Informatica

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Piensa… 
¿Conoces qué son los Nombres de 
Rangos? 
¿Sabías que se puede hacer un Esquema 
de una Tabla en forma simple para 
mostrar su información agrupada? 
¿Recuerdas el Formato Condicional? 
¿Esperabas que tuviera más opciones de 
aplicación? 
 
Asignatura: INFORMÁTICA 
Profesor: Cadoni, Jorge 
 
Pieza Nro. 11 del “Puzzle”. Excel. 
Clase 2 
11.2 Rangos: Denominación de rangos Excel. Empleo de nombres de rango. 
Formularios de datos: Agregar, Modificar y Eliminar un registro a una lista utilizando 
un formulario de datos. Esquemas en una hoja de cálculo: Funcionamiento de los 
esquemas. Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema. Formas de trazar el 
esquema de los datos. Trazar manualmente el esquema de una hoja de cálculo. 
Trazar automáticamente el esquema de una hoja de cálculo utilizando Subtotales: 
Introducción a los subtotales de las listas. Insertar subtotales en una lista. Funciones 
de resumen para listas con subtotales. Crear informes de resumen. Representar los 
datos del resumen en un gráfico. Quitar subtotales de una lista. 
 
 Rangos: Nombres. 
Las personas estamos más acostumbradas a 
nombrar las cosas por su nombre que por 
números de referencia: lo vemos todo mucho 
más claro e intuitivo. Podemos ver una 
fórmula relativamente sencilla pero, si 
contiene muchas referencias, nos puede 
costar interpretarla. 
Por eso Excel nos facilita un poco las cosas 
permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más 
fácilmente. 
 
¿Cuáles son las ventajas de la asignación de nombres a celdas y cómo implementarla? 
 
Excel tiene una forma muy práctica de 
denominar a las celdas de una hoja: 
combinando el nombre de la columna y 
la fila donde está ubicada. De esta 
manera, a la celda que está en la 
columna B y la fila 3 se la identifica 
como B3, a la celda que está en la 
columna AC y la fila 159 se la identifica 
como AC159 y así sucesivamente. El nombre de la celda activa aparece en el Cuadro de 
nombres, en la zona superior izquierda de la hoja. 
 
 
 2 
Se puede asignar un nombre personalizado a 
una celda de manera muy sencilla: Basta con 
posicionarte en la celda que quieres nombrar, 
hacer clic dentro del Cuadro de nombres, digitar 
el nombre y presionar Enter. Esto tiene varias 
ventajas. 
 
 
Una vez que hemos asignado un 
nombre a una celda, Excel lo 
reconoce como otra referencia a 
esa celda. De modo que podemos 
usar esos nombres como 
sustitutos de las referencias 
estándar. 
Las referencias con nombres 
personalizados son más fáciles de 
recordar y las fórmulas en las que se usan son más fáciles de entender. Casi todos 
concordaremos en que es mucho más conveniente usar fórmulas del estilo =B5/dólar que del 
estilo =B5/'Hoja3'!$AB$7. 
 
Por ejemplo, si en la celda C3 tenemos la fecha del día, en C5 tenemos la cotización del dólar y 
en C6 tenemos la cotización del euro y luego otras cotizaciones de moneda, resulta más 
práctico asignar a dichas celdas los nombres respectivos de "fecha", "dólar", "euro", etc., y 
usar estas denominaciones en lugar de C3, C5, C6, etc. 
Tenemos una libertad bastante amplia a la hora de asignar nombres a celdas; podemos usar 
prácticamente cualquier denominación, evitando unas pocas excepciones que se alistan más 
adelante en el artículo. 
 
Otra gran ventaja 
Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que necesitamos obtener el equivalente en 
dólares de varios importes en moneda nacional. 
 
