Organizacion-historias-laborales

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ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES DE LOS SERVIDORES 
PÚBLICOS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN 
PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CLAUDIA PATRICIA UMAÑA RAMÍREZ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSTGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
AÑO 2021.
 
 
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES DE LOS SERVIDORES 
PÚBLICOS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN 
PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES 
 
 
 
 
 
 
 
CLAUDIA PATRICIA UMAÑA RAMÍREZ 
 
 
 
 
 
 
Trabajo de Grado para optar al título de 
Especialista en Archivística 
 
 
 
 
 
 
Asesor 
Pedro Julio Acuña Rodríguez 
Administrador Publico 
Especialista en Planes de Desarrollo 
Especialista en Archivística 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSTGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
AÑO 2021 
 
 
CONTENIDO 
 
PRESENTACIÓN ................................................................................................ 12 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL ..................................................................... 13 
1.1 SEDES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE 
GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES. .................. 13 
1.2 LAS FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 
ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES ........ 22 
1.3 FUNCIONARIOS DE NIVEL DIRECTIVO. .................................................. 26 
1.4 MARCO ESTRATÉGICO. .......................................................................... 28 
1.4.1 Objetivos estratégicos. ....................................................................... 30 
1.4.2 Política de sistema integrado de gestión. ......................................... 31 
1.4.3 Objetivos del sistema integrado de gestión...................................... 32 
1.4.4 Articulación con el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG). . 32 
1.5 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD ........................................... 33 
2. DIAGNOSTICO .......................................................................................... 35 
2.1 METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................... 35 
2.2 DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO ......................................................... 36 
2.2.1 Aspectos administrativos. ...................................................................... 36 
2.2.2 Responsables de la gestión documental de la Unidad. ......................... 39 
2.2.3 Infraestructura e instalaciones físicas. .................................................. 39 
2.2.4 Componentes básicos estructurales. .................................................... 44 
2.2.5 Sistema de seguridad ........................................................................... 45 
2.2.6 Seguridad industrial .............................................................................. 45 
2.2.7 Control y medición de condiciones ambientales .................................... 46 
2.2.8 Descripción del espacio. ....................................................................... 48 
2.2.9 Condiciones ambientales (Humedad Relativa, Temperatura y Luz). ...... 48 
2.2.10. Administración y Custodia. ................................................................ 49 
2.2.11 Condiciones de almacenamiento. ........................................................ 49 
2.2.12 Conservación documental ................................................................... 51 
3. DESARROLLO PRACTICO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA ............ 54 
3.1 ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES ................................ 55 
3.1.1 Clasificación documental. ..................................................................... 56 
3.1.2 Ordenación documental. ....................................................................... 59 
3.1.3 Foliación. .............................................................................................. 60 
3.1.4 Descripción documental. ....................................................................... 61 
3.2 INVENTARIO PRODUCTO DE LA INTERVENCIÓN DE LAS HISTORIAS 
LABORALES .................................................................................................... 69 
4. IMPACTO DE LA ORGANIZACIÓN DE LA SERIE HISTORIAS LABORALES
 129 
5. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES .................................................... 130 
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 131 
ANEXOS ........................................................................................................... 133 
ANEXO 1 ....................................................................................................... 133 
 
ANEXO 2 ....................................................................................................... 138 
ANEXO 3 ....................................................................................................... 154 
ANEXO 4 ....................................................................................................... 160 
ANEXO 5 ....................................................................................................... 163 
ANEXO 6 ....................................................................................................... 165 
ANEXO 7 ....................................................................................................... 181 
ANEXO 8 ....................................................................................................... 194 
ANEXO 9 ....................................................................................................... 207 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE ILUSTRACIONES 
 
Ilustración 1 Sede Principal ................................................................................. 16 
Ilustración 2 Sede Oficina Administrativa .............................................................. 17 
Ilustración 3 Sede atención al ciudadano Bogotá ................................................. 18 
Ilustración 4 Oficina SuperCADE Suba ................................................................. 18 
Ilustración 5 Sede atención al ciudadano Barranquilla .......................................... 19 
Ilustración 6 Sede atención al ciudadano Medellín ............................................... 19 
Ilustración 7 Sede atención al ciudadano Cali....................................................... 20 
Ilustración 8 Sede Recepción de Correspondencia............................................... 21 
Ilustración 9 Estructura Organizacional ................................................................. 22 
Ilustración 10 Funcionarios ................................................................................... 27 
Ilustración 11 Principios ........................................................................................ 29 
Ilustración 12 Objetivos Estratégico – 2021 .......................................................... 30 
Ilustración 13 Asociación de normas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión 
MIPG .................................................................................................................... 33 
Ilustración 14 Sede de Archivo Centralizado ......................................................... 36 
Ilustración 15 Zona de Recepción y Lockers ........................................................ 40 
Ilustración 16 Bodegas Almacenamiento .............................................................. 41 
Ilustración 17 Intervención Primera Etapa ............................................................ 43 
Ilustración 18 Intervención Segunda Etapa ........................................................... 44 
lustración 19 Área de Custodia............................................................................. 47 
Ilustración 20 Unidades de Conservación y almacenamiento de documentos de 
historias laborales ................................................................................................. 51 
Ilustración 21 Unidades de almacenamiento y Conservación de expedientes de 
historias laborales ................................................................................................. 52 
Ilustración 22 Deterioro Físico de los Documentos ............................................... 52 
Ilustración 23 Estado Deterioro físico de la Documentación ................................. 53 
Ilustración 24 Clasificación Tipos Documentales .................................................. 58 
Ilustración 25 Ordenación Documental ................................................................. 60 
Ilustración 26 Foliación ......................................................................................... 61 
Ilustración 27 Formato Hoja de control ................................................................. 62 
Ilustración 28 Elaboración Hoja de control ............................................................ 63 
Ilustración 29 Rotulación....................................................................................... 64 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE MAPAS 
 
Tabla 1 Descripción Espacio Área de Custodia ......................................................................... 48 
Tabla 2 Medición de Condiciones Ambientales .......................................................................... 49 
Tabla 3 Condiciones de Almacenamiento.................................................................................. 50 
Tabla 4 Porcentajes de Deterioro ............................................................................................. 53 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE PLANOS 
 
Plano 1 Zona de Recepción y Lockers.................................................................. 40 
Plano 2 Bodegas .................................................................................................. 39 
Plano 3 Áreas de Trabajo Primera Etapa .............................................................. 42 
Plano 4 Áreas de trabajo Segunda Etapa ............................................................. 43 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE TABLAS 
 
Tabla 1 Descripción Espacio Área de Custodia ............................................ 48 
Tabla 2 Medición de Condiciones Ambientales ............................................ 49 
Tabla 3 Condiciones de Almacenamiento .................................................... 50 
Tabla 4 Porcentajes de Deterioro ................................................................. 53 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE ANEXOS 
 
Anexo 1 Ley 1151 de 2007 por medio de la cual se crea la Ley 1151 de 2007 Nivel 
Nacional. Expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. Crea la Unidad 
Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la 
Protección Social…………………………………………………………………….....134 
Anexo 2 Decreto No. 575 de 2013. (Marzo 22) · Por el cual se modifica la 
estructura de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y 
Contribuciones Parafiscales…………………………………………….………….…139 
Anexo 3 Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 
Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre 
“condiciones de edificios y locales destinados a 
archivos.………………………….……………………………………………….……..155 
Anexo 4 Circular 004 de 2003. Organización de Historias 
Laborales…...........................................................................................................161 
Anexo 5 Circular No. 012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la 
circular 004 de 2003…………………………………………………...……………....164 
Anexo 6 Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos paro 
la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas 
y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras 
disposiciones……………………………………………………………………...…….166 
Anexo 7 Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios 
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los 
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones………………….………..182 
Anexo 8 Acuerdo 06 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 
47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 
2000.………………………………………………………………..……………….…..196 
Anexo 9 Acuerdo 08 de 2014 Por el cual se establecen las especificaciones 
técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, 
organización, reprografía y conservación de documentos de 
archivo………………………………………………………………………………...…209 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSARIO 
 
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte 
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o 
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para 
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a 
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 
 
APORTES PARAFISCALES: contribuciones de carácter obligatorio impuestas por 
la ley en cabeza de los empleadores,(1) las cuales se determinan sobre la base 
gravable de la nómina total de trabajadores y que beneficia no solo a estos, sino 
también al sostenimiento del ICBF, el SENA y las Cajas de Compensación 
Familiar. 
 
