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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIO ADMINIS UNIDAD SECCIÓN DE ESTUDIOS DE P Clima Organizacional textil caso: HIL S.A. d TE Que para obtener el grado Especi ADMINISTRACIÓ Pres Marc Directora M. en C. Susan R DE COMERCIO Y TRACIÓN TEPEPAN OSGRADO E INVESTIGACIÓN en una mediana empresa ATURAS SELECTAS, e C.V. SIS de Maestra en Ciencias con alidad en N DE NEGOCIOS enta: ela Adriana Montufar Navarro de Tesis: a Jiménez Vidal México, D. F., Abril de 2006 2 3 … CON CARIÑO A: Mi hijo Ignacio Maximiliano, por toda su ternura, cariño y por todos los momentos tan hermosos que he podido experimentar gracias a él. Mi esposo por todo su cariño, comprensión y apoyo. Yo también te quiero. Toda mi familia. En particular a mis padres y a mi abuelita. Gracias papá. 4 AGRADECIMIENTOS A Dios por fortalecerme en los momentos más difíciles de mi vida. A todos mis profesores que me apoyaron incondicionalmente para realizar este trabajo, en especial A: • • • • • • • • • • • • M. en C. Susana Jiménez Vidal, por su valiosísimo tiempo y apoyo incondicional. M. en C. Emma Frida Galicia Haro, por entusiasmarme en los momentos difíciles. M. en C. Silvia Galicia, por todas sus atenciones. M. en C. Héctor Manuel Leal Pérez, por su apoyo. M. en C. Magdalena Chaín Palavicini, por sus consejos. M. en C. Mariana Marcelino, por su apoyo y atenciones. Dra. Lourdes Münch Galindo, por la forma en que transmite su conocimiento. Dr. Sergio Levin Kosberg, por todo su apoyo y disposición. M. en C. José Ruiz Piña, por su apoyo en el inicio de la maestría. M. en C. José González Pedrero, por sus sabios consejos. M. en C. Esperanza Verduzco Ríos, por su tiempo y sus consejos tan certeros. … y a todos los que laboran en la Sección de Graduados por todas las atenciones y facilidades. La empresa Hilaturas Selectas, S.A. de C.V. por el apoyo que me brindó durante el tiempo en que realicé este trabajo de investigación. Marcela A. Montufar Navarro. 5 ÍNDICE RELACIÓN DE CUADROS Y GRÁFICOS........................................................... 8 RESUMEN............................................................................................................ 10 GLOSARIO………………………………………………………..............…........…. 11 INTRODUCCIÓN………………………………………………………………... CAPÍTULO I. PROBLEMATIZACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA HILATURAS SELECTAS, S.A. de C.V......………………................. 1.1. Justificación…………………………………………………………......…..... 1.2. Objetivos......…………………………………………………………............. 1.3. Problemática…..…………………………………………………….............. 1.4. Tipo de estudio.................………………………………………………....… 1.5. Sujetos..................................................................................................... 1.6. Escenarios............................................................................................... 1.7. Instrumentos............................................................................................. 1.8. Procedimientos................................................................................. 18 20 21 22 22 27 27 28 28 29 CAPÍTULO II. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA…….....… 2.1 Evolución histórica de la empresa……………………………………………...…. 2.2. Estructura organizacional………………………………………………....… 2.3. Dirección y funcionalidad de la estructura…………………………….....… 2.4. Conducción de las acciones……………………………………….....…...... 2.5. Prácticas de la administración………………………………………….....… 2.6. Proceso de decisión………………………………………………………..... 2.7. Necesidades de los miembros……………...…………………………....… 2.8. Condiciones físicas de trabajo………...………………………………....... 33 34 37 40 41 43 44 45 46 CAPÍTULO III. CONCEPTUALIZACIÓN Y DEFINICIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL……………………………….................................................. 50 3.1. Marco teórico………………………………………………………………. 3.1.1. Importancia del clima organizacional en la industria........................... 51 51 3.1.2. Conceptualizaciones del clima organizacional………........................... 52 3.1.3. Dimensiones del clima organizacional…………...................................... 55 3.1.4. Liderazgo como factor en el sistema organizacional…………..…… 64 3.2. Comunicación……………………………………………………………...... 3.2.1. Concepto.......................... ………………………………………….…... 3.2.2. Modelo de gestión de comunicación para el cambio organizacional 3.2.3. Modelo de Lasswell………………….......…………………………......... 3.2.4. El manual como medio de comunicación............................................ 3.3. Motivación y satisfacción en el trabajo.....................................…............. 3.4. Teoría de las expectativas de Vroom...................................................…. 3.5. Satisfacción laboral...........................……………………...........……….…. 66 66 72 74 75 76 80 84 6 3.6. Teoría de Herzberg.................... …………………………...........……….... 3.7. Sistema de recompensas justas............................................................... 3.8. Modelos de remuneraciones................................................................... 86 87 87 3.9. El efecto de la incertidumbre................................................................... 90 CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA HILATURAS SELECTAS, S. A. DE C.V………………………………………………………………………....…………. 91 4.1. Análisis cualitativo…………………......……………………………………. 4.1.1. Nivel gerencial…………………………………………………..……… 92 92 4.1.2. Nivel operacional……………………………….......................………… 99 CAPÍTULO V. LA PROPUESTA 112 5. La propuesta.............................................................................................. 5.1. Propuesta para disminuir los puntos negativos de: incomunicación, insatisfacción e incertidumbre que afectan el clima organizacional en la empresa Hilaturas Selectas, S.A. de C.V............................................................ 5.2. Comunicación………………………………………………...................…… 5.3. Satisfacción laboral..............................................…………........……….. 5.4. Incertidumbre...........…………………………………………….....………… 113 113 113 120 124 CONCLUSIONES..........………………………..........…………………………….. 129 Bibliografía............................................................................................................ 134 ANEXOS: 1. Normas…………………………………........………….............…………………. 139 2. Entrevista diagnóstica a gerentes y operarios sobre su percepción del clima organizacional en la empresa............................................................................... Cuestionarios guía: a) Para gerentes................................................................................................. b) Para empleados............................................................................................... 145 146 147 3. Resultados de la entrevista-diagnóstica a gerentes, administrativos y operarios sobre la percepción de sus actividades, las de su jefe y del clima organizacional..............................................………....…………………...........…. 148 4. Cuestionarios sobre el clima organizacional en el que se desenvuelven........ a)Nivel gerencial.................................................................................................. b) Nivel operacional.............................................................................................158 159 163 7 RELACIÓN DE CUADROS Y GRÁFICOS TÍTULO DE FIGURA: Página 1. Organigrama de la empresa……………………........ 38 2. Prácticas administrativas en Hilaturas Selectas, S.A. de C.V……………………………….…………......... 43 3. Proceso de decisión actual………………………....... 44 4. Necesidades de seguridad e higiene, de acuerdo con Herzberg…………………………………………....... 45 5. Dimensiones del clima organizacional...................... 54 6. Impacto de los factores en el comportamiento de los empleados a partir de su percepción………………. 60 7. Modelo de Lasswell………………………………....... 74 8. Teoría de las expectativas........................................ 82 9. Modelo ampliado de las expectativas de Porter y Lawler........................................................................... 83 TÍTULO DE LA GRÁFICA Página 1. Resultados del cuestionario para la evaluación del clima organizacional a nivel gerencial.......................... 92 2. Medición, análisis y mejora....................................... 94 3. Condiciones y seguridad laboral.............................. 96 4. Gerencia................................................................... 98 5. Resultados del cuestionario para la evaluación del clima organizacional a nivel operacional...................... 99 6. Situación personal.................................................... 101 7. Factor de satisfacción laboral................................... 103 8. Factor identidad e imagen de la empresa................ 104 9. Factor de recursos e interacción.............................. 105 10. Factor de permanencia.......................................... 106 11. Factor de liderazgo................................................. 108 12. Factor de lealtad..................................................... 109 13. Factor de competencia........................................... 110 14. Factor estratégico................................................... 