Clase VI Sistemas y procedimientos administrativos

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Estructura Organizacional
Estructura Organizacional
Estructura Organizacional
¿Por qué algunas organizaciones logran permanecer en el tiempo y otras no?
Capacidad de crear y modificar una estructura organizacional que se adapte a las necesidades.
-Es el patrón de puestos y grupo de puestos.
- Sirve para controlar y distinguir las partes.
- Define lo que deben hacer y con quien lo deben hacer.
- 
Beneficios de Ajustes en la estructura organizacional.
Impulsa el aprendizaje.
Impulsa la flexibilidad ante las necesidades y demandas, clientes, vendedores, usuarios.
Reduce costos operativos e impulsa la productividad.
LA ESTRUCTURA COMO INFLUENCIA EN EL COMPORTAMIENTO:
 - Los individuos de los puestos de trabajo ceden su libertad individual para apegarse a políticas y acuerdos comúnmente aceptados.
LA ESTRUCTURA COMO ACTIVIDAD RECURRENTE:
 Este enfoque se caracteriza por la regularidad de actividades.
Ej: el empleado llega a su puesto de trabajo a hacer lo que estuvo haciendo ayer.
Diseño de la Estructura Organizacional
Concepto: Decisiones y acciones llevadas a cabo por los administradores que resultan en una estructura organizacional
Decisiones.
1. División de Tareas
Definir actividades y responsabilidades específicas.
La característica sobresaliente es la especialización.
Decisiones.
2. División en departamentos
Deciden sobre que base agrupar los puestos.
Grupos Homogéneos (Iguales)
Grupos Heterogéneos (Diferentes)
Decisiones.
3. Tramo de control
Los administradores deciden el tramo apropiado que reportan a cada superior.
Decisiones.
4. Autoridad
Distribuir autoridad entre los puestos.
La autoridad es el derecho de tomar decisiones sin la aprobación de un superior y obtener obediencia de las personas designadas.
Decisiones del Diseño Organizacional
 
Especialización
División del trabajo
División en departamentos
Tramo de Control
Autoridad
Base
Número
Delegación
Alta
Baja
Homogénea
Heterogénea
Angosto
Amplio
Centralizada
Descentralizada
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO
EL TRABAJO SE DIVIDE EN PUESTOS ESPECÍFICOS CON ACTIVIDADES ESPECÍFICAS.
FORMAS DE DIVIDIR EL TRABAJO.
1- Por especialidades personales: ocupación y profesión: Contador, Ingeniero, Médico, etc.
2- Especialización horizontal: por la secuencia natural del trabajo; fabricación, ensamblado, pintura.
3- Plano vertical, por jerarquía de autoridad, desde la autoridad de más abajo a la mayor.
2. DIVISIÓN EN DEPARTAMENTOS
Su razón de ser es la necesidad de agrupar puestos.
Decisión administrativa: cuál será la base para agrupar puestos:
 1-Departamentalización Funcional: De acuerdo a las funciones de la organización, varían según la organización. (ej área de contabilidad)
Ventaja: eficiencia en el trabajo ya que el trabajo es realizado por profesionales de cada área.
Desventaja: se prioriza intereses del área sobre los de la organización y se subordina el enfoque sistémico
2- Departamentalización Geográfica.
Se establecen grupos por áreas geográficas.
Todas las actividades de una región se asignan a un administrador.
Proporciona capacitación al personal administrativo.
2. DIVISIÓN EN DEPARTAMENTOS
DIVISIÓN EN DEPARTAMENTOS
3- Departamentalización por producto.
Se agrupan puestos en base a productos.
Es la más utilizada al tener muchos productos ya que es difícil coordinar una funcional para varios productos.
DIVISIÓN EN DEPARTAMENTOS
4- Departamentalización por cliente.
Surge como búsqueda de la satisfacción del cliente.
División en departamentos
Organización Matriz.
Combina la división funcional y por productos.
Un profesional responde a su departamento y a la vez a un proyecto.
 Minimiza costos.
Promueve la interacción entre sectores.
3. TRAMO DE CONTROL
Cantidad de gente que puede supervisar un administrador.
Grado de interacción individual y grupal.
Factores IMPORTANTES:
 Contacto requerido. Hay departamentos que necesitan mayor contacto entre administrador y personal.
 Grado de especialización. Puestos bajos con mucha especialización no necesitan tanto control.
 Capacidad de comunicación. Instrucciones de manera verbal a los subordinados.
4. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
TOMAR DECISIONES/ OBTENER OBEDIENCIA.
ALTERNATIVAS: 
 Descentralizar la autoridad. (una sola persona que delega autoridad a demás gerentes)
 Centralizar la autoridad. (una sola persona se encarga de todo)
Lineamientos de decisión.
¿Qué tan rutinarias son las decisiones requeridas?
¿Los individuos son competentes para las decisiones?
La motivación de los individuos
Análisis costo beneficio.
Modelos Mecánicos.
Funciones administrativas
1- Principios de especialización: la especialización es el mejor medio para emplear a los individuos.
2- Unidad de dirección: agrupados por especialidad. Departamentalización Funcional.
3-Principio de autoridad y responsabilidad: autoridad centralizada.
4- Principio de la cadena escalonada: la comunicación pasa por todos los niveles hasta llegar al nivel apropiado.
Modelos Mecánicos.
Burocracia.
Formas en que la sociedad desarrolla formas de control para que un grupo pueda subordinar a otros.
La estructura burocrática, es precisa, estable, disciplinada y confiable.
CARACTERÍSTICAS:
Puestos especializados.
Reglas abstractas de uniformidad y coordinación.
Existencia de una cadena de mando basada en el conocimiento.
Formalidad en el trato unipersonal con clientes y subordinados.
El empleo basado en cualidades técnicas, con posibilidad de hacer carrera.
Modelos Mecánicos
Diseño organizacional que enfatiza la importancia de alcanzar altos niveles de producción y eficiencia mediante el uso extenso de reglas y procedimientos, autoridad centralizada y alta especialización de mano de obra.
Modelo Orgánico.
Enfatiza la flexibilidad, satisfacción y el desarrollo.
Uso limitado de reglas y procedimientos.
Autoridad descentralizada.
Baja especialización.
Considera la valía personal y la motivación.
Modelo orgánico
Características: 
Es simple debido a la falta de énfasis en la especialización.
Delegación de autoridad.
Es informal, énfasis en el producto y clientes.
TEORIA DEL DISEÑO DE CONTINGENCIA.
Consiste en hacer concordar el diseño organizacional con determinadas situaciones.
Dependiendo de las circunstancias el modelo indicado será el orgánico o el mecánico.
TECNOLOGIA y Diseño Organizacional
Tecnología: acciones físicas o mentales para cambiar un objeto o idea.
Influye en al división del trabajo y la formación de grupos de trabajo.
Organizaciones Virtuales
Formadas por alianzas, conglomerados, consorcios para establecer redes de negocios.
Empresas grandes fabrican y las pequeñas suministran partes, investigan , distribuyen y comercializan , sin dañarse
Tipos organizacionales de Mintzberg.
Núcleo operaciones/ centro técnico: Generación de Productos y Servicios.
Apoyo técnico/ tecno-estructura: Ayudan a la adaptación e innovación. 
Apoyo Administrativo/staff de apoyo: responsable de la operación eficiente de la organización.
Alta gerencia: Planeación, estrategia, metas y políticas.
Gerencia/linea media: Intermediario , implementación y comunicación.
Tipos organizacionales de Mintzberg.
Estructura Emprendedora/Simple
Empresas nuevas y pequeñas.
Un directivo y un centro técnico.
El directivo tiene supervisión directa sobre el centro técnico
Carece de personal de apoyo.
La meta es sobrevivir y establecerse en el mercado.
Poca formalización
Estructura Emprendedora Simple
El aparato burocrático/burocracia maquinal
Grandes organizaciones.
Centro técnico se encarga de la producción en masa.
Departamentos técnicos y administrativos muy grandes.
Muchas formalidades.
Aparato Burocrático
Burocracia Profesional.
Centro técnico amplio, formado por profesionales (hospitales, universidades)
Poco equipo de apoyo.
Metas: calidad y efectividad
Usual en prestadores de servicio.
Forma diversificada/divisional
Empresas muy grandes, subdivididas en grupos por productos o mercados.Gerencia nivel alto reducida.
Personal de apoyo administrativo numeroso.
Cada división independiente tiene su aparato burocrático, personal de apoyo y administrativo propio.
Adhocracia
Entorno complejo que cambia con rapidez.
La meta en el diseño es la innovación frecuente.
La gerencia de nivel medio, el centro de apoyo técnico y administrativo están fusionadas.
Empleados profesionales.