Vocería corporativa y gestión de eventos

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PERIODISMO III
PERIODISMO III
“El discurso, como fondo, y el 
Protocolo, como forma; se 
convierten en una herramienta 
clave de la comunicación de la 
empresa”
EL PERIODISMO CORPORATIVO 
COMO VOCERO 
INSTITUCIONAL
PERIODISMO III
EL PROTOCOLO COMO MAESTRO DE CEREMONIAS
Son el conjunto de técnicas, normas, estéticas y tradiciones organizadas por la
institución para gestionar con efectividad y rigor la forma de comunicarse con sus
públicos a través de documentos, eventos y ceremonias promovidas.
TÉCNICAS DE PROTOCOLO EN UN EVENTO
ORGANIZACIONAL.
Todos los invitados a un acto deben ser recibidos por el anfitrión, por el vocero o 
por un representante de la Organización.
La presidencia estará ocupa por el mayor rango institucional como máximo 
representante de la Organización, según el evento organizado.
Las autoridades o representantes de mayor rango del evento se colocarán en un 
lugar relevante del acto.
Estar pendiente del más mínimo detalle, como las comidas, el ambiente, la 
tecnología y el cumplimiento de todas las expectativas del público. 
PERIODISMO III. Corporación Universitaria Lasallista
Tarjetas de invitación - convocatoria
Cargo, nombre, apellidos del 
anfitrión, quien además NO FIRMA.
Carácter del acontecimiento.
Motivo.
El sitio, el día, hora de iniciación y 
duración si hay acto.
Tipo de traje.
R.S.V. o “Por favor confirme 
asistencia al teléfono …”
Logotipo.
Nunca es recomendable utilizar 
abreviaturas.
Marcar el sobre.
Convocatoria con mínimo a una 
semana de antelación.
A veces es necesario un mapa.
Utilizar en el tratamiento la 
profesión.
Dejar tipo de contacto. 
PERIODISMO III
SER VOCEROS anfitriones
La adecuada actitud en un evento interno permite 
compartir, integrar, lograr mostrar a los invitados una 
buena imagen de la Organización.
Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los invitados 
principales.
Orientar al público y acompañarlos sin caer en el 
empalago.
Planear cada detalle, como la comida. 
No presentar licor en exceso.
Cumplir con los horarios establecidos. 
Mostrar un trabajo en equipo integrado. 
CUANDO SOMOS ANFITRIONES
Evitar el protocolo ficticio.
Acompañar los invitados.
Alternar con todos los invitados.
No demostrar preferencias por un invitado.
No excederse en disculpas por algún 
incidente.
Determinar el tiempo de espera a un 
invitado.
Dar por terminada la reunión.
Buena comida, buen licor, buena 
conversación, buena compañía y magnífica 
atención.
PERIODISMO III
PLANEACIÓN
Definir grupo 
responsable
Nombrar coordinador y 
responsabilidades 
Establecer objetivos del 
evento
Definir público objetivo
Definir programa y 
tiempos. 
Definir indicadores de 
satisfacción del evento.
Atención al detalle. 
Solicitar cotizaciones según 
presupuesto, mínimo 3. 
Hacer requisiciones y un 
plan de comunicación 
según tácticas. 
Actualización y 
consolidación de las bases 
de datos existentes
Establecer el mensaje a 
brindar y la divulgación del 
mismo. 
PERIODISMO III
COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL 
EVENTO
Promoción y publicidad:
Diseño de piezas e imagen corporativa: 
invitaciones, backing, pendones, 
señalización, portanombres, carpetas, 
lapiceros, libreto, lectura de mensajes, 
formatos de preguntas y mensajes 
según el evento, evaluación, 
escarapelas, certificados de asistencia, 
diplomas, página web y/o banner, 
plegable de promoción, afiches, 
pasacalles, papelería membreteada, 
memorias: carátula para CD, tiqueteras, 
estandarte de ubicación, semáforo de 
tiempo, ubicación de mesa principal y de 
acceso.
