COO-5-IN-Suscribir-acuerdos-de-pago

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Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Proceso: Tesorería 
Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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INSTRUCTIVO: 
SUSCRIBIR ACUERDOS DE PAGO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Proceso: Tesorería 
Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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Subproceso: Coordinación y Gestión de Procesos Administrativos y Financieros 
1. Información General del Instructivo 
Objetivo: 
Orientar la suscripción de acuerdos de pago a nombre de la Universidad Nacional de Colombia 
para facilitar el cumplimiento de las obligaciones dinerarias a favor de la Institución, vencidas y 
en mora, así como el recaudo efectivo de las mismas. 
Alcance: 
Inicia con la solicitud del deudor ante el servidor público o dependencia a la que corresponda 
el cobro persuasivo, y finaliza con el seguimiento al cumplimiento del acuerdo y eventual inicio 
de proceso de cobro jurídico. 
En lo referente a aportes de seguridad social, incapacidades médicas de servidores públicos, 
facturación y gestiones de cobro de los servicios de salud y cobro de dineros destinados a 
financiar el pasivo pensional, se podrá acoger lo dispuesto en este instructivo siempre que no 
se contravenga la norma externa que rige el tema. 
Se exceptúa lo correspondiente a préstamo estudiantil y/o préstamo beca, lo cual se regirá por 
los procedimientos que establezca la Dirección Nacional de Bienestar Universitario. 
 
