Sesión 9 Gestión de las Adquisiciones

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Gestión de las 
Adquisiciones del Proyecto
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto- Objetivo de la sesión
Al finalizar la sesión habrás aprendido los 
siguientes conceptos: 
✓Procesos de las adquisiciones 
✓Planificar las adquisiciones 
✓Hacer o comprar 
✓Tipos de contratos 
✓Efectuar las adquisiciones 
✓Controlar y cerrar las adquisiciones 
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto para 
el responsable de la compra 
La imagen de la empresa vía sus 
contactos
El Beneficio→ Depende de la aptitud 
del comprador para colocar en 
competencia las fuentes de su 
suministro
El Servicio que puede dar el 
proveedor
La Calidad del producto a 
comprar—que esta en las 
condiciones
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Acuerdos vinculantes Son documentos legales
Debe de tener:
Una oferta
Una aceptación
Que contenga algo de valor
Capacidad
Propósito legal
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto –
Estilos de Contratación
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Incluye los procesos necesarios para
comprar o adquirir productos,
servicios o resultados que es preciso
obtener fuera del equipo del
proyecto. La organización puede ser
la compradora o vendedora de los
productos, servicios o resultados de un
proyecto.
ÁREA DE 
CONOCIMIENTO
GRUPOS DE PROCESOS
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y 
CONTROL
Gestión de las 
Adquisiciones
❖ Planificar la Gestión
de las Adquisiciones
❖ Efectuar las
Adquisiciones
❖ Controlar las
Adquisiciones
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Planificar la Gestión de las 
Adquisiciones
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Documenta las decisiones de
adquisiciones del proyecto,
especificando el enfoque e
identificando a los proveedores
potenciales.
El beneficio clave de este proceso →
determina apoyo externo, qué
adquirir, de qué manera, en qué
cantidad y cuándo hacerlo.
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Entradas
➢ Acta de constitución: Tiene hitos, objetivos del 
proyecto
➢ Documentos del negocio: (El caso del negocio, el 
plan de gestión de beneficios)
➢ Plan de Dirección de Proyecto
➢ Plan de alcance
➢ Plan de gestión de calidad
➢ Plan de gestión de los recursos
➢ Linea base del alcance
➢ Documentos del proyecto
➢ Lista de hitos
➢ Asignaciones del equipo del proyecto
➢ Documentos de requisito
➢ Matriz de trazabilidad de requisitos
➢ Requisitos de recursos
➢ Registro de riesgos
➢ Registro de interesados
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
➢ Factores 
Ambientales
de la Empresa 
(términos y 
condiciones tipicos 
para los productos, 
servicios, 
condiciones de 
mdo, sistema de 
gestión de 
contratos, etc)
➢ Activos de los Procesos 
de la Organización
➢ Se incluyen los 
tipos de contrato y 
son los siguientes:
Tipos de contratos
Contrato Precio Fijo ó Suma Global
Costo +Honorario Fijo
Costo Planificado 
US$ 100,000
Costo Real 1 US 
150,000
Costos Real 2 US 
250,000
Honorario Fijo= 
US$10,000
Costo 
Reembolsable-
precio fijo
Contrato x Tiempo 
y Materiales
➢ Precio total Fijo x Producto Definido
➢ Puede Incluir Incentivos
➢ Un Ejm O/C
➢ Riesgo para el proveedor
Costo + Honorario
Costo Estimado 
Proyecto= US 
100,000
% Honorario del 
Costo= 10%
Honorario 
Esperado= US$ 
10,000
➢ Se le paga a vendedor Costos reales más 
Honorarios
➢ Incluye incentivos
➢ Menor riesgo para el proveedor
Contrato de costos Reembolsables
Comprador y 
vendedor pactan 
la tarifa desde 
antes y de alguna 
categoría y se 
paga sobre las 
horas directas 
trabajadas.
Contrato de Precio 
Fijo +Honorario con 
incentivos
Objetivo de 
desempeño se traza 
al inicio y el precio 
final se pacta al 
terminar el trabajo.
