Informe, Metodologia para el desarrollo de los estudios organizacionales

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA
UNIDAD CURRICULAR ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES - FASE 3: “RECOPILACIÓN DE DATOS”
Facilitadora: Autora:
Ciudad Guayana, Diciembre del 2022
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
Inicialmente, es indispensable mencionar que los estudios organizacionales son el resultado de la incursión de diversas disciplinas de carácter humanista, como la sociología, la historia, la psicología y la antropología, entre otras, en el estudio de los fenómenos que salen de la esfera de influencia y control de la administración en las organizaciones. Más allá de estudiar procesos y formas para mejorarlos, se busca analizar fenómenos de carácter social que tienen lugar al interior de las organizaciones y son el resultado de la unión de los conjuntos de relaciones que se entablan entre los diversos colaboradores que las conforman, que afectan y se ven afectados por estas relaciones, dado que los grupos sociales, por la naturaleza misma de los individuos que los conforman, reflejan todos aquellos elementos del entorno (cultura, tradiciones, creencias, conflictos, etc.), que se recontextualizan y manifiestan en las organizaciones.
Los estudios organizacionales están basados en un proceso que parte de la percepción e investigación de la problemática, la definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su creación, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito un resumen mediante un informe a los directivos o autoridades correspondientes, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.
Lo anterior se resume en la metodología para desarrollar estudios organizacionales, el cual se desglosa en 7 etapas importantes complementarias entre sí, las cuales son las siguientes:
Siendo el objeto de estudio principal del presente informe, la fase 3, que busca abarcar la manera en que se recopilan los datos para los estudios organizacionales.
FASE 3: “RECOPILACIÓN DE DATOS”
Westreicher, G. (2021) define la recopilación de datos como “el proceso mediante el cual, los investigadores capturan la información que requieren, siendo su fin llevar a cabo un estudio.” (s/n). De acuerdo a lo anterior, es evidente que la recopilación de datos es una fase necesaria previa a la realización de un estudio organizacional. Esto se debe a que se precisan estos datos para el procesamiento de la información y su subsiguiente interpretación.
Conviene, además, señalar que los datos recolectados pueden ser de carácter cualitativos o cuantitativos. En el primer caso, hace referencia a características como pueden ser actividades realizadas, profesión, la opinión sobre un tema específico, entre otros. En cambio, los datos cuantitativos son aquellos numéricos, aquellos en los que es posible medirlos, como en el nivel de ingresos, gastos incurridos durante un periodo específico, entre otros.
La recopilación de datos puede recurrir a distintas fuentes, como aquellas bibliográficas (particularmente si la información es cualitativa) o bases de datos de libre disposición. Por ejemplo, el personal encargado de realizar el estudio organizacional podría acceder a información sobre la distribución del presupuesto del departamento de compras en el sistema administrativo utilizado en dicho departamento el cual almacena todas las transacciones y operaciones ejecutadas.
En otras palabras, la recopilación de datos es un método por el cual las empresas recolectan y miden información de diversas fuentes, a fin de obtener un panorama completo, responder preguntas importantes, evaluar sus resultados y anticipar futuras tendencias.
Requisitos de los datos
Uno de los retos en el desarrollo de los estudios organizacionales es comprobar la calidad de los datos obtenidos a lo largo de la implementación de las técnicas para la recopilación de datos. Es por ello que resulta vital identificar y entender los requisitos empresariales de los datos antes de traducirlos en resultado final o informe que definen los datos de buena calidad.
Un proceso de control de calidad de datos eficaz se basa en la comprensión de cómo se utilizan los datos y los productos de información dentro y fuera de la organización. Cada organización define la calidad de forma distinta y basa esta definición en la finalidad y el uso previstos de los datos. Para esto, es necesario establecer cuáles son los requisitos que deben cumplir los datos para ser utilizados en el estudio organizacional, siendo mencionados algunos como:
1. Correcto.
2. Integro.
3. Coherente.
4. Preciso de acuerdo a la temática.
5. Preciso de acuerdo al periodo de tiempo a estudiar.
6. Objetivo.
7. Especifico.
8. Capaz de ser validado.
Actitud del grupo responsable de la recopilación de datos
Parte de la recopilación de datos es encontrar a los sujetos de estudio adecuados, de tal manera que ofrezcan datos completos, específicos, coherentes y relacionados al estudio organizacional. Estos sujetos deben sentirse en confianza para suministrador la información suficiente y veraz.