111 8 TÍTULO DE CUADRO Página 1. Línea de productos de la empresa Hilaturas Selectas, S.A. de C.V...................................................................................................... 35 2. Número de personal por departamento........................................... 39 3. Resumen de las observaciones realizadas en el comportamiento.... 42 4. Dimensiones y medidas..................................................................... 56 5.Dimensiones del clima organizacional en cuatro instrumentos de medición................................................................................................. 58 6. Tipos de clima organizacional de acuerdo con la teoría de Likert..... 60 7. Tipos de liderazgo.............................................................................. 65 8. Taxonomía original de las necesidades, de Murray.......................... 77 9. Modelos de remuneración.................................................................. 88 10. Flexibilidad del trabajo en Europa.................................................... 89 9 RESUMEN La importancia del clima organizacional resalta en el estudio realizado en una mediana empresa de la Industria Textil “Hilaturas Selectas, S.A. de C.V.”, donde se hizo la evaluación de tres factores conflictivos: comunicación, incertidumbre y satisfacción laboral que afectan el ambiente y comportamiento del personal en los niveles: gerencial y operacional. A partir de esta evaluación se identificaron áreas de oportunidad para diseñar una propuesta y redefinir los sistemas de comunicación e información, elevar la confianza de los empleados en la organización, y mejorar las condiciones de trabajo para lograr una satisfacción en los trabajadores y disminuir el umbral de incertidumbre, todo esto bajo la suposición de que de esta manera es posible crear un clima organizacional adecuado para lograr los objetivos organizacionales. ABSTRACT The importance of the organizational clime is evident in the study done in a medium enterprise of the textile industry “Hilaturas Selectas, S. A. de C. V.” where was done an evaluation of the tree conflictive factors: communications, uncertainty and satisfaction that affected the personal environment and behavior in the management and operational levels. Starting from this evaluation it was identified opportunity areas to design a proposal and a redefinition of the communication and information systems, to elevate the trust of the employees in the organizations, and make better the working conditions in order to get a workers’ satisfaction and to diminish the uncertainty threshold, all under the suppositions that in this way is possible to create a suitable organizational clime in order to obtain the organizational objectives. 10 GLOSARIO C CLIMA ORGANIZACIONAL Es el ambiente percibido por los recursos humanos de la empresa a partir de las relaciones que tienen con el subsistema estructural, es decir, las políticas, reglas, procedimientos, trámites y hasta limitaciones que tienen que enfrentar los recursos humanos en el desarrollo de su trabajo y que determinan el comportamiento consecuente, que impacta la productividad. CULTURA ORGANIZACIONAL Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y aceptan los miembros de una organización. COMUNICACIÓN Es el proceso mediante el cual las personas que trabajan en las organizaciones transmiten información entre sí e interpretan su significado. D DELEGAR Es el acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formal para realizar actividades específicas. DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN Enfoque gerencial que ayuda a los gerentes a prepararse para administrar el cambio dentro de un mundo cambiante. 11 DESARROLLO ORGANIZACIONAL Conjunto de valores, visiones, conceptos y técnicas de índole psicosocial orientadas a apoyar el cambio planificado en organizaciones. DIAGNÓSTICO Etapa de la consultoría en la cual se describe, sin evaluarse, la situación actual de una organización, de un grupo o de una persona. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO Diagrama usado para organizar y mostrar, en forma pictórica, las posibles causas de un problema o circunstancia. También llamado diagrama de espina de pescado y diagrama de Ishikawa. E EFICACIA ORGANIZACIONAL Capacidad para determinar los objetivos adecuados dentro de una Organización "hacer lo indicado". EFICIENCIA Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. "hacer las cosas bien". EMPOWERMENT Proceso estratégico que mejorará la efectividad y el desempeño en las organizaciones, busca cambios significativos en la cultura y el clima de la organización y maximizar la utilización de las diferentes capacidades del personal. 12 ENTORNO Conjunto de elementos que rodean a una organización. Instituciones o fuerzas externas a la organización que tienen potencial para afectar su rendimiento. ERGONOMÍA Estudio de las interacciones humanas con tareas, equipo, herramientas y el ambiente físico. ESTÁNDAR Unidad de medida adoptada y aceptada comúnmente como criterio. ESTRATEGIA Esquema que contiene la determinación de los objetivos o propósitos de largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir. Es la manera de organizar los recursos. G GERENTE Personal de una organización que tiene autoridad para tomar decisiones que comprometen a la misma. I INCERTIDUMBRE Según el Larousse, diccionario enciclopédico, (2004): Que no tiene límites definidos. 13 L LIDERAZGO Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas. Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un objetivo.M MISIÓN Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una organización, un área o un departamento. Razón de ser de una organización. O ORGANIGRAMA Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. ORGANIZACIÓN Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico. 14 ORGANIZACIÓN FORMAL División del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones. ORGANIZACIÓN INFORMAL La "organización" que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. R ROL Una serie de patrones esperados de conducta atribuidos a quien ocupa una posición dada en una unidad social. ROTACIÓN DE PUESTOS Práctica de cambiar a los individuos de un puesto a otro para incrementar la motivación y el desempeño potencial. S SISTEMA DE INFORMACIÓN Es aquel que permitirá una mejora administrativa de tal manera que proporciona los datos correctos, a la persona indicada y en el tiempo exacto. SISTEMA DE COMUNICACIÓN Un buen sistema de comunicación tiene como objeto: poder estar informado o el de informar a los demás, además de influir o ser influido por los demás. 15 T TAXONOMÍA Parte de la historia natural que trata de la clasificación de los seres. TEORIA Es una explicación sistemática de los hechos que son observados y leyes relacionadas con un particular aspecto de la vida. TEORIA DE LOS SISTEMAS Parte de los problemas específicos de la sociología industrial, y en particular del problema de la interacción entre la organización social y la organización técnica de la empresa. TEORIA ORGANIZACIONAL DE LIKERT Establece que el comportamiento asumido por los subordinados depende directamente del comportamiento administrativo y las condiciones organizacionales que los mismos perciben. TORMENTA DE IDEAS Técnica que promueve la creatividad fomentando la generación de ideas por medio de la discusión no crítica. U UNIDAD DE MANDO Principio de administración que establece que cada supervisado debe informar sólo a un supervisor. 16 V VARIANZA Fluctuación promedio de un determinado valor de la población dada. 17 INTRODUCCIÓN Debido a la competencia que se vive en la actualidad, es una condición indispensable mejorar como empresa y de esta manera lograr ser altamente competitivos. El primer paso, es que la misma entidad se conozca y reconozca los puntos débiles, mejor conocidos como áreas de oportunidad, para poder fortalecerlos. En este trabajo se sustenta la tesis de que, para alcanzar las metas el elemento más importante es el recurso humano, por lo tanto cobra particular relevancia entender qué piensan los empleados sobre el lugar, donde trabajan las personas con las que trabajan y sobre su status, además de sus sentimientos con respecto a la labor que desempeñan. Es decir, se intenta abordar el estudio del clima organizacional, entendiéndose éste como el ambiente percibido por los recursos humanos de la empresa Hilaturas Selectas S.A. de C. V., a partir de las relaciones que tienen con el subsistema estructural, es decir, las políticas, reglas, procedimientos, trámites y hasta limitaciones que tienen que enfrentar los recursos humanos en el desarrollo de su trabajo y que determinan el comportamiento consecuente, que impacta la productividad. (Brunet, 2002 y Litwin y Stinger, 1978, citados por Goncalvez A., 1997.) Específicamente este trabajo, se divide en cinco capítulos, cuya lógica obedece al interés, primeramente de conocer la empresa, en sus aspectos relacionados con el sistema organizacional, es decir la tecnología, su organización interna, su estructura social, liderazgo, prácticas de la administración, procesos de administración y las necesidades de sus miembros. Es así que en este primer capítulo, se proporciona una breve descripción de la empresa desde sus orígenes hasta la actualidad, condiciones físicas de trabajo, giro de la empresa, estructura, misión, visión y las características funcionales, que incluye la organización de su sistema de producción; además de las prácticas de 18 administración, condiciones