Modelo-para-la-cuantificacin-medicin-y-seguimiento-a-la-gestin-de-los-procesos-2021

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MODELO PARA LA CUANTIFICACIÓN, 
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN 
DE LOS PROCESOS
Julio 2021
Coordinación SIGA Nivel Nacional
Dirección Nacional de Planeación y Estadística 
OBJETIVOS DE LA SESIÓN: 
ü Conocer de forma detallada el modelo de
cuantificación, medición y seguimiento a la
gestión de los procesos adoptado a nivel
institucional.
ü Presentar los resultados parciales de la
prueba piloto para su implementación que
se encuentra en ejecución.
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Dirección Nacional de Planeación y Estadística
LINK LISTA DE ASISTENCIA
LINK PRUEBA DE CONOCIMIENTO INICIAL
h@ps://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSev2JBvjvOXAvOjmjZw4Cob
MQE339kNU9XQhWpY8O9CGEdqEQ/viewform?usp=sf_link
h@ps://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe1exJzH_PAIvg1u_KKmiIu8t
-l7RcEqoMWwdf_BT8tlYSeEQ/viewform?usp=sf_link
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSev2JBvjvOXAvOjmjZw4CobMQE339kNU9XQhWpY8O9CGEdqEQ/viewform?usp=sf_link
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe1exJzH_PAIvg1u_KKmiIu8t-l7RcEqoMWwdf_BT8tlYSeEQ/viewform?usp=sf_link
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
VIDEO
https://www.youtube.com/watch?v=txEFjh4CEKg
https://www.youtube.com/watch?v=txEFjh4CEKg
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REFERENTES TEÓRICOS
ELEMENTOS CONCEPTUALES
Funciones (CEPAL, 2005):
• Descrip(va: Aporta información sobre el estado real de un
proceso
• Valora(va: Añade un “juicio de valor” sobre el desempeño
en el proceso, si es adecuado o no.
I N D I C A D O R D E G EST I Ó N
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Medición que permiten establecer el grado de cumplimiento de una
apuesta futura (meta o rango de desempeño) de un proceso.
ELEMENTOS CONCEPTUALES: 
Atributo, aspecto, característica o condición
interna o externa del proceso que es susceptible
de gestión y afecta significativamente el
cumplimiento de su objetivo.
VARIABLE DETERMINANTE DE MEDICIÓN
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Dirección Nacional de Planeación y Estadís:ca
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TIPOS DE VARIABLES:
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Fases que se desarrollan en
la prueba piloto.
Fases posteriores a la prueba
piloto.
MODELO 
1. ENTENDIMIENTO DEL PROCESO:
• Caracterización de proceso (ObjeOvo, entradas,
productos o servicios, fases PHVA, responsables).
• Metas y resultados (procedimientos, planes y
proyectos).
• Herramientas informáOcas, formatos, documentos.
• Caracterización de usuarios y partes interesadas.
• Análisis de contexto (matriz DOFA).
• Normograma.
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FASES METODOLÓGICAS 
OBJETO DE MEDICIÓN:
P R O C E S O M E J O R A M I E N T O D E L A G E S T I Ó N
OBJETIVO QUE SE QUIERE MEDIR:
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CATEGORIZACIÓN DEL PROCESO:
Descomposición del proceso en sus ejes principales para facilitar el
análisis de atributos suscepObles de cuanOficación en tres niveles
diferentes dados por patrones de los datos.
• Categoría: Conjunto de aspectos macro del
proceso que se relacionan entre si.
• Subcategoría: Agrupación de características
que perfecciona y refina una categoría
determinada.
• Atributo: Rasgo de un proceso que puede ser
cuantificado.
2. DISEÑO DE LA MEDICIÓN:
Definir fórmula del 
indicador
Establecer niveles de 
aplicación
Identificar fuentes de 
información
Asociar unidad de 
medida
Determinar la 
periodicidad Nombrar el indicador
Fijar metas o rangos 
de desempeño
Asignar responsables
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Dirección Nacional de Planeación y Estadística
FASES METODOLÓGICAS 
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Dirección Nacional de Planeación y Estadística
2. DISEÑO DE LA MEDICIÓN:
D I F E R E N C I A
2. DISEÑO DE LA MEDICIÓN:
2 . 1 F Ó R M U L A D E L I N D I C A D O R
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Dirección Nacional de Planeación y Estadística
!
!"#
$
𝑥!
𝑋
𝑌 ∗ 𝑚𝑢𝑙𝑡𝑖𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟
x = 0,4A1+0,3A2+0,3A3)×B1×B2×B3×B4.