Se fija precio tope y 
si se supera objetivos, 
ejm cumplir 
cronograma, recibe 
incentivo.
Contrato de 
Precio Fijo con 
ajuste 
económico de 
Precio
Es un contrato de 
Largo plazo y 
permite ajustes 
inflacionarios, de 
devaluación 
para regularizar 
al precio final.
Contrato 
Precio Fijo 
Cerrado
Costo 
pactado al 
inicio sin 
modificación 
salvo cambio 
de alcance.
Costo + honorarios 
con Incentivos
Costo Planificado 
US$ 100,000
Costos Real 1 US$ 
98,000 (ahorrado)
Costos Real 2 US$ 
105,000 (ahorrado)
Honorario Fijo= 
US$10,000 
+
Bono 10% ahorro: 
Recibe US$ 2000
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Contrato Precio Fijo ó Suma Global
➢ Precio total Fijo x Producto Definido
➢ Puede Incluir Incentivos
➢ Un Ejm O/C
➢ > Riesgo para el proveedor
Contrato de Precio 
Fijo +Honorario con 
incentivos
Objetivo de 
desempeño se traza 
al inicio y el precio 
final se pacta al 
terminar el trabajo.
Se fija precio tope y 
si se supera objetivos, 
ejm cumplir 
cronograma, recibe 
incentivo.
Contrato de 
Precio Fijo con 
ajuste 
económico de 
Precio
Es un contrato de 
Largo plazo y 
permite ajustes 
inflacionarios, de 
devaluación 
para regularizar 
al precio final.
Contrato 
Precio Fijo 
Cerrado
Costo 
pactado al 
inicio sin 
modificación 
salvo cambio 
de alcance.
Cuando se usa?-→ Alcance muy bien definido 
y la duración se conoce.
Comprador tiene menor riesgo
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Costo +Honorario Fijo
Costo Planificado 
US$ 100,000
Costo Real 1 US 
150,000
Costos Real 2 US 
250,000
Honorario Fijo= 
US$10,000
Costo + Honorario
Costo Estimado 
Proyecto= US 
100,000
% Honorario del 
Costo= 10%
Honorario 
Esperado= US$ 
10,000
➢ Se le paga a vendedor Costos reales más 
Honorarios
➢ Incluye incentivos
Contrato de costos Reembolsables
Costo + honorarios 
con Incentivos
Costo Planificado 
US$ 100,000
Costos Real 1 US$ 
98,000 (ahorrado)
Costos Real 2 US$ 
105,000 (ahorrado)
Honorario Fijo= 
US$10,000 
+
Bono 10% ahorro: 
Recibe US$ 200
Se paga todos los costos admisibles (pago los 
materiales, la MdeO, otro concepto de costos no, 
sólo con los gastos auditables) y tmb se da una 
cantidad fija mínima.
Los incentivos pueden estar ligados a mejor 
calidad, menos duración, etc.
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto - Tipos de Contrato
Costo 
Reembolsable-
precio fijo
Contrato x Tiempo 
y Materiales
Comprador y 
vendedor pactan 
la tarifa desde 
antes y de alguna 
categoría y se 
paga sobre las 
horas directas 
trabajadas.
Cuando se usa?→ Cuando soy capaz de 
identificar que gastos voy a tener pero no sé 
estimar las cantidades.
Ejem: Sé que requiero consultoría pero no sé 
cuantas horas, sé que requiero instalaciones, 
pero no sé cuanto tiempo.
El contrato es abierto pero hasta un límite→
recursos son escasos. Se coloca una claúsula 
en el contrato.