de trabajo y procesos de decisión que se llevan a cabo en esta empresa por citar algunos puntos. En el segundo capítulo se ha ubicado el objeto de estudio y la problemática con relación a los indicadores seleccionados para evaluar las dimensiones del clima organizacional, es decir, el ambiente organizacional percibido y la motivación producida, lo cual nos lleva a entender los comportamientos y las actividades de interacción y sentimientos, así como las consecuencias para la organización, que por supuesto implica la problemática concreta que está inmersa en el clima organizacional. En el tercer capítulo se presenta el esquema conceptual que fundamenta y justifica la propuesta teórica que se presupone permitiría la superación de las condiciones que afectan de manera negativa el clima organizacional y que permitirían obtener un óptimo aprovechamiento del sistema organizacional de los factores motivantes que afectan la percepción de los empleados para lograr un máximo de productividad en los mismos. Para el desarrollo del cuarto capítulo, se realizó el análisis de los resultados de la aplicación de los instrumentos aplicados para detectar la problemática y derivar la propuesta descrita en el quinto y último capítulo; en dicha propuesta se presenta el esquema en los tres rubros que la componen (comunicación, incertidumbre y satisfacción laboral) y que tiene como objetivo abatir la problemática que atañe a la empresa en cuestión. Finalmente, se dan las conclusiones de este trabajo de investigación. 19 PROBLEMATIZACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA HILATURAS SELECTAS, S. A. DE C. V. CAPÍTULO I 1.1 JUSTIFICACIÓN 1.2 OBJETIVO 1.3 PROBLEMÁTICA 1.4. TIPO DE ESTUDIO 1.5. SUJETOS 1.6. ESCENARIOS 1.7. INSTRUMENTOS 1.8. PROCEDIMIENTOS 20 1.1 JUSTIFICACIÓN Como se ha mencionado en la introducción de este documento, se intenta abordar el estudio del clima organizacional, entendiéndose éste como el ambiente percibido por los recursos humanos de la empresa Hilaturas Selectas S. A. de C. V., a partir de las relaciones que tienen con el subsistema estructural, es decir, las políticas, reglas, procedimientos, trámites y hasta limitaciones que tienen que enfrentar los recursos humanos en el desarrollo de su trabajo y que determinan el comportamiento consecuente, que impacta la productividad. (Brunet, 2002 y Litwin y Stinger, 1978, citados por Goncalvez A., 1997.) Así mismo, en los siguientes párrafos de este capítulo se encontrarán aspectos elementales como: la problemática, el tipo de estudio que se realizó, los sujetos, escenarios, instrumentos y procedimientos necesarios para la elaboración de esta tesis. Para la realización de este trabajo fue necesario contar con el apoyo de la gerencia de la empresa para que el personal operativo y gerencial diera respuesta a los cuestionarios preparados para encontrar las fallas y las áreas de oportunidad. 21 1.2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar una propuesta teórica para solventar los factores del sistema organizacionaly las tendencias motivacionales de los empleados de la empresa Hilaturas Selectas, S. A. de C. V., percibidas por los empleados como negativas (incomunicación y desinformación, insatisfacción e incertidumbre) para desempeñarse en la organización. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar las acciones necesarias para formalizar los sistemas de comunicación e información. Identificar las acciones para reducir la insatisfacción de los empleados operativos y reducir el umbral de incertidumbre prevaleciente. 1.3. PROBLEMÁTICA Actualmente la empresa Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. ha llegado a un punto de crecimiento en el que se requiere una reestructuración en su sistema administrativo para consolidar procesos, procedimientos y sus recursos humanos, logrando que éstos sean altamente competitivos. De tal manera que las primeras preguntas que se consideraron necesarias responder fueron: ¿qué es lo que ocurre en esta empresa?, ¿cuáles son los puntos que conforman la problemática en esta empresa? y también ¿qué es lo que recomiendan o cuáles son las áreas de oportunidad que sugieren los mismos gerentes? Por supuesto que estudiar un sistema administrativo resulta muy complejo dada la naturaleza del mismo, por esta razón, en esta tesis se realizó un esfuerzo por 22 http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml identificar la problemática mediante la detección de las quejas del personal operativo y ejecutivo expresadas de manera verbal, la observación de los comportamientos del personal y la aplicación de cuestionarios para gerentes y empleados, (tanto administrativo como operarios.) Los resultados de esta indagación señalan que los procesos que interfieren en el logro de una percepción positiva de los empleados sobre las condiciones que le ofrece la empresa para realizar sus labores y por ende presentar una actitud positiva hacia su trabajo están inmersos en los sistemas de información y comunicación. En los siguientes párrafos se encuentran descritos específicamente los aspectos descubiertos por estos procesos que merman dicha percepción y que son los que deben ser retomados para mejorar el clima organizacional. Las preguntas realizadas a los gerentes de la empresa y la observación del comportamiento del personal que labora en la empresa en estudio, arrojaron los siguientes datos: (ver anexos 2 y 3) • La mayoría de los empleados administrativos, operarios y los ejecutivos de nivel medio superior, consideran en general, que tienen un clima organizacional insatisfactorio. • La mayoría de los empleados, en lo que respecta al clima organizacional en general perciben inseguridad para conservar el puesto, además de que es considerado como un tanto denso en los diferentes departamentos que conforman a la empresa en estudio; sólo en el departamento de control de calidad específicamente, los entrevistados aseguran que el ambiente en este departamento es cordial y que no sienten inseguridad. • La percepción de los empleados varía de acuerdo con los rumores que se escuchan en los pasillos o bien con la temporada de producción, es decir, si es “temporada alta” consideran que se les exige más de lo que deben o 23 pueden producir y que la retribución es injusta; en cambio en la “temporada baja”, los empleados se estresan mucho debido a que tienen la expectativa de un despido imprevisto. • La información, instrucciones y/o comunicaciones formales, que reciben, consideran, que en la mayoría de las ocasiones es inadecuada, carece de claridad y es necesario solicitar una explicación adicional del contenido de la información. Los gerentes también están de acuerdo que el flujo de la información entorpece la comunicación con los altos ejecutivos y sus subalternos y que se requiere mayor capacitación. • Las metas a corto plazo no son dadas a conocer de manera oportuna por la mayoría de los gerentes. • El compromiso de los empleados con la empresa ha disminuido considerablemente en los últimos diez años, pues anteriormente había más apoyo y más facilidades para los trabajadores de la empresa. • Otro problema que se detectó durante las diferentes visitas a la planta es que los empleados en general se quejan de su salario y de la falta de reconocimiento a su trabajo; algunos reconocen el poco interés por los asuntos de la empresa y otros justifican su trabajo incompleto debido a que su salario no ha sido revisado o porque son eventuales; y por estas razones se supone otro problema de satisfacción laboral. • Los gerentes y empleados consideran que el mobiliario y su disposición en el espacio físico ofrece buenas condiciones para desempeñar su trabajo sin contratiempos. Solamente el área de contabilidad considera que es necesario proporcionarles recursos técnicos y tecnológicos actualizados porque los que tienen están obsoletos. 24 De acuerdo a los resultados obtenidos en las respuestas a las preguntas anteriores, se tienen evidencias de que la opinión de los gerentes es compartida con sus empleados, es decir, que los problemas fundamentales en la empresa son de satisfacción, comunicación e inseguridad básicamente. Para efectos de esta tesis, la problemática encontrada tiene su causalidad en los aspectos que conforman el sistema organizacional y la motivación producida, ya que los sentimientos expresados de incertidumbre están relacionadas con el uso de poder en el liderazgo de los ejecutivos de la empresa, así mismo la deficiente comunicación en una falta de estructura organizacional adecuada para canalizar las reacciones de agresión y temor; por último la insatisfacción o no satisfacción de los empleados como consecuencia de las prácticas de la administración que estimulan en poco o nada a los empleados. De acuerdo con la información recaudada a través de los cuestionarios aplicados y los comentarios obtenidos a lo largo de diversas visitas realizadas a la planta se elaboró el siguiente análisis FODA (Fuerza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). 