Taller de Project-PYT-2020 - 2

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TALLER DE PROJECT 
CURSO DE 
PROYECTOS 
FECHA: 2020 
AUTOR: 
 Dr. Ing. Omar Hurtado Jara 
 
MS Project Professional 
 2 de 30 
0 ÍNDICE 
0 ÍNDICE ...................................................................................................................... 2 
1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3 
1.1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ............................................................................................................ 3 
1.2 OBJETIVO DEL CURSO ........................................................................................................................ 3 
1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS .................................................................................. 3 
1.4 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 3 
2 CONOCIENDO A PROJECT ................................................................................. 4 
2.1 PROJECT ............................................................................................................................................ 4 
2.2 INTERFAZ DEL PROJECT ..................................................................................................................... 4 
3 INICIO DE UN PROYECTO: CONFIGURACIÓN ............................................ 6 
3.1 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA .......................................................................................................... 6 
3.2 ESTABLECER EL CALENDARIO LABORAL ........................................................................................... 8 
3.3 INICIO DEL PROYECTO: ESPECIFICACIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................ 10 
4 PLANEAMIENTO ................................................................................................. 11 
4.1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO .................................................................................. 11 
4.2 DEFINIR TAREAS .............................................................................................................................. 11 
4.3 ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS TAREAS .................................................................... 14 
4.4 ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS TAREAS .............................................................................. 15 
4.5 ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS A LAS TAREAS................................................................................ 16 
4.6 ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS TAREAS ............................................................................... 18 
4.7 AJUSTES FINALES ............................................................................................................................ 19 
4.8 VERIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO ........................................................................ 21 
4.9 MEJORAR EL PLAN ........................................................................................................................... 21 
4.10 ESTABLECER LÍNEA BASE DEL PROYECTO....................................................................................... 24 
5 EJECUCIÓN ........................................................................................................... 25 
5.1 REGISTRAR VALORES REALES DE TAREAS ....................................................................................... 25 
6 MONITOREO Y CONTROL ................................................................................ 26 
6.1 ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO ......................................................................................................... 26 
6.2 CIERRE DEL PROYECTO.................................................................................................................... 30 
 
MS Project Professional 
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1 INTRODUCCIÓN 
1.1 Propósito del documento 
El presente documento es una guía didáctica y práctica para el aprendizaje de 
Project. Se describen algunas definiciones básicas, pero fundamentalmente el documento 
se enfoca en la resolución de un caso práctico acerca de la gestión de un proyecto usando 
las funcionalidades principales del Project. El documento comienza con una introducción 
al Project, luego se inicia un proyecto configurando la herramienta para proseguir con las 
funcionalidades del software que soportan los procesos de gestión de un proyecto 
completo. 
 
1.2 Objetivo del curso 
En forma general el presente curso – taller pretende dar a conocer y aplicar las 
principales funcionalidades de Project que faciliten gestionar un proyecto completo. 
1.3 Definiciones, acrónimos y abreviaturas 
ACRÓNIMO SIGNIFICADO 
PMI Project Management Institute 
MSP / WINPROJ Project 
PMBOK Project Management Body of Knowledge 
Tabla 1. Acrónimos 
1.4 Bibliografía 
Project Management Institute (2018). Guía de los fundamentos para la dirección de 
proyectos (Guía del PMBoK). Sexta edición. 
 Angulo Aguirre, L (2017) Microsoft Project 2016. Macro E.I,R.L. Lima. 
Universidad de Piura, PM&B Consulting Group (2011) Diplomado en Gerencia de 
Proyectos, bajo el enfoque del PMI. Piura. 
Microsoft Corporation (2019) Office. http://office.microsoft.com/es-es/?CTT=97 
http://office.microsoft.com/es-es/?CTT=97
MS Project Professional 
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2 CONOCIENDO A PROJECT 
2.1 Project 
También conocido como MS-Project o MSP. Es el software más utilizado para la 
gestión de proyectos. Es desarrollado y comercializado por la empresa Microsoft 
Corporation, formando parte de la suite Microsoft Office. Este Software da soporte a los 
procedimientos descritos en el PMBoK del PMI. 
Entre las funcionalidades principales tenemos: 
• Planificación detallada de las tareas (actividades), duraciones y costos. 
• Ajuste de la planificación del proyecto. 
• Registro del avance del proyecto. 
• Evaluación del progreso del proyecto. 
• Generación de múltiples informes. Etc. 
2.2 Interfaz del Project 
Al iniciar la sesión aparecerá la pantalla de inicio, que mostramos en la Figura 1. 
Figura 1 Pantalla de Inicio de Project 
Grupos 
Fichas 
 Comandos 
 