𝑋
𝑌
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📊 T I P O S D E M E D I DA S
📐 F R E C U E N C I A A B S O L U TA ( C A N T I D A D – C O N T E O S ) :
Total de elementos que conforman una población.
!
!"#
$
𝑥! = 𝑥# + 𝑥% +⋯ + 𝑥$ = 𝑋
Poblaciones
📖
📖
📖📖
😃
🍎
🍎
🍎 🍎🍎 😃
😃
😃
😃
😃
Fórmula
E J E M P L O S . F R E C U E N C I A A B S O L U TA ( C A N T I D A D - C O N T E O S )
!
!"#
$
𝑥! = 𝑥# + 𝑥% +⋯ + 𝑥$ = 𝑋
X = Total de estudiantes matriculados en postgrado en la Universidad en el semestre t.
X = Total de diplomados ofertados por la Universidad en el semestre t. 
X = Total de libros publicados de la Universidad con el Sello Editorial de la Universidad 
Nacional de Colombia UN en el año t.
1 + 1 +⋯ + 1 = 𝑘
X = Total de grupos de investigación categorizados por MinCiencias.
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📊 T I P O S D E M E D I DA S
📐 M E D I D A S E S TA D Í S T I C A S - I N D I C A D O R E S :
Hace referencia a un parámetro descriphvo (medida resumida) de una o más variables de 
los individuos que conforman una población de interés.
Poblaciones
📖
📖
📖📖
😃
🍎
🍎
🍎 🍎🍎
😃
😃
😃
😃
😃
Fórmula
Asimetría Curtosis
Var_1 Var_2
Var_n
𝑥!
E J E M P L O S - M E D I D A S E S TA D Í S T I C A S
X = Promedio académico de los estudiantes de la UNAL en el semestre t.
X = Moda de requisito con hallazgos no conformes en el año
X = Promedio obtenido en la prueba de razonamiento cuantitativo de los estudiantes de la UNAL en el 
examen Saber Pro en el año t.
X = Promedio de edad de los docentes de carrera de la Universidad Nacional de Colombia en el año t.
📐 F R E C U E N C I A R E L AT I VA ( P R O P O R C I Ó N )
Fuente: CONEVAL. (2014). Ejemplo de construcción de indicadores (porcentaje) [Figura]. Recuperado de: https://cutt.ly/YgDJCfw. 
Matemá'camente, la proporción es un cociente donde el numerador está incluido en el denominador
cuyo obje'vo es establecer la relación entre una parte con respecto al todo. En otras palabras, es la
relación que se establece entre un subconjunto n de un conjunto universo N.
Esquema gráfico Fórmula
𝑋
𝑌 ∗ 𝑚𝑢𝑙𝑡𝑖𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟
𝑋
𝑌 ∗ 100
Porcentaje
📊 T I P O S D E M E D I DA S
E J E M P L O S . F R E C U E N C I A R E L AT I VA ( P R O P O R C I Ó N )
Porcentaje anual de estudiantes que participan en actividades de
extensión en la UNAL
• Numerador (X): Total de estudiantes que participan en
actividades de extensión durante el periodo t.
• Denominador (Y): Total de estudiantes matriculados en la
Universidad en el periodo t.
• Multiplicador (M): 100
F(X) = ( X / Y ) * M
Porcentaje anual de ocupación de la planta de personal
administrativo
• Numerador (X): No. de cargos ocupados en el periodo t
• Denominador (Y): No. de cargos de la planta en el periodo t
• Multiplicador (M): 100
F(X) = ( X / Y ) * M
Incidencia anual de enfermedades laborales por mil (1000)
empleados en la UNAL
• Numerador (X): Total de servidores de carrera (docentes y
funcionarios) en la UNAL con diagnostico de enfermedades
laborales en el periodo t
• Denominador (Y): Total de servidores de carrera (docentes y
funcionarios) en la UNAL en el periodo t
• Multiplicador (M): 1000
F(X) = ( X / Y ) * M
P O R C E N TA J E
📐 TA S A D E V A R I A C I Ó N
Fuente: CONEVAL. (2014). Ejemplo de construcción de 
indicadores (tasa de variación) [Figura]. Recuperado de: 
https://cutt.ly/YgDJCfw.
📊 T I P O S D E M E D I DA S
Expresa un cambio relativoen el tiempo a través del cociente de dos observaciones de una
misma variable en diferentes periodos de tiempo (pasado (t-k) y presente (t)) para establecer si
hubo un incremento o decremento
E J E M P L O S . TA S A D E VA R I A C I Ó N
Tasa de variación anual de los cupos de pregrado ofrecidos en la
UNAL
• Numerador (X): Total de cupos de pregrado ofrecidos en el
periodo t.
