Selección proveedores de mantenimiento

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GESTION DE MANTENIMIENTO
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Fabiola M. Obando Reina
Evaluación de la necesidad de tercerizar
En Colombia la contratación de servicios de
mantenimiento para el equipo biomédico es una
alternativa y en algunos casos una necesidad por
diversos motivos.
Contratar un proveedor de servicios mantenimiento es el
resultado de un proceso previo de búsqueda, evaluación
y selección.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
¿Tercerizar?
La decisión de tercerizar: Es responsabilidad de los
administradores del mantenimiento evaluar mediante una serie
de criterios la necesidad de contratar un servicio externo de
mantenimiento.
"Clasificación de los equipos". Este paso le dará orden y
eficacia no solo al resto del proceso, sino a la búsqueda del
proveedor, clasificando los equipos es como podrá identificar
el proveedor que se necesita.
“Los equipos serán clasificados de acuerdo a su uso, el riesgo
inherente y tecnología predominante”.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Evaluación de la necesidad de 
tercerizar
Los jefes de los departamentos técnicos, supervisores y
técnicos de mantenimiento podrán evaluar la necesidad de
tercerizar el mantenimiento mediante la aplicación de un
formato de evaluación que analice la necesidad de tercerizar.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Evaluación de la necesidad de tercerizar
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Respuestas del comité
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Calificación de los 
evaluadores
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Decisión de tercerizar
si, calificación = 1 completamente de acuerdo con la
tercerización .
si, 1 < calificación ≤ 2 de acuerdo con la tercerización .
si, 2 < calificación ≤ 3 indeciso con la tercerización.
si, 3 < calificación ≤ 4 en desacuerdo con la tercerización. .
si, 4 < calificación ≤ 5. completamente en desacuerdo con la
tercerización.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Selección de Proveedores
Paso 1: “recepción de las ofertas de los proveedores e
identificación de parámetros". En este paso se recoge y
analiza las ofertas de cada proveedor.
Las ofertas serán presentadas en un formato
diligenciado previamente por cada proveedor, el formato
identifica información general y especifica del proveedor que
será de utilidad en el análisis.
En el estudio de las ofertas se revisa que el proveedor
haya completado en su totalidad el formato y se verifica la
información consignada por él.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Paso 2: En este paso las respuestas dadas por los
proveedores seleccionados se analizan con un método que
permitirá determinar el proveedor que podrá asumir
definitivamente el contrato.
Paso 3: "Negociación". En este paso se formaliza la relación
entre la institución y el proveedor mediante la elaboración y
perfeccionamiento de un contrato de servicios.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Selección de Proveedores
Paso 4: "Evaluación del proveedor durante el ciclo de vida del
contrato". El proveedor no solo es evaluado en el proceso que
determinó su elección, sino también durante el ciclo de vida
del contrato, el propósito de esta actividad es establecer
argumentos sólidos para renovar o cesar definitivamente la
relación con el proveedor.
En este paso la evaluación del proveedor se realizará
tomando en cuenta dos perspectivas:
• Las características del servicio realizado.
• La medición obtenida de los indicadores de desempeño.
MANUAL DE PROCEDMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, ALEJANDRO GARCÍA GÓMEZ
Selección de Proveedores
Método de convergencia controlada o Pugh
Método de convergencia controlada o Pugh
Ejemplo de aplicación del 
método Pugh
Previo al proceso de adjudicación 
El contrato se debe llevar a cabo con empresas calificadas,
para lo cual el personal encargado que busca contratar un
servicio de mantenimiento debe informarse sobre los
antecedentes de las empresas externas en los aspectos
económicos, de su capacidad de respuesta y calidad en el
servicio.
Revisar que la empresa con la que realizará el contrato esta
formalmente establecida solicitando el acta constitutiva de la
empresa.
visite las instalaciones y pida el currículo de la misma.
Lineamientos para contratación de servicio de mantenimiento
a través de terceros. CENETEC
Previo al proceso de 
adjudicación 
Revisar el tiempo de permanencia en el mercado. (Esto lo constata
mediante la revisión de otros contratos realizados por la empresa,
comunicarse con otros clientes actuales para confirmar.)
Revisar cual es el tiempo de respuesta a una solicitud de servicio y la
calidad del mismo, solicitando los datos de a quien referirse para solicitar
opinión de la prestación de servicio de la empresa.
Revisar que la empresa con la cual se realizará el contrato cuenta con
personal técnico especializado y suficiente, verificando documentos con
certificados que acrediten la capacitación del personal y el pago de nómina
por al menos 6 meses o un año vigente.
El servicio de mantenimiento no debe ser subrogado por la empresa
seleccionada a otra.
Lineamientos para contratación de servicio de mantenimiento
a través de terceros. CENETEC
Revisar la calidad del servicio brindado. Esto se realiza
pidiendo al menos la información de tres clientes con el mismo
tipo de contrato: nombres, direcciones y teléfonos, para
contactarlos y verificar la calidad de servicio y seriedad que
brinda la empresa.
La compañía demostrará que cuenta con el equipo de medición,
prueba, patrones y con certificación de calibración vigente,
suficiente para el mantenimiento de los equipos, disponible de
manera local. Dicha información deberá estar actualizada y
documentada cada vez que sea necesario por vencimiento o
cambio.
Lineamientos para contratación de servicio de mantenimiento
a través de terceros. CENETEC
Previo al proceso de adjudicación 
Deberá demostrar que la compañía cuenta con un stock
de refacciones adecuadas y suficientes para el
cumplimiento del contrato.
Incluir en la propuesta técnica un programa de trabajo,
en donde se describan detalladamente las rutinas de
mantenimiento a realizar conforme a los manuales de
servicio correspondientes y las particularidades de cada
equipo, así como los formatos o los puntos a considerar
en las órdenes de servicio.
Lineamientos para contratación de servicio de mantenimiento
a través de terceros. CENETEC
Previo al proceso de 
adjudicación 
Las sanciones a aplicarse en caso de incumplimientos de
contratos.
Los horarios y fechas para realizar el mantenimiento. La
Empresa con la que se realizará en contrato deberá tener
disponibilidad las 24 horas de los 7 días a la semana, con el fin
de prever algún incidente en fines de semana, horarios
nocturnos o fines de semana.
Previo al proceso de 
adjudicación 
•Verificar la capacidad técnica de la empresa, evaluando:
contratos similares que hubiese celebrado, tiempo de
prestación y naturaleza de los servicios prestados a otras
instituciones.
•En la propuesta los licitantes deberán considerar que los
mantenimientos preventivos y/o correctivos deberán incluir
todas las refacciones que se requiera. En caso de
incumplimiento técnico del contrato, la institución contratante
podráconseguir refacciones, reparar los bienes por sí mismo o
por medio de terceros, y los gastos correrán a cuenta de la
compañía responsable del incumplimiento.
Previo al proceso de 
adjudicación