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GESTIÓN DE LOS INTERESADOS Y EL CAMBIO EN PROYECTOS DE TI JAIME GARCIA CASTRO, PMP CONTENIDO 1. Introducción 2. La gestión de los interesados 3. La gestión del cambio 4. Racionalidad del cambio 5. Aplicando los pasos de gestión del cambio CAUSAS DE FRACASO EN PROYECTOS Fuente: Deloitte EL ENTORNO DE HOY 4 Clientes demandan mas calidad a menor costo Productos cada vez mas innovadores Mayor integración con proveedores y aliados estratégicos Competencia global Clientes de todas culturas y necesidades con intereses dinámicos EL ENTORNO DE HOY 5 Los intereses y condiciones del entorno pueden cambiar Los supuestos que dan origen al proyecto, pueden perder validez Las metas del proyecto pueden volverse difusas o se desconocen. 6 El Éxito del proyecto reside en el valor que le genera al negocio y no solo la triple restricción. Requerimos conectar al proyecto con el negocio a través de El Valor Entregar el valor requiere una estrategia de dirección Los gerentes de proyectos son parte de las decisiones del negocio. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS PROCESOS REQUERIDOS PARA IDENTIFICAR LAS PERSONAS U ORGANIZACIONES QUE PUEDEN IMPACTAR O SER IMPACTADAS POR EL PROYECTO. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 7 ¿QUIENES SON LOS INTERESADOS? ¿Dónde estamos? ¿Quienes son? ¿Cómo se relaciona con otras áreas? GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 8 ¿CUÁLES SON LAS CONSECUENCIAS DE UN CAMBIO MAL ADMINISTRADO Se invierte el dinero pero los resultados de negocio no cambian Se invierte el dinero pero se hace lo mismo de antes. Los procesos no cambian Se logra culminar el proyecto pero no se usa toda la funcionalidad (o no se usa). Proyectos de Desarrollo de Software Levantamiento Análisis Diseño Desarrollo Pruebas Instalación Operación CICLO DE VIDA DEL PROYECTO TI La incertidumbre de lograr los objetivos es alta al inicio…Mejora en la medida que se avanza La habilidad de los stakeholders para influenciar el proyecto es disminuye con el tiempo Los costos de los cambios son mayores al final INICIO EN PROYECTOS TIPO PREDICTIVO (Y SUS PROBLEMAS) Identificar un problema Proponer Alternativas Elegir Solución Firmar Charter Identificar interesado s Construir caso de negocio CONSECUENCIAS Problemas mal identificados Proyecto hiper-vendido PLANEACIÓN EN PROYECTOS PREDICTIVOS Recopilar requisitos Definir alcance Detallar actividades Estimar recursos Estimar duración Construir WBS Hacer un plan de interesados Estimar Costos CONSECUENCIAS Desestimar requerimientos Sobre estimar requerimientos Actividades sin recursos PLANEACIÓN EN PROYECTOS PREDICTIVOS Identifique Riesgos Priorice Riesgos Planee Respuestas Reconfigu re plan CONSECUENCIAS Riesgos no previstos Riesgos sin gestión Calidad no consultada Recursos no comprometidos Plan de Comunicaciones Plan de Calidad Plan Contratación Plan de RRHH Kick Off EJECUCIÓN EN PROYECTOS PREDICTIVOS Genera entregables Dirige el trabajo Ejecutar tareas CONSECUENCIAS Reprocesos en la entrega/aprobación Comunicación deficiente Actualiza registros Reporta Avances CONTROL EN PROYECTOS PREDICTIVOS Revisa desviaciones Plantea acciones Reconfigure plan Controlar costo Monitorea Trabajo Administra Cambios CONSECUENCIAS Cambios sin gestión Comunicación deficiente Apoyo deficiente del sponsor Gestión aisladaControlar Alcance Controlar Tiempo Controlar Comunicaciones Controlar gestión de la participación Controlar Calidad Pronostica desempeño Reporta Avances CIERRE EN PROYECTOS PREDICTIVOS Cierra el proyecto Mide Resultados Genera lecciones aprendidas Verifica Entregables Archiva document os Transfiere activos CONSECUENCIAS Productos por debajo de expectativas Resistencia al cambio Interesados Integración Alcance Recursos Calidad Riesgos Comunicaciones GESTIÓN ÁGIL GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1 Identificar los interesados 13.2 Planificar la gestión de los interesados 13.3 Gestionar la participación de los interesados 13.4 Controlar la participación de los interesados GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 19 Entradas Acta de constitución del proyecto Documentos de adquisiciones Herramientas Análisis de interesados Juicio de expertos Reuniones Salidas Registro de interesados IDENTIFICAR LOS INTERESADOS Es el proceso consistente en identificar a todas las personas impactadas por el proyectos, y en documentar información relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 20 HERRAMIENTASY TÉCNICAS DE IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS Análisis de los interesados 1.1 Identificar potenciales interesados: roles, departamentos, conocimiento, expectativas y niveles de influencia. 