MejiaOscar-2017-FuncionalidadSoftwareSharepoint

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EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT 
IMPLEMENTADO EN TCC SAS, CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS 
NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS VS LAS 
NECESIDADES DE LA EMPRESA 
 
 
 
 
 
 
OSCAR ANDRÉS MEJÍA SÁNCHEZ 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA 
ARCHIVÍSTICA 
MEDELLÍN 
2017 
EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT 
 
2 
IMPLEMENTADO EN TCC SAS, CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS 
NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS VS LAS 
NECESIDADES DE LA EMPRESA 
 
 
OSCAR ANDRÉS MEJÍA SÁNCHEZ 
 
 
Trabajo de Grado para optar al título de 
Archivista 
 
 
Asesor 
YIMI ALBERTO ACEVEDO VILLADA 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA 
ARCHIVÍSTICA 
2017 
 
Resumen 
 
 
3 
Adquirir, implementar o saber si un software es el adecuado para la gestión electrónica de 
documentos en las empresas públicas y privadas es complejo debido al poco conocimiento 
normativo, ejemplo; los parámetros y lineamiento que se exigen en la Moreq, norma 
internacional para la gestión electrónica de documentos por ende, es muy importante tener clara 
las necesidades internas, que se pretende y a dónde se quiere llegar con el manejo electrónico y 
digital de la información. 
La definición del alcance y el conocimiento de las normas que rigen la gestión electrónica 
de documentos son vital para una buena decisión al momento de seleccionar o cambiar la 
plataforma tecnológica la cual contribuirá a la mejora de los procesos, agilidad en los trámites y 
satisfacción del cliente. 
 
Palabras clave: Gestión electrónica de documentos, gestión documental, documento de 
archivo, moreq, automatización. 
 
 
4 
Tabla de Contenido 
 
Pág. 
 
Introducción 8 
 
1. Marco teórico y Conceptual 11 
 
2. Metodología 22 
 
3. Resultados 24 
 
4. Conclusiones y Recomendaciones 41 
 
Bibliografía 43 
 
 
 
5 
Lista de Tablas 
 
Pág. 
 
Tabla 1. Sistema de información 28 
Tabla 2. Parámetros 30 
Tabla 3. Funcionalidad 31 
Tabla 4. Fiabilidad 32 
Tabla 5. Criterios técnicos 33 
Tabla 6. Funciones administrativas 34 
Tabla 7. Costos 35 
Tabla 8. Características complementarias 36 
Tabla 9. Calidad en uso 37 
Tabla 10. Escala de porcentaje final 39 
 
 
 
6 
Lista de Gráficos 
 
Pág. 
 
Gráfico 1. Porcentajes obtenidos de cada ítem 38 
Gráfico 2. Porcentaje final obtenido 39 
 
 
 
7 
Lista de Anexos 
 
Pág. 
 
Anexo 1. Encuesta 47 
Anexo 2. Matriz de gestión de información 47 
Anexo 3. Formato evaluación software 47 
 
 
 
8 
Introducción 
 
El desarrollo tecnológico aumenta día tras día, pasar de una programación de código línea a 
línea, a un método de programación gráfico orientado a objetos y desarrollos, hacen que sea más 
requerido y atractivo para el cliente y/o usuario, sin embargo, las nuevas herramientas y 
aplicativos de software requieren de un análisis referente a la normatividad, adaptabilidad y 
funcionalidad según las necesidades de la empresa y/o cliente que lo vaya a adquirir. 
Desde el año 2000 con la aprobación de la Ley 594 la función archivística se ha venido 
reglamentando en los diferentes procesos, uno de ellos los desarrollos tecnológicos para 
administrar la información. En la actualidad, es común que las entidades públicas y privadas 
utilicen software de gestión documental como columna vertebral para administrar, automatizar y 
gestionar todos los procesos de manera digital. Sin embargo, al momento de elegir un software 
para la gestión electrónica de los documentos no se tiene en cuenta algunos aspectos como: las 
necesidades de gestión documental de la empresa, seguridad informacional, cumplimiento y 
aplicación de normatividad, procedimientos y trámites administrativos, una mirada futurista ni 
estratégica, entre otros. 
Adquirir un software es un asunto complejo, debido a que sus desarrolladores por lo 
general, no diseñan el aplicativo para realizar labores archivísticas y tampoco son profesionales 
con conocimientos básicos en esta materia. En consecuencia, las organizaciones, con el pasar del 
tiempo, pueden evidenciar falencias de carácter funcional que afectan directamente las 
actividades administrativas; un ejemplo de esto es la empresa TCC SAS, fundada El 11 de 
Marzo de 1968, en la ciudad de Medellín, que actualmente cuenta con 4.500 colaboradores, 
dedicada a ofrecer servicios logísticos de mensajería, paquetería, carga masiva, flotas dedicadas 
9 
y comercio exterior, entre otros, en Colombia, Ecuador y Miami Estados Unidos. 
Es preciso anotar, que el grupo TCC ha crecido notablemente, ya que inicialmente solo 
ofertaba el servicio de paquetería por medio la Unidad de Negocio (UEN) TCC Paquetería, sin 
embargo, en los último 10 años varias empresas se han unido para prestar sus servicios de 
logística: TCC Mensajería, TCC Carga Masiva, TCC Altertrac y el Grupo Malco. Cabe anotar 
que, aunque juntas son un grupo logístico, cada UEN tiene una estructura orgánica diferente, 
debido a las particularidades de cada negocio, pero todas dependen de la Presidencia General y 
de las Vicepresidencias de TCC, es decir, del corporativo del Grupo TCC. 
Este sustancial crecimiento de TCC, se le suma el aumento de la producción documental 
electrónica y física, es decir, un aumento de los documento producidos en virtud de los nuevos 
negocios, por ende también del volumen de documentos para organizar y conservar, se asevera 
que diariamente se reciben transferencias de aproximadamente 3400 documentos, lo que 
claramente ha representado un reto para TCC para poder garantizar a sus usuarios y clientes el 
acceso a la información. 
Es por ello que en el año 2010, se toma la decisión, sin ningún criterio ni conocimiento, de 
adquirir un software documental, “Sharepoint” para la gestión electrónica de documentos con el 
fin de tramitar y gestionar información, y de esta manera mitigar la conservación física; hoy, 7 
años después, se puede evidenciar que la disminución de documentos físicos y la conservación 
no disminuyó según lo esperado. 
Es por ello que, con este proyecto se pretende evaluar la funcionalidad del software 
SharePoint según las necesidades de la empresa TCC S.A.S y la normatividad vigente, que para 
ello hayan definido las normas ISO 30300 y 15489, en el Modelo de Requisitos para la gestión 
de documentos electrónicos de archivos (MoReq) y el Decreto 1080 del 2015 expedido por el 
10 
Ministerio de Cultura de Colombia, sobre la gestión documental y otras disposiciones. 
En el desarrollo de la investigación, se tendrá en cuenta la identificación de las necesidades 
específicas de la organización, el análisis de la composición del software, es decir, se estudiará 
cada uno de sus componentes y, por último, la evaluación funcional del software mediante la 
elaboración y aplicación de una matriz evaluativa donde se identificará su grado de adecuación 
de acuerdo a la normatividad vigente mencionada. 
Una vez finalizada la investigación, la organización podrá tomar acciones de mejora según 
los resultados arrojados por el instrumento de evaluación utilizado que contempla conceptos 
teórico-prácticos sobre la gestión documental electrónica, por lo tanto,con este trabajo se 
pretendió evaluar la funcionalidad del software Sharepoint implementado en TCC SAS, con 
base en los requerimientos establecidos por la Normatividad para la gestión electrónica de 
documentos electrónicos vs las necesidades de la empresa. 
Para lograr el propósito antes mencionado, se establecieron dos etapas, la primera en 
determinar las necesidades de gestión electrónica de documentos que tienen los usuarios de la 
empresa TCC SAS, frente a lo brindado por el software Sharepoint y la segunda, identificar el 
nivel de cumplimiento que tiene el software Sharepoint con base en los ítems establecidosen la 
norma internacional Moreq. 
 