Botón 
seleccionar todo Cinta de 
opciones 
Escala 
temporal 
 
Barra de vistas 
Barra de 
estado 
Vista 
Activa 
Control 
del zoom 
Accesos 
directos 
Barra de 
herramientas de 
acceso rápido 
MS Project Professional 
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Descripción de los elementos de la interfaz: 
• La cinta de opciones, las fichas, los grupos y los comandos: la cinta de 
opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos 
necesarios para completar una funcionalidad. Los comandos se organizan en 
grupos lógicos, y estos grupos forman las fichas. Cada ficha está relacionada 
con un tipo de actividad. 
• La barra de herramientas de acceso rápido: contiene un conjunto de 
comandos independientes de la cinta de opciones. Esta barra se puede 
personalizar agregando y quitando comandos (Archivo\opciones\barra de 
herramientas de acceso rápido). 
• Escala temporal: es la banda que contiene la leyenda de la escala de tiempo 
en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt, Gráfico de recursos, 
Uso de tareas, Uso de recursos, entre otras vistas. La escala temporal 
consta como máximo de tres niveles configurables: un nivel superior, uno 
intermedio y uno inferior. 
• Accesos directos: son iconos que activan en forma directa las vistas más 
utilizadas de Project: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Organizador de 
Equipo, Hoja de Recursos. 
• La barra de estado: es la barra horizontal que aparece en la parte inferior de 
la pantalla y que muestra información sobre el modo de programación de las 
nuevas tareas (manual o automático). 
• Barra de vistas: aparece a lo largo del bordeizquierdo de la ventana de 
Project. Al hacer clic derecho sobre la barra podremos seleccionar una 
vista. Proporciona diferentes vistas entre las cuales destacan el Diagrama de 
Gantt, Diagrama de red, Uso de tareas, Gantt de seguimiento, Gráfico de 
recursos, Hoja de recursos, Uso de recursos, etc. 
La Vista Backstage (Figura 2) de Microsoft Office, forma parte de la interfaz de 
usuario Fluent y es una característica complementaria de la Cinta de Opciones. La Vista 
Backstage, a la que se accede desde la ficha Archivo, le ayuda a encontrar las 
características usadas con frecuencia para administrar los archivos y para realizar las 
configuraciones generales de Project. 
 
Figura 2 Vista Backstage 
MS Project Professional 
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3 INICIO DE UN PROYECTO: CONFIGURACIÓN 
3.1 Configuración del sistema 
Para trabajar en Project, primero hay que configurar el sistema para su uso 
eficiente en un proyecto determinado. Para realizar cualquier configuración debemos 
entrar a la ficha Archivo (Vista BackStage) comando Opciones. ¡Para el proyecto 
ejemplo a desarrollar, hacer las modificaciones como se muestran en las siguientes 
vistas de configuración! 
La vista General (Figura 3) nos muestra opciones generales de trabajo. 
 
La vista Mostrar (Figura 4) permite cambiar el modo en que se muestra el 
contenido del proyecto. 
 
 
 
 
Figura 3 Archivo\Opciones: Vista General 
MS Project Professional 
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La vista Programación (Figura 5) permite hacer configuraciones relacionadas 
con la programación, calendarios y cálculos (configuración más importante). 
Figura 5 Archivo\Opciones: Vista Programación 
Figura 4 Archivo\Opciones: Vista Mostrar 
MS Project Professional 
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Es necesario especificar que Project maneja más de un calendario. En la Vista de 
Programación se puede configurar el Calendario Estándar o Base. Este calendario 
permite al Software hacer los cálculos de programación correspondientes. Cuando se 
desea especificar excepciones se podrá usar los calendarios específicos del Proyecto, 
Tareas o Recursos (se verá más adelante en el documento). 
3.2 Establecer el calendario laboral 
El Calendario Estándar no puede cubrir todas las circunstancias de un proyecto 
específico. Puede haber tareas, recursos o el mismo proyecto que requieran algunas 
adaptaciones al respecto. En consecuencia, Project permite crear calendarios 
personalizados (calendario local): ficha Proyecto, opción Cambiar Tiempo de Trabajo. 
(Figura 6) 
 
