Planeamento Estratégico de TI

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PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIA 
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Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 
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PETIC 2016 – 2020 
 
 
 
 
 
 
 
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Versión Cambio realizado Responsable Fecha 
Borrador Creación del documento. OTI 01/11/2015 
Versión 1 Documento Inicial Mesa de trabajo 5/12/2015 
Versión 2 Actualización de información de los sistemas OTI 5/5/2016 
 
 
 
 
 
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INTRODUCCIÓN 
 
Las tecnologías de la información y las comunicaciones se han convertido en 
uno de los pilares más importantes y representativos en la gestión pública del 
país, aportando una cantidad de beneficios de cara a la ciudadanía y los 
funcionarios, el uso de las herramientas computacionales es un instrumento 
organizacional-transversal, que aporta valor agregado dentro de un modelo de 
gestión integral por procesos. Es así como se requiere contar con una 
infraestructura tecnológica robusta en donde se pueda procesar, sintetizar, 
recuperar y presentar información en todos sus aspectos. 
La Agencia Nacional de Minería, como pilar del desarrollo minero y económico 
del país no puede estar ajena a esta realidad, por lo que debe ser dotada de 
instrumentos que le permitan el logro de dicho cometido, máxime cuando se ha 
delegado a nuestra entidad la administración y otorgamiento a los títulos mineros 
del país. La permanente modernización de las entidades y el avance acelerado 
de la tecnología en el manejo y administración de la información han creado 
dependencia cada vez mayor de las TIC, para cumplir de manera eficiente con 
su misión y los objetivos estratégicos, la Agencia cuenta con dos oficinas 
estratégicas, la coordinación de infraestructura tecnológica y la coordinación de 
sistemas de información y bases de datos, coordinaciones que asumen los 
cambios y requerimientos que la entidad necesita, optimizando sus procesos 
invirtiendo en infraestructura y sistemas de información innovadores enmarcados 
en los lineamientos generados por el Ministerio TIC, Entidad que ha venido 
trabajando en el fortalecimiento de la gestión Ti en el Estado quien ha liderado 
la formulación, articulación y seguimiento de las políticas, lineamientos y 
directrices en esta materia. 
El presente documento pos esfuerzos generados por la Dirección para la 
formulación y actualización del Plan Estratégico de las Tecnologías de la 
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Información y las Comunicaciones – PETIC 2016-2020, el cual contribuirá a 
optimizar la orientación de los recursos asignados al área tecnológica y a fijar de 
manera armónica las soluciones de hardware, software y conectividad que 
requiere la Agencia Nacional de Minería a mediano y largo plazo desde su 
contexto MISIONAL; es decir enfocada sobre el deber ser y el deber funcional 
de la entidad, en términos de acceso, manejo y control de un activo tan 
representativo a nivel institucional como es LA INFORMACION. Para el presente 
documento, se integran los esfuerzos generados por la Dirección de la oficina de 
TI, complementándolos con nuevos proyectos y empleando marcos de 
referencia reconocidos como los del MINTIC, ITIL®, e ISO 27001. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ALCANCE DEL PETI 
 
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Este documento describe las estrategias y proyectos de Tecnologías de 
Información que propone ejecutar la Oficina de Tecnologías de la Información y 
las Comunicaciones durante los años 2016 a 2020, para apoyar el cumplimiento 
de los objetivos misionales de la Agencia Nacional de Minería, de acuerdo a los 
lineamientos dados por el Ministerio de las TICS. Este Plan Estratégico de 
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, este documento contará 
con los siguientes ítems: 
 Beneficios de la planeación y justificación del PETI 
 Metodología utilizada 
 Glosario de términos y siglas 
 Contexto institucional 
 Marco normativo 
 Misión y visión institucional 
 Funciones de la agencia nacional de minería 
 Estructura organizacional 
 Organigrama 
 Contexto de ti 
 Principales procesos de ti 
 Estructura organizacional de TI y sus funciones 
 Plataforma tecnológica 
 Red de comunicaciones 
 Principales proveedores 
 Infraestructura de seguridad 
 Sistemas de información y su interacción con los procesos 
 Portafolios de proyectos 
 
BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PETI 
 
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La definición de políticas, estándares, metodologías, directrices y 
recomendaciones permitirán un mayor aprovechamiento de los recursos 
informáticos, uso efectivo de las tecnologías emergentes, aprovechamiento de 
herramientas y de redes de comunicaciones. El PETI nos permite establecer las 
necesidades que en materia de tecnologías TIC, tiene la Agencia Nacional de 
Minería, el cual permita generar un portafolio de proyectos acorde a las 
necesidades y estrategias planteadas para los próximos años, evaluar la forma 
como aprovechamos la tecnología que tenemos actualmente, evaluar 
estrategias que permitan aprovechar las mejores prácticas de las diferentes 
entidades, logrando un enfoque unificado y reconociendo oportunidades de 
ahorro y consolidación de esfuerzo. El PETI es un plan más al servicio de la 
entidad y de sus metas y por tanto no es en absoluto independiente a sus 
objetivos. El PETI es un apoyo a la estrategia de la organización y un elemento 
activo de la misma. La planificación del PETI debe ser de visión compartida por 
toda la organización. 
METODOLOGÍA UTILIZADA 
 
Para la construcción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI 
se tuvieron en cuenta las siguientes metodologías: 
 Marco de Referencia de Arquitectura de TI del Ministerio TIC 
 Lineamientos de Gobierno en Línea (GEL) 
 Estándares internacionales de TI como TOGAF, ISO27001, COBIT y PMP 
 
 Organizar el trabajo: Esta etapa está orientada principalmente a realizar las 
actividades necesarias para la organización y gestión del trabajo, lo que 
incluye la conformación y organización del equipo de trabajo, el plan de 
trabajo en detalle para cumplir con el alcance previsto, así como la 
elaboración, consolidación y ajuste de la plantilla que contiene la estructura 
del documento PETI. 
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 Entendimiento de la situación actual: En esta etapa, se realiza las 
actividades necesarias para el entendimiento estratégico actual de la Agencia 
Nacional de Minería, lo cual incluye: 
 La postura estratégica de la entidad: misión, visión, principios, valores. 
 Los procesos que se desarrollan. 
 Los servicios e interacciones que la Agencia Nacional de Minería tiene 
con todas las comunidades y personas naturales y jurídicas. 
 El portafolio de productos y servicios 
 La organización de la Agencia Nacional deMinería 
 El entorno normativo y sus políticas internas. 
 La Gestión de TI, incluye la información relacionada con la Dirección de 
TIC de la Agencia Nacional de Minería. 
 
 Elaborar el portafolio de proyectos 
Esta etapa contempla la identificación, priorización y definición de la hoja de 
ruta de los proyectos de TI que apoyarán el cumplimiento de los planes de TI 
descritas en este documento y que nos servirán para desarrollar en los 
próximos años la estrategia que permite fortalecer el sector minero de 
Colombia. 
 
 
 
 
 
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS 
 
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En esta etapa se realiza la integración, validación, revisión final del Plan 
Estratégico de Tecnologías de la Información que incluye la definición del modelo 
para establecer el plan de divulgación de la Agencia Nacional de Minería. 
 
Termino Descripción 
PETI Plan Estratégico de Tecnologías de la 
Información 
TIC Tecnologías de la Información y las 
Comunicaciones 
GEL Gobierno en Línea 
MINTIC Ministerio de Tecnología de 
Información y de las Comunicaciones 
MECI Modelo Estándar de Control Interno 
ANM Agencia Nacional de Minería 
 
CONTEXTO INSTITUCIONAL 
 
La Agencia Nacional de Minería de acuerdo al decreto 4134 que de conformidad 
con el artículo 317 de la Ley 685 de 2001, la autoridad minera o concedente es 
el Ministerio de Minas y Energía o la autoridad nacional, que tenga a su cargo la 
administración de los recursos mineros, la promoción a la industria minera, la 
administración del recaudo y distribución de las contraprestaciones económicas 
que señala el Código de Minas. 
Que con el fin de buscar mayor eficiencia en la administración del recurso minero 
se hace necesario crear una entidad especializada Que se encargue de los 
procesos de titulación, registro, asistencia técnica, fomento, promoción y 
vigilancia de las obligaciones emanadas de los títulos y solicitudes de áreas 
mineras. 
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Que en los literales e) y f) del artículo 18 de la ley 1444 de 2011 se confirieron 
facultades extraordinarias al Presidente de la República para crear entidades y 
organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y señalar sus objetivos y 
estructura orgánica. 
CREACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA DE LA AGENCIA NACIONAL DE 
MINERÍA, ANM. Créase la Agencia Nacional de Minería ANM, como una agencia 
estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva 
del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía 
administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Minas y Energía. 
 
MARCO NORMATIVO 
 
En la siguiente tabla se presentan las normas a considerar aplicables con 
respecto a la elaboración del documento PETI y otras regulaciones que se 
reconocen como relevantes para la Agencia Nacional de Minería. 
 