Supongamos que los importes en 
moneda nacional están en 
la columna E y empiezan en la fila 
5. Los valores en dólares los vamos 
a calcular en la columna F. 
Si usáramos las referencias de 
celda que trae Excel por defecto, 
colocaríamos la siguiente fórmula 
en F5: =E5/C5 
Como tal vez sepas, antes de 
arrastrar esta fórmula a lo largo de las demás filas donde deba aparecer, deberíamos tener la 
precaución de fijar C5 como una referencia absoluta, de la siguiente manera: =E5/$C$5 
Sin embargo, si utilizamos el nombre 
personalizado para la celda que contiene 
la cotización del dólar (es decir: "dólar", en 
este caso), Excel lo considerará 
directamente como una referencia 
absoluta, porque con ese nombre identifica 
 
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exclusivamente a esa celda. De manera que ya no deberíamos preocuparnos por colocar los famosos $ para 
fijar la referencia y alcanzaría con escribir la siguiente fórmula en F5: =E5/dólar 
 
Una gran ventaja de los nombres personalizados de celda es que equivalen a 
referencias absolutas. 
Dar nombres a rangos 
También podemos darles nombres personalizados a rangos de celdas y no solo a celdas 
individuales. 
 
Imaginemos que necesitamos sumar los valores contenidos en el rango C4:C166. La forma 
tradicional de hacerlo sería: =SUMA(C4:C166) 
 
Pero también podemos seleccionar el 
rango en cuestión, colocarle un 
nombre en el Cuadro de 
nombres (por ejemplo: "total") y usar 
ese nombre en la función SUMA: 
 
=SUMA(total) 
 
 
En este artículo se usan ejemplos simples de entender, para no agregar una complejidad 
innecesaria a la explicación. No obstante, las mayores ventajas las obtendremos al usar los 
nombres de rangos personalizados en funciones de búsqueda y referencia 
como BUSCARV, INDICE y COINCIDIR. 
 
 
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Limitaciones a la hora de asignar nombres 
Hay algunas expresiones que no pueden usarse como nombres de celda o rango. Aquí va un 
resumen de las restricciones más importantes (en Excel 2007 y posteriores): 
 
No se permiten nombres equivalentes a las referencias de Excel: como A1, B3, XZ48, C2:H15, 
etc. 
(Si se ingresan en el Cuadro de nombres, Excel seleccionará las celdas o rangos en cuestión.) 
 
Tampoco es lícito usar nombres que contengan espacios, guiones y otros caracteres 
especiales: como Venta-Total, Gastos del Mes, LIBROS PRESTADOS, etc. 
 
Los únicos caracteres válidos, ademas de las letras [A...Z, a...z] y los números [0...9], son: 
el guión bajo [_], el punto [.], la contrabarra [\] y los signos de interrogación [¿, ?]. De todos 
estos caracteres no alfabéticos solo tres, el guión bajo [_], la contrabarra [\] y el signo de 
interrogación inicial [¿], pueden usarse al comienzo del nombre. 
(Nombres válidos: Venta_Total, Gastos.del.Mes, LibrosPrestados) 
 
Serán rechazados también los nombres que comiencen por un 
número: como 10ENERO, 2014, 2ºPeriodo, etc. 
(Nombres válidos: ENERO10, _2014, SegundoPeriodo) 
 
No serán admitidos tampoco los nombres que excedan los 255 caracteres de longitud. 
(Si se ingresan nombres de más de 255 caracteres, Excel corta el nombre, eliminando los 
caracteres excedentes.) 
 
El Administrador de nombres 
Ya hemos visto que dar nombre a una celda o rango es muy sencillo desde el Cuadro de 
nombres. Pero ¿cómo podemos modificar o eliminar un nombre ya creado? 
 
Para eso debemos 
acudir al Administrador 
de nombres, que 
encontramos en la 
ficha Formulas (en el 
grupo Nombres 
definidos). También podemos acceder a él con el atajo de teclado CTRL+F3 (esto es: presionar 
la tecla CTRL y, sin soltarla, presionar F3). 
 
El Administrador de nombres nos da la posibilidad 
de modificar tanto el nombre como la referencia 
asociadas. Basta con hacer clic en el botón Modificar, 
hacer los cambios deseados en la nueva ventanita que 
se abre y presionar el botón Aceptar. 
 
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Desde el Administrador de 
nombres también podemos borrar 
completamente cualquier nombre de la 
lista. Solo hay que cliquear el 
botón Eliminar y, luego, aceptar la 
confirmación que requiere Excel. 
 
 
 
 
Ámbito del nombre 
Ya terminando, me parece importante considerar 
el tema del ámbito en que será reconocido el 
nombre. De forma predeterminada, cuando 
creamos una designación para una celda o rango desde el Cuadro de nombres, Excel le asigna 
un ámbito global, es decir: podrás usar el nombre en todas las hojas del libro que desees. 
 