1.2 Identificar apoyo e impacto que podrían general a través de matrices de poder/interés; poder/influencia; influencia/impacto 1.3 Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar a fin de planificar. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 21 EJEMPLO DE MATRIZ PODER/INTERÉS Mantener satisfecho 2 Gestionar cercanamente 1 Monitor 4 Mantener informado 3 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 22 PODER INTERÉ S TALLER Nombre del SH Poder Interes alto bajo GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 23 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 24 Entradas Plan para la dirección del proyecto Registro de interesados Herramientas Juicio de expertos Reuniones Técnicas analíticas Salidas Plan de gestión de interesados Actualizaciones a los documentos del proyecto Es el proceso de desarrollar las estrategias apropiadas para involucrar los stakeholders en el ciclo de vida del proyecto basado en sus intereses, necesidades y potencial impacto en el éxito del proyecto HERRAMIENTAS: TÉCNICAS DE ANÁLISIS Niveles de compromiso de los Stakeholders Inconsciente Resistente Neutral Apoyo Líder GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 25 TALLER Nombre del SH Poder Interés Nivel Deseado Necesidad/i nterés Estrategia Gerente funcional Alto Bajo Soporte Que sus recursos no se usen mas allá de cierta fecha Enviarles informe de cambios que impacten fecha GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 26 Entradas Plan de gestión de los interesados. Plan de gestión de las comunicaciones. Registro de cambios Herramientas Métodos de comunicación Habilidades interpersonales Habilidades de gestión Salidas Registro de incidencias Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la org. GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN Es el proceso d comunicar y trabajar con los stakeholders para cumplir sus expectativas, direccionar los issues y fomentar el compromiso de los stakeholders a lo largo del proyecto GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 27 Entradas Plan de gestión de los interesados. Plan de gestión de las comunicaciones. Registro de cambios Herramientas Métodos de comunicación Habilidades interpersonales Habilidades de gestión Salidas Registro de incidencias Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la org. ENTRADAS - GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 28 CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN Es el proceso de monitorear las relaciones de los stakeholders y ajustar los planes y estrategias para comprometer los stakeholders GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 29 Entradas Plan para la dirección del proyecto Registro de incidentes Datos de desempeño del trabajo Documentos del proyecto Herramientas Sistemas de gestión de la información Juicio de expertos Reuniones Salidas Información del desempeño del trabajoSolicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la org. CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN Es el proceso de monitorear las relaciones de los stakeholders y ajustar los planes y estrategias para comprometer los stakeholders GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 30 TIPS Los planes de Comunicación e Interesados están altamente relacionados, sin embargo tienen diferente enfoque: El plan de gestión de comunicaciones, hace énfasis en la tecnología, métodos y modelos de comunicación, el cómo de la comunicación. El plan de gestión de los interesados explica el porque de la comunicación y como esa información ayudará en el compromiso y las expectativas de los interesados. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 31 RACIONALIDAD DEL CAMBIO NECESIDAD DEL CAMBIO Siempre será necesario Cada vez es más exigente y dinámico Lo hacen las personas Por lo tanto, son ellas las que tienen que cambiar El cambio organizacional lo induce, en gran medida, el cambio tecnológico La resistencia al cambio es natural, Ignorarla no ! 33 ¿QUE ES GESTIÓN DEL CAMBIO? Es enfoque estructurado, cíclico para transformar individuos, grupos y organizaciones desde un estado actual hasta un estado futuro con beneficios planeados RACIONALIDAD DEL CAMBIO 1. Cualquier cambio afecta a todo el sistema; sea perciba o no. 2. El cambio es un proceso tanto emocional como intelectual, un reto tanto humano como técnico. 3. Los cambios deben partir de los cambios en (y por) los individuos que la integran. 4. Los cambios requieren tiempo y suelen ser irreversibles 5. El cambio supone una transición continua desde las viejas maneras hacia los nuevos modelos 6. Los resultados finales dependen de los implicados y de su actitud hacia el cambio. 7. Detrás de todo argumento racional, se esconde un argumento emocional Quirant, A. y Ortega, A (2006). El cambio organizacional: la importancia del factor humano para lograr el éxito del proceso de cambio. Revista de Empresa, 18 (50-63)l Argumentos Técnicos, Logísticos, Legales, Ausentismo Falta de visión Temor a trabajar más Críticas Angustia, miedo No hay incentivos Evasión Ignorancia Experiencias previas Contradicción Intereses propios El conflicto es visto como negativo Las personas evitan discutir No se aprende Se impone la solución Se activan mecanismos de defensa 39 + – Percepción de los grupos afectados Inicio del proyecto Implantación del proyecto Altas expectativas Desesperación Mejor que antes Toma de conciencia del esfuerzo y la complejidad Luz al final del túnel Con Administración del Cambio Tiempo CULTURA CORPORATIVA Y CAMBIO Cultura es el marco de referencia que establece un único conjunto de reglas de juego (formales e informales) aplicado a un grupo de personas que lo distingue de otros. Es compuesto de valores que prevalecen y sirve como guía de lo se considera apropiado e inapropiado Es compartida y provee cohesión Es desarrollada a través del tiempo ¿CÓMO SE MODELA LA CULTURA? Im p ac to M an if e st ac io n e s R e su lt ad o sFo rm ad o re sAcciones de lideres Incentivos Visión Estructura Clima Normas Símbolos Valores Creencias Comportamientos Decisiones Desempeño GESTIONANDO EL CAMBIO LA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL CAMBIO Formular el cambio Identificar la necesidad del cambio Evaluar la preparación al cambio Delinear el alcance del cambio Planear el cambio Planear el compromiso de los SH Planear transición e integración Preparar organización al cambio Implementar el cambio Movilizar SH Realizar la transición de los productos Medir tasa de adaptación Sostener el cambio Mantener comunicación Realizar actividades de sensibilización Medir beneficios 1. FORMULAR EL CAMBIO 1. FORMULAR EL CAMBIO Identificar la necesidad del cambio Evaluar la preparación al cambio Delinear el alcance del cambio 1.1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD PARA EL CAMBIO La necesidad es declarada en el project charter. Identifique lideres e Interesados Organizar talleres para entender las necesidades y evaluar sus alineación con objetivos. Lograr acuerdos a través de talleres y conecte a un objetivo de negocio y de usuarios El objetivo de negocio debe ser conocido por todos, compartan o les preocupe: ventas, retención de clientes, competencia, ahorro de costos. El objetivo de usuario refleja la necesidad de las personas VIDEO! Su = Sentido de Urgencia - ¿Qué pasa si no logramos? - Que consecuencias tiene el no logro - Use toda la info posible: procesos, empresa, futuro - Solicite apoyo de clientes - 80% debe comprar la idea 1.1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD PARA EL CAMBIO Vc = Visión de Cambio - Diseñe una visión ganadora - “Al finalizar, lograremos ” - Que vamos a encontrar al final de camino - Tiene que dar solución a un problema real - Concepto sencillo 1.1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD PARA EL CAMBIO TALLER - DESCRIBA EL SENTIDO DE URGENCIA Y LA VISIÓN DE CAMBIO - (LOS COCODRILOS Y LA OLLA DE ORO) 1.2 EVALUAR PREPARACIÓN PARA EL CAMBIO La preparación