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1 Curso Básico de Administración (CBA) - Para emprendedores y propietarios de pequeñas empresas Por: Rafael Palacios-Cortés Business Advisor, SBDC - LBCC Albany, Oregon, Mayo de 2018 Propietario Operación Mercadeo Finanzas Asesor 2 Contenido Introducción 4 Condiciones del Programa 5 1. El Entorno de la Empresa 6 1.1 Contexto empresarial 6 1.2 Factores de producción 7 1.3 Grados de competencia 9 1.4 Indicadores económicos 10 2. Ética Empresarial y Responsabilidad Social 13 2.1 Valores individuales y sociales 13 2.2 Ética empresarial 14 2.3 Responsabilidad social 14 2.4 El gobierno y la responsabilidad social 15 2.5 Sostenibilidad ambiental 16 3. Emprendimiento y Creación de Empresas 19 3.1 Emprendimiento y espíritu emprendedor 19 3.2 Formas de iniciar una pequeña empresa 20 3.3 Tendencias en la creación de pequeñas empresas 21 3.4 Éxito y fracaso del emprendedor 22 3.5 Propiedad de las pequeñas empresas 23 4. Manejo de Operaciones 25 4.1 Operaciones de servicio y fabricación de bienes 25 4.2 Planeamiento y control de operaciones 26 4.3 Manejo de materiales y gestión de la calidad 27 4.4 Añadiendo valor en la cadena de suministro 27 5. Desempeño del Empleado 29 5.1 Personalidad en el trabajo 29 5.2 Inteligencia emocional 30 5.3 Estructura de la aptitud 30 5.4 Encuadrando las personas al trabajo 31 5.5 Teorías de la motivación 31 5.6 Rediseño del trabajo 33 6. Gestión del Recurso Humano 35 6.1 Fundamentos de la gestión de personal 35 6.2 Contexto legal de la gestión de personal 36 6.3 Selección de personal 38 6.4 Compensación y beneficios 38 6.5 Desarrollo de la fuerza de trabajo 39 3 6.6 Retos en el manejo del personal 40 7. Procesos de Mercadeo 42 7.1 Mercadeo de bienes y servicios 42 7.2 Manejo de las relaciones con los clientes 43 7.3 Estrategia del “marketing mix” 44 7.4 Posicionamiento y segmentación del mercado 45 7.5 Investigación de mercado 46 7.6 Comportamiento del comprador 46 8. Precio de los Productos 48 8.1 Producto y paquete de valor 48 8.2 Mezcla de productos 49 8.3 Ciclo de vida del producto 50 8.4 Fijación de precios 50 8.5 Tácticas de precios 51 9. Distribución y Venta de Productos 53 9.1 Intermediarios, canales y estrategias 53 9.2 Estrategias de distribución 55 9.3 Estrategias de promoción 56 9.4 Proceso de decisión del comprador 57 9.5 Venta personal 57 9.6 Promoción de ventas 58 9.7 Publicidad y Relaciones Públicas 59 10. Contabilidad e Información Contable 60 10.1 Qué es contabilidad? 60 10.2 El papel de los contadores 61 10.3 Estados financieros 61 10.4 Hojas del balance 62 10.5 Ingresos y flujo de efectivo 63 10.6 Presupuesto como estado financiero interno 64 Anexo: Guía para elaborar un Plan de Negocios 65 Apéndice: Diez claves para que su negocio funcione 66 Bibliografía 67 4 Introducción La misión del programa Curso Básico de Administración (CBA) es ofrecer conocimientos esenciales de administración de pequeñas empresas a personas de la comunidad hispana, que les permita aprovechar más los servicios de asesoramiento brindados por el Centro para el Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC por su sigla en Inglés) del Linn-Benton Community College - LBCC, para aumentar la probabilidad de éxito en sus iniciativas empresariales, bién sea creando nuevas empresas, o mejorando y creciendo empresas existentes, para beneficio de ellas mismas, sus familias y la comunidad en general, contribuyendo a la vez a mejorar la economía de la ciudad y del Estado de Oregon. A manera de justificación del programa (CBA) hemos partido de la hipótesis de que los emprendedores, así como los líderes, pueden formarse, aunque algunos de ellos nacen con talento natural. De otra parte, los inmigrantes hispanos necesitan vencer obstáculos y barreras que les impiden acceder al conocimiento, al empleo, a los recursos materiales, técnicos, humanos y financieros, y a una vida más plena de satisfacción personal y comunitaria. Como catalizadores de esta iniciativa, hemos tenido en cuenta que la mayoría de los servicios proporcionados por el centro (SBDC) requieren un nivel mínimo de capacitación para comprender e implementar los pasos requeridos en la creación de un negocio o en la administración de una empresa. Además hemos observado que las empresas ya establecidas necesitan contar con pequeñas empresas que les suministren partes o componentes dentro de sus cadenas de suministro, para así ser más competitivas. Las anteriores consideraciones contribuyen al hecho de que los emprendedores son quienes atraen a los clientes, lo cual se traduce en la creación de empleos y desarrollo económico. Por lo general los emprendedores no buscan honores académicos que les permita desarrollar una carrera profesional; ellos normalmente se satisfacen creando su propia empresa que preste servicios a la sociedad, genere empleos en su comunidad, y dinamice la economía de su país. 5 Condiciones del Programa El programa CBA se desarrollará en Español a un nivel básico y conceptual, sin ninguna pretensión científica o técnica. Por esto, las clases enseñadas no darán lugar a créditos académicos. El elemento motivador para los participantes en este programa será la atención podrán recibir de los asesores del centro SBDC de LBCC, una vez hayan elaborado su plan de negocios, a fin de continuar el esfuerzo hacia la creación, el despegue y el crecimiento de sus pequeñas empresas. Por lo tanto, no habrá exámenes ni certificaciones, pero sí tareas y presentaciones, y el SBDC hará el seguimiento del interés, esfuerzo y resultados de los participantes a través del curso. En el desarrollo se hará hincapié en casos de estudio de empresarios hispanos, que podrían servir como modelos y eventualmente patrocinadores del programa. Paralelamente a los temas previstos en el contenido del programa, en cada sesión se dedicará media hora a la preparación de un plan de negocios (real o hipotético), con el fín de aprender la metodología y afianzar los conceptos vistos en las clases. A quienes asistan a todas las sesiones del programa, y presenten al final su plan de negocios, se les dará una certificación del SBDC de LBCC. 6 Capítulo 1: El Entorno de la Empresa El propósito de este capítulo es entender el entorno económico y social en el que se desenvuelven las pequeñas empresas, y aprender los conceptos más importantes en la elaboración de un producto y la prestación de un servicio. Adicionalmente, se desea familiarizarse con los distintos sistemas económicos, especialmente el sistema de Mercado abierto o libre, así como también con las mediciones o indicadores más importantes en el desenvolvimiento económico y social del país donde se encuentren. 1.1 Contexto Empresarial Las empresas producen la mayoría de los bienes y servicios que consumimos, y emplean a la mayoría de las personas que trabajan.Las empresas crean la mayoría de las innovaciones nuevas y ofrecen una amplia gama de oportunidades para nuevos negocios. Por otra parte, muchas empresas respaldan organizaciones benéficas y brindan liderazgo comunitario. Alrededor de las empresas, existe el entorno empresarial nacional, el entorno comercial global, el entorno tecnológico, el entorno político-legal, el entorno sociocultural y el entorno económico. • El entorno comercial nacional es el entorno en el que una empresa realiza sus operaciones y obtiene sus ingresos e insumos. El entorno empresarial global abarca las fuerzas internacionales que afectan a un negocio e incluye acuerdos comerciales internacionales, condiciones económicas internacionales y disturbios políticos. • El entorno tecnológico incluye todas las formas en que las empresas crean valor para sus clientes e incluye el conocimiento humano, los métodos de trabajo, el equipo físico, la electrónica y las telecomunicaciones. • El entorno político-legal cubre las distintas formas como se establece la relación entre las empresas y las distintas ramas o dependencias del gobierno. • El entorno sociocultural incluye las costumbres, tradiciones, valores y creencias de la sociedad, así como sus características demográficas en la que una empresa u organización funciona; allí se determinan los bienes y servicios que se intercambian, así como los estándares de conducta empresarial, que una sociedad probablemente valorará y aceptará. • El entorno económico cubre todas las condiciones relevantes que existen en el sistema económico dentro del cual opera una empresa. El sistema 7 económico es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos y entidades, tanto individuos como organizaciones. Cada empresa opera en cada país de manera diferente. Su sede es el territorio en el que realiza la mayoría de sus negocios. Un factor clave en las diferencias de como las empresas operan lo determina el sistema económico del país de origen, así como sus regulaciones y el entorno politico-legal. Las pequeñas empresas son corporaciones privadas, asociaciones o empresas individuales que tienen menos empleados y / o menos ingresos anuales que una empresa o corporación de tamaño regular. Las empresas se definen como "pequeñas" en términos de poder solicitar el apoyo del gobierno y calificar para una política impositiva preferencial que varía según el país y la industria. Las pequeñas empresas en muchos países incluyen servicios o operaciones minoristas como tiendas de conveniencia, pequeñas tiendas de abarrotes, panaderías o delicatessen, peluqueros o comerciantes (por ejemplo, carpinteros, electricistas), restaurantes, casas de huéspedes, fotógrafos, fabricación a muy pequeña escala e Internet. negocios relacionados tales como diseño web y programación de computadoras. Algunos profesionales operan como pequeñas empresas, como abogados, contadores, dentistas y médicos (aunque estos profesionales también pueden trabajar para grandes organizaciones o empresas). Las pequeñas empresas varían mucho en términos de tamaño, ingresos y autorización regulatoria, tanto dentro de un país como de un país a otro. Algunas pequeñas empresas, como un negocio de contabilidad hogareña, solo pueden requerir una licencia comercial. Por otro lado, otras pequeñas empresas, como las guarderías, las casas de retiro y los restaurantes que sirven licor están más reglamentadas, y pueden requerir la inspección y certificación de varias autoridades gubernamentales. 