la organizacion como sistema

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Universidad Panamericana del Puerto
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Contaduría Pública
 
Sistemas de información gerencial
 
Puerto Cabello-Julio-2023
Análisis sobre la organización como sistema:
A partir de los años sesenta se aplicó la "aproximación de sistemas" al estudio de las organizaciones. Un sistema es un conjunto de unidades o elementos que interaccionan entre sí y realizan alguna actividad en común.La peculiaridad de las organizaciones es que además de sistemas abiertos son sistemas sociales. Como sistemas sociales se caracterizan más por poseer una estructura de acontecimientos, actividades, roles y sucesos que por tener un sustento físico.
El mérito principal del modelo de sistemas es que pone de manifiesto la unión entre los cambios, entre las relaciones, entre los individuos y la organización, y entre la organización y su ambiente, y además el criterio de eficacia debe considerarse simultáneamente. El ambiente sólo ofrece un input favorable a la organización en la medida en que ofrece servicios a un coste aceptable. De este modo la imagen de una organización como una entidad pasiva es reemplazada por una perspectiva de interacción en la cual el significado dado a esos procesos por los actores humanos juega un papel central.
Cada tipo de organización será más eficaz en un determinado entorno. Las organizaciones de características más orgánicas se adaptan mejor en entornos más inestables mientras que las mecánicas lo hacen mejor en ambientes más estables.
Existen diversos debates sobre los orígenes del pensamiento sistémico. En la historia han existido varios pensadores con visión holística, como Aristóteles, Marx y Husserl, no obstante el pensamiento sistémico formal o explícito no surgió hasta la década de los cincuenta, cuando se comenzó a utilizar el término sistema (Checkland, 2000).
Los objetivos que tenía la sociedad figuraban en lo que Bertalanffy consideró con su teoría general de sistemas, esto es la investigación de isomorfismos en varios campos de la ciencia; la generación de modelos teóricos en las disciplinas que carecían de éstos; minimice la duplicación de esfuerzos y la promoción de la unidad de la ciencia al proporcionar un lenguaje en común. Siguiendo a Hammond (2002) los propósitos de la sociedad para la investigación general de sistemas pretendía establecer modelos teóricos racionales y análisis cuantitativos; aplicar la teoría para la resolución de problemas y fomentar un pensamiento anti mecanicista.
Respecto a los aportes de cada uno de los fundadores del SGSR. Primero von Bertalanffy, cuáles son los principales aportes ya se han discutido, es considerado como el padre de la teoría general de sistemas, y asociado como uno de los primeros autores en proponer un planteamiento general para los sistemas en una conferencia en Chicago en 1939. Bertalanffy se preocupaba por las limitaciones del modelo mecanicista-analítico que hasta el momento prevalecía en la ciencia. Además contribuyó con la concepción de los sistemas abiertos y la aplicación de conceptos de sistemas en términos matemáticos para proporcionar rigurosidad.
James Miller por su parte, estuvo interesado en las ciencias del comportamiento y, influenciado por los modelos homeostáticos de Cannon, buscó integrar las dimensiones biológicas, psicológicas y sociales en este aspecto. Ralph Gerard por su parte, trabajó en el área de neurofisiología e fue influenciado por la visión organísmica de Herbert Spencer, analizó la relación entre los diferentes niveles de organización de los sistemas biológicos, desde la célula, el organismo y la sociedad, visualizándolos como un hacer. Anatol Rapoport contribuyó al campo de los sistemas en el área de la biología matemática; area en la cual profundizó con la teoría de juegos y las redes neuronales. (Hammond, 2002).
Como es sabido, la teoría de sistemas tuvo su origen gracias a la convergencia de los aportes de distintas disciplinas como la biología, la cibernética, la teoría de la información y comunicación, entre otras (Lilienfeld, 1975). Sin duda alguna la aplicación de la teoría de sistemas en las ciencias sociales no fue la excepción. Este concepto aplicado a las organizaciones considera la relación recíproca entre ésta y su entorno, así pues la primera puede influir y ser influenciada por el segundo. En contra parte del paradigma mecanicista de la teoría clásica, que contemplaba a la organización como un sistema cerrado.
Para Scott (1961) el enfoque moderno de la teoría organizacional comienza desde que se comienza a percibir a la organización como una entidad compleja, cuyas interacciones entre elementos son tanto formales e informales, con su entorno inmediato así como el ambiente externo. Es decir, desde que se propone la visión sistémica.