11 
1. Marco teórico y Conceptual 
 
Este trabajo de grado pretende evaluar el software de gestión electrónica de documentos 
“SharePoint de Microsoft” el cual está ubicado en el cuadrante de líderes de Gartner. 
Gartner es una empresa estadounidense que realiza investigación y análisis de TI. Sus 
productos y servicios incluyen una colección completa de investigación y asesoramiento para los 
usuarios y vendedores de tecnología, la revisión de contratos y análisis detallado del desempeño 
de TI, Gartner cuenta con un cuadrante mágico que proporciona un posicionamiento competitivo 
gráfico de cuatro tipos de proveedores de tecnología, en mercados donde el crecimiento es alto y 
la diferenciación de los proveedores es distinta, los cuatro tipos de proveedores tecnológicos son: 
Los líderes. Se ejecutan bien contra su visión actual y están bien posicionados para el 
mañana. 
Los visionarios. Entienden hacia dónde va el mercado o tienen una visión para cambiar las 
reglas del mercado, pero aún no se ejecutan bien. 
Los jugadores de nicho. Se enfocan con éxito en un segmento pequeño, o están fuera de 
foco y no superan en innovación o superan a los demás. 
Los desafiantes 
Se ejecutan bien hoy o pueden dominar un segmento grande, pero no demuestran una 
comprensión de la dirección del mercado. 
Sharepoint es utilizado actualmente en TCC S.A.S y en varias empresas de servicios, 
Bavaria, Empresas Públicas de Medellín, Universidad Pontificia Bolivariana, Enovel, Agaval, 
Grupo Éxito entre otras. 
12 
Este trabajo se desarrolló mediante la definición y análisis de conceptos teóricos que 
permiten la comprensión del tema a estudiar. En consecuencia, se define el conceptos de gestión 
documental, según el Consejo Internacional de Archivos (CIA) es “el área de gestión 
administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, 
uso y disposición de los documentos” (p.20). Es decir, que es un parte de la administración 
encargada de administrar el activo de información o los documentos generados por una 
institución que abarca desde la creación hasta la disposición del documento enmarcadas bajo la 
economía y eficiencia en todas las actividades realizadas durante el proceso. 
Por su parte, la ISO 15489-1 de 2001 (adoptada en Colombia en el año 2010 mediante la 
norma técnica NTC-ISO 15489-1), define la gestión documental como el “área de gestión 
responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el 
uso y la disposición de documentos de archivo (…)” (p.4). Además, propone como procesos 
documentales la determinación o producción de los documentos que deberían incorporarse al 
sistema , el establecimiento de los plazos de conservación, la incorporación de los documentos, 
el registro, la clasificación, el almacenamiento y manipulación, el acceso, la trazabilidad y la 
disposición de los documentos. 
Al respecto, el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), mediante el Acuerdo 
027 de 2006, define la gestión documental como “el conjunto de actividades administrativas y 
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y 
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su 
utilización y conservación” Y de acuerdo a la Presidencia de la República de Colombia, 
mediante el Decreto 1080 de 2015, la gestión documental comprende como mínimo los procesos 
de: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de 
13 
documentos, preservación a largo plazo y la valoración. Es preciso anotar que se tienen en cuenta 
las disposiciones del AGN, debido a que en el año 2013, mediante el Acuerdo 004, sentó que es 
obligatoriedad de las Superintendencias y Ministerios solicitar a las empresas privadas 
implementar políticas archivísticas, medida que primeramente en el año 2014 implementó la 
Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Resolución 8934, y el 10 de noviembre 
del año 2016 la Supertransporte hace la mismas exigencias a través de la Resolución 61583. 
Para hablar de gestión electrónica de documentos es preciso definir y analizar algunos 
conceptos que están directamente relacionados con ella, tales como automatización, software y 
software archivístico, los cuales se constituyen en elementos indispensables para que pueda 
haber una gestión de documentos electrónicos. 
La automatización tiene una definición muy amplia, sin embargo, para lo que aquí atañe, es 
decir, la archivística, Mendoza (2005) plantea que: 
 
La automatización es una herramienta de primer orden para dotar de eficiencia y eficacia a la 
gestión documental, racionalizando y simplificando las actuaciones administrativas y 
economizando los recursos materiales y humanos. Es un proceso llevado a cabo por máquinas 
(computadoras), dentro del archivo para lograr brindar un mejor servicio de información a los 
usuarios. (p.22). 
 
