Ciclo de Deming

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Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra la mejora continua 
 
Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho para el mejoramiento 
continuo en las organizaciones. 
¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través de 4 pasos logramos el 
mejoramiento continuo? Es lo que veremos hoy al detalle. 
Qué es el ciclo PDCA 
Ciclo de deming (PHVA o PDCA): Qué es y cómo se hace + ejemplo práctico 
También conocido por sus siglas en español PHVA, el ciclo de deming o ciclo PDCA (PDCA cycle) se 
basa en la realización constante de 4 pasos 
 Planear (plan), 
 Hacer (do), 
 Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la «S» de study. 
 Actuar / ajustar (act). 
El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo planificado, para 
posteriormente revisar la diferencia entre lo planificado y lo realizado y ajustar, en caso de ser 
necesario. Pero la cosa no termina allí, el ciclo vuelve a iniciar con una nueva planificación y es de 
nunca terminar. De ahí que el ciclo de Deming conduzca a las organizaciones hacia la mejora 
continua (kaizen). 
 
¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA 
¿Te interesa la historia? Si es así dale click para contarte en unas cuantas líneas cómo se creó el ciclo 
PDCA. 
Historia del PDCA 
Cómo hacer el Ciclo PDCA 
Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos 4 pasos. ¿Adivinas 
cuáles son? 
 
 
 
 
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Planear: La planificación de los objetivos o 
actividades 
Antes que nada, debemos definir cuál es la 
situación. La aplicación del ciclo PHVA requiere 
tener la vista sobre un proceso, oportunidad o 
problema. 
Definir la situación implica realizar el análisis 
sobre el problema o evento. No se puede definir 
un plan de acción si antes no entendemos cuál 
es el problema. Aquí podemos usar cualquiera 
tipo de técnica de análisis (dale un vistazo a la 
sección de análisis y mejoramiento de 
procesos). Si hablamos de un problema, 
podemos usar herramientas como Espina de 
pescado o 5 por qué. 
 
Los 5 Por qué: Análisis de causa raíz basado en 
preguntas 
Dicho esto, en esta etapa es común que se 
realicen análisis cuantitativos, reuniones 
grupales, grupos de consenso, investigaciones, 
etc. Todo sea para conocer qué se debe hacer 
de cara a la etapa de «hacer». 
Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión 
debemos tener en cuenta que el PHVA se aplica 
tanto a nivel general como a nivel específico, 
siendo el general la representación de la 
estructura del sistema (numeral 0.3.2 de la 
norma lo explica) y el especifico un plan de 
acción para el cierre de una no conformidad o 
para nuestra vida misma. 
Una vez tenemos total claridad del problema o 
situación, planteamos la estrategia o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, 
abordar la oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia entre más específica, 
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mejor. Aquí es cuando herramientas como 5W2H toman relevancia al permitirnos afinar la 
planificación. 
Este para mí, es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los resultados no serán los 
deseados. No obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma. 
Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y responsables. Pero 
para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros aspectos como sitios o lugares, recursos, 
materiales, riesgos, factores críticos de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad. 
El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de Gantt o 
la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan de acción que 
les conciernen. 
 
Hacer: La ejecución de lo planificado 
Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros establecidos 
(recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el plan de acción, más recomendable es el 
seguimiento de una persona sobre cada actividad y responsable. 
A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en función del resultado 
de la ejecución de la actividad planeada. 
Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento y análisis de los 
datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa habrá 
diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los datos y se 
obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros importantes dentro de ese plan de acción. Eso se 
planea según el resultado de la ejecución. 
Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad del plan de acción se 
puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o prueba piloto para que, en función del 
resultado, se reproduzcan las mismas actividades a gran escala. 
 
Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado 
En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió lo planificado. 
Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que supone el 
plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos formas: 
 Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la actividad 
realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo, 
etc) 
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 Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa 
de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas de la calidad 
como pareto, diagrama de correlación y hojas de comprobación. 
Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar genera una lección 
aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión incluyan este punto. 
 
Actuar: Con base en los resultados 
La última etapa del círculo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias para cerrar las 
brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o 
recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua. 
La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre procedimientos y su 
posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar. 
 
Ejemplos de PHVA 
 
Ejemplo PDCA en una organización 
Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha realizado a 
tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en producción 
durante el último semestre. 
La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad: 
Iniciamos con la etapa de planificación: 
Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema: 
 ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas? 
 Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento. 
 Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción. 
 Determinamos que el costo fue de $US 3200 
¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos qué 
actividades se van a plantear: 
 Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que realice el 
mantenimiento de los equipos. 
 Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a maquinarias. 
 Analizar las opciones en términos de costo / beneficio. 
 Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y contractuales que 
esto conlleva. 
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 Verificartras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los mantenimientos. 
Desarrollamos los puntos definidos en la planificación: 
 El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240 el día, dos 
veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral 
con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de 
maquinaria. 
 Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el mantenimiento por 
día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de tener parada la producción en 
caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente 
laboral del personal que ellos envían. 
 Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más económica 
por lo que representa en términos de costos y cesión de responsabilidad. 
 Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento. 
Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación: 
 ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria en los 
últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue 
efectiva. 
Actuar, en caso de ser necesario: 
 En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo. 
 La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas, conviene 
realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo acuerdo. 
 
Ejemplo PHVA en un sistema de gestión 
Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal es el caso del 
sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001 explica como los capítulos se 
ajustan al ciclo PHVA. 
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Fuente: ISO 9001:2015 
Ejemplo PHVA en la vida de una persona 
Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la psicóloga y para él es muy 
importante quedar contratado. Para eso él: 
Planifica: 
 Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista laboral de ese tipo y prepara 
una respuesta. 
 Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus oportunidades, debilidades, 
amenazas y fortalezas. 
 Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y Google Street para saber 
cómo llegar y mitigar el riesgo de llegar tarde. 
 Busca información de la empresa. 
Hacer: 
 Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación. 
 Estudia su análisis DOFA. 
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 Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que le hacen, corresponden a las 
preguntas que él ya había estudiado o son sobre su personalidad, por lo que responde a partir 
de su análisis FODA. 
Verificar: 
 Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en unas pocas su respuesta pudo 
ser mejor. Para la próxima entrevista deberá saber por ejemplo, cómo a partir de la información 
de la empresa, del cargo y del profesional que es él, puede aportar a la compañía. 
Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su jefe inmediato. 
Ajustar: 
 Daniel fortalece los puntos débiles que logró verificar / comprobar en su primer entrevista. 
*** 
Para terminar... 
Como ves, ejemplos de PDCA hay muchos. No solo es una herramienta de las organizaciones. 
Debería ser una herramienta para nuestra vida misma. Hay quienes van por la vida sin definir dónde 
están y para dónde van. ¿Conoces alguno?