1.2 Factores de Producción Antiguamente se decía que los factores de producción eran cuatro: tierra, capital, trabajo; luego con la mecanización de los procesos industriales se considero que la tecnología era otro factor productivo. 8 Sin embargo, quedaba por fuera un elemento fundamental en el desarrollo de las empresas, cual es el empresario o emprendedor que es quien desarrolla una idea o visión del negocio, creando una empresa que produce un bien o un servicio que atrae a los clientes, los cuales a su vez con sus compras crean empleos y desarrollo económico. Es por esto que hoy en día se considera que los principales factores de la producción son cinco: i. El trabajo: incluye las contribuciones físicas e intelectuales que las personas hacen mientras participan en la producción económica. También se llama el recurso humano. ii. El capital: es el término utilizado para describir los recursos financieros necesarios para operar un negocio. iii. El empresario o emprendedor: Un emprendedor es una persona que acepta los riesgos y oportunidades que conlleva crear y operar una nueva empresa comercial. iv. Los recursos físicos: son las cosas tangibles que las organizaciones utilizan para llevar a cabo sus operaciones e incluyen recursos naturales y materias primas, oficinas, instalaciones de almacenamiento y producción, partes y suministros, computadoras y periféricos. v. Los recursos de información: son datos y otra información utilizada por las empresas, que incluyen pronósticos de mercado, conocimiento especializado de personas e información económica. Los diferentes tipos de sistemas económicos ven estos factores de producción de manera diferente. En algunos sistemas de libre mercado o regidos por el capital, la propiedad de los factores de producción y de las propias empresas es privada. Es decir, la propiedad está en manos de empresarios, inversionistas individuales y de otras empresas. Sin embargo, en otros sistemas los factores de producción y todos los negocios son propiedad o están bajo el control del gobierno. Estas se llaman economías planificadas o sistemas comunistas, porque por lo general el gobierno es regido por un partido político único. El comunismo es un sistema en el que el gobierno posee y opera todos los factores de producción. En el socialismo, el gobierno posee y opera las principales industrias seleccionadas. Los sistemas capitalistas o economías de mercado dependen del capital y la libre empresa para crear un entorno en el que los productores y los consumidores puedan vender libremente y comprar lo que elijan. 9 El mercado es un mecanismo de intercambio entre compradores y vendedores de un bien o servicio en particular. En un sistema de mercado libre operan las leyes de la oferta y de la demanda: • Ley de la oferta: los productores ofrecerán (suministrarán) más productos a la venta a medida que aumenten los precios, y menos de un producto a medida que su precio baja. • Ley de la demanda: los compradores comprarán o demandarán más cantidad de un producto a medida que disminuye su precio, y menos producto a medida que aumente su precio. Las economías de mercado dependen de un sistema empresarial privado, que permite a las personas perseguir sus propios intereses con una restricción gubernamental mínima. A su vez, la empresa privada requiere la presencia de cuatro elementos: derechos de propiedad privada, libertad de elección, ganancias y competencia. 1.3 Grados de Competencia Para que haya una competencia perfecta deben darse cuatro principios básicos: i. Los productos de cada empresa son tan similares que los compradores los consideran idénticos a los de otras empresas. ii. Tanto los compradores como los vendedores conocen los precios que otros pagan y reciben en el mercado. iii. Debido a que cada empresa es pequeña, es fácil para las empresasentrar o salir del mercado. iv. Los precios vigentes se establecen exclusivamente por oferta y demanda y son aceptados tanto por vendedores como por compradores. 10 En la competencia monopolística, hay numerosos vendedores tratando de hacer que sus productos al menos parezcan ser diferentes de los de la competencia. Aunque hay muchos vendedores involucrados en una competencia monopólica, tienden a ser menos que en la competencia pura. Las estrategias de diferenciación incluyen nombres de marca, diseño o estilo, y publicidad. Existe un monopolio cuando una industria o mercado tiene un solo productor, o está tan dominado por un productor que otras empresas no pueden competir con éste. Un único proveedor disfruta de un control total sobre los precios de sus productos. Su única restricción es una disminución en la demanda del consumidor como resultado del aumento de los precios. A manera de resumen de los distintos sistemas de competencia, a continuacón se incluye una table comparativa de las principales diferencias 1.4 Indicadores Económicos Debido a que las fuerzas económicas son tan volátiles y pueden verse afectadas por tantas cosas, el desempeño del sistema económico de un país varía con el tiempo. Algunas veces gana fuerza y brinda nueva prosperidad a sus miembros; otras veces debilita y daña su fortuna. De todas maneras, saber cómo funciona una economía es útil tanto para los dueños de negocios como para los inversionistas. 11 Fundamentalmente, nos interesa saber si un sistema económico está creciendo o no. Normalmente, se están dando una serie de altibajos a corto plazo en una economía, que los expertos llaman el ciclo económico. La medida principal de crecimiento en el ciclo comercial es el producto agregado o la cantidad total de bienes y servicios producidos por un sistema económico durante un período determinado. El Producto Interno Bruto (PIB) se refiere al valor total de todos los bienes y servicios producidos en un período determinado por una economía nacional a través de factores internos de producción. El PIB es una medida del producto agregado. En términos generales, si el PIB está subiendo, la producción agregada está subiendo; o en otras palabras, si la producción agregada está subiendo, la nación está experimentando un crecimiento económico. A veces, los economistas también usan el término Producto Nacional Bruto (PNB), que se refiere al valor total de todos los bienes y servicios producidos por una economía nacional dentro de un período de tiempo determinado, independientemente de dónde se encuentren los factores de producción. Un factor importante en el crecimiento de un sistema económico es la productividad, que es una medida del crecimiento que compara cuánto produce un sistema con los recursos necesarios para producirlo. 12 Otra variable económica importante es la Balanza Comercial. Es el valor económico de todos los productos que exporta un país, menos el valor económico de sus productos importados. Este puede tener un saldo positivo o negativo. La Inflación ocurre cuando los aumentos generalizados de precios ocurren a través de un sistema económico. La Deuda Nacional es la cantidad de dinero que el gobierno le debe a sus acreedores. El Índice de Desempleo es una variable económica que registra el número de desempleados entre las personas que buscan trabajo activamente en el sistema económico. Cuando el desempleo es bajo, hay escasez de mano de obra disponible para que las empresas contraten. A medida que las empresas compiten entre sí por la oferta de mano de obra disponible, aumentan los salarios que están dispuestos a pagar. Cuando pasamos por un período durante el cual la producción agregada disminuye, tenemos una recesión. Durante una recesión, los productores necesitan menos empleados, menos trabajo, para producir productos. Por lo tanto, el desempleo aumenta. Para determinar si una economía atraviesa una recesión, comenzamos midiendo la producción agregada. Una recesión se define como un período durante el cual el producto agregado, medido por el PIB real, declina. El gobierno actúa para administrar el sistema económico a través de dos conjuntos de políticas: fiscales y monetarias. Por un lado gestiona la recaudación y el gasto de sus ingresos a través de políticas fiscales. Por otra parte las políticas monetarias se centran en controlar la cantidad de dinero circulando en la nación. 