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Importancia DE LOS Archivos
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
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Importancia DE LOS Archivos
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)
Descargado por Juan Mendoza (juande031294@gmail.com)
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL 
Ensayo "Importancia de los Archivos" 
 
 
 
 
Elaborado por 
Daniela Tobón Ruiz 
 
 
 
 
Presentado a la tutora 
Viviana Paola Grau Caro 
 
 
 
 
 
 
 
 
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE <SENA= 
Ficha 2663285 
Modalidad: VIRTUAL 
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https://sena.territorio.la/perfil.php?id=4005929&grupo=2303656
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Actividades de reflexión inicial 
¿Sabe que es administración? 
La administración es una de las actividades 
humanas más importantes, encargada de 
organizar y dirigir el trabajo individual y 
colectivo efectivo en términos de objetivos. 
 
¿Considera que los documentos 
también se pueden administrar, por 
qué? 
Si, incluso es importante debido a que controla el período de vida de 
un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, 
publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de 
vida que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la 
información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a 
todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de 
usar. 
 
¿Sabía usted que los archivos son objeto de clasificación y 
categorización? 
Si 
 
¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener 
un perfil específico y cumplir con unos requisitos para 
desempeñarse en el cargo de archivista? 
El archivista debe tener los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para 
planear, analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de 
información con base en la utilización de tecnologías modernas especialmente las 
apoyadas en la informática y las telecomunicaciones. Debe tener una formación 
ética y el conocimiento científico - tecnológico tal que le permita determinar el tipo 
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https://es.wikipedia.org/wiki/Documento
https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa
de información requerida para la adecuada toma de decisiones. Debe tener la 
capacidad para planear, dirigir, coordinar y organizar sistemas de información 
bibliotecas y servicios de documentación para el uso de instituciones y personas. 
Debe poder utilizar tecnologías de procesamiento de información y de 
comunicaciones en el análisis de diseño, almacenamiento, recuperación y difusión 
de la información. Y por último liderar la creación de manejo y actualización de la 
infraestructura de información para el acceso a las fuentes del conocimiento de las 
instituciones y las personas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Importancia de los archivos 
Los documentos tienen unos inicios que se trasladan a 
los orígenes de la escritura y respecto a la Archivística, 
los diferentes autores que han tratado esta cuestión 
señalan el siglo XIX como el periodo en el que ve la 
luz. 
 
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se 
encuentran: 
• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones 
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. 
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros 
documentos, en vestigios en madera y mármol. 
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y 
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar 
escrituras con instrumentos en forma de cuña. 
La organización de los archivos ha pasado por acontecimientos históricos, los 
cuales se pueden agrupar en dos periodos: el periodo pre archivístico, durante el 
cual el tratamiento de los fondos documentales se ha caracterizado por la 
indefinición y por la sumisión a los principios de otras disciplinas. En este periodo 
se diferencian tres etapas: la época de los archivos de palacio, que se corresponde 
con la Antigüedad; la época de los cartularios, que pertenece a la Edad Media; y la 
época de los archivos como arsenal de la autoridad, el cual se extiende a lo largo 
del Antiguo Régimen (desde el siglo XVI hasta comienzos del siglo XIX). El 
segundo periodo es el de desarrollo archivístico, en el cual, tanto la teoría como 
la gestión de los fondos de archivo han logrado la suficiente autonomía como para 
hablar de Archivística. Este periodo va desde el siglo XIX hasta la actualidad. 
 
 
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https://www.baratz.es/software-para-archivo/
 
Importancia de los archivos 
1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. 
2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite 
de generación en generación. 
3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen 
para preservar su valor y su significado. 
4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan 
la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. 
5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la 
constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. 
6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, 
promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora 
la calidad de vida. 
 
 
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