Aplica para obligaciones dinerarias con o sin título que preste mérito ejecutivo. 
Definiciones: 
1. Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y la Universidad cuyo 
objeto está orientado a reestructurar el pago de una obligación dineraria vencida o en 
mora, a efecto de mejorar las condiciones de pago del deudor. 
2. Central de riesgo: Entidad que recopila información sobre la situación crediticia general e 
histórica, positiva y negativa de los clientes de cada entidad, y que se pone a su servicio, 
previa autorización escrita y voluntaria del usuario. 
3. Cláusula aceleratoria: Facultad del tenedor de un título valor o en general del acreedor de 
una obligación dineraria sujeta a plazos periódicos o instalamentos, para declarar 
anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte 
del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y 
dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. 
4. Cobro jurídico: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de promover y adelantar 
una serie de mecanismos de carácter jurídico para la recuperación de los valores que le son 
adeudados, una vez se han agotado las gestiones de cobro persuasivo definidas en el 
Reglamento Interno de Cartera. El cobro jurídico será ejercido por la Dirección Jurídica 
Nacional, las Oficinas Jurídicas de sede, la Dirección del Fondo Pensional o quienes hagan 
sus veces en las sedes o Unidades Especiales, los abogados externos o las firmas de 
cobranza contratados para tales efectos, según corresponda. El cobro jurídico puede ser: 
 Cobro coactivo: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar 
directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo 
la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del 
interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir 
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Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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eficazmente los fines institucionales. Este tipo de cobro se rige por la Resolución 
141 de 2007 de Rectoría y el Estatuto Tributario en lo que corresponda, o las normas 
que la complemente, adiciones, modifiquen o subroguen. 
 Cobro judicial: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de interponer e 
impulsar acciones jurídicas o demandas ante los despachos judiciales competentes 
del país para la recuperación de los valores adeudados, bajo las condiciones 
establecidas en la ley. 
5. Cuotas partes pensionales: Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad 
por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago de 
dicha prestación en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme 
al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto 
sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado o sus beneficiarios con derecho 
perciban la mesada respectiva. 
6. Deudor: Es el extremo pasivo de la relación obligacional. Para efectos del presente 
instructivo, corresponde a la persona natural o jurídica que ha adquirido una obligación con 
la Universidad Nacional de Colombia en virtud del cual se encuentra en el deber de entregar 
a ésta una suma de dinero determinada o determinable, dentro de un plazo definido y bajo 
las condiciones que la ley, el reglamento, una resolución, una factura, un documento 
equivalente o un contrato estipulen. 
7. Deudor solidario: Es la persona natural o jurídica que está obligada al pago de una deuda 
junto con el deudor principal, con las mismas implicaciones de carácter legal. 
8. Interés moratorio: Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día 
siguiente en que se hace exigible la obligación y, hasta la fecha de pago o, si es el caso, la de 
suscripción de un acuerdo de pago. Para efectos de este instructivo este interés no es 
capitalizable y se entenderá como interés simple. Se excluyen de este interés las deudas 
derivadas de derechos académicos, derechos administrativos y demás costos asociados a 
estos conceptos, los cuales se regularán por la normativa académica pertinente. 
9. Oficinas de cobranza: Persona natural o jurídica contratada por la Universidad para el 
manejo y gestión de cobro de la cartera. 
10. Pagaré: Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la 
cual una o varias personas se obligan con su firma a pagar a la Universidad, una suma cierta 
de dinero en un término fijo o determinable. 
11. Título que presta mérito ejecutivo: Documento que debe contener una obligación clara, 
expresa y actualmente exigible a cargo del deudor. El título ejecutivo es un documento (por 
ejemplo: resolución, factura, documento equivalente, pagaré, contratos, entre otros) o 
conjunto de documentos que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe 
contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario 
competente para expedirlo. Entran dentro de esta definición los documentos a que hace 
referencia el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que la modifiquen, adicionen 
o subroguen. Puede ser singular o complejo. 
Condiciones 
Generales: 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para 
determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se 
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ocupe o el nombre de la dependencia que figure dentro de la estructura administrativa de 
la Universidad Nacional de Colombia 
2. La Universidad Nacional de Colombia podrá celebrar en cualquier momento acuerdos de 
pago con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado con el objeto de 
convenir el plazo y condiciones de pago de obligaciones pendientes, vencidas o en mora. 
3. La Universidad Nacional de Colombia podrá celebrar acuerdos de pago con los 
responsables de la legalización de los avances cuando por alguna circunstancia no sea 
posible aplicar los descuentos a través de la nómina, la mesada pensional o los honorarios. 
4. En el caso de deudas derivadasde costos de matrícula, derechos académicos, derechos 
administrativos y/o demás conceptos asociados a estos valores según la normativa 
académica interna aplicable a nivel nacional, la Universidad Nacional de Colombia solo 
podrá celebrar acuerdos de pago con los estudiantes en calidad de retirados o egresados. 
5. Los acuerdos de pago que la Universidad Nacional de Colombia suscriba deberán contener 
cláusula aceleratoria. 
6. Para garantizar la idoneidad de los documentos y del proyecto de acuerdo de pago, los 
delegados que lo suscriben podrán solicitar su revisión ante las respectivas oficinas 
jurídicas, asesores jurídicos o quienes hagan sus veces. 
7. Para el caso de deudas con deudor solidario, los acuerdos de pago deben ser suscritos por 
éste y el deudor principal, conjuntamente, salvo en los procesos coactivos por concepto 
de cuotas partes pensionales en el que solo será necesario la suscripción del acuerdo con 
uno de los deudores. 
8. La Universidad en todo caso se reserva la posibilidad de celebrar acuerdos de pago cuando 
se evidencie que el deudor no tiene capacidad de pago que garantice el cumplimiento del 
posible acuerdo de pago. 
9. En un acuerdo de pago, el deudor podrá proponer cuotas mayores y plazos inferiores a los 
definidos en el presente instructivo. 
10. En cualquier caso, durante la ejecución del acuerdo de pago, el deudor podrá pagar de 