• Denominador (Y): Total de cupos de pregrado ofrecidos en el
periodo (t-1).
F(X) = (( X / Y ) – 1 )* 100
Tasa anual de variación de las PQRs recibidas en la UNAL
• Numerador (X): No. de PQRs recibidas en el periodo t
• Denominador (Y): # de PQRs recibidas en el periodo t-1
F(X) = (( X / Y ) – 1 )* 100
Tasa de variación anual de las empresas con las que se formalizan
contratos de extensión
• Numerador (X): No. Empresas con las cuales se formalizaron
contratos de extensión en el periodo t
• Denominador (Y): No. Empresas con las cuales se formalizaron
contratos de extensión en el periodo t-1
F(X) = (( X / Y ) – 1 )* 100
📐 R A Z Ó N E S
Fuente: CONEVAL. (2014). Ejemplo de construcción de indicadores (promedio 2) [Figura]. Recuperado de: https://cutt.ly/YgDJCfw. 
Comparación multiplicativa de dos o más cantidades o medidas en donde una de las
variables no está contenida dentro de la otra (distintas variables). Esta relación nos da
cuántas veces una cantidad (variable) es igual a la otra cantidad (variable).
Esquema gráfico
Fórmula
𝑋
𝑌
📊 T I P O S D E M E D I DA S
E J E M P L O . R A Z Ó N E S
Razón anual de admitidos matriculados en pregrado por cupos
ofertados
• Numerador (X): Total admitidos matriculados pregrado en el
período de convocatoria t
• Denominador (Y): cupos ofertados pregrado en el período de
convocatoria t
F(X) = ( X / Y )
Razón anual de contratistas de apoyo a la gestión de la extensión vinculados por personal
con vinculación de planta asociado a actividades de apoyo a la gestión de la extensión
• Numerador (X): No. de contratistas de apoyo a la gestión de la extensión vinculados en
el periodo t
• Denominador (Y): No. Personal con vinculación de planta asociado a actividades de
apoyo a la gestión de la extensión en el periodo t
F(X) = ( X / Y )
📐 Í N D I C E S
Medida compuesta basada en múltiples variables o indicadores que permite medir, de
manera consolidada/agregada, las variaciones en el espacio y/o el tiempo de un fenómeno
que es objeto de análisis.
X Y
Z
W
M
N
Variables
Método 
matemático o 
estadístico
A
Única Variable
📊 T I P O S D E M E D I DA S
E J E M P L O S - Í N D I C E S
Índice anual de vulnerabilidad residual de Riesgos Operativos
• Probabilidad
• Impacto
= Promedio calificación riesgo operativo residual / Máximo Valor
riesgo operativo residual
Índice anual de satisfacción de los usuarios de la UNAL
• CO Confiabilidad
• OP Oportunidad
• DA Disponibilidad y accesibilidad
• AE Amabilidad y empatía
• SG Satisfacción General
= (% CO + % OP + % DA + % AE + % SG) en el periodo t / # atributos
calificados en el periodo t
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https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pXKWyNNmznBtBXtvVEM11t75_vDhm6msGzyX9TmEL50/edit#gid=0
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pXKWyNNmznBtBXtvVEM11t75_vDhm6msGzyX9TmEL50/edit
Ges<onable
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CRITERIOS A TENER EN CUENTA PARA LA VOTACIÓN
Significativo
Accesible
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🗳 VOTAC I Ó N E N L Í N E A
N I V E L D E A P L I C A C I Ó N :
De acuerdo con la estructura de procesos del SGC de la UNAL los
indicadores se pueden aplicar en los siguientes niveles:
• Nacional: Como medición agregada inshtucional
• Sede: Puede incluir medición parhcular en el nivel nacional
como una sede adicional
• Facultad: Puede incluir medición en el nivel central como una
facultad adicional
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2. DISEÑO DE LA MEDICIÓN:
D I R E C C I O N A L I D A D D E L A M E D I C I Ó N :
• Ascendente: El resultado de la medición del indicador
aumenta de un periodo a otro.
• Descendente: La medición del indicador va reduciéndose
para mostrar un desempeño deseado.
• Regular: El resultado esperado se debe mantener dentro de
un determinado rango de desempeño (límite inferior y
superior).
