. 
3. La representación grafica de la organización elegida (el organigrama) debe 
establecer claramente las relaciones entre los diversos órganos o áreas de la 
institución. 
La importancia de facilitar el análisis de una estructura orgánica se basa en lo 
siguiente: 
 
En primer lugar, la Estructura Orgánica nos indica la existencia y la distribución de los 
órganos específicos dentro de una organización, para que ésta pueda cumplir - en 
forma ordenada y sin confusión sus responsabilidades y las distintas funciones de la 
organización. 
 
En segundo lugar, la Estructura Orgánica nos indica la relación de mando entre los 
órganos, de tal manera que todos conozcan los aspectos que se pueden y deben 
resolver y a qué instancia corresponden. Pues, puede suceder que en una 
organización se presente negativamente la duplicidad de mando o duplicidades en las 
atribuciones. 
 
En tercer lugar, en la Estructura Orgánica se refleja la importancia de determinadas 
funciones y labores que se haya propuesto la organización. Por ejemplo, cuando en el 
Plan de Mediano Plazo se haya identificado la importancia de una adecuada 
comunicación y capacitación en relación a los usuarios, esto debería verse reflejado 
en la estructura orgánica, indicando cuál sería el órgano que se ocupa de hacer 
efectiva la referida propuesta. 
 
En cuarto lugar, la Estructura Orgánica es la base a partir de la cual se podrá formular 
con precisión el Manual de Organización y Funciones. De no tener claridad sobre los 
órganos, ni jerarquías dentro de la organización, difícilmente se podrá detallar las 
II. Definiciones Generales 
 
 
 
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distintas funciones, atribuciones y relaciones que deben existir para que funcione la 
organización. 
 
2.2 Definiciones Básicas 
 
1. Estructura Orgánica: Es la definición de los distintos órganos1 que componen 
una organización y que cumplen una función dentro de ésta. Asimismo, indica 
la relación que existe entre los distintos órganos. En resumen, sirve para 
estructurar el funcionamiento de una organización. 
 
2. Categoría de órganos en una estructura orgánica 
 
Categoría de 
Órganos 
Descripción 
Órganos de 
Gobierno 
Instancia superior que define normas internas y directrices 
principales. Encargado del seguimiento al cumplimiento de normas y 
directrices. 
En las OUAs, existen 02 órganos de gobierno: Asamblea general y 
consejo directivo2. 
Órganos Ejecutivos Responsables de ejecutar las directrices proporcionadas por los 
órganos de gobierno. 
Tiene el mando diario sobre la ejecución de las actividades. 
Órgano de Línea: son las instancias operativas de carácter técnico 
administrativo que ejecutan las actividades. 
Órgano de Apoyo: instancias que prestan servicios generales a los 
otros órganos. 
Órgano de Control: encargado de verificar cumplimiento de 
directrices, si cada uno cumple funciones y el manejo correcto del 
recurso económico. 
Órgano de 
Asesoramiento 
Presta un determinado servicio. Puede ser un grupo compuesto por 
integrantes de la organización o ser contratado como un servicio 
externo. No tiene ninguna relación de dependencia con la 
organización. 
 
 
3. Organigrama 
 
Son representaciones graficas de la estructura organizativa; cuyo diseño debe tener 
en cuenta los siguientes aspectos generales: 
 
 Simbología; constituye el proceso mediante el cual se representan las ideas a 
través de símbolos. 
 Elementos; los símbolos o elementos básico de los organigramas son: 
a. El rectángulo: el cual se utiliza para representar cargos, funciones, 
unidades o personas. 
b. Las líneas, se emplean para indicar la relación de autoridad y 
coordinación que existen. 
 
1
 Por “órgano” se entiende el grupo, el departamento, la oficina, la instancia, el área o la unidad que cumpla 
una función específica dentro de la organización. 
 
2
 Ley de Recursos Hídricos y sus Reglamentos. 
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3.1 Relación funcional y de coordinación 
 
Según la Ley de Recursos Hídricos, las OUAs son personas jurídicas sin fines de 
lucro. La JU, Comisiones y Comités de Usuarios deben contar con su propia Acta de 
Constitución, sus propios Estatutos, su propia inscripción en Registros Públicos, así 
como la Resolución Administrativa de la Administración Local de Aguas. 
 
Del mismo modo, laJunta de Usuarios, las Comisiones y Comités de Usuarios deben 
tener cada una su propia Estructura Orgánica. Entonces, las Comisiones de Usuarios 
no forman parte de la Estructura Orgánica de la Junta de Usuarios, del mismo modo 
los Comités no forman parte de las Comisiones. 
 
