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ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 En primer lugar es aconsejable tener presente la cantidad de niveles jerárquicos que tendrá la organización. Cada organización debe utilizar la cantidad, jerarquía y denominaciones que más convenientes le resulten pero es un buen ejemplo el sugerido por a Norma IRAM 34514 : Nivel jerárquico Área Rango 1 Dirección Director 2 Gerencia Gerente 3 Departamento Jefe de Departamento 4 División Jefe de División 5 Sección Jefe de Sección 6 Oficina Jefe de Oficina ORGANIGRAMAS – Niveles jerárquicos ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - MINISTERIOS Nivel jerárquico Área Rango 1 Ministerio Ministro 2 Secretaría Secretario 3 Subsecretaría Subsecretario 4 Dirección Nacional Director Nacional 5 Dirección Director 6 Unidad Jefe de Unidad 7 Coordinación Coordinador 8 Oficina Jefe de Oficina ORGANIGRAMAS – Niveles jerárquicos ORGANIGRAMAS - Departamentalización ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 En segundo lugar es aconsejable tener presente cómo se organizará la departamentalización, la cual será la base de agrupamiento de las distintas áreas, siendo las más comunes : •Por función •Por producto •Por área geográfica •Por cliente •Combinada o matricial (función y producto, por ej.) ORGANIGRAMAS – Departamentalización ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ORGANIZACIÓN POR FUNCIÓN Cada departamento está dedicado a un conjunto homogéneo de responsabilidades y tareas. La especialización de las tareas dentro de cada área es una característica de la estructura funcional. Este tipo de estructura es eficaz cuando la E pone énfasis en la calidad de sus productos y cuando el contexto es estable. ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO El producto elaborado actúa como integrador en el momento de separar las unidades de la E. Este tipo de estructura es eficaz cuando la E pone énfasis en el control de costos y el cumplimiento de plazos de entrega, ya que cada departamento actúa como una E individual con la responsabilidad del cumplimiento de sus propias metas. Este tipo de estructura es particularmente eficiente en ambientes inestables, ya que su flexibilidad permite la incorporación ó eliminación de sectores según las necesidades del momento. Es común en las automotrices : cada área es responsable de un modelo determinado. ORGANIGRAMAS – Departamentalización ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ORGANIZACIÓN POR ÁREA GEOGRÁFICA Este tipo de organización agrupa a las personas independientemente de sus tareas o del producto que fabrican. Cada área actúa como una E aparte, ajustando su comportamiento a las condiciones del mercado en que se desenvuelve. Así una E con filiales ubicadas en distintos lugares (provincias, países, regiones) contará con unidades que actúen de acuerdo con las reglas que cada mercado le indique. Así el comportamiento y las estrategias a aplicar dependerán del contexto en el que cada grupo se desempeña. ORGANIGRAMAS – Departamentalización ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ORGANIZACIÓN POR CLIENTE En este caso, cada unidad se ocupa de un cliente o grupo de clientes en particular. Puede suceder que una E le venda sus productos a clientes con características diferentes, que hagan necesario que se los trate de manera específica, ya sea por la forma de entrega, de pago, etc. Este tipo de organización ayuda a conocer y preocuparse por las necesidades de cada cliente en particular, lo que conlleva a un positivo acercamiento a quienes son los destinatarios del esfuerzo realizado por la E. ORGANIGRAMAS – Departamentalización ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 ORGANIZACIÓN MATRICIAL De la utilización en forma combinada de agrupamientos funcionales y de mercado o de índole geográfica surge una estructura particular conocida como matricial. Una de sus características es que en más de una ocasión no se respeta el principio de unidad de mando, ya que con frecuencia un mismo empleado puede reportar a dos jefes diferentes. ORGANIGRAMAS – Departamentalización MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 Los MANUALES constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación y de estandarización. Constituyen un cuerpo orgánico. MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •Son un compendio de la totalidad de funciones y/o procedimientos que se desarrollan en una organización •La gestión y toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales •Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a sumir en aquellas situaciones en las que puedan darse dudas •Permiten mantener homogeneidad en la gestión •Facilitan el control por parte de los supervisores/jefes/gerentes de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuales son los aspectos delegados MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •Son elementos informativos a la hora de capacitar al personal para el desarrollo de nuevas funciones •Permiten economizar tiempo al brindar soluciones a situaciones que de otra manera debieran ser analizadas, avaluadas y resueltas cada vez que se presentan •Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde •Posibilitan la evaluación objetiva de los distintos componentes de la organización •Permiten determinar standards más efectivos, ya que se basan en procedimientos homogéneos y metódicos MANUALES