El enfoque de sistemas fue "formalmente" traído al contexto de las organizaciones por Katz y Kahn (1966) en su "psicología social de las organizaciones", donde proponen ver las organizaciones como sistema abierto. Esta teoría tiene mucha lógica, ya que si se ve desde dicha perspectiva, se pueden encontrar similitudes con la realidad, es decir la existencia de entradas, procesos y salidas en una empresa productora es evidente, así misma la estructura orgánica de la empresa supone que está conformada por subsistemas independientes interrelacionados (las áreas funcionales, departamentos, etc.) y que éstos a su vez están conformados por elementos (las personas que ocupan los puestos).
El enfoque holístico, porque al fallar un área funcional de la empresa, el error puede trasladarse a otras áreas y afectar los resultados u salidas. La homeostasis, que es la estabilidad del sistema se observa cuando por ejemplo una empresa tiene una gran cantidad de pedidos pendientes, eleva su producción para satisfacer esa demanda, y una vez que se pone al corriente con los pedidos, el ritmo de producción regresa a la normalidad. La característica de diferenciación radica en que, con el paso del tiempo las empresas se vuelven más especializadas y sus componentes individuales más complejos en el talento requerido y en la complejidad de su operación.
Característica de las organizaciones como sistemas abiertos
1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables externas. El ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Por otro lado, las consencuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son “complejos de elementos colocados en interacción”. Esa interacción entre los elementos produce un todo que no puede ser comprendido por la simple investigación de las diversas partes tomadas aisladamente.
3. Interdependencia de las partes: el sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de una intensa interdependencia de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las otras. Una organización no es un sistema mecánico, en el cual una de las partes puede ser cambiada sin un efecto concomitante sobre las otras partes. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
4. Homestasis o “estado firme”: La organización puede alcanzar un estado firme cuando se presentan dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso. Dados estos dos requisitos, la tarea de la administración es gobernada por la necesidad de combinar constantemente las capacidades actuales y potenciales de la empresa con los requisitos actuales y potenciales del ambiente. Sólo deesa manera se puede habilitar la empresa para alcanzar  un “estado firme”.
5. Fronteras o límites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo que está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Una definición operacional de frontera, por ejemplo, consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información, etc.) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad. Las fronteras son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.
6. Morfogénesis: El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las organizaciones, considerada por Buckey como su principal característica identificadora.
Referente al estudio de las organizaciones bajo este paradigma (la interacción entre la empresa y su entorno complejo y cambiante), la teoría de contingencias (Burns y Stalker, 1961; Lawrence, Lorsch y Garrison, 1967; Pugh y Hickson, 1976) mantiene la idea de que el entorno de las organizaciones tiene efectos sobre estos (visión de la organización como sistema abierto). En esta teoría se encuentra una diferencia interesante, la cual consiste en considerar que no existe una "mejor" estructura organizacional para hacer frente a todas las circunstancias, quiere decir entonces que la entidad debe adaptarse a los cambios en el ambiente, en la organización, en la tecnologia y en las operaciones. Este enfoque trae a la mente un concepto recurrente en las posturas subjetivistas "depende".
Dado que la forma de administrar y organizar una empresa depende de las circunstancias que la rodeen, el enfoque de contingencias supone que la estructura de la organización puede ser gestionada de diferente manera y no "casarse" con una forma determinada, dependiendo a su vez de la complejidad y de las interacciones con el entorno. Este enfoque, de acuerdo a Bennis (1966) figura como el más congruente, dado el carácter de cambio constante en el que se desenvuelven las organizaciones (como es citado en Perrow, 1973).
Churchman fue uno de los pioneros en aplicar el pensamiento sistémico a las organizaciones tras el período de la Segunda Guerra Mundial. Por ejemplo en su obra "Systems Approach" (1968), el autor incorpora su sistema mínimo (minimal system) el cual presenta cinco consideraciones básicas para determinar el significado de un sistema: los objetivos del sistema total, y en específicas las medidas de desempeño del sistema; el ambiente de éste y sus ataduras o límites; los recursos del sistema; los componentes (subsistemas), sus actividades, objetivos y medidas de desempeño y la administración del sistema.
