PROCEDIMIENTO-CONTROL-DE-REGISTROS-2019

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL 
 
DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN MEDIA 
SUPERIOR 
 
Clave del documento: 
DEMS–PG–02 
Fecha de emisión: 
16-Oct-2019 
Versión: 
01 
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SGE-DF-01-10/03 FMP-1 
 
 
 
 
 
 
 
PROCEDIMIENTOS: 
 
CONTROL DE REGISTROS 
 
 
 
 
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CONTROL DE EMISIÓN 
 
 
 
 
 
 
Elaboró Revisó Aprobó 
 
Jesús García Cervantes 
Representante de Dirección 
M. en C. Jorge Otero Trejo 
Jefe de la División de 
Gestión y Calidad Educativa 
M. en C. Rosalba García 
Carrillo 
Directora de Educación 
Media Superior 
 
 
 
 
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CONTROL DE CAMBIOS 
 
 
 
REVISIÓN SECCIÓN 
MODIFICADA 
DESCRIPCIÓN FECHA DE 
MODIFICACIÓN 
04 Control de emisión 
Cambio de nombre de 
quien aprueba el 
documento 
01-Mayo-2015 
01 Todo el Proceso 
Emisión del Proceso a 
partir de necesidades 
de transición a la ISO 
9001:2015. 
02-Ago-2018 
02 Control de emisión 
Cambio de nombre de 
quien elabora, revisa y 
aprueba el documento 
16-Oct-2020 
 
 
 
 
 
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PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO 
 
Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la protección, la 
recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema de Gestión de la 
Calidad, así como información sobre el desempeño de los procesos. 
 
ALCANCE 
 
Aplica a todos los registros que se utilicen dentro de los Procesos de la Dirección de Educación Media 
Superior. 
 
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y NORMAS DE OPERACIÓN 
 
Manual de Gestión de la Calidad. 
 
Norma ISO-9000:2015 (NMX –CC-9000-INMC-2015) Fundamentos y Vocabulario. 
 
Norma ISO-9001:2015 (NMX-CC-9001-INMC-2015) Requisitos. 
 
Norma ISO-19011:2018 (NMX-CC-19011-IMNC-2018) Auditorias al SGC. 
 
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Gestión 
Estratégica. 
 
Ley Federal de Transparencia y acceso a la información pública gubernamental (LFTAIPG). 
Reglamento de la ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental 
(RLFTAIPG). 
 
Catálogo de disposición documental IPN. 
 
 
 
 
 
 
 
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN 
 
1. Los registros son un tipo especial de documento que proporcionan evidencia de la 
conformidad con los requisitos especificados, así como la operación eficaz del SGC de 
esta dirección. 
 
En este procedimiento se toman en cuenta los siguientes criterios generales y definiciones: 
 
 Registros de calidad: Formato digital o impreso registrado como resultado de la 
realización de una tarea del sistema. 
 Identificación: Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación 
debe realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato 
empleado para su cumplimiento y después, en un segundo nivel, se debe diferenciar 
por un campo identificador presente en el propio formato: la fecha de elaboración o 
implementación, el número, el nombre de la persona, etc. 
 Almacenamiento: Es necesario determinar cuál es la forma de almacenamiento y 
dónde se realiza el archivo de los registros para poder después encontrarlos 
fácilmente. 
 Protección: Lugar adecuado para la conservación de registros. Es necesario 
determinar los niveles de protección de los registros para así evitar cambios en la 
información que contienen, por ejemplo: 
 
1. El personal de cada área será responsable de controlar los registros generados, de 
acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. 
 
2. El responsable del área o dueño del proceso deberá definir las condiciones apropiadas para 
la identificación, clasificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención 
y disposición final de cada registro, conforme a las regulaciones vigentes del Instituto y a la 
Ley Federal de Transparencia y acceso a la información pública gubernamental (LFTAIPG). 
 
3. El responsable del área o dueño del proceso deberá elaborar y actualizar sus registros. 
 
4. Se considerarán registros todos aquellos documentos generados en los diferentes 
procesos, los cuales proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y sirven 
como fuente de información para la evaluación del desempeño del sistema. 
 
 
 
 
 
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5. El Representante de dirección deberá conservar las versiones actualizadas de los 
procesos y su información documentada soporte en el control de registros de todas las 
áreas. 
 
Identificación 
 
6. El responsable del área o dueño del proceso deberá asignar una identificación única a 
cada formato de registro, mediante nombre o clave como lo establece el DEMS-PG-01 
información documentada. 
 
7. Los registros clasificados como reservados o confidenciales conforme a la LFTAIPG y su 
reglamento, deberán ser claramente identificados. 
 
Almacenamiento 
 
8. El responsable del área o dueño del proceso deberá asegurarse que el almacenamiento 
de los registros se efectúa en carpetas, fólderes, respaldos informáticos o cualquier otro 
medio que garantice su conservación. 
 
9. Todos los registros deberán clasificarse mediante mecanismos apropiados como por 
ejemplo tema o asunto, número consecutivo, orden alfabético, etc., para facilitar su 
recuperación. Se recomienda utilizar la clasificación establecida por la Coordinación de 
Archivos del IPN (www.transparencia.ipn.mx) 
 
Protección 
 
10. El responsable del área o dueño del proceso deberá asegurarse que los registros en 
papel se mantengan en lugares limpios y bajo condiciones apropiadas que impidan su 
deterioro por polvo, humedad o cualquier otro factor, los registros en medios electrónicos 
se mantengan en PC con antivirus. 
 
11. El responsable del área o dueño del proceso deberá asegurarse que se protegen los 
documentos clasificados como reservados y confidenciales impidiendo el acceso al 
mismo a personal no autorizado. 
 
 
 
 
 
 
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Recuperación 
 
12. El dueño del proceso deberá definir los accesos a la información clasificada o 
confidencial conforme los lineamientos correspondientes internos o externos a su área. 
 
13. La información no clasificada estará accesible a todo el personal del área de trabajo. 
 
Tiempo de retención y disposición final 
 
14. Será responsabilidad del líder del proceso o responsable del área establecer el tiempo 
de retención y disposición final de los registros en papel y electrónicos conforme a lo 
establecido en el catálogo de disposición documental establecida por la Coordinación de 
Archivos del IPN (www.transparencia.ipn.mx). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 
1. Identifica registros necesarios para asegurar la 
planificación, operación y control de proceso. 
Dueño de Proceso 
2. Elabora control con todos los registros que se 
utilizan en su departamento o área. 
 
Control Interno 
Lista 
Tabla 
Etc. 
3. Difunde el control de los registros a todo el personal 
del área. 
 
4. Genera registros de las actividades realizadas. Personal del área 
5. Archiva y almacena registros conforme a lo 
establecido en el control de los registros o . 
 
Memorandún 
Mail 
Minuta 
Descarga de 
correspondencia
Sistema de 
Control de 
Gestión 
6. Asegura la protección de los registros conforme a 
lo establecido en el presente procedimiento. 
Dueño de Proceso 
7. Monitorea tiempo de retención de los registros. 
 
¿Cumplió tiempo de retención? 
 
Si: Ejecuta disposición final a los registros. 
No: Regresa actividad 5 
 
Dueño de Proceso 
8. Verifica el cumplimiento del control de los registros 
generados en el área. 
Representante de 
Dirección 
 
FIN DEL PROCEDIMIENTO