Procedimientos para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, recursos humanos y finanzas

Vista previa del material en texto

Índice
“Procedimientos para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, recursos humanos y finanzas”	3
Introducción	3
Planificación de la auditoria	4
Comprensión del negocio y de su ambiente.	4
Riesgo y materialidad de auditoria.	5
Técnicas de evaluación de riesgos.	6
Objetivos de controles y objetivos de auditoria.	7
Procedimientos de auditoria.	8
La planificación del programa de auditoría	9
Planificación de la auditoría de procesos.	9
Realización de la Auditoría.	10
Informar sobre la auditoría.	11
Seguimiento de las mejoras planteadas.	11
Desarrollo del programa de auditoría	12
El programa de auditoria se convierte también en una guía para documentar los diversos pasos de auditoria y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:	13
Asignación de Recursos de auditoría	14
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría	15
Informe de auditoría	16
Seguimiento de las observaciones de auditoría	17
Pruebas Sustantivas	18
Costos	19
Gastos	20
Ingresos	21
Conclusión	22
Referencias	23
“Procedimientos para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, recursos humanos y finanzas”
M.M. Fabiola del C. Antonio Martínez[footnoteRef:1], Brayan Cosco Rivera[footnoteRef:2] [1: Docente del ITSJC. Pról. Miguel Hidalgo No. 1514, Col. Centro, CP 96950, Jesús Carranza, Ver] [2: Alumno del ITSJC. Pról. Miguel Hidalgo No. 1514, Col. Centro, CP 96950, Jesús Carranza, Ver.] 
Introducción
En esta breve investigación se verá el procedimiento para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, recursos humanos y finanzas.
El proceso de auditoria exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoria además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.
Planificación de la auditoria
Los encargados de los diferentes procesos que tienen lugar en la organización han de ver la auditoría interna como una forma de contar con una visión externa que le permita observar con detenimiento cada proceso y así de esta forma poder identificar las áreas a mejorar para lograr una mayor eficiencia de este.
Pues bien, sin más, vamos a presentar los cinco pasos para hacer una auditoría interna, viendo la mejor forma en que la misma puede servir a los propietarios o encargados de los procesos internos para mejorarlos.
Una planificación adecuada es el primer paso necesario para realizar auditorías de sistema eficaces. El auditor de sistemas debe comprender el ambiente del negocio en el que se ha de realizar la auditoria, así como los riesgos del negocio y control asociado.
Comprensión del negocio y de su ambiente.
Al planificar una auditoria, el auditor de sistemas debe tener una comprensión de suficiente del ambiente total que se revisa. Debe incluir una comprensión general de las diversas prácticas comerciales y funciones relacionadas con el tema de la auditoria, así como los tipos de sistemas que se utilizan. El auditor de sistemas también debe comprender el ambiente normativo en el que opera el negocio. 
Por ejemplo, a un banco se le exigirá requisitos de integridad de sistemas de información y de control que no están presentes en una empresa manufacturera. Los pasos que puede llevar a cabo un auditor de sistemas para obtener una comprensión del negocio son: Recorrer las instalaciones del ente. Lectura de material sobre antecedentes que incluyan publicaciones sobre esa industria, memorias e informes financieros. Entrevistas a gerentes claves para comprender los temas comerciales esenciales. Estudio de los informes sobre normas o reglamentos. Revisión de planes estratégicos a largo plazo. Revisión de informes de auditorías anteriores.
Riesgo y materialidad de auditoria.