Surge la cuestionamiento de cómo debe ser la actitud del grupo investigador para que el sujeto dé la información. Benjamín. E, Fincowsky. F (2009) establecen que “el personal destinado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opiniones preconcebidas” (p.80). Además de lo anterior, el personal debe cumplir con algunos aspectos básicos para recabar la información necesaria, tales como:
1. Mantener una buena actitud en todo momento. Tiene que ser colaborativa, facilitar la conversación y no ejercer mucha presión sobre el sujeto de estudio. Mantener siempre la empatía y amabilidad.
2. No ser críticos con los sujetos, esto debe realizarse en la fase de evaluación, pero no mientras se realiza la entrevista o u otra técnica de recolección de datos. Tener objetividad y no dejarse llevar por las actitudes del sujeto.
3. Es posible que se realice varios encuentros con varios sujetos en un mismo día, por lo que es indispensable conservar la neutralidad y evitar que influya lo que se ha percibido en los anteriores sujetos, tanto bueno como malo.
4. Crear un ambiente agradable al momento de emplear la técnica seleccionada para la recolección de datos, donde el sujeto se sienta cómodo y le transmita confianza para brindar la información.
5. Todos los sujetos pueden ser distintos, por ello, aunque se establezca un esquema general, es posible que se deba adaptar la técnica de recolección de acuerdo a cada perfil.
Los autores anteriores también mencionan otro aspecto importante a tomar en cuenta:
Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta función, se abstenga de externar comentarios sin sustento o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegándose en todo momento y en forma objetiva a las directrices del estudio. (p.80)
Técnicas de recopilación de datos
Los conceptos que interesan al investigador deben traducirse en fenómenos observables y registrables. De aquí que la definición de las variables de investigación y la selección o desarrollo de métodos adecuados para recabar datos, constituye una de las tareas más excitantes del proceso de investigación, ya que si el experimentador no cuenta con métodos de alta calidad para recolectar datos, deberá siempre cuestionar la precisión y pertinencia de sus conclusiones. Así como sucede en el caso del diseño de la investigación y el muestreo, el investigador debe con frecuencia elegir a partir de un conjunto de alternativas para decidir de qué modo habrá de recabar la información.
Los métodos de recolección de datos difieren en varios aspectos importantes:
1. Estructura. Los datos de una investigaciónsuelen recabarse de acuerdo con un plan estructurado que indica el tipo de información que debe reunirse y la forma exacta en la que habrá de recolectarse. Sin embargo, a veces resulta adecuado establecer un mínimo de estructura y ofrecer al sujeto la oportunidad de revelar información pertinente de manera natural, como sucede en el caso de los estudios de campo.
2. Posibilidad de cuantificar. Los datos que se sometan a análisis estadísticos deben recabarse de tal forma que sea posible cuantificarlo. Por otra parte, valga considerar que los datos que habrán de cuantificarse a menudo se recaben de manera narrativa. Los enfoques de recolección estructurada de datos, por lo general, aportan los que pueden cuantificarse con mayor facilidad, si bien, suele ser igualmente posible inútil cuantificar información no estructurada.
3. Intervención del investigador. Los métodos de recolección de datos difieren conforme el grado en que los sujetos se percaten de su propia categoría de sujetos ya que es posible que al estar plenamente conscientes de la función que desempeñan en el estudio no exhiba comportamiento y respuestas "normales". No obstante, en la recolección discreta pueden surgir problemas éticos.