13 Capítulo 2: Ética Empresarial y Responsabilidad Social El propósito de este capítulo es entender cómo se desarrollan los valores, y la importancia que tienen en los negocios. Asímismo, se desea clarificar las responsabilidades de los empresarios y sus empresas, como también las del gobierno, especialmente en lo que tiene que ver con la preservación del ecosistema y el cuidado del medio ambiente. 2.1 Valores individuales y sociales Los valores individuales proveen una referencia interna para lo que es considerado bueno, justo, verdadero, beneficioso, importante, útil, bello, deseable, o constructivo para el individuo que los posee o respeta. Los valores generan comportamientos y ayudan a resolver problemas humanos comunes para la supervivencia mediante comparaciones de valor, cuyos resultados dan respuesta a las preguntas de por qué las personas hacen lo que hacen, y en qué orden de preferencia esas personas deciden hacerlo. Los valores personales se desarrollan en relación con los valores de la cultura donde se encuentre el individuo, bien sea en concordancia o en divergencia de las normas o patrones culturales existentes en esa sociedad. La cultura organizacional está basada en un conjunto de valores, que crean expectativas sociales y entendimientos colectivos de lo que sus miembros consideran bueno, bello, o deseable. Una cultura normalmente se entiende como un conjunto de experiencias, hábitos, costumbres, creencias, y valores, que caracteriza a un grupo humano. Por lo tanto, la cultura de una sociedad consiste en todo lo que el individuo debe creer o saber, a fin de comportarse de una manera aceptable en el seno de esa sociedad. Entre los valores más importantes en una pequeña empresa están: • Responsabilidad: es hacer correctamente lo que se debe hacer; es responder por nuestras acciones, por nuestra actitud hacia los demás, y por nuestro comportamiento. También es responder por nuestras omisiones cuando tenemos un deber que cumplir. En el ámbito laboral, responsabilidad es mejorar sin límites los rendimientos en el tiempo y los recursos propios del cargo que se tiene; es asumir con prestancia las consecuencias que las omisiones, obras, expresiones y sentimientos generan en la persona, el entorno, la vida de los demás y los recursos asignados al cargo conferido. • Honestidad: es demostrar integridad; ésta se manifiesta cuando las acciones y las palabras coinciden, es decir hay coherencia. La honestidad se refiere a una faceta de carácter moral que significa que usted actúa en una forma que inspira confianza; es decir, representa la verdad. También se refiere a atributos positivos o virtuosos, tales como la sinceridad, y a la ausencia de la mentira, el engaño o el robo. Es importante ser honesto, porque así las personas confiarán en usted. 14 • Respeto: significa sentir o mostrar estima por otro; es demostrar a otras personas que ellas tienen valor. El respeto se demuestra siendo cortés, escuchando a los demás, tratando a otros conamabilidad, y actuando con equidad y justicia. Las formas de demostrar respeto pueden incluir: cuidar de uno mismo, en cuerpo, mente, y espíritu; valorar a todas las personas igualmente, y tratarlas como iguales; dar excelente servicio; trabajar en equipo con sus colegas o compañeros; ser amable; escuchar activamente; aceptar a los otros como son; apreciar las contribuciones y el buen trabajo de otros. 2.2 Ética Empresarial La ética está compuesta por las creencias sobre lo que está bien y lo que está mal, lo bueno y lo malo. Los valores y la moral de un individuo, más el contexto social en el que se produce su comportamiento, determinan si el comportamiento se considera ético o no ético. La ética empresarial se refiere al comportamiento ético o no ético de los empleados y gerentes en el contexto de sus trabajos. El comportamiento ético es un comportamiento que se ajusta a las creencias individuales y las normas sociales sobre lo que es correcto y bueno. El comportamiento antiético es un comportamiento que no se ajusta a las creencias individuales, ni a las normas sociales sobre lo que se define como correcto o bueno. Muchas empresas y organizaciones han escrito códigos que anuncian formalmente su intención de operar de una manera ética. El número de tales compañías ha aumentado dramáticamente en las últimas tres décadas, y hoy en día casi todas las grandes empresas han escrito sus propios códigos de ética. La ética afecta el comportamiento individual en el lugar de trabajo. 2.3 Responsabilidad Social La responsabilidad social es un concepto relacionado que aborda la forma general en que una empresa intenta equilibrar sus compromisos con grupos e individuos 15 relevantes en su entorno social. Las empresas que se esfuerzan por ser responsables con sus grupos de interés se concentran en cinco grupos principales: • Clientes: tratan a los clientes de manera justa y honesta • Empleados: tratan a los empleados de manera justa y respetan su dignidad y sus necesidades humanas básicas • Inversionistas: siguen los procedimientos contables adecuados; proporcionan información sobre el desempeño financier • Proveedores: crean acuerdos con los proveedores para beneficio mutuo • Comunidad donde hacen negocios: participan en programas de ayuda y caridad, y contribuyen a programas locales, esforzándose por ser buenos ciudadanos. Las organizaciones que adoptan una postura obstruccionista hacia la responsabilidad social generalmente hacen lo mínimo posible para resolver problemas sociales o ambientales, tienen poco respeto por la conducta ética, y harán todo lo posible por negar o encubrir sus faltas. Las organizaciones que adoptan una postura defensiva harán todo lo que sea legalmente requerido, incluyendo admitir errores y tomar acciones correctivas, pero nada más. Una empresa que adopta una postura acomodativa cumple y, en ciertos casos, excede sus requisitos legales y éticos. Dichas empresas aceptarán participar en programas sociales si los abogados los convencen de que los programas dados son dignos de su apoyo. 2.4 El Gobierno y la Responsabilidad Social El gobierno a menudo influye directamente en las organizaciones a través de la regulación, el establecimiento de leyes y normas que dictan lo que las organizaciones pueden y no pueden hacer. Esta regulación generalmente evoluciona a partir de las creencias sociales sobre cómo las empresas deben comportarse. Para implementar la legislación, el gobierno generalmente crea agencias especiales para monitorear y controlar ciertos aspectos de la actividad comercial. Otras formas de regulación son indirectas. Por ejemplo, el gobierno puede influir indirectamente en la responsabilidad social de las organizaciones a través de sus códigos impositivos. En efecto, el gobierno puede influir en la manera en que las organizaciones gastan sus dólares de responsabilidad social al proporcionar incentivos fiscales mayores o menores. 16 Por lo general las propias empresas no pueden hacer donaciones directas a campañas políticas, por lo que influyen en el gobierno a través de comités de acción política. Los comités de acción política (PAC) son organizaciones especiales creadas para solicitar dinero y luego distribuirlo entre los candidatos políticos. De otra parte, la responsabilidad hacia los inversionistas hace que en ocasiones los gerentes poco éticos pueden proyectar ganancias que exceden de lo que realmente esperan ganar, esconder pérdidas y/o gastos para aumentar las ganancias en el papel, o inclinar los informes financieros para hacer que la empresa parezca más sólida de lo que realmente es. El cabildeo (“lobbying”), es el uso de personas o grupos para representar formalmente a una organización o grupo de organizaciones ante los cuerpos politicos; ésta es también una forma efectiva de influenciar al gobierno. El cumplimiento legal es la medida en que la organización cumple con las leyes locales, estatales, federales e internacionales. La tarea de gestionar el cumplimiento legal generalmente se asigna a los gerentes funcionales apropiados. Algunas empresas a veces realizan una auditoría social corporativa, un análisis formal y exhaustivo de la efectividad del desempeño social de una empresa. Requiere que la organización defina claramente todos sus objetivos sociales, analice los recursos que dedica a cada objetivo, determine qué tan bien está logrando los diversos objetivos y haga recomendaciones sobre qué áreas requieren atención adicional. También existen los derechos del consumidor, que con frecuencia se denomina el consumerismo, el cual es una forma de activismo social dedicado a proteger los derechos de los consumidores en sus relaciones con las empresas. Por lo general, existe en cada país una declaración de Derechos del Consumidor, la cual está respaldada por leyes federales y estatales. De otra parte surge la responsabilidad social hacia el medio ambiente. La contaminación del aire es el resultado de varios factores que se combinan para contribuir a una menor calidad del aire. El monóxido de carbono emitido por los automóviles contribuye a la contaminación del aire, al igual que el humo y otras sustancias químicas producidas por las plantas de fabricación. 