ADMINISTRATIVOS ó DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •MANUAL DE MISIONES Y FUNCIONES •MANUAL DE PUESTOS Y PERFILES •MANUAL DE POLÍTICAS EMPRESARIAS •MANUAL DE PROCEDIMIENTOS •MANUAL DEL EMPLEADO / PERSONAL INGRESANTE (INDUCCIÓN) MANUAL DE MISIONES Y FUNCIONES ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 Define para cada sector de la empresa : •Los niveles en que la estructura orgánica está conformada : •Gerencia General •Gerencias •Departamentos •Divisiones •Sectores •Asesorías •Staff •Acciones y tareas que realiza cada unidad de la estructura •Responsabilidad y alcance de cada unidad de la estructura EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA : RESPONSABILIDAD PRIMARIA ACCIONES MANUAL DE PUESTOS Y PERFILES ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 Define para cada puesto de la organización : •Objetivo del mismo •Tareas generales •Responsabilidades •Relaciones (internas y externas) •Dimensiones del puesto (nivel de confidencialidad y si tiene personal a cargo) •Reemplazo en caso de ausencia •Toma de decisiones (tipo de decisiones, si su ámbito está normado, si participa en confección de normas/proced.) •Nivel de formación necesaria y conocimientos específicos •Competencias necesarias •Interés por la calidad •Orientación al logro y resultados •Liderazgo y motivación •Iniciativa •Tolerancia a la presión •Habilidades interpersonales •Desarrollo de equipos MANUAL DE POLÍTICAS ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •DEBE DEFINIR LA POLÍTICA GENERAL DE LA EMPRESA •Contiene los principios básicos que deben regir el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. •PUEDEN EXISTIR POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA TEMAS IMPORTANTES (Política de Salud y Seguridad Ocupacional, Política de Medio Ambiente, Política de reclamos) O AREAS DEFINIDAS (Política comercial, Política de ventas, Política de recursos humanos) •Es importante que las Políticas empresarias sean publicadas (Manuales, Intranet, Carteleras) de modo de ser conocidas por todos. •Las políticas representan una guía, con el objeto de subordinar a ellas las acciones y decisiones que se tomen en la organización. •Las políticas acotan las decisiones e impiden que las mismas sean tomadas según el criterio subjetivo de sus miembros. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •En los PROCEDIMIENTOS se indica paso por paso como debe realizarse una operación o proceso. •El grado de detalledependerá de la necesidad de asegurarse que la operación ó proceso se haga siempre de la misma manera. •Son aplicados por el nivel operativo y se agrupan por ramas, áreas de trabajo, tema, y deben ser conocidos por todos los que deben aplicarlos. •Es importante que alguien se ocupe de su permanente revisión, de modo que no se aparten de lo que desea logarse como producto final. •Son muy importantes en la estandarización de acciones. MANUAL DEL EMPLEADO ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 •En este MANUAL se suele publicar toda aquella información que resulte de interés para los empleados que ingresan a una empresa, sobre los distintos temas que hacen a su relación con la misma y se les entrega al momento de su incorporación, en muchos casos como complemento de una charla personalizada denominada “de inducción”. •Este MANUAL suele contener : •Datos de la empresa : relacionados con su creación, marcas, edificios que la componen …. • Ubicación de oficinas de Personal, Servicio Médico, Servicio de Higiene y Seguridad, etc •Asistencia y puntualidad •Régimen de vacaciones y ausencias por otras causales (días por examen, días por enlace, etc) •Beneficios con que cuenta •Provisión de uniforme : lugar de retiro, composición del mismo •……… MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE UNA ORGANIZACIÓN ORGANIZACION INDUSTRIAL - UNIDAD 3 LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN En la MISIÓN definimos el objeto final y fundamental que la organización persigue. La misión define la razón de ser de la organización. Representa : QUÉ HACEMOS. LA VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN En la VISIÓN definimos la situación futura que deseamos para la organización, es decir todo aquello que aspiramos lograr en un futuro más bien lejano, aunque no digamos como vamos a hacerlo. La visión establece lo que para nosotros es un futuro deseable. Representa : CUAL ES NUESTRO PROYECTO Y CÓMO NOS PROPONEMOS TRIUNFAR LOS VALORES ó PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Los VALORES ó PRINCIPIOS son pautas de conducta que rigen dentro de la organización y cuya utilidad es guiar el comportamiento de sus miembros. Los VALORES son pautas que indican que puede hacerse y que no. Representa : IDEAS Y CREENCIAS QUE SOSTIENEN NUESTRO ACCIONAR. Número de diapositiva 1 Número de diapositiva 2 ORGANIGRAMAS - Departamentalización� ORGANIGRAMAS – Departamentalización� Número de diapositiva 5 Número de diapositiva 6 Número de diapositiva 7 Número de diapositiva 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN MANUALES ADMINISTRATIVOS Ó DE ORGANIZACIÓN MANUALES ADMINISTRATIVOS ó DE ORGANIZACIÓN MANUAL DE MISIONES Y FUNCIONES Número de diapositiva 14 MANUAL DE PUESTOS Y PERFILES MANUAL DE POLÍTICAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DEL EMPLEADO MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE UNA ORGANIZACIÓN
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