Se puede definir los riesgos de auditoria como aquellos riesgos de que la información pueda tener errores materiales o que el auditor de sistemas no pueda detectar un error que ha ocurrido. Los riesgos en auditoria pueden clasificarse de la siguiente manera: Riesgo inherente: Cuando un error material no se puede evitar que suceda porque no existen controles compensatorios relacionados que se puedan establecer. Riesgo de Control: Cuando un error material no puede ser evitado o detectado en forma oportuna por el sistema de control interno. Riesgo de detección: Es el riesgo de que el auditor realice pruebas exitosas a partir de un procedimiento inadecuado. El auditor puede llegar a la conclusión de que no existen errores materiales cuando en realidad los hay. La palabra "material" utilizada con cada uno de estos componentes o riesgos, se refiere a un error que debe considerarse significativo cuando se lleva a cabo una auditoria. En una auditoria de sistemas de información, la definición de riesgos materiales depende del tamaño o importancia del ente auditado, así como de otros factores. El auditor de sistemas debe tener una cabal comprensión de estos riesgos de auditoria al planificar. Una auditoria tal vez no detecte cada uno de los potenciales errores en un universo. Pero, si el tamaño de la muestra es lo suficientemente grande, o se utiliza procedimientos estadísticos adecuados se llega a minimizar la probabilidad del riesgo de detección. De manera similar al evaluar los controles internos, el auditor de sistemas debe percibir que en un sistema dado se puede detectar un error mínimo, pero ese error combinado con otros puede convertiré en un error material para todo el sistema. La materialidad en la auditoria de sistemas debe ser considerada en términos del impacto potencial total para el ente en lugar de alguna medida basado en lo monetario.
Técnicas de evaluación de riesgos.
Al determinar qué áreas funcionales o temas de auditoria que deben auditarse, el auditor de sistemas puede enfrentarse con una gran variedad de temas candidatos a la auditoria, el auditor de sistemas debe evaluar esos riesgos y determinar cuáles de esas áreas de alto riesgo debe ser auditada. Existen cuatro motivos por los que se utiliza la evaluación de riesgos, estos son: Permitir que la gerencia asigne recursos necesarios para la auditoria. Garantizar que se ha obtenido la información pertinente de todos los niveles gerenciales, y garantiza que las actividades de la función de auditoria se dirigen correctamente a las áreas de alto riesgo y constituyen un valor agregado para la gerencia. Constituir la base para la organización de la auditoria a fin de administrar eficazmente el departamento. Proveer un resumen que describa como el tema individual de auditoria se relaciona con la organización global de la empresa, así como los planes del negocio.
Objetivos de controles y objetivos de auditoria.
El objetivo de un control es anular un riesgo siguiendo alguna metodología, el objetivo de auditoria es verificar la existencia de estos controles y que estén funcionando de manera eficaz, respetando las políticas de la empresa y los objetivos de la empresa. Así pues, tenemos por ejemplo como objetivos de auditoria de sistemas los siguientes: La información de los sistemas de información deberá estar resguardada de acceso incorrecto y se debe mantener actualizada. Cada una de las transacciones que ocurren en los sistemas es autorizada y es ingresada una sola vez. Los cambios a los programas deben ser debidamente aprobados y probados. Los objetivos de auditoria se consiguen mediante los procedimientos de auditoria.
Procedimientos de auditoria.
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoria son: Revisión de la documentación de sistemas e identificación de los controles existentes. Entrevistas con los especialistas técnicos a fin de conocer las técnicas y controles aplicados. Utilización de software de manejo de base dedatos para examinar el contenido de los archivos de datos. Técnicas de diagramas de flujo para documentar aplicaciones automatizadas.
La planificación del programa de auditoría
En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditorías. Este paso de contar con un programa de auditoría global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber cuándo será auditado cada uno de los procesos durante el próximo ciclo para el cual se defina el programa, que normalmente suele ser un año.