manera anticipada el valor de las cuotas pactadas disminuyendo el plazo de su obligación, 
para lo cual deberá reportar el pago anticipado ante la tesorería respectiva. 
11. Las oficinas de cobranza contratadas por la Universidad podrán celebrar acuerdos de pago 
de conformidad con lo estipulado en el respectivo contrato. 
12. Causales de rechazo de solicitud de acuerdo de pago: 
a. Si el deudor ha incumplido acuerdos de pago suscritos con la Universidad dentro de 
los últimos tres (3) años. 
b. Si el deudor aparece reportado en el boletín de deudores morosos por 
incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que previo a la suscripción del acuerdo, 
éste subsane el incumplimiento. 
c. Si el deudor aparece reportado en las centrales de riesgo con las que la Universidad 
haya suscrito convenio. 
13. Plazos y montos establecidos para el cumplimiento de las cuotas a pagar: 
a. Personas naturales: 
 Cuando la suma adeudada sea inferior a ocho (8) SMMLV, hasta doce (12) meses. 
 Cuando la suma adeudada sea igual o superior a ocho (8) SMMLV e inferior a 
quince (15) SMMLV, hasta dieciocho (18) meses. 
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Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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 Cuando la suma adeudada sea igual o superior a quince (15) SMMLV e inferior a 
veinticinco (25) SMMLV, hasta veinticuatro (24) meses. 
 Cuando la suma adeudada sea igual o superior a veinticinco (25) SMMLV e 
inferior a treinta y cinco (35) SMMLV, hasta treinta (30) meses. 
 Cuando la suma adeudada sea igual o superior a treinta y cinco (35) SMMLV e 
igual o inferior a cincuenta (50) SMMLV, hasta treinta y seis (36) meses. 
Para obligaciones superiores a cincuenta (50) SMMLV, se enviará a la oficina 
jurídica correspondiente para que evalúe la viabilidad del acuerdo de pago u otras 
figuras jurídicas como la conciliación o la transacción. Para estos casos, los plazos 
y montos se determinarán de acuerdo con las condiciones concretas de cada 
asunto, sin que en ningún evento supere los sesenta (60) meses. En este evento 
se exigirá al deudor la constitución de las garantías de cumplimiento que se 
consideren más convenientes para la Universidad. 
b. Personas jurídicas de derecho privado: 
 Cuando la suma adeudada sea menor o igual a 1 SMLMV, el plazo podrá ser hasta 
de quince (15) días calendario, y se hará en un solo pago. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 1 SMLMV y menor o igual a 5 SMLMV, el 
plazo podrá ser hasta un (1) mes y podrá pactarse su pago en cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 5 SMLMV y menor o igual a 20 SMLMV, 
el plazo podrá ser hasta tres (3) meses y podrá pactarse su pago en cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 20 SMLMV y menor o igual a 100 SMLMV, 
el plazo podrá ser hasta seis (6) meses y podrá pactarse su pago en cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 100 SMLMV y menor o igual a 250 
SMLMV, el plazo podrá ser hasta doce (12) meses y podrá pactarse su pago en 
cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 250 SMLMV, el plazo podrá ser hasta de 
dieciocho (18) meses y podrá pactarse su pago en cuotas. 
 Cuando se trate de cuotas partes pensionales el plazo máximo del acuerdo de 
pago podrá ser de hasta doce (12) meses, independiente de la cuantía de la 
obligación. 
c. Personas jurídicas de derecho público: 
 Cuando la suma adeudada sea menor o igual a los 5 SMLMV, el plazo podrá ser 
hasta tres (3) meses y se hará en un solo pago. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a los 5 SMLMV y menor o igual a 20 
SMLMV, el plazo podrá ser hasta tres (3) meses y podrá pactarse su pago en 
cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 20 SMLMV y menor o igual a 100 SMLMV, 
el plazo podrá ser hasta seis (6) meses y podrá pactarse su pago en cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 100 SMLMV y menor o igual a 250 
SMLMV, el plazo podrá ser hasta nueve (9) meses y podrá pactarse su pago en 
cuotas. 
 Cuando la suma adeudada sea mayor a 250 SMLMV, el plazo podrá ser hasta 
doce (12) meses y podrá pactarse su pago en cuotas. 
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Proceso: Tesorería 
Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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 Cuando se trate de cuotas partes pensionales el plazo máximo del acuerdo de 
pago podrá ser de hasta doce (12) meses, independiente de la cuantía de la 
obligación. 
14. Los delegados para la celebración de acuerdos de pago corresponden a los establecidos 
en los artículos 40 y 46 de la Resolución de Rectoría No. 1465 de 2013 de la Universidad 
Nacional de Colombia. 
15. Requisitos para la suscripción de acuerdos de pago: 
a. Personas naturales: 
 Trabajadores dependientes: Certificación laboral en la que conste que el deudor 
percibe ingresos mensuales iguales o superiores a tres (3) veces el valor de la 
cuota a pactar. 
 Trabajadores independientes o contratistas: Certificación de ingresos expedida 
por contador público en la que conste que el deudor percibe ingresos mensuales 
iguales o superiores a tres (3) veces el valor de la de la cuota a pactar. 
 Pensionados: Certificado de pensionado en la que conste que el deudor percibe 
ingresos mensuales iguales o superiores a tres (3) veces el valor de la cuota a 
pactar. 
La persona natural que no cumpla alguna de estas condiciones podrá suscribir 
acuerdos de pago con un deudor solidario que si cumpla con las mismas, como es 
el caso de los estudiantes, entre otros. 
b. Personas jurídicas de derecho privado: 
 Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con 
fecha de expedición inferior o igual a noventa (90) días calendario a su 
presentación, en el que conste que el representante legal está facultado para 
celebrar negocios o actos jurídicos por cuantía igual o superior a la del acuerdo 
de pago. 
 Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad. 
 Autorización expresa de la junta directiva u órgano de dirección de la entidad 
para suscribir el acuerdo de pago, en caso que la cuantía para celebrar negocios 
o actos jurídicos registrada en el certificado de existencia y representación legal 
sea inferior al valor del acuerdo de pago. 
 Constitución de pagaré en blanco y carta de instrucciones suscritos por la 
persona o representante legal que la persona jurídica haya autorizado según el 
literal anterior. 
 Balance General y Estado de Resultados correspondiente al ejercicio de la 
vigencia anterior, debidamente certificados y dictaminados (si aplica).c. Personas jurídicas de derecho público: 
 Documento que acredite la existencia y representación legal expedida por la 
autoridad competente de acuerdo con su naturaleza. 
 Copia del acto administrativo de nombramiento del representante legal de la 
entidad o acto administrativo de delegación. 
 Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad. 
 Documento en el que conste que el representante legal está facultado para 
celebrar negocios o actos jurídicos por cuantía igual o superior a la del acuerdo 
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Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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Este instructivo relaciona cada una de las tareas para la suscripción de acuerdos de pago. 
 
