Clase VIII Sistemas y Procedimientos

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Herramientas de Diseño
DIAGRAMAS: Son modelos que representan esquemáticamente los sistemas que existen en la organización.
Permite entender el comportamiento y extraer conclusiones.
Grafica las interacciones, y ayuda a visualizar el impacto de las modificaciones.
Tipos: 
1- Diagramas de proceso.
2- Diagramas de bloques.
3- Cronogramas.
Herramientas de diseño de sistemas
Utiliza como unidad de exposición el circuito según el flujo de la Información.
Identifica: 
Emisores y receptores de información
Fija limites según la conveniencia de interrelación.
Procesos a los que son sometidos los datos y la información.
Soportes físicos.
Breve descripción de los procesos.
Diagrama de procesos.
No considera el factor tiempo.
No considera el flujo de operaciones: carga de trabajo.
No contempla jerarquías.
Deben ser complementados:
Por cronogramas: indica los tiempos de proceso en cada sector, horarios de transferencia de información.
 Diagramas de carga de trabajo: indican cantidad de operaciones involucradas en cada sector y por personas
Organigrama: indica ubicación de las personas, líneas jerárquicas, etc.
Diagrama de procesos.
Limitaciones.
Sirven para representar el sistema, localizar problemas, subsanarlos y lograr eficiencia.
Permite establecer la secuencia del proceso.
Permite seguir el flujo de proceso, demostrando omisiones y reiteraciones.
Permite captación, comprensión y exposición.
Diagrama de procesos.
Funciones.
En el relevamiento para corroborar datos de encuestas.
En la etapa de diagnóstico, para detectar fallas de procedimientos o de control interno.
Al proyectar el sistema propuesto, para no omitir procesos ni sectores.
En la implementación como guía para acciones y redacción de instrucciones.
Oportunidad de su utilización.
Según lo que representan: Sistemas actuales
 Sistemas propuestos
Según los detalles: -Cursogramas
 -Diagramas de encadenamiento sectorial.
Diagrama de procesos.
Tipos.
Diagrama de Flujo
Técnicas de diagramación.
Cursogramas
Cursogramas.
También llamados circuitos administrativos.
Son la representación grafica de la rutina o procedimiento administrativo.
Permite observar la secuencia de procedimientos, los procedimientos vinculados, los soportes utilizados, y los controles.
Los gráficos se realizan respetando las normas IRAM Nº34.501
simbología.
OPERACIÓN. 
CONTROL. 
DEMORA O ESPERA
ARCHIVO TRANSITORIO. 
simbología.
ARCHIVO DEFINITIVO.
 DESTRUCCIÓN X 
ALTERNATIVA. 
FORMULARIO U OTRO
SOPORTE DE INFORMACION 
simbología.
PROCESO NO 
REPRESENTADO
TRASLADO
TRASLADO DE INFORMACIÓN.
 CONECTOR. 
Técnicas de diagramación.
De arriba hacia abajo
De Izquierda a derecha
Los símbolos se ubican en columnas que representan unidades funcionales, (Sectores, Departamentos.)
Cruce de líneas, se representa con un medio circulo sobre la línea atravesada.
Entrada: parte superior o lateral
Salida: parte inferior o lateral
Técnicas de diagramación
En todos los símbolos excepto el de alternativa solo puede llegar y salir una.
Símbolos: iniciales
 medios
 finales.
Técnicas de diagramación
Formularios. Se representa por una operación y luego el formulario.
Formulario con varios ejemplares
Distribución de los formularios. Las líneas parten de cada formulario.
Control y operación en forma simultanea.
Descripciones.
Pueden estar en el grafico.
En una columna Marginal: Referenciadas con un numero.
DIAGRAMA DE BLOQUES
Diagrama de bloques.
Representa sistemas administrativos haciendo énfasis en los elementos del sistema.
Se utiliza para el relevamiento.
Es sintético, sin detalle.
Los diagramas pueden ser analíticos o sintéticos según se acote el sistema. Ejemplo de sistemas de sueldos página 142 del pdf Libro Sistemas y Procedimientos
Técnicas de diagramación 
No utiliza símbolos especiales.
Agrupa los conceptos en 4 rubros.
 Entradas
 Proceso
 Archivo
 Salida.
CRONOGRAMAS
Cronogramas
Relaciona procesos administrativos, los responsables y el tiempo.
Muestran el momento en que se deben realizar las acciones.
Funciones del cronograma
Establecer días y horas de traslado de información entre un sector y otro.
Posibilitar el ordenamiento en los diferentes sectores y la distribución de la carga de trabajo durante todas las horas del día.
Permite medir tiempos unitarios y procesos. Esto permite conocer la dotación de personal, por sector.
Técnica de diagramación.
Encabezamiento. Identifica la rutina y el sistema al que corresponde el cronograma.
Cuerpo Central.
Ver ejemplo página 145 del pdf Libro Sistemas y Procedimientos
Herramientas de implementación.
No resulta practico implementar lo diseñado con cursogramas y cronogramas, estos deben ser complementados con:
Manuales de organización: Define, funciones atribuciones y responsabilidades.
Los Manuales de Procedimientos: se refiere a la forma de ejecutar las tareas.
Manual de procedimientos.
Conjunto de normas que explican el desarrollo de un proceso administrativo. Incluye.
1-El como se ejecutan procesos y controles.
2- Quienes son los encargados de efectuarlos.
3- Cuando deben ser realizados.
4- Los soportes de información y como se completan.
5- Como y donde se conserva la información.
Funciones.
Para explicar el proceso.
Para fuente de consulta.
Facilita la capacitación del personal nuevo.
Facilita la delegación y establece responsabilidades.
Evita controversias.
Sienta una base para solucionar inconvenientes.
Limitaciones.
En la práctica.
 - No son utilizados por el personal
- Por su rigidez suelen estar desactualizados.