PERIODISMO III
LOGÍSTICA Ambiente del lugar
Alimentación
Transporte
Señales (papel) de ubicación 
Atril
Grupos culturales o de 
ambientación 
Lista de chequeo con 
necesidades de equipos: 
impresoras, computadores, 
teléfonos, fax, amplificación de 
sonido, micrófonos: de pie, 
solapa e inalámbrico, video 
beam, pantalla, etc.
PERIODISMO III
LOGÍSTICA
Personal de apoyo: guías, 
traductores, fotógrafos, maestros 
de ceremonias, periodistas, 
mensajería. 
Servicios de apoyo: Seguros y 
pólizas.
Regalos de imagen corporativa. 
(Recordatorios)
Atenciones sociales
Hospedaje en caso de 
necesidad. 
Seguimiento a base de datos 
(público) y proceso de inscripción 
PERIODISMO III
PROTOCOLO MAESTRA DE CEREMONIAS
Carta de invitación 
a autoridades y 
otras 
personalidades a 
la inauguración y la 
clausura.
Disposición de 
mesa directiva: 
Precedencias, 
portanombres,
saludo 
protocolario, orden 
del día y discurso. 
Elaboración de 
libreto
Disposición de 
himnos y 
banderas. 
ASPECTOS A CONSIDERAR DE LA IMAGEN EN EL 
PROTOCOLO
✓Buena presentación 
✓Comportamiento
✓Percepción de Gestos y del tono de voz
✓Cuidado del lenguaje corporal y de las conversaciones – Coherencia 
en el mensaje. 
✓Vivencia de los valores institucionales. 
✓Mostrar capacidad de flexibilidad, adaptación a los cambios con 
serenidad. 
✓Ser y sentirnos agradables, proyectar energía positiva y mucha 
naturalidad. 
PERIODISMO III
La imagen personal 
que proyectamos 
como periodistas 
corporativos, 
es una tarjeta de 
presentación 
organizacional
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01
La eficacia de la comunicación – El fondo, el mensaje
- Claridad: mensaje nítido y fácilmente comprensible.
- Precisión: información específica y completa.
- Veracidad: información verdadera, auténtica, imparcial y 
objetiva.
- Oportunidad: el mensaje debe transmitirse cuando resulta de 
utilidad, ni antes ni después.
- Interés: para que el mensaje cree una reacción positiva en el 
receptor debe resultarle importante y atractivo.
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PERIODISMO III
Características que 
debe tener un buen 
maestro de ceremonia 
para la gestión del 
mensaje
- Dominio escénico
- Excelente manejo de la 
voz
- Lectura impecable
- Buena imagen personal
- Alto nivel académico y 
de formación
PERIODISMO III
Funciones del maestro de ceremonia - vocero
- Verificar con antelación que el audio funcione 
adecuadamente.
- Cuidar su apariencia personal.
- Recibir al orador y ceder el puesto en el estrado.
- Establecer el orden de precedencia, para la presentación.
- Conocer los datos personales, trayectoria, virtudes y 
cualidades de los participantes.
- Tener un orden de los puntos que va a tomar parte del 
programa.
- Estar a la expectativa del desarrollo del evento y generar 
soluciones.
- No retirarse del escenario mientras no esté presente el 
participante y recibirlo con muestras de afecto y cordialidad.
- Mantener siempre una discreta sonrisa.
PERIODISMO III
Poseer imaginación, sentido de improvisación y de ser el caso fino humor.
- Verificar antes del inicio que todos los participantes estén presente, en caso 
de alguna ausencia coordinar con los organizadores su reemplazo.
Presentar a las autoridades que harán uso de la palabra, como no es el actor 
principal, en ningún momento deberá saludar a cada una de las autoridades 
usando los vocativos, ya que estos se reservan solo para los oradores, en 
estricto sentido le corresponde saludar en forma general.
- Entretener al público pronunciando frases que den realce a la ceremonia y 
generar mensajes positivos sobre la organización 
- Controlar el estado emocional del público.