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los 
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. 
 
COBRO: Reúne las actividades tendientes a la recuperación de cartera, se surte 
en dos etapas, el cobro persuasivo, que consiste en la actividad administrativa que 
persigue lograr el pago voluntario de lo adeudado, y el cobro coactivo o judicial, 
que es el que se realiza acudiendo a las vías coercitivas legales. 
 
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican 
y establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, 
subfondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional 
de la entidad. 
 
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración 
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas 
de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación 
total, eliminación, selección y/o reproducción. 
 
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio 
utilizado. 
 
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por 
una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor 
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto 
de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior. 
 
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el 
desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, 
dependencia o unidad administrativa, vinculada y relacionada entre sí y que se 
conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su 
inicio hasta su resolución definitiva. 
 
 
EXPEDIENTE HÍBRIDO: Expediente conformado simultáneamente por 
documentos electrónicos y documentos físicos, que a pesar de estar separados 
forman parte de una sola unidad documental, serie o subserie, por razones del 
trámite o actuación. 
 
FOLIAR: Acción de numerar hojas. 
 
FOLIO: Hoja 
 
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera. 
 
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la 
teoría archivística, por el cualse establece que la disposición física de los 
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es 
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. 
 
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de estructura y contenido 
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como 
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 
 
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que forman parte de una 
serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus 
características específicas. 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus 
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o 
permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos. 
 
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad 
administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como 
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. 
 
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad archivística constituida por documentos del 
mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos 
formando un expediente (unidad documental compleja).1 
 
 
1 Archivo General de la Nación 
 
12 
 
PRESENTACIÓN 
 
Los documentos son el timón de la sociedad en sus diferentes sectores, ¿cuánta 
información hay consignada en cada carta, acta o reporte que hemos realizado a 
lo largo de nuestra vida? Si nos ponemos a pensar en ello, nos damos cuenta de 
cuántos datos se manejan en la cotidianidad, desde contraseñas para accesos a 
algún correo personal o institucional, hasta los estados de cuenta de los 
empleados, donde toda gestión queda evidenciada gracias a un documento. 
 
Lo expuesto nos muestra claramente que los archivos cumplen un papel de vital 
importancia en las organizaciones, en gran parte de ellos se refleja la historia 
institucional y se condensa la información de los ciudadanos; por ende, si la 
información que reposa en los archivos de la entidad está bien organizada y 
disponible para consulta se contribuye de manera positiva a la eficiente gestión de 
la administración pública. 
 
Este proyecto tiene como fin efectuar la intervención documental de las historias 
laborales de los servidores públicos de la Unidad de Administrativa Especial de 
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales. 
 
Por lo anterior debemos tener claro que es una que es la historia laboral, pues 
podemos tener idea, pero es importante contar con el pleno conocimiento del 
concepto de historia laboral la cual es una serie documental de manejo y acceso 
reservado por parte de los funcionarios de talento humano en donde se conservan 
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados 
con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad. 
 
En desarrollo del proyecto se realiza un diagnóstico integral con el fin de 
evidenciar las condiciones ambientales, de conservación y organización de la serie 
documental. 
 
Posteriormente se realizarán los procesos de clasificación de la documentación de 
las historias laborales, para su posterior ordenación y descripción. 
 
Con la organización de las historias laborales se busca solucionar las deficiencias 
de acceso oportuno a la información, garantizando la correcta intervención 
documental en cumplimiento de la normatividad vigente, contribuyendo a la 
eficiencia administrativa de la Unidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
13 
 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales fue creada mediante la Ley 1151 de 2010 como una entidad 
administrativa del orden nacional de carácter técnico, adscrita al Ministerio de 
Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y 
patrimonio independiente 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales se creó con el propósito de reconocer y administrar los derechos 
pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas 
de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del 
orden nacional o de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren 
en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa 
actividad por quien la esté desarrollando, así como efectuar en coordinación con 
las demás entidades del Sistema de la Protección Social, las tareas de 
seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna 
liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social y 
cobro de estas2. 
 
1.1 SEDES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN 
PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES. 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales cuenta en Bogotá con las siguientes oficinas para su gestión: 
 
• Sede Principal 
• Sede Administrativa 
 
Así mismo para los diferentes tramites y servicios cuenta con los siguientes puntos 
y canales de atención3: 
 
• Puntos de atención: Oficina en SuperCADE Suba 
• Punto de Atención al ciudadano Centro Comercial Multiplaza 
 
 
Canales de Atención: 
 
• Canales virtuales: Sede electrónica, Escríbanos PQRSD 
• Líneas de servicio al cliente: Línea gratuita nacional 
• Línea fija en Bogotá, Llamada virtual 
• Canal presencial: Sede Recepción de Correspondencia 
 
2 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=38493 
3 https://www.ugpp.gov.co/Atencion-al-ciudadano-tramites-y-servicios 
 
14 
 
A nivel Nacional cuenta con 4 puntos de atención al Ciudadano 
 
La sede principal queda ubicada en Bogotá Corporate Center Hotel Marriott como 
se muestra a continuación: 
 
Mapa 1 Ubicación Sede Principal 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/maps/place/UGPP/4 
 
4 https://www.google.com/maps/place/UGPP/@4.6592758,-
74.1128576,16z/data=!4m9!1m2!2m1!1sLa+Unidad+de+Administrativa+Especial+de+Gesti%C3%B3n+Pensio
nal+y+Contribuciones+Parafiscales!3m5!1s0x8e3f9b9a4527c2cb:0x56e803f1ba9e4a67!8m2!3d4.6592578!4d-
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https://www.google.com/maps/place/UGPP/mlidWNpb25lcyBwYXJhZmlzY2FsZXOSAQpnb3Zlcm5tZW50?hl=es
https://www.google.com/maps/place/UGPP/@4.6592758,-74.1128576,16z/data=!4m9!1m2!2m1!1sLa+Unidad+de+Administrativa+Especial+de+Gesti%C3%B3n+Pensional+y+Contribuciones+Parafiscales!3m5!1s0x8e3f9b9a4527c2cb:0x56e803f1ba9e4a67!8m2!3d4.6592578!4d-74.1085076!15sClhMYSBVbmlkYWQgZGUgQWRtaW5pc3RyYXRpdmEgRXNwZWNpYWwgZGUgR2VzdGnDs24gUGVuc2lvbmFsIHkgQ29udHJpYnVjaW9uZXMgUGFyYWZpc2NhbGVzWloiWGxhIHVuaWRhZCBkZSBhZG1pbmlzdHJhdGl2YSBlc3BlY2lhbCBkZSBnZXN0acOzbiBwZW5zaW9uYWwgeSBjb250cmlidWNpb25lcyBwYXJhZmlzY2FsZXOSAQpnb3Zlcm5tZW50?hl=es
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https://www.google.com/maps/place/UGPP/@4.6592758,-74.1128576,16z/data=!4m9!1m2!2m1!1sLa+Unidad+de+Administrativa+Especial+de+Gesti%C3%B3n+Pensional+y+Contribuciones+Parafiscales!3m5!1s0x8e3f9b9a4527c2cb:0x56e803f1ba9e4a67!8m2!3d4.6592578!4d-74.1085076!15sClhMYSBVbmlkYWQgZGUgQWRtaW5pc3RyYXRpdmEgRXNwZWNpYWwgZGUgR2VzdGnDs24gUGVuc2lvbmFsIHkgQ29udHJpYnVjaW9uZXMgUGFyYWZpc2NhbGVzWloiWGxhIHVuaWRhZCBkZSBhZG1pbmlzdHJhdGl2YSBlc3BlY2lhbCBkZSBnZXN0acOzbiBwZW5zaW9uYWwgeSBjb250cmlidWNpb25lcyBwYXJhZmlzY2FsZXOSAQpnb3Zlcm5tZW50?hl=es
 
