TEORÍA CONTABLE - CLASE 2

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TEORÍA CONTABLE
CLASE 2: DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA
Tomando como punto de partida el sistema contable, aquel conjunto de técnicas que permite capturar, clasificar, ordenar y registrar datos de carácter fundamentalmente económico, para luego brindar información contable a un número indeterminado de usuarios que actuarán dentro y fuera de la organización , existe dentro de este proceso la tarea de registración de distintos acontecimientos que tendrán un impacto en el ente y es aquí donde será fundamental contar con el respaldo que nos otorgará esta documentación.
Podemos definir a la documentación respaldatoria como la constancia que revela la existencia de hechos y operaciones con efecto patrimonial, que sirven de base para la captación de datos a ser procesados por el sistema contable. Para clarificar esto, consideremos a modo de ejemplo, que formamos parte de una empresa que se dedica a la producción de indumentaria y recibimos una factura, que es un tipo de documentación. En ella se indicarán, además de otros datos, la cantidad de artículos comprados y un detalle de los mismos (telas que utilizaremos para elaborar las distintas prendas), lo que nos está indicando este documento es que a nuestro entre, ingresó mercadería para ser procesada y elaborada y a su vez, tenemos una OBLIGACIÓN con un proveedor de abonar nuestro consumo (que puede ser en efectivo, a cuenta corriente, entre otras modalidades). Es probable, que cuando hayamos recibido nuestra compra, quién se encuentra en el depósito tuvo que firmar un remito, otro tipo de documentación respaldatoria, que nos indicará un detalle del artículo y la cantidad comprada, y a su vez es una constancia que nos revela que la mercadería ya ingresó a nuestro taller y que, por lo tanto, podemos iniciar la producción.
Podemos mencionar tres funciones de la documentación respaldatoria:
· Contable: ya que constituye un respaldo a de las registraciones contables.
· De control: a través de su revisión, nos indica cómo han sucedido los hechos y operaciones
· Jurídica: otorga respaldo legal frente a terceros de las operaciones realizadas.
Desde el punto de vista de quién emite la documentación, podemos clasificarla en:
	Externa
	Interna
	El emisor es ajeno a la organización
	La documentación es emitida por la propia organización, la cual puede tener dos destinos posibles:
· Un destino externo, significa que la documentación se dirige a terceros que no forman parte de nuestro ente. Ej: una factura de venta a clientes
· Un destino interno, el documento tiene por objeto dejar constancia de hechos que suceden DENTRO de la organización. Ej: El sector de compras entrega una orden de compra al sector de Cuentas a pagar, para que éste último compare lo solicitado al proveedor (que se encuentra detallado en la orden de compra) y lo que el proveedor factura (demostrado en la factura) y si coincide, se realiza el pago correspondiente. Aquí se demuestra la función de control que es una de las características de la documentación respaldatoria.
	Ejemplos: una factura del proveedor, un resumen de tarjeta de crédito otorgado por el Banco
	
Veamos cuáles son algunos de los documentos más usuales:
ORDEN DE COMPRA: 
Formulario interno prenumerado emitido por duplicado (original para el proveedor y duplicado para la organización) que inicia una operación de compra, a través del cual, un ente efectúa un pedido a un proveedor, detallando qué bienes o servicios desea adquirir, unidades a comprar, condiciones de pago, forma de entrega, entre otros.
REMITO:
Documento que respalda la entrega de bienes, perfeccionando una operación de compra venta. Contiene el detalle de los artículos y cantidad sin incluir el precio de los bienes adquiridos. El documento original queda en manos del comprador, el duplicado es para el vendedor que contiene la firma que indica la conformidad de lo recibido. En ocasiones, puede existir un triplicado del remito que queda en manos del flete.
FACTURA:
Documento que respalda una operación de compra-venta de bienes o prestación de servicios: Debe contener:
· Detalle del o de los artículos
· Cantidad
· Precio
· Condiciones de pago.
La factura original queda en manos del comprador y duplicado del vendedor.
NOTA DE DÉBITO:
Siempre se encuentra asociada a una factura, incrementado su importe. Se emite para:
· Corregir errores de la facturación (se facturó un importe menor o se omitió algún concepto)
· Constatar intereses por pago fuera de término.
NOTA DE CRÉDITO:
Documento que siempre se relaciona con la factura, disminuyendo su importe (por el total o parcialmente), se emite por ejemplo, para dejar constancia de una devolución de bienes o para corregir la factura si se imputó un monto superior.
RECIBO:
Respalda el pago o cobranza realizado por el titular de una obligación. Se deben detallar los comprobantes cancelados, indicando si es total o parcial y los importes recibidos o entregados. Original para quién abona, duplicado para quién recibe el pago.
CHEQUE:
Documento que representa una orden de pago librada, contra una entidad bancaria. El sujeto que emite el cheque debe tener una cuenta corriente bancaria con fondos suficientes o bien, en caso de no mantener los fondos suficientes, el usuario puede tener previa autorización para girar en descubierto.
¿Qué es el giro en descubierto?
· El banco es responsable de otorgar fondos pagar los cheques (en caso de que el titular de la cuenta no acredite fondos en su cuenta) por haber celebrado previamente, un contrato con su cliente. Por lo tanto, el Banco afronta el pago de los cheques que su cliente emite, generándose intereses a favor del Banco por esta operación.
Algunos tipos son el cheque común que, desde su emisión, quién lo recibe tiene 30 días para ejercer el derecho al cobro. También, existe el cheque de pago diferido, que mantiene características similares, con la diferencia de que existe una fecha de pago distinta la de su emisión, cuyo plazo máximo entre ambas fechas puede durar 360 días.
PAGARÉ: 
Documento que representa una promesa de pago para cancelar en una fecha determinada, cierta suma de dinero.
EXTRACTO BANCARIO:
Documento emitido por el Banco, que detalla los movimientos de una cuenta bancaria durante un período.
TÍTULO DE PROPIEDAD DE AUTOMOTOR:
Respalda la tenencia de un vehículo. La transferencia se inicia con la confección del “formulario 08” y se perfecciona mediante la inscripción en el Registro de la propiedad automotor.
Complementar este temario, con el capítulo 4 de la bibliografía obligatoria.
ACTIVIDAD:
Realizar el ejercicio número 6 de la guía de trabajos prácticos. Les dejamos las soluciones para que puedan corroborar sus respuestas.
RESPUESTAS:
1. Factura y remito. Duplicado
2. Factura original, recibo original, título de automotor.
3. Boleta de depósito
4. Factura y remito. Original
5. Factura y remito por duplicado. Recibo duplicado.
6. Recibo 
7. Recibo de sueldos.
8. Orden de compra duplicado.
9. Recibo
10. Nota de crédito duplicado. (Es emitida por nuestra organización)
11. Ticket original