Para nuestro ejemplo crearemos un nuevo calendario basado en el Calendario 
Estándar, al cual llamaremos Personalizado (Figura 7) 
Figura 7 Proyecto\Cambiar Tiempo de Trabajo 
botón “Crear Calendario...” 
Figura 6 Proyecto\Cambiar Tiempo de Trabajo 
1 
3 2.1 
2.2 
MS Project Professional 
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Pero con algunas modificaciones: 
• Horario: de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 3:00 p.m. a 6:00 
p.m. (Asegurar la coincidencia de los límites con el Calendario Estándar) 
(Figura 8). (Pestaña semanas laborales/botón Detalles.). 
• Fechas no laborables: 8 de diciembre (Inmaculada Concepción), 24 y 25 
de diciembre (navidad), 31 de diciembre y 1 de enero (año nuevo). (Figura 
9) (Pestaña excepciones). 
 
 
 
Luego de crear el calendario Personalizado, hay que asignarlo a la Escala 
Temporal para que asuma los cambios del nuevo calendario. Para abrir la ventana de 
Escala Temporal (Figura 10): Clic Derecho en la Escala Temporal de la Vista 
Diagrama de Gantt, opción Escala Temporal pestaña Periodo no laborable. 
Figura 8 Proyecto\Cambiar Tiempo de Trabajo pestaña “Semanas Laborables” 
botón “Detalles...” 
Figura 9 Proyecto\Cambiar Tiempo de Trabajo pestaña “Excepciones” 
MS Project Professional 
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3.3 Inicio del Proyecto: Especificación de Información 
Primero guardaremos el proyecto ejemplo al que denominaremos “Control de 
Vacaciones” (Archivo\Guardar). 
Después de hacer las configuraciones pertinentes, hay que especificar la 
información básica acerca del proyecto (Figura 11): 
• Fecha de Comienzo: para el ejemplo: 1 de diciembre de 2020. 
• Fecha de fin: desactivada, pues se programará el proyecto a partir de la fecha 
de comienzo. Se puede cambiar con la opción “Programar a partir de”. 
• Fecha de estado: fecha que se define para realizar un informe de rendimiento. 
• Calendario: permite escoger el calendario predeterminado para el proyecto. 
Por ejemplo, si se escoge la alternativa Estándar, se refiere que el proyecto se 
regirá por el calendario Estándar preestablecido (sin excepciones). También 
permite especificar calendarios personalizados según las características del 
proyecto. Para el ejemplo escogeremos el calendario creado: Personalizado. 
 
 
 
