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EL PLANEAMIENTO PRESUPUESTARIO Y EL PRESUPUESTO EL PLANEAMIENTO PRESUPUESTARIO La planeación presupuestaria es la definición de objetivos y estrategias de coyuntura ( a corto plazo), cuyos contenidos, planes y políticas deberán necesariamente estar enmarcados en el Planeamiento Estratégico. La planeación presupuestaria tiene en el presupuesto a su herramienta administrativa, el cual refiere a tres tipos de cuestiones: EL PLANEAMIENTO PRESUPUESTARIO 1) Objetivos o metas a corto plazo 2) Procesos, funciones y actividades, 3) Recursos y resultados EL PRESUPUESTO Es: “Una guía para el cumplimiento de metas, la administración de procesos, funciones, actividades y la determinación de recursos y resultados de una organización” EL PRESUPUESTO “Es un plan integrado y coordinado, expresado en términos cuantitativos, monetarios y no monetarios, respecto a metas, procesos, funciones, actividades, recursos financieros y no financieros y resultados de una organización, para un determinado periodo de tiempo, lo que permite adoptar las estrategias necesarias, para lograr los objetivos fijados por la alta gerencia” EL PRESUPUESTO Plan Expresado en términos cualitativos y cuantitativos Incluye metas a corto plazo, procesos, funciones y actividades, recursos y resultados, Adopción de estrategias de corto plazo para vincularlas con las de largo plazo Finalidad: ayudar a lograr los objetivos planeados por la alta gerencia. VENTAJAS: Al fijar metas de corto plazo, obliga a la planeación. Optimización del uso de recursos a través de la mezcla óptima de recursos e inversión => (maximización de los resultados) Optimiza el proceso decisorio Utiliza información generada por la contabilidad de gestión y por la gestión estratégica de los costos. Proporciona criterios de desempeño y procedimientos de seguimiento para cada función o actividad de le organización Replantea el Planeamiento Estratégico y sus estrategias en forma permanente. Integrado al proceso de control de gestión y al Sistema Integrado de Información Permite la elaboración de indicadores-objetivo Fomenta comunicación univoca con lenguaje confiable DESVENTAJAS: Sus datos son estimados sujetos a la subjetividad de los juicios u opiniones de experiencia. No reemplaza al proceso administrativo, no es un piloto automático. La implementación requiere tiempo, los beneficios no se ven en forma inmediata. Por ser recurrente se basa en niveles aceptables de cumplimiento y no en la doctrina de cero defecto del modelo de calidad total. PARADIGMAS DEL PRESUPUESTO: Es sistemático requiere planeación estratégica. Objetivos alcanzables o posibles. No se debe superar la potencialidad de la organización. No se debe superar el potencial de la planta y equipo productivo. Ni la capacidad de colocación en el mercado de sus productos. Ni las disponibilidades financieras reales o potenciales. No trascender las habilidades de los que desarrollan las tareas. Ya que se deteriora el proceso de control y la cadena de mando. Debe ser flexible, facilitando la iniciativa de los ejecutivos. De flexibilidad acotada, evitando discrecionalidad e independencia del factor Es integrador. ACCIONES DEL PLANEAMIENTO PRESUPUESTARIO -1) PREVIAS Concientización. Análisis FODA. Establecer áreas de responsabilidad. Definir objetivos o metas a corto plazo. Elaborar “Manual presupuestario”. Elección de la unidad de medida. Elaboración de los planes de acción. Determinación del nivel de actividad. Planificación de mejoras de utilidad. Negociación de objetivos ACCIONES DEL PLANEAMIENTO PRESUPUESTARIO Preparación del trabajo y análisis de la base estadística de datos vigente. Elaboración e integración 1) presupuestos parciales por área de responsabilidad 2) Integración de los mismos en un programa de presupuesto integrado Aprobación y comunicación, por la alta gerencia, comunicándolo a todas las aéreas de la empresa. Ejecución y seguimiento Control y reelaboración Control de las diferencias presupuestarias (en cantidades y precios) Evaluación y actualización de la base estadística de datos. EL PROGRAMA DEL PRESUPUESTO INTEGRADO Plan de acción: nivel de actividad y plan para mejorar las utilidades de las unidades de negocios, Presupuesto especifico de Ventas (se complementa con el de publicidad, promoción de ventas y el presupuesto de distribución y ventas), Presupuesto especifico de Compras, Presupuesto especifico de Producción, Presupuesto agregado de Gastos, Presupuesto agregado de Resultados y Presupuesto agregado de Planta y Equipo, Presupuesto financiero, Presupuesto