15 
 
Mapa 2 Satelital Ubicación Sede Principal 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/maps/place/UGPP/5 
 
 
 
 
5 :https://www.google.com/maps/place/UGPP/@4.6592758,-
74.1128576,1707m/data=!3m1!1e3!4m9!1m2!2m1!1sLa+Unidad+de+Administrativa+Especial+de+Gesti%C3%
B3n+Pensional+y+Contribuciones+Parafiscales!3m5!1s0x8e3f9b9a4527c2cb:0x56e803f1ba9e4a67!8m2!3d4.
6592578!4d-
4.1085076!15sClhMYSBVbmlkYWQgZGUgQWRtaW5pc3RyYXRpdmEgRXNwZWNpYWwgZGUgR2VzdGnDs
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XJhZmlzY2FsZXOSAQpnb3Zlcm5tZW50 
 
16 
 
Ilustración 1 Sede Principal 
 
 
 
Fuente:https://www.google.com/search?q=+hotel+marriott+bogota&tbm=isch6 
La Sede Administrativa se encuentra ubicada en el Hotel Holiday Inn 
 
 
 
 
6 
https://www.google.com/search?q=+hotel+marriott+bogota&tbm=isch&ved=2ahUKEwiuh9D8h6bzAhWOIN8K
HRI5AE0Q2-
cCegQIABAA&oq=+hotel+marriott+bogota&gs_lcp=CgNpbWcQAzIHCCMQ7wMQJzIECAAQQzIFCAAQgAQy
BQgAEIAEMgYIABAHEB4yBggAEAcQHjIGCAAQBxAeMgYIABAIEB4yBggAEAgQHjIGCAAQCBAeUNfxJljX8
SZgyvQmaABwAHgAgAH5AYgB-
QGSAQMyLTGYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=GlhVYa6SBY7B 
 
17 
 
Ilustración 2 Sede Oficina Administrativa 
Bogotá Calle 26 # 69 D - 91 Hotel Holiday Inn 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday7 
 
 
7 
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikD
HSjZDJsQ2-
cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCA
AQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nw
AEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#im
grc=vtN_P6fl5G2DZM 
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm%20%20%20=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
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https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
https://www.google.com/search?q=oficinas++hotel+holiday+inn&tbm=isch&ved=2ahUKEwiJqcvys6jzAhVIwikDHSjZDJsQ2-cCegQIABAA&oq=oficinas++hotel+holiday+inn&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUNmnAViEuQFg3b4BaABwAHgAgAHzAYgBjgySAQUwLjYuM5gBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1nwAEB&sclient=img&ei=l5JWYcmBKciEp8kPqLKz2Ak&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=vtN_P6fl5G2DZM
 
18 
 
 Dentro de los puntos de atención al ciudadano encontramos los siguientes8: 
 
Ilustración 3 Sede atención al ciudadano Bogotá 
Calle 19 A # 72 – 57 Centro Comercial Multiplaza Locales B-127 y B-128 
 
 
 
Fuente: https://www.multiplaza.com/bogota/tienda/unidad-de-gestion-pensional-y-
parafiscales-ugpp 
 
Ilustración 4 Oficina SuperCADE Suba 
Av. Calle 145 # 103 B - 90 Módulo 74 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba9 
 
8 https://www.ugpp.gov.co/Canales-de-atencion 
 
9 
https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb
7QSnS2-vd-
2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeT
https://www.multiplaza.com/bogota/tienda/unidad-de-gestion-pensional-y-parafiscales-ugpp
https://www.multiplaza.com/bogota/tienda/unidad-de-gestion-pensional-y-parafiscales-ugpp
https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb7QSnS2-vd-2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeTACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsM
https://www.ugpp.gov.co/Canales-de-atencion
https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb7QSnS2-vd-2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeTACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsM
https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb7QSnS2-vd-2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeTACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsMhttps://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb7QSnS2-vd-2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeTACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsM
 
19 
 
Ilustración 5 Sede atención al ciudadano Barranquilla 
Centro Empresarial Américas II, Calle 77 B # 59-61 local 106. 
 
 
 
Fuente: 
https://www.google.com/search?q=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos10 
Ilustración 6 Sede atención al ciudadano Medellín 
 
Centro Comercial Punto Clave, Calle 27 No. 46 – 70 Local 123. 
 
 
 
Fuente: 
https://www.google.com/search?q=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos11 
 
ACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsM 
 
10 
https://www.google.com/search?q=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos&tbm=isch&ved=2ahUKEwiQlam
VpKjzAhUqVt8KHX3XDbcQ2-
cCegQIABAA&oq=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos&gs_lcp=CgNpbWcQA1D82QFY948CYL2RAmgA
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qs_Qb9rre4Cw&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&hl=es#imgrc=fdrGG6qmTTVdUM 
11 
https://www.google.com/search?q=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos&tbm=isch&ved=2ahUKEwiQlam
VpKjzAhUqVt8KHX3XDbcQ2-
https://www.google.com/search?q=ugpp+supercade+suba&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751&sxsrf=AOaemvIb7QSnS2-vd-2F9dmjM3l814sfEQ:1633060311935&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjDjKjep6jzAhUYZzABHeTACRMQ_AUoA3oECAEQBQ&biw=1629&bih=722&dpr=1.18#imgrc=z_tieUcUhCRvsM
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20 
 
Ilustración 7 Sede atención al ciudadano Cali 
Centro Comercial Chipichape Calle 38 Norte No. 6 N -35 Local 8 -224. 
 
 
 
 
 
Fuente: https://www.ambitojuridico.com/noticias/laboral-y-seguridad-social/ugpp-y-
reforma-tributaria-el-momento-para-aprovechar 
 
 
 
 
 
cCegQIABAA&oq=+puntos+de+atencion+virtual+ugpp+fotos&gs_lcp=CgNpbWcQA1D82QFY948CYL2RAmgA
cAB4AIAB9wGIAdMHkgEFMC41LjGYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=GYJWYdCkIa
qs_Qb9rre 
https://www.ambitojuridico.com/noticias/laboral-y-seguridad-social/ugpp-y-reforma-tributaria-el-momento-para-aprovechar
https://www.ambitojuridico.com/noticias/laboral-y-seguridad-social/ugpp-y-reforma-tributaria-el-momento-para-aprovechar
 
21 
 
Los puntos de atención cuentan con un horario días hábiles de lunes a viernes de 
8:00 a.m. – 5:00 p.m. en jornada continua, sábados de 9:00 a.m. a 1:00 p.m. 
 
Canal presencial: Sede Recepción de Correspondencia 
 
Ilustración 8 Sede Recepción de Correspondencia 
Avenida 68 No. 13-37 Bogotá 
 
 
 
Fuente: 
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp12 
 
12 
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7mu
KjzAhVbwikDHYYOD0Gq2-
cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEA
cQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
 
22 
 
1.2 LAS FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 
ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES 
 
Las Funciones y estructura orgánica de la Unidad Administrativa Especial de 
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales se sustentan en el siguiente 
marco normativo: 
Decreto 682 de 2017: modifica la planta de personal de La Unidad. 
Decreto 681 de 2017: modifica la estructura administrativa de La Unidad. 
Decreto 575 de 2013: modifica la estructura de La Unidad. 
Decreto 576 de 2013: modifica la plata de personal de La Unidad. 
 