Figura 10 Vista\Escala Temporal pestaña “Periodo no laborable” opción "Calendario" 
Figura 11 Proyecto\Información del Proyecto 
MS Project Professional 
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4 PLANEAMIENTO 
4.1 Proceso de Planificación del Proyecto 
 Después de constituir el proyecto hay que realizar la planificación. Esta 
planificación empieza definiendo el Alcance del Proyecto, se continúa con la Definición 
de las Actividades (“Tareas” en MS-Project) y así con el resto de procesos de 
Planificación hasta establecer la Línea base. MS-Project permite soportar el proceso de 
Planificación completo. Los procesos de planificación, asumidas por MS Project, los 
ejemplificamos en la Figura 12. 
4.2 Definir tareas 
Para empezar a registrar las tareas definidas en Project, siga los siguientes pasos: 
• Hacer Clic en la columna Nombre de Tareas de la primera fila de la vista 
Diagrama de Gantt. 
• Escriba el nombre de la tarea. 
• Pulsar Enter. 
• Repetir los pasos para las subsiguientes tareas. 
Figura 12 Proceso de Planificación del Proyecto con Project 
Sí 
No 
MS Project Professional 
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Ingresar las tareas especificadas pertenecientes al plan del proyecto ejemplo. Se 
sugiere ingresar las tareas del proyecto al mismo nivel (Figura 13). 
Luego hay que organizar las tareas según la jerarquía mostrada en la Figura 14. 
Para la organización jerárquica de las tareas usar la opción de Sangría de Tarea de la 
ficha de Tarea, grupo de Programación. 
Figura 13 Ingreso de tareas del proyecto 
MS Project Professional 
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Para mayor información en la gestión de las tareas se puede insertar columnas. 
Estás columnas pueden contener información predeterminada provista por Project. Para 
el ejemplo insertemos las columnas (Figura 15): 
• EDT: permitirá apreciar la jerarquía en forma numérica. 
• Modo de Tarea: permite especificar cuanto control se tiene sobre la tarea. 
El Modo de Tarea también se puede apreciar en la barra de estados. 
o Programación manual: cuando el usuario define su inicio, duración, 
etc. El Project no cambiará automáticamente estas especificaciones. 
o Programación automática: permite a Project programar las tareas en 
función de dependencias, restricciones, calendarios, etc. 
Para realizar la inserción de columnas se hace Clic Derecho sobre la barra de 
etiquetas de las columnas, se escoge la opción Insertar Columnas y se elige el tipo de 
información a mostrar. 
Otros elementos referenciales para la gestión de las tareas son la Tarea Resumen 
del Proyecto y los Hitos. 
• La Tarea Resumen del Proyecto: muestra la información de resumen 
acerca de todo el proyecto en la primera fila de la Vista Diagrama de Gantt. 
La Tarea Resumen del Proyecto se puede mostrar y también ocultar en la 
ficha Formato opción Tarea Resumen del Proyecto (Figura 15). 
Visualizar la Tarea Resumen del Proyecto para el ejemplo. 
Figura 14 Tareas del proyecto con organización jerárquica 
MS Project Professional 
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• Los Hitos: son tareas atemporales (duración cero) que permiten marcar 
fechas importantes del proyecto, revisiones de avance, culminación de 
fases, etc. Los Hitos se pueden especificar en la ficha Tarea opción Hito, 
dentro delgrupo de comandos Insertar (Figura 15). Para el ejemplo 
Insertar los Hitos descritos en la tabla Tabla 2. 
Tabla 2 Hitos para el proyecto Control de Vacaciones 
 
 
 
4.3 Establecimiento de la secuencia de las tareas 
Permite especificar las dependencias entre las tareas del proyecto. Cada tarea o 
hito debe conectar con al menos una predecesora y una sucesora, con excepción de la 
primera y última tarea. 
EDT Hito 
1.1. Inicio de Proyecto 
5.3. Fin del Proyecto 
Figura 15 Tarea Resumen, Modo de Tarea e Hitos 
MS Project Professional 
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Para el ejemplo del proyecto a realizar introduciremos la secuencia de tareas 
especificada en la Figura 16. Sólo es necesario llenar las sucesoras, las predecesoras 
aparecerán automáticamente (o viceversa). Para poder apreciar las tareas sucesoras es 
necesario insertar la columna Sucesoras. 
Podemos apreciar que en la columna Modo de Tarea las tareas resumen se 
encuentran programadas automáticamente y las otras manualmente. A estas alturas del 
proyecto estamos en capacidad de asumir la programación automática del Project sobre 
las tareas, sin perder el control. Para el ejemplo pasaremos todas las tareas a modo 
automático: seleccionar toda la columna Modo de Tarea y luego entrar a la ficha Tarea, 
opción Autoprogramar. 
4.4 Estimación de los recursos de las tareas 
Consiste en estimar el tipo y las cantidades de personas, materiales o costos 
requeridos para ejecutar cada tarea. 
Para crear una lista de recursos en Project se requiere cambiar a la Vista Hoja de 
Recursos. Para cambiar de vista, entrar a la ficha Vista opción Hoja de Recursos. 
También podemos acceder a esta vista haciendo Clic Derecho en la Barra de Vistas y 
seleccionar la vista Hoja de Recursos. 
Figura 16 Secuencia de tareas 
MS Project Professional 
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En la tabla de entrada de la vista Hoja de Recursos insertar la lista de recursos 
que se muestra en la Figura 17. 
Project clasifica a los recursos en: 
• Trabajo: se refiere al recurso humano. 
• Material: para referirse a los recursos consumibles. 
• Costo: para representar los costos independientes que se desea asociar a 
una o varias tareas. 
 