Comprador y vendedor comparten el riesgo
Ventajas y desventajas de diferentes tipos de contrato
Ventaja Desventaja
Pocos contratos Mayor costo
Poca carga 
administrativa
Menor control
Responsabilidad sobre un 
contratista
Llave en Mano
Ventaja Desventaja
Menor Costo Muchos contratos
Mayor Control Mayor carga
Responsabilidad 
compartida sobre varios 
contratistas
Administración de materiales
Ventaja Desventaja
Menor riesgo para 
comprador
Necesita información 
completa del proyecto
Precio Fijo
Ventaja Desventaja
Se puede contratar con 
información incompleta
Mayor riesgo para 
comprador
Costos reembolsables
Ventaja Desventaja
Mayor compromiso del 
vendedor
Menor riesgo para el 
comprador
Pago al final contra entrega
Ventaja Desventaja
Menor compromiso del 
vendedor
Mayor riesgo para el 
comprador
Pagos con anticipos
Planificar la Gestión de Adquisiciones
Problema No. 1 Tipos de contrato
✓ Precio Fijo 
✓ Costos reembolsables 
✓ Por tiempo y materiales 
Situación Contrato
El alcance está definido y no tienes tiempo para controlar los gastos del vendedor
El trabajo debe comenzar lo antes posible y el alcance definitivo del proyecto no está 
determinado
Contratar los servicios de una consultorapara disminuir los riesgos del proyecto
Comprar 10,000 kilos de soja
Un proyecto con ciclos adaptativos tiene cambios en el alcance y los precios de 
mercado son transparentes.
Planificar la Gestión de Adquisiciones
Problema No. 2
a) En un contrato de reembolso de costos, se estima un costo de $200.000 y un honorario de $30.000. Si el
vendedor gasta menos, el ahorro se repartirá en un 50% para cada uno. Si el costo final es de $160.000,
¿Cuánto terminará pagando el comprador?
A. $160.000
B. $190.000
C. $200.000
D. $210.000
a) Respuesta: D
$160.000 + $30.000 + 50% x $40.000 = $210.000
Este sería un ejemplo de un contrato de reembolso de costos más un incentivo.
b) ¿Qué tipo de contrato (Precio fijo, Costos reembolsables, Tiempo y materiales) sería mejor en
cada tipo de documentos de las licitaciones?
A. Invitación a la Licitación (IFB: invitation for bid)
B. Solicitud de cotización (RFQ: request for quotation)
C. Solicitud de Propuesta (RFP: request for proposal)
b)Licitación: los contratos de precio fijo suelen ser los más utilizados
Presupuesto: los contratos por tiempo y materiales, o de precio fijo, serían los más recomendados.
Propuesta: si el alcance no está bien definido en los pliegos, el contrato de costos reembolsables sería
el más recomendado.
Herramientas y Técnicas:
❖ Juicio de Expertos (el depto de compras, el equipo legal, el equipo técnico, tienen los conocimientos para determinar
aspectos técnicos de lo que se requiere comprar)
❖ Recopilación de datos: Investigación de Mercado (búsqueda de información sobre capacidades de la industria y de
los proveedores, las tecnologías que tienen y lo que se requiere para el proyecto)
❖ Análisis de datos: Análisis de Hacer / Comprar (usar criterios de evaluación, se puede decidir si la empresa del
proyecto tiene la capacidad y el conocimiento para hacerlo ó comprar directo. Restricciones del presupuesto
pueden también llevar a decidir ejm Caso Sexteto)
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Herramientas y Técnicas:
❖ Análisis de selección de proveedores Revisar la demanda del proyecto, lo que se necesita y puede ser lo 
siguiente:
❖ Menor costo: Para adquisiciones estándares o de rutina, donde ya esta establecido y se espera un resultado bien definido
❖ Sólo por calificaciones: El comprador establece una lista breve y selecciona al oferente con la mejor credibilidad. 
Calificación, experiencia, pericia, áreas de especialización y referencias.
❖ Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidad: Se solicita al proveedor seleccionado que presente el 
detalle de la propuesta técnica y de costos y luego se negocia el contrato con él. Si la propuesta técnica es evaluada en 
base a la calidad de la solución técnica que se pidió, se acepta.
❖ Basados en costos y calidad: Permite incluir al costo como un factor del proceso de selección de vendedores. Si el riesgo 
es mayor, la calidad es primordial en vez del costo.
❖ Proveedor único: Se le pide una propuesta a un proveedor determinado y luego será negociada la propuesta técnica. 
Acá no hay competencia y sólo se hace debidamente justificado.