Pero, si por alguna razón, necesitas que el nombre de una celda o rango solo esté disponible 
en una hoja concreta y en ninguna otra,deberás precisar que su ámbito se limite a dicha 
hoja. 
 
Esto debes hacerlo al momento de crear 
el nombre y a través del Administrador, 
presionando el botón Nuevo y 
especificando todos los datos requeridos. 
 
El ámbito de un nombre no se puede 
modificar una vez creado. En caso de que 
necesites cambiarlo, no tendrás otra 
opción que eliminar el nombre y volverlo 
a crear con el ámbito correcto. 
 
 
 
 
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Ayuda para recordar los nombres 
 
 
Si no recuerdas los nombres de celda o rangos 
disponibles al momento de escribir una 
fórmula, puedes presionar la tecla F3 para 
que aparezca una ventana con todos los 
nombres disponibles. Puedes seleccionar 
cualquiera de ellos haciendo doble clic sobre 
él. 
 
 
Y ahora a practicar el empleo de Nombres de Rangos: 
Confeccionaremos a continuación una serie de fórmulas, de forma que puedas experimentar lo cómodo 
que resulta utilizar nombres de rango en lugar de referencias directas a celdas. 
 
Sigue estos pasos: 
• Abre un Libro Excel y en la Hoja1 crea el Nombre de Rango Codigo_artic referenciando las 
celdas H2:H15. Escribe el Título Código de Artículo en H2 y desde H3 hasta H15 ingresa códigos 
numéricos de artículos. En I3:I15 debes completar con Nombres de Artículos y en J3:J15 ingresa 
los precios de los artículos, titulando Precio en J2 y llamando Precio al rango J2:J15. 
• Selecciona la celda D4, para calcular en ella el código más pequeño de los artículos existentes 
actualmente. Utilizaremos para ello la función MIN y el nombre de rango Codigo_artic creado 
anteriormente. 
• Introduce la expresión =MIN(Codigo_artic) en la celda que acabas de seleccionar y pulsa 
<Intro>. 
 
Para calcular el código máximo haremos algo muy parecido. 
• Selecciona la celda D5 y escribe en ella =MAX( 
• Desde el menú Insertar, selecciona la opción Nombre y a 
continuación Pegar..., te aparecerá el cuadro de la 
derecha desde el que podrás seleccionar el nombre de 
rango a utilizar. 
 
Selección del nombre de rango a utilizar 
• Selecciona el nombre Codigo_artic y haz clic en el botón Aceptar. El nombre de rango ha sido 
introducido en la celda. 
• Para acabar de introducir la fórmula, escribe ) y pulsa <Intro>. 
Observa cómo en la celda D5 ha aparecido calculado el número que corresponde al código más grande 
de los artículos existentes. 
Calcularemos ahora algunos datos de interés con respecto a los precios de nuestros productos. 
• En la celda C8 calcularemos el precio medio de los artículos. Para ello introduce la expresión 
=PROMEDIO(Precio) en dicha celda. 
 
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• En la celda C9 calcularemos el precio más bajo, con la expresión =MIN(J2:J15) 
• Para consultar el nombre del artículo que tiene este precio mínimo, introduce en la celda D9 la 
expresión =BUSCARV(C9;H2:J15;2) 
• Introduce en C10 la expresión =MAX(Precio). Con ella calcularemos el precio más alto. 
• Para consultar el nombre del artículo con el precio más alto, copia la fórmula que introdujiste 
en D9 a la celda D10. 
Por último, introduciremos una serie de fórmulas que permitan calcular los datos de un determinado 
artículo a partir de su código. 
• Introduce un código de artículo en la E12, entre los valores que elegiste ingresar como Códigos 
de Artículos. Designa a E12 con el Nombre de Rango "Consultado" y a toda el área de datos 
como " Artículos”. 
• Para calcular la descripción del artículo, introduce en C13 la expresión 
=BUSCAR(Consultado;Artículos;2). 
• Para calcular el precio unitario del artículo, introduce en C15 la expresión 
=BUSCARV(Consultado;Artículos;3). 
• Cambia varias veces el código del artículo, para comprobar que siempre localizas sus datos 
correspondientes. 
• Guarda y cierra el libro de trabajo. 
Como habrás podido comprobar, las fórmulas que acabamos de introducir y las que usamos 
en el ejemplo anterior son básicamente las mismas. Sin embargo, al utilizar nombres de 
rango en lugar de referencias directas a celdas, la claridad de dichas fórmulas, ha 
aumentado en gran medida. Es la ventaja de utilizar nombres de rango. 
 
