Las 4 secciones en la redacción de la minuta de trabajo

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Las 4 secciones en la redacción de la minuta de trabajo
Octubre 21, 2013
Las reuniones o talleres de trabajo ocupan un tiempo precioso y requieren del esfuerzo de un grupo de personas en cualquier organización. Para que este espacio de tiempo sea productivo debe cumplir con ciertos requisitos y estructura. En este post trataré el tema de la minuta abordando los elementos que debe contener y algunas recomendaciones al momento de elaborarla y distribuirla.
La minuta es una herramienta valiosa ya que documenta, sirve de referencia y compromete a los indicados de los acuerdos discutidos y acordados durante la reunión de trabajo. 
Sin embargo, en ocasiones la minuta puede ser una tarea no grata para aquel que actúa como secretario o minutero en la reunión. Para simplificar, aliviar y lograr un balance de lo relevante y lo importante aquí algunas indicaciones en cuanto a la estructura y los elementos que deben observarse.
Elementos:
1. Datos de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que asistieron y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.
A continuación, un ejemplo de la primera parte de la minuta:
2. Agenda: se refiere a la descripción de los puntos acordados para discutir en esa reunion de trabajo.
Como se podrá observar en este ejemplo, el primer punto a tratar son las acciones pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente recomendable). Si no existe seguimiento en cuanto a las acciones acordadas entonces los participantes no necesariamente se sentirán comprometidos a finalizar las tareas discutidas. Esta práctica contínua y regular crea las expectativas adecuadas para honrar los compromisos adquiridos.
3. Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la mesa de trabajo.
Algunas recomendaciones al momento de desarrollar esta parte:
1. No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión. Concéntrese en el tema principal (puede referirse al punto de la agenda o un tópico especifico como punto de referencia).
2. De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado: votación? Consenso? intenso debate? Esto intenta ofrecer una referencia y/o contexto de la situación
3. Describa cual es el acuerdo, logro o compromiso. Indique una fecha si eso aplica.
4. En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere más discusiones, si requiere de una consulta, etc.
5. Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis, presentación o informe realizado por uno de los participantes puede indicar la descripción del tópico a presentar y preguntar si ese informe será publicado o entregado a los participantes. Es posible que la información del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después de la reunión.
6. Si hay algún punto de la agenda que no pudo discutirse por razones de tiempo u otro motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:
Punto ‘B’ no se discutió por falta de tiempo en la reunión
Abajo un ejemplo de esta sección:
4. Acciones a tomar: Durante las discusiones se espera que existan acciones a tomar para lograr la culminación de una actividad. No solamente se espera la identificación de las tareas sino asignar el o los responsables de estas tareas y acordar el tiempo asignado para la ejecución de la tarea tomando en cuenta el esfuerzo, la complejidad y la prioridad de esa tarea.
Un ejemplo de esta sección:
Algunas opciones a considerar como parte de esta sección:
1. Número asignado a la tarea: esto puede ser de mucha utilidad cuando la lista de acciones es extensa y requiere de una referencia para manejo fácil de la secuencia de tareas.
2. Esto puede indicar en que status se encuentra la asignación: algunos de ellos pueden ser ‘nuevo’, ‘retrasado’, ‘en progreso’, etc.
Recomendaciones generales:
· Una vez concluida la reunión de trabajo la minuta debe realizarse inmediatamente y debe ser circulada a los participantes (incluyendo los ausentes) en un período de 48 horas hábiles. Esto con la intención de que la revisión al documento se realice en un período corto así como el compromiso formal de las tareas encomendadas.
· Una vez recibida la minuta los participantes deben revisarla y en caso de no estar de acuerdo con una observación o considerar que no refleja lo discutido deberá comunicarse a la persona que elaboró la minuta con el objeto de discutirla, revisarla y actualizarla si aplica el caso.
· Recuérdese que la importancia de la minuta se basa en la documentación de lo acordado y discutido. Esta documentación puede ser usada para:
· Revisar lo discutido y acordado en un momento determinado por algunas de las partes
· Servir de documentación a futuro o como referencia en el presente
· Seguimiento a las tareas asignadas
Ejemplo
Publicado en Comunicaciones Efectivas