2.5 Sostenibilidad Ambiental La función primordial de las empresas no debe ser únicamente la producción de utilidades, puesto que toda empresa dedicada al beneficio económico tiene 17 responsabilidades sociales y ambientales que cumplir en el lugar donde se encuentre ubicada. Hoy en día la preocupación por el medio ambiente se ha convertido en uno de los aspectos más importantes de nuestra moral social. Esa conciencia social nos ha hecho ver como dependemos de los ecosistemas, y nos ha permitido integrar la preocupación por el medio ambiente con nuestros valores corporativos. Antiguamente esta preocupación por el medio ambiente se limitaba a emitir una serie de políticas corporativas para no incurrir en multas o sanciones por violaciones a regulaciones gubernamentales, y así evitar cualquier tipo de problema legal. Hoy en día tales políticas se han ampliado hasta cubrir las siguientes metas: • Reducir la polución y contaminación ambiental: atmósfera, ríos, bosques, etc. • Utilizar técnicas de reciclaje, reuso o reproceso de materiales • Diseñar productos que tengan el menor impacto posible sobre el ambiente • Ayudara grupos ambientalistas a solucionar problemas ambientales • Reducir riesgos de seguridad laboral y proteger la salud de los empleados • Minimizar el volumen de materiales utilizados en la manufactura y empaque • Seleccionar proveedores que utilicen materias amigables al medio ambiente. Dos problemas clave caracterizan la contaminación de la tierra. El primero es cómo restaurar la calidad de la tierra que ya ha sido dañada. La tierra y el agua dañadas por los desechos tóxicos, por ejemplo, deben limpiarse por la simple razón de que las personas todavía necesitan usarlas. El segundo problema es la prevención de la contaminación futura. El agua se contamina principalmente por el vertido de productos químicos y desechos. Durante años, las empresas y las ciudades vertieron los desechos en ríos, arroyos y lagos con poca consideración por las consecuencias. 18 Las nuevas formas de eliminación de desechos sólidos constituyen una respuesta a estos problemas. Los desechos combustibles pueden separarse y usarse como combustibles en calderas industriales, y la descomposición puede acelerarse al exponer la materia de desecho a ciertos microorganismos. 19 Capítulo 3: Emprendimiento y Creación de Empresas El propósito de este capítulo es entender el desarrollo e impacto del espíritu emprendedor en la sociedad al originarse las empresas de bienes o servicios, creando empleo, desarrollo económico y progreso social. En particular se analizarán diferentes modelos de iniciación de negocios (“start-ups”, compra, franquicia), así como también las diferentes opciones (propietario único, sociedad general y de responabilidad limitada, corporación, cooperativa) en su constitución legal ante el Estado y sus agencias reguladoras. 3.1 Emprendimiento y Espíritu Emprendedor El término "emprendedor" a menudo se combina con el término "pequeña empresa" o se usa de manera intercambiable con este término. Si bien la mayoría de las empresas emprendedoras comienzan como una pequeña empresa, no todas las pequeñas empresas son emprendedoras en el sentido estricto del término. Muchas pequeñas empresas son operadas sólamente de propietario único que consisten únicamente en el propietario, o tienen una pequeña cantidad de empleados, y muchas de estas pequeñas empresas ofrecen un producto, proceso o servicio existente, y no apuntan al crecimiento. En contraste, las empresas emprendedoras ofrecen un producto, proceso o servicio innovador, y el empresario generalmente busca ampliar la empresa agregando empleados, buscando ventas internacionales, y así sucesivamente, un proceso que está financiado por capital de riesgo e inversiones ángel. Los empresarios exitosos tienen la capacidad de dirigir un negocio en una dirección positiva mediante una planificación adecuada, para adaptarse a los entornos cambiantes y comprender sus propias fortalezas y debilidades. Las personas pueden decidir perseguir el espíritu emprendedor por una variedad de razones diferentes. Muchos empresarios buscan lanzar un nuevo negocio con el objetivo de independencia, independencia de trabajar para alguien más, junto con un grado razonable de seguridad financiera. Dichos empresarios quieren lograr un futuro financiero seguro para sí mismos y sus familias, pero no aspiran a hacer crecer su negocio más allá de su capacidad para administrarlo. Independientemente de sus objetivos, muchos empresarios exitosos comparten ciertas características. Entre estas características se encuentran el ingenio y la preocupación por las relaciones buenas con los clientes. La mayoría de ellos también tienen un fuerte deseo de ser sus propios jefes. Un mercado establecido es aquel en el que muchas empresas compiten de acuerdo con criterios relativamente bien definidos. Un nicho de mercado es simplemente un segmento de un mercado que no está siendo explotado actualmente. En general, las pequeñas empresas emprendedoras son mejores para descubrir estos nichos que las grandes organizaciones. 20 El empresario o empresa debe demostrar una comprensión del mercado actual, de las fortalezas y debilidades de las empresas existentes, y de los medios con los cuales competirá la nueva empresa. 3.2 Formas de iniciar una pequeña empresa Básicamente, hay tres formas de iniciar una pequeña empresa: • Comprando una empresa existente en funcionamiento, con sus propiedades, clientes y buen nombre • Adquiriendo una franquicia: acuerdo en el que un comprador (franquiciado) adquiere el derecho de vender el bien o servicio del vendedor (franquiciador) • Empezando desde cero un nuevo negocio (“start-up”) o actividad productive La adquisición de una franquicia tiene las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas: • Oportunidad de negocio probada • Acceso a la experiencia de gestión Desventajas: • Los costos de puesta en marcha • Pagos en curso • Reglas y restricciones de gestión En cualquiera de las formas anteriores se presentan las siguientes inquietudes o preguntas: 21 • Quién y dónde están mis clientes? • ¿Cuánto pagarán esos clientes por mi producto? • ¿Cuánto de mi producto puedo esperar vender? • ¿Quiénes son mis competidores? • ¿Por qué los clientes comprarán mi producto en lugar del producto de mis competidores? Pero antes que todo debemos resolver la principal inquietud o preocupación, cual es: cómo voy a financiar mi empresa? Las alternativas de solución que se me presentan son: • Recursos personales • Préstamos de familiares y amigos • Préstamos bancarios • Empresas de capital de riesgo • Compañías de Inversión de Pequeñas Empresas (SBIC) • Empresas de inversión en pequeñas empresas de las minorías (MESBIC) • Programas financieros de la SBA 3.3 Tendencias en la creación de pequeñas empresas La tendencia reciente más importante es la rápida aparición del comercio electrónico. Debido a que Internet ofrece formas fundamentalmente nuevas de hacer negocios, los emprendedores inteligentes han creado y expandido nuevos negocios más rápido y más fácil que nunca. La mayoría de las pequeñas empresas de tecnología (“start-ups”) están comenzando con personas que han optado por dejar las grandes corporaciones y ponen su experiencia a trabajar para sí mismas. Estas personas tienen grandes ideas nuevas que desean desarrollar; otras se quedan en el mundo corporativo. Otras personas han perdido sus trabajos, y descubren que trabajar para ellos es una mejor idea de todos modos. Las minorías y las mujeres también están comenzando a hacer más empresas pequeñas. El número de negocios propiedad de afroamericanos aumentó en un 60 por ciento durante el período de cinco años más recientes, y según los datos disponibles, ahora asciende a unos 2 millones. La cantidad de negocios propiedad de hispanos ha crecido un 44 por ciento y ahora suma alrededor de 2.25 millones. 