4.5 Asignación de los recursos a las tareas 
Una vez definidos los recursos necesarios para el proyecto, se tiene que hacer la 
distribución de dichos recursos a las respectivas tareas. Para el efecto tenemos que 
cambiar a la vista Diagrama de Gantt. Luego seguir el siguiente procedimiento: 
• Seleccionar la tarea a la que se le asignará el recurso. 
• Hacer Clic sobre la ficha Recursos opción Asignar Recursos para abrir 
el cuadro de dialogo de Asignar Recursos (Figura 18). 
• Seleccione el recurso que desea asignar. 
• Hacer Clic en el botón Asignar. 
• Clic en el botón Cerrar para terminar la asignación. 
Para el ejemplo del proyecto debemos asignar los recursos a las tareas según como 
se muestra en la Tabla 3. 
 
Figura 17 Insertar la lista de recursos (Vista Hoja de Recursos) 
MS Project Professional 
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Tabla 3 Asignación de recursos a tareas 
Nombre de tarea Recurso 
Gestión del Proyecto Julio Benites 
Recopilación de requisitos Juan Ruiz y Roy Simón 
Documento de requisitos Juan Ruiz 
Arquitectura lógica y física Juan Ruiz 
Diseño de la lógica Roy Simón 
Diseño de la Interfaz Roy Simón 
Diseño de la base de datos Roy Simón 
Programación del software Programador 
Informe de desarrollo Programador 
Instalación de sistema Programador 
Documento de conformidad Juan Ruiz 
 
Figura 18 Recurso\Asignar Recursos 
MS Project Professional 
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Para asignar los recursos de material y costo a una tarea, se usa el mismo cuadro 
de dialogo Asignar Recursos. 
• Para los materiales asignaremos los materiales según la Tabla 4. 
Tabla 4 asignación de recursos materiales a una tarea 
Nombre de tarea Cantidad Material 
Acta de constitución 1 Papel 
Plan de proyecto 1 Papel 
Documento de requisitos 2 Papel 
Informe de desarrollo 1 Papel 
Documento de conformidad 1 Papel 
 
• A la tarea Programación del software asignaremos el costo de alquiler de 
equipos con un monto de 8,000 soles. 
 