1. Iniciar tramite de acuerdo de pago 
De acuerdo al origen y naturaleza de la deuda el trámite de solicitud de acuerdo de pago puede ser iniciado 
por el deudor o por el área de tesorería para el caso de avances no legalizados. 
 
¿El deudor muestra disposición para suscribir acuerdo de pago? 
SI: Ir a la tarea No. 2. Recibir la solicitud de acuerdo de pago por parte del deudor. 
No: Continuar con los procedimientos de cobro a que haya a lugar y, para el caso de avances no legalizados 
de servidores públicos, remitir el asunto a la Dirección Nacional de Veeduría Disciplinaria. 
 
Fin del instructivo. 
 
2. Recibir la solicitud de acuerdo de pago por parte del deudor 
 
El servidor público o dependencia encargada del cobro debe recibir la solicitud escrita del deudor donde 
manifieste su intención de suscribir un acuerdo de pago, así como una propuesta de plazos y montos a 
pagar de acuerdo con sus condiciones económicas. 
 
3. Remitir solicitud al área financiera 
 
El servidor público o dependencia encargada del cobro debe enviar al área financiera de su respectivo nivel 
la solicitud del deudor de suscribir acuerdo de pago. 
 
de pago. 
 Certificado de disponibilidad presupuestal por el valor total de la deuda. 
16. Salvo las deudas contenidas en recibos de matrícula, los acuerdos de pago contemplarán 
la liquidación de los intereses de mora de conformidad con la Ley 68 de 1923, a una tasa 
equivalente al 12% efectivo anual, o con la tasa establecida para las cuotas partes 
pensionales. Dichos intereses se generan desde la fecha de vencimiento del plazo 
otorgado al deudor para el pago de la obligación y hasta la fecha en que suscriba el 
acuerdo de pago. En caso de efectuarse abonos parciales antes de la suscripción del 
acuerdo de pago, estos se entenderán imputados primero a intereses y luego a capital y 
así quedara contenido en el acuerdo de pago. 
17. En el acuerdo de pago, el deudor podrá autorizar le sean descontadas las sumas 
adeudadas de los recursos que la misma Universidad le esté debiendo por cualquier 
concepto. 
18. Tratándose de acuerdos de pago que versen sobre asuntos de competencia del Fondo 
Pensional, todas las actividades descritas en el capítulo 2, Información específica del 
instructivo, se adelantarán por dicha dependencia. 
2. Información Específica del Instructivo 
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Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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4. Verificar viabilidad de acuerdo de pago 
 
El área financiera debe verificar que el deudor no se encuentre en alguna de las causales de rechazo de las 
que trata el numeral 12 de las Condiciones Generales del presente instructivo. Para tal efecto podrá solicitar 
la respectiva información a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. 
 
¿El deudor se encuentra en alguna de las causales de rechazo? 
 
Si: Devolver la solicitud al servidor público o dependencia encargada del cobro, indicando la imposibilidad 
de suscribir el acuerdo de pago hasta tanto se subsane la causal. En caso de no subsanar la causal, se debe 
continuar con los procedimientos de cobro a que haya a lugar. 
 
Fin del instructivo. 
 
No: Ir a la tarea No. 5. Contactar e informar al deudor las condiciones para suscribir acuerdo de pago. 
 
5. Contactar e informar al deudor las condiciones para suscribir acuerdo de pago 
 
El área financiera del respectivo nivel deberá comunicarse con el deudor y le informará los requisitos y 
documentos que correspondan según lo establecido en el numeral 15 de la Condiciones Generales del 
presente instructivo. 
 