22 Muchos emprendedores están encontrando nuevas oportunidades en mercados extranjeros. Ahora se alienta a más personas a probar sus habilidades como empresarios porque la tasa de fracaso de la pequeña empresa ha disminuido. Durante los años 1960 y 1970, menos de la mitad de todas las nuevas empresas de nueva creación sobrevivieron más de 18 meses; solo uno de cada cinco duró 10 años. Ahora, sin embargo, el 44 por ciento puede esperar sobrevivir durante al menos cuatro años. 3.4 Éxito y fracaso del emprendedor Las razones del éxito normalmente se asocian con: i. El trabajoduro, impulso y dedicación. Los propietarios de pequeñas empresas deben comprometerse a tener éxito y estar dispuestos a dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para que esto suceda. ii. La demanda del mercado para los productos o servicios que se brindan. Un análisis cuidadoso de las condiciones del mercado puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a evaluar la probable receptibilidad de sus productos. iii. La competencia gerencial. Los propietarios exitosos pueden adquirir competencia a través de capacitación o experiencia o recurriendo a la experiencia de otros. iv. La suerte Las principales razones por las que fracasan los pequeños empresarios son: • La incompetencia gerencial o inexperiencia. Algunos empresarios confían demasiado en el sentido común, sobreestiman sus propias habilidades gerenciales, o creen que el trabajo arduo por sí solo asegura el éxito. • El descuido. Algunos empresarios intentan lanzar emprendimientos en su tiempo libre, y otros dedican solo un tiempo limitado a nuevos negocios. Pero comenzar una pequeña empresa exige un compromiso de tiempo completo. • Los sistemas de control débiles. Los sistemas de control efectivos mantienen el rumbo de una empresa y alertan a los gerentes sobre posibles problemas. Si sus sistemas de control no señalan problemas inminentes, es posible que tenga serios problemas antes de detectar dificultades más obvias. 23 • El capital insuficiente. Algunos empresarios son excesivamente optimistas sobre cuán pronto comenzarán a obtener ganancias. En la mayoría de los casos, lleva meses o incluso años. 3.5 Propiedad de las pequeñas empresas Las pequeñas empresas de propietario único generalmente son operadas por una sola persona. En Estados Unidos alrededor del 74 por ciento de todos los negocios son propietarios únicos; sin embargo, representan sólo alrededor del 4 por ciento de los ingresos comerciales totales. Aunque por lo general son pequeñas, algunas pueden ser tan grandes como una fábrica o un almacén de cadena. Hay básicamente dos tipos de propietario de las pequeñas empresas: a) Propietario único: generalmente es operada por una persona que es responsable de todas las deudas de la empresa. Tiene las siguientes ventajas: • Libertad • Simple de formar • Bajos costos de puesta en marcha • Beneficios fiscales Tiene las siguientes desventajas: • Responsabilidad ilimitada • Recursos limitados • Capacidad de recaudación de fondos limitada • Falta de continuidad b) Asociaciones: son empresas con dos o más propietarios que comparten tanto la operación de la empresa como la responsabilidad financiera por sus deudas. Las asociaciones tienen las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas: • Más talento y dinero • Más capacidad de recaudación de fondos • Relativamente fácil de formar • Responsabilidad limitada para socios limitados • Beneficios fiscales Desventajas: • Responsabilidad ilimitada para socios generales • Desacuerdos entre socios • Falta de continuidad 24 El tipo más común de empresa, es la de socios (“partnership”) o sociedad general; ésta es similar a una de propietario único, pero es propiedad de más de una persona, en la que los socios pueden invertir sumas iguales o desiguales de dinero. En la mayoría de los casos, los socios comparten los beneficios por igual o en proporción a su inversión. Sin embargo, en ciertos casos, la distribución de los beneficios puede basarse en otras cosas. Los casos de posibles asociaciones (“partnerships”) son básicamente dos: i. Sociedad de responsabilidad limitada: permite socios limitados que invierten dinero, pero son responsables de las deudas solo en la medida de sus inversiones. Un socio general o activo dirige el negocio. ii. Sociedad anónima: La organización vende acciones (intereses de sociedad) a inversionistas en intercambio público; otros inversionistas son pagados mediante las ganancias. El socio principal tiene la propiedad mayoritaria y dirige el negocio; los socios minoritarios no tienen voz de gestión. Por último, existe otra alternativa en la propiedad de las pequeñas empresas: la Cooperativa, la cual tiene grupos de propietarios únicos o asociaciones, que acuerdan trabajar juntos para su beneficio común. Combinan la libertad de las empresas individuales con el poder financiero de las corporaciones, pero por otra parte están limitadas a servir las necesidades específicas de sus miembros. La definición de la clase de empresa que se desea establecer se debe dar en el Plan de Negocios. En el momento de prepararlo, el aspirante a emprendedor debe desarrollar la idea de su empresa en el papel, y expresar su pensamiento sobre cómo va a realizarla antes de invertir tiempo y dinero en ella. 25 Capítulo 4: Manejo de Operaciones El propósito de este capítulo es analizar las actividades que conlleva tanto la producción de bienes como la prestación de servicios, y entender la forma como se desarrollan las cadenas de suministro. A la vez se analizarán los métodos y técnicas que se han desarrollado para ser más productivos y eficientes, tales como la planeación estratégica, el manejo de operaciones, el aseguramiento de la calidad, y la forma como conceptos fundamentales como la misión y la visión de la empresa, se hacen realidad a través de las operaciones diarias. 4.1 Operaciones de servicio y fabricación de bienes Existen varias diferencias obvias entre las operaciones de servicio y las de fabricación. Cuatro aspectos de las operaciones de servicio pueden hacer que la producción de servicios sea más complicada que la simple producción de bienes: • la interacción con los clientes; • la naturaleza intangible e inservible de algunos servicios; • la presencia del cliente en el proceso; y • el servicio consideraciones de calidad. Un proceso de operaciones es un conjunto de métodos y tecnologías utilizados para producir un bien o un servicio. Los bancos, por ejemplo, usan dos procesos (trituración de documentos y cifrado de datos) para proteger la información confidencial. Los fabricantes de automóviles utilizan métodos de pintura de precisión (equipos y materiales) para producir un acabado de pintura brillante. La ropa, como por ejemplo los vestidos de noche, por lo general está disponible en los grandes almacenes, o puede ser hecha a la medida por un diseñador o sastre. Las operaciones de fabricación a la medida por el diseñador o sastre responden a requisitos únicos de vestidos, incluídos los patrones, los materiales, las tallas y los diseños únicos, según las características de los clientes. Las operaciones de fabricación en serie, por el contrario, producen vestidos estándar en grandes cantidades para ser almacenados en los estantes de las tiendas, o en línea para consumo masivo. En cuanto a la producción de servicios, se dan dos tipos de sistemas: • Sistemas de bajo contacto: Considere las operaciones de entrega postal en la oficina de correos local; los empleados de correos recogen el correo, lo clasifican y lo envían en su recorrido de entrega a los destinatarios. Esta operación es un sistema de bajo contacto: los clientes no están presents en la 26 oficina postal mientras se realiza el servicio. Reciben el servicio de correo enviado y correo recibido, sin poner un pie en el centro de procesamiento. • Sistemas de alto contacto: veamos el caso del sistema de transporte público local. Cuando el cliente compra su tiquete, luego aborda un autobúso un tren. Por ejemplo, el sistema de “Bay Area Rapid Transit” (BART), que conecta San Francisco con los suburbios en la periferia, es, como todos los sistemas de transporte público, un sistema de alto contacto. 4.2 Planeamiento y Control de Operaciones La cantidad de un producto que una empresa puede producir en condiciones normales se llama capacidad; ésta depende de la cantidad de personas que emplea y el número y tamaño de sus instalaciones. Los gerentes de otros departamentos contribuyen a las decisiones sobre las operaciones. El planeamiento de operaciones debe iniciarse una vez se haya diseñado el proceso de fabricación (también llamado diseño de producto personalizado), que se adapte bien a los talleres o sitios de trabajo. El diseño de un proceso de fabricación (también denominado diseño de la línea de montaje o diseño de planta) está configurado para crear un tipo de producto en una secuencia fija de pasos de producción. Los equipos y las personas se agrupan según la función que cumplan. Todas las unidades pasan por el mismo conjunto de pasos. La programación de la operación puede ocurrir a diferentes niveles. En primer lugar, hay un programa maestro de las operaciones de alto nivel que muestra los servicios o productos que se producirán y cuándo, en los próximos períodos de tiempo (semanas, meses, años). Aunque el cronograma maestro de producción es la columna vertebral para la programación general, la información adicional proviene de cronogramas detallados que muestran las asignaciones de trabajo diarias, con tiempos de inicio y finalización para los trabajos asignados a cada estación de trabajo. Todos estos pasos buscan ante todo optimizar la cantidad de producto a fabricar, en comparación con la cantidad de recursos utilizados para lograr esa producción. 