4.6 Estimación de la duración de las tareas 
Especifica el tiempo aproximado que tomará llevar a cabo la tarea. Para facilitar 
la asignación de la duración a las tareas, primero nos ubicamos en la vista Diagrama de 
Gantt, entramos a la Ficha Formato y desactivamos temporalmente la opción Tarea de 
Resumen. Y luego completamos los datos en la columna Duración. 
Para el proyecto en curso especificaremos las duraciones de las tareas de acuerdo 
a la Tabla 5. 
 Tabla 5 Estimación de la duración de las tareas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nombre de tarea Duración 
Acta de constitución 3 días 
Plan de proyecto 2 sem 
Informe de cierre 2 día 
Recopilación de requisitos 15 días 
Documento de requisitos 4 días 
Arquitectura lógica y física 7 días 
Diseño de la lógica 5 días 
Diseño de la Interfaz 5 días 
Diseño de la base de datos 5 días 
Programación del software 20 días 
Informe de desarrollo 4 días 
Instalación de sistema 3 días 
Documento de conformidad 2 días 
MS Project Professional 
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4.7 Ajustes Finales 
4.7.1 Revisión de asignación de recursos en el tiempo 
Un recurso en un proyecto puede tener los siguientes estados: 
• Sub-asignado: las asignaciones realizadas sobre el recurso no alcanzan su 
capacidad máxima. 
• Completamente asignado: las asignaciones realizadas sobre el recurso 
coinciden exactamente con su capacidad máxima. 
• Sobre-asignado: las asignaciones realizadas sobre el recurso exceden su 
capacidad máxima. Problema que se evidencia con soldados rojos en Project. 
Para solucionar los recursos sobre-asignados podemos utilizar dos métodos: 
redistribución manual y redistribución automática de los recursos sobre-asignados. 
4.7.2 Redistribución manualmente de recursos sobre-asignados 
Para solucionar la sobre-asignación de un recurso lo podemos realizar 
directamente. Para el ejemplo podemos quitar a Roy Simón de la tarea Diseño de la 
lógica, porque el 100% de su capacidad está asignado a la tarea Diseño de la Interfaz y 
Diseño de la base de datos (todas estas tareas se realizan en paralelo). 
 Para quitar una sobreasignación lo podemos hacer directamente con el comando 
Asignar Recurso (Ficha Recurso). 
Para que la tarea Diseño de la Lógica no quede sin responsable asignamos al 
recurso Programador manteniendo su duración (5 días). 
4.7.3 Redistribución automática de recursos sobre-asignados 
El software nos permite de muchas maneras solucionar problemas de 
sobreasignación, como cambiar las horas asignadas en cada tarea, poner más unidades de 
dicho recurso, retrasar el uso del recurso, etc. Una de las herramientas más útiles para el 
caso es la redistribución automática de los recursos sobre-asignados. 
La redistribución automática puede realizar distintas acciones sobre un proyecto, 
pero no puede modificar las unidades de un recurso, ni cambiar el trabajo de una 
asignación. Debe aplicarse el sentido común para determinar cuándo puede ser útil aplicar 
redistribución automática y cuándo es necesario ajustar manualmente la planificación 
para resolver las sobre-asignaciones. 
La redistribución automática de recursos es una herramienta poderosa, pero solo 
realiza algunas acciones básicas: retrasar el inicio de las tareas, dividir tareas y retrasar 
asignaciones de recursos. Todo ello se realiza siguiendo un conjunto de reglas y opciones 
complejas, que puede determinarse en el formulario Redistribuir recursos (Ficha 
Recurso/Opciones de redistribución), luego con el botón Redistribuir todo (Figura 19) 
se ejecuta la acción. 
 
MS Project Professional 
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Como apreciamos en la Figura 20, se resolvió la sobre asignación de Roy Simón 
automáticamente, retrasando la tarea Diseño de la base de datos. 
 
Figura 19 Redistribución automática de todos losrecursos 
Figura 20 Solución de la sobre asignación. 
MS Project Professional 
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4.8 Verificación del cronograma y presupuesto 
 Con la planificación desarrollada hasta el momento (tareas, secuencias, recursos, 
asignaciones y duraciones) podemos conocer la duración y costo total del proyecto. En la 
Vista Diagrama de Gantt cambiar a la tabla Resumen (Figura 21). 
 
4.9 Mejorar el plan 
4.9.1 Tipos de tareas 
Project usa la fórmula mostrada en la Figura 22 para realizar la programación. Es 
importante tener en cuenta esta fórmula para cuando hagamos alguna modificación al 
cronograma. 
Basándose en la fórmula, se deducen las siguientes conclusiones ante un cambio: 
• Si las Unidades son fijas, entonces la Duración y el Trabajo varían. 
• Si la Duración es fija, entonces las Unidades y el Trabajo varían. 
• Si el Trabajo es fijo, entonces la Duración y las Unidades varían. 
Es decir, si uno de los elementos es fijo o constante, entonces los otros dos son 
variables. Por lo tanto, se pueden determinar tres tipos de tareas: 
• Tareas de unidades fijas. 
• Tareas de duración fija. 
• Tareas de trabajo fijo. 
Trabajo = Duración x Unidades de Asignación 
Figura 22 Fórmula de la Programación 
Figura 21 Vista\Tablas\Resumen: Costo total del proyecto 
MS Project Professional 
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Sin embargo, independientemente del tipo, es posible modificar un parámetro en 
cualquier tipo de tarea, asumiendo la variación lógica respectiva. 
Por defecto las tareas son de tipo unidades fijas. Por ejemplo, verificamos el tipo 
de la tarea Informe de Desarrollo (Tarea N° 18), hacemos doble clic sobre dicha tarea. 
Dentro de la ventana Información de Tarea, entramos a la pestaña Avanzado y podemos 
apreciar el tipo de tarea respectivo (Figura 23). 
 