En concordancia con el marco normativo descrito la estructura orgánica de La 
Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales cuenta con 22 unidades administrativas descritas en el siguiente 
organigrama13 
Ilustración 9 Estructura Organizacional 
 
 
 
Fuente: https://ugpp.gov.co/nuestraentidad/equipo/organigrama 
 
LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28Waq&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751C
O751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM 
 
13 http://www.ugpp.gov.co/equipo-de-trabajo/organigrama.html 
 
 
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Decreto_682_2017.pdf
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/V15.1%20Gu%C3%ADa%20preparaci%C3%B3n%20y%20env%C3%ADo%20de%20informaci%C3%B3n%20RI%20empleadores.pdf
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Decreto_681_2017.pdf
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Decreto-575-22-Marzo-2013.pdfhttps://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Decreto-576-22-marzo-2013.pdf
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
https://www.google.com/search?q=donde+radicar+correspondencia+ugpp&tbm=isch&ved=2ahUKEwji8M7muKjzAhVbwikDHYYOD0gQ2-cCegQIABAA&oq=donde+radicar+correspondencia+ugpp&gs_lcp=CgNpbWcQAzoGCAAQBxAeOggIABAIEAcQHjoGCAAQCBAeUKTHClicgAtguYILaABwAHgAgAGJAogBxxuSAQYwLjEwLjmYAQCgAQGqAQtnd3Mtd2l6LWltZ8ABAQ&sclient=img&ei=vJdWYeKiLduEp8kPhp28wAQ&bih=722&biw=1629&rlz=1C1CAFA_enCO751CO751#imgrc=buOD1uHQSrxHWM
http://www.ugpp.gov.co/equipo-de-trabajo/organigrama.html
 
23 
 
De acuerdo con su estructura orgánica las unidades administrativas cuentan con 
las siguientes funciones14: 
 
Dirección General 
Planea, dirige, coordina y evalúa las políticas, planes y programas de La Unidad y 
el desarrollo de sus funciones; fija pautas organizacionales; representa legalmente 
a la Entidad; coordinar la comunicación de la entidad con las partes del Sistema 
de Protección Social Integral y la comunidad en general. 
 
Dirección Jurídica 
Asesora a la Dirección General en la interpretación, administración y cumplimiento 
de la normativa relacionada con el reconocimiento de pensiones del Régimen de 
Prima Media y las contribuciones parafiscales de la protección social y todos los 
demás aspectos legales relacionados con el desarrollo de la misión de La Unidad; 
 así mismo, realiza una división racional y eficiente del trabajo de análisis y 
operación jurídica en los diferentes niveles de la organización; y representa 
judicialmente a la Entidad en los litigios y actuaciones administrativas en los que 
sea parte. 
 
Subdirección de Defensa Judicial Pensional 
Representa judicial y extrajudicialmente a la entidad en los litigios y actuaciones 
administrativas que se inicien en contra de La Unidad y en acciones que La 
Unidad deba emprender relacionadas con el reconocimiento de pensiones del 
régimen de prima media. 
 
Subdirección de Asesoría y Conceptualización Pensional 
Propone la interpretación jurídica y conceptual relacionada con el régimen de 
prima media, así como la formulación de lineamientos aplicables en el 
reconocimiento de derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de la 
entidad. 
 
Subdirección Jurídica Parafiscales 
Representa judicialmente a la Entidad en los procesos y actuaciones que se 
instauren en su contra o que ésta deba promover en materia 
de determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social, 
imparte instrucciones para la expedición de actos administrativos y recursos, emite 
conceptos y resuelve consultas. 
 
Dirección de Estrategia y Evaluación 
Coordina el diseño e implementación de los planes de acción de La Unidad, 
incluyendo la definición de estrategias de desarrollo de la organización interna y 
de la plataforma tecnológica de la entidad. 
 
 
14 https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/funciones-de-la-unidad 
 
24 
 
Dirección de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos 
Asegura todos los procesos misionales de La Unidad; detecta si los estándares de 
procesos se están ejecutando por todas las partes del sistema; analiza la forma 
como estos estándares pueden afectar el logro de la misión; reporta a la Dirección 
General sus hallazgos y verifica que el sistema de seguimiento a los procesos sea 
el apropiado y validar la información allí contenida. 
 
Dirección de Pensiones 
Ejecuta la integración de las entidades reconocedoras en liquidación y coordinar y 
dirigir las acciones necesarias para el reconocimiento de los derechos pensionales 
que correspondían a las entidades ya integradas, opera a través de tres 
subdirecciones: Normalización de Expedientes Pensionales, Determinación de 
Derechos Pensionales y Nómina de Pensionados. 
 
Subdirección de Normalización de Expedientes Pensionales 
Administra, revisa y verifica los documentos que soportan las solicitudes de 
reconocimiento pensional siguiendo los principios de seguridad y confidencialidad 
que requiere esta información. 
 
Subdirección de Determinación de Derechos Pensionales 
Define en primera instancia si las solicitudes de reconocimiento de derecho 
pensional son procedentes al igual que las prestaciones asociadas a 
estos derechos. Además, adelanta la defensa judicial de los casos que le asigne la 
Dirección Jurídica de acuerdo con los lineamientos definidos. 
 
Subdirección de Nómina de Pensionados 
Ingresa las novedades, procesa, liquida, revisa y hace seguimiento a la nómina de 
pensionados a cargo de la Entidad, concilia mensualmente la información 
reportada al pagador y proyecta la nómina del mes siguiente 
 
Dirección de Parafiscales 
Dirige y coordinar las acciones requeridas para el desarrollo de un sistema 
integrado y es responsable de la ejecución de las acciones de determinación y 
cobro asumidas por La Unidad, opera a través de tres subdirecciones: 
Subdirección de Integración, Subdirección de Determinación de Obligaciones y 
Subdirección de Cobranzas. 
 
Subdirección de Integración 
Consolida y transmite entre los componentes del sistema órganos de control fiscal 
y disciplinario y otros órganos encargados de la imposición de sanciones) la 
información sobre el estado de las obligaciones de los aportantes; el cumplimiento 
de los estándares de los procesos de determinación y cobro por parte de las 
administradoras; y las acciones relacionadas con el control y vigilancia de tales 
obligaciones y estándares. 
 
 
25 
 
Subdirección de Determinación de Obligaciones 
Fiscaliza a los aportantes y liquida las obligaciones que sean adeudadas al 
Sistema de Protección Social Integral respecto de las contribuciones parafiscales 
de la protección social cuya determinación sea responsabilidad de La Unidad, es 
decir, las contribuciones a cargo de los evasores que no se encuentran afiliados a 
ningún subsistema del Sistema, pese a estar obligado a ello, y las contribuciones 
que en virtud de convenios estén a cargo de La Unidad. 
 
Subdirección de Cobranzas 
Coordinar, desarrolla y supervisa los procesos de cobro persuasivo y coactivo o 
ejecutivo cuando sean adelantados por La Unidad de manera directa o a través de 
terceros. 
 
Dirección de Servicios Integrados de Atención al Ciudadano 
Diseña los planes de acción en materia de atención y servicio al ciudadano, 
implementar el modelo de atención al ciudadano-cliente de La Unidad, administra 
los canales de atención entre el usuario y la Entidad actuando como su 
intermediario. 
 