- Establecer un proceso de comunicación que genere el clima apropiado para 
cada tipo de evento.
El maestro de ceremonias no debe buscar su lucimiento personal, sino el lucimiento de la 
ceremonia, en ello está su función y cometido, así como su mayor satisfacción.
No debe pasársela pidiendo aplausos para los que intervienen . El aplauso debe ser espontáneo y 
brotará así, si el maestro de ceremonias sabe provocarlo con el manejo adecuado de su voz.
No debe equivocarse en el nombre o apellidos de quienes presiden el acto o ceremonia. Esos 
errores se evitarán, anotando en las tarjetas de manera bien clara los nombres de los integrantes 
del presidium,5. Finalmente, el maestro de ceremonias no deberá hablar en primera persona, ni mucho menos 
adoptar una actitud como si fuera de los organizadores del acto. Dije.
MOSTRAR UN MENSAJE NATURAL. 
Por corta que sea la participación entre
ponente y ponente, siempre hay un mensaje
por transmitir. Éste ha de ser preciso, sin
rodeos y fácil de entender; evitando tocar
temas que correspondan a los ponentes
Una vez pasa la palabra a otra persona, es 
prudente retirarse del escenario principal, 
fuera del área en la que se situará para hablar. 
Toda la atención debe recaer sobre dicha 
persona. También, para evitar salir en las fotos 
oficiales de su ponencia . 
http://www.revistacomunicaccion.com/index.php/comunicacion-y-
organizacion/674-del-ser-al-hacer-como-maestro-de-ceremonia-las-claves-
y-los-secretos
http://www.revistacomunicaccion.com/index.php/comunicacion-y-organizacion/674-del-ser-al-hacer-como-maestro-de-ceremonia-las-claves-y-los-secretos
EL MENSAJE COMO MAESTRO DE CEREMONIAS
1°.- APERTURA DEL ACTO (INTRODUCCIÓN)
a) Saludo: Damas y caballeros tengan ustedes muy buenas..................
b) Bienvenida: A nombre de................le damos una cordial..............
c) Motivo del Acto: Por su presencia en esta.................de..................
d) Objetivo del Acto: Hemos preparado un programa que incluye.......
e) Saludar y solicitar plausos a las personalidades presentes: ..............
f) Himno Nacional: Les invitamos a…………...……………………..
g) Himno Regional: Les invitamos a…………...……………………..
2°.- PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES
a) Palabras de enlace.- De esta manera iniciamos.................................
b) Introducción al tema a exponerse:....................................................
c) Anunciar el título del tema:...............................................................
d) Datos del participante: (Pasado, presente y futuro)........................
e) Nombre del orador y solicitar aplausos:............................................
f) Breve comentario sobre la exposición:..............................................
3°.- CIERRE DEL ACTO (DESPEDIDA)
a) Palabras de cierre: De esta manera culminamos...............................
b) Resumen del evento: Hemos podido apreciar...................................
c) Mencionar auspiciadores:..................................................................
d) Agradecimiento a los participantes:..................................................
e) Agradecimiento al Público: ……......................................................
f) Despedida: Mensaje corporativo de 
conclusión.....................................................
EL MENSAJE CORPORATIVO
Aprovechar cada instante para brindar un discurso elocuente, sincero y preciso 
sobre la entidad que representa. 
El mensaje a brindar depende del tipo de evento. 
Hablar con entusiasmo, conocimiento de causa y gestionando posibles inconvenientes. 
Transmitiendo seguridad, credibilidad y confianza. 
Saber manejar los equipos previo a la presentación. 
Administrar con profesionalismo el micrófono, hacer pruebas previamente. 
Tener buena vocalización, memorización, dicción y respiración. 
Capacidad de improvisación y flexibilización. 
Usar investigaciones y fuentes que provean información adicional a través de cifras 
actualizadas o historias convincentes y cortas. 
