S10 s1 - Material - Asignación de tiempos del equipo comercial - total

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GESTION ESTRATEGICA DE VENTAS
Docente: Mg. Ursula Alfaro Pomareda
Unidad 4: Realización de las Estrategias de Ventas
Semana 10 – Sesión 1
Asignación de tiempos y territorios
INICIO:
¿Qué vimos la clase pasada?
Repasemos:
Plan de selección y reclutamiento de vendedores.
Plan de capacitación comercial
Plan de Motivación del Equipo de ventas
Utilidad:
Logro específico de aprendizaje
• Al final de la sesión , el alumno podrá asignar los
territorios a su equipo eficazmente, administrando
adecuadamente los tiempos de organización, ventas y
traslados.
¿Cómo asignar los territorios y tiempos de 
trabajo por vendedor?
Ya conocemos como motivas a los vendedores de 
nuestro equipo comercial
Y ahora:
Transformación:
Administración de tiempos y 
Asignación de Territorio de Ventas 
Administración de tiempos
Existen tres áreas que hay que analizar con el fin de establecer el tiempo
que se aplica a diferentes aspectos de la propia actividad:
• La Pre Venta.
Toda actividad que represente fortalecimiento personal, capacitación,
preparación de materiales, reportes diarios de gestión, planificación de
tareas diarias, semanales, mensuales, atención de llamadas telefónicas,
responder comunicaciones escritas y muchas otras actividades más son
las que permiten que se arribe a cada entrevista diaria en forma
oportuna y con total eficiencia.
• La Entrevista.
Representa el contacto “cara-a-cara” con cada
una de las oportunidades detectadas y calificadas
que permiten generar los resultados. Esto puede
ocurrir, según los casos, en calidad de “local” o de
“visitante” por parte de los vendedores según sea
la modalidad de ventas en aplicación.
Es la parte “más gruesa” en la ejecución de
tiempo del asesor comercial.
• La Post Venta.
Luego de la compra, existen otras tareas ineludibles
que realiza el vendedor con el fin de asegurar que el
cliente quede satisfecho.
Analizar la propia agenda y los reportes de gestión,
para ver los pendientes, los correos por responder y
las coordinaciones con otras áreas (finanzas,
marketing, atención al cliente, cobranzas, facturación,
producción) para que lo prometido al cliente se
cumpla con las condiciones de calidad y tiempo
aseguradas.
Este tiempo también sirve para reunirse con el Jefe de
Ventas y analizar el día de ventas, y los problemas o
solicitudes que se han dado en el campo.
Administración de tiempos
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo:
1. Monitoree como usan actualmente su tiempo los
asesores comerciales:
Si le dicen que parece que el día “se les va” muy rápido y
le quedan cosas pendientes por hacer, cree un registro
de actividades diarias.
Obligue a usar agenda (sea virtual, del celular o física
que es la más recomendable). Bastará con hacer anotar
las citas, los pendientes, las llamadas para poder
ordenarse en su tiempo diario.
Administración de tiempos
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo:
1. Monitoree como usan actualmente su tiempo los asesores comerciales:
Si le dicen que parece que el día “se les va” muy rápido
y le quedan cosas pendientes por hacer, cree un
registro de actividades diarias.
Obligue a usar agenda (sea virtual, del celular o física
que es la más recomendable). Bastará con hacer
anotar las citas, los pendientes, las llamadas para
poder ordenarse en su tiempo diario.
Programacion del Vendedor
El tiempo de un vendedor se considera como problema de:
• Asignación de recursos.
• Asignación de número de cuentas a visitar por día.
• Oportuna división del trabajo de campo y administrativo.
• Distribución óptima entre clientes potenciales, actuales y visitas de
servicio (ya que les resulta más difícil prescindir de los servicios del
vendedor).
• Asignación de tiempos por visita.
1. Monitoree como usan actualmente su tiempo los asesores
comerciales:
2. Calcule cuánto vale su tiempo:
“ Time is money” el tiempo es dinero. Si usted
sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces
puede tomar mejores decisiones.
