Sesion 8 Gestión de la Comunicación

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Gestión de las comunicaciones del Proyecto
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO–
Objetivo de la sesión
Al finalizar la sesión habrás aprendido los 
siguientes conceptos: 
1.Planificar las comunicaciones 
2.Modelos de comunicación 
3.Métodos de comunicación 
4.Canales de comunicación 
5.Dimensiones de la comunicación 
6.Gestionar las comunicaciones 
7.Monitorear las comunicaciones 
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO 
✓ Todo el tiempo comunicándose, dentro y 
fuera del entorno del proyecto
✓ Comunicación eficaz genera puentes
¿Qué es la Comunicación?
Es el proceso de transferir información de una persona a otra. Es una 
herramienta para ayudarnos a hacer negocios, administrar relaciones, redes.
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Antes
Dar 
Instrucciones
Negociar
Controlar 
coordinar 
esfuerzos
Administrar, 
resolver 
conflictos
Da y 
reúne 
iideas
Persuadir
Motiva 
a otros
Dar 
puntos 
de vista
Story telling de un dia en la 
mañana
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Nueva Normalidad
CONCEPTOS CLAVES PARA LA GESTION DE LAS 
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Es forma escrita Hablados Formales o informales
A través de gestos A través de los medios Elección de palabras
La información que se intercambia puede ser de forma de
ideas, instrucciones o emociones. Los mecanismos del
intercambios pueden ser:
CONCEPTOS CLAVES PARA LA GESTION DE LAS 
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Internas y Externas Formales e Informales Verticales y Horizontales
Oficiales y No Oficiales Escritas y Orales Verbales y No Verbales
Las comunicaciones describen los medios posibles donde se
puede enviar o recibir información ya sea en reuniones,
presentaciones, objetivos, emails, medios sociales, informes
de desempeño. Las dimensiones de las actividades pueden
ser:
Ejercicio 1
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
ActividadesHabilidades
Cuestionamiento, prueba de ideas y 
situaciones
Educación al equipo de proyecto
Determinación objetiva de los hechos
Fijar y gestionar expectativas
Internas (dentro del proyecto) y Externas 
(proveedores, clientes, etc)
Formales (informes, actas) e 
Informales (emails, memos)
Verticales (jefes, gtes) y Horizontales 
(pared)
Oficiales (boletin, informe anual) y No 
Oficiales (extraoficiales)
Escritas y Orales
Persuasión Verbales y No Verbales (lenguaje 
corporal)
Escucha activa y efectiva
Resumir, recapitular, e identificar 
siguientes pasos
Negociación
Solución de conflictos.
Comunicación eficaz y comunicación eficiente
EFICAZ EFICIENTE
La información se da 
en el formato correcto
En el momento preciso
A la audiencia correcta
Con el impacto deseado
La comunicación eficiente implica dar 
exclusivamente la información 
necesaria
ÁREA DE 
CONOCIMIENTO
GRUPOS DE PROCESOS
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y 
CONTROL
CIERRE
Gestión de las 
Comunicaciones
❖ Planificar la Gestión
de las
Comunicaciones
❖ Gestionar las
Comunicaciones
❖ Controlar las
Comunicaciones
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Planificar la Gestión de las 
Comunicaciones
Planificar
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Proceso de desarrollar un enfoque y un plan 
adecuados para las comunicaciones del 
proyecto sobre la base de las necesidades y 
los requisitos de información de los interesados 
y de los activos de la organización disponibles.
El beneficio clave de este proceso es que 
identifica y documenta el enfoque a utilizar 
para comunicarse con los interesados de la 
manera más eficaz y eficiente.
Hacerla de forma temprana. Durante el plan 
del proyecto
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Planificar las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Entradas
Registro de Interesados
STAKEHOLDER REGISTER
Project Title: Date Prepared:
Nombre Pocisión Rol
Información
Contacto
Requerimientos Expectativas Influencia Clasificacición
Plan para dirección del Proyecto
Como se ejecuratá monitoreara controlará y cerrará 
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Entrada Entradas
Factores ambientales de la empresa
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Entrada Entradas
Activos de los procesos de la organización
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Análisis de Requisitos de Comunicación (determina la 
necesidad de información que los interesados requieren).