Posteriormente, otros autores retoman la visión sistémica y la aplican a las organizaciones, tal es el caso de Checkland (2000) quien representa un importante avance en la aplicación de los principios de sistemas a lo que él llama "los sistemas blandos", por tanto el autor configura una metodología especial para el estudio de estos. Primordialmente el autor hace una distinción entre el observador de sistemas "duros" y "blandos", siendo en términos generales la siguiente: los sistemas duros son aquellos donde los problemas son más evidentes, en los destacados el observador puede identificar sistemas interrelacionados de manera más o menos claro, cuyos objetivos están definidos claramente, con la finalidad de ingeniar sistemas.
Adicionalmente, la aplicación del pensamiento sistémico en las organizaciones se documenta en la obra de Martens (2011), en la cual se analiza la relación entre el liderazgo y la adopción del enfoque sistémico en las organizaciones. De acuerdo al autor, la primera variable desempeña un papel clave para lograr esquemas de pensamiento en las organizaciones y puede fomentar o inhibir ideas que permiten la adopción de la segunda variable. Cuando el liderazgo influye en la gente a tomar una nueva mirada a la organización como un sistema, las personas dentro de la organización comienzan a ver sus relaciones de manera diferente. Ponen atención a cómo cada pensamiento y acción afecta a todo en la organización y en sus vidas.
Tipos de estructura organizacional
La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos. 
De acuerdo con estas dos formas de organización, se distinguen dos tipos de estructura de la organización.
Estructura organizacional formal
En las compañías, los puestos de trabajo y los procesos están sometidos a una reglamentación y estandarización. Las normas favorecen la velocidad de los procesos más repetitivos y el respeto de la cadena de mando. 
La estructura formal de una empresa se refleja a través de organigramas, manuales o en los principios de la organización.
Estructura organizacional informal
Las estructuras organizativas informales parten de las formales, pero tienen un mayor dinamismo. Aportan mayor libertad a los trabajadores a la hora de desempeñar su labor. 
En esta segunda variante, los responsables se guían más por sus preferencias personales, las capacidades observadas o el rendimiento individual de sus subordinados. Gracias a ella, se puede avanzar en la capacitación del personal, así se ofrece la oportunidad a la plantilla de formarse en otros campos que no son propios de su departamento e innovar y crecer dentro de la empresa. Se elabora un plan de carrera.
Las estructuras de la organización se representan a través de organigramas lineofuncionales. En ellos, la división de trabajo, las líneas de autoridad y las comunicaciones se representan de forma gráfica. 
Existen algunas normas comunes a todos los organigramas:
· Los cargos se acotan en rectángulos.
· Las líneas autoridad deben salir de la parte inferior de los rectángulos.
· Se deben incluir los nombres de quien está a cargo de cada puesto. 
En los organigramas generados pueden añadirse datos tan relevantes como un teléfono o una dirección de correo electrónico. A su vez, su sistema garantiza la información y evita duplicidades. 
Como crear un sistema organizacional en una empresa
Diseñar la estructura organizacional de una empresa y representarla gráficamente no es sencillo, salvo que cuentes con un software de organigramas empresariales como el anterior para facilitar y automatizar todo el proceso.
Lo más complicado es hacer que la presentación sea clara y eficiente. Y para poder conseguirlo, primero hay que distinguir las partes que componen un organigrama.
· Elementos estructurales: son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas de la empresa. Aquí se encuentran los órganos de gobierno, los departamentos, los servicios de apoyo y la unidad más básica, los puestos de trabajo.
· Relaciones estructurales: es la red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.
· Sistema de dirección: una serie de elementos gráficos buscan facilitar la comprensión del organigrama: cajas, rejas, líneas, flechas…
El proceso de creación de la estructura organizativa de una empresa consta de dos pasos:
· En la primera fase se analizan las tareas y se definen las metas de la organización, para posteriormente poder realizar una evaluación de objetivos. En este punto se separan las tareas principales del negocio y las subtareas. 
· El segundo paso se caracteriza por la síntesis y el reparto de las tareas anteriormente analizadas. Para que la empresa funcione de forma óptima hay que garantizar que, con ese reparto de tareas, se aprovechan al máximo los recursos de los que se dispone.
No te preocupes si tienes un organigrama antiguo en Excel o en otro sistema de RR. HH. Migramos e importamos fácilmente todos los datos para que no pierdas ningún tipo de información.