Recuerde también de calcular cuántas horas
diarias necesita dedicar a actividades
facturables (lo que efectivamente puede
cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios
deseados. Y también tenga en cuenta cuanto
tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos
proyectos que mantienen su actividad en
movimiento.
2. Calcule cuánto vale su tiempo:
En este punto debemos la “ruta” de los vendedores diariamente para
ver si no hay tiempos malgastados por traslados mal programados.
Fijación de Rutas
Consiste en establecer patrones guiados para que
sean utilizados para realizar las visitas.
Tener direcciones eficientes que faciliten el traslado
del vendedor de un punto a otro de manera óptima y
rápida.
Asignación de territorios
Beneficios de fijar las rutas:
•Menor costo de viaje y tiempo.
•Mejor cobertura de territorio.
•Mejor comunicación.
•Planes de Rutas
•Recopilación de información.
•Número de visitas por vendedor.
•Método de transporte.
• Localización de los clientes.
Rutas de linea:
Modelos de Asignación de rutas
http://1.bp.blogspot.com/-3bjX9Uf83c4/VC4Rr87GcJI/AAAAAAAAACc/Cm9eWw1jmQo/s1600/Captura+de+pantalla+2014-10-02+a+la(s)+8.00.44+PM.png
Patrones circulares:
Modelos de Asignación de rutas
http://1.bp.blogspot.com/-EdY1nIAOeqQ/VC4SJqlYuvI/AAAAAAAAACs/4Qolq-5ra2A/s1600/Captura+de+pantalla+2014-10-02+a+la(s)+8.03.46+PM.png
Modelos de Asignación de rutas
Hojas de trébol:
http://1.bp.blogspot.com/-nQA4an57QYk/VC4R36UTsAI/AAAAAAAAACk/HNi8MnwfGEI/s1600/Captura+de+pantalla+2014-10-02+a+la(s)+8.00.54+PM.png
Patrones de araña:
Modelos de Asignación de rutas
http://3.bp.blogspot.com/-ycTwXmp0VS0/VC4TDItOgrI/AAAAAAAAAC8/tJt71SkHlJI/s1600/Captura+de+pantalla+2014-10-02+a+la(s)+8.07.37+PM.png
Modelos de Asignación de rutas
Matriz de distribución de visitas y ventas territoriales
Patrones de ruta de saltos y visitas o zig-zag:
http://4.bp.blogspot.com/-tAAus3JTLgg/VC4UJKPjtaI/AAAAAAAAADI/suXoH-VWmKQ/s1600/Captura+de+pantalla+2014-10-02+a+la(s)+8.11.57+PM.png
3.Arme un cronograma diario:
No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una
lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia.
Se debe tener un formato de “Reporte de Ventas” el cual puede ser
digital o escrito o ambos. Pues si estamos en la calle, podemos llenar
las horas que estuvimos con el cliente y el resultado de las visitas a
mano, y en la noche o mañana siguiente ingresarlo virtualmente para
su envío al Jefe de Ventas.
3.Arme un cronograma diario: PDA – Parte Diario de Actividades
Se aconseja que este reporte sea lo más simple posible, donde se
indique el resultado de la visita y el tiempo de la visita.
El resultado de la visita puede ser marcando con una “X” entre
alternativas comunes de resultado:
•No se encontró la dirección
•No se encontró al cliente
•No le interesa el producto o servicio
• Se agendará otra cita para el cierre (fecha)
• Venta abierta, consultará, volver a llamar o visitar.
4. Priorice:
¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles
prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más
importantes. Cree un sistema que funcione para usted.
Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):
¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
¿Cuáles se pueden reprogramar?
¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
4. Priorice:
Es claro, que el mayor tiempo de un asesor comercial es la calle,
pues en el campo se hacen las ventas. Y si fuese televentas, más
tiempo en llamadas (y no en trabajos operativos de llenado de
contratos por ejemplo). Pero no por eso, se debe descuidar el
trabajo administrativo (de escritorio) pues sin él no podríamos
planificar nuestras ventas ni podríamos controlar nuestros
objetivos.