Canales Potenciales de 
comunicación =
n(n-1)/2
N= Interesados
Esto se convierte en una complejidad para la 
comunicación. Aspecto Clave: Determinar y 
delimitar quien se comunicaría con quien y de 
quien recibirá la comunicación.
Fuentes para identificar Interesados
➢Organigramas
➢Relación de Responsabilidad
➢Departamentos, disciplinas
➢No. personas del Proyecto
➢Necesidad Info Externa, Interna
➢Requisitos de interesados que 
quieren recibir en comunicación
Si tengo 5 interesados, cuantos canals potenciales tendría mi comunicación?
5x (5-1)/2=20/2=10 canales potenciales
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Tecnología de la Comunicación
➢ Urgencias de necesidad de info
➢ Disponibilidad de Tecnología
➢ Facilidad de Uso
➢ Entorno del Proyecto (cara a 
cara, virtual, diferentes idiomas)
➢ Sensibilidad y Confidencialidad
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Modelos de comunicación
Modelo básico emisor/receptor:
Ruido: 
•Distancia
•Infraestructura no adecuada
•Diferencia cultural
•Falta inf. contextual
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Escucha activa: Trata de: 
captar
aclarar y confirmar
Comprender y eliminar
barreras
Modelos de comunicación. Modelo iterativo: Este modelo se preocupa que al 
momento de entregar el mensaje, haya sido comprendido
Los Desafios de este 
modelo de comunicación 
a consider para asegurar 
la buena comunicación 
pueden ser:
Los diferentes Métodos de 
trabajo 
Edad
Nacionalidad
Disciplina profesional
Etnia
Raza
Género
EJERCICIO NO. 2
https://youtu.be/8Ox5LhIJSBE
EJERCICIO NO. 2
Parte 1 Herramientas Sobre los Modelo de Comunicación (En base al video 
visto)
1.Graficar el modelo de comunicación que correspondiente al video
1.Identificar si se da y el momento de la escucha activa.
1.¿Cuáles son los elementos humanos (emociones, cultura, etc) del emisor 
? Incluirlo en el gráfico de la pregunta 1
2.¿Cuáles son los elementos humanos (emociones, cultura, etc) del 
receptor?. Incluirlo en el gráfico de la pregunta 1
3.¿Existe una comunicación intercultural? ¿Cuál es?
4.¿Qué diferencia se encuentra en los estilos de comunicación?
5.¿Cuál es el ruido en la comunicación de estas dos personas?, incluirlo en 
el grafico de la pregunta 1
Ejercicio No. 2 Una mala comunicación
Codificar
Decodificar
Emisor
Decodificar
Codificar
Receptor
Ruido
Transmitir el 
mensaje
Confirmar el 
mensaje
Mensaje de 
retroalimentación
Ruido
Ruido
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Métodos de Comunicación
La comunicación Iterativa Es distintas alternativas 
para compartir la información entre los interesados.
Por ejemplo, realizar una reunión interactiva o bi-
direccional en tiempo real
La comunicación de tipo Push -> enviada a alguien 
específico pero sin saber si se entendió
La comunicación de tipo Pull→ audiencias grandes 
(intranet, e-learning)
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Habilidades interpersonales y de equipo
Evaluación de estilo de comunicación: Es una técnica para evaluar los estilos de 
comunicación e identificar el método, formato y contenido de la comunicación 
cuando se esta planificando. Se usa con personas poco colaboradores y detectar 
la brecha en la comunicación.
Conciencia política: ver los estilos de poder, reconocerlos cuales son formales y 
cuales informales. Es involucrarse con interesados que tienen poder.
Conciencia cultural. Esta relacionada a la comprensión de las diferencias entrelos 
individuos, grupos y organizaciones. Esta conciencia evita los malos entendidos.
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Representación de datos.
En esta herramienta se revisa la matriz de involucramiento de interesados y su grado de 
interes hacia el proyecto a fin de identificar necesidades de comunicación hacia los 
interesados sobre el proyecto.