Norma Descripción 
 
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y 
reglamenta el acceso y uso de los 
mensajes de datos, del comercio 
electrónico y de las firmas digitales, y 
se establecen las entidades de 
certificación y se dictan otras 
disposiciones. 
Decreto 1122 de 1999 Por el cual se dictan normas para 
suprimir trámites, facilitar la actividad 
de los ciudadanos, contribuir a la 
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eficiencia y eficacia de la 
Administración Pública y fortalecer el 
principio de la buena fe. 
Decreto 1151 de 2008 Por el cual se establecen los 
lineamientos generales de la 
Estrategia de Gobierno en Línea de la 
República de Colombia, se 
reglamenta parcialmente la Ley 962 
de 2005, y se dictan otras 
disposiciones. 
Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen principios y 
conceptos sobre la sociedad de la 
información y la organización de las 
Tecnologías de la Información y las 
Comunicaciones –TIC–, se crea la 
Agencia Nacional de Espectro y se 
dictan otras disposiciones. 
 
Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional 
de Desarrollo, 2010-2014. 
Ley 1581 del 2012 Por la cual se dictan disposiciones 
generales para la protección de datos 
personales. 
Decreto Ley 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para 
suprimir o reformar regulaciones, 
procedimientos y trámites 
innecesarios existentes en la 
Administración Pública. 
Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los 
lineamientos generales de la 
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Estrategia de Gobierno en Línea de la 
República de Colombia, se 
reglamentan parcialmente las Leyes 
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se 
dictan otras disposiciones. 
Ley 1712 del 2014 Por medio de la cual se crea la ley de 
Transparencia y del Derecho de 
Acceso a la información pública 
nacional y se dictan otras 
disposiciones. 
Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los 
lineamientos generales de la 
Estrategia de Gobierno en línea, se 
reglamenta parcialmente la Ley 1341 
de 2009 y se dictan otras 
disposiciones. 
Decreto 0103 de 2015 Por el cual se reglamenta 
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se 
dictan otras disposiciones. 
 
LEY 1753 DE 2015 Por la cual se expide el Plan Nacional 
de Desarrollo 2014-2018 “Todos por 
un nuevo país”. 
 
MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL 
La Creación de laAgencia Nacional de Mineríaes uno de los pasos más 
importantes dentro de la estrategia de fortalecimiento institucional del sector 
minero en Colombia. 
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La nueva autoridad minera es una entidad de carácter técnico que busca 
impulsar el sector con transparencia, eficiencia, responsabilidad ambiental, 
social y productiva. 
Misión 
Administrar los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y 
transparente a través del fomento, la promoción, otorgamiento de títulos, 
seguimiento y control de la exploración y explotación minera, a fin de maximizar 
la contribución del sector al desarrollo integral y sostenible del país. 
Visión 
Ser al 2019 referente nacional e internacional de autoridad minera especializada, 
con alto nivel tecnológico, ágil, efectiva y transparente que contribuye al 
crecimiento de la actividad minera y la industria del país, con responsabilidad 
social y ambiental. 
 
 
FUNCIONES DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA 
 
La administración de la Agencia Nacional de Minería – ANM se encuentra a 
cargo de un Presidente, instancia que tiene a su cargo dirigir, coordinar, controlar 
y evaluar la ejecución de las funciones a cargo de la ANM, así como adoptar las 
normas internas necesarias para el funcionamiento de la entidad, entre otros. 
Dependen directamente de la Presidencia tres oficinas y un grupo: 
 Oficina Asesora Jurídica. 
 Oficina de Control Interno. 
 Oficina de Tecnología e Información. 
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 Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones. 
 
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ORGANIGRAMA 
 
 
 
 
Presidencia 
 Vicepresidencia de contratación y titulación 
o Grupo de contratación minera 
o Grupo delegalización minera 
o Grupo de catastro y registro minero 
o Grupo de información y atención al minero 
o Grupo de modificaciones a títulos mineros 
 Vicepresidencia de seguimiento y control 
o Grupo nacional de seguimiento y control 
o Grupo de regalías y contraprestaciones económicas 
o Grupo de seguridad y salvamento minero 
o Grupo de evaluación de estudios técnicos 
o Grupo de proyectos de interés nacional 
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 Vicepresidencia de promoción y fomento 
o Grupo de fomento 
o Grupo de promoción 
 Vicepresidencia administrativa y financiera 
o Grupo de contratación institucional 
o Grupo de planeación 
o Grupo e control interno disciplinario 
o Grupo de gestión de talento humano 
o Grupo de recursos financieros 
o Grupo de servicios administrativos 
Oficinas De Apoyo 
 Oficina de comunicaciones 
 Oficina de tecnología e información 
o Coordinación de infraestructura 
o Coordinación y administración de sistemas de información 
 Oficina jurídica 
o Grupo de defensa jurídica 
o Grupo de cobro coactivo 
 Oficina de control interno disciplinario 
CONTEXTO DE T.I. 
 