❖ Presupuesto fijo: Los ofertantes ajustarán su propuesta al presupuesto fijo. Se usa cuando la declaración del Trabajo esta 
muy clara, no habrá cambios.
❖ Reuniones: Con el equipo especializado y con los proveedores potenciales 
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
➢ Plan de Gestión de las Adquisiciones (Cómo adquirir los bb y ss. Describe los procesos de compras desde la elaboración de los 
documentos hasta el cierre del contrato)
➢ Estrategias de las adquisiciones: Después de finalizar el análisis de Hacer o Comprar y tomada la decisión de 
comprar, se identifica una estrategia. (el método de entrega, formas de pago de los contratos, Fases de la 
adquisición)
➢ Documentos de la licitación (Se usa para solicitar propuestas a proveedores, se determina la complejidad 
asociando riesgos, la experiencia del proveedor )
➢ Enunciado de Trabajo Relativo a las Adquisiciones (SOW) (se define que tipo de producto o servicio se 
adquirirá. Se determina el detalle como las ET, la cantidad, niveles de calidad, datos de desempeño, lugar de 
trabajo, puede ir refinándose hasta tener el contrato firmado)
➢ Criterios de Selección de Proveedores (pueden ser de calidad, conocimiento técnico, capacidad financiera, cercanía, 
desempeños pasados)
➢ Decisiones de hacer o comprar: (El equipo lo puede hacer, o debe de contratar )
➢ Estimaciones de costos independientes: Puede uno hacer su estimación o contratar a un especialista
➢ Solicitud de Cambio
➢ Actualizaciones a los Documentos del Proyecto (Documentación de requisitos, la matriz de trazabilidad de requisitos y el 
registro de riesgos)
Salidas
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Pasos para Gestionar las adquisiciones
Definir enunciado del trabajo (SOW)
Ó términos de referencia (TOR)
• Detalles del bien o servicio
• Criterios de aceptación
• Pliego de requisitos
• Personeria legal
• Cronograma de entregas
• Espeficaciones técnicas
• Propuesta económica
• Garantias
• Antecedentes
• etc
Anunciar licitación
• Publicidad
• Conferencias
• Etc
Identificar venedores 
calificados
• Experiencia
• Cultura de trabajo
• Infraestructura
• Sistema de calidad
• Equipo de trabajo
• Recomendaciones
• Solvencia financiera
• Etc
Preparar y enviar los 
documentos de la 
licitación
Recibir propuesta de 
vendedores
Evaluar propuestas
1. Técnico
2. Costos
Solicitar a los vendedores 
ajustes en las solicitudes
¿Es 
Necesario 
cambiar 
SOW?
¿Apego 
con SOW?
Firmar contrato
Seleccionar ganador
Si
No
Si
No
Ejercicio de Planificar adquisiciones
Ana ha sido contratada para gestionar las adquisiciones del Proyecto “Investigación clínica en Hepatotoxicidad con
fármacos”. El proyecto trata de realizar los ensayos clínicos con los pacientes seleccionados.
Se le ha solicitado la compra de 1,000 jeringas tipo 1.5 de acuerdo a las especificaciones definidas y durarán para 4
meses, el tiempo que demora los ensayos clínicos. Las jeringas serán usadas para obtener las muestras de sangre de los
pacientes y poder tener los resultados de la investigación.
El asistente administrativo tiene la costumbre de solicitar varias propuestas para escoger la compra de útiles y
herramientas.
Ana identifica que no existe un procedimiento de adquisiciones en el laboratorio ni definiciones de tipos de contrato.
Tiene la premura de comprar pero necesita primero establecer criterios, políticas y procedimientos.
Usted es experto en compras y muy amigo de Ana, por lo que ella lo llama para que la ayude en :
1) Definir el tipo de contrato
2) Definir el enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones de la empresa
Efectuar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones es el
proceso de obtener respuestas de
los vendedores, seleccionarlos y
adjudicarles un contrato.
El beneficio clave de este proceso
es que permite alinear las
expectativas de los interesados
internos y externos a través de
acuerdos establecidos.