Cuando una organización muestra esta transparencia al tener un calendario con las futuras fechas de auditoría, está transmitiendo un mensaje de confianza a sus empleados, así como un apoyo a los propios encargados de los diferentes procesos al permitir a éstos aplicar a tiempo las mejoras y la recopilación de la información necesaria ante estas auditorías previstas en el calendario.
Planificación de la auditoría de procesos.
Una vez establecido el plan general anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditoría interna es planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditorías de proceso individual.
El plan general que se define en el paso uno, es una guía de referencia para tener una aproximación sobre la frecuencia y fechas con la que los procesos serán auditados. Sin embargo, es en este segundo paso cuando se llega a una confirmación con mayor exactitud mediante la colaboración entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditoría de cada proceso, será cuando el propio auditor revise los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditorías previas y cuando el propietario de proceso identifique las áreas a revisar por el auditor.
Realización de la Auditoría.
Toda auditoría se debe iniciar con una previa reunión entre el auditor y el propietario del proceso, para que entre ambos aprueben el plan de auditoría.
El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.
Con esta recaudación de información, el auditor busca comprobar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.
Para aportar valor al proceso que se está auditando, una buena acción del auditor es no sólo reflejar las partes que no funcionan bien, sino también indicar aquellas áreas del proceso que pueden funcionar aún mejor de lo que lo hacen si se hacen algunas modificaciones. En nuestro artículo 5 cosas que un auditor interno nunca debería decir recogemos también algunos ejemplos prácticos a tener en cuenta durante la realización de la auditoría.
Informar sobre la auditoría.
Una vez finalizado el proceso de revisión y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoría, es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que, aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.
Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabado y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.
Seguimiento de las mejoras planteadas.
Este quinto y último de los pasos para hacer una auditoría interna es un paso esencial. El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas es vital para asegurarnos el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.
Desarrollo del programa de auditoría
Un programa de auditoria es un conjunto documentado de procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos de auditoria planificados. El esquema típico de un programa de auditoria incluye lo siguiente:
a. Tema de auditoria: Donde se identifica el área a ser auditada.
b. Objetivos de Auditoria: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoria a realizar.
c. Alcances de auditoria: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.
d. Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo, así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va a auditar.
e. Procedimientos de auditoria: para:
· Recopilación de datos.
· Identificación de lista de personas a entrevistar.
· Identificación y selección del enfoque del trabajo
· Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.
· Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles existentes.
· Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
· Procedimientos de comunicación con la gerencia.
· Procedimientos de seguimiento.
El programa de auditoria se convierte también en una guía para documentar los diversos pasos de auditoria y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:
Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.
Asignación de Recursos de auditoría
La asignación de recursos para el trabajo de auditoria debe considerar las técnicas de administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.
Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue: 
 
Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoria y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoria, como los períodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría
Luego de desarrollar el programa de auditoria y recopilar evidencia de auditoria, el siguiente paso es evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar una opinión. Para esto generalmente se utiliza una matriz de control con la que se evaluará el nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de errores que pueden presentarse en el área y un eje horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 ó 0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia, una vez completada, la matriz muestra las áreas en que los controles no existen o son débiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es necesario el control. Por ejemplo: 
En esta parte de evaluación de debilidades y fortalezas también se debe elegir o determinar la materialidad delas observaciones o hallazgos de auditoria. El auditor de sistemas debe juzgar cuales observaciones son materiales a diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo con ello.
Informe de auditoría
Los informes de auditoría son el producto final del trabajo del auditor de sistemas, este informe es utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aquí también se expone la opinión sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos revisados durante la auditoria, no existe un formato específico para exponer un informe de auditoría de sistemas de información, pero generalmente tiene la siguiente estructura o contenido:
· Introducción al informe, donde se expresará los objetivos de la auditoria, el período o alcance cubierto por la misma, y una expresión general sobre la naturaleza o extensión de los procedimientos de auditoria realizados.
· Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoria.
· Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas.
· Conclusión global del auditor expresando una opinión sobre los controles y procedimientos revisados.
Seguimiento de las observaciones de auditoría
El trabajo de auditoria es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada el trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia se están realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento dependerá del carácter crítico de las observaciones de auditoria. El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situación actual, en otros casos tendrá que hacer una revisión más técnica del sistema.
Pruebas Sustantivas
Comprobar que los inventarios presentados son de la empresa mediante inspección de documentación.
Existencia e integridad.
· Evaluación de la planeación de la toma física de inventarios.
· Observación del inventario físico.
· Revisión del corte de operaciones.
· Comprobación de existencias en poder de terceros.
· Comprobación de existencias de terceros en poder de la empresa.
· Observación y pruebas físicas de inventarios rotatorios.
· Comprobación de la suma y costeo de los inventarios físicos.
· Procedimientos aplicables en el caso que no se haya podido observar el inventario físico inicial y/o final.
· Valuación.
· Pruebas de valuación del inventario y del costo de ventas.
· Revisión de mercancías en tránsito o Verificación de anticipos a proveedores.
· Verificación de las estimaciones por perdidas de valor en inventarios.
Costos
El decremento de los activos o incremento de los pasivos durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable.
(Según la NIF A-5 “Elementos básicos de los estados financieros”)
Se comprobó que es resultante de transacciones efectivamente realizadas.
· Se determino que todas las ventas del ejercicio, así como su costo están registradas y que no se incluyen transacciones correspondientes al periodo inmediato anterior y posterior.
· Se comprobó la adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
· Se comprobó que hay consistencia en los métodos utilizados para su registro.
Gastos
· Se comprobó que los gastos de operación representan transacciones efectivamente realizadas.
· Se determino que todos los gastos de operación del ejercicio están incluidos en el estado de resultados y que no incluyen transacciones de los periodos inmediato anterior y posterior.
· Se confirmo que los gastos de operación que se muestran en el estado de resultados provienen de las operaciones normales del negocio y que se revelan en las partidas extraordinarias, especiales o no recurrentes, así como las transacciones importantes con entidades afiliadas.
· Se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos clave, como cualquier procedimiento de auditoría, deben diseñarse en función de las circunstancias particulares de cada entidad.
Ingresos
· Se comprobó que las ventas y su costo representan transacciones efectivamente realizadas.
· Se determino que todas las ventas del ejercicio están registradas y que no se incluyen transacciones correspondientes al periodo inmediato anterior y posterior.
· Se determinó que la autenticidad de las deducciones de ventas por concepto de bonificaciones y devoluciones.
· Se comprobó la deuda presentación y revelación de los estados financieros.
· Se comprobó que haya consistencia en los métodos realizados para el registro de ingresos.
Conclusión
Se puede sacar un buen provecho a las auditorías internas desde un enfoque de mejora de procesos, ya que vemos la auditoría interna no sólo como un procedimiento para mantener nuestros certificados, sino como una herramienta de gran utilidad para ayudar a mejorar continuamente a los procesos llevados a cabo en el seno de la organización. Y como bien sabemos, el enfoque de mejora continua de procesos es uno de los elementos clave de todo Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001 en su versión de 2015.
En la Escuela Europea de Excelencia formamos a profesionales de la Calidad con Cursos, Talleres y Diplomados enfocados a ayudarles a afrontar la transición a la nueva versión de 2015 de la norma ISO 9001 y conseguir implementaciones exitosas en sus organizaciones. Consulta nuestra Oferta Formativa para más información.
Referencias
Ramos, A. M. C., & Simanca, T. M. (2013). AUDITORÍAS INTERNAS.
Lozano, G. (2014). La importancia de las auditorías internas y externas dentro de las organizaciones (Doctoral dissertation, Universidad Militar Nueva Granada).
Estupiñan, R. (2006). Administracion del E.R.B y la Auditoria. Ed. Ecoe Ediciones.
IFAC - Internacional Federation of Accountans (Federacion Internacional de Contadores). Normas Internacionales de Auditoria. Obtenido de http://www.ifac.org/
Mendez, H. (2008). Auditoria: Concepto, Clases y Evolucion. Ed. Mc Graw Hill.
Reyes, P. H. (1988). Auditoria de Estados Financieros. Cabrera e Hijos.
Rodriguez, H. M. (2003). Auditoria. Ed. Mc Graw Hill.
Slosse, C. A. (1991). Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial. Ed. Macchi.
Taylor, D. (1994). Auditoria: Integracion de Conceptos y Procedimintos. Ed. Limusa.
The Institute Of Internal Auditors II A (Instituto de Auditores Internos). (2013). Normas Internacionales para la Práctica de la Auditoría Interna. Obtenido de http://www.theiia.org/
Zamora, L. (1999). Auditoria. Ed. Mc Graww Hill.
CONTROL INTERNO EMPRESARIAL
2
 