5.Aprenda a decir NO:
Sea firme y mantenga suslímites personales. Es difícil mantener los
límites con los clientes que muchas veces no concuerdan con
nuestras propias necesidades.
¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta
tarea extra?
¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
¿Será lucrativa?
5.Aprenda a decir NO:
Recuerde: si está bien descansado y dedica a usted y a su familia el
tiempo que se merecen, estará más contento y será más productivo
en su trabajo.
Administración de tiempos
Programación del Vendedor
El tiempo de un vendedor se considera como problema de asignación de
recursos.
Asignación de número de cuentas a visitar por día.
Oportuna división del trabajo de campo y administrativo.
Distribución óptima entre clientes potenciales, actuales y visitas de
servicio (ya que les resulta más difícil prescindir de los servicios del
vendedor).
Asignación de tiempos por visita.
Programación del Vendedor
Debemos asignar y organizar:
• Asignación de número de cuentas a visitar por día.
• Oportuna división del trabajo de campo y administrativo.
• Distribución óptima entre clientes potenciales, actuales y visitas de
servicio (ya que les resulta más difícil prescindir de los servicios del
vendedor).
• Asignación de tiempos por visita.
Administración de tiempos
Asignación de Tiempos
Se establecen mediante planes de acción diarios, semanales,
mensuales, los cuales consisten en la fijación de objetivos planeados
mediante hojas de planeación.
Se especifica el tipo de atención a cada cliente así como las visitas y la
duración de las mismas.
Concentración de tiempo en las cuentas importantes.
Factores a considerar en el planeamiento de actividades de ventas:
1. Prioridades las mismas
2. Movilización necesaria (transporte público, taxis, auto propio, etc.)
3. Eventos externos que afectan las actividades de ventas (huelgas, paros,
lluvias, etc.)
4. Condiciones de los clientes (horarios de atención)
5. Actividades administrativas de la empresa (reuniones de ventas, de
marketing u otras)
6. La posibilidad de planes de contingencia.
Administración de tiempos
Ventajas de la planificación de las actividades de ventas:
1. Mayor organización para el vendedor y posibilidad de alcanzar sus
metas.
2. Permite al jefe realizar una supervisión planificada de sus
vendedores.
3. Se controlan gastos de transporte, al evitar movilizaciones no
planificadas ,aleatorias ó repetitivas (el cliente no está, vuelva
mañana).
Administración de tiempos
Administración de tiempos
En resumen
• Monitoree como usan actualmente su tiempo los asesores
comerciales de su equipo de ventas
• Calcule cuánto vale su tiempo (tiempo “perdido” en oficina y no en
campo vendiendo)
• Arme un cronograma diario o reporte de ventas, en el cual se
muestre el resultado de cada visita a los clientes: vendido, no se
encontró al cliente, dirección errada, volver a visitar en tal fecha, se
conversó pero hay que traerle muestras, visita de post-venta, etc.
• En este reporte de actividades se debe indicar de que hora a qué hora
se estuvo con cada cliente (lo demás es tiempo de traslados).
• Priorice las actividades, revisando la agenda de cada vendedor.
• Aprenda a decir NO cuando las actividades le agobian. Debe delegar
funciones para poder desarrollar lo realmente importante.
Administración de tiempos
Administración de tiempos
Asignación de Tiempos
Elección y distribución de prioridades de acuerdo a las principales
tareas y/o actividades, mediante el análisis de:
• Espera y viaje
• Venta cara a cara.
• Visitas de servicio.
• Tareas administrativas.
• Ventas por teléfono.
• Establecimiento de Metas
Cierre:
• El jefe de ventas debe planificar la venta de su equipo, y
administrar los tiempos y territorios donde trabajarán cada uno de
sus vendedores.
• Debe calcular el tiempo de las visitas de sus clientes, y presentar el
ratio de efectividad de la venta, es decir, cuantas visitas debe
realizar un vendedor para realizar una venta (efectividad del 50%.
33%, 25%, 20% , 10%, 5%).
GRACIAS