Dirección de Soporte y Desarrollo Organizacional 
Mantiene a La Unidad como una entidad moderna tanto en su recurso humano, 
como en sus procedimientos administrativos y financieros, opera a través de 
cuatro subdirecciones: Subdirección Administrativa, Subdirección Financiera, 
Subdirección de Gestión Humana Subdirección de Gestión Documental 
 
Subdirección Administrativa 
Lidera las labores de tipo administrativas necesarias para la operación de la 
Unidad, tales como: contratación, compras, manejo de correspondencia y la 
logística de sus actividades. 
 
Subdirección Financiera 
Hace el presupuesto y administra los ingresos y egresos de la Entidad. 
 
Subdirección de Gestión Humana 
Realiza la consecución, administración y actualización del recurso humano que 
requiere La Unidad para su operación. 
 
Subdirección de Gestión Documental 
Define los lineamientos estratégicos de gestión documental y sus planes de 
acción, recibe y administra los expedientes pensionales, administra el proceso de 
radicación, archivo y correspondencia de la Entidad. 
 
Dirección de Tecnologías de la Información 
Tiene a su cargo la definición de la plataforma, losprocesos y los principios 
básicos de administración de la función de tecnología de la información. 
 
26 
 
 
Control Interno Disciplinario 
Establece las políticas e instrucciones generales en materia del régimen 
disciplinario administrativo aplicable a los servidores públicos de La Unidad, vela 
por la prevención y represión de la corrupción administrativa y ejerce la 
competencia relacionada con el control disciplinario, de acuerdo con la ley. 
 
Control Interno 
Planea, ejecuta y monitorea todas las actividades relacionadas con el control 
interno de la Entidad, de acuerdo con las disposiciones legales. 
 
Las asignaciones salariales en la Unidad de Administrativa Especial de Gestión 
Pensional y Contribuciones Parafiscales se rigen de acuerdo con lo establecido en 
el Decreto 304 de 2020 del Departamento de la Función Pública, que fija las 
escalas de asignación básica para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva, 
Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas 
Sociales del Estado, del orden nacional. 
 
 
1.3 FUNCIONARIOS DE NIVEL DIRECTIVO.15 
 
Los funcionarios de nivel directivo de La Unidad de Administrativa Especial de 
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales se presentan a continuación por 
unidades administrativas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/equipo-de-trabajo 
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/DECRETO-304-DEL-27-DE-FEBRERO-2020.pdf
 
27 
 
Ilustración 10 Funcionarios 
 
 
 
Fuente: https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/equipo-de-trabajo 
https://www/
 
28 
 
1.4 MARCO ESTRATÉGICO. 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales cuenta con la misión específica de garantizar la consolidación de la 
cultura de pago de las contribuciones parafiscales del Sistema de Protección 
Social y el seguimiento y control efectivos de su cumplimiento, con el fin de 
contribuir a la formalización del mercado laboral colombiano; y reconocer 
oportunamente y con calidad los derechos pensionales, para el bienestar de los 
ciudadanos16. 
 
Con la visión clara de Ser la entidad que, por su reconocida transparencia, 
cercanía al ciudadano, incentive, acompañe y facilite el correcto cumplimiento de 
las obligaciones parafiscales y el disfrute oportuno de los derechos pensionales, 
desarrollando su gestión de manera innovadora, vanguardista y eficiente17. 
 
El Código de integridad de la Unidad de Administrativa Especial de Gestión 
Pensional y Contribuciones Parafiscales, resalta que la integridad es esencial para 
construir instituciones sólidas y para asegurar a los ciudadanos que el gobierno 
está trabajando en su interés, no solo para unos pocos. 
 
De acuerdo con lo anterior es de indicar que la integridad es la herramienta para 
bloquear la corrupción. Sus efectos no solo están en el plano moral, tienen 
consecuencias directas en la productividad económica, en la eficiencia en el sector 
público y en el avance hacia sociedades más inclusivas. En ese sentido, responde 
a los valores de honestidad, justicia y respeto que están interiorizados en los 
funcionarios de la Unidad. 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales la reconocen como una entidad transparente y honesta y como un 
estandarte en contra de la corrupción. Este principio le permite a la Unidad contar 
con la confianza de las instituciones públicas, con las que se relaciona y con la 
credibilidad de los ciudadanos para cumplir adecuadamente con su misión. 
 
La Entidad cuenta con la capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, 
habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el 
empleado público, siendo una de sus grandes fortalezas su capital humano, 
reconocido por su conocimiento técnico y amplia experiencia en el Sistema de 
Protección Social. Este principio está vinculado a los valores de compromiso y 
diligencia, que incluyen las competencias asociadas a eficiencia y el enfoque al 
ciudadano que busca reforzar la entidad. Con este principio, la Unidad reconoce la 
importancia de contar con un equipo preparado y conocedor de los temas técnicos 
 
16 https://www.ugpp.gov.co/nuestra-unidad 
17https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Plan-accion-institucional-2018-
2022.pdf 
 
29 
 
que manejan y, a la vez propone una visión más cercana al ciudadano derivada de 
una gestión ágil, eficiente, efectiva y eficaz18. 
 
 
Ilustración 11 Principios 
 
 
 
Fuente: https://www.ugpp.gov.co/nuestra-unidad 
 
 
Así mismo su gestión de fundamenta en los siguientes valores: 
 
• Honestidad: actuamos siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo 
los deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés 
general. 
 
18 https://www.ugpp.gov.co/nuestra-unidad 
https://www.ugpp.gov.co/nuestra-unidad
 
30 
 
• Respeto: reconocemos, valoramos y tratamos de manera digna a todas las 
personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su 
procedencia, títulos o cualquier otra condición. 
• Compromiso: somos conscientes de la importancia de nuestro rol como 
servidores públicos y estamos en disposición permanente para comprender 
y resolver las necesidades de las personas con las que nos 
relacionamos en las labores cotidianas, buscando siempre mejorar su 
bienestar. 
• Diligencia: cumplimos con los deberes, funciones y 
responsabilidades asignadas a nuestros cargos de la mejor manera posible, 
con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de 
los recursos del Estado. 
• Justicia: actuamos con imparcialidad garantizando los derechos de las 
personas, con equidad, igualdad y sin discriminación. 
 
1.4.1 Objetivos estratégicos.19 
 
Ilustración 12 Objetivos Estratégico – 2021 
 
 
 
Fuente: https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/objetivos-estrategicos 
 
19 https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/objetivos-estrategicos 
https://www.google.com/url?q=https://www.ugpp.gov.co/nuestra-entidad/objetivos-estrategicos&sa=D&source=hangouts&ust=1577490330770000&usg=AFQjCNFpsc9GzThnAfQ6hel-5_qeKg664A
 
31 
 
1.4.2 Política de sistema integrado de gestión. 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales comprometida con el mejoramiento continuo ha establecido su 
Sistema Integrado de Gestión, el cual armoniza la estrategia, los procesos y la 
cultura organizacional, para generar servicios que responden con confianza a los 
requerimientos de los ciudadanos y demás partes interesadas. Por consiguiente, 
la Unidad establece que20: 
 
1. Todas las actividades que se realizan en la entidad deben: 
 
• Estar alineadas con el marco estratégico y objetivos de los procesos, con 
una orientación permanente al logro de resultados esperados. 
• Ser realizadas con la mayor confiabilidad y en el tiempo requerido, 
cumpliendo los compromisos con nuestro cliente interno, con los 
ciudadanos y con la ley. 
• Ser realizadas por personas idóneas y comprometidas, cuya labor y 
resultados puedan ser reconocidos, contribuyendo al desarrollo de un buen 
ambiente de trabajo. 
 
