PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Y MANUALES FUNCIONALES

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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Los principios constituyen pautas básicas que guían el procedimiento de las operaciones contables, de manera de que puedan generar información relevante, verificable y comprensible de los hechos económicos de una entidad al momento en que se realicen. Los principios de la Contabilidad Gubernamental se sustenta en la resolución N° 01-00-00-032 del 28 de noviembre de 1996, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.100 del 4 de diciembre de 1996, específicamente se habla en el artículo 4 de dicha resolución. Estos principios se clasifican de la siguiente forma:
Entidad: Debe definirse claramente la entidad contable, la cual está constituida por la unidad económica identificable, con o sin personalidad jurídica y con presupuesto propio, creada para cumplir determinadas metas y objetivos, conforme al ordenamiento jurídico que la origina.
Continuidad: Se presume que toda entidad contable realiza una actividad continua con proyección de futuro, excepto que su instrumento jurídico de creación limite su existencia a un plazo determinado o la extienda solamente, por el tiempo que requiera, al cumplimiento de un objetivo específico.
Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.
Periodo Contable: La situación financiera y los resultados de las operaciones de los entes deben presentarse en forma periódica y por lapsos iguales a un año coincidente con el ejercicio fiscal, salvo el primer período que pudiera tener una duración menor, a los efectos de hacer posible la comparación de los datos de un ejercicio con otro. La información contable deberá indicar claramente el período a que se refiere.
Revelación Suficiente: Los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados y la situación económica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben revelarse las políticas contables más importantes seguidas por el ente.
Importancia Relativa: La información procesada y presentada por la contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante. Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basadas en los estados financieros. La aplicación de este principio no podrá implicar en ningún caso la transgresión de normas legales.
Prudencia: Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente realizados, así como también los gastos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales.
Uniformidad: El registro contable y los estados financieros deben elaborarse mediante la aplicación en el tiempo de los mismos principios, políticas, normas y procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea comparable. Todo cambio de importancia será revelado mediante notas a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones del mismo y cuantifiquen sus efectos.
Precio de Adquisición: Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos competentes o por disposición legal, otros métodos de valuación alternativos, en cuyo caso deberá revelarse el método de valuación adoptado. Las cifras de los estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos.
Causado y Devengado: Los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos.
Unidad y Universalidad: La contabilidad fiscal o pública constituirá un sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes públicos. Se podrán constituir subsistemas de contabilidad para algunas actividades o proyectos, siempre y cuando estén debidamente integrados con el sistema principal.
Dualidad Económica: Constituirá la representación contable de los recursos de los que dispone el ente público para la realización de sus fines y de las fuentes que originaron dichos recursos.
Registro e Imputación Presupuestaria: La contabilidad registrará, de acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el presupuesto del ente público, los cuales deberán imputarse a las correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las transacciones presupuestarias de gastos deberán registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus etapas, es decir, autorización del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación. 
Asimismo, las transacciones relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas, devengado y recaudado. La contabilidad controlará e informará permanentemente sobre los resultados de la ejecución, comparativamente con las asignaciones presupuestarias.
Correlación de Ingresos y Gastos: El sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su financiamiento dentro de un ejercicio. El resultado económico patrimonial del ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos realizados.
Principios Contables Supletorios: En caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.
MANUALES FUNCIONALES
Manual de Fondos en Avance Maniobras y Ejercicios Militares:
El sistema de Fondos en Avances de Maniobras y Ejercicios Militares constituye el conjunto de normas y procedimientos que intervienen en las operaciones de la ejecución presupuestaria que realiza el Ministerio de Defensa; así pues, la Oficina Nacional del Tesoro crea fondos para las disposiciones de los organismos competentes a estas actividades y puedan ser atendidos todos los gastos realizados por los mismos, designando un personal encargado del manejo de los avances y los adelantos cumpliendo con los requisitos legales vigentes, establecidos en el artículo 51 y 52 del Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.