Interesados Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo Líder
GR D
RGL C D
TR C
PYL C
MCC C D
ME D
EL C
FV C
C= Representa el nivel de participación actual de cada interesado
D= Nivel deseado de involucramiento del interesado que se requiere para el éxito del 
trabajo
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Herramientas
Reuniones: debate con el equipo 
Contar variación 
de reuniones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Salidas
Plan de Gestión de las 
Comunicaciones (que incluye)
➢Requisitos de interesados
➢Que info se comunicará
➢Xq distribuyo esta comunicación?
➢El plazo, frecuencia
➢La persona responsable de 
comunicar
➢La persona que autoriza la 
divulgación de info confidencial
➢Persona que recibirá info
➢Métodos a usar para enviar info 
(memo, email)
➢El proceso de escalamiento
➢El glosario de terminología
➢Diagrama de flujo de la info
➢Guías plantillas 
Actualización a los 
documentos del proyecto
➢El cronograma
➢El registro de interesados
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
–Plan de Comunicaciones (que incluye)
Interesados Información Método Frecuencia Envío
¿Quién la necesita? ¿Dónde se 
debe 
almacenar?
Iterativa Cuándo la 
necesitan?
email
¿Quién esta autorizado a 
tenerla?
Tipo 
Push
carta
Tipo Pull pdf
Asupciones (supuestos) Restricciones
Los informes de performance 
serán enviados sólo por el PM
diferencias horarias con miembros de equipo
El control de cambios será 
aprobado por cómite en 
caso afecte la ruta critica 
comunicaciones restringidas por horarios→
campamento minero
Ejercicio No. 2 2da Parte
Parte II Plan de comunicaciones
1.Describir la estrategia de comunicación que debería de plantearse entre 
estas dos personas del video
2.Desarrollar un plan de comunicaciones para las dos personas que aparecen 
en el video
Interesados Información Método Frecuencia Envío
¿Quién la necesita? ¿Dónde se 
debe 
almacenar?
Iterativa Cuándo la 
necesitan?
¿Quién esta autorizado a 
tenerla?
Asupciones (supuestos) Restricciones
Gestionar las 
Comunicaciones
Ejecutar
Es el proceso de crear, recopilar, 
distribuir, almacenar, recuperar, y 
realizar la disposición final de la 
información del proyecto de acuerdo 
con el plan de gestión de las 
comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es 
que permite un flujo de 
comunicaciones eficaz y eficiente 
entre los interesados del proyecto. 
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones
Este proceso va 
más allá de sólo 
una distribución 
de las 
comunicaciones. 
En este proceso 
podemos ver 
técnicas para 
conseguir una 
comunicación 
eficaz
Modelos Emisor – receptor: Son ciclos de poder 
garantizar interacción/participación y eliminar barreras
Elección del medio: una situación donde una 
comunicación oral o escrita es mejor 
Estilos de redacción: Comunicación por escrito dando el 
uso correcto. 
Técnicas de gestión de reuniones: Con agenda, abordar 
conflictos
Técnicas de presentación: Impacto corporal y ayuda 
visual con ppt, videos, etc, etc, 
Técnicas de facilitación: Construir consenso y superar 
obstáculos. 
Técnicas de escucha: Escucha activa, no permitir el 
ruido 
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Entradas
Plan de Gestión de las 
comunicaciones es la forma de 
planificar, estructurar, monitorear 
y controlar las comunicaciones
Informes del desempeño del trabajo 
(se recopila info del proyecto que se 
usa para generar comunicación, 
discusión). 
Deben de estar oportunamente
Deben de ser exactos
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Tecnología de la Comunicación
Se centra en asegurar que la 
tecnología elegida es la correcta 
para la comunicación que se 
requiere comunicar
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Métodos de Comunicación: La info fue recibida 
y comprendida para tener una respuesta?