2 Todos los funcionarios y contratistas deben: 
 
• Actuar siempre en el marco de los principios de transparencia, respeto, 
honestidad y lealtad y demostrando los valores de orientación al ciudadano, 
orientación al resultado, confiabilidad, objetividad, simplicidad y trabajo en 
equipo. 
• Cumplir con los lineamientos, políticas y estándares establecidos por la 
organización para la ejecución de los procesos. 
• Contar con información permanente que le permita monitorear y analizar el 
desempeño de su actividad o proceso y tomar o proponer acciones 
oportunas y acertadas requeridas para corregir desviaciones o generar 
mejoras. 
• Identificar oportunidades de mejora a partir de ideas innovadoras buscando 
siempre soluciones prácticas, efectivas y oportunasque generen impacto 
positivo a la organización y al ciudadano 
• Identificar, controlar y gestionar los riesgos y garantizar la ejecución de 
procesos eficientes, efectivos, eficaces y blindados contra la corrupción 
• Demostrar compromiso, colaboración, garantizando la interacción, 
coordinación y comunicación entre áreas y procesos con el propósito de 
cumplir con las metas y objetivos establecidos 
• Hacer un uso racional de los recursos, contribuyendo a prevenir la 
contaminación y a minimizar los impactos significativos en el medio 
ambiente. 
 
20 https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Planeacion-Estrategica-2020.pdf 
 
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Planeacion-Estrategica-2020.pdf
 
32 
 
1.4.3 Objetivos del sistema integrado de gestión. 
Para desarrollar e implementar la política la Unidad ha establecido objetivos que 
se enfocan en21: 
1. Cumplir con las metas relacionadas con: determinación y trámite de pago 
de obligaciones pensionales y de aumento en el cumplimiento del pago de 
obligaciones del sistema de la protección social. 
2. Implementar un modelo operacional orientado a la excelencia, a partir 
de procesos, integrados, efectivos, controlables en línea y blindados contra 
la corrupción. 
3. Disminuir la severidad de los riesgos, mediante la implementación de 
controles efectivos y sólidos asociados a los procesos. 
4. Lograr la gobernabilidad de los procesos de La Unidad de Pensiones y 
Parafiscales que son desarrollados por terceros. 
5. Asegurar la disponibilidad y el uso racional de los recursos, para garantizar 
la continuidad de la operación y el aporte a la protección del medio 
ambiente y al desarrollo sostenible. 
6. Fortalecer la competencia, compromiso y bienestar de los funcionarios y 
contratistas, generando un buen ambiente de trabajo. 
7. Asegurar la implementación, cumplimiento y resultados esperados de los 
planes y oportunidades de mejora. 
8. Asegurar la protección de los activos de información a través del 
establecimiento e implementación de políticas de seguridad. 
 
 
1.4.4 Articulación con el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).22 
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, busca dirigir, planear, 
ejecutar, controlar, hacer seguimiento y evaluar la gestión institucional de las 
entidades públicas, en términos de calidad e integridad del servicio para generar 
valor público. 
Este nivel tiene especial importancia en el desarrollo de las políticas estratégicas, 
las cuales están alineadas con la política de gestión documental, esta orienta su 
gestión al cumplimiento del objetivo de MIPG. 
 
“Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control 
y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”. 
Esta articulación se logra mediante la aplicación de las Políticas de Gestión y 
Desempeño Institucional que incluye la política de Gestión Documental, las cuales 
son reguladas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 
 
 
 
21 
https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Informe_de_gesti%C3%B3n_final_
4_47%20%281%29.pdf 
22 https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/PROGRAMA-GESTION-
DOCUMENTAL-2020-2023.pdf 
 
33 
 
SGC ISO 9.000 
SCI MECI 1000 
SGSI ISO 27001 
MIPG 
S&SO NTC-OHSAS 18001 
SGA NTC ISO 14001 
PGD 
PGD (AGN)I 
NTC ISO 30.300 
Ilustración 13 Asociación de normas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión 
MIPG 
Fuente: Autora 
 
 
Por lo anterior la Unidad realiza acciones encaminadas a la mejora continua para 
alcanzar la excelencia, en la correcta articulación de la gestión documental con el 
MIPG con el fin de contribuir eficazmente en la eficiencia administrativa. 
 
 
1.5 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD 
 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales desde el inicio de su gestión la Unidad de Administrativa Especial de 
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscal velando por la integridad y acceso 
a la información implementó sistemas para contribuir a una eficiente prestación de 
los servicios en beneficio del ciudadano, contribuyendo de manera eficiente al 
cumplimiento de su misión, generando eficacia y eficiencia en la administración, 
consulta y acceso la información inherente a la operación de la entidad; facilitando 
la prestación de los servicios en beneficios del ciudadano y del país. 
 
Mediante los sistemas de información se dispone de forma efectiva toda la 
documentación producida y recibida en desarrollo de sus funciones misionales y la 
trazabilidad de esta, conformando expedientes híbridos; en razón a que todos los 
 
34 
 
procesos misionales al interior de la entidad se generan mediante documento 
electrónicos. 
 
En consecuencia, de lo expuesto la Unidad logro en corto tiempo estabilizar sus 
áreas misionales y posicionarse en el sector público como una entidad modelo que 
hace la diferencia en la administración pública. 
 
Sin embargo, dentro de su gestión dadas las prioridades de atención eficiente y 
eficaz de los servicios en beneficio a ciudadano se dejó de lado la invención 
documental la serie historias laborales, siendo producción documental de un área 
de apoyo encontrándose actualmente dicha serie documental sin procesos de 
organización documental. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 
 
2. DIAGNOSTICO 
 
 
Con el fin de evidenciar el estado del volumen documental se efectúa un 
diagnóstico archivístico mediante el cual se verifica las condiciones actuales en 
que se encuentran la documentación perteneciente a la serie documentales 
Historias laborales, la infraestructura de las áreas destinadas para el 
almacenamiento, administración y conservación de la información. 
 
En desarrollo del diagnóstico se establece el grado de cumplimiento de las 
especificaciones técnicas establecidas por el Archivo General de la Nación en 
cuanto a infraestructura física de los depósitos de almacenamiento del volumen 
documental, el estado de conservación de la documentación y se identifica el 
volumen en metros lineales de la documentación de la serie documental 
 
2.1 METODOLOGÍA APLICADA 
 
El presente diagnóstico, se realizó mediante técnicas cualitativas y cuantitativas, 
en concordancia con la normatividad vigente. 
 
El levantamiento de información se realizó teniendo en cuenta los aspectos más 
relevantes de los instrumentos de recolección establecidos por Archivo General de 
la Nación 
 
• Información general 
• Se efectuó el levantamiento de la información mediante observación directa 
y funcionarios de la Unidad 
• Diagnóstico Documental Mediante la Observación se realizó el 
levantamiento de información de los depósitos de archivo de la Unidad 
donde se encentraba la documentación inherente a la serie documental 
historias. Laborales. La Información se presenta de la siguiente manera: 
• Aspectos Administrativos 
• Infraestructura e instalaciones físicas 
• Seguridad Industrial 
• Almacenamiento 
• Conservación Documental 
• Tecnologías de la Información 
• Informaciòn de Depósitos: cantidad de depósitos con que cuenta la 
Unidad. 
• Muestra de unidades de almacenamiento y conservación: De las 
historias laborales 
• Registro fotográfico: de los depósitos, estado de unidades de 
conservación y almacenamiento, condiciones críticas (Humedad, 
biodeterioro, deterioro físico, otros). 
 