Es decir, que la automatización permite que los procesos archivísticos, en especial la 
consulta y recuperación de información, sean realizados de forma más rápida y eficiente, 
teniendo en cuenta esto, se afirma que la utilización de un software de gestión documental es la 
principal aproximación de automatización de la práctica archivística. 
El software está conformado por un conjunto de instrucciones informáticas y datos, con lo 
14 
cuales se controla la funcionalidad de la máquina o computadora, es decir, nos permite 
solucionar problemas mediante el aprovechamiento de las capacidades lógicas y técnicas de las 
computadoras. En este sentido podemos entender el software como unos programas o aplicativos 
asociados con la operación de una computadora. Por su parte el “software de aplicación describe 
los programas escritos para o por los usuarios para realizar una tarea específica en la 
computadora”. (Laudon y Laudon, 2004, p.193), tal como, procesadores de texto, hojas de 
cálculo, procesadores gráficos, etc. Es decir, son programas que permiten a las personas la 
realización de tareas específicas. De acuerdo con lo anterior, en este sentido podemos inferir que 
las aplicaciones informáticas utilizadas para la gestión de documentos electrónicos de archivo 
son software de aplicación o archivísticos. 
Gómez (2008), expone que un software es archivístico si cumple con los principios 
definidos en las siguientes normas que a continuación se listan: en primer lugar, la Norma ISO 
15489 (2001) y otras asociadas, sobre gestión de documentos, el almacenamiento de información 
electrónica y sobre la conservación a largo plazo de información de documentos electrónicos; en 
segundo lugar, si se adapta al modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos 
– MoReq, y otras relacionadas con dicho modelo; Moreq surge porque la comisión europea 
decide desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos y en los 
años 1999 y 2000 elaboran la versión española, el propósito principal de esta norma es definir de 
forma general las características que debe tener una aplicación destinada a la gestión de 
documentos electrónicos de archivo, en tercer lugar, si se adapta a buenas prácticas definidas en 
proyectos como Interpares 1 y 2, estos proyectos tienen como objetivo establecer las normas para 
la creación de documentos de archivo electrónicos confiables y mantener su autenticidad durante 
su vida activa y semiactiva, definir la metodología para garantizar la producción y 
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mantenimiento de documentos de archivo digitales precisos y fiables en la preservación a largo 
plazo, en cuarta instancia, si se adecua la legislación vigente de cada país de tal forma que se 
normalice de forma clara y precisa, y por último, si se utiliza para su desarrollo tecnología de 
licencia abierta o libre que permita “satisfacer lasnecesidades de normalización, distribución, 
interoperabilidad y estabilidad del actual entorno de gestión de documentos” (Martín, 2006) 
Otra definición relevante que aportó para el desarrollo del trabajo de grado fue el Modelo 
de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos – MOREQ (2001). 
Díaz (2008) propone el control documental, la captura de documentos, la organización de 
la documentación, la descripción, la recuperación y reproducción, la valoración, las funciones de 
administración y aspectos como la facilidad de uso, la amigabilidad, entre otros, como las 
características que pueden ser automatizadas mediante un software de gestión documental según 
MoReq (2001). Con base en esto, establece seis ítems de evaluación del software que son la 
identificación del programa y solvencia de la empresa, los requisitos archivísticos, los criterios 
técnicos del programa, las funciones administrativas y unas características Complementarias. 
El Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos 
(Moreq) tiene como objetivo definir, de forma general, las características o requisitos que debe 
tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien 
también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” (sección 2.2). En 
este sentido, un software archivístico o sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo 
o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System, por su sigla en inglés)-, debe 
cumplir con unos requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo que 
garantizan que la funcionalidad y finalidad del mismo garantice no solo el cumplimiento de 
principios archivísticos sino también de la ejecución eficiente de las actividades. 
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El Archivo General de la Nación, el 3 de abril del 2017, actualiza el documento modelo de 
requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos donde 
establece parámetros de clasificación y organización documental, retención, disposición, 
búsqueda, presentación, metadatos, control, seguridad, flujos de trabajo y requerimientos no 
funcionales. 
Es preciso acentuar que la especificación propuesta por dicha norma se ha concebido de 
forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones tanto públicas como privadas que deseen 
introducir un software archivístico ó SGDEA que bien quieran evaluar la funcionalidad y 
capacidad del que ya tienen. 
 
Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la 
importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un SGDEA, como sucede con 
cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan 
grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la 
descripción que de ellos se realiza es muy somera. (Moreq, 2001, p.1). 
 