25 Análisis FODA FUERZAS: Cuenta con representaciones comerciales en los principales centros de confección del país, como son: Guadalajara, Monterrey y Mérida Realizan constantemente diseños innovadores y vanguardistas, según las necesidades del mercado El posicionamiento a nivel nacional en el mercado textil de tejido de punto es del 5% Al personal le gusta el trabajo que realiza En general existe un buen compañerismo Cuentan con buena información en caso de algún sismo, incendios, fugas tóxicas y primeros auxilios (en forma escrita, carteles, trípticos, pláticas, prácticas, material impreso con fotografías DEBIDILIDADES: Para un tipo de teñido se necesita de un químico importado Debido a la mala comunicación entre los departamentos, la empresa ha tenido dificultades con fechas de entrega, La informalidad de la comunicación genera gran cantidad de distorsiones en el flujo de las instrucciones y la información de tal manera que origina inseguridad en los empleados Falta de recursos tecnológicos que permita formalizar la comunicación con procedimientos establecidos y sistematizados Se carece de un sistema de estímulos y reconocimientos que sean objetivos de tal forma que motive al personal a realizar su trabajo Los líderes formales carecen de capacitación y formación para administrar los recursos humanos por lo que el aspecto que resalta por su ineficiencia es la delegación de responsabilidades Se encontraron evidencia de competitividad entre departamentos y conductas que denotan falta de cooperación e interrelación social Inexistencia de un sistema de información formal por lo que se duplican los procedimientos que se llevan a cabo parael control interno Existen algunas áreas que requieren mayor mantenimiento por el deterioro que presentan El dueño de la empresa tiene desinterés por invertir en la empresa OPORTUNIDADES: Existen organizaciones que permiten mejorar los sistemas de comunicación Existe tecnología de punta que no es tan cara y puede mejorar el flujo de información Pueden tener vinculación con escuelas de ingeniería para que los alumnos de éstas desarrollen programas de mantenimiento preventivo y correctivo Existen empresas que ofrecen cursos de capacitación para mejorar el liderazgo Buscar el mayor aprovechamiento de sus recursos humanos. AMENAZAS: El mercado negro La enorme competencia Las empresas de competencia tienen una menor o igual capacidad para la producción y para enfrentar un sobrecosto de aranceles, sin embargo la amenaza que corre la empresa Hilaturas Selectas es que las demás empresas maduren hasta su nivel y puedan crear un clima organizacional propicio para que sus empleados se sientan con la fuerza suficiente para enfrentar la competitividad externa y lograr manejar su capital intelectual como su inversión más valiosa Seguridad en el trabajo 26 Puesto que la problemática según la percepción de los entrevistados, se concentra básicamente en los sistemas de comunicación e información y en los sentimientos de insatisfacción e incertidumbre habría que saber: Si se reestructura y formaliza el sistema de comunicación en la empresa, ¿mejoraría la percepción de los empleados con respecto a su conocimiento de los mismos?, ¿la incertidumbre e inseguridad que los empleados perciben disminuiría si se implanta un sistema de estímulos y si se revisan las formas de administración de remuneraciones? y por último, ¿se evitaría la insatisfacción de los empleados si se diseña un sistema de estímulos que impacte sobre las necesidades de logro de los mismos?, estas preguntas que se instituyen como el cuestionamiento a investigar de este trabajo de tesis sugiere el origen a una hipótesis conceptual, ya que es una investigación exploratoria exclusivamente. 1.4. TIPO DE ESTUDIO Se realizó una investigación de tipo exploratorio, de acuerdo con Hernández Sampieri, R., Fernandez Collado C. (2003). Posteriormente se diseñó la propuesta sobre las variables de impacto negativo sobre la percepción de los empleados. 1.5. SUJETOS El total de los empleados que laboran en la planta son: 277 personas, de las cuales 270 corresponden al nivel operativo (operarios y administrativos) y 7 son gerentes; se seleccionaron al azar 43 operativos (que corresponden al 15.92%) y a los 7 gerentes para aplicar los cuestionarios respectivos que se encuentran en el anexo 4. 27 1.6. ESCENARIOS Las entrevistas realizadas para la elaboración del diagnóstico a la empresa Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. se llevaron a cabo en los departamentos de: tejido, teñido, crédito y cobranzas, relaciones industriales, contabilidad, compras tesorería, programación, almacén de producto terminado, revisado previo, lienzos, remallado, laboratorio químico, centrifugado, acabado en rama, calandra y secado. 1.7. INSTRUMENTOS Se hizo una adaptación de una parte del instrumento de ISO-9000-2000, para nivel gerencial, que consta de las siguientes variables: medición, análisis y mejora; condiciones y seguridad laboral y finalmente el rubro de gerencia; el análisis de lo anterior se realizó con el fin de tener un panorama más completo y real sobre la situación actual. Es conveniente resaltar que este instrumento se utilizó únicamente como referencia. En lo que respecta al instrumento utilizado para el nivel operativo u operacional, se tomó en cuenta tanto a los trabajadores de planta como a los administrativos de la empresa; dicho instrumento fue validado por el Dr. Cuadrado de la Universidad Pontificia de Madrid, España. Para evaluar la percepción del nivel operativo, se tomaran en cuenta nueve factores que son: situación personal, satisfacción laboral, identidad e imagen de la empresa, recursos e interacción, permanencia, liderazgo, lealtad, competencia, y por último el factor estratégico; también se adaptó y se aplicó para determinar la situación que actualmente compete a la empresa y por consecuencia a este trabajo de tesis. 28 1.8. PROCEDIMIENTOS Para la realización del estudio consistió en tres etapas: 1ª. ETAPA DE PREDIAGNÓSTICO Y DIAGNÓSTICO. En esta etapa se realizó lo siguiente: a) Se aplicó una entrevista prediagnóstica (VER ANEXO 2), al gerente del área de comercialización quien fue designado para proporcionar la información preliminar de la empresa. b) Así mismo se consideró necesario aplicar una entrevista a 7 operarios con el propósito de tener un prediagnóstico completo. (VER ANEXO 2). c) A partir de la información obtenida en las primeras entrevistas, se adaptaron y aplicaron dos cuestionarios para identificar los siguientes factores: El primer cuestionario (Ver anexo 4) se aplicó a gerentes para identificar las zonas de percepción inadecuada de los mismos e identificar el perfil del clima organizacional. Este cuestionario, se diseñó y aplicó para identificar la percepción de los gerentes sobre los procesos de medición, análisis y mejora; liderazgo y condiciones de trabajo. El segundo cuestionario, fue aplicado a los operarios para identificar su percepción con respecto a las siguientes categorías: situación personal, factor de satisfacción laboral, factor de identidad e imagen de la empresa, factor de recursos e interacción, factor de permanencia, factor de liderazgo, factor de lealtad, factor de competencia, factor estratégico. 29 d) Posteriormente se realizó el tratamiento estadístico a los datos para obtener los resultados cuantitativos. 2ª. ETAPA: INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL. De acuerdo con lo antes ya citado, se procedió a realizar: a) Una recopilación de material bibliográfico sobre clima organizacional en diferentes fuentes. b) Se obtuvo información sobre la evolución histórica de la empresa. c) Se analizó todo el material obtenido de diferentes referencias bibliográficas como libros, publicaciones, tesis y páginas web para hacer una selección y elaborar el marco teórico. 3ª. ETAPA. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA. Para la elaboración de la propuesta se tomaron en cuenta las tres variables: comunicación, incertidumbre y satisfacción laboral. 1. COMUNICACIÓN. Con el objeto de mejorar la comunicación se propusieron dos acciones; la primera sugiere comunicación escrita, para esto se sugiere la elaboración de manuales, establecer formatos de memorandos y oficios de los temas más utilizados e implementar una codificación para un archivo, colocar paneles de información general donde aparezcan las noticias más relevantes, la edición de un boletín informativo, integrar un taller para desarrollo de habilidades, por mencionar algunos puntos. La segunda acción trata sobre el desarrollo de la tecnología y los medios de comunicación, realización de una base de datos, cursos de capacitación a niveles operativo y gerencial. 30 2. SATISFACCIÓN LABORAL. Para tratar de reducir la insatisfacción laboral, se propusieron tres acciones. La primera se fundamenta en base a la Teoría de las Expectativas, por lo que se sugiere realizar una revisión salarial de manera periódica, una programación de los diferentes cursos de capacitación, brindar el apoyo al personal, sobre todo cuando se trate de una emergencia, un imprevisto o algún asunto de gran importancia, por mencionar algunos puntos. La segunda acción refiere al Modelo de Herzberg y se sugiere: mejorar la iluminación en el departamento de acabado y perchado, además de respetar la estructura realizada por la propia empresa para elbuen funcionamiento, otro punto importante será: satisfacer las necesidades de los empleados tomando en cuenta su esfuerzo en la realización de su trabajo. En lo que respecta a la tercera acción, se refiere a la motivación tanto para el nivel gerencial como para el operativo. 