Son funciones de la Oficina de Tecnología e Información: 
 Diseñar y proponer la política de uso y aplicación de tecnologías, estrategias, 
y herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos de la Agencia 
Nacional de Minería. 
 Garantizar la aplicación de buenas prácticas y principios para el manejo de 
la información institucional 
 Proponer a la Presidencia políticas, planes, programas y proyectos que en 
materia de tecnología de la información se deban adoptar. 
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 Elaborar el mapa de información que permita contar de manera actualizada 
y completa con los procesos de producción de información de la Agencia 
Nacional de Minería, ANM. 
 Diseñar, desarrollar y administrar la plataforma tecnológica de los sistemas 
de información institucionales 
 Identificar necesidades de información con el propósito de ser integradas 
en el plan estratégico de información 
 Administrar y controlar el sistema de gestión documental de los expedientes 
mineros garantizando su actualización, seguridad e integridad, conforme a 
la correspondiente ley estatutaria. 
 Brindar dentro de la plataforma tecnológica herramientas que le permitan a 
los usuarios efectuar análisis de información con procesamiento en tiempo 
real. 
 Asegurar la consistencia, integralidad y seguridad de los datos del sistema 
de información y su articulación con las demás entidades del Sector, 
conforme a la correspondiente ley estatutaria. 
 Asegurar el óptimo funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de 
información, de infraestructura tecnológica y comunicaciones de la Agencia 
Nacional de Minería, ANM. 
 Asegurar la digitalización de la información contenida en los expedientes 
mineros y su actualización en el sistema de información del sector minero. 
 Garantizar el cumplimiento de los lineamientos y directrices que en materia 
de TIC señala el Gobierno Nacional 
 Apoyar el desarrollo y sostenimiento del sistema integrado de gestión 
institucional de la Agencia Nacional de Minería, ANM. 
 
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TI Y SUS FUNCIONES 
 
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Las funciones de la oficina de tecnología de la información y comunicaciones, se 
complementan con las asignadas a los dos grupos establecidos en la resolución 
número 0206 del año 2013, donde se establece: 
 Grupo de administración de infraestructura y gestión de incidentes 
tecnológicos: 
 Preparar los estudios para el diseño e implementación de plataforma 
tecnológica y las redes de transmisión de datos de la entidad en el nivel 
nacional, de conformidad con los criterios y actividades definidos en el 
plan de inversión de la unidad. 
 Administrar y mantener actualizada y en permanente funcionamiento, los 
centros de cómputo y procesamiento de datos. 
 Formular e implementar el plan de mantenimiento desarrollo y 
actualización de la infraestructura tecnológica y de equipos de 
comunicación 
 Vigilar que en los procesos tecnológicos de la entidad se tengan en cuenta 
los estándares y lineamientos dictados por el Ministerio de Tecnología de 
la Información y las Comunicaciones. 
 Administrar y mantener actualizada y en funcionamiento las redes de 
transmisión de datos y equipos activos de la entidad. 
 Asegurar el soporte en sitio en cada uno de los puntos de atención 
regional, con los administradores de sistemas, quienes serán el enlace 
con la sede central. 
 Controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los elementos 
informáticos y de comunicaciones de la entidad y presentar los informes 
periódicos respectivos. 
 Realizar la descripción técnica de los bienes y servicios que deben ser 
adquiridas para el funcionamiento del grupo, de conformidad con el plan 
general de compras. 
 Dar respuesta a los derechos de petición y de más solicitudes, que sean 
de su competencia. 
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 Las demás que por su naturaleza sean afines con las descritas 
anteriormente. 
 