Formularios de datos: Agregar, Modificar y Eliminar un registro a una lista utilizando 
un formulario de datos. 
Este tema se vio, por razones de practicidad, en la Unidad anterior, relacionándolo con 
el concepto y empleo de Tablas. 
 
Esquemas en una hoja de cálculo 
Te invito a ver el video denominado “Esquemas” que 
nos mostrará cómo “empezar” a usar esta herramienta 
en Excel 2016. 
 
 
 
 ¿Vamos a verlo? 
Después de visualizar el video, comencemos a aprender paso a paso y a reafirmar conceptos 
de lo que has visualizado recientemente. 
https://www.youtube.com/watch?v=j0JYCPujMbE
https://www.youtube.com/watch?v=j0JYCPujMbE
 
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Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más 
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. 
 
Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos todos los 
puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este 
curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y, además, está 
estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, es decir, vamos 
desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. 
 
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. 
 
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos 
apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por 
niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en 
toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos 
candidatos a formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos 
efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no 
disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema. 
 
- En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema sobre los 
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. 
- Para crear esquemas automáticamente, debemos preparar la hoja con un formato adecuado, 
como veremos más adelante. 
 
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2016: Manual y Automática. 
 
Creación automática de esquemas 
 
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda 
mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano. 
 
Existen unos requisitos previos para que 
Excel 2016 pueda crear el esquema de 
forma automática: 
 
- Las filas sumario deben estar por 
encima o por debajo de los datos, 
nunca entremezcladas. 
- Las columnas sumario deben estar a 
la derecha o a la izquierda de los 
datos, nunca entremezcladas. 
 
Si la disposición de los datos no se 
corresponde con estas características, nos 
veremos obligados a definir el esquema 
manualmente. 
 
En la imagen podemos ver un ejemplo de 
datos bien estructurados: 
 
 
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Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y 
la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las 
celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales. 
 
En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se 
han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los 
subtotales de cada trimestre (columnas). 
Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema. 
 
Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la 
sección Esquema encontraremos el botón Agrupar. Al pulsarlo, 
elegiremos la opción Autoesquema del menú. 
 
 
 
Automáticamente, Excelnos genera los niveles del esquema, como podemos ver a 
continuación: 
 
 
 
En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona situada a la 
izquierda de las filas y otra línea sobre las columnas de la tabla. 
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos 
niveles tiene el esquema. 
 
Por columnas, podemos ver que existen dos 
niveles: 
Por filas, tenemos tres niveles: 
 
- La tabla desplegada por completo 
- y la tabla con los datos trimestrales. 
- La tabla desplegada completamente, 
- por autonomías 
- y sólo con España. 
 
 
Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que 
hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel. 
 
 
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic 
sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos 
ese trimestre. Si hacemos lo mismo sobre los niveles de 
cada autonomía, el esquema se nos quedaría como 
vemos en la imagen. 
 
 
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NOTA: Si los totales de una lista se escribieron como números, no como fórmulas calculadas, 
no podrá trazarse el esquema automáticamente. 
 
SUBTOTALES 
Introducción a los subtotales de las listas 
 
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla, nos estamos refiriendo a 
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. 
 
Por ejemplo, si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad, 
podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad. 
 
En otro ejemplo, el que te enseñamos a la derecha, 
disponemos de una lista de vehículos clasificados por 
marca y modelo; y queremos averiguar el coste total 
de cada marca. 
 
Para agregar los subtotales automáticamente, 
debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la 
lista y marcar la opción Fila de totales en 
las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño. 
 
 
 
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista 
de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna. 
 
 
Microsoft Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de 
subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la 
lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las 
columnas para las que desee calcular los subtotales. 
 
Cuando se insertan subtotales 
automáticos, Excel esquematiza la lista 
agrupando las filas con detalles con la fila 
de subtotal asociada y agrupando las filas 
de subtotales con la fila del total general. 
 