especifico de Gastos de Inversión y flujos generados y/o utilizados en las inversiones. Presupuesto especifico de fuentes de financiación. Flujos generados y/o utilizados en la financiación Presupuesto agregado de movimiento operativo de fondos. Flujos generados y/o utilizados en las operaciones EL PROGRAMA DEL PRESUPUESTO INTEGRADO “Una vez integrados los presupuestos se analizará la política de ventas a crédito y la política de compras a crédito. Este análisis se hace una vez integrados los presupuestos operacionales con los financieros dado que dichas funciones tienen tanto características operacionales como financieras” PLANES DE ACCIÓN Determinación de la capacidad normal de la organización: “La aptitud para producir bienes y servicios en función a las disponibilidades de la estructura y/o edificio, de la capacidad y tamaño de su planta y equipo, del nivel tecnológico, del plantel de personal o dotación y su estándar de capacitación y del capital de trabajo asignado, todos en condiciones disponibles para su uso.” Su medición se realiza utilizando distintas unidades de medida: unidades producidas, horas- maquinas, horas-hombre potenciales costo primo total de mano de obra directa montos de venta Etc. PLANES DE ACCIÓN CN + I = CI CN: capacidad normal I: indisponibilidades de los recursos (por interrupciones) CI: capacidad ideal PLANES DE ACCIÓN Consideración del limite al nivel de actividad a alcanzar generado por cuellos de botella. Cuello de botella: punto de estrangulamiento de las capacidades, a la que debe subornidarse el nivel de actividad Depende de tres variables: ventas, Producción o financiación Si el cuello de botella son las ventas o la capacidad financiera la capacidad normal debe ser corregida CN – limite del cuello de botella = CNc (corregida) PLANES DE ACCIÓN Si CNc = nivel de actividad a alcanzar (NAA) => trabajar a pleno empleo. Si CNc > nivel de actividad a alcanzar (NAA) => trabajar con capacidad ociosa Ex – post Nivel alcanzado (NA) Costos indirectos de producción = CIP CNc > NA => ociosidad de la producción NA > CNc => sobre aplicación de CIP. NA < CNc => sub aplicación de CIP. PLANES DE ACCIÓN Capacidad Ideal o teórica Interrupciones, falta de materia prima, roturas, desperfectos, ausentismos, huelgas, paros, paradas para mantenimiento, etc.. Nivel de actividad Alcanzado Capacidad normal CIP sobre aplicados “Cuello de Botella” ventas o finanzas Capacidad Normal Corregida – CNc = “o” > Nivel de Actividad a Alcanzar NAA CIP sub aplicados PLANES DE ACCIÓN – PLAN PARA MEJORARLAS UTILIDADES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO “Siempre es posible mejorar la eficiencia de la organización para lograr maximizar sus utilidades con un compromiso responsable” Una forma es a través del planeamiento presupuestario. Se solicita a los responsables de cada área de responsabilidad o unidad un plan completo de toda la organización, opinando sobre otras áreas. Lo que permite descubrir pautas valiosas, que los propios responsables de las áreas no detectaban. PLANES DEACCIÓN – PLAN PARA MEJORARLAS UTILIDADES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO El encargado del planeamiento presupuestario debe compaginar estos planes presentados apuntando a: Mejorar las actuaciones de los departamentos no que alcanzan su potencial. Eliminar fugas de utilidades que impiden que un departamento obtenga el máximo rendimiento de la inversión. Servir de base para iniciar el planeamiento presupuestario del ejercicio siguiente. PLANES DE ACCIÓN – PLAN PARA MEJORARLAS UTILIDADES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO Deben estar pautados con parámetros definidos para que quienes lo elaboren enfoquen sus esfuerzos y que sean comparables. Entre los parámetros que se deberían pautar para lograr la mejora en las utilidades estarían: Aumento de ventas y/o producción (productividad) Reducción de costo (economicidad) Mejoramiento de la mezcla o mix de productos a ofrecer al mercado. Minimización de la inversión del capital de la planta, etc. MANEJO DE LOS INDICADORES PARA EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL VARIABLES PRESUPUESTARIAS INDICADORES OBJETIVO CUADRO DE MANDO INTEGRAL INDICADORES REALES VARIABLES REALES EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA PLANEACIÓN PRESUPUESTARIA INDICADORES REALES INDICADORES OBJETIVO PARTIDA EJECUTADA PARTIDA PRESUPUESTADA MEDIDA DE EFICACIA PRESUPUESTO DE VENTAS ES ESPECIFICO LO ELABORA UN AREA DE RESPONSABILIDAD DETERMINADA SE CONSIDERAN DOS CUESTIONES BASICAS 1)LA PLANEACIÓN DEL MARKETING 2)LAS HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA PRESUPUESTAR PLANEACIÓN DEL MARKETING Análisis del contexto organizacional. Potencial organizacional y sus ventajas competitivas. Objetivos de comercialización. Estrategias de comercialización. ANÁLISIS DEL CONTEXTO ORGANIZACIONAL Análisis F.O.D.A. ( de oportunidades y amenazas): Aspectos demográficos de los clientes y potenciales clientes. Valores sociales, ambientales y culturales de los clientes. Variables económicas del contexto general. Variables económicas del consumidor. Grado de actualización tecnológica. Acciones de la competencia. Políticas de comercialización de los proveedores. POTENCIAL ORGANIZACIONAL Y SUS VENTAJAS Análisis F.O.D.A. (de fortalezas y debilidades): Prestigio demandado. Capacidad de venta. Capacidad productiva y de compras. Posesión de patentes y productos diseñados por la empresa. Capacidades gerenciales y corporativas. Capital organizacional (medición de intangibles vinculados con habilidades gerenciales, estilo de comportamiento, proceso de control de gestión, implementado, estructura organizativa, sistema de información contable implementado) Capital informacional (bases de datos, redes informáticas) Capital del vinculo con la comunidad Capital de la gestión medioambiental ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE COMERCIALIZACIÓN Definir los objetivos ¿Qué lograr? Son Múltiples: Mercado Finanzas Producción Se debe lograr un adecuado Mix estratégico. De carácter ético-social Vinculados a la comercialización Vinculados a las finanzas Vinculados con la producción y otros ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE COMERCIALIZACIÓN De carácter ético-social. En la conducción de los negocios. Mejorar la imagen a través a los compradores, proveedores, trabajadores, inversionistas y entidades financieras, con una buena conducta. Vinculados a la comercialización. Lograr determinado numero de productos con buena posición en el mercado, alcanzar determinada participación en el mercado, crecimiento en ventas, zona geográfica. Vinculados a las finanzas. Lograr una adecuada tasa de contribución marginal, rentabilidad sobre ventas, sobre la inversión, fortalecer la liquidez empresarial. Vinculados con la producción y otros. Alcanzar determinada tasa de utilización de la capacidad normal de planta y equipo: nivel de actividad a alcanzar (NAA) Producción y uso eficiente del nivel de actividad alcanzado (NA) Adecuado manejo de inventario. Correcto nivel tecnológico en IT y en tecnificación de planta. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN Definir estrategias ¿Cómo lograrlo? Deben estar alineadas con las estrategias de la organización. Referirse al posicionamiento de la organización dentro de los diversos mercados vinculados a ella. Según la intencionalidad de posicionamiento de la organización se dividen en: Estrategias de crecimiento para mercados actuales o para nuevos mercados y Estrategias de consolidación. POSICIONAMIENTO posicionamiento Estrategias de crecimiento Mercados actuales Penetracion de mercado Desarrollo de productos Integración Mercados nuevos Desarrollo de mercados Expenasión del mercado Diversificación de mercados Alianzas estratégicas Estrategias de consolidación Atrincheramiento Contracción de productos Contracción del negocio FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN Estrategias de crecimiento para mercados actuales: Estrategia de penetración de mercados: realizar una mayor penetración incentivando los productos actuales, mediante políticas de precios o publicidad Estrategia de desarrollo de productos: realizar el desarrollo de nuevos productos, reformular los existentes o desactivar los que están en la etapa de “decrecimiento“, para el mercado actual, Estrategia de integración: puede realizarse en forma horizontal, es decir absorbiendo empresas rivales y participando en los canales de distribución FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN Estrategias de crecimiento para nuevos mercados: Estrategia de desarrollo de mercados (segmentos del mismo). Estrategia de expansión del mercado (geográfica). Estrategia de diversificación de mercados (nuevos productos para nuevos mercados) Estrategia de las “alianzas estratégicas” para Concentrar esfuerzos Intercambiar recursos Integrar ventajas competitivas FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN Estrategias de consolidación: Estrategia de atrincheramiento: contracción del radio de acción comercial de la organización. Estrategia de contracción en el producto: consiste en la reducción de los productos ofrecidos (baja contribución marginal, inadecuado mix de productos). Estrategia de contracción del negocio: consiste en venta de parte del negocio o de sus puntos de ventas. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA PRESUPUESTAR La investigación del mercado del consumidor. La evaluación de las posibilidades competitivas. Los pronósticos de ventas de la organización El establecimiento de los precios y/o tarifas de referencia La medición de los efectos de los precios LA INVESTIGACIÓN DEL MERCADO DEL CONSUMIDOR Las potencialidades del consumidor: Se determinan sus necesidades. Su capacidad de compra. Su estilo de vida y sus comportamientos como consumidor. Su localización por zonas y sectores. Sus variables demográficas, edad, sexo. Etc. Su identificación facilita la segmentación de mercado LA INVESTIGACIÓN DEL MERCADO DEL CONSUMIDOR La evaluación que el cliente (consumidor o usuario) hace del producto o productos ofrecidos por la organización: Se realiza el costeo del ciclo de utilización del producto consistente en determinar la relación que existe entre: Lo que el cliente paga por un producto en relación al costo total que dicho cliente asume durante la utilización de ese producto. Ayudando a diseñar productos que reduzcan los costos del cliente durante el ciclo de utilización del producto. Se busca un posicionamiento del producto y una segmentación del mercado más eficientes. EVALUACIÓN DE LAS POSIBILIDADES COMPETITIVAS Determinar el mercado objetivo. Identificar a los competidores y examinar sus fortalezas y debilidades. Determinar el ingreso de nuevas empresas que puedan ser competidoras respecto al mercado objetivo. Detectar el ingresode nuevos productos o ingreso de productos sustitutivos que pudieren afectar el “mercado objetivo” . Analizar la posibilidad de realizar alianzas estratégicas con algunos competidores para compartir ventajas competitivas o eliminar debilidades propias o enfrentar “amenazas” del contexto. EVALUACIÓN DE LAS POSIBILIDADES COMPETITIVAS Determinar el mercado objetivo, (variables a considerar). Precios y calidades de la oferta del mercado objetivo. Productos complementarios, sustitutos, etc. Mix de productos posible o factible. Sistemas de distribución, (tanto para la empresa como para los clientes). Fortalezas y debilidades de los principales competidores. EVALUACIÓN DE LAS POSIBILIDADES COMPETITIVAS Cuantificación del mercado, Medición del potencial del mercado (PM): Medida del volumen de ventas de todas las organizaciones del sector podrían atender en función de los usuarios potenciales. Medición de las ventas del sector (VS), medida del comportamiento comercial de las principales empresas competidoras. Se comparan el potencial del mercado con las del sector. PM>VS perspectivas para la empresa con una adecuada política de precios. PM = VS solo se puede crecer desplazando competidores. EVALUACIÓN DE LAS POSIBILIDADES COMPETITIVAS Conocer el poder de negociación de los proveedores. De proveedores directos como indirectos Conocer la posibilidad de realizar asociaciones con los mismos. Estudio de la cadena de valor, (J.I.T.) M e rc a d o g e n e ra l O tr o s m e rc a d o s – e st a d o so ci e d a d Mercado ”corriente arriba” proveedores de bienes y servicios y factores de producción. La competencia en “la corriente” + La organización + Mercados potenciales. Mercado ”corriente abajo” Clientes: consumidores y usuarios LOS PRONÓSTICOS DE VENTAS DE LA ORGANIZACIÓN Análisis de tendencias históricas de ventas de la empresa Series de tiempo: Estabilidad de las fuerzas del mercado. No se contempla intromisión de empresas nuevas. No existe problemas de desplazamiento entre las empresas competidoras. Existe y se confía en una clientela cautiva. Se descompone la serie en partes Variaciones estacionales (clima, costumbres sociales, festividades religiosas y civiles). Fluctuaciones cíclicas ( de naturaleza económica). Cambios aleatorios o irregulares Tendencia secular ( variación promedio de la variable por unidad de tiempo). Existen dos técnicas de ajuste a mano alzada y el de minimos cuadrados) Modelos de series cronológicas. Descomposición de series cronológicas. LOS PRONÓSTICOS DE VENTAS DE LA ORGANIZACIÓN Procedimiento del modelo de difusión (donde se analiza el ciclo de vida de un producto) Etapa del crecimiento lento (desconocimiento del producto por el mercado). Etapa del crecimiento acelerado, (El mercado conoce el producto). Etapa de estabilidad (saturación) Etapa de decrecimiento (del desplazamiento) LOS PRONÓSTICOS DE VENTAS DE LA ORGANIZACIÓN Enfoque del pronostico