3. INCERTIDUMBRE. Para disminuir el umbral de incertidumbre que se percibe en la empresa en cuestión se sugirieron tres acciones a seguir: la primera, con el objeto de fortalecer el valor de la recompensa y la relación que existe tanto entre el esfuerzo y el desempeño, como entre el desempeño y la recompensa. La segunda, para que los empleados puedan tener una mayor interacción independientemente de su nivel jerárquico y conocer las necesidades del personal, se sugiere colocar un buzón de sugerencias. 31 La tercera se enfoca al liderazgo, pues se considera uno de los componentes que refuerza al clima organizacional mediante aspectos como: poder, políticas, influencia y estilo, que será conveniente gestionar. 32 CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA CAPÍTULO II 2.1. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA EMPRESA 2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.3. DIRECCIÓN Y FUNCIONALIDAD DE LA ESTRUCTURA 2.4 CONDUCCIÓN DE LAS ACCIONES 2.5 PRÁCTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN 2.6 PROCESOS DE DECISIÓN 2.7 NECESIDADES DE LOS MIEMBROS 2.8 CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO 33 2.1. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA EMPRESA El lector encontrará en las siguientes líneas, algunos datos importantes y necesarios para conocer a la empresa en estudio, es decir, la forma en que Hilaturas Selectas se estructuró desde hace tiempo partiendo del supuesto de que dicha estructura le proporcionaría al empleado un ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como futuro contribuiría con la mayor eficacia para alcanzar las metas del grupo. El análisis se realizó tomando como referencia las características organizacionales que propone Goncalves (1997)1, las cuales impactan directamente en la percepción de los empleados y conforman como consecuencia lógica, el clima organizacional de la empresa. Esta propuesta se describe con mayor detalle en el marco teórico. Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. fundada en 1964, es una empresa 100% mexicana que produce exclusivamente tejidos de punto de alta calidad para abastecer de forma satisfactoria las necesidades del mercado textil en general. La empresa tiene estipulada legalmente una línea de productos en el giro de la industria textil, que se describen a continuación: 1 Goncalves, A. (1997), Clima Organizacional, noviembre 16, 2002 en http://www.phparthers.com/articles/dec97 34 Cuadro 1. Línea de productos de la empresa Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. Línea de productos Pique Yucatán Rombo Creyzi Pique Dinamarca Cuadro Bullon Mosaico Bullon Raya Nebulosa Campamuza Romancillo Ali Deportista Naval Plus Veracurz Concepto Rombo Sorpresa Concepto Quaker Conceptin sin perchar Concepto Racing Concepto Mobil Conceptin Concepto State Fuente: Elaboración propia, con datos de la empresa Los tejidos de punto que fabrica esta empresa, gozan de prestigio por su amplia diversidad de diseños innovadores y vanguardistas, lo que les facilita competir al mismo nivel con las marcas más reconocidas. La creciente demanda y aceptación de sus productos, así como la satisfacción de sus clientes como Lotto, Yedid, Cla-diseños entre otros, le permite mantener una posición privilegiada en el mercado textil. Esta empresa cuenta con representaciones comerciales en los principales centros de confección del país, como son: Guadalajara, Monterrey y Mérida, de igual manera distribuye su producción a diferentes plazas regionales del país. Por otro lado la empresa reporta un posicionamiento del 5% a nivel nacional en el mercado textil de tejido de punto. Su producto estrella es conocido como 35 “concepto”, el cual ocupa el 0.2% del mercado a nivel nacional, según datos de la empresa.2 En lo que respecta al sistema de producción, esta empresa cuenta con dos tipos de producción: intermitente o discontinua y repetitiva o continua. En el caso de fabricación discontinua o intermitente se dan dos casos: • • Cuando se trabaja contra pedido de clientes, desarrollando el producto según los deseos del comprador. Cuando, aunque se trabaja contra pedido, el comprador elige del catálogo un producto que no se tiene en existencia y se debe producir un lote especial. En el sistema de producción continua, se fabrican productos de catálogo según pronóstico de ventas. En ocasiones se desarrollan nuevos productos que se ponen a prueba de aceptación por parte de los clientes y una vez aceptados forman parte del catálogo por lo que pasaron de la producción de un lote a producción continua. Estos “desarrollos” se hacen para mantenerse en el mercado, y tener siempre algún producto innovador que la empresa pueda proponer debido a los cambios en las modas. En la actualidad, la administración de la empresa determinó una estructura lineal y vertical, como lo demuestra el organigrama presentado en la página 26, por lo que se asume la posibilidad de que en la dinámica de la organización se muestren comportamientos similares dentro de la misma jerarquía, por tal motivo se decidió realizar una exploración sobre la estructura que adoptó la organización y la que le 2 Debido a cuestiones de confidencialidad, no se presenta dicha información en este trabajo. 36 dan sus empleados a partir de su comportamiento, los resultados se presentan a continuación. 2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las organizaciones que integran organigramas lineales, como es el caso de la empresa en cuestión, por lo regular tienen sistemas de comunicación e información que funcionan de la misma manera. Hilaturas Selectas, tiene una estructura muy grande como se puede observar en la Fig. No. 1, organizada de manera piramidal, aunque muy achatada y con un número considerable de mandos medios, lo cual, hace complejo y difícil el funcionamiento de dichos sistemas. 37 Fig.1. Organigrama de la empresa Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE HILATURAS SELECTAS, S.A. de C.V. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE HILATURAS SELECTAS, S.A. de C.V. DIRECCION GENERAL SUB DIRECCIÓNSECRETARIA ADMINISTRACION VENTAS COMPRAS CONTABILIDAD CREDITO Y COBRANZAS RELACIONES INDUSTRIALES ADMINISTRACION FINANZAS ADMINISTRACION Y FINANZA COORDINACION DE PLANTA COSTOS ALMACEN DE CRUDO PROGRAMACION LOGISTICA COMERCIALIZACIO N TESORERIA SEGURIDAD E HIGIENE ALMACEN DE MATERIA PRIMA GARANTIA DE CALIDAD ALMACEN DE DESARROLLO TIENDA SAN JERÓNIMO TIENDA AÑO DEJUAREZ TIENDA VIA MORELOS COORDINACION COMERCIAL DE TIENDAS ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO MANTENIMIENTO ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ADMÓN. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD SISTEMAS ORGANIZACIÓN Y METODOS INSPECCION REVISADO PREVIO TINTORERIA ADMÓN. ACABADO LABORATORIO FISICO REVISADO FINAL TEJIDO TEJIDO ADMON. TEJIDO LIENZOS REMALLADO DESARROLLOS ENCONADO ADMON. TINTORERIA PREPARACION LABORATORIO QUIMICO TEÑIDO DE HILO TEÑIDO DE TELA ACABADO SECADO ALBRETCH PERCHADO FOULARD CENTRIFUGADO CORTADO COMPACTADO RAMA CALANDRA Se cuenta con 277 empleados de los cuales, 7 son gerentes. A continuación se presenta el número de personal por departamento. Cuadro 2. Número de personal por departamento Departamento Número de empleados Departamento Número de empleados Lienzos 8 Coordinación planta 1 Enconado 4 Mantenimiento 7 Remallado 4 Aseguramiento de calidad 2 Plegado 4 Almacén de materia prima 2Teñido 30 Almacén crudo 4 Centrifugado 6 Subdirección 3 Tomboleado 4 Finanzas 1 Cortado 6 Costos 1 Foulard 6 Crédito 1 Secado 6 Sistemas 1 Perchado 20 Relaciones industriales 2 Ramas 6 Compras 2 Compactado 3 Programación 3 Calandra 4 Contabilidad 1 Revisado previo 4 Métodos y Procedimientos 1 Revisado final 4 Administración de ventas 4 Seguridad e higiene 2 Tienda 1 4 Garantía de calidad 1 Tienda 2 3 Laboratorio físico 3 Tienda 3 3 Administración de tintorería 5 Almacén de producto Terminado 20 1 Laboratorio químico 3 Almacén de desarrollos 1 Administración acabado 2 Coordinación comercial 3 Total 277 Fuente: Elaboración propia. 39 La verticalidad de la organización, determina que el estilo administrativo que caracteriza a esta empresa esté definido bajo una dinámica, cuyo énfasis está puesto en la productividad, más que en el desarrollo de los recursos humanos, como se podrá observar en los resultados de las entrevistas que se describen en párrafos posteriores de este mismo documento. 2.3. DIRECCIÓN Y FUNCIONALIDAD DE LA ESTRUCTURA Como se ha mencionado en párrafos anteriores, la dirección de la empresa en estudio intenta realizar una transformación estructural y funcional en su forma tradicional de administrar sus recursos, bajo la suposición apriorística de que, dirigiendo sus esfuerzos hacia una administración centrada en el desarrollo de la organización y la mejora del capital humano, la situación de la empresa mantendría su estatus y alcanzaría metas estratégicas más ambiciosas. Bajo la premisa anterior, la dirección definió la misión y visión de la empresa de la siguiente manera: MISIÓN Innovar, desarrollar y fabricar tejidos de punto de alta calidad, dando un servicio de excelencia, para satisfacer los requerimientos que nuestros Clientes demandan, así como fomentar el desarrollo humano y profesional de nuestros colaboradores. VISIÓN Ser una empresa líder en el mercado de tejidos de punto, tanto en artículos básicos como novedosos y crecer por medio de distribuidoras propias, respetando nuestros valores institucionales. 