PERIODISMO III
PERIODISMO III
LA VOCERÍA 
CORPORATIVA
Los voceros oficiales deben estar adecuadamente formados y preparados 
con la rigurosidad necesaria para afianzar capacidades estratégicas, 
verbales y no verbales, a contribuir hacia el mejor desempeño posible, frente 
a cualquier audiencia y ante cualquier oportunidad de exposición pública. 
Un buen vocero debe tener presente su discurso y mensajes conectados con 
la verdad, basada en hechos verificables para generar impacto positivo, 
comprendiendo una narrativa coherente con la institución a representar. 
Tener una apreciada atención al detalle, donde su cuerpo debe actuar en 
perfecta sincronía, con la actitud apropiada al logro de su objetivo y resulte 
en favor de su relación con su audiencia.
La vocería se ejerce institucionalmente todos los días, ante decenas de audiencias, moldeando 
la percepción interna y externa de la organización, siendo una herramienta clave para el 
liderazgo organizacional, supone inspirar, motivar e involucrar a todos los miembros de una 
organización y movilizarlos de forma alineada al desarrollo y obtención de los resultados 
deseados 
Editado de https://thonydasilva.wordpress.com/2017/04/25/voceria-una-habilidad-estrategica-para-representar-y-liderar-a-otros/
https://thonydasilva.wordpress.com/2017/04/25/voceria-una-habilidad-estrategica-para-representar-y-liderar-a-otros/
EL DISCURSO CORPORATIVO
Introducción o exordio: aquí se plantea el tema y se motiva a la
audiencia a través de recursos persuasivos para involucrar al
receptor en el discurso.
Exposición del tema o desarrollo: es la parte medular del discurso,
donde se plantean argumentos, hecho, recursos discursivos,
elementos no verbales, manteniendo la atención del auditorio y
posibilitando la comprensión del tema.
Conclusión o peroratio: se sintetiza lo expuesto, plantea desafíos o
apela a la adopción de una determinada posición.
Entretener
Informar
Convencer
Persuadir
Buscar una respuesta agradable, sentir la 
diversión y complacencia, con el fin de 
lograr que los demás olviden la vida 
cotidiana con sus pequeños sucesos y 
apremios, basado en el humor.
Su principal objetivo es ayudar a las 
personas del auditorio para que amplíen 
su campo de conocimientos. 
Influye sobre los oyentes acerca de verdades y 
aspectos indiscutibles. Apela en torno a la 
convicción de las personas.
Se define como un medio para influenciar 
la conducta, a través de llamados dirigidos 
principalmente a emociones. 
Características para analizar el 
discurso oral
PERIODISMO III
EXISTEN VENTAJAS DE LA ORALIDAD 
FRENTE A LA ESCRITURA EN RETÓRICA:
Pronunciar un discurso es más difícil que escribirlo.
Involucrar al auditorio
- Que el público no le distraiga. Mantenga la atención en su 
mensaje. Utilice la mirada periférica o “mirar sin ver”.
- Mientras hable procure recorrer al auditorio no fijar mucho 
tiempo la mirada en una sola persona.
- Una buena táctica es hacer participar al público de manera 
directa (esperando una respuesta) o indirecta (sólo formulando 
una pregunta pero sin esperar respuesta).
PERIODISMO III
EL PERIODISTA CORPORATIVO ES 
EL VOCERO OFICIAL DE LA 
ORGANIZACIÓN, EN TANTO ES EL 
LLAMADO A SER SU 
REPRESENTANTE, ES LA IMAGEN 
INSTITUCIONAL, DEBE TENER 
COHERENCIA EN SU LENGUAJE Y 
RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL
SER EL COMUNICADOR DE LA ORGANIZACIÓN , EL JEFE DE 
PRENSA, SIGNIFICA RELACIONARSE CON LOS PÚBLICOS, 
TENER LA CAPACIDAD PARA ASUMIR LOS RETOS 
INSTITUCIONALES Y ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN CON 
VERACIDAD A TRAVÉS DE TODOS LOS CANALES, PERO EN 
ESPECIAL A TRAVÉS DEL VOZ A VOZ, ES SER EN SÍ MISMO 
VOCES RESPONSABLES