4.3 Manejo de materiales y gestión de la calidad El manejo de materiales es el proceso mediante el cual los gerentes planifican, organizan y controlan el flujo de materiales desde las fuentes de suministro hasta la distribución de productos terminados. Los gerentes también deben tener en cuenta el tiempo al administrar los materiales. Hoy en día existen los sistemas “justo a tiempo” que están diseñados para tener una producción continua, con flujos de producción sin paradas, evitando ineficiencias, eliminando los inventarios innecesarios y mejorando el proceso de producción. 27 Para todos estos efectos es importante adelantar algún programa de gestión de calidad, entre los cuales sobresale la metodología de la calidad total (“Total Quality Management”), la cual nos permite realizar las actividades necesarias para la obtención de bienes y servicios de alta calidad en el mercado. Dicha metodología sostiene que la calidad pertenece a cada persona que la crea mientras realiza su trabajo. Asímismo existe otra metodología que asegura una producción continua y sin errores llamada justo a tiempo (“Just in Time” - JIT) Con los sistemas JIT se tienen todos los materiales necesarios en el momento preciso en que se requieren para cada etapa de producción, no antes, creando así respuestas rápidas y eficientes a los pedidos de los clientes. Todos los recursos fluyen continuamente, desde la llegada de la materia prima hasta el ensamblaje final y el envío de productos terminados hacia los clientes. Estas actividades son principalmente el transporte de recursos físicos al productor, y de productos terminados a los clientes, y el almacenamiento de los materiales entrantes para la producción y de los productos terminados para su distribución a los clientes. El control de inventario incluye la recepción, almacenamiento, manejo y conteo de todas las materias primas, productos parcialmente terminados y productos terminados. El sistema de control asegura que haya suficiente inventario de materiales disponibles para cumplir con los cronogramas de producción, mientras que al mismo tiempo se evitan los inventarios en exceso que resultan costosos. 4.4 Añadiendo valor en la cadena de suministro El término cadena de suministro se refiere al grupo de empresas a la secuencia de actividades que trabajan juntas para crear un producto. Una cadena de suministro (o cadena de valor) para cualquier producto está compuesto por el flujo de información, materiales y servicios que comienza con proveedores de materias primas, y continúa agregando valor a través de otras etapas en la red de empresas hasta que el producto llega al cliente final. La gestión de la cadena de suministro (“Supply Chain Management”) analiza la cadena en su conjunto para mejorar el flujo general a través de un sistema compuesto por empresas que trabajan juntas. Debido a que los clientes finalmente obtienen un mejor valor, la administración de la cadena de suministro obtiene una ventaja competitiva para cada uno de los miembros de la cadena. 28 Veamos tres casos diferentes que muestran diversos tipos de cadenas de suministro: • La producción hace que los productos estén disponible al convertir las materias primas y las habilidades humanas en productos y servicios terminados. Por ejemplo, una compañía de salas de cine combina edificios, asientos de teatro y equipos de proyección para crear entretenimiento. • Cuando un teatro ofrece espectáculos al mediodía, en la tarde y en la noche, los siete días de la semana, crea utilidad con base en el tiempo; es decir, agrega valor al cliente al hacer que los productos estén disponibles cuando los consumidores los quieren. • Cuando un teatro ofrece una selección de 15 películas, todo bajo un mismo techo en un sitio popular, crea utilidad con base en el lugar: hace que los productos estén disponibles donde sean más convenientes para los consumidores. Como se muestra en la figura anterior, los gerentes de operaciones elaboran planes para transformar recursos en productos. En primer lugar, reúnen recursos básicos: conocimiento, materiales físicos, información, equipos, clientes y habilidades humanas. Luego, los ponen al servicio de un uso efectivo en una instalación donde se proporciona el servicio al cliente, o se produce el bien físico. A medida que aumenta la demanda de un producto, los gerentes de operaciones programan y controlan el trabajo para producir la cantidad requerida. Finalmente, ellos controlan los costos, los niveles de calidad, el inventario y las instalaciones y equipos. 29 Capítulo 5: Desempeño del Empleado El propósito de este capítulo es entender los diferentes comportamientos que los empleados pueden tener en el trabajo, a la luz de las diferentes teorías de la motivación. A la vez aprender técnicas que nos permitan encuadrar al empleado en su trabajo, y rediseñar su puesto de trabajo a fín de hacerlo más productive y mejorar el desempeño de la empresa. 5.1 Personalidad en el trabajo El desempeño del empleado es el patrón de acciones de los miembros de una organización que influye directa o indirectamente en la efectividad de la organización. Existen algunos comportamientos contraproducentes que disminuyen el rendimiento del empleado, que le cuestan a la organización. Por ejemplo, el ausentismo se dá cuando un empleado no se presenta a trabajar; o la deserción, cuando el empleado abandona o renuncia a su cargo, necesitándose reemplazarlo por otra persona a quien muy posiblemente haya que entrenar enlos procedimientos establecidos. La personalidad es el conjunto relativamente estable de atributos psicológicos que distinguen a una persona de otra. En los últimos años, los investigadores han identificado cinco rasgos fundamentales que son especialmente relevantes para las organizaciones. Estos son comúnmente llamados los "cinco grandes" rasgos de personalidad, a saber: • La amabilidad es la capacidad de una persona para llevarse bien con los demás. • La conciencia en este contexto se refiere a la persistencia, confiabilidad y orden del individuo. Las personas altamente conscientes tienden a concentrarse en relativamente pocas tareas a la vez; como resultado, es probable que sean organizados, sistemáticos, cuidadosos, exhaustivos, responsables y autodisciplinados. • La emotividad se refiere al grado en que las personas tienden a ser positivas o negativas en sus perspectivas y conductas hacia los demás. Las personas con emocionalidad positiva están relativamente equilibradas, tranquilas, resilientes y seguras; las personas con emocionalidad negativa son más excitables, inseguras, reactivas y están sujetas a cambios de humor. • La extroversión se refiere al nivel de comodidad de una persona con las relaciones. Los extrovertidos son sociables, habladores, asertivos y abiertos a establecer nuevas relaciones. Los introvertidos son mucho menos sociables, habladores y asertivos, y más reacios a comenzar nuevas relaciones. 30 • La apertura refleja cuán abierta o rígida es una persona en términos de sus creencias. Las personas con altos niveles de apertura son curiosas y están dispuestas a escuchar nuevas ideas y cambiar sus ideas propias, creencias y actitudes en respuesta a nueva información. Las personas con bajos niveles de apertura tienden a ser menos receptivas a las nuevas ideas y menos dispuestos a cambiar de opinión. 5.2 Inteligencia Emocional El concepto de inteligencia emocional se ha identificado en los últimos años y también proporciona algunas ideas interesantes sobre la personalidad. La inteligencia emocional, o cociente emocional (EQ), se refiere a la medida en que las personas son conscientes de sí mismas, pueden manejar sus emociones, pueden motivarse, expresar empatía por los demás y poseer habilidades sociales. Las siguientes habilidades y destrezas hacen parte de lo que comunmente se conoce como inteligencia emocional: • "Manejar las emociones" se refiere a las capacidades de una persona para equilibrar la ansiedad, el miedo y la ira, de modo que no interfieran excesivamente con el logro de las cosas. • Motivarse a uno mismo es la capacidad de una persona para mantenerse optimista y seguir esforzándose frente a los reveses, las barreras y el fracaso. • La empatía es la capacidad de una persona para comprender cómo se sienten los demás, incluso sin que se le diga explícitamente. • Las habilidades sociales ayudan a las personas a llevarse bien con los demás y a establecer relaciones positivas. • La actitud que tiene una persona hacia su trabajo depende de varios factores, entre ellos el conocimiento que una persona cree tener sobre el campo en que se desenvuelve. Las actitudes son importantes porque son el mecanismo a través del cual expresamos nuestros sentimientos. • El afecto de una persona son sus sentimientos hacia algo. En muchos sentidos, el afecto es similar a la emoción; esto es algo sobre lo que tenemos poco o ningún control consciente. 