Orgnización

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Universidad de Los Andes
Núcleo Universitario “Rafael Rangel”
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Pampanito, Estado Trujillo
Proceso de Organización
Elaborado por:
Jorge Becerra 
V-26.690.872
Vicmary Saavedra 
V-28.445.345
Lydai Peñaloza 
V-26.962.118
Luis Alejandro Barreto 
V-26.235.453 
Enero, 2020
Organización
 Una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con subsistemas internos, que tengan asignados tareas específicas. La organización, palabra que deriva del griego “órganon”, consta de un grupo de personas enfocadas en un objetivo en común a lograr. Esta organización sólo puede funcionar y ser real si, entre las personas que la componen, existe la comunicación y la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir. Se plantean normas, las cuales la organización adopta y ayudan a lograr la misión.
 Es muy importante que las organizaciones cuenten con determinados recursos para poder alcanzar los objetivos planteados de la manera más satisfactoria. Éstos pueden ser recursos económicos, recursos humanos, recursos tecnológicos, los recursos inmuebles, los naturales o los intangibles.
 Las organizaciones cuentan con características específicas. El grupo humano, para funcionar, debe establecer reglas explícitas y claras, aportar un cierto grado de formalidad y presentar conductas recurrentes. Básicamente, las organizaciones son un orden que se dan en un tiempo, espacio y cultura determinadas. Con su vista en un objetivo concreto, se crean en un punto temporal específico, creando consecuencias en el ambiente.				
Proceso de la Organización
 El grupo social, al que también denominamos organismo social, surge como conjunto de actividades ordenadas, distribuidas entre los mientras del grupo y jerarquizadas, ordenadas a través de sistemas de comunicación y de varias interrelaciones. 
 Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes
Importancia del proceso de organización
· Es una función permanente dentro de la forma de operar a cualquier organismo social. 
· Es un medio que permite el logro eficiente de los logros. 
· Proporciona distintas formas de esturar un organismo social.
· Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, al dotar de sistemas y proceso organizacionales al organismo social.
· Reduce o eliminar la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.
Importancia de la organización
· Es de carácter continuo.
· Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
· Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
· Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
· Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.	
Principios de la Organización 
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:
1. Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
2. Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5. Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.
6. Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8. De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.
9. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
División del Trabajo
 La división (o especialización) del trabajo es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo. Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las complejas actividades, la división del trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además genera una gama de trabajos permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos e interés.
 La división organizacional puede tener la desventaja que el individuo se aburra si la actividad se vuelve repetitiva y personalmente insatisfactoria. Sin embargo, existen técnicas de expansión del trabajo que pueden neutralizar esta situación. Por otro lado existe el concepto de departamentalización que es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado.
 También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos dentro de una estructura organizacional aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado. Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.
Estructuras Organizativas
 La estructura organizativa no es la organización, es solamente un instrumento a través del cual la misma puede realizar sus objetivos. La estructura no nace espontáneamente, sino que se crea por la dirección, siguiendo un proceso lógico. Tal proceso lleva a definir las actividades a desarrollar para lograr los objetivos, las personas que deben realizarlas, los recursos y los medios a emplear, las relaciones entre las personas, puestos de trabajo y unidades de la organización, los sistemasy los procedimientos para el mejor desarrollo de las actividades y el mejor empleo de los recursos.
 Dentro de este proceso, la primera fase consiste en subdividir en una serie de tareas (conjunto de operaciones manuales y mentales desarrolladas por una persona) todo el trabajo necesario para alcanzar los objetivos de la empresa. Las tareas se agrupan luego en puestos de trabajo (conjunto de tareas desarrolladas por una persona), y éstos a su vez en unidades. Por último, para cada persona, puesto de trabajo y unidad, se piensan los lazos y conexiones con las restantes partes de la estructura. El resultado de este proceso es la estructura organizativa. La red de relaciones no se limita a las que existan entre individuos y entre grupos, sino que comprende los procedimientos, los sistemas, los flujos de trabajo y los procesos de decisión.
 La estructura organizativa se define, por tanto, como esquema formal de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones con vistas a la consecución de los objetivos.
Diseño Organizacional
 El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones. Se pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de una organización e un organigrama. Un organigrama es una representación de la estructura interna de una organización, donde se indica la forma en que se interrelacionan diversas tareas o funciones.
 Las decisiones de diseño organizacional con frecuencia se relacionan con el diagnóstico de múltiples factores, entre ellos la cultura, el poder, los comportamientos políticos y el diseño de los puestos de una organización. El diseño organizacional representa los resultados de un proceso de toma de decisiones que incluye fuerzas ambientales, factores tecnológicos y elecciones estratégicas. Específicamente, debe:
· Facilitar el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las demandas de los clientes, proveedores y dependencia reguladoras.
· Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos, departamentos y divisiones.
· Crear los niveles de integración (coordinación) deseados entre trabajos, equipos, departamentos y divisiones construyendo procedimientos para una rápida respuesta a cambios en el ambiente.
Departamentalización
 Cabe aclarar que el proceso de departamentalización incluye otro proceso: el de delegación. La capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores es una variable fundamental a tener en cuenta al momento de departamentalizar. Dentro de los criterios de departamentalización podemos citar:
A. Funcional: reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ejemplo: departamento de producción, ventas, mercadotecnia, etc.
B. Por producto o servicios: se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. Por ejemplo: departamento de zapatos, departamento de carteras, departamento de camperas, etc.
C. Por territorio o área geográfica: se divide en sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo: departamento de capital federal, departamento de gran buenos aires, etc.
D. Por cliente: se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos. Ejemplo: departamento de productos industriales, departamento de productos de consumo, etc.
E. Por volumen de venta: Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. Ejemplo: departamento mayorista, departamento minorista, etc.
F. Por segmento de mercado: se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente.
¿Pueden mezclarse distintos tipos de departamentalización para un sector determinado?
Por ejemplo, departamentalizar el departamento de compras en:
1. Oficina de compras al por mayor.
2. Oficina de compras al por menor.
3. Oficina de compras a Uruguay.
 1 y 2 se encuentran departamentalizados por volumen de ventas y 3 por área geográfica. La respuesta es NO ya que al mezclar distintos criterios de departamentalización podríamos caer en errores tales como la superposición de funciones (quien se encarga de las compras al por mayor que se realizan en Uruguay).
Centralización y Descentralización
 La centralización y la descentralización política son un tema de importancia creciente. La centralización es el fenómeno jurídico político que consiste en reservar todas las decisiones y funciones públicas en manos del Estado. En cambio, la descentralización es todo proceso que traslada los asuntos de la capital del Estado a las entidades locales.
La Centralización
 La organización centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el máximo control, reservando a estos el mayor número posible de decisiones. Constituye una forma de organización política donde la mayor parte de la función administrativa se concentra en manos del ejecutivo.
 El presidente tiene doble carácter: de órgano político y de órgano administrativo. En cuanto a órgano político, tiene una relación directa e inmediata con el Estado y con los otros órganos representativos del mismo. Dentro del marco de la ley, su voluntad constituye la voluntad del Estado.
Descentralización
 La descentralización es la facultad que se le atribuye a determinadas entidades públicas para gobernarse por sí mismas, mediante el otorgamiento de funciones específicas que son ejercidas autónomamente.
Descentralización territorial: Es la concesión de competencias o funciones administrativas a las entidades territoriales regionales o locales, las cuales se ejecutan en su propio nombre y bajo su propia responsabilidad. Se les confiere cierta autonomía (administrativa y financiera) a las colectividades para el manejo de sus propios asuntos, lo cual no significa que las autoridades locales se aparten del control del poder central.
Descentralización de servicios: Es el otorgamiento de competencias o funciones administrativas a entidades encargadas de ejercer una actividad especializada. Se refiere a los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y a las sociedades de economía mixta, como entidades descentralizadas, que desarrollan una actividad específica, con autonomía financiera y administrativa y bajo el control del poder central.
Descentralización administrativa: Se transfieren facultades administrativas y financieras a una determinada organización de gobierno local. En este tipo de descentralización, las autoridades encargadas de la administración local pueden ser elegidas por los pobladores o designadas por el gobierno central. El órgano de gobierno local siempre responderá ante el gobierno central.
 En la descentralización es necesario el control por parte del Estado, porque el mismo debe salvaguardar su unidad política y vigilar el respeto a la ley.
Nuevos enfoques	
· La globalización: pequeñas y grandes empresas que buscan expandir sus negocios para enfrentar los desafíos del crecimiento. 
· Repasando el propósito de negocio: propósito y estrategia van de la mano, uno debe implicar y confirmar al otro.
· Reclutar y retener a los empleados: las guerras de talentos, las diferencias generacionales y los cambios en las expectativas de los empleados.
· Impacto de la tecnología y medios de comunicación social: la utilización de medios tecnológicos y sociales para aumentar la eficiencia, establecer relaciones con los clientesy llegar a nuevos consumidores es una necesidad para cualquier empresa. 
· Adaptabilidad y gestión del cambio: se ha vuelto imperativo que los líderes también gestionen crisis y cambio, para tomar decisiones con rapidez, ya que los mercados y los productos cambian más rápido que nunca.