Contabilidad en las Organizaciones

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2. Contabilidad en las organizaciones 
 
La contabilidad 
 
 
Fuente: (Fotolia, 2004) 
 
Desarrollo histórico 
 
Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua 
 
Durante la época del esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en 
propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del Estado. 
Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto 
en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el 
esclavo más inteligente llamado Nomenclator (Ruiz, 1985, 104) tenía la misión de 
llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados 
bienes. 
En Roma existían muchas luchas entre patricios y plebeyos, particularmente por 
motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra 
de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas 
 
 
legislativas como la “Paetiela papiria” (impuesta por Marco Tulio Cicerón); la cual 
se basaba en la inscripción del nombre del deudor en el Codex del acreedor con 
el consentimiento de primero y la mención de la cantidad de vida para crear la 
obligación a favor del acreedor. 
 
Después del esclavismo, aparece el feudalismo, donde el poder no está en la 
cantidad de esclavos sino en la tierra. La iglesia se convierte en un sector 
predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y se 
apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el cobro 
jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde realmente se 
impulsó la partida doble y además, aparecen los libros auxiliares con 
disposiciones específicas (Gertz Manero, 1976, 74-75) como: 
 
 Registro de operaciones en orden cronológico. 
 No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas. 
 Mención del documento soporte de la operación. 
 
Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron 
su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los 
Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una 
etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo 
profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena el 
cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar 
firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de 
Control”. 
 
Luca Paciolo, revelador de la partida doble 
 
Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la 
partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin 
 
 
embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro, 
provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición impresa 
del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás, eran todas 
manuscritas. La vida de este ilustre personaje, merece un análisis para la mejor 
comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase de la literatura contable y 
cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la 
orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un 
prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la 
escuela Doménico Bragadino un “lector público de matemáticas” (López De Sá, 
2002, 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes 
teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó a relacionar 
con la contabilidad, cuando regresó, imprimió su célebre obra Summa de 
arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (todo sobre aritmética, 
geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494. 
 
El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para proporcionar 
al comerciante información oportuna en relación con sus activos y obligaciones. 
Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario diciendo que es 
una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de 
iniciar actividades, dicho inventario deberá ser hecho en un solo día; toda 
operación será registrada por sus efectos de créditos y débitos, el libro Mayor 
(Quaderno) llevaba usualmente un índice y era balanceado cuando se agotaban 
las paginas, este libro era saldado por dos personas, el balance de cierre era el 
mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba “Summa 
summarium”, su clausura era correcta si débitos y créditos eran iguales, las 
operaciones por el débito se conocían por la preposición “Per” y las del crédito 
por “A”. 
 
Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas y 
en particular, a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la 
 
 
suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de 
división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un legado 
importante que se conservan como la base de la contabilidad actual. (Fierro, 
2011) 
 
Definición de contabilidad 
 
 
Fuente: (Fotolia, 2004) 
 
La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, 
evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma 
clara, completa y fidedigna (Articulo. 1°, Decreto Reglamentario 2649/93). 
La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las 
empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres 
conceptos básicos: 
 
 Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en 
efectivo o a crédito. 
 
 
 Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera. 
 Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados. 
 
Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la 
causación es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el 
Flujo de caja, como la acumulación lo es para el Balance general. 
 
De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos: 
recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir 
estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el 
seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma 
clara, completa y fidedigna. 
 
Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe 
un proceso donde confluyen las siguientes actividades: 
 
1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante 
el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones, 
comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, entre otros; 
como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión 
en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas 
por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecución de 
recursos para desarrollar la actividad. 
 
2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de 
contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que 
aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al 
considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad 
con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un 
financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos. 
 
 
 
3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios, 
cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien 
importante de la contabilidad es la medición de los bienes y los derechos que 
tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de 
posesión, la medición se hace con base en estudios de avalúo técnico para 
darle un justo valor razonable en la contabilidad. 
 
4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por gruposhomogéneos 
de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de 
compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables, 
para continuar con el siguiente proceso. 
 
5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido 
en el Plan Único de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta 
por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información. 
 
6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares 
a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las 
operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un 
día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad 
es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción 
en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la 
clase el número, periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas, y 
valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante de diario. 
 
7. Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el 
comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus 
respectivas subcuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego 
elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y Balances, 
 
 
Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva 
en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales 
al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante doble 
clic. 
 
8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con 
el objeto de darle razonabilidad a la información y terminar el proceso 
contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se 
dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un 
clic se las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los 
estados financieros que se requieren. 
 
9. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera, 
elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al 
desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los 
relaciona con los del sector y concluye un informe. 
 
10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear 
soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no 
permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo. 
 
11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora 
soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas 
que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis 
de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que 
además de las operaciones propias del negocio se muestran otras 
alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea. 
 
12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia, 
luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de 
 
 
mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes. 
También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y 
empleado que requieran información. 
 
13. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la 
factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico 
con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se 
solventaron durante el periodo contable. 
 
La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades 
importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la 
razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se 
quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna 
lectura de análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente, falta profundizar los 
últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le 
da al contador y al administrador la relevancia profesional. 
 
Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los 
informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a 
presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de 
la situación real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de 
retardo. 
 
Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad, 
es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no 
se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción 
para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay 
administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el 
más incierto, y porque debería utilizar el Estado de Flujos de Efectivo. 
 
 
 
Clases de contabilidad 
 
Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes 
permiten referirse a seis grandes tipos de contabilidad: 
1. Contabilidad financiera. 
2. Contabilidad fiscal. 
3. Contabilidad gerencial. 
4. Contabilidad científica. 
5. Contabilidad ambiental. 
6. Contabilidad estandarizada. 
 
Contabilidad financiera: es la más conocida de todas y su base comprensiva 
son los principios de contabilidad generalmente aceptados a partir de los cuales 
se ha elaborado un modelo contable basado en el costo histórico recuperable y 
en el concepto de mantenimiento del capital financiero nominal. 
 
El objetivo es que pretende con esta base es proporcionar información respecto 
de la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición 
financiera de la empresa, de utilidad para un amplio rango de tomadores de 
decisiones. 
Contabilidad fiscal: la base de la contabilidad es la base gravable, definida en 
términos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener 
recursos. No necesariamente es una base técnica aunque se insiste que por 
desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y 
justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica del 
Estado. 
 
Contabilidad gerencial: la información para usuarios externos y con marcada 
responsabilidad social (contabilidad financiera) sigue siendo importante. Pero la 
 
 
gerencia necesita otro tipo de información, ahora de carácter interno, con el fin de 
impulsar y controlar su gestión, proceso que recibe el nombre de contabilidad 
gerencial (administrativa, directiva, interna, etc). 
 
Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia. Es un 
conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar términos 
modernos, una tecnología. En un ejercicio tiene prelación la rutina (mecanización, 
automatización), la experiencia y el sello personal de quien ejerce. 
 
Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente 
económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social 
con responsabilidad, para que su rentabilidad obtenida no sea a costa de la 
destrucción del medio ambiente. 
 
Contabilidad estandarizada: las nuevas tendencias de la contabilidad son hacia 
la armonización, estandarización y ahora último a la convergencia de las normas 
internacionales de contabilidad para que permita elaborar información que sirva 
para cualquier continente, el flujo de capitales y movimientos de bienes y 
servicios de empresas transnacionales, de tal manera que el contador tiene la 
responsabilidad de actualizar sus conocimientos con los parámetros 
internacionales y lograr ser eficiente en una economía globalizada mediante los 
nuevos tratados internacionales de libre comercio y libre ejercicio profesional. 
 
El tema es objeto de estudio en simposios y congresos de contadores públicos, al 
terminarel año 2004 se conoció la prorroga según la Ley 992 por dos años más 
del Artículo 63 de la Ley 550 de 1999, mejor conocida como Ley de Intervención 
Económica, sin embargo, hoy no se conocen los pronunciamientos del órgano 
normativo Consejo Técnico de la Contaduría, respecto a los ajustes pertinentes 
en materia de contabilidad y aseguramiento de la información en cumplimiento de 
la Ley 1314 de 2009. 
 
 
Ciclo contable 
 
Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes 
aspectos: 
 
 Recolección de todos los documentos de contabilidad (recibos de caja, 
comprobantes de pago, facturas de venta, facturas de compra, notas de 
contabilidad, etc.). 
 Codificación de los soportes contables con la ayuda del concepto de cuenta y 
manejo del Plan Único de Cuentas. 
 Elaboración del comprobante de contabilidad con todos los soportes 
anteriores. 
 Registro de los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y 
de los libros principales. 
 Ajustes contables que sean necesarios. 
 Elaboración de los estados financieros del ejercicio. 
 Informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos. 
 
Definición 
 
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los 
hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios 
de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de 
información contable está compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida 
de la información contable. 
 