 El grupo de administración de sistemas de información y bases de 
datos: 
 Administrar y mantener el software corporativo y sus bases de datos. 
 Realizar estadísticas de rendimiento de cada una de las instancias de las 
bases de datos y sus servidores. 
 Asegurar los sistemas de información y bases de datos para el correcto 
funcionamiento y continuidad del servicio. 
 Respaldar y certificar la información almacenada 
 Preparar los estudios para el diseño, construcción e implementación del 
(los) sistemas de información de la entidad a nivel nacional. 
 Realizar seguimiento permanente a la utilización de los diferentes 
sistemas de información de la entidad y presentar informes periódicos. 
 Controlar la actualización y depuración de los datos de los diferentes 
sistemas de información. 
 Contribuir en la identificación, implementación, mantenimiento y 
mejoramiento del sistema integrado de gestión. 
 Formular el plan integral de seguridad informática, que incluya la fijación 
los estándares de seguridad informática y en la operatividad de los 
sistemas de información. 
 Adoptar las medidas necesarias, establecer o actualizar procedimientos, 
protocolos y demás parámetros que permitan garantizar el control y la 
seguridad de la información de la entidad. 
 Proponer metodologías, procesos y controles específicos para los 
sistemas de información. 
 Retroalimentar a las diferentes dependencias sobre los hallazgos que 
atenten contra los principios de seguridad, oportunidad y pertinencia. 
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 Diseñar, coordinar y ejecutar actividades que promuevan y fortalezcan la 
cultura de seguridad de la información de la entidad. 
 Dar respuesta a los derechos de petición y de más solicitudes, que sean 
de su competencia. 
 Las demás que por su naturaleza sean afines con las descritas 
anteriormente 
 
 
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REDES DE COMUNICACIONES 
 
Actualmente la ANMcuenta con un canal de internet de 500 Mbps. Cuenta con 
conexiones a través de VPN´s Site to Site con entidades como Ministerio de 
minas y energía, ACH Colombia, Restitución de tierras y Servicio Geológico 
Colombiano. 
 
 
 
 
 
 
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INFRAESTRUCTURA DE SEGURIDAD 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PRINCIPALES PROCESOS DE TI 
 
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 GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGICOS 
Objetivo 
Determinar las actividades sistemáticas para el desarrollo de nuevas 
tecnologías, con el fin de asegurar el óptimo funcionamiento y mantenimiento 
de los sistemas de información y de infraestructura tecnológica de la Agencia 
Nacional de Minería, así mismo garantizar el cumplimiento de los 
lineamientos que en materia de tecnología señala el Gobierno Nacional 
Alcance 
Inicia con el planteamiento de una necesidad, luego se procede a ejecutar el 
desarrollo y la implementación del requerimiento, posteriormente se finaliza 
con la puesta en marcha del proyecto. 
Aplica a la ejecución de proyectos relacionados con aspectos tecnológicos y 
sistemas de información de la Agencia Nacional de Minería. 
 
 SOPORTE MANTENIMIENTO ATENCION A USUARIOS 
Objetivo 
Gestionar, brindar soporte y mantener en correcto funcionamiento la 
infraestructura tecnológica de la Agencia Nacional de Minería. 
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Alcance 
Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud de soporte técnico 
realizada por el usuario final quien podrá solicitar atención de servicios 
relacionados con equipos de cómputo, periféricos, software y aplicaciones 
corporativas, dichas solicitudes concluyen con la respuesta a la encuesta de 
satisfacción generada por la herramienta de gestión de incidentes, una vez el 
personal de soporte técnico de la mesa de servicios solucione la fallas o 
solicitudes nuevas reportadas. 
 
Este procedimiento aplica para la Agencia Nacional de Minería a nivel 
nacional. 
 
 
 COPIAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE 
INFORMACIÓN 
Objetivos 
Proteger los sistemas de información y bases de datos de la Agencia 
Nacional de Minería, garantizando la conformidad con las políticas de 
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seguridad establecidas en la entidad, asimismo asegurando la 
confidencialidad, integridad, disponibilidad y unicidad de la información. 
Alcance 
Inicia con la programación que se tiene definida para hacer copias de 
seguridad de las bases de datos de los sistemas de información, se realiza la 
verificación del Backup y finaliza con la copia a medios magnéticos para su 
posterior custodia. Aplica para la Agencia Nacional de Minería a nivel 
nacional. 
 
 
 ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y APLICACIONES 
Objetivos 
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Gestionar, administrar y garantizar la disponibilidad de las bases de datos y 
correcto funcionamiento de las aplicaciones, con el fin de brindar información 
oportuna, segura y efectiva a los funcionarios de la Agencia Nacional de 
Minería. 
Alcance 
Este procedimiento aplica para todas las Bases de Datos y aplicaciones de 
todos los sistemas de información de la Agencia Nacional de Minería y a sus 
administradores. 
 
Inicia con el inventario de las bases de datos y aplicaciones de la Oficina de 
Tecnología e información y finaliza con la verificación de la disponibilidad de 
las aplicaciones y bases de datos actualizadas 
 
 
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 ADMINISTRACION DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA 
Objetivo 
Proveer, mantener y garantizar la infraestructura tecnológica de la Agencia 
Nacional de Minería. 
Alcance 
Abarca el monitoreo constante de la infraestructura Tecnológica de la 
Agencia Nacional de Minería, hasta la solución de inconvenientes con el 
mismo. 
Aplica a los administradores de la Infraestructura tecnológica de la Entidad. 
 