 Un ejemplo, primero nos ubicamos en la Vista Uso de Tareas e insertamos la 
columna Unidades de Asignación. Cambiamos la tarea Informe de Desarrollo a tipo de 
Duración Fija y ubicamos los valores para la tarea respectiva. Posteriormente hacemos 
los cambios al recurso Programador de unidades de asignación de 100% a 50%, y se 
modificará el Trabajo (Figura 24) y la Duración se mantiene igual. 
 
Figura 23 Verificación del tipo de tarea 
Figura 24 Cambio de Unidades de Asignación con Duración fija 
MS Project Professional 
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4.9.2 Ruta crítica del proyecto 
 La ruta crítica son las tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de 
finalización del proyecto. Es decir, si se demora una tarea crítica, se retrasa todo el 
proyecto. Asimismo, para adelantar la fecha de finalización del proyecto debemos reducir 
el tiempo de las tareas críticas. ¡Esto no quiere decir que el resto de tareas no son 
importantes! Mostramos la ruta crítica en la Vista Diagrama de Gantt con la opción 
Tareas Críticas de la ficha Formato (Figura 25) 
4.9.3 Fast tracking 
Consiste en poner, aunque sea en forma parcial, las tareas en paralelo. Para poder 
ajustar el cronograma general tenemos que afectar a las tareas de la ruta crítica. Para el 
ejemplo, haremos un adelanto de 2 días (-2d) para la tarea Recopilación de requisitos 
respecto a su predecesora Plan de Proyecto. Para el efecto entramos a la ficha Tarea, 
opción Información, pestaña Predecesora. Hacemos el cambio respecto a la tarea 
predecesora según como mostramos en la Figura 26. 
Figura 26 Adelanto de tarea respecto a su predecesora 
Figura 25 Formato\Tareas Críticas: Ruta Crítica 
MS Project Professional 
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4.9.4 Crashing 
Consiste en agregar recursos adicionales a una tarea. Para poder ajustar el 
cronograma general tenemos que afectar a las tareas de la ruta crítica. Para el ejemplo, 
nos ubicamos en la vista Uso de Tareas, cambiaremos la tarea Programación del 
software a tipo de Trabajo Fijo. Luego asignaremos un programador más (de 100% a 
200%) a la tarea respectiva y observamos la disminución de la duración (de 20 a 10 días). 
El resultado del cambio lo mostramos en la Figura 27. 
4.10 Establecer Línea Base del proyecto 
Una vez definido el plan de proyecto preliminar, podemos completarlo generando 
una línea base. La línea base es una fotografía instantánea del proyecto típicamente 
cuando se completa la planificación. Guarda un conjunto de valores que permitirá el 
seguimiento del proyecto cuando se empiece con la ejecución. Para guardar una línea 
base entraremos a la ficha Proyecto opción Establecer línea base (Figura 28). 
Figura 28 Proyecto\Establecer línea base 
Figura 27 Reducción de la duración adicionado recursos 
MS Project Professional 
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5 EJECUCIÓN 
5.1 Registrar valores reales de tareas 
 En un proyecto real lo más probable es que tengamos que introducir valores por 
cada tarea según su avance. Para introducir el porcentaje de completado de una tarea en 
forma individual podemos hacerlos directamente en la Tabla Resumen de vista 
Diagrama de Gantt (Figura 29). Por ejemplo, la tarea Acta de constitución se completó 
en un 100%, Plan del Proyecto en un 80%, Recopilación de requisitos en un 75%. 
 
Para introducir otras variaciones del cronograma de una tarea específica se usa la 
alternativa Actualizar Tareas de la opción Actualizar según programación de la ficha 
Tarea (Figura 30). Por ejemplo, la tarea de Documento de requisitos (7) empezó 1 día 
después, duro en la realidad 5 días y se completó al 100%. 
 