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2. DISEÑO DE LA MEDICIÓN:
2 . 2 F U E N T E S D E I N F O R M A C I Ó N :
• Cifras oficiales: h@p://estadishcas.unal.edu.co/home/,
h@p://gerencia.unal.edu.co/index.php?id=134,
h@p://gerencia.unal.edu.co/index.php?id=147,
h@p://cifrasvri.unal.edu.co/.
• Registros de Gpo administraGvo: Sistemas de
información inshtucionales (SARA, SIA, QUIPU, HERMES,
SIBU, SINAB, SINSU, SooExpert ), bases de datos,
documentos del proceso, archivos psicos y electrónicos.
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http://estadisticas.unal.edu.co/home/
http://gerencia.unal.edu.co/index.php?id=134
http://gerencia.unal.edu.co/index.php?id=147
http://cifrasvri.unal.edu.co/
PA R A T E N E R E N C U E N TA :
• Método de recolección: Consulta del SI o páginas web, revisión
informes o registros, diligenciamiento de encuestas o formularios.
• Procesamiento: Manual (registro y clasificación) o automático (filtrado,
análisis, visualización, tabulación).
En algunos casos se deberá fortalecer el registro administrativo de
información para fortalecer las fuentes de datos.
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2 . 3 P E R I O D I C I D A D :
Frecuencia de la medición en relación con la disponibilidad y
accesibilidad de la información.
2 . 4 L Í N E A B A S E :
• Punto de referencia en el momento cero de la medición. Puede
ser un valor inicial o el promedio de valores tomados en el
pasado (históricos).
• Se usa para calcular la meta cuando no hay apuesta futura,
estándar o valor de referencia (normahvo o de competencia).
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A P U E S TA F U T U R A - R A N G O S D E D E S E M P E Ñ O O M E TA S - :
• Expresión concreta y cuantificable del logro que se
pretende alcanzar.
• La meta es un valor puntual fijo o variable en el tiempo.
• El rango de desempeño tiene un límite inferior y uno
superior.
• Estos valores se establecen por apuestas futuras,
compromisos normativos o análisis de históricos (línea
base).
• Debe ser realista al tiempo que desafiante.
• Se debe revisar una vez haya cumplido su ciclo de vida
(vencimiento).
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N O M B R E D E L I N D I C A D O R :
PeriodicidadSujeto
Verbo en 
participio 
pasado
Fórmula Complemento 
descriptivo
INDICADOR
Objeto a 
cuantificar
Condición 
deseada del 
objeto
Complemento 
descriptivo
INDICADORMétodo de 
cálculo
Temporalidad
INDICADOR
Asesorías Brindadas
A los 
procesos
INDICADORPromedio de Mensualmente
Contratos Elaborados OportunamentePorcentaje de
En el 
semestre
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H O J A D E V I D A D E L 
I N D I C A D O R :
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadís:ca
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h^ps://docs.google.com/spreadsheets/d/1L1GMJMyU03BiCdFzqrDmCeNP1AdXuDE5lYK-pQ4GcyU/edit#gid=1209513204
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
BATERÍA ÚNICA DE INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO
IN
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IC
A
D
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ES
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SE
D
E
INDICADORES NIVEL 
NACIONAL
INDICADORES NIVEL SEDE
INDICADORES NIVEL 
INSTITUTO
INDICADORESNIVEL 
FACULTAD
INDICADORES NIVEL 
CENTRO
SE PERFORMANCE
3. SISTEMATIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN: 
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M Ó D U L O D E D E S E M P E Ñ O A P L I C AT I V O S O F T E X P E R T
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
TA B L E R O S D E C O N T R O L D E LO S P R O C E S O S
4. MEDICIÓN DE LOS INDICADORES:
• Consulta de datos en las fuentes de información de acuerdo
a la periodicidad establecida.
• Registro de los valores que toman las variables
determinantes de medición en el módulo de “Desempeño”
SE en un periodo determinado.
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Dirección Nacional de Planeación y Estadística
5. ANÁLISIS DE RESULTADOS Y TOMA DE DECISIONES
Identificación de relación causa efecto en cuanto a cómo se alcanzaron los
resultados y establecer que tan lejos o cerca se está de alcanzar las metas o los
rangos de desempeño propuestos.
• ¿El indicador cumplió/incumplió la meta o el rango de desempeño en el
periodo de medición?
• ¿Cuáles fueron las causas del cumplimiento/incumplimiento de la meta o el
rango de desempeño en el periodo de medición?
• ¿Qué acciones se deben tomar para mantener o alcanzar la meta o rango de
desempeño propuesto?