5.3 Estructura de la Aptitud A continuación se definen los principales características de los empleados que se tartan de evaluar durante el proceso de selección: 31 • Cognición: es el conocimiento que una persona presume tener sobre algo • Afecto: son los sentimientos de una persona hacia algo • Intención: es la parte de la actitud que guía el comportamiento de una persona • Disonancia cognitiva: se presenta cuando dos conjuntos de cogniciones o percepciones son contradictorias o incongruentes • Actitudes: son las creencias y sentimientos de una persona hacia las ideas, algunas situaciones o personas específicas • Satisfacción laboral: es el grado de disfrute que las personas obtienen al realizar sus trabajos • Compromiso organizacional: es la identificación de un individuo con la organización y su misión 5.4 Encuadrando las Personas al Trabajo Existe un contrato psicológico entre los empleados y la organización, el cual es el conjunto general de expectativas que tienen con respecto a lo que contribuirán a la organización y lo que la organización proporcionará a cambio. A diferencia de un contrato comercial, un contrato psicológico no está escrito en papel, ni todos sus términos se negocian explícitamente. El ajuste persona-trabajo se refiere a la medida en que las contribuciones de una persona y los incentivos de la organización coinciden entre sí. Un buen ajuste persona-trabajo es aquel en que las contribuciones del empleado coinciden con los incentivos que ofrece la organización. En teoría, cada empleado tiene un conjunto específico de necesidades que desea satisfacer y un conjunto de conductas y capacidades relacionadas con el trabajo para contribuir. Si la organización puede tomar ventaja de los comportamientos y habilidades del empleado, y ésta satisfice las necesidades del empleado, habrá un buen encuadre de la persona al trabajo, lo cual a su turno producirá un alto rendimiento y más actitudes positivas; si este encuadre no se produce, los efectos pueden ser los opuestos. 5.4 Teorías de la Motivación La motivación es el conjunto de fuerzas que hacen que las personas se comporten de ciertas maneras. Un trabajador puede estar motivado a trabajar duro para producir tanto como sea posible, mientras que otro puede estar motivado a hacer lo 32 suficiente para sobrevivir. Los gerentes deben entender estas diferencias en el comportamiento y las razones para ello. Según la teoría clásica de la motivación, los trabajadores están motivados únicamente por el dinero. En su libro de 1911, The Principles of Scientific Management, el ingeniero industrial Frederick Taylor propuso una forma para que tanto las empresas como los trabajadores se beneficien de esta visión ampliamente aceptada de la vida en el lugar de trabajo. Si los trabajadores están motivados por el dinero, razonó Taylor, pagarles más debería impulsarlos a producir más. En 1925, un grupo de investigadores de Harvard comenzó un estudio en Hawthorne Works de Western Electric en las afueras de Chicago. Los investigadores concluyeron que la productividad aumentó en respuesta a casi cualquier acción de gestión que los trabajadores interpretaron como atención especial. Este hallazgo, conocido hoy como el efecto Hawthorne, tuvo una gran influencia en la teoría de las relaciones humanas, aunque en muchos casos equivalía simplemente a convencer a los gerentes de que deberían prestar más atención a los empleados. La teoría X de la motivación sostiene que las personas son, por naturaleza, perezosas y poco cooperativas. La teoría Y de la motivación sostiene que las personas son naturalmente enérgicas, orientadas al crecimiento, motivadas por sí mismas e interesadas en ser productivas. El modelo de la jerarquía de necesidades humanas de Maslow describe cinco niveles de necesidades y argumenta que las necesidades básicas deben cumplirse antes de que la gente trabaje para satisfacer necesidadesde mayor nivel. Existen ciertas técnicas que ayudan en la modificación del desempeño de los empleados, tales como las siguientes: • Refuerzo positivo: se refiere a alguna recompensa que se dá cuando el comportamiento o desempeño es el deseado • Sanción: es una consecuencia desagradable que se genera cuando hay un comportamiento indeseable por parte del empleado • Empoderamiento: es un método para aumentar la satisfacción laboral dando a los empleados voz en la gestión de sus puestos de trabajo y de la empresa 33 • Enriquecimiento del trabajo: es un método para aumentar la satisfacción laboral al agregar uno o más factores motivadores a las actividades laborales • Rediseño del trabajo: método para aumentar la satisfacción laboral mediante un ajuste más satisfactorio entre los trabajadores y sus trabajos El refuerzo positivo se usa cuando una empresa o gerente proporciona una recompensa o premio cuando los empleados exhiben comportamientos deseados, como trabajar duro, ayudar a otros, etc. Cuando las recompensas están ligadas directamente al rendimiento, sirven como refuerzo positivo. De otra parte existen las sanciones, las cuales están diseñadas para tratar de cambiar los comportamientos indeseados en los empleados, causándoles consecuencias desagradables. Por ejemplo, los empleados que llegan tarde repetidamente al trabajo, pueden ser suspendidos y no recibir pago. 5.5 Rediseño del Trabajo El enriquecimiento laboral está diseñado para agregar uno o más factores motivadores a las actividades laborales. Por ejemplo, los programas de rotación laboral amplían las oportunidades de crecimiento rotando a los empleados a través de varios puestos en la misma empresa. Los trabajadores no solo obtienen nuevas habilidades sino también una visión general más amplia de su trabajo y su organización. El rediseño del trabajo reconoce que diferentes personas quieren cosas diferentes de sus trabajos. Al reestructurar el trabajo para lograr un ajuste más satisfactorio entre los trabajadores y sus empleos, el rediseño del trabajo puede motivar a las personas con grandes necesidades de crecimiento o logros profesionales. El rediseño del trabajo generalmente se implementa de tres maneras: mediante la combinación de tareas, la formación de grupos de trabajo naturales o el establecimiento de relaciones con los clientes. El enriquecimiento laboral está diseñado para agregar uno o más factores motivadores a las actividades laborales. Por ejemplo, los programas de rotación laboral amplían las oportunidades de crecimiento rotando a los empleados a través de varios puestos en la misma empresa. Los trabajadores no solo obtienen nuevas habilidades sino también una visión general más amplia de su trabajo y su organización. El rediseño del trabajo reconoce que diferentes personas quieren cosas diferentes de sus trabajos. Al reestructurar el trabajo para lograr un ajuste más satisfactorio entre los trabajadores y sus empleos, el rediseño del trabajo puede motivar a las personas con grandes necesidades de crecimiento o logros profesionales. El 34 rediseño del trabajo generalmente se implementa de tres maneras: mediante la combinación de tareas, la formación de grupos de trabajo naturales o el establecimiento de relaciones con los clientes. El trabajo compartido generalmente beneficia tanto a los empleados como a los empleadores. Los empleados, por ejemplo, tienden a apreciar la atención de la organización a sus necesidades personales. Al mismo tiempo, la compañía puede reducir la rotación y ahorrar en el costo de los beneficios. Los programas de horario flexible permiten a las personas elegir sus horas de trabajo ajustando un horario de trabajo estándar diaria o semanalmente. Hay límites para el horario flexible. Hoy en día un número cada vez mayor de trabajadores realiza una parte importante de su trabajo a través del teletrabajo, desempeñando todo o parte de un trabajo desde su casa. Trabajando desde una oficina en casa equipada con una PC, Internet de alta velocidad y conexión interna a la compañía, los teletrabajadores pueden mantenerse al tanto de todo lo que sucede en la oficina. Con el teletrabajo se obtienen algunas ventajas, tales como: • Los empleados pueden estar más satisfechos y comprometidos • El estrés es reducido • La productividad mejora • Hay menos congestión en el tráfico De otro parte, se presentan algunas desventajas, tales como: • Es más difícil para coordinar y administrar • Hay un mal ajuste para algunos trabajadores • Falta el contacto con la red y con los compañeros de trabajo • Hay falta de creencia en la administración. 35 Capítulo 6: Gestión del Recurso Humano El propósito de este capítulo es entender las diferentes tareas que involucra la gestión del recurso humano, así como también el contexto legal dentro del cual se desenvuelven, entre ellas la del planeamiento, la dotación y el desarrollo de la fuerza de trabajo. Asímismo, se pretende aprender técnicas para afrontar diferentes retos que supone el manejo de personal en las pequeñas empresas. 