El manual de Fondos en Avance Maniobras y Ejercicios Militares inicialmente busca crear criterios y establecer los procedimientos básicos que orienten a las personas y organismos competentes, en la administración de los gastos representados por sus operaciones usuales, asimismo, intenta lograr uniformidad en los procedimientos y tratar de describirlos desde su origen hasta su conclusión, estableciendo qué documentos deben ser recolectados como respaldo y la estructura de los formularios y resúmenes que contengan datos relevantes del sistema.
Este manual se sustenta en 6 leyes importantes, las cuales son:
i. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
ii. Ley Orgánica de la AdministraciónFinanciera del Sector Público. (LOAFSP). Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31 de Mayo del 2005.
iii. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial. Nº 5.781 Extraordinario de fecha 12 de Agosto del 2005.
iv. Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería.
v. Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública. Gaceta Oficial Nº 38.318 de fecha 21 de Noviembre del 2005.
vi. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Por otra parte, el manual se relaciona con otros sistemas que integran la Administración Financiera, como el sistema de Tesorería, por identificar los créditos presupuestarios que se han distribuidos entre las diferentes unidades administradoras; además, obtiene relación evidente con el sistema de contabilidad, debido a que se encarga de garantizar el registro eficiente de los hechos económicos que se realicen con fondos de avances; por último, coincide con el sistema presupuestario puesto que en el registro de las transacciones que se ejecutan con Fondos de avances se genera una afectación preventiva de los créditos presupuestarios.
Manual Funcional Fondos en Anticipo:
Los fondos de anticipo son girados permanentemente para ser repuestos periódicamente por los responsables de los entes al que se les fue entregado, y conforme a los procedimientos que se establezcan por los órganos rectores correspondientes en su competencia, esto es respaldado por el artículo 95 del Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico. Es importante mencionar que ningún pago puede ser aprobado si no es para tomarlo como pago de las obligaciones contraídas y causadas, a excepción de lo establecido en el artículo 113 de la ley mencionada.
La máxima autoridad de la entidad competente autorizara la constitución de los fondos en anticipo mediante respectivas resoluciones internas, la cual contendrá cierta estructura como la identificación de la entidad, el funcionario responsable del fondo, montos, conceptos de los pagos, periodo de reposición, entre otros aspectos, de manera que cumpla con lo estipulado por las normas de la Oficina Nacional de Contabilidad.
En síntesis, el manual funcional de Fondos en Anticipo, se encargará de establecer las operaciones de ejecución presupuestaria que realicen los organismos ordenadores de compromisos y pagos mediante fondos a funcionaros, cumpliendo con los objetivos de reglamentar la gestión administrativa de ejecución del gasto realizado por dichos organismos, al mismo tiempo, suministrar principios y definiciones de los procedimientos a realizar y lograr uniformidad en los procedimientos de cada una de las entidades que realicen estos hechos. Su basamento legal se constituye en:
i. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta Oficial Nº 38.198 de Fecha 31 de Mayo del 2005.
ii. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial. 5.781 extraordinaria de Fecha 12 de Agosto del 2005.
iii. Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería. Gaceta Oficial Nº 37.419 de Fecha 09 de Abril del 2005.
iv. Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública. Gaceta Oficial Nº 38.318 de Fecha 21 de Noviembre del 2005.
v. Providencia Administrativa Nº SNAT/2005/0056-A, mediante la cual se designan a los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado.
vi. Gaceta Oficial Extraordinario Nº 0015 del Distrito Metropolitano de Caracas, de Fecha 12 de Noviembre de 2003, relacionada con la ordenanza de Timbre Fiscal del Distrito Metropolitano de Caracas que obliga a todos los entes y órganos del Sector Público Nacional, Estadal, Distrital y Municipal ubicados en la jurisdicción territorial del Distrito Metropolitano de Caracas como agentes de retención.