.
Efectuar las Adquisiciones
➢ Plan de Gestión (Cómo se harán los procesos de las compras, gestión del alcance, requisitos, configuración, 
comunicaciones, riesgos )
➢ Documentos del proyecto (riesgos que aparecen en los contratos y que son recogidos del registro de riesgos)
➢ Documentos de la Adquisición (Acá podemos obtener algún registro para auditar una compra)
➢ Propuestas de los Vendedores (depende de la cantidad de propuestas que se defina, ejem trabajar con 3 
proveedores adjudicados y homologados)
➢ Factores ambientales de la organización
➢ Activos de los Procesos de la Organización (Lista de proveedores homologados, expertise, acuerdos previos)
Entradas
Efectuar las Adquisiciones
Herramientas y Técnicas:
❖ Publicidad (Considerar revistas especializadas, periódicos selectos ó publicaciones 
especializadas)
❖ Conferencia de Oferentes (Asegura que todos losproveedores entiendan de forma clara y 
uniforme los requisitos de la compra y que nadie reciba trato diferenciado).
❖ Negociación de las adquisiciones: Acuerdo mútuo entre ambas partes antes de firmar 
contrato
❖ Evaluación de Propuestas (Técnicas para ponderar las respuestas de los vendedores y esta 
detallada en el plan de adquisiciones. Se usan evaluaciones cualitativas como este ejemplo)
Efectuar las Adquisiciones
➢ Vendedores Seleccionados (son los competitivos, se ha negociado un contrato preliminar y 
que luego firmarán el contrato final)
➢ Acuerdos (Convenios, contratos, subcontratos o O/C, incluye terminos y condiciones 
especificas por parte del comprador para que el vendedor cumpla).
➢ Calendario de Recursos (cantidad, disponibilidad, fechas donde estan activos o no)
➢ Solicitudes de Cambio
➢ Actualizaciones al Plan para la Dirección de Proyecto (LB de costo, del alcance, del tiempo, 
plan de comunicaciones y plan de gestión de adquisiciones)
➢ Actualizaciones a los Documentos del Proyecto (Documentación de requisitos, documentos 
de trazabilidad de los requisitos, el registro de riesgos y el registro de interesados).
➢ Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Salidas
Efectuar las Adquisiciones
Ejercicio de selección
Ejercicio No. 4 Sistema de ponderación
El DP y su equipo deben seleccionar una máquina que necesita el proyecto de La Iberica.
Para la selección del proveedor se están evaluando distintos criterios: costo, entrega, funcionalidad, mantenimiento,
compatibilidad y garantía. No todos estos criterios tienen igual importancia para la empresa.
Las propuestas entregadas por cada proveedor fueron revisadas por tres miembros del equipo capacitados para decidir
sobre este tipo de maquinarias. Estas personas calificaron cada una de las características de los proveedores con una
escala del 1 (malo) al 10 (excelente).
Según la respuesta de los miembros del equipo se calculó un promedio simple de las calificaciones para asignar un único
valor a cada criterio.
Complete la matriz de selección de propuestas que se presenta a continuación para decidir cuál es el proveedor más
conveniente
Criterio Peso Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3
Nota Puntaje Nota Puntaje Nota Puntaje
1. Costo 20% 4 5 7
2. Tiempo de
entrega
15% 8 7 4
3.Funcionalidd 25% 4 5 9
4.
Mantenimiento
10% 6 6 4
5.
Compatibilidad
10% 8 6 4
6. Garantía 20% 6 6 6
TOTAL 100%
Ejercicio de Planificar adquisiciones
Ana con la ayuda de usted, estableció los tipos de contrato y el procedimiento de adquisiciones del proyecto. Debe de
proceder a efectuar las adquisiciones de la jeringa. Convocó a tres proveedores conocidos de Jeringas y elaboró este
cuadro registrando las propuestas.
