Administración de proyectos

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Antecedentes del diagrama PERT
El origen exacto de PERT se sitúa en 1957. Su autor oficial es La Oficina de Proyectos Espaciales de la Armada de los EEUU. El almirante William. F. Raborn reconoció que su equipo necesitaba una planificación integrada y un sistema de control fiable para el programa de misiles balísticos Polaris.
Fue entonces cuando la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de EEUU, en colaboración con la división de Sistemas de Misiles Lockheed (fabricantes de proyectiles balísticos) y la consultora Booz, Allen & Hamilton (ingenieros consultores), se empleó a fondo para crear lo que hoy día conocemos PERT.
Unas técnicas capaces de relacionar actividades y calcular la duración exacta del proyecto, optimizando tiempo y costes al máximo. Con ellas, se podría identificar la secuencia de estados más larga e irreductible para la ejecución de un trabajo.
En concreto, el equipo de investigación debía encontrar la fórmula para gestionar un proyecto importante y complicado: durante un plazo de cinco años, se coordinaría, planificaría y controlaría a 250 empresas, 9000 subcontratistas y numerosas agencias gubernamentales, dentro del citado programa de misiles Polaris.
Gracias al desarrollo de PERT, el proyecto se adelantó dos años sobre los cinco previstos. Tal fue el éxito, que todos los miembros del equipo publicaron en 1959, el primer documento sobre esta técnica. 
Y es que se comenta, que los primeros intentos desarrollados sobre técnicas PERT, fueron entre 1955 y 1957 por la Imperial Chemical Industries y el Central Electricity Generating Board, en Reino Unido. Un avance importante que no fue publicado y por tanto se perdió al otro lado del Océano.
Estos diagramas de redes, unidos a lo que hoy conocemos como PERT, también fueron utilizados en la industria casi a la par. Fue entre diciembre de 1956 y febrero de 1959. La empresa norteamericana Du Pont comenzó a utilizar el pionero ordenador comercial UNIVAC1. El único uso productivo que le dieron a la máquina fue la gestión de proyectos empresariales. Morgan Walker, de la Engineering Services Division de Du Pont, y el matemático James E. Kelley, Jr., de Remington Rand, consiguieron poner a punto el método, con el objetivo de controlar el mantenimiento de los proyectos de plantas químicas de DuPont.
Estas técnicas, sin duda, se unen al gran conjunto de inventos del siglo pasado. Todo un éxito para la industria en general. Ahora, es posible un ahorro significativo de tiempo y costes. De hecho, la productividad de las empresas británicas mencionadas mejoró hasta un 40 por ciento.
¿Qué es PERT? y ¿Para qué sirve?
El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review que traducido al español es “técnica de revisión y evaluación de programas”, es una herramienta de planificación de gestión de proyectos. Comienza con una evaluación general del programa, posteriormente promueve un análisis profundo de todos los proyectos antes de la fecha de inicio. Los gráficos PERT son herramientas utilizadas para planificar tareas dentro de un proyecto, lo que facilita la programación de las tareas y la coordinación de los miembros del equipo que realizan el trabajo. 
La herramienta PERT se utiliza para programar, organizar, planificar y calcular la cantidad de tiempo que se tardará en completar un proyecto, en un tiempo realista, es decir, se utiliza para visualizar el cronograma de trabajo que se debe hacer para un proyecto y desglosa las tareas individuales. El PERT crea estimaciones de tiempo diferentes para el proyecto, calcula la cantidad de tiempo más corta posible para llevar a cabo cada tarea, la cantidad de tiempo más probable y la mayor cantidad de tiempo que puede llevarse en realizar una tarea si las cosas no salen según lo planeado. 
Utilizando la herramienta PERT se pueden encontrar respuesta a una serie de preguntas, como: ¿Cuándo debemos empezar a planificar el proyecto?, ¿Qué tareas tenemos que realizar?, ¿En qué orden?, ¿Qué tareas son más importantes si queremos evitar retrasos?, ¿Qué retraso nos podemos permitir en cada tarea?, ¿Qué ocurrirá con el proyecto si terminamos una tarea antes o después de lo previsto?