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Puedes elegir la función de Excel que desees para calcular los totales. En este ejemplo se utiliza 
la función Suma para calcular los subtotales de Buchanan y Davolio y el total general de toda 
la lista. 
Insertar subtotales en una lista 
1. Ordena la lista por la columna cuyos subtotales desees calcular. Por ejemplo, para 
resumir las unidades vendidas por cada vendedor de una lista de vendedores, el 
importe de las ventas y el número de unidades vendidas, ordena la lista por la columna 
Vendedor. 
2. Haz clic en una celda de la lista. 
3. En el menú Datos, haz clic en Subtotales. 
4. En el cuadro Para cada cambio en, haz clic en la columna que contenga los grupos 
cuyos subtotales desees calcular. Deberá ser la misma columna por la que se haya 
ordenado la lista en el paso 1. 
5. En el cuadro Usar función, selecciona la función que desees emplear para calcular los 
subtotales. 
6. En el cuadro Agregar subtotal a, activa las casillas de verificación correspondientes a 
las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desees extraer. 
 
Funciones de resumen para listas con subtotales 
Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones. Haz 
clic en la función que desees en el cuadro Usar función del cuadro de diálogo Subtotales 
(menú Datos, comando Subtotales). 
 
Usa esta función Para obtener Usa esta función Para obtener 
Suma 
La suma de los valores de una lista. 
Esta es la función predeterminada 
para datos numéricos. 
Contar números 
El número de registros o filas 
de una lista que contiene datos 
numéricos. 
Contar 
El número de elementos de una lista. 
Esta es la función predeterminada 
para datos no numéricos. 
Desvest 
Una estimación de la desviación 
estándar de una población, 
donde la lista es la muestra. 
Promedio El promedio de los valores de la lista. Desvestp 
La desviación estándar de una 
población, donde la lista 
es toda la población. 
Máx El valor más grande de una lista. Var 
Una estimación de la varianza 
de una población, donde la 
lista es la muestra. 
Mín El valor más pequeño de una lista. Varp 
La varianza de una población, 
donde la lista es toda la población. 
Producto 
El resultado de multiplicar todos los 
valores de una lista. 
 
 
Crear informes de resumen Al agregar 
subtotales automáticos a una lista, esta 
aparecerá esquematizada para que pueda 
ver su estructura. Puedes crear un informe 
de resumen haciendo clic en los símbolos 
del esquema para ocultar los detalles y 
mostrar sólo los subtotales. Resumen. 
 
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Representar los datos del resumen en un 
gráfico Puede crear un gráfico que utilice 
sólo los datos visibles de una lista que 
contenga subtotales automáticos. Si muestra 
u oculta los detalles de la lista, el gráfico 
asociado también se actualizará para mostrar 
u ocultar los datos. Gráfico a partir de un 
Resumen. 
Quitar subtotales de una lista 
Al quitar subtotales de una lista, Microsoft Excel también eliminará el esquema y todos los 
saltos de página que se hayan insertado en la lista al insertar los subtotales. 
1. Haz clic en una celda de la lista que contenga los subtotales. 
2. En el menú Datos, haz clic en Subtotales. 
3. Haz clic en Quitar todos. 
 
 
 
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11.3 Formato condicional avanzado: Resaltar celdas que cumplan condiciones 
específicas. Aplicación de formatos condicionales: utilización y ventajas. Fórmulas 
como criterios de formato. Comprobar un formato condicional antes de aplicarlo. 
Buscar celdas que tengan formatos condicionales. 
 
Mientras tomas un café te invito a ver el video 
denominado “Formato Condicional” que nos mostrará 
algunos pormenores del empleo de esta 
herramienta….. pormenores que te resultarán 
“conocidos”….. 
 
 
 
 ¿Vamos a verlo? 
 
El formato condicional nos va a permitir definir un formato determinado para un conjunto de 
celdas que cumplen con una condición específica, por ejemplo, que una cifra sea menor que 
otra, etc. Vamos a ver cómo, de una manera sencilla y dinámica, podemos establecer los 
diferentes tipos de formato condicional en Excel 2016. 
En el último video recomendado (llamado Formato Condicional) te habrás dado cuenta que 
visualizaste un video que ya habías visto en este curso. Era solamente para “refrescar” 
conocimientos. HAREMOS ALGO AHORA. Visualizarás los 4 videos siguientes antes de 
continuar. Tratan sobres formas especiales de utilizar el Formato Condicional. Luego, a medida 
que en el texto se traten estas formas, si lo deseas, puedes volver a ver el video 
correspondiente. 
 Formato Condicional más allá de lo básico Parte 1. 
 Formato Condicional más allá de lo básico Parte 2. 
 Formato Condicional más allá de lo básico Parte 3. 
 Formato Condicional más allá de lo básico Parte 4. 
 