Adicionalmente Informará al deudor si la propuesta que presentó de plazos y montos a pagar debe ajustarse 
a lo establecido en el numeral 13 de la Condiciones Generales del presente instructivo. 
 
6. Recibir y evaluar documentación entregada por el deudor 
 
El área financiera deberá verificar que la documentación entregada por el deudor o deudor solidario (si es 
persona natural) cumpla con las condiciones establecidas en los numerales 13 y 15 de la Condiciones 
Generales del presente instructivo. 
 
¿Los documentos cumplen con los requisitos? 
 
SI: Ir a la tarea No. 7. Proyectar acuerdo de pago. 
 
No: Requerir al deudor para que subsane en la medida de lo posible los requisitos motivo de rechazo. Una 
vez sean subsanados Ir a la tarea No. 6. Recibir y evaluar documentación entregada por el deudor. En caso 
contrario se rechaza la solicitud de acuerdo de pago y se debe continuar con los procedimientos de cobro 
a que haya a lugar. 
 
Fin del instructivo. 
 
7. Proyectar acuerdo de pago 
 
El área financiera proyectará acuerdo de pago en el formato establecido y lo podrá remitir junto con sus 
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Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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documentos soportes a las respectivas oficinas jurídicas, asesores jurídicos o quienes hagan sus veces para 
su revisión y visto bueno. 
 
De tratarse de un acuerdo de pago con personal natural cuya cuantía supere los cincuenta (50) SMMLV se 
deberá enviar a la Dirección u oficina jurídica correspondiente para que evalúe la viabilidad del acuerdo de 
pago. 
 
Modelo para suscripción de acuerdos de pago (Sin enlace, es nuevo) 
 
¿Las respectivas oficinas jurídicas, asesores jurídicos o quienes hagan sus veces avalaron el proyecto de 
acuerdo de pago? 
 
Si: Ir a la actividad No. 8. Suscribir acuerdo de pago. 
No: Se rechaza la solicitud de acuerdo de pago sin perjuicio de presentar una nueva solicitud de acuerdo de 
pago. 
 
Fin del instructivo. 
 
8. Suscribir acuerdo de pago 
El área financiera, una vez reciba del área jurídica, asesores jurídicos o quienes hagan sus veces el 
respectivo aval del acuerdo pago, deberá gestionar ante el delegado del numeral 14 de la Condiciones 
Generales del presente instructivo y el deudor la suscripción del acuerdo de pago. 
 
9. Seguimiento y custodia 
 
El área financiera del nivel correspondiente debe enviar al respectivo responsable del Artículo 10 de la 
Resolución de Rectoría No. 1465 de 2013 el expediente que contiene el acuerdo de pago original firmado y 
su respectiva documentación para seguimiento al pago y custodia. 
 
¿El deudor cumple con los montos y plazos establecidos en el acuerdo de pago? 
 
Si: Continuar seguimiento hasta el pago total de la deuda, en el último pago del deudor, la tesorería debe 
adjuntar el acuerdo de pago al comprobante de ingreso generado del SGF - QUIPU y se archiva. 
 
Ir al Instructivo Archivar los documentos de tesorería según tabla de retención documental (Proceso 
Tesorería) 
 
Fin del instructivo. 
 
No: Enviar a la oficina jurídica correspondiente el expediente junto con el acuerdo de pago original para su 
respectivo cobro jurídico y hacer el reporte al Boletín de Deudores Morosos del Estado. 
 
Fin del instructivo. 
 
http://www.gerencia.unal.edu.co/tesoreria/docs/TES_6_FT_acuerdo_pago_entidades_publicas.doc
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/TES_5_IN_archivar_doc_tes_trd.pdf
Macroproceso: GestiónAdministrativa y Financiera 
Proceso: Tesorería 
Instructivo: Suscribir acuerdos de pago 
 
 
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Elaboró/Modificó: 
María Elvira García 
Correa, Luis Alberto 
Quintero. 
Revisó: 
María Fernanda 
Forero Siabato, Ingrith 
Paola Rivera. 
Aprobó: 
Gerardo Ernesto 
Mejía Alfaro 
Cargo: 
Jefe División Nacional 
de Gestión de 
Tesorería, Asesor 
Jurídico Gerencia 
Nacional Financiera y 
Administrativa. 
Cargo: 
Asesora y contratista 
de la Gerencia 
Nacional Financiera y 
Administrativa. 
Cargo: 
Gerente Nacional 
Financiero y 
Administrativo 
Fecha: Febrero 2 de 2018 Fecha: Febrero 4 de 2018 Fecha: Febrero 15 de 2017