4. Objetividad. Algunos de los enfoques para la recolección precisan mayor número de juicios subjetivos que otros. Pese a que el científico generalmente se esfuerza por obtener métodos que sean lo más objetivos posible, en algunas investigaciones (particularmente las que se fundamentan en observaciones fenomenológicas) el criterio subjetivo del investigador constituye un valioso componente de la recolección de datos.
A veces la naturaleza del planteamiento de la investigación dicta en qué parte de estos cuatro puntos se ubicara el método de recolección de datos. Por ejemplo, las preguntas requeridas para un estudio de campo, por lo general, no satisfacen completamente las cuatro condiciones anteriores, en tanto que los planteamientos formulados en encuestas se acatan en su mayor parte a ellas. Sin embargo, el investigador suele contar con considerable flexibilidad para seleccionar o diseñar un plan adecuado de recolección de datos.
Es así como nace los diferentes tipos de técnicas para la recopilación de datos, mostrando algunos a continuación:
Inmersión Inicial
Antes de iniciar la investigación se debe escoger el lugar de estudio y seleccionar quiénes serán los sujetos a investigar, para luego familiarizar y sensibilizarse con este, además de proporcionar aspectos que pueden ayudar a determinar si la investigación es factible o no. Hernández, Fernández, y Baptista (2003) establecen algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para la inmersión inicial: 
1. Leer y obtener la mayor información posible del ambiente, lugar o contexto, antes de adentrarnos en él.
2. Acudir al lugar o ambiente y observar su funcionamiento, tomando notas de nuestras observaciones.
3. Platicar con algunos miembros o integrantes del lugar para conocer más dónde estamos y su cotidianidad…
4. Participar en alguna actividad para acercarnos a las personas y lograr rapport…
5. En algunos casos, hablar con miembros para, de una manera paulatina, lograr su consentimiento hacia nuestra participación. (p. 451)
Observación directa
Para Cajal (2020) la observación directa es “un método de recolección de datos sobre un individuo, fenómeno o situación particular.” Es decir, el investigador está dentro del lugar de estudio analizando cada aspecto sin intervenir ni participar para no afectar los datos recolectados.
Por otra parte, Hernández, Fernández, y Baptista (2003) expresan sus ideas al respecto, resumiéndose en que “la observación cualitativa no es mera contemplación... Implica adentrarnos en profundidad a situaciones sociales y mantener un rol activo, así como una reflexión permanente, y estar al pendiente de los detalles… de los sucesos, los eventos y las interacciones.” (p. 458).
Esta técnica facilita adquirir los conocimientos sobre las actividades realizadas a nivel contable y administrativo, los recursos presupuestados y empleados para el pago de los costos y gastos, y las personas relacionadas con el proceso de registro y control de las distintas operaciones realizadas en una empresa.
Cuestionario
Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por sí mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la información, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra.
Debido a su administración se puede presentar problema relacionados con la cantidad y calidad de datos que pretende obtener para el estudio. Algunos problemas asociados con el envío de los cuestionarios podrían ser: que no fuese devuelto; los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas. Por ello y otros factores más, el instrumento que se use para la recolección de datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboración.
Entrevista
Es la comunicación establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto. Se estima que este método es más eficaz que el cuestionario, ya que permite obtener una información más completa. A través de ella el investigador puede explicar el propósito del estudio y especificar claramente la información que necesita, si hay una interpretación errónea de la pregunta permite aclararla, asegurando una mejor respuesta. 
Como técnica de recolección de datos la entrevista tiene muchas ventajas; es aplicable a toda persona. También se presta para usarla en aquellas investigaciones sobre aspectos psicológicos o de otra índole sonde se desee profundizar en el tema, según la respuesta original del consultado, ya que permite explorar o indagar en la medida que el investigador estime pertinente.
Hay dos tipos de entrevista: la estructurada y la no estructurada, la primera se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, replantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta en 2, 3 o más alternativas que se les ofrecen. Inclusive los comentarios introductorios y finales se formulan de la misma manera en todas las situaciones. Para orientar mejor la entrevista se elabora un formulario que contenga todas las preguntas. Sin embrago, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad de formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.