 
 
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 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y OPERATIVO 
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Objetivo 
Establecer las directrices y lineamientos para elaborar y hacer seguimiento a 
la planeación estratégica y operativa de la Agencia Nacional de Minería. 
Alcance 
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Agencia Nacional de 
Minería. 
 
Inicia con la identificación de lineamentos contenidos en el Plan Nacional de 
Desarrollo, Planes estratégicos sectoriales, Directrices de la alta dirección, 
Evaluación de los resultados del Plan Estratégico y Operativos de la vigencia 
anterior de la Entidad y finalizar con la verificación del cumplimiento de la 
gestión, establecido en la Planificación Estratégica. 
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 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 
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Objetivo 
Establecer las directrices para identificar, analizar y eliminar las no 
conformidades reales y potenciales del Sistema Integrado de Gestión, 
mediante la definición, implementación y seguimiento de acciones 
correctivas, preventivas y de mejoramiento. 
Alcance 
Inicia con el registro del hallazgo por las diferentes fuentes de identificación, 
y finaliza con la evaluación de la efectividad de las acciones implementadas. 
En el desarrollo del procedimiento se incluyen todos los procesos de la 
Agencia Nacional de Minería que aportan o influyen en los resultados del 
Sistema Integrado de Gestión Institucional. 
 
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU INTERACCIÓN CON LOS 
PROCESOS 
 
Los procesos de la Agencia Nacional de Mineria están conformados de la 
siguiente manera: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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La correspondencia de los sistemas de información con estos procesos se da 
de la siguiente manera: 
Sistema de Información Sistema de Control de Correspondencia (Orfeo) 
Descripción: 
Dada la necesidad de la entidad de disponer de una herramienta para la administración de la 
correspondencia y por ser la Agencia Nacional de Minería una nueva entidad creada mediante 
decreto de Ley No. 4134 del 3 de Noviembre de 2011 y con el proceso de separación de sus 
funciones de la entidad anterior (Servicio Geológico Colombiano), se decidió desde comienzos 
de este año (2013) adoptar como sistema de gestión documental el sistema ORFEO/GPL, 
sistema desarrollado inicialmente por la superintendencia de servicios públicos Domiciliarios 
(SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el 
conocimiento y la creación colectiva libre y orientada para el uso de las empresas del estado. 
La firma IYUNXI LTDA fue la empresa que realizó para la ANM la instalación de la aplicación. 
 
Actualmente el sistema ORFEO permite la gestión de los documentos de la entidad: Radicación 
de entradas, salidas y memorandos. 
 
 
 
ORFEO 
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Sistema de Información Sistema Administrativo y Financiero (Websafi) 
Descripción: 
Sistema para la administración de la información administrativa y financiera del Sector Público 
Nacional sobre la base normativa reglamentada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público 
y la Contaduría general de la Nación. 
 
El sistema WEBSAFI ERP para la ANM está hecho por la firma SOFTWARE HOUSE LTDA y 
compone los siguientes módulos, los cuales se encuentran en producción por los funcionarios 
y/o contratistas que utilizan cada uno de ellos: 
 
1. Tesorería 
2. Central de cuentas por pagar 
3. Presupuestos de ingresos y gastos 
4. Cajas Menores 
5. Portafolio y control de inversiones 
6. Cartera 
7. Cuentas por cobrar y cobro coactivo 
8. Facturación y puntos de venta POS 
9. Hojas de vida 
10. Gestión de Talento Humano 
11. Contabilidad General 
12. Control de Comisiones 
13. Control de Recursos Físicos e inventarios 
14. Nomina 
15. Administración del sistema. 
 
 
 
WEBSAFI 
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Sistema de Información Portal Interno Intranet 
Descripción: 
Sistema de información de contenido web que permite acceso, publicación y enrutamiento de 
aplicaciones e información de la Agencia Nacional de Minería por medio de un navegador web: 
 
Está compuesto por los siguientes módulos: 
 
- Talento Humano 
- Gestión Documental 
- Publicaciones 
- Normatividad 
- Biblioteca 
- Aplicaciones 
- Comunicados 
- Como nos ven 
- Clasificados 
- Nosotros 
 
Se implementó un nuevo diseño de la intranet trabajando en conjunto con el área de 
comunicaciones dándole un nuevo aspecto a la versión antigua de la misma, creando más 
dinamismo y un mejor entorno visual para el usuario. 
 