para el cambio se refiere a Estructuras y sistemas organizacionales que requieren ser mejorados o soportarán el cambio Cultura y personas capaces para soportar o resistir el cambio Actitudes probables Capacidad de absorción de los cambios en las áreas. Capacidades y experiencia disponibles para asegurar el cambio Capacidades de liderazgo Obstáculos Cultura 1.3 DELINEAR EL ALCANCE DEL CAMBIO Similar el proceso de definir el alcance del proyecto. Objetivos de alto nivel Indicadores de desempeño clave Productos específicos Supuestos y restricciones Capacidades Beneficios KPI´s Objetivos ¿Para qué? ¿Cómo? DELINEAR EL ALCANCE DEL CAMBIO Recolectar requerimiento de cambio Defina, secuencie y presupueste actividades de gestión del cambio Identifique medidas de la realización de beneficios Clarificar riesgos a la aceptación del cambio TIPOS DE INDICADORES Aceptación • Cuan rápido y que % de personas trabajan Vs aquellas que no en el nuevo modelo Adopción • Cuan rápido y cuantos están logrando eficiencia en el nuevo modelo Indicador de Operación (IDO) Indicador de Estabilización (IDE) Indicador de Satisfacción (IDS) Indicador de Negocio Tipos de indicadores Proyecto Indicador Operación Indicador Estabilización Indicador Negocio CRM No, de clientes gestionados/No de clientes asignados No de incidencias solucionadas / No de incidencias recibidas (de acuerdo a los ANS). Incremento en venta cruzada Disminución en deserción de clientes Incremento en venta neta No. Clientes que cumplen con el reporte por etapas/No. de clientes asignados Tiempo disponible (al aire) de la plataforma / tiempo total a partir de la salida No. Solicitudes recibidas de clientes/ No.solicitudes resueltas No de reclamos (errores de herramienta) recibidos en mesa de ayuda / No de usuarios total Planear el Cambio: Definir el enfoque del cambio TÁCTICAS Encuentre un problema que todos comparten Diseñe una visión ganadora pero no sobrevalorada Construya un speech Aumente sesiones de lluvia de ideas Invite a opositores a sesiones de construcción Reconozca los “peros” La intensidad del cambio es directamente proporcional al número de personas, sistemas y proceso 2.PLANEAR EL CAMBIO PLANEAR EL CAMBIO Planear el compromiso de los SH Planear transición e integración Preparar la Organización 2.1 PLANEAR EL COMPROMISO DE LOS SH Identifica necesidades de comunicación de los SH clave Define acciones proactivas y reactivas (según riesgos) Describe las responsabilidades y plazos para sponsor, líderes, integradores, gerentes de proyecto, líderes de operación y aliadosexternos Conocimiento La iniciativa está recién definida Hay síntomas de incredulidad, preocupación y confusión Se logra el conocimiento Compra Se pasa el punto de no retorno Hay señales de deseos de probar y la vez de rechazo Se logra aceptación Compromiso El cambio es institucionalizado Se integra a la manera de hacer las cosas El cambio se sostiene 2.1 PLANEAR EL COMPROMISO DE LOS SH LOGRAR EL COMPROMISO IMPLICA Movilizar a los lideres Construir documentación Modificar sistemas, estructura o infraestructura Lograr que las personas hagan Victorias tempranas Construir alianzas Comunicar de forma novedosa 2.2 PLANEAR TRANSICIÓN E INTEGRACIÓN Considerar Volumen y tamaño de la transición (desde un piloto o test hasta el ambiente operacional) Transición de Capacidades y “Expertise” (moverse desde un conjunto de capacidades hasta las requeridas para el cambio) Transición gerencial: pasar de un proyecto gestionado por un gerente hasta entregarlos a la operación, usando los procesos de negocio TALLER Eje Conocer Compra Compromiso Liderazgo Visible ¿Qué acciones realizar para que los lideres apoyen el proceso? Comunicaciones ¿Cuáles son las acciones de comunicación relevantes? Participación ¿Como motivar la participación de los interesados? Transferencia de conocimiento ¿Qué acciones de transferencia de conocimiento realizar? Alineamiento organizacional ¿Que acciones de alineamiento puedo realizar? 