40 Estas dos premisas fueron elaboradas por uno de los gerentes de la empresa intuitivamente, lo cual implica limitaciones en la declaración de conceptos y actitudes de la ambigüedad en objetivos. Otro aspecto importante para detectar el clima organizacional, son las condiciones físicas de trabajo, es decir, los bienes muebles e inmuebles así como la disposición del espacio físico y los elementos tales como el mobiliario, paredes, aparatos tecnológicos, etc., que determinan las actividades de interacción y sentimientos que tienen consecuencias en la productividad, satisfacción y rotación, por mencionar algunos. (Rodríguez, J. 1998.) Otro aspecto más de importancia para el estudio que se realiza es la conducción de las acciones, parte fundamental para la creación de un buen clima organizacional, resaltando en este proceso los conceptos del liderazgo formal e informal, la motivación y satisfacción de los empleados que en los siguientes párrafos se desarrollan. 2.4. CONDUCCIÓN DE LAS ACCIONES La conducción de las acciones implica otro aspecto que conforma el clima organizacional, en ello están involucrados procesos tales como: el liderazgo formal e informal, la motivación y satisfacción de los empleados, etc., los cuales en su conjunto delinean la forma colectiva de pensar de los empleados sobre sus relaciones y el uso del poder y la autoridad. Las observaciones realizadas en la empresa, presentan evidencias sobre la forma en que los jefes manejan su liderazgo de tipo formal, mientras que en los seguidores se maneja de manera informal. A continuación se muestra el resumen de las observaciones realizadas en el comportamiento de los grupos de trabajo por departamento. 41 Cuadro 3. Resumen de las observaciones realizadas en el comportamiento JERARQUÍA CARACTERÍSTICAS TIPO DE LIDERAZGO Director general 1 Es una persona accesible ocasionalmente. Es tenaz en sus metas, imperativo, aunque reconoce el trabajo de sus subordinados de manera verbal. Pone énfasis en el proceso. Autoritario Director general 2 Reconoce el trabajo de sus subordinados de manera verbal (casi no está en la planta). Autoritario Subdirector 1 Con frecuencia tiene una capacidad creadora. Dirige indirectamente Depende más del uso de preguntas y sugerencias hacia los demás Es una persona sensitiva y accesible Reconoce el trabajo de sus subordinados de manera verbal. Facilitador Subdirector 2 Es imperativo En ocasiones accesible Reconoce ocasionalmente de manera verbal el logro de sus subordinados. Autoritario Subdirector 3 Es muy gritón y autoritario En ocasiones ve la forma de ayudar a los demás Autoritario Administración y finanzas Pone énfasis en el proceso (cómo debe llevarse a cabo el trabajo) No le gusta que le pregunten más de 3 veces lo mismo Es imperativo Autoritario Comercialización Consulta con sus subordinados de confianza antes de tomar una decisión final Impulsa a éstos a no tener miedo a equivocarse Le gusta que lo mantengan informado Pide opinión a sus subordinados El trato que brinda es bastante accesible Dirige indirectamente Facilitador- Democrático Aseguramiento de la calidad Depende mucho del uso de preguntas y sugerencias para los demás Su liderazgo está dirigido a las necesidades del grupo Es accesible Facilitador Tejido Imperativo y regañón En ocasiones bastante condescendiente con sus subordinados En general se lleva bien con sus subordinados Autócrata Tintorería En ocasiones imperativo Juega en ocasiones con el personal a su cargo Apoya los objetivos de la empresa Sabe que los resultados son importantes Reconoce ocasionalmente los logros de sus subordinados verbalmente Orientador Acabado Le falta motivar a sus empleados Es imperativo En ocasiones accesible No reconoce de manera verbal y menos por escrito el trabajo de sus subordinados. Autoritario Fuente: Elaboración propia. 42 Debido a que el comportamiento de un trabajador básicamente depende de las percepciones que él tenga de los diferentes factores que implica un clima organizacional; éste depende en buena medida de las actividades, interacciones y otra serie de experiencias, como por ejemplo: las prácticas de la administración. 2.5. PRÁCTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN Este tipo de prácticas en la empresa en estudio, se llevan a cabo en tres niveles: 1. Alta dirección, que está conformada por la dirección y la subdirección. 2. Gerencia, conformada por: administración y finanzas, comercialización, aseguramiento de la calidad, tejido, tintorería y acabado. 3. Finalmente el nivel ejecutivo: programación y la coordinación de planta. De lo anterior, se tiene el siguiente esquema: Fig. 2. Prácticas administrativas en Hilaturas Selectas, S. A. de C. V. Planeación Pronósticos DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN ALTA Organización DIRECCIÓN Ventas ADMÓN. Y FINANZAS Llevan a cabo el plan de trabajo GERENCIA Ejecución directa de los COMERCIALIZACIÓN acuerdos de trabajo Enfrentan posibles dificultades. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD TEJIDO TINTORERÍA NIVEL EJECUTIVO Planeación Coordinación y ejecución Acuerdos realizados en juntas PROGRAMACIÓN Elaboración de un Plan de trabajo. COORDINACIÓN DE PLANTA Fuente: Elaboración propia. 43 De acuerdo con lo anterior, se puede observar la forma en que se realizan las prácticas de la administración en esta empresa y para tener una visión más completa a continuación se despliega el proceso de decisión que actualmente se lleva a cabo en la planta. 2.6. PROCESOS DE DECISIÓN Durante la estancia en la planta, se observó la forma actual en que esta empresa desempeña sus procesos de decisión y es la siguiente:Figura 3. Proceso de decisión actual ALTA DIRECCIÓN GERENCIA NIVEL EJECUTIVO Fuente: Elaboración propia, con información de la empresa. Como se puede apreciar en la figura anterior la alta dirección baja la información decisiva a la gerencia y ésta a su vez lo hace para el nivel ejecutivo. Es necesario señalar que hay una realimentación de nivel ejecutivo con el gerencial; no así la gerencia con la alta dirección. Dado que el estudio de clima organizacional se realizó teniendo como punto de partida la percepción de los miembros, se considera conveniente analizar las necesidades de éstos para su mejor desempeño y desarrollo dentro de la empresa. 44 2.7. NECESIDADES DE LOS MIEMBROS Básicamente, en el ambiente se observan las siguientes necesidades insatisfechas de los empleados clasificadas de acuerdo al modelo de Herzberg, según Schermerhorn J. (2003). Figura 4. Necesidades de seguridad e higiene, de acuerdo con Herzberg FACTOR SATISFACTOR Valoran el esfuerzo (ocasionalmente) Brindan apoyo al personal subordinado (ocasionalmente) Dar seguimiento a las órdenes (ocasionalmente) FACTOR DE HIGIENE Buenas instalaciones (en comparación con otras del mismo giro en México). Condiciones físicas de trabajo (iluminación, ruido, temperatura; cumplen con la norma correspondiente) Fuente: diseño propio, con información de Schermerhorn J. (2003), pág. 286. 45 En comparación con el apartado de satisfacción laboral, en el análisis realizado al nivel operativo, ubicado en el capítulo IV, se tiene lo siguiente: Se observa un alto porcentaje en la satisfacción del puesto, así como la satisfacción en comparación con otras empresas; no así en el rubro de delegación de autoridad, pues esta última cuenta con poco menos de la mitad de satisfacción, este porcentaje es muy bajo, por lo que se considera necesario trabajar sobre este punto. En lo que respecta a las condiciones de trabajo, éstas son buenas, según el área operativa, no obstante, es conveniente ahondar un poco sobre este tema. Al analizar las condiciones físicas de la empresa que son una parte fundamental de los Factores de Higiene, se obtuvieron los siguientes datos: 2.8. CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO De acuerdo a la información obtenida de un ejecutivo de la empresa, es una política establecida que las condiciones físicas que constituyen a ésta deben contemplar los requisitos que demanda la norma: NOM- 114-STPS-1994, que trata sobre la seguridad dentro de la planta, esta norma oficial mexicana en sus diferentes apartados, proporciona los datos a cumplir 3. 3 Esta información se tiene como resultado de las evidencias de las entrevistas realizadas al personal del departamento de seguridad e higiene. No se anexan los documentos originales debido a que la información es confidencial y no puede salir de la empresa. 