36 
 
 
 
2.2 DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO 
 
El diagnóstico se desarrolla de acuerdo con la metodología antes descrita 
 
2.2.1 Aspectos administrativos. 
La Unidad de Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales tiene el archivo centralizado en la siguiente sede: 
 
Ilustración 14 Sede de Archivo Centralizado 
Avenida 68 No. 13-37 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%2313-3723 
 
 
23https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%2313-37,+Bogot%C3%A1/@4.6380771,-
74.1177609,3ª,75y,349.62h,90t/data=!3m7!1e1!3m5!1soHNBtnssOiPHFpoMRwLzvg!2e0!6shttps:%2F%2Fstre
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https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%2313-37,+Bogot%C3%A1/@4.6380771,-74.1177609,3a,75y,349.62h,90t/data=!3m7!1e1!3m5!1soHNBtnssOiPHFpoMRwLzvg!2e0!6shttps:%2F%2Fstreetviewpixels-pa.googleapis.com%2Fv1%2Fthumbnail%3Fpanoid%3DoHNBtnssOiPHFpoMRwLzvg%26cb_client%3Dmaps_sv.tactile.gps%26w%3D203%26h%3D100%26yaw%3D349.61996%26pitch%3D0%26thumbfov%3D100!7i13312!8i6656!4m5!3m4!1s0x8e3f9bf0ac278c25:0x5c6a5782019e3f3c!8m2!3d4.6381664!4d-74.1177583?hl=es
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37 
 
Mapa 3 Ubicación Sede de Archivo Centralizado 
 
 
 
Fuente: https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%231337,+Bogot%C3% 24 
 
 
24 
https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%231337,+Bogot%C3%A1/@4.6390677,74.1189486,17.79z/data
=!4m13!1m7!3m6!1s0x8e3f9bf0ac278c25:0x5c6a5782019e3f3c!2zQWsgNjggIzEzLTM3LCBCb2dvdMOh!3b1!
8m2!3d4.6381664!4d74.1177583!3m4!1s0x8e3f9bf0ac278c25:0x5c6a5782019e3f3c!8m2!3d4.6381664!4d-
74.117758 
https://www.google.com/maps/place/Ak+68+%231337,+Bogot%C3%A1/@4.6390677,74.1189486,17.79z/data=!4m13!1m7!3m6!1s0x8e3f9bf0ac278c25:0x5c6a5782019e3f3c!2zQWsgNjggIzEzLTM3LCBCb2dvdMOh!3b1!8m2!3d4.6381664!4d74.1177583!3m4!1s0x8e3f9bf0ac278c25:0x5c6a5782019e3f3c!8m2!3d4.6381664!4d-74.1177583
 
38 
 
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales-UGPP tiene ubicadas las unidades administrativas de la siguiente 
manera: 
 
Bogotá: 
 
Sedes Principal 
Corporate Center Hotel Marriot 
 
Piso 2 
Dirección General 
Dirección Jurídica 
Dirección de Estrategia y Evaluación 
Dirección de Soporte y Desarrollo Organizacional 
Dirección de Pensiones 
Dirección de Servicios Integrados de atención al ciudadano 
Subdirección de Normalización de Expedientes Pensionales 
Subdirección de Determinación de Derechos Pensionales 
Subdirección de Nómina de Pensionados 
 
Piso 6 
Control Interno Disciplinario 
Subdirección de Jurídica Parafiscales 
Dirección de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos 
 
Piso 8 
Dirección de Parafiscales 
Subdirección de Asesoría y Conceptualización Pensional 
Subdirección de Integración de Aportes Parafiscales 
Subdirección de Determinación de Obligaciones Parafiscales 
Cuenta con un Centro de Administración Documental-CAD 
 
Hotel Holiday 
Piso 10 
Subdirección de Gestión Humana 
Subdirección Administrativa 
Subdirección Financiera 
Subdirección de Cobranzas 
En el área de la Subdirección Administrativa en el mezanine se encuentra un 
depósito con estantería rodante. 
Se cuenta con un Centro de servicio de reprografía 
 
 
 
 
 
39 
 
Avenida 68 No. 13-37 
Subdirección de Normalización de Expedientes Pensionales -Seguridad 
Documental 
Subdirección de Gestión Documental 
 
2.2.2 Responsables de la gestión documental de la Unidad. 
Los responsables de la Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial 
de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales UGPP, son: 
 
CICERÓN FERNANDO JIMÉNEZ RODRÍGUEZ 
Dirección General 
Representante Legal 
 
LUIS GABRIEL FERNÁNDEZ FRANCO 
Director de Soporte y Desarrollo Organizacional 
 
JAVIER ENRIQUE VELÁSQUEZ 
Subdirector de Gestión Documental 
 
 
2.2.3 Infraestructura e instalaciones físicas. 
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones 
Parafiscales, cuenta con un archivo de gestión centralizado en la sede Avenida 68 
No. 13-37. 
 
La sede cuenta con dos entradas vehicular y peatonal; en la entrada peatonal se 
encuentra con una recepción con presencia de: 
 
• Dos guardas de seguridad 
• Dos ventanillas de correspondencia 
• Lockers 
• Torniquetes con lector biométrico para ingreso a las áreas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
40 
 
Ilustración 15 Zona de Recepción y Lockers 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
Plano 1 Zona de Recepción y Lockers 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
 
 
41 
 
Posteriormente esta la entrada vehicular y a su izquierda el cuarto de planta 
eléctrica y seguidamente el cuarto de las UPS. 
Siguiendo con 3 bodegas de almacenamiento: 
 
La primera y segunda bodega cuenta con estantería industrial donde se encuentra 
volumen documental de diferentes formatos que requieren condiciones 
ambientales diferentes 
En la tercera Bodega se encuentra volumen documental de diferentes series para 
el proceso de intervención documental. 
Todas con lector Biométrico para su ingreso 
 
Ilustración 16 Bodegas Almacenamiento 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
 
42 
 
Plano 2 Bodegas 
 
 
Fuente: Autora 
 
A la derecha se encuentra áreas de trabajo con dieciséis (16) estanterías fijas 
abiertas que contienen cajas X200, X300, Carpetas sueltas, y libros que se 
encuentran en etapas de proceso de intervención documental los cuales se 
encuentran sin ninguno criterio de organización dentro de los entrepaños. 
 
Al finalizar el espacio de las áreas de trabajo se encuentran tanto al lado derecho 
como izquierdos baterías de baños disponibles para el personal de la sede. 
 
Plano 3 Áreas de Trabajo Primera Etapa 
 
 
Fuente: Autora 
 
43 
 
Ilustración 17 Intervención Primera Etapa 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
 
Plano 4 Áreas de trabajo Segunda Etapa 
 
 
Fuente Autora 
 
44 
 
Ilustración 18 Intervención Segunda Etapa 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
En el segundo piso de esta zona se encuentra la sala de juntas 
En la parte superior de las bodegas de almacenamiento piso 3 se encuentran: 
Puestos de trabajode la Subdirección de normalización 
Oficina del Subdirector de Gestión Documental, 
Centro de servidores y de servicios tecnológicos 
Cafetería 
Cuarto insumos de cafetería 
Cuarto de lactancia 
Comedor 
Batería de baño 
Oficina de funcionarios de la Subdirección de Gestión documental 
Descendiendo al segundo piso se encuentra una oficina de funcionarios de la 
Subdirección de Gestión documental 
En la zona posterior de la sede finalizando las áreas de trabajo se encuentra el 
área de custodia donde se encuentra ubicado la mayor parte del volumen 
documental. En Estantería industrial con capacidad para 98.401 Metros lineales, 
en un estimado de 181.604 unidades de almacenamiento referencia X200, 30 
X100 y 97.073 unidades de almacenamiento referencia cajas X300 
 
2.2.4 Componentes básicos estructurales. 
Marco bastidor: Estructura vertical perfilada y perforada, unidad entre sí en celosía 
por riostras horizontales y diagonales metálicas. Su función es soportar la carga 
de los diferentes niveles de carga. 
 