 
1. Acceder a la ficha Formato condicional 
 
En Excel 2016 la opción de Formato 
condicional la encontramos en la pestaña 
Inicio campo Estilos 
 
 
Al desplegar esta ficha tenemos las siguientes 
opciones disponibles.https://www.youtube.com/watch?v=L1W7T8nQ9Hw
https://www.youtube.com/watch?v=L1W7T8nQ9Hw
http://www.solvetic.com/tutoriales/article/1971-como-usar-excel-2016-guia-rapida-y-novedades/
https://www.youtube.com/watch?v=0ZYC5lbAq1M
https://www.youtube.com/watch?v=qdXWUesIK7M
https://www.youtube.com/watch?v=aDfrFEAp_Gs
https://www.youtube.com/watch?v=1IC4nRleNj0
 
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Resaltar reglas de celdas 
Esta opción nos permite comparar entre diferentes valores y 
determinar aspectos como: Es mayor o menor que, está 
entre x o y valor, texto contiene alguna palabra, etc. 
 
Reglas superiores o inferiores 
Esta regla nos permite definir valores inferiores o superiores 
al determinado con aspectos como promedio, los 10 valores 
inferiores, los 10 valores superiores al indicado, etc. 
 
Barras de datos 
Esta regla nos permite definir el aspecto de la barra ya sea 
en colores degradados o sólidos 
 
Escalas de color 
Esta regla nos permite establecer un color determinado a cada celda 
 
Conjuntos de iconos 
Usando esta regla podemos representar los datos en forma de iconos para llamar la atención 
de lo que estamos presentando. 
 
Además tenemos las siguientes opciones: 
 Nueva regla 
Nos permite crear una regla personalizada 
 Borrar reglas 
Esta opción nos permite borrar las reglas definidas para un conjunto de celdas o toda la hoja 
en general 
 Administrar reglas 
Esta opción nos permite definir parámetros en las reglas establecidas. 
 
2. Resaltar reglas de celdas 
 
Para este ejemplo hemos 
seleccionado el rango de 
celdas D2 a D7. Al 
seleccionar la opción 
Resaltar reglas de celdas 
tenemos las siguientes 
opciones: 
 
Allí podemos definir qué 
parámetro usar para 
resaltar esa celda sobre las 
demás. En este ejemplo 
usaremos la opción Entre y 
definiremos que las celdas 
resaltadas estén entre 10 y 25. Al pulsar esta opción veremos lo siguiente: 
 
 
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Allí definiremos lo siguiente: 
 
El rango de valores que Excel analizará para desplegar el resultado 
 
En el campo con debemos definir el aspecto que tendrán las celdas resaltadas, podemos elegir 
alguna de las opciones disponibles o crear la nuestra usando la opción Formato personalizado. 
 
Podemos ver la vista previa del resultado en las celdas que cumplen los parámetros. 
 
3. Reglas superiores o inferiores 
 
Continuando con el mismo rango de celdas seleccionadas estas son las opciones con dicha 
regla: 
 
 
Allí podemos elegir entre 
que valores desplegar, si 
los 10 superiores al valor 
definido, los 10 inferiores, 
valores encima del 
promedio, etc. 
 
Para este ejemplo hemos 
elegido la opción Por 
encima del promedio 
 
 
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En este caso Excel suma todos los valores de las celdas, saca su promedio (como vemos en la 
parte inferior) y todos los valores que estén por encima de este valor, en este caso 15,83, 
serán resaltados. 
 
4. Barras de datos 
 
Continuando con el mismo 
rango, la barra de datos nos 
desplegará una 
representación visual de cada 
valor en formato de barra. 
 
 
 
Podemos definir el color 
deseado para que nuestros 
datos estén representados 
como los gráficos en barra. 
 
 
5. Escalas de color 
 
Con esta regla podemos crear un 
entorno visual que cambia a medida que 
los datos han sido modificados, esto es 
de gran ayuda cuando manejamos 
información variable como el clima, la 
bolsa, etc. 
 