En el desarrollo comunicacional y la utilización de la Intranet se encuentran la implementación 
de módulos de encuestas las cuales permiten evaluar y conocer el conocimiento de diferentes 
temas de la Agencia, al igual que la actualización y creación de módulos y micro sitios como el 
de GEMA, el cual permitirá socializar y documentar los adelantos y gestión del nuevo sistema 
de información, la Oficina de Tecnología e Información diseña e implementa las siguientes 
actividades como mejora a la Intranet: 
 Optimización micro-sitio GEMA 
 Creación de formularios de fiscalización, promoción, fomento, seguimiento y control, 
planeación y talento humano 
 Vistas de los formularios creados 
 
 
 
 
 
 
INTRANET 
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Sistema de Información Portal Web: www.anm.gov.co 
Descripción: 
Dentro del plan de mejora Institucional de la Agencia Nacional de Minería se realizó el rediseño 
del portal web www.anm.gov.co, tomando como referencia las políticas y lineamientos 
establecidos en el manual 3.1 de gobierno en línea, donde se enmarca la usabilidad y 
accesibilidad de nuestra plataforma. 
Dentro de las mejoras realizadas al portal se tienen los accesos a los servicios en línea, 
secciones multimediales, twitter, reporte de PQRS y seguimiento de la misma. 
Durante el proceso de mejora se fortaleció la arquitectura del sitio, para una mejor experiencia 
por parte de los usuarios permitiendo agregar módulos de búsqueda, eventos de la agencia, 
glosario de la agencia y vistas a las publicaciones como liberación de áreas, notificaciones, 
normativas y mejoras en los colores y marca institucional. 
La Agencia Nacional de Minería implementó el sitio web en ingles http: 
//www.anm.gov.co/english/, tomando como referencia las políticas y lineamientos establecidos 
en el manual 3.1 de gobierno en línea, donde se enmarca la necesidad de tener un sitio web en 
ingles con la información básica de la agencia. 
 
 
 
PORTAL WEB 
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http://www.anm.gov.co/
http://www.anm.gov.co/
 
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Sistema de Información Sistema Misional del Catastro Minero (CMC) 
Descripción: 
Sistema que gestiona actualmente las solicitudes mineras para las modalidades: propuestas de 
concesión, autorizaciones temporales y legalizaciones; gestiona también la administración y el 
otorgamiento de títulos mineros en Colombia. 
 
Se integra a este catastro Minero el aplicativo Radicador WEB desarrollado para garantizar el 
derecho de prelación apoyando los principios de transparencia, eficiencia, integridad y 
seguridad. 
 
El sistema está compuesto por los siguientes módulos: 
 
1. Contratación (Permite entre otros el de la Radicación web, el estudio técnico, el estudio 
jurídico, la gestión del documentos como contrato y resolución entre otros) 
2. Fiscalización 
3. Registro Minero Nacional – RMN (Permite realizar la inscripción de la solicitud minera 
como título y realizar las anotaciones pertinentes) 
4. Nagios (Presenta reportes a partir de la información de la base de datos del CMC) 
Radicador Web: 
El Radicador de Solicitudes Mineras es un sistema de información autónomo, sencillo, 
transparente y seguro, en el cual se radican las Solicitudes de las dos (2) modalidades: 
Propuestas de Contratos de Concesión y Autorizaciones Temporales, en horario continuo de 
8:00 a.m. a 5:00 p.m. 
 
 
 
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Sistema de Información Sistema de control de Procesos y Procedimientos (Isolucion): 
Descripción: 
El software ISOLUCION, es una herramienta que apoya la implementación, automatización y 
administración de los Sistemas Integrales de Gestión de Calidad y actualmente se encuentra 
funcionando 
Está integrado por los siguientes módulos: 
o Gestión Documental 
 Manualde Calidad 
 Mapa de Procesos 
 Listados Maestros 
 Listado Maestro de Documentos 
 Listado Maestro de Documentos externos 
 Listado Maestro de Registros 
 Listado Maestro de Actas 
 Actas 
 Glosario de términos 
 Divulgación y Comunicación(Cartelera de Noticias y Destacados) 
o Mejoramiento Continuo 
 No Conformidades 
 Acciones Preventivas 
 Notas de Mejora 
 Filtros de consulta 
 Auditorías Internas 
 Cronograma de auditorias 
 Planeación de entrevistas 
 Registro de hallazgos 
 Generación de informes de auditoria 
 Calificación de auditores 
 Revisión por la Dirección 
o Indicadores de Gestión 
 Creación de indicadores 
 Importación de mediciones (vía archivos planos) 
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o Calificación proveedores 
o Talento Humano (Evaluación de competencias) 
 Publicación de documentos 
 Manejo de cuestionarios 
 Organigrama 
 Plantilla Hoja de Vida y Perfil de Cargo 
 Evaluación de Competencias 
o Administración y parametrización 
o MECI- RIESGOS 
o Calibración de Equipos 
o Ambienta y S&S0 
o Clientes 
 