46 Los puntos comprendidos por la empresa son: a) ILUMINACIÓN En lo que respecta a las áreas de trabajo, éstas cumplen en general con los niveles de iluminación excepto en dos departamentos (ver anexo1, artículo 98), y existen lugares del centro de trabajo en los que la interrupción de la iluminación artificial representa una molestia y peligro para los trabajadores por lo que se han instalado sistemas de iluminación eléctrica de emergencia. Aunque en general se tiene buena iluminación, se puede considerar que existen áreas en las que sería conveniente aumentar la iluminación, en especial en los departamentos de perchado y centrifugado. b) RUIDO Y VIBRACIONES A partir de 1998, Hilaturas Selectas decidió cerrar un departamento de enconado debido a que la maquinaria que se tenía era muy vieja y a consecuencia de esto el piso donde se ubicaba vibraba en exceso. Gracias a la decisión tomada por la dirección, la empresa pudo cumplir con la Norma (ver anexo1, artículo 76) que señala sobre los centros de trabajo donde los procesos y operaciones generen ruido y vibraciones. En lo que respecta a la empresa en cuestión, los decibeles y vibraciones encontrados no representan ningún peligro para el personal. c) ORDEN Y LIMPIEZA La empresa cumple con el artículo 109 de la norma correspondiente al orden y limpieza, donde se indica que la basura y los desperdicios que se generan en los centros de trabajo se identifican y clasifican para controlarse, de manera que no afecten la salud de los trabajadores ni al centro de trabajo; además los instrumentos y sustancias químicas que se utilizan para el aseo no afectan la salud de los empleados, pues son los adecuados para el tipo de limpieza que se requiere. Es importante resaltar que conforme a la norma, en el artículo 110, el 47 patrón está obligado a capacitar y adiestrar al personal que efectúa dichas labores, así como hacer de su conocimiento los posibles riesgos a su salud, lo cual si es cumplido satisfactoriamente por la empresa. d) SUSTANCIAS QUÍMICAS CONTAMINANTES SÓLIDAS, LÍQUIDAS O GASEOSAS En lo que respecta al rubro de sustancias contaminantes, sólidas, líquidas o gaseosas, también se cumple con la norma (ver anexo1, artículo 82) que especifica que en los centros de trabajo donde se utilizan dichas sustancias, que debido a los procesos, operaciones, características físico-químicas y grado de riesgo, pueden ser capaces de contaminar el ambiente de trabajo y alterar la salud de los trabajadores, el patrón estará obligado a establecer las medidas de seguridad e higiene que señalen las normas respectivas. e) INFRAESTRUCTURA En sus inicios, el dueño de la empresa en estudio contaba con un local muy pequeño en la calle Año de Juárez, y al incrementar sus ventas, creció hasta que cubrió todo el lote y como los predios aledaños tenían dueño y éstos no estaban dispuestos a vender, Hilaturas Selectas se vio en la necesidad de crecer hacia arriba, y actualmente consta de un edificio de 3 pisos en forma de “L”. En la parte larga de la “L”, la planta baja contiene los departamentos de teñido, centrifugado, tomboleado, cortado, secado, perchado y acabado en rama, debido a que los equipos que se utilizan son muy pesados; en el primer piso se encuentra el departamento de tejido, lienzos y plegado, en el tercer piso se encuentra el departamento de remallado y el laboratorio de control de calidad. En la parte corta de la “L”, se tienen sólo dos pisos y en ellos se encuentran las oficinas administrativas. 48 La descripción señalada en los párrafos anteriores permiten ofrecer al lector un panorama de las condiciones estructurales y funcionales de la empresa y demuestran el contexto donde se realizó la investigación de este trabajo. Cabe destacar que el objeto de estudio que se escogió, en la temática de esta tesis tiene su ubicación en toda la empresa, ya que el clima organizacional, definido por Hall y Likert citados por Brumet, (2002) “como las percepciones del personal de una organización con respecto al ambiente global en que desempeña sus funciones”, concreta su imagen en las opiniones que los empleados tienen con respecto a las características de conducción de los líderes formales, la infraestructura y espacios físicos de la empresa, sus relaciones interpersonales, por mencionar algunas. En este sentido, es importante indagar cuales son las apreciaciones de los empleados con respecto al ambiente que los rodea y en el cual deben desempeñar su trabajo, toda vez que en la medida que se conjuntan las apreciaciones de los empleados, se construye un perfil único del mismo con defectos y cualidades. Este perfil es el responsable de la actitud y comportamiento laboral de los empleados. De tal suerte que fue necesario realizar un trabajo exploratorio de dichas percepciones y el análisis de las mismas puso al descubierto el comportamientodinámico del clima organizacional de la empresa en cuestión. En el capítulo siguiente se describen los resultados de dicha reflexión y se delimita la problemática derivada del mismo. 49 CONCEPTUALIZACIÓN Y DEFINICIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL CAPÍTULO III 3.1. MARCO TEÓRICO 3.1.1. IMPORTANCIA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA INDUSTRIA 3.1.2. CONCEPTUALIZACIONES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 3.1.3. DIMENSIONES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 3.1.4. LIDERAZGO COMO FACTOR EN EL CLIMA ORGANIZACIONAL 3.2. COMUNICACIÓN 3.2.1. CONCEPTO 3.2.2. MODELO DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PARA EL CAMBIO ORGANIZACIONAL 3.2.3. MODELO DE LASSWELL 3.2.4. EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN 3.3. MOTIVACIÓN Y SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO 3.4. TEORÍA DE LAS EXPECTATIVAS DE VROOM 3.5. SATISFACCIÓN LABORAL 3.6. TEORÍA DE HERZBERG 3.7. SISTEMA DE RECOMPENSAS JUSTAS 3.8. MODELOS DE REMUNERACIONES 3.9. EL EFECTO DE LA INCERTIDUMBRE 50 3.1. MARCO TEÓRICO 3.1.1. IMPORTANCIA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA INDUSTRIA A lo largo de este capítulo se podrá poner de manifiesto la importancia que reviste el estudiar el clima organizacional dado sus características que determinan el comportamiento de los empleados en una organización a partir de los significados que construyen en su mente sobre las condiciones de la empresa y su funcionamiento interno. Para que las organizaciones logren un alto grado de eficiencia es necesario trabajar en ambientes altamente motivadores y desafiantes, que permitan que los empleados tengan un alto grado de participación y estén identificados plenamente con la organización. Existen muchas evidencias sobre la importancia de considerar al recurso humano como un factor que requiere tener una percepción y expectativa de su empresa altamente positiva para desempeñarse como un factor productivo para la misma y motivado en el cumplimento de las metas. En muchas ocasiones, el tener una alta productividad no está relacionado con tener una infraestructura de punta o estilos de administración enfocados a los resultados, sino que está directamente relacionado con la forma en que los empleados construyen una representación mental de la realidad organizacional y, en su caso, de cómo los directivos piensan de sus empleados en el contexto en que ejercen su liderazgo formal. La conjugación de este conjunto de conceptualizaciones de la empresa, se concluyen en una definición colectiva de las características fundamentales y accesorias de la empresa que se traduce en un ambiente que determina el estado de ánimo, sentimientos y comportamientos laborales; a este ambiente se le llama 51 clima organizacional, cuyas investigaciones descubren evidencias que se describen en los siguientes párrafos. 3.1.2. CONCEPTUALIZACIONES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL La primera responde a la necesidad del concepto y es propia de los años treinta, de acuerdo con Fernández (2004). Con los estudios de Howthorne se abre la primera crisis de la noción taylorista de organización hasta ese momento predominante en la investigación. La escuela de las Relaciones Humanas resalta el descubrimiento de la dimensión socio-emocional de la organización y la vincula a la noción de liderazgo, de tal forma que la coloca a la par de la organización entendida como estructura, donde se llevan a cabo la: división del trabajo y estructura diferenciada de roles. Reicher & Schnider (1990) y Denison (1996), coinciden en señalar que la primera definición de clima de la que se tiene registro aparece en 1938 propuesta por Kurt Lewin y Ronald Lippit, en el marco de un experimento hecho con grupos escolares de 10 a 11 años de edad. El estudio tenía por objetivo describir cómo afectaban tres estilos de liderazgo en el comportamiento individual, suponiendo la intermediación de dos tipos polares de “atmósferas” grupales: la “democrática” y la “autocrática” (Lewin & Lippit, 1938). Formalmente, la teoría aplicada a las organizaciones sostenía que: B = f (P. E) Donde: “B” = representa el comportamiento de un individuo; “f” = es una forma funcional definible; “P” son los rasgos de la personalidad “E” = representa el entorno. Inicialmente. 52 Los “B” de interés se referían a tareas del orden expresivo, sólo indirectamente instrumentales como la coordinación, la participación y la permanencia en el grupo. De acuerdo con el modelo original de Lewin, el concepto se asienta directamente en un problema fundamental, tanto epistemológico como ontológico-social: la realidad del clima más allá de las formas en que los sujetos pueden conocerlo o percibirlo. Por otro lado, Brow y Moberg (1978), Moberg y Dessler (1989) conciben al clima organizacional, como una serie de características que giran alrededor de factores organizacionales, tales como: estructura, políticas, reglas y hasta atributos que pueden ser percibidos subjetivamente, como lo son la cordialidad y el apoyo, porque es un proceso de formulación de juicios que se produce en el ambiente humano dentro del cual los empleados realizan su trabajo en una compañía. (Naylor e Ilgen, 1996, Davis y Nestrom, 1998). Ahora bien, para Hall y Rensis Likert, citado por Brunet (2002), quienes rescatan la parte final de la definición anterior y agregan que los resultados son producto de los diferentes aspectos objetivos de la realidad de la organización tales como la estructura, procesos y aspectos psicológicos y de comportamiento de los empleados. Sin embargo, Goncalves (1997) define clima organizacional más específicamente y lo entiende como un "un fenómeno que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la organización tales como la productividad, satisfacción, rotación, etc." (Goncalves, A. 1997), como se puede observar en las figuras 5. 