 
 
6. Conjunto de iconos 
 
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Esta regla es muy 
interesante cuando 
debemos representar de 
forma gráfica el estado de 
ciertos datos, por ejemplo 
notas de un estudiante, 
promedio de ventas, etc., 
ya que con estos íconos 
podemos ver en qué nivel 
estamos de acuerdo al 
objetivo trazado. 
 
En este caso podemos pulsar sobre la opción más reglas para ver cómo podemos establecer 
los parámetros para dicho fin 
 
 
El resultado obtenido se muestra a la derecha: 
 
Vemos como el formato condicional es una gran 
ayuda para representar de forma gráfica o 
resumida gran cantidad de información sin mucho 
esfuerzo y con las grandes bondades del asistente 
de Excel que será de gran ayuda para todos 
nosotros en las tareas diaria con hojas de cálculo. 
 
 
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Veamos algunos casos que pueden presentarse: 
 
Resaltar celdas que cumplan condiciones específicas 
Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros 
valores de la celda que desee supervisar, pueden 
identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. 
Por ejemplo, se puede aplicar un sombreado de color verde 
(resaltar) a la celda si las ventas sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de 
color rojo si las ventas son menores que las ventas pronosticadas. 
Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición 
especificada, Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos que resalten esa condición. Los 
formatos condicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque no se cumpla 
ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. 
Aplicando formatos condicionales 
1. Selecciona las celdas que desee resaltar. 
2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. 
3. Sigue uno de estos procedimientos: 
• Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haz clic 
en Valor de la celda, selecciona la frase de comparación e introduce un valor en el 
cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula. Si se 
introduce una fórmula, se la debe iniciar con un signo igual (=). 
• Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para evaluar datos o una 
condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas), haz clic en Fórmula en 
el cuadro de la izquierda y, a continuación, escribe la fórmula en el cuadro de la 
derecha. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO. 
 
4. Haz clic en Formato. 
5. Selecciona el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que desees 
aplicar. Microsoft Excel solamente aplicará los formatos seleccionados si el valor de la 
celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO. 
6. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar y repite los pasos del 3 al 5. 
7. Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han 
especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Pueden 
utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición. 
 
Sugerencias 
• Copiar formatos en otras celdas Seleccione las celdas que tengan los formatos 
condicionales que desee copiar. En la barra de herramientas Formato, haga clic en 
Copiar formato y, a continuación, seleccione las celdas a las que desee dar formato. 
Para copiar sólo los formatos condicionales, seleccione las celdas a las que desee dar 
formato e incluya por lo menos una celda en la selección que contenga los formatos 
condicionales que desee copiar. En el menú Formato, haga clic en Formato 
condicional y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
• Utilizar varias condiciones Si más de una condición especificada es verdadera, 
Microsoft Excel solamente aplicará las fórmulas de la primera condición que sea 
verdadera. 
 
 19 
Fórmulas como criterios de formato 
Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una constante o con los 
resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en las celdas no comprendidas dentro del 
rango seleccionado o para examinar varios conjuntos de criterios, puede utilizarse una fórmula 
lógica para especificar los criterios de formato. 
• Utilizar el valor de una celda como condición Si selecciona la opción Valor de la celda 
y se comparan los valores de las celdas seleccionadas con el resultado de la fórmula, 
deberá comenzarse la fórmula por el signo igual (=). 
• Utilizar una fórmula como condición Si se selecciona la opciónFórmula, la fórmula 
que se especifique deberá devolver un valor VERDADERO (1) o FALSO (0). La fórmula, 
que deberá comenzar con un signo igual (=), puede evaluar los datos en la hoja de 
cálculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o libro puede definir un nombre en la 
hoja de cálculo activa o introducir una referencia a los datos en una celda de la hoja. A 
continuación, haga referencia a la celda o nombre en la fórmula. Por ejemplo, para 
evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AñoFiscal.xls, introduzca la 
referencia siguiente, incluyendo el signo igual (=), en una celda de la hoja activa. =[Año 
fiscal.xls]HOJA1!$A$5 
La fórmula puede también evaluar criterios que no estén basados en datos de hoja de 
cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1 devuelve VERDADERO si la 
fecha es 12-5-99 es domingo. A menos que una fórmula haga referencia de forma 
específica a las celdas seleccionadas a las que se encuentra dando formato, los valores 
de las celdas no afectarán si la condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace 
referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la 
fórmula. 
• Utilizar las referencias de celda como condición Pueden introducirse referencias de 
celda en una fórmula seleccionando directamente las celdas en una hoja de cálculo. 
Cuando se seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda absolutas. Si 
desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, 
utilice referencias de celda relativas. 
• Utilizar fechas Las fechas y las horas se evalúan como números de serie. Por ejemplo, 
si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001, la fecha se representará 
mediante el número de serie 36898. 
 