2.3 PREPARAR LA ORGANIZACIÓN - Es el ultimo paso de la planeación del cambio. - Implica preparar - Material de entrenamiento - Diseño Piezas de comunicación - Formatos de Encuestas - Herramientas de Focus groups - Documentación de funciones y procedimiento - Documentación de políticas - Seleccionar ejecutores TÁCTICAS El cambio es un proceso Movilice lideres Modifique sistemas, estructura o infraestructura Logre que las personas hagan Diseñe Victorias tempranas Construya alianzas Comunique que existe una “transición” Describa los posibles fallas o errores que podrían pasar. 3.IMPLEMENTAR EL PROCESO DE CAMBIO 3 IMPLEMENTAR EL PROCESO DE CAMBIO Movilizar SH Realizar la transición de los productos Medir tasa de adaptación 3.1 MOVILIZAR STAKEHOLDERS Es quizás, la actividad mas importante y dinámica de todas y requiere ajustes continuos, respondiendo a Resistencia al cambio mayor a la prevista o proviene de fuente no anticipadas Conflictos o Issues de integración o transición no previstos Cambios en supuestos Inconveniencia o falta de idoneidad de los productos COMUNIQUE LA VISIÓN Que se va a cambiar Por qué Como Resultados globales Resultados individuales 3.2 REALIZAR LA TRANSICIÓN DE PRODUCTOS EN EL NEGOCIO Un producto se vuelve operativo cuando: Un aceptable número de personas lo usa en su operación diaria Existen metas establecidas para asegurar la viabilidad de los nuevos procesos Las personas proponen mejoras o están en capacidad de resolver los issues Existen sistemas que respaldan la operatividad del nuevo proceso Evaluar el progreso del cambio: Se requiere medir el progreso en términos de los indicadores de realización de beneficios. Entregar documentación de soporte: manuales, presentaciones, repositorios, FAQ 3.3 MEDIR TASA DE ADOPCIÓN Y BENEFICIOS Conducir las evaluaciones de aceptación y adopción: Construya un informe que refleje la aceptación histórica y difunda entre afectados. TÁCTICAS Repetición constante de mensajes Aumentar simulaciones y prácticas Contratar expertos Comunicar beneficios personales Celebre Victorias Tempranas Construya documentación Use las FAQ Defina un producto “operativo” Mida los beneficios cualitativos y cuantitativos Pruebe el soporte operativo Modifique el plan! 4.SOSTENER EL CAMBIO 4.SOSTENER EL CAMBIO Mantener comunicación Realizar actividades de sensibilización Medir beneficios Cubre aquellas actividades requeridas a lo largo del cambio, teniendo en cuenta lo que la gente necesita para maximizar los beneficios 4.1 MANTENER COMUNICACIÓN Involucrar a los SH en la definición de la visión para el cambio e impedimentos para su logro Involucrar en la toma de decisiones, delegando autoridad en aquellas decisiones donde son mas impactados Movilizar SH en la implementación de procesos Usar feedback de los SH para evaluar la aceptación, adopción y resultados iniciales del cambio 4.2 REALIZAR ACTIVIDADES DE SENSIBILIZACIÓN Son actividades cuyo fin es crear un entendimiento común de las metas, beneficios e impactos del proceso. Puede ser formal o informal, verbal o no Es posible en la medida que haya información y medición regular. 4.3 SOSTENER EL CAMBIO: MEDIR BENEFICIOS Es un proceso que inicia desde la planeación Mide que tanto le aportó el proyecto a la organización Los beneficios puede medirse de dos maneras Actividades que entregaron resultados específicos Actividades que entregaron capacidades que se integraron a la operación TÁCTICAS Realice el cambio “con” la gente, en lugar de “a” la gente Nadie resiste sus propias ideas Piense en el “buy in” y no sólo en el “roll out” Use al sponsor Comunicar, comunicar, comunicar, Establezca un vocabulario común Reconozca logros Documente historias de éxito RETOS DEL PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO Desde el Project Manager • Manejo de sentimientos • Mantener liderazgo • Dedicar recursos y esfuerzos • Usarlo anticipadamente • Seguimiento Desde la organización • Esfuerzo planeado y “aterrizados” • Visión a largo plazo • Sponsoría efectiva Desde los usuarios • Verbalizar problemas • Confianza • Interés. FUENTES Managing Change in Organizations, A Practical Guide: Project Management Institute Project Management Body of Knowlede: Project Management Instiute ¿PREGUNTAS? @PROYECTODIARIO EN TWITTER LA OFICINA DE PROYECTOS EN FACEBOOK JAIME GARCÍA CASTRO EN LINKEDIN JAIME GARCÍA CASTRO, PMP EN YOUTUBE GARCIA@LODP.CO WWW.LODP.CO mailto:garcia@lodp.co http://www.lodp.co/
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