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Habilidades de comunicación. Las técnicas que pueden usarse son:
Competencia de comunicación: Claridad en el propósito en los mensajes
claves, intercambio de comunicación eficaz y los comportamientos de
liderazgo
Retroalimentación: Es la información sobre la reacción a la comunicación
No verbal: Lenguaje corporal vía gestos, tono de voz y expresiones faciales
Presentaciones: Entrega formal de la información del proyecto
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Sistemas de gestión de la información
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Generación de informes del proyecto
➢Tener datos reales comparar con la línea base y ver el avance para comunicarlos
➢La info debe de estar de acuerdo al nivel que se quiere comunicar (Analisis de 
desempeño pasado, proyecciones, riesgos, resumen de los cambios, otra info relevante) 
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Habilidades interpersonales y de equipo
Escucha de forma activa
Gestión de conflictos
Conciencia cultural
Gestión de reuniones
Creación de relaciones de trabajo
Conciencia política
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Reuniones: Apoyan a la estrategia de comunicación
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Salidas
Comunicaciones del 
Proyecto
➢ Informes del Desempeño
➢ Estado de entregables
➢ Cronogramas
➢ Costos incurridoS
➢ Registros de incidentes
➢ Registro de lecciones aprendidas
➢ Cronograma del proyecto
➢ Registro de riesgos
➢ Registro de interesados
Actualización a los 
documentos del 
proyecto
Actualización a los 
archivos de los procesos 
de la organización
➢ Notificaciones a los Interesados
➢ Presentaciones del proyecto
➢ Registros del proyecto
➢ Retroalimentación de los 
interesados 
➢ Lecciones aprendidas
Controlar las 
Comunicaciones
Controlar y Monitorear
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones
Procesode monitorear y controlar las 
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo 
de vida del proyecto para asegurar que se 
satisfagan las necesidades de información 
de los interesados del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que 
asegura, en cualquier momento, un flujo 
óptimo de información entre todos los 
participantes de la comunicación
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Entradas
Plan para dirección del proyecto
➢Plan para la gestión de Recursos
➢Plan de gestión de comunicaciones
➢Plan de involucramiento de interesados
Documentos del proyecto ➢ Registros de incidentes
➢ Registro de lecciones aprendidas
➢ Comunicaciones del proyecto
Datos del desempeño del 
trabajo
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Herramientas
Juicios de Experto
Cuando hay temas técnicos específicos
Consultores
Grupos industriales
Expertos en la materia
Sistemas de gestión de la información
GESTION DE LAS COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO Monitorear la comunicacion Herramientas
Representación de datos.
En esta herramienta se revisa la matriz de involucramiento de interesadosy su grado de 
interés hacia el proyecto a fin de identificar necesidades de comunicación hacia los 
interesados sobre el proyecto.
Interesados Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo Líder
GR D
RGL C D
TR C
PYL C
MCC C D
ME D
EL C
FV C
C= Representa el nivel de participación actual de cada interesado
D= Nivel deseado de involucramiento del interesado que se requiere para el éxito del 
trabajo
Estas gestionando un Proyecto que es
importante para la empresa. Durante el
desarrollo del proyecto, empiezas a revisar el
status de la Matriz de involucramiento de los
interesados. Se ha identificado a un interesado
que es clave para las aprobaciones de tu Gestión
del cambio que es reticente al proyecto.
¿Cúal sería tu estrategia para atraerlo y que
logre entender y enamorarse del proyecto?
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Herramientas
Reuniones donde se genera debate, dialogo
Informes del desempeño del trabajo
Habilidades interpersonales y de equipo
Escucha de forma activa
Gestión de conflictos
Conciencia cultural
Gestión de reuniones
Creación de relaciones de trabajo
Conciencia política
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Salidas
Solicitud de Cambio
➢ Ajustes al plan
➢ Estimaciones de costos
➢ Recomendación de acciones correctivas
➢ Recomendación de acciones preventivas
Actualización al plan 
para la dirección del 
proyecto
Actualización a los 
documentos del 
Proyecto
➢ Registro de incidentes (log de polémicas)
➢ Informes de desempeño
➢ Pronósticos
➢ Plan de gestión de comunicaciones
➢ Plan de involucramiento de interesados
Actualización a los 
archivos de los 
procesos de la 
organización
➢ Formatos de informe
➢ Lecciones aprendidas que será parte de la base de datos 
histórica del proyecto y de la organización. (causas de los 
incidentes, razones de las acciones correctivas).
Integración de las comunicaciones