Si bien no existe una relación de dependencia orgánica entre la Junta, Comisiones y 
Comités de Usuarios, existe una relación funcional y de coordinación entre estos tres 
niveles organizativos. 
 
La relación directa entre las Comisiones de Usuarios y la Junta de Usuarios está dada 
por el hecho que dichas Comisiones designan miembros para que integren la 
Asamblea General de la Junta de Usuarios, y los Comités de Usuarios designan 
representantes para que integren la Asamblea General de las Comisiones, tal como se 
observa en el grafico: 
 
 JUNTA DE USUARIOS COMISIÓN DE USUARIOS COMITÉ DE USUARIOS 
 
 Delegados Us 
 
 
 
 
 
 
 Representantes Representantes 
 
 Asesoramiento / Apoyo Apoyo 
 
 
 
 
 
 
 
 
En la práctica, las OUAs comparten determinada información, procedimientos, 
servicios, personal y recursos, entre otros aspectos, como: 
 
III. Elementos a tener en cuenta para la Formulación de la 
Estructura Orgánica 
 
 
 
Asamblea General 
de JU 
Consejo 
Directivo 
Asamblea General 
de Usuarios 
Consejo 
Directivo 
 
Gerencia Técnica 
 
Asamblea General 
de Usuarios 
Consejo 
Directivo 
 
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 Generar e intercambiar información, aplicando los mismos formatos (por 
ejemplo, Padrón de Usuarios, Inventario de Infraestructura Hidráulica, etc.). 
 Compatibilizar y usar los mismos procedimientos de recaudación de la 
tarifa, así como uniformizar los procedimientos/formatos presupuestales y 
contables. 
 Aplicar los mismos sistemas de manejo y automatización en rutinas de 
operación y mantenimiento (por ejemplo, en la elaboración del Plan de 
Mantenimiento) 
 En compartir y economizar – bajo reglas de juego claras – los servicios de 
maquinaria, equipamiento, personal, medios de información, etc. 
 
3.2 Principios de toda estructura orgánica 
 
Para lograr que la organización sea funcional, ágil y clara, es preciso conocer los 
principios que rigen el proceso de la organización, entre los más importantes son: 
 
Principios Contenido 
División del trabajo Para lograr la eficiencia debe dividir el trabajo, buscando la especialización 
de los diversos órganos que se constituyen. Esto evitará duplicidad de 
funciones. 
Autoridad -
responsabilidad 
Establece que los niveles jerárquicos ejercen autoridad sobre los órganos 
que están subordinados a ellos y estos a los niveles jerárquicos 
responsabilidad y obediencia. La autoridad no se puede concebir separada 
de las responsabilidades, es decir, esta debe ser comprendida por la 
persona que la ejerza y por los demás miembros de la organización. 
 
Unidad de dirección Todas las actividades o fines dentro de una institución, deberá encargarse a 
un órgano que dirija de manera homogénea, a fin de que tenga una sola 
dirección. 
Establecer un objetivo Sus objetivos deben ser claros y la consecución de los mismos esté 
apoyada por un plan de organización que mantenga las políticas para llevar 
a cabo la acción. 
La delegación de la 
autoridad deberá ser 
descendente para su 
actuación. 
La autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior, la falta de una 
apropiada delineación de autoridad produce demora, débil comunicación, 
falta de control administrativo y sobre todo abandono de responsabilidad. 
Debe estructurarse una 
organización lo más 
sencilla posible. 
La estructura debe ser práctica, desde el punto de vista de costos. Si la 
misma implica costos elevados, la organización tendrá que ser modificada. 
Unidad de mando Evitar la duplicidad entre órganos en cuanto a determinadas funciones y 
responsabilidades. Cada empleado debe ser responsable ante una sola 
persona, si no se respeta el principio básico de la "unidad de mando" es 
imposible establecer responsabilidades. 
 