Las producciones bibliográficas sobre la evaluación de software de archivo o gestión 
electrónica de documentos, para identificar la tendencia investigativa y analítica que los autores 
han tenido sobre el tema en las últimas dos décadas, y de esta forma poder visualizar las 
oportunidades de trabajo e investigación en el tema. 
Para ello se ha puesto especial atención en realizar una revisión de producciones de 
España, Canadá, Estados Unidos y Brasil. 
Es preciso anotar que, de todos los autores consultados, es quizás Ramei Perpinyá Morera 
de la Universidad Autónoma de Barcelona de España, uno de los que más ha tratado el tema, de 
17 
él se encontró trabajos desde 1996 durante las Jornadas Españolas de Documentación 
Automatizada donde expuso su artículo titulado Evaluación de softwares para la automatización 
de archivos. Así mismo, su artículo Instrumentos de selección de software para la gestión de 
archivos (2000). 
Por su parte, Raquel Gómez Díaz (2008) de la Universidad de Salamanca de España, en su 
artículo titulado Pautas para la evaluación del software archivístico, propone una plantilla para 
la evaluación de programas informáticos para la gestión de documentos y archivos, la cual está 
dividida en seis apartados, que permiten comparar las características de las aplicaciones a 
evaluar. Además, define qué se entiende por gestión de documentos y las características que ha 
de tener esta para ser electrónica. 
Otra autora que ha desarrollado el tema es Amanda Stevens (2008) de Canadá, en su 
artículo Archives Management Software Review Report, en el cual menciona los factores que se 
deben considerar a la hora de seleccionar un software, así como también la metodología. En el 
mismo hace revisión o evalúa los software: archives online 3, archivists’ Toolkit 1.1, Archon 2.2, 
PastPerfect 4.0, Re:discovery Proficio 8.6, STAR/Archives 4.0 y Microsoft Access and 
Filemaker Pro. 
Por su parte, Lisa Spiro (2009) de Estados Unidos, en su artículo de Council on Library 
and Information Resources Washington, titulado Archival Management Software - A Report for 
the Council on Library and Information Resources, expone cómo seleccionar un software para la 
administración de archivos, los criterios a tener en cuenta a la hora de realizar dicho proceso, y 
agrega que: “Adopting new software, however, will require that archives adjust their workflows 
and import existing data into the new system. This study identifies some of the key requirements 
for archival management software so that archivists can make informed selections.” 
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De la misma forma, los autores españoles José Antonio Moreiro, Sonia Sánchez-
Cuadrado, Vicente Palacios y Eduardo Barra (2011), mediante su artículo titulado: Evaluación 
de Software libre para la gestión de archivos administrativos, “evalúan tres aplicaciones de 
software libre de gestión de archivos administrativos para su implantación en el archivo de una 
universidad: Archon, Archivists’ toolkit e ICA-AtoM.” Es decir, exponen los resultado de un 
trabajo comparativo, en el cual concluyen que “en la comparativa se tuvieron en cuenta doce 
requisitos concernientes a la gestión de metadatos, normas de descripción y préstamo, análisis y 
ciclo de vida del documento. 
Por su parte, el equipo italiano de InterPARES, conformado por María Mata Caravaca y 
Roberto Nahum (2012). Exponen en su artículo titulado Case Study 01 – Desing and 
implementation of Records Managements System at ICCROM: Final Report, un informe sobre 
un estudio de caso mediante el cual se diseña e implementación un sistema para la gestión 
documental. De esta forma, en el apartado 2.2.2.1, los autores indican cuales son los 
requerimientos funcionales que debe cumplir un sistema para la gestión de documentos, además, 
indican que dichos requisitos han sido basados en lo dispuesto en la norma ISO 15489-1/2:2001, 
en InterPARES2 y MoReq2. 
Si bien Murilo Billig Schäfer y Sônia Elisabete Constante (2012), mediante su artículo 
titulado Políticas e estratégias para a preservação da informação, no relacionan directamente el 
tema aquí en cuestión, es decir, no describen explícitamente qué requisitos tener en cuenta a la 
hora de evaluar un software para la gestión de documentos, por su parte, describe políticas y 
estrategias para la preservación de información digital basándose en principales proyectos de 
conservación digital desarrollados por InterPARES, OAIS, Dirks, PREMIS, MoReq. En este 
sentido, se presupone que al tener en cuenta dichas normas, sobre todo la MoReq, se hace 
19 
alusión a que necesariamente debe haber una evaluación de requisitos, es así como durante el 
desarrollo del texto habla de la necesidad de evaluar si los software de gestión documental 
cumpliendo con los requisitos que la Moreq describe. 
De la misma forma, Claudia Lacombe Rocha (2015) también de Brasil, mediante su 
artículo Repositorios para a preservação de documentos archivísticos digitais, afirma que los 
archivosdigitales son importantes para la transparencia pública en Brasil, es por ello que la 
conservación debe garantizar la fiabilidad, exactitud, autenticidad y accesibilidad de los 
documentos. Sin embargo, para ellos los sistemas deben cumplir con unos requisitos plasmados 
en las normas, entre esas la Moreq y el Modelo de requisitos para sistemas informatizados de 
gestão archivística de documentos expedido por el Archivo Nacional, requisitos que son 
desarrollados en el cuerpo del trabajo. Cabe mencionar, que la autora no trata el tema de la 
evaluación de software archivísticos directamente, sin embargo, menciona la importancia que 
éstos cumplan con los requisitos dados en las normas antes mencionadas. 
Por su parte, Daniel del Cerro Santiago (2014) de la Universidad de Salamanca de España, 
mediante su trabajo de grado titulado ICA - AtoM: Gestión Electrónica de Archivos, el cual tal 
como lo expresa el título, está basado en la gestión electrónica de archivos, especialmente en los 
software en código abierto para la descripción de archivos (ICA-AtoM) desarrollado por el 
Consejo Internacional de Archivos. El autor expone en el numeral 2.5.3 cuáles son los criterios a 
tener en cuenta para evaluar las cualidades generales y los aspectos funcionales de los softwares. 
Dentro de los cuales se contempla: Coste y condiciones de pago, Capacidad del sistema, 
Escalabilidad, Flexibilidad, Parametrizable, Amigabilidad, Migrabilidad y Rendimiento. Si bien 
el autor no desarrolla el tema a profundidad, hace un importante aporte a lo que a nosotros 
respecta, pues menciona qué requisitos tener en cuenta a la hora de evaluar un software 
20 
preferiblemente libre. 
Por último, pero no menos importante, la autora colombiana Jack Diana Lisbeth Zambrano 
(2010) García, en su artículo titulado Análisis de aplicación del modelo de requisitos para la 
gestión de documentos electrónicos MoReq2 en la adquisición de una aplicación de software en 
gestión documental, describe cuál fue la metodología empleada para la validación de las 
especificaciones MoReq2 en la aplicación de la gestión documental de una institución del sector 
comercial que adquirió un software de gestión documental, y los resultados de la actividad 
realizada en la elección de la aplicación de gestión documental, si bien no especifica cuáles 
fueron los requerimientos tenidos en cuenta para realizar la evaluación, si expone de forma clara 
en qué norma se basó, lo que nos hace pensar cuáles fueron los elementos tenidos en cuenta para 
realizar la evaluación del software. 
Para concluir este marco teórico, es preciso anotar que el tema de evaluación de software 
archivístico lo han venido desarrollando los autores desde hace aproximadamente dos décadas, 
sin embargo, su mayor producción se ha logrado entre los años 2008 y 2015. Es preciso anotar 
que en total se analizaron 10 artículos, de los cuales, 4 son de autores españoles, 2 de Brasil y 1 
caso respectivamente de Colombia, Canadá, Estado Unidos e Italia. Sobre el análisis hecho, se 
puede afirmar que casi que la totalidad de los artículos estudiados, tienen como base los 
requisitos expuestos en la MoReq2, lo que lleva a concluir que esta norma es un referente a nivel 
mundial para realizar la actividad de evaluación de software archivístico, la mayor parte de los 
autores coincidieron en que los softwares deben cumplir con unos requisitos o características 
generales, unas funciones y técnicas y otras propiamente archivísticas. Es preciso anotar, que no 
se encontró trabajo alguno de evaluación del aplicativo Sharepoint, el cual es objeto de estudio 
mediante el presente proyecto, lo que hace viable el estudio del mismo mediante la 
21 
implementación de los requisitos definidos en la MoReq2 y en las tablas de evaluación o análisis 
en los trabajo de algunos de los autores ya estudiados. 
 
22 
2. Metodología 
 
Para la consecución de los objetivos del trabajo de grado el cual buscó evaluar la 
funcionalidad del software Sharepoint implementado en TCC SAS, con base en los 
requerimientos establecidos por la normatividad para la gestión electrónica de documentos 
electrónicos vs las necesidades de la empresa, se basó en un enfoque o investigación cualitativa, 
entendiendo esta como la que abarca el estudio, uso y recolección de una variedad de materiales 
empíricos -estudio de caso, es decir, implicó un proceso de indagación caracterizado, un proceso 
de experiencia personal, introspectiva, historia de vida, entrevista, textos observacionales, 
históricos y visuales- que describen los momentos habituales y problemáticos y los significados 
en la vida de los individuos (Vasilachis, 2006, p 24). 
 