5 . 1 A N Á L I S I S
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
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Técnicas de resolución de problemas (U.GU.SIGA. 001
Guía Básica de Mejora V4):
• Diagrama de causa – efecto (Espina de pescado)
• 5 porqués
5 . 1 A N Á L I S I S
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadís:ca
Mantener, eliminar, incluir o ajustar aquello que sea más o
menos útil para el logro de los objetivos:
• Información de entrada confiable.
• Disposición de medios adecuados para el almacenamiento y
consulta de la información (Sistemas de información ó
informes de resultados).
• Seguimiento y análisis de datos.
• Implementación de acciones correctivas, preventivas y
mejora con base en el análisis de causas.
• Fortalecimiento de la estrategia institucional (mejoramiento
contínuo).
5 . 2 T O M A D E D E C I S I O N E S
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
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6. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN A PARTES 
INTERESADAS
I N F O R M E S D E S E G U I M I E N T O A I N D I C A D O R E S D E G E S T I Ó N
• Introducción con el objehvo del informe.
• Nudo con el texto explicahvo alternado con gráficos (diagramas o
infograpas) y tablas de datos.
• Desenlace con las reflexiones, conclusiones (juicios de valor) y acciones a
tomar (mantener, prevenir o corregir).
• Adicional incluir fecha, responsable de elaboración e imagen inshtucional.
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadís:ca
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadís:ca
ESQUEMA DE COMUNICACIÓN FRENTE A LA DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN
Comité Nacional 
de Coordinación 
de Control 
Interno
Entidades 
Externas
Vicerrector 
Sede o 
Director Sede
Líder SIGA 
Nacional
Coordinación 
SGC Sede
Lider de 
Proceso Nivel 
Nacional
Lider de 
Proceso 
Sede
Control 
Interno
Comité 
Directivo SIGA
Lider de 
Proceso 
Facultad
Lider de 
Proceso 
Centro
Lider de 
Proceso 
Instituto
Rector / 
Vicerrector 
General
Oficina de 
Planeación y 
EstadísEca
Dirección 
Nacional de 
Planeación y 
Estadística
Información del Proceso 
asociada al desempeño
Información consolidada 
del desempeño
Convenciones colores:
• Azul: Alta Dirección
• Gris: Seguimiento y evaluación interna
• Rosa: Seguimiento y evaluación externa
• Durazno: Actores de proceso en todos los 
niveles
• Ocre: Apoyo del SGC en todos los niveles
• Verde: Asesoría - Acompañamiento
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
TEORÍA: 
Concepto 
variable e 
indicador 
de gestión
PRÁCTICA: 
Construcción 
tableros de 
categorías, 
subcategorías 
y atributos
TEORÍA: 
Conceptos 
Apos de 
medidas
PRÁCTICA: 
Construcción 
fórmulas de 
indicadores de 
gesAón y Apos 
de medición 
(Grupos de 
trabajo)
TEORÍA: 
Conceptos 
parámetros de 
indicadores de 
gesAón
PRÁCTICA: 
Definición de 
parámetros 
para cada 
indicador de 
gestión
PRÁCTICA: 
Validación 
propuestas de 
indicadores 
de gestión 
(votación en 
línea)
TEORÍA: 
Conceptos 
sistematización 
de indicadores de 
gestión, 
medición, análisis 
de resultados y 
presentación de 
información
HOJA DE RUTA TALLER DE INDICADORES DE GESTIÓN 
DE PROCESOS
1 2 3 54 6 7 8
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
7 procesos participantes de 
26 vigentes 
(27%)
RESULTADOS PARCIALES DE LA PRUEBA PILOTO
85 Sesiones virtuales desarrolladas
(prom. 12 sesiones / proceso)
2438 asistencias a las sesiones 
virtuales
(prom. 29 asistentes / sesión)
PROCESOS:
• 3 misionales: Gestión Administrativa de Apoyo a la Formación, Gestión de la Investigación y
Creación Artística y Gestión de la Extensión.
• 2 estratégicos:Direccionamiento Estratégico Institucional y Mejoramiento de la Gestión.
• 2 de apoyo:Gestión del Talento Humano y Gestión Financiera.
Coordinación SIGA Nivel Nacional 
Dirección Nacional de Planeación y Estadística
LINK PRUEBA DE CONOCIMIENTO FINAL
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe_IJ0vU76g5kG0KPeNN3H7aJt5n
izMgUlVbl9WG8LXt0maIA/viewform?usp=sf_link
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe_IJ0vU76g5kG0KPeNN3H7aJt5nizMgUlVbl9WG8LXt0maIA/viewform?usp=sf_link
Gracias