fundamentado en el juicio: Se basa en el conocimiento de: Tendencias históricas. Las fuerzas ambientales. Del análisis de indicadores económicos. Del grado de aceptación del producto en su ciclo de vida. Ventajas competitivas. LOS PRONÓSTICOS DE VENTAS DE LA ORGANIZACIÓN Clasificación de la demanda: Demanda primaria Demanda selectiva Precios de paridad (compatibles con la competencia) Precios de penetración (para entrar en determinados mercados antes no explorados y apoderarse de los mismos) Precios premium (clientela que busca calidad) PRESUPUESTOS COMPLEMENTARIOS AL DE VENTAS Presupuesto de publicidad. Presupuesto de promoción de ventas. Presupuesto de distribución y venta. PRESUPUESTO DE COMPRAS Y PRODUCCIÓN Presupuesto especifico de compras: Compras: administrar los pedidos de los proveedores. Almacenes: administrar el mantenimiento de los inventarios. Vinculas: sus costos son “complementarios”. Acción Disminuyen Aumentan Consecuencia Disminución de los pedidos de compras Costos de administración de compras Costos de administración de almacenamiento Aumento de los niveles de inventario Disminución de los niveles de inventario Costos de administración de almacenamiento Costos de administración de compras Aumento de los pedidos de compra PRESUPUESTO DE COMPRAS Política de inventarios: Asociación con los proveedores bajo el concepto de “cadena de valor”. Análisis de los costos de mantenimiento de inventarios. Búsqueda de la eficiencia en el manejo de los inventarios. Análisis de la relación inventarios – proveedores, vinculados con los mayores o menores gastos de financiación por mantenimiento de una cartera inadecuadamente elevada de cuentas a pagar. PRESUPUESTO DE COMPRAS 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 costo función almacenes costo función compras costos totales PRESUPUESTO DE COMPRAS Lote económico: r = cantidad real consumida de un producto en un periodo. S = costo real de la función compras por pedido, que surge de la relación de datos históricos: gastos de la función compras / cantidad de pedidos C = Precio unitario de compra de la o las unidades a comprar. K = % del inventario medio, como costo de mantener inventarios que surge de la relación de datos históricos: Gastos función almacenes X 100) / inventario promedio PRESUPUESTO DE COMPRAS Stock de seguridad: “ se utiliza para cubrir demoras eventuales en la reposición de un producto” Surge de evaluar la cantidad que se consumirá diariamente, y estimar cuantos días de cobertura de demora habrá en el reaprovisionamiento de la mercadería. r/año( o días del periodo bajo estudio) PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN Definición de costos del producto y gastos del periodo. Determinación de la estructura de costos: Fijos Variables Semifijos Semivariables Costos unitarios y totales. Tratamiento de la estructura de costos: directos, indirectos y bases de asignación. Métodos de costeo: directo o por absorción. Determinación del punto de equilibrio. Costo utilidad volumen. Optimización de la mezcla de producción. Cadena de valor – producción justo a tiempo. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS De acuerdo a su base costos: Presupuestados Estandares Reales Costos variables Costos fijos Totales variable Fijo Unitarios fijo variable PRESUPUESTOS FINANCIEROS Funciones de los presupuestos financieros Diagnostico financiero. Conocimiento del mercado financiero y como fondearnos. Identificar los indicadores financieros clave. Determinar la inversión optima. Estudio y manejo de los faltantes y sobrantes de efectivo. Planificar la política de dividendos. Optimizar la mezcla optima de financiamiento PRESUPUESTOS FINANCIEROS - ETAPAS Presupuestos de gastos de inversión Presupuestos de fuentes de financiación (conformar una mezcla optima de inversión); propietarios o terceros) Presupuesto de movimientos de fondos operacionales (o de caja). Presupuestos de operaciones, criterio del devengado. Presupuesto financiero, criterio de lo percibido. PRESUPUESTOS FINANCIEROS - ETAPAS Estado de flujos de fondos o efectivo. Flujos generados y/o utilizados en operaciones Clasificación: Flujos generados y/o utilizados en operaciones Flujos generados y/o utilizados en las inversiones Flujos generados y/o utilizados en la financiación PRESUPUESTOS FINANCIEROS - ETAPAS Efectivo y equivalente (*) Activo operativo Pasivo vinculado inversión Financiación AO - PV INVERSIÓN FINANCIACIÓN TOTAL CAPITAL OPERATIVO OPERATIVA + NO OPERATIVA PROPIOS + TERCEROS (*) Variación a justificar
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