“La investigación cualitativa trata de identificar la naturaleza profunda de las realidades, su 
estructura dinámica, aquella que da razón plena de su comportamiento y manifestaciones”. 
(Vasilachis, 2006, p.128). 
En este sentido, este trabajo se enmarca dentro de esta categoría, teniendo como base que 
las normas técnicas vigentes y las necesidades de TCC S.A.S pueden cambiar con el pasar del 
tiempo. Por lo cual, el método utilizado fue el propuesto por la norma internacional Moreq 
(Modelo de requisitos para la gestión de los Récords Electrónicos), el cual se implementó 
mediante el análisis y aplicación de los requisitos propuestos por dicha norma. 
Díaz (2008), propone el control documental, la captura de documentos, la organización de 
la documentación, la descripción, la recuperación y reproducción, la valoración, las funciones de 
administración y aspectos como la facilidad de uso, la amigabilidad, entre otros, como las 
características que pueden ser automatizadas mediante un software de gestión documental con 
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base en MoReq (2001). Con base en esto, establece siete ítems en el desarrollo del método para 
llevar a cabo la evaluación del software que son: la identificación del programa y solvencia de la 
empresa, los requisitos archivísticos, los criterios técnicos del programa, las funciones 
administrativas y unas características complementarias. 
Es preciso anotar, que la principal técnica que se utilizó en el desarrollo de este trabajo de 
grado fue la revisión documental, teniendo en cuenta que permite hacerse una idea del desarrollo 
y las características de los procesos, también de disponer información que corrobora o no, lo que 
se está investigando. Además, los documentos son la historia escrita de las acciones, experiencias 
y maneras de concebir diferentes situaciones y contextos; en este sentido, la investigación 
documental aquí empleada se tuvo en cuenta la norma Moreq, informes y estudios sobre la 
misma, fichas técnicas y bibliografía sobre el software Sharepoint, vídeos, y demás elementos 
que permitan hacer una valoración adecuada del mismo. Además, se realizaron entrevistas para 
conocer la percepción de las personas que manejan en software Sharepoint, y conocer, entre otras 
cosas, qué tan funcional es dicho aplicativo. 
Como instrumentos de la revisión documental, se utilizaron fichas de análisis (técnicas o 
lectura), y de las entrevistas, un guión de entrevista semi-estructurado, a partir de las cuales se 
diseñó una matriz evaluativa como instrumento para determinar la funcionalidad del software 
Sharepoint implementado en TCC SAS, con la cual se buscó dar respuesta al objetivo del trabajo 
de grado y concluir si efectivamente es el aplicativo adecuado y cumple con las necesidades 
normativas y expectativas de la organización. 
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3. Resultados 
 
Para la consecución del primer objetivo del proyecto, se realizó análisis de información 
compilada en las encuestas de producción documental, realizadas en Julio y Agosto del año 2017 
y de la Matriz de gestión de información, realizada en Septiembre del mismo año. Herramientas 
que reflejan no solo la producción electrónica, sino también datos sobre el trámite y 
conservación de la misma, yque permiten determinar parte de las necesidades en materia de 
gestión electrónica de documentos de los usuarios de TCC, frente a lo brindado por el software 
SharePoint de Microsoft. 
Antes de enunciar cuáles son esas necesidades encontradas, es preciso mencionar cómo están 
conformadas dichas herramientas, que sirvieron como fuentes de información, de igual manera, 
hacer la claridad que las mismas fueron utilizadas porque a la fecha se encuentran vigentes, es 
decir, no se han realizado cambios sustantivos o significativos en la producción, trámite y 
conservación de los documentos electrónicos, y siguen siendo la misma. 
Hecha la salvedad, se asevera que las encuestas de producción documental, son una herramienta 
elaborada, con la cual se buscaba saber qué documentos generan las áreas de una de las Unidades 
de Negocio del Grupo TCC (Global Mensajería) y tener fuentes para realizar sus TRD, en este 
sentido, por haber sido realizadas para otra EN, su alcance no fue total, debido a que se 
encuestaron todas las áreas corporativas, excepto la Operación de TCC, es decir, que de 31 áreas 
de la estructura de TCC, sólo quedó pendiente por encuestar un área, consiguiendo un 97% de 
alcance de información sobre la producción, trámite y conservación. 
Dichas encuestas son aplicadas a nivel de tipología documental y se pueden evidenciar en el 
anexo uno (1) del presente trabajo. 
A continuación se describen las preguntas que conformaron la encuesta: 
25 
Oficina productora: área que produce la información. 
Proceso: Actividad bajo la cual se crea la información. 
Tipología documental: Nombre del documento producido. 
Soporte: mencionar el soporte o medio en que se crea el documento 
Números de copias: cantidad de ejemplares producidos 
Volumen: cantidad de documentos producidos 
Software y/o aplicativo: donde se crea, lugar donde se guarda la información electrónica. 
Modo de almacenamiento de información electrónica: tipo de archivo, software 
utilizado, aplicativo, extensión), 
Tiempo de conservación en la oficina: meses o años que la oficina productora la 
conserva. 
Tipo de unidad documental: decir si es simple o compuesta. 
Documentos que conforman la unidad documental: en caso de que la unidad 
documental sea compuesta, describir cada una de las tipologías que la conforman. 
Tipo de ordenación: decir si al interior de la unidad documental, la información está 
ordenada cronológicamente o alfabéticamente. 
Normatividad: mencionar los lineamientos o directrices que han emitido los entes de 
control que regulan la producción, trámite y conservación de documentos. 
 SharePoint: describir si la persona utiliza el aplicativo tecnológico, que percepción tiene 
en cuanto al funcionamiento, control y administración de los documentos que tramita a través de 
él. 
Datos de la persona entrevistada: Colaborador que responde la encuesta. 
Entrevistador: Persona que realiza la entrevista. 
26 
Tal como se puede observar, de acuerdo a lo arriba especificado, las encuestas dan una 
visión amplia sobre el estado de producción, trámite y conservación de los documentos físicos y 
electrónicos, además, dicha información se haya condensada de una forma más organizada en la 
Matriz Gestión de Información, una herramienta en la cual se describe la forma en que se 
producen, gestionan y conservan los documentos físicos y electrónicos del Grupo TCC (excepto 
la Operación de TCC), es decir, que sirve como guía para la administración correcta de la 
información de TCC. esta matriz se puede evidencia en el anexo dos (2). A diferencia de las 
encuestas, esta herramienta contiene información como: las agrupaciones documentales a las 
cuales pertenece el documento (sección, subsección, serie y subserie) con sus respectivos 
códigos, los anexos que puede contener, forma correcta de nombrar el documento electrónico, 
cómo se debe ordenar y clasificar, transferencia (dónde, periodicidad y registro a emplear), 
gestión y trámite (soporte en que se tramita, si se radica, digitaliza, es objeto de distribución 
interna y/o externa, y aplicativos utilizados), codificación donde se encuentra en el archivo, 
identificación de la unidad documental física, conservación electrónica (módulo de 
almacenamiento, archivador, ruta de origen y ordenación), Backup de seguridad de la 
información electrónica (medio, periodicidad y tiempo de conservación), aspectos sobre la 
consulta y perfiles autorizados, disposición final de los documentos y valores de los mismos. 
Explicado en qué consisten las herramientas utilizadas y qué información reúnen las 
mismas, se afirma que una vez tabulada la información se pudo identificar de 804 tipologías 
documentales, que en total producen las diferentes áreas de TCC, 472 son producidas, 
gestionadas y conservadas electrónicamente, es decir, que un 58.70% de los documentos de TCC 
son producidos en formatos electrónicos. 
Sin embargo, es preciso anotar que dichos documentos no son gestionados de forma 
27 
adecuada, en el análisis de las encuestas, se puede evidenciar que desde el área de Gestión 
Documental no hay control total de la información electrónica que producen las áreas, esto 
debido a que si bien hay herramientas colaborativas para almacenar los documentos, como lo son 
OneDrive y SharePoint de Microsoft, los colaboradores de TCC no almacenan la información en 
dichas herramientas, sino que optan por conservarla en sus equipos de cómputo, lo que puede 
traducirse como una falta de seguridad en la administración de la información, debido a que se 
corre el riesgo que la misma se pierda o que sea hackeada. De la misma forma, se puede 
comentar que esto hace que el trabajo colaborativo y consultas entre áreas sean más lentas, 
debido a que la información no está en línea, lo que afecta directamente la administración en 
general de TCC. De igual manera, las encuestas de producción documental permiten observar 
que no existe control sobre los correos enviados y recibidos, muchos de los cuales tienen valores 
legales y administrativos, debido a que por este medio se toman decisiones importantes y en 
algunos casos se cierran negocios. También, se pudo observar que en la empresa se hace uso de 9 
software o aplicativos para administrar la información, y que abajo se especifican en la tabla, los 
cuales requieren de complementos, y de otros sistemas para poder integrarse, y en algunos casos 
no logran integrarse, y las opciones son limitadas. Lo que también ocasiona demoras, y al mismo 
tiempo condiciona que muchas actividades se sigan realizando de una forma muy manual, es 
decir, que no se automaticen. 
28 
Tabla 1. Sistema de información 
 