 
 
ISOLUCION 
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Sistema de Información 
Sistema de Información Control Interno 
Disciplinario - SID3 
Descripción: 
El Sistema de Información Disciplinario – SID facilita los canales de comunicación con el 
ciudadano, optimiza la función de los operadores disciplinarios de las diferentes entidades 
distritales, y suministra a la alta dirección información que sirve de insumo para la definición de 
políticas de prevención, asumiendo dos perspectivas: una interna, que abarca eficacia y 
eficiencia en el desarrollo de las actividades misionales, garantizada por ejemplo, en la 
formulación de estrategias para el ejercicio de la función disciplinaria en las entidades y 
organismos del Distrito Capital, y otra externa, que busca orientar la actividad particular al 
ejercer, conforme a las disposiciones legales vigentes, la inspección, control y vigilancia. 
 
a. Arquitectura: 
Este sistema de información cuenta con una arquitectura basada en la especificación JEE, con 
todos los requisitos de escalabilidad, fiabilidad, mantenibilidad, flexibilidad, seguridad que se 
necesitan, utilizando un esquema de tres capas: 
1) Capa cliente: Compuesta básicamente por páginas Web que se visualizan sobre un 
navegador (Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome). 
2) Capa Web: Compuesta por el contenedor Apache 
3) Capa EIS: Corresponde al motor de base de datos. 
Los requerimientos técnicos de hardware están dados básicamente por los que exige la base 
de datos Oracle y el servidor de aplicaciones. 
 
 
 
 
 
 
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Sistema de Información Registro Único de Comercializadores Mineros – RUCOM 
Descripción: 
La aplicación RUCOM, que significa Registro Único de Comercializadores de Minerales, tiene 
como objetivo principal llevar un registro de cuáles son los comercializadores de minerales que 
existen actualmente en Colombia, ya que esta información permitirá posteriormente cruzar la 
información de lo producido con lo comercializado, y llevar un control más certero de la minería 
ilegal. 
La aplicación es desarrollada porque la ley colombiana delegó en la ANM la responsabilidad de 
llevar el control de los comercializadores mediante un sistema de información. Esta aplicación 
salió a producción el 13 de Enero de 2014. 
 
 
 
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Sistema de Información 
SCEM Sistema de Contraprestaciones 
Económicas 
Descripción: 
El sistema de contraprestaciones económicas es una aplicación que permite la liquidación y el 
control del pago de las contraprestaciones económicas de los diferentes títulos mineros, 
respondiendo a las fórmulas de cálculos estipuladas en los diferentes contratos de concesión. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Proyectos de desarrollos de la Oficina Tecnología e Información 
Administrador Técnico Grupo de SI y Base de datos 
Descripción: 
Actualmente el grupo de desarrollo de la Oficina de Tecnología e Información liderado por la 
coordinación de sistemas de información y base de datos se encuentra dando alcance a los 
siguientes requerimientos presentados por las diferentes áreas misionales de la entidad, este 
proceso se encuentran en etapa de Análisis y diseño para su posterior implementación: 
 
VP. CONTRATACIÓN Y TITULACIÓN - Área de catastro y registro. 
Herramienta Certificado de registro minero 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
Herramienta Certificado de área libre 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
Herramienta Automatización sello de registro minero 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
Herramienta Reporte Grafico de áreas 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 20% 
Herramienta Hoja de reportes 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 20% 
VP. SEGUIMIENTO Y CONTROL. 
Herramienta Formulario de declaración de regalías de exportadores 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
Herramienta Formulario de declaración de regalías retenedores 
Base de datos Base de datos Oracle 
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Documento Inicial 
 
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Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
Herramienta Formulario de declaración de regalías (titulares). 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
VP. PROMOCIÓN Y FOMENTO 
Herramienta Desarrollo de herramienta para gestión de clientes CRM 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 30% 
VP. ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 
Herramienta Sistema Control de Recibos Públicos 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 10% 
Herramienta Pago Fotocopias En línea 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 45% 
Herramienta Facturación Carnet en Línea 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 50% 
AGENCIA NAL MINERIA – CUBRE A TODA LA ENTIDAD 
Herramienta 
Herramienta de gestión de pagos en Línea para todos los 
trámites de la entidad 
Base de datos Base de datos Oracle 
Sistema Operativo Linux Red Hat. 
Lenguaje Programación JAVA 
Porcentaje Desarrollo 100% 
 
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