Algunas ventajas que presenta este tipo de entrevista son:
1. La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.
2. El entrevistador no necesita ser entrenado arduamente en la técnica.
3. Hay uniformidad en el tipo de información obtenida.
Pero también tiene desventajas, tales como:
1. Es difícil obtener información confidencial.
2. Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la entrevista.
La entrevista no estructurada es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden profundidad y formulación se encuentra por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre las bases del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.
Este tipo de entrevista es muy útil en los estudios descriptivos y en las fases de exploración para el diseño del instrumento de recolección de datos.
Las ventajas de este método son:
1. Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.
2. Permite profundizar en los temas de interés.
3. Orienta a posibles hipótesis y variablescuando se exploran áreas nuevas.
Entre las desventajas se cita:
1. Se requiere más tiempo.
2. Es más costosa por la inversión de tiempo con los entrevistadores.
3. Se dificulta la tabulación de datos.
4. Se requiere de mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.
Aun con esas desventajas y dada la utilidad de la entrevista, en sus dos formas, todo investigador debe familiarizarse con su uso, ya que es probable que la aplique en cualquier tipo de investigación.
Notas de Campo
McKerman (2009) define esta técnica como “apuntes realizados en el momento de la actuación, soportes para refrescar la memoria acerca de lo que se ha visto y/o vivido, para, posteriormente, registrar mediante notas o informes más extensos” (p. 117).
Para realizar un análisis de las actividades del departamento sujeto de estudio es vital tomar apuntes al momento de estar observando el proceso, con el propósito evitar errores al pasar por alto algún paso o procedimiento.
Análisis Documental
Una vez observado todos los procedimientos realizados, puede requerirse consultar con todos los documentos y registros emitidos en las operaciones del área de estudio para ser revisados y posteriormente analizados.
Lo anterior es sustentado por Castillo (2004), la cual especifica que el análisis documental es la “operación que consiste en examinar un documento para encontrar sus elementos esenciales y las relaciones entre ellos.” (p. 14).
Integración de la información
La integración de datos es una combinación de procesos técnicos y de negocio que se utilizan para combinar la información recogida mediante las diferentes técnicas de recolección para convertirla en datos fiables y valiosos para la elaboración final del informe. Estas soluciones de integración ayudan a comprender, limpiar, monitorizar, transformar y entregar datos para que las empresas puedan estar seguras de que la fuente de información es confiable, consistente y está gestionada en tiempo real.
La integración soporta el procesamiento analítico de grandes conjuntos de datos alineando, combinando y presentando cada conjunto de informaciones de departamentos organizacionales y fuentes de datos remotas y externas, para cumplir con los objetivos del estudio.
Parafraseando a Benjamín. E, Fincowsky. F (2009), este proceso debe cumplir con 2 pasos indispensables para ser ejecutado correctamente, siendo los siguientes:
1. Resguardo: este paso trata de almacenar la información recolectada en uno o varios dispositivos custodiados por personal confiable para mantener su pureza y fiabilidad.
2. Clasificación: consiste en desglosar los datos eficientemente para su análisis, categorizándolos por sus antecedentes, situación actual, objetivos a cumplir, estrategias, estructuración, recursos utilizados, normativas y políticas aplicables, instrumentos, funciones, procedimientos, entre otros. Los rubros que sean necesarios para que los datos sean más entendibles al momento de ser analizados.
El proceso de integración debe ser ejecutado de manera cuidadosa, de tal manera que no se pierdan ningún aspecto importante al momento de la segregación de la información.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Benjamín. E, Fincowsky. F (2009). Organización de Empresas, 3era Edición. McGraw-Hill / INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. México D.F, México.
Cajal, A. (2020). Observación directa: características, tipos y ejemplo. [Documento en Línea] Recuperado de: https://www.lifeder.com/observacion-directa/ (Revisado: 07/12/2022).
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Hernández, R; Fernández, C; Baptista, P. (2003). Metodología de la Investigación. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. México D.F, México.
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McKerman, J. (2009). Investigación y acción del currículum. Madrid: Ed. Morata.
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