Proceso / 
Área 
Sistema de 
Información 
Módulos / Alcance 
Licencias 
Activas 
Gestión 
Documental 
Docuware Transversal a todos los Sistemas de Información 50 
bpms Transversal a todos los Sistemas de Información 400 
Sharepoint Transversal a todos los Sistemas de Información 4.500 
Administrativo 
ERP 
Compras 
2.000 
CXP 
Facturación 
Contabilidad 
Inventarios 
CXC 
Tesorería 
(Peoplesoft) 
Gastos de viaje 
Activos Fijos 
Presupuestos 
HCM 
Requisiciones 
300 
Perfiles 
Posiciones 
Contratos 
Admón. Personal 
Ayuda Escolar 
Paco 
Nómina 
Yo soy 
Compensación 
Ausentismos 
Préstamos 
Eventos 
Tienda 
Operativo Sión 
Digitación 
3.500 
Preventa 
Novedades 
Movilidad 
Despachos 
Facturación 
PLS 
Planeador 
Plataforma 
29 
Liquidador 
Gestión de convenios 
Iris 
Opencomex 
900 SGA 
Georeferenciado 
Sitrac Carga Masiva 80 
Clientes CRM 
Cliente único 
550 
PQR 
Marketing 
Ventas 
Indemnizaciones 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
Expresado lo anterior, se puede afirmar que quizás la necesidad de gestión electrónica más 
importante que presentan los usuarios de TCC, es que SharePoint permite tener control, 
administración y gestión de toda la información producida, e incluso de loscorreos. Es decir, que 
permita no solo almacenarlos, sino también planear la producción documental, conservar los 
documentos electrónicos por el tiempo de retención, gestionarlos colaborativamente, 
optimizando los procesos entre las áreas y permitir una administración del contenido digital. 
También se exige a SharePoint que sea una herramienta integradora, es decir, que exista 
comunicación o integración entre los diferentes módulos, la generación de informes globales 
sobre la compañía, sin tener que ingresar a muchos aplicativos. En resumen que sirva para 
gestionar la información comercial, contable, financiera, de gestión humana y la administrativa. 
Una vez conocidas las necesidades en TCC y saber al detalle lo que exige la normatividad 
en materia de gestión electrónica de documentos, se procedió a diseñar y elaborar una matriz 
evaluativa (anexo 3) como instrumento para determinar la funcionalidad y el nivel de 
cumplimiento del software “Sharepoint”. 
El primer componente de la matriz son los parámetros, es decir, establecer los criterios 
30 
para ser aplicados a la evaluación del software, en la siguiente tabla se detalla uno a uno de los 
Siete Ítems. 
 
Tabla 2. Parámetros 
 
CÓDIG
O 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
Total 
Preguntas 
por Ítem 
1 FUNCIONALIDAD 
La capacidad del software de cumplir con las 
funciones para satisfacer las necesidades 
explícitas e implícitas cuando es utilizado en 
condiciones específicas. 
8 
2 FIABILIDAD 
La capacidad del software para mantener 
un nivel específico de funcionamiento 
cuando se está utilizando bajo condiciones 
especificadas. 
5 
3 CRITERIOS 
La capacidad del software para determinar si 
será necesario o no adquirir nuevos equipos. 
3 
4 
FUNCIONES 
ADMINISTRATIVAS 
Junto con los requisitos archivísticos, estas 
funciones ayudarán en la elección de un 
programa u otro. 
5 
5 
COSTOS DEL 
SOFTWARE 
Contemplación de todos los gastos que 
supondrá la implantación del nuevo software, 
costes directos e indirectos, como puede ser 
la adquisición de equipos, la contratación de 
personal, etcétera. 
6 
6 
CARACTERÍSTICAS 
COMPLEMENTARIAS 
Entre estas se encuentran la amigabilidad, la 
escalabilidad o el uso de normativa, que 
también serán útiles a la hora de la selección 
de un software determinado 
7 
7 CALIDAD EN USO 
Capacidad del software para permitirles a 
usuarios lograr las metas propuestas con 
eficacia, productividad, seguridad y 
satisfacción, en contextos especificados de 
uso 
6 
 TOTAL PREGUNTAS 40 
 
Fuente: Elaboración propia 
El primer ítem “funcionalidad” hace referencia a la capacidad del software para proveer las 
funciones que satisfacen las necesidades explícitas e implícitas cuando se utiliza bajo 
31 
condiciones específicas. Tareas que se podrán llevar a cabo con la aplicación, en este apartado se 
hace una idea de si el programa responderá a las expectativas o no y se analizó mediante 8 
variables, las cuales tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla: 
 