Proceso de diseño de un diagrama PERT 
1. Dividir el proyecto en actividades o tareas
Implica identificar y recopilar la información y las tareas necesarias para el proyecto. En este punto, no es necesario que las tareas estén ordenadas cronológicamente. Simplemente se trata de hacer una lista de tareas lo más completa posible. Es fundamental que no nos dejemos ninguna tarea fuera.
Ejemplo:
A través de la herramienta PERT se estimará el tiempo del regreso a clases presenciales parcial seguro. 
A. Reunión de Consejo Técnico Escolar (CTE)
B. Diagnóstico de Salud de los alumnos y docentes
C. Diagnóstico de infraestructura e insumos
D. Presupuestado de insumos
E. Toma de decisiones para la selección de alumnos de acuerdo a sus características (salud, desempeño, por orden de lista, etc.).
F. Asignación de horarios lectivos.
G. Asignación de horarios de receso
H.- Elaboración de material para difusión (documentos electrónicos, infografías, etc.)
I. Difusión (comunicados sobre medidas sanitarias y el proceso para el regreso a clases)
J. Asignación de roles del cuerpo docente, administrativo y de servicio para el protocolo sanitario.
K. Armado de filtros sanitarios (casa, entrada a la escuela, salón, salida)
L. Regreso parcial a clases presenciales
2. Hacer una tabla de precedencias
Para cada actividad, se trata de establecer qué actividades deben precederla. Es decir, vamos a tomar la lista de actividades, que posiblemente estará desordenada, y vamos a ordenar las tareas según una relación de precedencia. En la tabla, indicamos en la columna de la izquierda cada una de las tareas y, en la columna de la derecha, las tareas que la preceden, es decir: aquellas tareas que necesariamente tenemos que haber terminado antes de poder empezar cada tarea.
Ejemplo:
	Actividad
	Actividades precedentes
	A
	-
	B
	A
	C
	A
	D
	C
	E
	B
	F
	A
	G
	A
	H
	E, F, G
	I
	H
	J
	E, F, G
	K
	J, I, D
	L
	K
Nota. - Tomar en cuenta los tipos de dependencia.
Dependencias: Una dependencia es cuando una tarea está conectada a otra tarea. Estas tareas dependen una de la otra y no se puede finalizar una sin la otra. 
Dependencias sin recursos: Una dependencia sin recursos es aquella que, aunque está conectada a otra, no tiene tareas tangibles que deban finalizar. 
3. Evaluar y calcular la duración esperada de cada tarea.
Los usuarios de diagramas PERT por lo general se basan en cuatro cálculos estándar para determinar la duración adecuada de sus proyectos:
Cálculo optimista del tiempo (O): la menor cantidad posible de tiempo necesaria para completar una tarea.
Cálculo del tiempo más probable (M): cálculo informado de cuánto tiempo llevará completar una tarea sin problemas ni demoras.
Cálculo pesimista del tiempo (P): la cantidad máxima de tiempo necesaria para completar una tarea.
Tiempo esperado (E): cálculo razonable de cuánto tiempo será necesario para completar una tarea, si se toman en cuenta los posibles problemas y las posibles demoras.
La ecuación básica de cálculo PERT que se emplea para determinar el tiempo esperado es:
E = (O + 4M + P)/6
	Actividad
	Duración prevista (días)
	A
	(1+4(3)+5)/ 6 = 3
	B
	(5+ 4(7)+10)/6 = 7
	C
	(1+ 4(3)+5)/6 = 3
	D
	(1+4(3)+5)/6 = 3 
	E
	(1+ 4(2)+3)/6 = 2
	F
	(3+ 4(5)+8)/6= 5
	G
	(1+ 4(2)+3)/6 = 2
	H
	(2+ 4(3)+4)/6 = 3
	I
	(5+ 4(7)+10)/6 = 7 
	J
	(1+ 4(2)+3)/6 = 2
	K
	(2+ 4(3)+5)/6 = 3
	L
	(6+ 4(10)+20)/6 = 11
4. Dibujar el grafo
Se hace siguiendo 3 reglas:
Un nudo sólo puede numerarse una vez que se han numerado todos los nudos que le preceden (que tienen flechas que llegan hasta él)
Debe haber un único nudo de comienzo y un único nudo de final.
Dos flechas que parten del mismo nudo no pueden tener el mismo nudo de destino.
Esta última regla es la menos intuitiva. Puede suceder perfectamente que, para pasar de una fase del proyecto a la siguiente, seannecesarias varias actividades distintas.
Para poder realizar el grafo también es necesario contemplar los 4 tipos distintos de grafos parciales:
Nudo inicial: De él deben partir todas las actividades que no tienen precedente. En nuestro caso, sólo hay una actividad sin precedente y por tanto dibujaremos:
Precedencias lineales: Corresponden a los casos en los que hay una única actividad que precede y una única actividad que procede.
 