Entrada de la información 
 
El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consistente 
fundamentalmente en los siguientes aspectos: 
 
 
 Transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio. 
 Recolección de los documentos soportes externos e internos. 
 Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones. 
 Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad. 
 Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal. 
 Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto por la 
contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada. 
 
En el gráfico N° 1 se muestra la recolección de soportes que facilitan la 
elaboración de la contabilidad en un periodo contable de un mes o trimestre, o 
ciclo contable de un año. (Fierro, 2011) 
 
Gráfico No 1. Recolección de soportes y elaboración de libros 
 
 
 
Soportes contables 
 
Soportes de contabilidad internos: 
 
1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso 
 
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en 
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias 
se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al 
comprobante diario de contabilidad. 
 
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja, y el crédito de 
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un 
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por 
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la 
factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
2. Recibo de consignación 
 
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus 
cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el 
 
 
banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina 
registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. 
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y 
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras 
plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias 
según las exigencias de la empresa. 
 
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros 
 
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que 
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o 
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para 
elegir sólo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en 
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. 
(Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
3. Factura de venta 
 
 
 
 Concepto 
 
“La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos 
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos 
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de 
pago.” (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del 
comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se 
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al 
comprobante diario de contabilidad. 
 
 Requisitos de la factura 
 
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: 
 
- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso. 
- Numeración en orden consecutivo, preimpreso. 
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el 
servicio, preimpreso. 
- Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios. 
- Fecha de expedición. 
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios 
prestados. 
- Valor total de la operación. 
- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso. 
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del 
Quindío, s.f) 
 
 Documentos equivalentes a la factura 
 
Son documentos equivalentes a la factura: 
 
- Los tiquetes de máquinas registradoras. 
 
 
- Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. 
- Los tiquetes de transporte de pasajeros. 
- Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los 
establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno. 
- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes 
de pago. 
- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos 
de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos 
de pensiones y de cesantías. 
- Facturas electrónicas. (Decreto 1165, 1996) 
 
“Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una 
transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un 
lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.” 
(Decreto 1094, 1996) 
 
 ¿Quiénes no están obligados a facturar? 
 
No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones: 
 
a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y 
Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial; 
 
b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado 
superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas 
Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las 
operaciones financieras que realicen tales entidades; 
 
c) Los responsables del régimen simplificado; 
 
d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas 
natural comprimido, en lo referente a estos productos; 
 
 
e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o 
metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades; 
 
f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad; 
 
g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y 
reglamentaria, en relación con esta actividad; 
 
h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre 
las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los 
topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen 
simplificado. (Decreto1001, 1997) 
 
 Factura de venta de mercancía al contado 
 
Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por 
mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se 
acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. 
 
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está 
gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita 
bancos o caja. 
 
 Factura de venta de mercancía a crédito 
 
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su 
organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra 
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de 
contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, 
seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la 
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. 
 
Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los 
pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, 
por haber, presentado la mejor cotización. 
 
 
 
4. Comprobante de venta con tarjeta de crédito 
 
 Concepto de tarjeta de crédito 
 
“La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el 
tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.” (Universidad Libre de 
Colombia, 2009) 
 
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de 
tarjeta de crédito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o 
jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este 
documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la 
entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios 
comprados a través de este medio. 
 
El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la 
entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las 
tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad 
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes 
firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de 
comisión que oscila entre el 5% y el 10%. 
 
 Consignación del comprobante de venta 
 
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta 
corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato 
establecido debidamente diligenciado. 
 
5. Cheque 
 
Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco 
denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un 
tercero llamado "beneficiario". 
 
 
 
6. Comprobante de pago o de egreso 
 
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de 
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por 
medio de un cheque. 
 
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al 
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para 
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el 
titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando 
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. 
 
7. Letra de cambio 
 
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que 
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la 
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. 
 
 
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago de compras y 
ventas a crédito. (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por 
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 
 
8. Pagaré 
 
“Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad 
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar 
los créditos bancarios.” (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
 
 
Nota débito 
 
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus 
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de 
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus 
obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Nota crédito 
 
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la 
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, 
para su contabilización se utiliza un comprobante que se denomina nota crédito. 
 
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una 
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de 
contabilidad. 
 
Recibo de caja menor 
 
“El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías 
mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto 
denominado caja menor.” (Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Soportes de contabilidad externos 
 
Nota de contabilidad 
 
“Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen 
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.” 
(Universidad Libre de Colombia, 2009) 
 
Comprobante diario de contabilidad 
 
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y 
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así 
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los 
documentos y soportes que lo justifiquen. 
 