Figura 29 Registro del porcentaje de completado de una tarea 
Figura 30 Tarea\Actualizar según programación\actualizar 
tareas 
MS Project Professional 
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6 MONITOREO Y CONTROL 
6.1 Estadísticas del proyecto 
 En este momento podemos revisar cómo está el avance del proyecto respecto a lo 
presupuestado. Específicamente la información sobre costos, trabajo y duración del 
proyecto. Para mostrar esta información entrar a la ficha Proyecto, opción Información 
del Proyecto, botón Estadísticas (Figura 31). 
6.1.1 Gestión del valor ganado (EVM: Earned value management) 
Permite evaluar el progreso del proyecto integrando las mediciones del alcance, 
tiempo y costo. Para realizar esta evaluación Project compara la estimación hecha (línea 
base) con el trabajo real efectuado hasta el momento para ver si el proyecto está dentro 
de lo presupuestado. 
La técnica de la Gestión del Valor Ganado define los siguientes valores: 
• Valor Presupuestado (PV), costo presupuestado de trabajo programado. 
• Valor Real (AC), costo real de trabajo realizado. 
• Valor Ganado (EV), costo presupuestado de trabajo realizado. 
Las fórmulas para realizar la gestión del valor ganado (analiza las variaciones de 
costo y variaciones del cronograma) las mostramos en la Tabla 6. 
 
 
 
Figura 31 Estadísticas del proyecto 
MS Project Professional 
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Tabla 6 Fórmulas de gestión del valor ganado 
Nombre Name Fórmula 
Valor Ganado Earned Value (EV) EV = PV * (% del avance actual) 
Variación del costo Cost Variance (CV) CV = EV – AC 
Variación del cronograma Schedule Variance (SV) SV = EV - PV 
Índice del desempeño del 
costo 
Cost performance index 
(CPI) 
CPI = EV/AC 
Índice del desempeño del 
cronograma 
Schedule performance 
index (SPI) 
SPI = EV/PV 
 
De la variación del costo (CV) podemos deducir que: 
• Si CV>0, entonces indica que se está gastando menos de lo programado. 
• Si CV<0, entonces indica que se está gastando más de lo presupuestado. 
De la variación del cronograma (SV) podemos deducir que: 
• Si SV>0, entonces indica que el proyecto está adelantado respecto a lo 
programado. 
• Si SV<0, entonces indica que el proyecto está retrasado respecto a lo 
programado. 
En cuanto al índice del desempeño del costo (CPI) o índice de rendimiento de 
costos podemos deducir que: 
• Si CPI>1, entonces el proyecto ha tenido un ahorro en los costos respecto 
a lo presupuestado. 
• Si CPI<1, entonces el proyecto ha incurrido en mayores costos de los 
presupuestados. 
En cuanto al índice del desempeño del cronograma(SPI) o índice de rendimiento 
de la programación podemos deducir que: 
• Si SPI>1, entonces el proyecto está adelantado respecto al cronograma. 
• Si SPI<1, entonces el proyecto está retrasado respecto al cronograma. 
En la Figura 32 podemos apreciar mejor la gestión del valor ganado y analizar las 
variaciones de costos y del cronograma. 
 
 
 
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Existen tres requisitos para que Project haga los cálculos del valor ganado y así 
poder analizar las variaciones del proyecto: 
• Tener una línea base del proyecto. 
• Haber registrado el trabajo realizado hasta el momento. 
• Fijar una fecha de estado. 
Para fijar una fecha de estado entramos a la ficha Proyecto, opción Fecha de 
Estado. Para el ejemplo especificaremos la de estado el 20 de enero de 2020 (Figura 33). 
Figura 32 Gestión del valor ganado 
Figura 33 Proyecto\Fecha de estado 
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Habiendo superado los requisitos para el cálculo, podemos visualizar los indicadores de 
la gestión del valor ganado: en la vista de Diagrama de Gantt, entrar a la tabla 
Indicadores de programación del valor acumulado (Ficha Vista, opción Tablas, 
alternativa Más Tablas...) (Figura 34). 
Para generar un informe visual del valor acumulado, entramos a la ficha Crear 
un Informe, comando Informes visuales, alternativa Informe de horas extra de valor 
acumulado (Figura 35). Al presionar el botón Ver, se generará el gráfico del valor 
ganado en Excel (Figura 36). 
Figura 35 Informe visual de valor ganado 
Figura 34 Indicadores de programación del valor acumulado 
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6.2 Cierre del proyecto 
El cierre del proyecto se dará cuando todas las tareas se hayan completado y 
cumplido los requisitos del proyecto o cuando el proyecto sea cancelado. 
Figura 36 Gráfico de valor ganado en Excel