6.1 Fundamentos de la Gestión de Personal La función de gestión de los recursos humanos es fundamental para el desenvolvimiento eficaz de una organización. La GRH (o "personal", como a veces se la denomina). Su importancia ha crecido de manera espectacular en las últimas décadas, debido al incremento en la complejidad de las normas legales, al reconocimiento de que los recursos humanos son un medio valioso para mejorar la productividad de la empresa, y a la clara conciencia de los altos costos que le puede acarrear una gestión pobre o deficiente de los recursos humanos. El capital humano refleja la inversión de la organización para atraer, retener y motivar a una fuerza laboral productiva. Por lo tanto, al igual que el capital económico es un indicador de los recursos financieros y reservas de una empresa, también el capital humano sirve como un indicador tangible del valor de las personas que componen una organización. La primera tarea en la gestión de personal es la Planeación del Talento Humano, la cual se basa en el análisis sistemático de los trabajos dentro de una organización; la mayoría de las empresas tienen expertos capacitados que manejan estos análisis. Un análisis de trabajo dá como resultado dos cosas: • La descripción del trabajo enumera los deberes y responsabilidades de un trabajo; sus condiciones de trabajo; las herramientas, materiales y equipos que utiliza, y la información y conocimientos necesarios para realizarlo. • La especificación del trabajo enumera las habilidades, capacidades y otras credenciales y calificaciones necesarias para realizar el trabajo de manera efectiva. Después de que los gerentes comprenden los trabajos que se realizarán dentro de una organización, pueden comenzar a planificar las futuras necesidades de recursos humanos en la organización. El gerente comienza por evaluar las tendencias en el uso de recursos humanos en el pasado, los planes organizacionales futuros y las tendencias económicas generales. 6.2 Contexto Legal de la Gestión de Personal 36 Varias leyes regulan diversos aspectos de las relaciones entre empleados y empleadores, especialmente en las áreas de igualdad de oportunidades de empleo, compensación y beneficios, relaciones laborales, seguridad y salud en el trabajo. a) Discriminación LaLey de Derechos Civiles prohíbe la discriminación en todas las áreas de la relación laboral, tales como la contratación, las oportunidades de ascenso, los pagos por indemnización, las sanciones y los despidos contra miembros de determinadas clases protegidas en función de factores como la raza o el color, el género, las creencias religiosas, o el origen nacional. b) Acción Afirmativa Algunas órdenes ejecutivas exigen a los empleadores que tienen contratos con el gobierno participar en acciones afirmativas, buscando y contratando intencionalmente empleados de grupos que están subrepresentados en la organización. Estas organizaciones deben tener un plan de acción afirmativa por escrito que describa las metas de empleo para grupos infrautilizados y cómo se alcanzarán. También se requiere que estos empleadores actúen afirmativamente al contratar veteranos y personas discapacitadas calificadas, y les prohíbe la discriminación por discapacidad y exige que los empleadores brinden adaptaciones razonables para los empleados discapacitados. Finalmente, la Ley prohíbe la discriminación contra las mujeres embarazadas. c) Compensación y Beneficios Las leyes también regulan la compensación y los beneficios a los empleados. La Ley de Normas Laborales Justas, establece un salario mínimo y exige el pago de las horas extraordinarias por el trabajo que exceda las 40 horas por semana. Los empleados asalariados profesionales, ejecutivos y administrativos están exentos de las disposiciones mínimas de salario por hora y horas extras. 37 La Ley de Igualdad Salarial exige que se pague a hombres y mujeres la misma cantidad por hacer el mismo trabajo. Los intentos de eludir la ley teniendo diferentes títulos de trabajo y tasas de pago para hombres y mujeres que realizan el mismo trabajo también son ilegales. No obstante, basar el salario de un empleado en la antigüedad o el rendimiento es legal, incluso si eso significa que a un hombre y a una mujer se les pagan montos diferentes por hacer el mismo trabajo. Ciertos beneficios son obligatorios, como el seguro de compensación laboral para los empleados que se lesionan en el trabajo. La Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) requiere que los empleadores brinden hasta 12 semanas de ausencia no remunerada para emergencias familiares y médicas. d) Salud Ocupacional La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) ordena directamente la provisión de condiciones de trabajo seguras. Requiere que los empleadores: • proporcionen un lugar de empleo libre de peligros que puedan causar la muerte o daños físicos graves; y • obedezcan los estándares de seguridad y salud establecidos por el Departamento de Trabajo. Las normas de seguridad están destinadas a prevenir accidentes de trabajo, mientras que las normas de salud ocupacional se refieren a la prevención de enfermedades laborales. e) Otros asuntos legales El acoso sexual se define como aquellos avances sexuales no deseados en el ambiente de trabajo. Si la conducta no es bienvenida y ocurre con la frecuencia suficiente como para crear un entorno de trabajo abusivo, el empleador es responsable de cambiar el ambiente advirtiendo, reprendiendo o despidiendo al acosador. 38 El concepto de empleo a voluntad sostiene que tanto el empleador como el empleado tienen el derecho mutuo a rescindir una relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo, con o sin previo aviso al otro. 6.3 Selección de Personal La selección de personal supone o cubre las siguientes funciones: • Reclutamiento: proceso de atraer a personas calificadas para solicitar puestos de trabajo que una organización está tratando de llenar • Reclutamiento interno: considerando a los empleados actuales como candidatos para vacantes • Reclutamiento Externo: atraer personas fuera de la organización para solicitar empleos Una vez que el proceso de reclutamiento ha atraído a un grupo de solicitantes, el siguiente paso es seleccionar a alguien para contratar. La intención del proceso de selección es recopilar de los solicitantes la información que predecirá el éxito en el trabajo, y luego contratar a los candidatos que tengan más probabilidad de éxito. Para ello se cumplen los siguientes pasos: • Formatos de aplicación • Pruebas • Entrevistas • Polígrafo • Exámen de drogadicción • Chequeo del crédito • Referencias 6.4 Compensación y beneficios Las personas que trabajan para una empresa esperan que se les pague bién, y la mayoría de los trabajadores de hoy también esperan ciertos beneficios de sus empleadores. De hecho, un factor importante en la retención de trabajadores calificados es el sistema de compensación de una empresa, el paquete total de recompensas que ofrece a los empleados a cambio de su trabajo. 39 Los salarios se pagan por el tiempo trabajado. Por ejemplo, si su trabajo le paga $ 10 por hora, ese es su salario. Un sueldo, por otro lado, se paga por realizar un trabajo por lo general de tipo profesional. Los sueldos generalmente se expresan como una cantidad pagada por mes o año. a) Programas de incentivos Los estudios han demostrado que más allá de cierto punto, más dinero no producirá un mejor rendimiento. El dinero motiva a los empleados solo si está directamente relacionado con el rendimiento. Un nuevo plan de incentivos se llama pago por desempeño (o pago variable). En esencia, los gerentes intermedios son recompensados por un rendimiento especialmente productivo con ganancias que exceden significativamente el costo de los bonos. Algunos programas de incentivos se aplican a todos los empleados de una empresa. Bajo los planes de participación en los beneficios, por ejemplo, los beneficios obtenidos por encima de cierto nivel se distribuyen a los empleados. Además, los planes de participación distribuyen bonos a los empleados cuando los costos de una empresa se reducen a través de una mayor eficiencia laboral. b) Programas de beneficios Los beneficios, la compensación además de los sueldos y salarios y otros incentivos ofrecidos por una empresa a sus trabajadores, representan un porcentaje creciente de la mayoría de los presupuestos de compensación. La mayoría de las empresas están obligadas por ley a pagar impuestos por los beneficios de jubilación del Seguro Social y a proporcionar un seguro de compensación para trabajadores, un seguro para compensar a los trabajadores lesionados en el trabajo. La mayoría de las empresas también ofrecen seguros de salud, vida e incapacidad para sus trabajadores, así como tiempo libre pagado para vacaciones y vacaciones. 6.5 Desarrollo de la fuerza de trabajo En la GRH, la capacitación generalmente se refiere a enseñar a los empleados operativos o técnicos, cómo hacer el trabajo para el que fueron contratados. El desarrollo se refiere a la enseñanza de los gerentes y profesionales de las habilidades necesarias para los trabajos actuales y futuros. La mayoría de las organizaciones ofrecen programas regulares de capacitación y desarrollo para gerentes y empleados. Cuando los empleados deben aprender una habilidad física, se necesitan métodos que permitan la práctica y el uso real de herramientas y materiales, como en la capacitación en el trabajo o de vestíbulo. La capacitación de vestíbulo permite a los 40 participantes enfocarse en la seguridad, el aprendizaje y la retroalimentación