Del mismo modo, este manual se encuentra relacionado con otros sistemas como el de tesorería, contabilidad, crédito público y el sistema presupuestario, cada uno de ellos actuará bajo la coordinación de un órgano rector según lo planteado en el artículo Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
Registro de Activos Financieros:
Como ya es conocido, la adquisición de Activos Financieros produce un aumento del patrimonio de la entidad que los recibe, por ejemplo, la compra de acciones de capital a entes públicos o privados. Ahora bien, el sistema de activos financieros se compone por los principios, normas y procedimientos de las operaciones realizadas por el Estado que tiene como propósito controlar y administrar los gastos incurridos por esta actividad.
Para los casos en que la República financie el aporte a los entes con recursos previstos en la Ley que Autoriza al Ejecutivo Nacional para la Contratación y Ejecución de Operaciones de Crédito Público durante el Ejercicio Fiscal, el Ejecutivo Nacional debe informar a la Asamblea Nacional, si mantiene, cede, remite o capitaliza en forma total o parcial las acreencias y las condiciones que se determine.
Este manual en particular tiene el propósito de dar a conocer cada uno de los procedimientos básicos que debe cumplir y llevar a cabo el responsable del manejo del Registro de los Activos Financieros, cumpliendo con algunos objetivos como explicar dichos procedimientos, describir cómo deben ser administrados facilitando el manejo de los activos, ofrecer una guía para las auditorias y suministrar la información suficiente y oportuna referente al tratamiento de estos activos.
La normativa y leyes en las que se sustenta todo lo tratado en este manual son los siguientes:
i. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 5.453 Extraordinaria de Fecha 24 de Marzo del 2000.
ii. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. (LOAFSP). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 38.198 de Fecha 31 de Mayo del 2005.
iii. Ley Orgánica de la Contraloría General de República. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de Fecha 17 de Diciembre del 2001.
iv. Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 1.660 de Fecha 21 de Junio de 1974.
v. Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 3.951 de Fecha 7 de Enero de 1987.
vi. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 5.637 Extraordinaria de Fecha 07 de Abril del 2003.
vii. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 5.781 Extraordinario de Fecha 12 de Agosto del 2005.
viii. Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.433 de Fecha 10 de Mayo del 2006.
ix. Reglamento Parcial Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 38.318 de Fecha 21 de Noviembre del 2005.
A su vez, este sistema de activos financieros crea relación con el sistema de presupuesto, sistema de Crédito Publico, sistema de tesorería, sistema de contabilidad y el sistema de control interno.
Registro de Bienes Inmuebles:
Este manual regula el Sistema de Bienes Inmueble, estipulando una serie de principios, normas y procedimientos que se encuentran involucradosen las operaciones que se realizan con dicho activo. Además, ayuda a implantar normas para el registro de las adquisiciones, incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones de los bienes inmuebles.
Igual que los anteriores manuales, responde a los objetivos de establecer criterios, definiciones y procedimientos que tengan relación con los bienes inmuebles, determinar la responsabilidad que debe emplearse para asegurar el control interno y externo de los entes competentes y poder suministrar la información necesaria de las operaciones a realizar.
Para el funcionamiento adecuado de este manual, se fundamentaron legalmente en:
i. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5.453 de fecha 24 de Marzo de 2000.
ii. Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial Nº 1.660 de fecha 21 de junio de 1974.
iii. Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público. Gaceta Oficial Nº 3.077 de fecha 23 de diciembre de 1982.
iv. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
v. Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no Afectos a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial Nº 3.951 de fecha 7 de enero de 1987.
vi. Ley de Licitaciones Gaceta Oficial Nº 5.556 de fecha 13 de noviembre de 1987.
El manual de registro de los bienes inmuebles se relaciona con los componentes del sistema a través de los sistemas de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, y Control Interno y Externo.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. N° 36.100. (1996). Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. ONCOP. Manual de Fondos en Avance Maniobras y Ejercicios Militares.
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. ONCOP. Manual Funcional Fondos en Anticipo.
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. ONCOP. Manual para el Registro de Activos Financieros.
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. ONCOP. Manual para el Registro de Bienes Inmuebles.