Tabla 3. Funcionalidad 
 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNT
OS 
DE 1-
5 
1 
Control 
documental 
La capacidad del software para el registro de entradas 
y salidas de documentos 
4 
2 
Control de 
Acceso al 
programa 
La capacidad del software para definir niveles de 
acceso 
4 
3 
Copias de 
seguridad 
La capacidad del software de realizar copias de 
seguridad de datos del programa, documentos, 
dispositivos de almacenamiento 
5 
4 Entrada de datos 
La capacidad del software para captura de documentos, 
crear máscaras de entrada de datos, personalización de 
bases de datos (creación de formularios), validación de 
datos (criterios prefijados, normas propias) 
4 
5 Organización 
La capacidad del software para soportar niveles de 
clasificación, creación cuadro de clasificación, 
reclasificación de documentos, codificación y TRD. 
4 
6 Adecuación 
La capacidad del software para proveer un adecuado 
conjunto de funciones que cumplan las tareas y 
objetivos especificados por el usuario. 
4 
7 Interoperabilidad 
La capacidad del software para interactuar con uno o 
más sistemas específicos, permitiendo la creación de 
expedientes electrónicos. 
4 
8 Exactitud 
La capacidad del software para hacer procesos y 
entregar los resultados solicitados con precisión de 
forma esperada. 
3 
 TOTAL PUNTOS 32 
 Porcentaje total resultado de FUNCIONALIDAD 80% 
 
Fuente: Elaboración propia 
El segundo ítem “fiabilidad” hace referencia a la capacidad del software para mantener 
un nivel específico de funcionamiento cuando se está utilizando bajo condiciones 
32 
especificadas, este ítem se analizó mediante 5 variables, las cuales tuvieron una calificación que 
se puede evidenciar en la siguiente tabla: 
 
Tabla 4. Fiabilidad 
 
0 ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
9 Descripción 
La capacidad del software para adaptarse 
a las normas internacionales, incorporar 
ficheros de autoridad, edición automática 
de instrumentos de descripción, heredar 
datos jerárquicos 
4 
10 
Búsqueda, 
recuperación y 
reproducción de 
la 
documentación 
La capacidad del software para presentar 
las búsquedas, uso del lenguaje y facilidad 
en las mismas 
3 
11 
Interfaz de 
Usuario 
La capacidad del software para ser 
amigable, criterios de seguridad, 
posibilidad de cambio de apariencia del 
programa, el software incorpora tutoriales. 
3 
12 
Valoración, 
selección, 
conservación y 
eliminación 
La capacidad del software para calcular 
plazos de conservación, notificación de 
plazos de conservación, define reglas de 
conservación, facilita transferencias, 
facilita eliminación de documentos. 
4 
13 
Productos que 
incorpora 
La capacidad del software para 
presentar tesauros, lenguajes controlados, 
workflow, radicación. 
5 
 TOTAL PUNTOS 19 
 
Porcentaje total resultado de 
FIABILIDAD 76% 
Fuente: Elaboración propia 
 
El tercer ítem “criterios técnicos ” referente a la capacidad del software para determinar si 
será necesario o no adquirir nuevos equipos, este se analizó mediante 3 variables, las cuales 
tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla 
 
33 
Tabla 5. Criterios técnicos 
 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
14 
Hardware 
requerido 
Requisitos mínimos requeridos para procesador, 
memoria RAM, perifericos. 
4 
15 Bases de datos 
Cantidad de bases de datos que se pueden incorporar 
en una misma aplicación, Flexibilidad de la base de 
datos para permitir renombrar campos, modificar 
atributos, Lenguaje de programación, Número de 
usuarios que pueden trabajar 
al mismo tiempo sobre el programa. 
3 
16 
Formatos de la 
documentación 
¿La capacidad del software para trabajar con 
diferentes formatos de documentos, permite establecer 
enlaces con otros tipos de formatos de documentos? 
3 
 TOTAL PUNTOS 10 
 
Porcentaje total resultado de CRITERIOS 
TÉCNICOS 67% 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
El cuarto ítem “funciones administrativas ” hace referente a las funciones que ayudarán en 
la elección de un programa u otro, este se analizó mediante 5 variables, las cuales tuvieron una 
calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla. 
34 
Tabla 6. Funciones administrativas 
 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
17 Seguridad 
La capacidad del software para proteger la información y 
los datos de modo que las personas o los sistemas no 
autorizados no puedan leerlos o modificarlos, y a las 
personas o sistemas autorizados no se les niegue el acceso 
a ellos. 
4 
18 
Gestión de 
espacios 
La capacidad del software para permitir al usuario 
gestionarespacios de almacenamiento 
4 
19 
Gestión de 
Usuarios 
La capacidad del software para permitir al 
administrador operarlo y controlarlo, crear roles y perfiles, 
dar permisos de consulta por niveles de expedientes y/o 
documentos. 
5 
20 
Edición de 
informes y 
estadísticas 
(reportes) 
La capacidad del software de generar reportes, informes e 
indicadores de los registros publicados. 
3 
21 
Modificación y 
borrado de 
registros 
La capacidad del software para permitir el borrado y 
recuperación de registros 
4 
 TOTAL PUNTOS 20 
 
Porcentaje total resultado de FUNCIONES 
ADMINISTRATIVAS 
80% 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
En el quinto ítem “costos” se contemplan todos los gastos que supondrá la implantación 
del nuevo software, costos directos e indirectos, como puede ser la adquisición de equipos, la 
contratación de personal, etcétera, se analizó mediante 6 variables, las cuales tuvieron una 
calificación que se puede evidenciar en la tabla 7. 
 
35 
Tabla 7. Costos 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
22 Licencias 
¿Tipo de licenciamiento, licencia 
nombrada o concurrente, otra, Valor de 
la licencia? 
5 
23 Mantenimiento 
Costo del mantenimiento anual (debe 
ser menor del 20% del costo de las 
licencias) 
4 
24 Actualización 
Con qué periodicidad liberan 
actualizaciones (debe ser mínimo cada 
tres meses) 
2 
25 
Importaciones 
masivas 
La capacidad del software para permitir 
importación masiva de datos y 
documentos 
3 
26 
Condiciones de 
pago 
Qué facilidades de pago ofrece el 
proveedor 
4 
27 
Oportunidad de 
respuesta 
Que tan oportuno es la respuesta o 
solución a un requerimiento planteado. 
3 
 TOTAL PUNTOS 21 
 
Porcentaje total resultado de 
COSTOS 
70% 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
En el sexto ítem “otras características complementarias” se encuentran la amigabilidad, la 
escalabilidad o el uso de normativa, que también serán útiles a la hora de la selección de un 
software determinado, este ítem se analizó mediante 7 variables, las cuales tuvieron una 
calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla: 
 