 
 
Cuenta 
 
La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por 
consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y 
muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con 
una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento 
crédito y como resultado el saldo que implica: 
 
 Disponibilidad (caja general, bancos, fondos). 
 Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social). 
 Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar). 
 Materias primas (inventarios de materias, materiales). 
 Mercancías (Productos no elaborados por la empresa). 
 Valores con capacidad de ser realizable (inventarios). 
 Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, 
muebles y enseres, etc.). 
 Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o 
municipales). 
 Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, 
parafiscales). 
 Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios). 
 Cuentas por pagar (gastos a terceros). 
 Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras). 
 Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio). 
 Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o 
participaciones). 
 Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar 
en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011) 
 
 
 
Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, 
donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y 
elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo. 
 
Clasificación de las cuentas 
 
Según su naturaleza: 
 
 Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los 
registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo 
siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa. 
 
 Naturaleza crédito:porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con 
registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su 
saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos 
sucesos pasados. (Fierro, 2011) 
 
Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de 
naturaleza crédito son las que consumen el trabajo. 
 
Según los estados financieros 
 
Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de 
resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden. 
 
Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance 
general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio. 
 
 Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la 
actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e 
inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito 
y disminuyen su saldo con registros en el crédito. 
 
 
 
ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido 
por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se 
espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 
1993) 
 
Por ejemplo: 
 
- Caja. 
- Bancos. 
- Deudores. 
- Inversiones. 
- Inventarios. 
 
 Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras 
personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus 
operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y 
disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito. 
 
“Un pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos 
pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera 
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” (Fundación IASC, 
2009) 
 
Por ejemplo: 
- Obligaciones financieras. 
- Proveedores. 
- Impuestos por pagar. 
- Cuentas por pagar. 
 
 Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa 
para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se 
alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y 
se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de 
dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. 
Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el 
débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito. 
 
 
 
“Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus 
pasivos.” (Fundación IASC, 2009) 
 
Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas 
durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 
Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación. 
 
 Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de 
servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. 
Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su 
vez tienen múltiples conceptos. 
 
 Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución 
y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5 
Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No 
operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y 
pérdidas. (Fierro, 2011) 
 
 Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la 
empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de 
producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de 
servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras 
cuando se maneja el sistema de inventario periódico. 
 
 Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe 
utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los 
inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la 
mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia 
prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios. 
 
Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen 
directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se 
clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de 
orden acreedoras. (Fierro, 2011) 
 
 
 De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden 
afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de 
activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias 
en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito. 
 
 De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles 
obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los 
registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en 
conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de 
renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 
Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y 
son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 
Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra. 
 
La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir 
que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y 
cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo. 
 
Método de la cuenta T 
 
Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz 
que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la 
persona que observa: 
 
En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la 
cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona 
que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y 
en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o 
calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los 
movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia 
entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son 
superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente 
sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los 
débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se 
puede observar a continuación: 
 
 
 
Método de la cuenta T 
Cabeza: nombre de la cuenta 
Izquierda 
 
Débitos con efectos contrarios 
según la naturaleza de la cuenta: 
  De naturaleza débito su saldo 
aumenta.  De naturaleza crédito su saldo 
disminuye. 
 
Derecha 
 
Créditos con efecto contrarios según 
la naturaleza de la cuenta: 
  De naturaleza débito su saldo 
disminuye.  De naturaleza crédito su saldo 
aumenta. 
 
Activos 
Gastos 
Costos 
Pasivos 
Patrimonio 
Ingresos 
Aumentan 
Aumentan 
Aumentan 
Disminuyen 
Disminuyen 
Disminuyen 
Pasivos 
Patrimonio 
Ingresos 
Activos 
Gastos 
Costos 
Aumentan 
Aumentan 
Aumentan 
Disminuyen 
Disminuyen 
Disminuyen 
Suma de movimiento débito 
Saldo de la cuenta crédito 
Suma de movimiento crédito 
Saldo de la cuenta crédito 
Sumas iguales 
 
Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica 
algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del 
soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el 
registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secretoque este proceso 
no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son 
reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la 
elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos 
en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese 
trabajo. (Fierro, 2011) 
 
a) Método de la partida doble 
 
La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría 
expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta 
 
 
que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples 
donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se 
acreditan), como si fuera una balanza. 
 