45 
 
Paral o puntal: Elemento vertical perfilado y perforado que hace parte del marco. 
Riostra o diagonal: Elemento en perfil metálico que une dos parales para tomar un 
marco. 
Viga o Larguero: Elemento horizontal metálico que soporta un nivel de carga por 
cada par de estos. Los extremos de las vigas se enganchan al marco (al Paral) 
mediante un enganche o chapeta en uña o remache. 
Platina de anclaje o base: elemento estructural en planta donde se apoyan los 
parales y permite la distribución de la carga de la estantería al piso, adicional a 
esto, ayuda a soportar torsión o desgarramiento del marco en caso de un peligro 
golpe. 
Entrepaño: Elemento metálico de madera o en malla para soportar carga que no 
es estiba se coloca entre dos vigas. 
Unidad de Carga: Conjunto de productos de pequeñas dimensiones que deben ser 
agrupadas con el fin de facilitar el manejo esta puede reposar directamente en un 
entrepaño o sobre una estiba. 
Instalación de almacenaje 01: Conformada por módulos de 6 filas, 3 dobles y 3 
sencilla que se encuentra en los muros de los costados de la bodega; a lo largo y 
por filas hay 3 cuerpos de estantería y hacia lo alto (2) pisos de altura con 
capacidad de 3 módulos por cada uno. 
Instalación de almacenaje 02: conformada por módulos de 2 filas, 2 sencilla que 
se encuentra en los costados de los muros del costado de la bodega; a lo largo y 
por filas hay 3 cuerpos de estantería y hacia lo alto (2) pisos de altura con 
capacidad de 3 módulos por cada uno. 
Instalación de almacenaje 03: conformada por módulos de 6 filas, 5 dobles y una 
sencilla que se encuentra el muro del costado occidental de la bodega; a lo largo y 
por filas hay 13 cuerpos de estantería y hacia lo alto (13) pisos de altura con 
capacidad de 2 módulos por cada uno. Están su altura es de 15 metros y fue 
montada en diciembre de 2014 
Instalación de almacenaje 04: conformada por módulos de 6 filas, 5 dobles y una 
sencilla que se encuentra el muro del costado sur de la bodega; a lo largo y por 
filas hay 10 cuerpos de estantería y hacia lo alto (13) pisos de altura con 
capacidad de 2 módulos por cada uno. Están su altura es de 15 metros y fue 
montada en diciembre de 2015. 
 
2.2.5 Sistema de seguridad 
El área de custodia cuenta para su ingreso con Sistema Biométrico para el ingreso 
Monitoreo mediante sistema de cámaras 
Un Guarda de seguridad 
 
2.2.6 Seguridad industrial 
En el depósito de custodia se cuenta con: 
Señalización de salida de emergencia 
Extintores 
Cascos 
Camilla 
 
46 
 
 
2.2.7 Control y medición de condiciones ambientales 
La Unidad cuenta con: 
• 28 Deshumificadores 
• 28 Termohidròmetros 
 
Plano 5 Área de 
Custodia
 
Fuente: Autora 
 
 
 
 
 
47 
 
lustración 19 Área de Custodia 
 
 
 
 
 
Fuente: Autora 
 
48 
 
2.2.8 Descripción del espacio. 
 
Tabla 1 Descripción Espacio Área de Custodia 
 
DESCRIPCIÓN MATERIAL CARACTERÍSTICAS CANTIDAD 
Ubicación del 
depósito 
 
Primer Piso 
 
Cantidad de 
documentación 
 Documentación soporte 
papel 
93.937 ML 
Paredes Bloque En buen estado 
Pisos Tableta En buen estado 
Techo Teja - En buen estado 
Ventanas vidrio En la parte externa 
Puerta 
Lámina 
Metálica, 
Vidrio 
Una puerta en buen 
estado, una interna y 
una externa. 
 
Lugar de 
almacenamiento 
 Estantería industrial y 
fija 
 
Tipo de 
almacenamiento 
 
Cajas X100, X200, X300 
 
 
DOCUMENTACIÓN ALMACENADA TOTAL 
 
93.937 ML 
 
Fuente: Autora 
 
2.2.9 Condiciones ambientales (Humedad Relativa, Temperatura y Luz). 
Las condiciones ambientales, físicas y de manejo de la bodega que custodia la 
documentación están establecidas en el acuerdo No 037 de 2002, Acuerdo 049 
del 2000 y acuerdo 08 del 2014 del Archivo General de la Nación – AGN, para 
garantizar su conservación, estabilidad, durabilidad y funcionalidad. 
Los rangos establecidos son: 
 
Humedad relativa, temperatura y Luz - Soporte de papel: 
• Temperatura de 15 a 20 ºC con una fluctuación diaria que no exceda los 
2ºC. 
• Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 
5% entre valores máximos y mínimos 
• El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. 
 
49 
 
 
Medios Magnéticos: 
• Temperatura 14 a 18 ºC 
• Humedad relativa 55% 
 
Teniendo en cuenta lo anterior se describen los promedios de medición de 
acuerdo con los registros 
 
Tabla 2 Medición de Condiciones Ambientales 
 
DESCRIPCIÓN LECTURA OBSERVACIONES 
Temperatura 
Máximo 17 % 
Mínimo 15% 
 Tomado de la planilla ver 
anexo 
Cuentan con Termohigrómetro 
Para medir la temperatura 
Humedad 
Máximo 55% 
Mínimo 53% 
Cuentan con 
Deshumificadores para la 
toma y control de la húmeda 
 
Fuente: Autora 
 
2.2.10. Administración y Custodia. 
La administración y custodia del acervo documental se encuentra en su mayor 
volumen en la sede avenida 68 # 13-37, en estantería fija, industrial, en 4 espacios 
de almacenamiento (3 bodegas pequeñas y la custodia grande) 
En el proceso de administración de la custodia documental se encuentra 
soportado en las siguientes herramientas 
Módulo de Gestión de Archivos Físicos – MGAF 
Sistema de trazabilidad de inventarios 
Con interoperabilidad con el ECM, Gestor Documental Documentic y los BPM 
 
2.2.11 Condiciones de almacenamiento. 
El fondo documental de La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y 
Contribuciones Parafiscales cuenta con un estimado de 93.937 metros lineales 
dentro de los cuales se encuentran las historia laborales de los funcionarios de la 
Unidad con un volumen estimado en metros lineales de 28, los cuales se 
encuentran ubicados en la estantería fija industrial en la sede Avenida 68 No. 13-
 
50 
 
37. A continuación se relacionan las características del lugar de almacenamiento, 
adicionalmente a las historias laborales se cuentan con documentación en cajas 
X200 y X300 de transferencias para incluir en las historias laborales 
 
Tabla 3 Condiciones de Almacenamiento 
 
LUGAR DE 
ALMACENAMIENTO 
SI NO 
ESTADO 
BUENO REGULAR MALO 
El piso 
X 
En estantería fija industrial 
metálica 
X X 
Archivadores 
 X 
Planotecas 
 X 
Sueltas 
 X 
En amarres 
 X 
En costales 
 X 
Cajas comunes 
 X 
Cajas X-100 
X X 
Cajas X-200 
X X X X 
Cajas X-300 
X X X 
Cajas x-500 
 X 
Bolsas de plástico 
X 
En A-Z 
 X 
En carpetas de Yute y gancho 
plástico 
X 
En carpetas de propalcote 
X 
Otro: Sobres de manila y 
plásticos, empastados, 
carpetas desacificadas 
X 
 
Fuente: Autora 
 
 
51 
 
2.2.12 Conservación documental 
 
2.2.12.1 Unidades de almacenamiento y conservación de documentos para 
incluir a los expedientes de las historias laborales. 
Mediante observación directa de documentación en una muestra de 8 cajas X300 
para actualizar las historias laborales se encontró que la documentación se 
encuentra dentro de estas unidades de almacenamiento en bolsas y