Especificaciones V1 V2 V3 Deseado
Experiencia 20 10 5
Calidad ISO BPM ISO Certificación
Solvencia Financiera En rojo sistema Fin Azul Azul
Precio Unidad US$ US$ 0.035 US$ 0.025 0.04 US$ 0.02-
0.038
Especificaciones técnicas aguja tipo 1.5
Gauge aguja 26S 26S 26S 26S
Diametro exterior (mm) 0.47 0.472 0.469 0.46-0.047
Diámetro interior (mm) 0.13 0.132 0.128 0.11-0.13
Volumen muerto 0.68 0.68 0.68 0.68
1) Definir al vendedor seleccionado urtilizando la técnica de evaluación de propuestas
2) Definir si se realizará un contrato, convenio ó O/C (Como se definió en el plan?)
Controlar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Gestiona las relaciones de adquisiciones,
monitorea la ejecución de los contratos,
y efectúa cambios y correcciones según
corresponda.
El beneficio clave de este proceso es
que garantiza que el desempeño tanto
del vendedor como del comprador
satisface los requisitos de adquisición de
conformidad con los términos del
acuerdo legal.
.
Controlar las Adquisiciones
➢ Plan para la Dirección de Proyecto (acá tenemos el cómo se gestiona el proceso de adquisiciones)
➢ Documentos: Requsitos y trazabilidad hitos, Informes de calidad, gestión de riesgos, gestión de interesados, 
supuestos, lecciones aprndidas.
➢ Acuerdos (los convenios establecidos con los proveedores)
➢ Documentos de la Adquisición (encontramos registros completos de apoyo para administrar los 
procesos de adquisiciones, adjudicaciones y contratos)
➢
➢ Solicitudes de Cambio Aprobadas (Pueden incluir modificaciones en los términos y condiciones en el 
contrato que deben de considerarse)
➢ Informes de Desempeño de Trabajo (Documentación técnica, los informes del desempeño del vendedor 
indican que entregables se completan)
➢ Datos de Desempeño de Trabajo (Incluye el grado de cumplimiento de los standares de calidad, los costos 
incurridos y la identificación de facturas del proveedor que han sido pagadas)
Entradas
Controlar las Adquisiciones
Herramientas y Técnicas:
❖ Administración de Reclamaciones (Se documentan, procesan, monitorean y se gestionan a los largo de la vida del 
contrato, si no se resuelve, la mejor forma de hacerlo es por medio de la negociación).
❖ Revisiones del Desempeño de la Adquisición (para ver si cumple con el alcance, costo, calidad y tiempo según 
contrato, ver el éxito o fracaso con respecto al desempeño y ver la capacidad del proveedor de realizar el trabajo).
❖ Sistema de Control de Cambio del Contrato (formularios, sistemas de rastreo, procedimientos de resolución de 
disputas y niveles de aprobación para autorizar los cambios)
❖ Inspecciones (revisión estructurada del trabajo que realiza el proveedor)
❖ Auditorias (Estipulado en el contrato, se hace durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos 
o entregables del proveedor, Ejem válvulas llegaron defectuosas pese a la auditoria en planta del proveedor).
Controlar las Adquisiciones
➢ Adquisiciones cerradas: (Notificar formalmente al proveedor que se culminó el contrato)
➢ Información de Desempeño de Trabajo (Con ello identificamos problemas actuales o 
potenciales que servirán como lecciones aprendidas para el futuro, el cumplimiento del contrato)
➢ Solicitud de Cambio
➢ Actualizaciones al Plan de Dirección de Proyecto (se actualizan el plan de gestión 
de las adquicisiones, Linea base del cronograma y la línea base de costos)
➢ Actualizaciones a los Documentos de las adquisiciones (son los entregables del 
proveedor, cronogramas del proveedor, los cambios solicitados, documentación técnica hecha por el proveedor, 
informe del desempeño del proveedor, documentos financieros, garantías y resultado de las inspecciones que se 
hicieron)
➢ Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización (La 
correspondencia ya que los contratos lo requieren, cronogramas y solicitudes de pago, documentación sobre la 
evaluación del desempeño de los proveedores)
Salidas
Controlar las Adquisiciones
Plan de Gestión de Adquisiciones