Evitar “Órganos 
Fantasma” 
Evitar inventar órganos que en la práctica no tienen ninguna razón de ser. 
Una Comisión de Usuarios que apenas logra financiar la contratación de un 
sectorista, haría mal en crear un “Departamento de Maquinaria”; pues, a lo 
mucho podría arreglar la bicicleta del sectorista. 
 
http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml
http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml
http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml
http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml
http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml
http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml
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Recursos para cada 
órgano 
Cada órgano creado debe contar con mínimamente un recurso humano – 
más los recursos operativos – para dar real funcionamiento a la unidad.
3
 
Estructurar por tipo de 
funciones afines 
Hay funciones en la organización que son afines una a la otra, las mismas 
que no deben dispersarse sobre las distintas ramificaciones del “árbol” de la 
Estructura Orgánica. Se ha observado en donde la Contabilidad se ha 
definido como órgano de apoyo, la Administración como órgano de línea y el 
Área de Cobranza como otro órgano de línea, generando de esta manera 
más confusión que estructura. 
Distribución física de las 
unidades 
Para que la Estructura Orgánica adquiera vida y significado real, ésta en la 
medida de lo posible debería verse plasmada en una distribución física 
similar de las instalaciones y existencias de la organización. Esto 
coadyuvará además a lograr un mayor orden en el trabajo, en donde las 
funciones y responsabilidades inclusive se distinguen físicamente dentro de 
los espacios de oficina. 
 
No confundir el órgano 
con el cargo de la 
persona. 
Una unidad de trabajo (órgano) debe denominarse por su nombre funcional 
y no por el cargo de la persona que labore en ésta. Así por ejemplo, es un 
error indicar en el Organigrama la denominación “Gerente Técnico”, cuando 
el órgano en realidad es la “Gerencia Técnica”. 
 
3.3 Pasos para elaborar un Organigrama 
a) Identificar el órgano que dicta los lineamientos de política y normas de la 
organización o institución. El órgano que dirige el desenvolvimiento de la 
organización, los órganos que tienen función de asesoría, aquellos que son de 
apoyo y finalmente aquellos ejecutores de las funciones principales que 
conducen al logro de los objetivos de la institución. 
b) Los órganos (o unidades orgánicas), con mayor nivel jerárquico dentro de la 
organización y mayor poder de decisión van a ser graficados en el nivel 
superior del organigrama: los órganos de Dirección. 
c) Los órganos de asesoramiento, que puedan ser de planificación, jurídico, de 
organización, etc., se grafican al lado derecho del organigrama. 
d) Los órganos que ejecutan las funciones ejecutivas son denominados también 
de líneas, se grafican en la parte inferior del organigrama, aun cuando son la 
parte más importante, porque responden a la razón de ser o finalidad básica de 
la entidad. 
e) Definidas las unidades de ejecución o de línea se requiere de insumos, 
materiales que van a ayudar en el cumplimiento de las acciones propias de la 
institución. Estas unidades son de apoyo – Ejemplo: Tesorería, Contabilidad, 
Secretaria, Abastecimiento, etc. Cuyo número depende de la magnitud y 
complejidad de los órganos de líneas para atender. 
f) Los órganos de apoyo se grafican al lado izquierdo del organigrama. 
g) De esta forma queda conformado el organigramapor integración de los cuatro 
(04) órganos identificables para toda la organización. 
 
 
 
3
 La excepción a esta regla se da cuando la organización estuviera anticipando reforzar un área de trabajo (por 
ejemplo, por indicación en el Plan de Mediano Plazo), con la previsión de incluirla desde ya en la Estructura Orgánica, 
aún cuando en la actualidad todavía no se cuente con los recursos. 
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3.4 Estructura Orgánica de una Junta de Usuarios del Perú 
Una Junta de Usuarios de regular dimensión en términos de universo de usuarios, de 
territorio y principalmente de captación de recursos económicos, podría definir e 
implementar la siguiente estructura orgánica: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
- Ley de Recursos Hídricos N° 29338 
- Reglamento de la Ley de Recursos Hídricos D.S N° 001-2010-AG 
- Reglamento de Operadores R.J. N°892-2011- ANA 
- Reglamento de Organizaciones de Usuarios de Agua D.S. N° 021-2012-AG 
Asamblea 
GENERAL 
Junta Directiva 
DIRECTIVA 
Unidad de Operación y 
Mantenimiento 
Unidad de Administración 
Gerencia Técnica 
 
Unidad de Capacitación y 
Comunicación 
Recaudación 
Contabilidad 
Tesorería 
Asesoría Legal 
Asesoría Técnica 
 
Secretaria 
 
Distribución 
Mantenimiento 
Información 
Comunicación 
Capacitación 
 
¿ Otra 
? 
 