36 
Tabla 8. Características complementarias 
 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
28 Rendimiento 
La capacidad del software para proveer tiempos 
adecuados de respuesta y procesamiento, y ratios de 
rendimiento cuando realiza su función bajo las 
condiciones establecidas. 
3 
29 Escalabilidad 
La capacidad del software para ser adaptado a diferentes 
entornos especificados sin aplicar acciones o medios 
diferentes de los previstos para el propósito del software 
considerado. Adaptabilidad incluye la escalabilidad de 
capacidad interna (Ejemplo: Campos en pantalla, tablas, 
volúmenes de transacciones, formatos de reporte, etc.). 
4 
30 Coexistencia 
La capacidad del software para coexistir con otros 
productos de software independientes dentro de un 
mismo entorno, compartiendo recursos comunes. 
3 
31 
Flexibilidad de 
diseño 
La capacidad del software para permitir que una 
determinada modificación sea implementada. 
Implementación incluye codificación, diseño y 
documentación de cambios. 
3 
32 Migración de datos 
La capacidad del software para migrar datos de otros 
aplicativos 
4 
33 
Tolerancia a 
errores 
La capacidad del software para mantener un nivel de 
funcionamiento en caso de errores 
3 
34 Madurez 
La capacidad del software para evitar fallas cuando 
encuentra errores 
2 
 TOTAL PUNTOS 22 
 
Porcentaje total resultado de CARACTERÍSTICAS 
COMPLEMENTARIAS 
63% 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
El séptimo ítem “Calidad en uso” hace referencia La capacidad del software para 
permitirles a usuarios específicos lograr las metas propuestas con eficacia, productividad, 
seguridad y satisfacción, en contextos especificados de uso, por ende se analizó mediante 6 
variables, las cuales tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla: 
Tabla 9. Calidad en uso 
 
37 
N° 
VARIABLE 
ÍTEM 
DESCRIPCIÓN 
condición de Normalidad 
PUNTOS 
DE 1-5 
35 Eficacia 
La capacidad del software para permitir a los 
usuarios lograr las metas especificadas con 
exactitud e integridad, en un contexto especificado 
de uso. 
3 
36 Productividad 
La capacidad del software para permitir a los 
usuarios emplear cantidades apropiadas de 
recursos, en relación a la eficacia lograda en 
un contexto especificado de uso. 
Los recursos relevantes pueden incluir: tiempo 
para completar la tarea, esfuerzo del usuario, 
materiales o costo financiero. 
3 
37 Seguridad 
La capacidad del software para lograr niveles 
aceptables de riesgo de daño a las personas, 
institucion, software, propiedad (licencias, 
contratos de uso de software) o entorno, en un 
contexto especificado de uso. Los riesgos son 
normalmente el resultado de deficiencias en la 
funcionalidad 
(incluyendo seguridad), fiabilidad, usabilidad o 
facilidad de mantenimiento. 
4 
38 Satisfacción 
La capacidad del software para satisfacer a los 
usuarios en un contexto especificado de uso. 
La satisfacción es la respuesta del usuario a la 
interacción con el producto, e incluye las actitudes 
hacia el uso del producto. 
3 
 
39 Mercadeo 
El tiempo que tiene el software o proveedor en el 
caso del que producto sea a la medida en el 
mercado. Menor a un año=0, de 1 a 2 años =1, de 
2 a 3 años=2 y de más de 3 años=3 
3 
40 Estandarización 
Número de Instalaciones en diferentes empresas 
nacionales, Número de Softwares instalados por 
el proveedor. Ninguno=0, de 1 a 5=1 de 6 a 10=2 , 
más 11 =5 
5 
 TOTAL PUNTOS 21 
 
Porcentaje total resultado de CALIDAD EN 
USO 70% 
Fuente: Elaboración propia 
Una vez terminado de analizar y evaluar los 7 ítems mencionados anteriormente, se procede a 
tabular los resultados de cada uno con el fin de tener un panorama global de la calificación, este 
resultado se puede observar en la siguiente gráfica: 
 
Gráfico 1. Porcentajes obtenidos de cada ítem 
 
38 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
Una vez evaluados los 7 ítems, el promedio general de la calificación del software 
sharepoint se puede evidenciar en la siguiente gráfica: 
 
39 
Gráfico 2. Porcentaje final obtenido 
 
 
 
Fuente: Elaboración propia 
 
En definición conjunta con las directivas de la empresa TCC, se definió las siguientes 
escalas de porcentaje para la evaluación: 
 
Tabla 10. Escala de porcentaje final 
Escala de 
porcentaje 
Calificación 
0 A 20% DEFICIENTE 
21 A 30% INSUFICIENTE 
31 A 40% ACEPTABLE 
41 A 80% SOBRESALIENTE 
 SUPERIOR 
A 80% EXCELENTE 
 
Fuente: Elaboración propia 
40 
Con base en la tabla 10, se puede concluir que el software Sharepoint tiene una calificación 
sobresaliente, con un porcentaje del 72%, lo que implica que no cumple con todas las 
necesidades y requerimiento de TCC. 
 
41 
4. Conclusiones y Recomendaciones 
 
● Una vez realizada la evaluación al software Sharepoint se puede concluir que cumple en 
un 72% según las necesidades administrativas de TCC y los requerimientos normativos 
establecidos principalmente en la norma internacional Moreq. 
 
● También se puede concluir que el campo del conocimiento en materia de software para la 
gestión electrónica de documentos carece de formación y de profesionales idóneos que 
garanticen una adecuada administración del acervo documental. 
 
● Otro aspecto a tener en cuenta es que en Colombia y a nivel mundial existe poca 
producción de documentos e información referente a la adecuada gestión electrónica de 
documentos, lo que trae como consecuencia mala decisiones al momento de elegir o 
adquirir un software tecnológico. 
 
● Las directivas de la empresa TCC, quedaron muy satisfechos conel trabajo realizado, 
pues se alcanzaron resultados muy satisfactorios en la administración y gestión electrónica 
de documentos asociados al Core del negocio, evidenciando que la herramienta tiene 
carencias para alcanzar mayores y mejores resultados, reduciendo los tiempos de respuesta, 
la pérdida de información y la optimización de los procesos. 
 
42 
● No existe cultura organizacional en los colaboradores de TCC, referente al impacto que 
tiene la adecuada gestión electrónica de documentos y las consecuencias que genera el mal 
uso y control de la información. 
 
● como recomendación, la escuela interamericana de Bibliotecología en el programa 
Archivística, debe complementar o modificar el pensum en cuanto al contenido de gestión 
electrónica de documentos, ya que es un poco limitado y más aún teniendo en cuenta que 
en la actualidad y en el futuro, el manejo de la información tiende a ser más digital y 
electrónico. 
 
43 
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47 
Anexos 
 
Anexo 1. Encuesta 
Anexo 2. Matriz de gestión de información 
Anexo 3. Formato evaluación software 
http://1.encuesta.xlsx/
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