Precedencias de divergencia: Corresponden a los casos en los que hay una actividad que precede y varias actividades que proceden.
 
Precedencias de convergencia: Corresponden a los casos en los que hay varias actividades que preceden y una única actividad que procede.
Una vez que tenemos identificadas estás partes en nuestro proyecto procedemos a dibujar el diagrama situando en los nudos de la red, su número de orden y en las barras el nombre de cada tarea.
Nota. - Las dependencias se marcan con las líneas y las dependencias sin recursos con líneas punteadas.
Ejemplo:
5. Análisis de duraciones: tiempos "early" y "last":
El grafo PERT se utiliza para calcular la duración del proyecto y para evaluar la importancia de las diferentes tareas:
Tiempo "early" = tiempo mínimo necesario para alcanzar un nudo.
Tiempo "last" = tiempo máximo que podemos tardar en alcanzar un nudo sin que el proyecto sufra un retraso.
Las duraciones previstas nos vienen dadas por las características de las diferentes tareas: hay tareas que llevan más o menos tiempo.
Por el contrario, los tiempos early y last dependen de la relación entre las diferentes tareas, y podemos calcularlos a través del grafo PERT.
Por ejemplo, supongamos que las duraciones previstas son las siguientes:
 
	Actividad
	Duración prevista (días)
	A
	3
	B
	7
	C
	3
	D
	3 
	E
	2
	F
	5
	G
	2
	H
	3
	I
	7 
	J
	2
	K
	3
	L
	11
A continuación, incorporaríamos estos datos al grafo PERT, de la siguiente forma:
Debajo de cada flecha, colocamos la duración de la actividad correspondiente.
· Para los tiempos early: empezamos por el nudo inicial, asignándole un tiempo early = 0. A partir de este nudo, el tiempo early de cada nudo será igual al tiempo early del nudo anterior + la duración de la actividad precedente. Si hay varios nudos y actividades inmediatamente anteriores, se toma el máximo de los “candidatos”.
· Para los tiempos last: empezamos por el nudo final, asignándole un tiempo last igual a su tiempo early. A partir de este nudo, el tiempo last de cada nudo será igual al tiempo last del nudo posterior menos la duración de la actividad procedente. Si hay varios nudos y actividades inmediatamente posteriores, se toma el valor mínimo entre los “candidatos”.
Decimos que hay “HOLGURA” en un nudo cuando el tiempo early es inferior al tiempo last. Que haya holgura significa que podemos permitirnos un retraso sin que la duración total del proyecto se vea comprometida.
No hay holgura en un nudo cuando el tiempo early es igual al tiempo last. El “CAMINO CRÍTICO” es la senda definida por los nudos que no tienen holgura. Este camino es importante porque nos indica todas las actividades para las cuales es importante que no haya ningún retraso.
En nuestro caso, tenemos holgura únicamente en 2 actividades:
G (2 - Asignación de horarios de receso)
F (5 - Asignación de horarios lectivos)
C (3 - Diagnóstico de infraestructura e insumos)
D (3 - Presupuestado de insumos)
J (2 - Asignación de roles del cuerpo docente, administrativo y de servicio para el protocolo sanitario)
A continuación, mostramos el grafo PERT completo:
Conclusión:
De acuerdo al problema planteado se eligió el diagrama PERT porque es una herramienta utilizada para la planificación y control del tiempo de actividades impredecibles y realiza estimaciones en tres tiempos optimista, probable y pesimista de un proyecto. Debido a que las actividades contempladas no generan necesariamente costos, no están definidas con anterioridad y es necesario tener tiempos exactos de cada tarea, el diagrama CPM no era la mejor opción. 
Después de realizar el diagrama PERT sobre el “regreso a clases parcial seguro”, de acuerdo a las tareas planteadas, se tendrá una duración máxima de 36 días. Al tener identificadas las tareas que más tiempo llevan y que están en dependencia de otras, se obtienen márgenes de holgura que permiten cumplir con el proyecto en el tiempo previsto. Además, podemos identificar aquellas tareas con mayor peso, o de cierto modo críticas, que son vitales cumplir en los tiempos establecidos. 
 
Bibliografía:
A. (2021, 3 agosto). El diagrama de PERT: qué es y cómo crearlo (incluye ejemplos). Asana. Recuperado 6 de julio de 2022, de https://asana.com/es/resources/pert-chart
El método PERT. (s. f.). Recuperado 6 de julio de 2022, de http://accioneduca.org/admin/archivos/clases/material/pert_1563825914.pdf
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¿Qué es PERT en gestión de proyectos? (s. f.). Recuperado 6 de julio de 2022, de https://www.wrike.com/es/project-management-guide/faq/que-es-pert-en-gestion-de-proyectos
¿QUIÉN INVENTÓ PERT? (s. f.). Sinnaps. Recuperado 7 de julio de 2022, de https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/quien-invento-pert
S. (2021b). Diagrama PERT: Definición, cómo hacerlo y comparativa técnica. Structuralia. Recuperado 7 de julio de 2022, de https://blog.structuralia.com/diagrama-pert