53 http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtml http://www.monografias.com/trabajos6/prod/prod.shtml Fig. 5. Dimensiones del clima organizacional organización Clima miembros comportami entoorganizacional retroalimentación Fuente: Alexis Goncalves (1997) www.phpartners.com/articulos/download. Cada elemento del sistema implica la necesidad de definirlo y concebirlo tanto estructuralmente como en la dinámica con la que se desenvuelve dentro de la empresa y, como consecuencia lógica, el ambiente organizacional percibido. Tecnología Estructura Organizacional Liderazgo Practicas de la Administración Procesos de decisión Necesidades de Los miembros Logro Afiliación Poder Agresión Temor Actividades Interacción Sentimientos Productividad Satisfacción Rotación Ausentismo Accidentabilida d Adaptación Innovación Reputación Interacción Retroalimentación comport amiento Consecu encias Para la organiza ción Moti vaci ón prod ucid Ambient e Organiz acional percibid Sistema organiza cional Dimensiones De Clima Organizacional 54 http://www.phpartners.com/articulos/download Para efectos de mayor comprensión a continuación se define la percepción: PERCEPCIÓN. Es la acción de percibir el mundo exterior por los sentidos. Finalmente, de acuerdo con Brunet (2002), el clima organizacional también es un “fenómeno circular en el que los resultados producidos vienen a confirmar las percepciones de los empleados. En otras palabras, si las características psicológicas personales de los trabajadores se demuestran, con las actitudes, percepciones, personalidad, resistencia a la presión, valores y el nivel de aprendizaje sirven para interpretar la realidad quelos rodea, éstas también se ven afectadas por los resultados obtenidos por la organización”. De acuerdo con lo anterior, Brunet (Op. Cit.) resalta: “si un trabajador que adopta una actitud negativa en su trabajo debido al clima organizacional que percibe, éste desarrollará una actitud aún más negativa cuando vea los resultados de la organización y mucho más si la productividad es baja”. 3.1.3. DIMENSIONES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL En la figura 5 se puede apreciar que el clima organizacional percibido cobra estructura en dimensiones que implican un perfil colectivo de las sensaciones generalizadas de los empleados, mismo que fue necesario investigar la forma en que pueden ser medidas. En este sentido, Bowers y Taylor, citados por Brunet (Op. Cit.) elaboraron, con su equipo de investigadores del Center of Research on Utilization of Scientific Knowledge de la Universidad de Michigan, un instrumento destinado a medir las características globales de una organización (Survey of organizations), en función de 3 grandes variables: el liderazgo, el clima organizacional y la satisfacción. 55 Este instrumento engloba 5 grandes dimensiones del clima organizacional: Cuadro 4. Dimensiones y medidas • Sistemas de Comunicación e información Motivación producida Apertura a los cambios tecnológicos Recursos humanos Toma de decisiones • • • • Fuente: Adaptación propia a partir de Brunet, 2002, pag.50. Las dimensiones en color rojo están directamente relacionadas con la percepción de los empleados que les causa inseguridad e insatisfacción, de acuerdo al diagnóstico elaborado para esta tesis. A continuación se explica brevemente cada uno de los puntos citados en el cuadro de dimensiones y medidas. Sistemas de comunicación. Esta dimensión se refiere a las condiciones que llevan a los empleados a trabajar más o menos intensamente dentro de la organización. Motivación producida. Esta dimensión se refiere a las condiciones que llevan a los empleados a trabajar más o menos intensamente dentro de la organización. Apertura a los cambios tecnológicos. Esta dimensión se basa en la apertura manifestada por la dirección frente a los nuevos recursos o a los nuevos equipos que pueden facilitar o mejorar el trabajo de sus empleados. 56 Recursos humanos. Esta dimensión se refiere a la atención prestada por parte de la dirección al bienestar de los empleados en el trabajo. Toma de decisiones. Esta dimensión evalúa la información disponible y utilizada en las decisiones que se toman en el interior de la organización así como el papel de los empleados en este proceso. Por otro lado, Tabaré Fernández, (2004) menciona varios instrumentos que miden dimensiones con mayor especificidad sobre el clima organizacional, estas son, por ejemplo: Organizational Climate Description Questionaire (OCDQ) propuesto por Andrew Halpin y Don Croft en 1962, el Profile of a School de Jane y Rensis Likert y el Busissness Organization Climate Index (BOCI) creado por en 1971 por Roy Payne y D. Pheysey; entre otros. Los instrumentos antes mencionados comparten varias características tales como: a) El concepto de operacionalización “abierto” en 4, 6 u 8 dimensiones, que se refieren a hechos que suceden (excepcionalmente / regularmente) en la organización. b) La materia de cada reactivo se refiere a las percepciones que se tienen de las estructuras (jerarquías, tareas, tecnologías, ritmos de trabajo) como de las relaciones interpersonales (trato, control, sanciones, colaboración, salarios). c) Se aplican al personal de línea, al staff de apoyo o cuadros intermedios de la organización, pero raramente a los directores o a los clientes; con lo cual se hace una tajante distinción empírica entre gestión, entorno y clima organizacional, que contribuye a situar al primer factor como causa del segundo. 57 http://www.ice.deusto.es/rinace/reice/CVs/Tabare2.htm En el cuadro 5 Tabaré (2004) ofrece un panorama de las dimensiones que mide cada instrumento y de los cuales se sacaron aquellas que se utilizaron para los instrumentos que se elaboraron para esta tesis. Cuadro 5. Dimensiones del clima organizacional en cuatro instrumentos de medición Organizational Climate Descriptive Questionaire (OCDQ). Halpin & Croft (1963) Profile of a Organization (Likert, 1967) Busissness and Organization Climate Index (BOCI) Payne & Mansfield (1973) Organizational Health Inventory for High Schools (OHI) Hoy & Feldmann (2003) 1. Falta de compromiso (“disengagement”) 1. Método de mando 1. Distancia psicológica con los líderes 1. Integridad institucional (Nivel institucional /problema instrumental) 2. Bloqueos, entorpecimiento, molestias, interrupciones en el trabajo (“Hindrance”) 2. Naturaleza de las fuerzas de motivación 2. Cuestionamiento de la autoridad 2. Influencia del gerencial /problema instrumental) 3. Espíritu de cuerpo (“Espirit”) 3. Procesos de comunicación 3 . Igualdad en el trato 3. Consideración y respeto (Nivel gerencial /problema expresivo) 4. Amistad, proximidad (“intimacy”) 4. Influencia e integración 4. Preocupación de la gerencia por la participación de los empleados 4. Diseño de estructura: Orientación hacia la tarea y el desempeño (Nivel gerencial/ problema instrumental) 5. Distanciamiento (“aloofness”) - director 5. Toma de decisiones 5. Libertad de pensamiento 5. Asignación de recursos (Nivel gerencial / problema instrumental) 6. Énfasis en la producción y en los resultados (“production enfasis”) - director 6. Fijación de los objetivos directrices 6. Control emocional 6. Moral colectiva, espíritu de cuerpo (Nivel técnico / problema expresivo) 7. Confianza (“thrust”) - director 7. Procesos de control 7. Orientación al futuro 7. Cohesión, integración, compañerismo (Nivel técnico / problema expresivo) 8. Consideración, respeto (“consideration”) - director 8. Objetivos de resultados y de perfeccionamiento 8 . Orientación científico- técnica 8. Énfasis académico (Nivel técnico / problema expresivo. 9 . Orientación intelectual 10. Desafíos de trabajo 11. Orientación a la tarea 12. Laboriosidad 13. Altruismo 14. Sociabilidad FUENTE: Adaptada de las escalas de los autores respectivos. Traducción propia. En el caso de Payne & Mansfield (1973) se trata de las primeras 14 escalas del total de 20 desarrolladas. 1.3. ¿Clima o cultura? 58 Las dimensiones en color rojo están directamente relacionadas con la percepción de los empleados que les causa inseguridad e insatisfacción, de acuerdo al diagnóstico elaborado para esta tesis. Cada uno de estos factores puede ser una variable que se presenta y actúa en diferente momento y con una función causal, intermedia o final (ver cuadro 5) en todo momento los efectos en el comportamiento y la percepción son determinantes. Según Brunet (2002), “La reacción de un individuo ante cualquier situación siempre está en función de la percepción que se tiene de ésta. Lo que cuenta es la forma como ve las cosas y no la realidad objetiva. Si la realidad influye sobre la percepción, es la percepción la que determina el tipo de comportamiento que un individuo va a adoptar”. De acuerdo con la “Teoría del clima organizacional de Likert” en su obra: Le gouvernement participatif de l’entreprise, Collection Hommes et organisations (1974), la interacción de tres variables permiten determinar tipos de clima organizacional, o de sistemas. A continuación se definen de la siguiente manera: 1. Variables causales. Son aquellas variables independientes que determinan el sentido en que una organización evoluciona así como los resultados que se obtienen. 2. Variables intermediarias. Estas reflejan el estado interno y la salud de una empresa, por ejemplo: las