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los 
valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por 
consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta 
del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma 
simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las 
transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado 
final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble. 
 
b) Método de la ecuación contable 
 
A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la 
ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los 
pasivos y el patrimonio: 
Activos = Pasivo + Patrimonio 
 
Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la 
primera ecuación: 
 
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos 
Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos) 
Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) (Fierro, 2011) 
 
Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para 
identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan 
dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la 
ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros 
del balance general y el estado de resultados. 
 
c) Ajustes contables 
 
Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté 
sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema 
hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las 
 
 
operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las 
normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para 
reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los 
estados financieros. 
 
Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos: 
 
 Hechos económicos no reconocidos. 
 
 Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría. 
 
 Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR. 
 
Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías 
recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura, 
gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina 
de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores 
involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación 
y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y 
agotamiento. 
Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar 
cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y 
egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el 
resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única 
cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se 
obtienen del estado de resultados. 
El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, 
cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente 
se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en 
cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un 
estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o 
pérdidas. (Fierro, 2011) 
 
 
d) Ejercicio de aplicación 
 
1. Consignación o depósito en entidades financieras 
 
De acuerdo con los principios de auditoría, el dinero que recibe la empresa debe 
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse 
pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que 
se cancelan por caja menor. 
 
Consignación en el Banco de América por $ 1.000.000 
 
 Se consigna en el Banco, código 1110. 
 El dinero sale de la caja de la empresa, código 1105. 
 
Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Débito. 
Caja: Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crédito. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1110 Bancos 1.000.000 
1102 Caja 1.000.000 
 
2. Compra de mercancía 
Compra de mercancía al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del 
Banco de América. 
Código Cuenta Debe Haber 
6205 De mercancía 500.000 
1110 Bancos 500.000 
 
 
 
3. Venta de mercancía al contado 
Venta de mercancía al contado por valor de $ 2.000.000 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1105 Caja 2.000.000 
4135 Comercio al por mayor y al por 
menor 2.000.000 
 
4. Venta de mercancías a crédito 
Venta de mercancías a crédito por $ 700.000 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1305 Clientes 700.000 
4135 Comercio al por mayor y al por 
menor 700.000 
 
(Universidad del Quindío, s.f.) 
 
5. Compra a crédito de activos diferentes de mercancía 
 
Compra a crédito muebles para la oficina por valor de $ 3.500.000 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1524 Equipo de oficina 3.500.000 
 
2205 Bancos 3.500.000 
 
Préstamos recibidos por la empresa 
 
La empresa obtiene un préstamo del Banco de América por $ 35.000.000 y lo consigna 
en la cuenta corriente. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1110 Bancos 35.000.000 
 
2105 Bancos Nacionales 
(pagares) 
35.000.000 
 
 
6. Abono de clientes 
 
Un cliente abonó $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancías a crédito y giró un 
cheque a favor de la empresa. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1105 Caja 400.000 
1305 Clientes 400.000 
 
7. Se abona a un proveedor 
 
La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a 
deuda por mercancía. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
2205 Nacionales 1.000.000 
1110 Bancos 
 
1.000.000 
 
8. Gastos 
 
La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por 
un mes. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
5120 Arrendamientos 900.000 
 
1110 Bancos 900.000 
 
9. Gastos pagados por anticipado 
 
La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondientes a tres meses de 
honorarios anticipados. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1705 Gastos pagados por 
anticipado 
300.000 
 
1110 Bancos 300.000 
 
 
 
10. Ingresos 
 
La empresa recibe consignación por $ 100.000 por concepto de arriendo del 
parqueadero. 
 
Código Cuenta Debe Haber 
1110 Bancos 100.000 
 
4220 Arrendamientos 
 
100.000 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Referencias 
 
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Graw Hill. 
 
 Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril. 
 
 Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio. 
 
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 Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre. 
 
 Díaz, H. (2008).Contabilidad general. (Segundo edición). México: PrenticeHall. 
 
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ediciones. 
 
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 Universidad Libre de Colombia. (2009). Soportes de contabilidad. Consultado el 20 
noviembre de 2003, en 
http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Conta/Conta
Sopor.htm#ir3 
 
Control del documento 
 
 Nombre Cargo Dependencia Fecha 
Autor 
Martha Isabel 
Pinzón Dueñas 
 
Amparo Ballesteros 
Rodríguez 
Expertas 
temáticas 
Centro Industrial del 
Diseño y la 
Manufactura 
Regional Santander 
Noviembre 
de 2013 
Adaptación 
Paola Andrea 
Bobadilla Gutiérrez 
Guionista - 
Línea de 
producción 
Centro 
Agroindustrial 
Regional Quindío 
Diciembre 
de 2013