Veamos tres ejemplos prácticos de la aplicación de Formato Condicional. Conviene realizar 
estos ejemplos en un Libro Excel para afianzar los conocimientos. 
 Ejemplo 1: Utilizar los datos de una celda 
En el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al 
rango B2:E3 para analizar las contribuciones trimestrales de todo 
el año. Los resultados trimestrales que contribuyan en un 
porcentaje del 30% o mayor al resultado total, se mostrarán en 
negrita y en color verde. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o 
menor, se mostrarán en negrita y en color rojo. 
 
 20 
En la siguiente tabla se resumen los formatos condicionales que se aplican al rango B2:E3 
MUY IMPORTANTE: Microsoft Excel adaptará la parte relativa (el número de fila) o la referencia de 
celda $F2 en la fórmula de modo que cada celda en el rango B2:E3 se compare con el total 
correspondiente en la columna F. 
 
 
 
 
 Ejemplo 2: Utilizar una fórmula y referencias de celda externas 
En el siguiente ejemplo, una fórmula examina los datos ubicados fuera de las celdas seleccionadas a los 
que se aplican los formatos condicionales. Si el valor promedio del rango $A$1:$A$5 es mayor que 3.000 
y los valores del rango son de 1.800, como mínimo, la fórmula devolverá un valor VERDADERO y se 
aplicará un sombreado en color verde. Las celdas a las que se ha dado formato pueden contener texto o 
cualquier valor, ya que no se utilizan en la fórmula. 
 
 La fórmula Formatos 
Condición 1 =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000, MIN($A$1:$A$5)>=1800) Sombreado en color verde 
 
 
 Ejemplo 3: Utilizar una fórmula y una referencia de celda 
En el ejemplo siguiente, el formato condicional muestra números pares en el rango seleccionado A4:D20 
en color de fuente azul. La función RESIDUO divide cada número por 2 y si no hay residuo o resto la 
fórmula devuelve VERDADERO. 
 
 La fórmula Formatos 
Condición 1 =RESIDUO(A4;2)=0 Fuente azul 
Esta fórmula debe evaluar a cada celda en el rango. Cuando escriba cada fórmula en el cuadro de 
diálogo Formato condicional, sin embargo, introduzca sólo la referencia de celda para LA celda activa en 
el rango seleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativas a cada celda 
activa. 
 
Comprobar un formato condicional antes de aplicarlo Una manera fácil de asegurar que las 
referencias de la fórmula son correctas es aplicar el formato condicional primero a una celda en el 
rango. Después seleccionar todo el rango, haga clic en Formato condicional en el menú Formato y, a 
continuación, haga clic en Aceptar. El formato condicional aplicado a la primera celda se aplicará a todo 
el rango, con la fórmula ajustada de forma correcta en cada celda. 
 
FELICITACIONES !!! Has terminado de utilizar el material de la 3ra. Parte de Excel. Se viene 
alguna actividad….. luego las preguntas de repaso y, finalmente, la Actividad Final de la 
Unidad. 
 
 
Descansa….. diviértete un poco……. Y, luego, a continuar esforzándote. 
Te dejo un cordial saludo. 
 Valor de la celda Fórmula Formatos 
Condición 1 Mayor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color verde 
Condición 2 Menor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color rojo 
Buscar celdas que tengan formatos condicionales 
Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales específicos, haga clic en una celda que cumpla el 
criterio condicional y los formatos que desee localizar. 
Para buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier 
celda. 
1. En el menú Edición, haga clic en Ir a. 
2. Haga clic en Especial. 
3. Haga clic en Celdas con formatos condicionales. 
Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales idénticos, haga clic en la opción Iguales a celda 
activa en Celdas con validación de datos. 
Para buscar las celdas que tengan cualquier formato condicional, haga clic en Todos.