1
 
 
Índice
 
 
“Procedimientos para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, 
recursos humanos y finanzas”
 
................................
................................
...........................
 
3
 
Introducción
................................
................................
................................
.......................
 
3
 
Planificación de la au
ditoria
................................
................................
............................
 
4
 
Comprensión del negocio y de su ambiente.
 
................................
..........................
 
4
 
Riesgo y materialidad de auditoria.
 
................................
................................
...........
 
5
 
Técnicas de evaluación de riesgos.
 
................................
................................
..........
 
6
 
Objetivos de controles y objetivos de auditoria.
................................
......................
 
7
 
Procedimientos de auditoria.
................................
................................
......................
 
8
 
La planificación del programa de auditoría
 
................................
................................
..
 
9Planificación de la auditoría de procesos.
 
................................
...............................
 
9
 
Realización de la Auditoría.
................................
................................
......................
10
 
Informar sobre la auditoría.
 
................................
................................
......................
11
 
Segu
imiento de las mejoras planteadas.
 
................................
...............................
11
 
Desarrollo del programa de auditoría
 
................................
................................
.........
12
 
El programa de auditoria se convierte también en una guía para documentar 
los diversos pasos de auditoria y para señalar la ubicación del material de 
evidencia.
 
Generalmente tiene la siguiente estructura:
................................
.......
13
 
Asignación de Recursos de auditoría
 
................................
................................
.........
14
 
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría
 
................................
................
15
 
Informe de auditoría
................................
................................
................................
.......
16
 
Seguimiento de las observaciones de auditoría
 
................................
.......................
17
 
Pruebas Sustantivas
................................
................................
................................
......
18
 
Costos
 
................................
................................
................................
..............................
19
 
Gastos
................................
................................
................................
..............................
20
 
In
gresos
 
................................
................................
................................
...........................
21
 
Conclusión
................................
................................
................................
.......................
22
 
Referencias
 
................................
................................
................................
.....................
23
 
 
 
1 
 
Índice 
 
“Procedimientos para llevar a cabo una auditoria de ingresos, egresos, producción, 
recursos humanos y finanzas” ........................................................................................... 3 
Introducción....................................................................................................................... 3 
Planificación de la auditoria............................................................................................ 4 
Comprensión del negocio y de su ambiente. .......................................................... 4 
Riesgo y materialidad de auditoria. ........................................................................... 5 
Técnicas de evaluación de riesgos. .......................................................................... 6 
Objetivos de controles y objetivos de auditoria....................................................... 7 
Procedimientos de auditoria....................................................................................... 8 
La planificación del programa de auditoría .................................................................. 9 
Planificación de la auditoría de procesos. ............................................................... 9 
Realización de la Auditoría.......................................................................................10 
Informar sobre la auditoría. ......................................................................................11 
Seguimiento de las mejoras planteadas. ...............................................................11 
Desarrollo del programa de auditoría .........................................................................12 
El programa de auditoria se convierte también en una guía para documentar 
los diversos pasos de auditoria y para señalar la ubicación del material de 
evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:.......................................13 
Asignación de Recursos de auditoría .........................................................................14 
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría ................................................15 
Informe de auditoría.......................................................................................................16 
Seguimiento de las observaciones de auditoría .......................................................17 
Pruebas Sustantivas......................................................................................................18 
Costos ..............................................................................................................................19 
Gastos..............................................................................................................................20 
Ingresos ...........................................................................................................................21 
Conclusión.......................................................................................................................22 
Referencias .....................................................................................................................23