IV. Base Legal 
 
 
 
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En el flujograma se presenta en forma secuencial las acciones a seguir en el proceso 
de formulación de la estructura orgánica. El proceso que se muestra describe los 
objetivos que los Especialistas tendrán en cuenta durante el proceso de elaboración 
de la estructura orgánica. Estos definen un rol orientador a reforzar la población 
objetivo y en ningún momento a reemplazarlos. 
 
Este proceso metodológico debe desarrollarse con la participación activa de dirigentes, 
personal técnico, administrativo, usuarios, usuarias lideres, estos últimos con la 
finalidad, en un inicio de recoger sus opiniones y, luego, de realizar con su apoyo una 
rápida socialización de esta herramienta de gestión. 
 
La metodología Aprender Haciendo, presenta los objetivos, acciones, participantes y 
métodos, a tener en cuenta: 
 
 
FLUJOGRAMA FORMULACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Presentación de Primer Borrador 
Presentación sobre la Estructura 
Orgánica 
Comisión de trabajo elabora primer 
borrador 
Aprobación de Estructura Orgánica 
Se cuenta con la estructura orgánica enmarcada en la 
normatividad vigente 
Comisión de Trabajo 
elabora Segundo Borrador 
Presentación del Segundo Borrador 
 
V. Metodología “Aprender – Haciendo” 
 
 
 
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PARA FORMULAR LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 
 
Objetivo Acción Participantes Método 
Reflexión sobre la normatividad 
legal y la necesidad de contar con 
herramientas de gestión. 
 
Desarrollar conocimientos de 
participantes sobre herramientas 
de gestión, conceptos, tipos, 
utilidad e importancia. 
 
Establecer acuerdos sobre 
modalidad de trabajo y espacio 
donde realizarlo, participantes 
(Comisión de Trabajo), tiempos y 
recursos. 
 
Presentación la 
importancia de contar con 
la Estructura Orgánica. 
Dirigentes de JU, 
Comisiones y 
Comités. 
 
Personal técnico 
administrativo. 
 
Usuarios y usuarias 
líderes. 
Reunión 
Exposición 
Lluvia de ideas. 
 
Dialogo 
Trabajo grupal. 
 
Copia fotostática de 
estructura orgánica. 
 
Brindar conocimiento más 
avanzado sobre la estructura 
orgánica. 
 
Motivar el trabajo en equipo de 
actores de las OUAs. 
 
Elaborar el primer borrador de la 
estructura orgánica. 
 
Comisión de trabajo 
elabora primer borrador
4
 
Integrantes de 
Comisión de Trabajo. 
Exposición 
visualizada. 
 
Separata de 
propuesta de 
estructura orgánica 
(que facilitará 
análisis). 
 
Trabajo grupal. 
 
Brindar conocimiento sobre los 
contenidos del primer borrador de 
la estructura orgánica y plantean 
sus comentarios, observaciones y 
sugerencias. 
Presentación del primer 
borrador 
Dirigentes de JU, 
Comisiones y 
Comités. 
 
Personal técnico 
administrativo. 
 
Usuarios y usuarias 
líderes. 
 
Exposición 
visualizada. 
 
Grupos de trabajo 
para análisis y 
sugerencias. 
 
Plenaria. 
Analizar y evaluar las opiniones 
recibidas en las presentaciones. 
 
Sensibilizar a la Comisión de 
Trabajo sobre la importancia de 
recoger las opiniones. 
 
Elaborar el segundo borrador 
sobre la estructura orgánica. 
 
Comisión de trabajo 
elabora segundo borrador. 
Integrantes de la 
Comisión de Trabajo. 
Exposición 
Trabajo Grupal. 
 
Obtener el respaldo y aprobación 
de los participantes a la estructura 
orgánica elaborada. 
 
 
Presentación del segundo 
borrador. 
 
 
 
 
Dirigentes de JU, 
Comisiones y 
Comités. 
 
Personal técnico 
administrativo. 
 
Usuarios y usuarias 
líderes. 
 
Reunión. 
 
Exposición. 
 
Plenaria. 
 
 
 
Lograr la aprobación total del 
documento o con el mínimo de 
observaciones. 
Aprobación de la 
estructura orgánica. 
Dirigentes de JU, 
Comisiones y 
Comités. 
 
Personal técnico 
administrativo. 
 
Asamblea General. 
 
Exposición. 
 
Lluvia de ideas. 
 
Acta de reunión. 
 
 
 
4
 Constituida por dirigentes, personal técnico administrativo y usuarios/as lideres elegidos en la reunión de trabajo. El 
borrador puede elaborarse en dos o tres reuniones, igual el segundo borrador.