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informeSeguimientoMapasRiesgosJunio2018_Junio2019
JOHN JAIRO GRIJALBA OBANDO
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Contenido INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 CONTENIDO 1 Objetivo 2 Metodología 3 Desarrollo 3.1 Procesos de la Universidad 3.2 Consolidado Seguimiento acciones Mapas de riesgos 3.3 Comparativo ejecución de acciones (jul 2017 - jun 2018) vs (jul 2018 - jun 2019) 3.4 Indicadores asociados a riesgos 4 Administración de riesgos UIS vs Guía de administración de riesgos DAFP 5 Aspectos por mejorar en la administración de riesgos 6 Informe general Anexos *El seguimiento de las acciones de cada proceso se encuentra en los mapa de riesgos listados a continuación. A Mapas de Riesgos de Gestión por Proceso 1 Mapa de Riesgos Dirección Institucional 2 Mapa de Riesgos Planeación Institucional 3 Mapa de Riesgos Seguimiento Institucional 4 Mapa de Riesgos Gestión de la Calidad Académica 5 Mapa de Riesgos Formación 6 Mapa de Riesgos Investigación 7 Mapa de Riesgos Extensión 7.1 Mapa de Riesgos Consultorio Jurídico 7.2 Mapa de Riesgos Instituto de Lenguas 8 Mapa de Riesgos Admisiones y Registro Académico 9 Mapa de Riesgos Contratación 10 Mapa de Riesgos Jurídico 11 Mapa de Riesgos Relaciones Exteriores 12 Mapa de Riesgos Biblioteca 13 Mapa de Riesgos Financiero 14 Mapa de Riesgos Publicaciones 15 Mapa de Riesgos Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones 16 Mapa de Riesgos Bienestar Estudiantil 17 Mapa de Riesgos Gestión Cultural 18 Mapa de Riesgos Recursos Físicos 19 Mapa de Riesgos Talento Humano 20 Mapa de Riesgos Comunicación Institucional 21 Mapa de Riesgos Gestión Documental 22 Mapa de Riesgos Recursos Tecnológicos 23 Mapa de Riesgos UISALUD 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing1.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing1.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing1.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing1.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing1.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing1.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing1.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing1.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing1.xml#'Informe%20general%20'!A1 Objetivo - Metodología INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 OBJETIVO Realizar seguimiento a la gestión de riesgos por proceso de la Universidad, con la finalidad de verificar si los controles y las acciones se están cumpliendo y contribuyen a que no se materialicen los riesgos. METODOLOGÍA a) Estado actual: Revisar el estado actual de los Mapas de Riesgos de Gestión con el fin de validar que procesos requieren: seguimiento o seguimiento más actualización. b) Comunicaciones: Enviar comunicaciones (física o digital) a los líderes de proceso solicitando las evidencias de la ejecución de las actividades y actualización del Mapa de Riesgos, si es necesario. c) Seguimiento: Revisar las evidencias del cumplimiento de los controles, las acciones y la posible materialización de los riesgos. d) Nivel de cumplimiento: Evaluar en qué nivel de cumplimiento se encuentra la gestión de riesgos en la Universidad con base en los resultados de la vigencia revisada. e) Actualización: Revisar las propuestas de actualización de los Mapas de Riesgos y realimentar a los responsables en caso de que se presenten observaciones. f) Publicación: Gestionar la Publicación de los Mapas de Riesgos actualizados y del informe de seguimiento. Los siguientes rangos corresponden a las posibles sugerencias por hacer según los resultados de la ejecución de las acciones. RANGOS SUGERENCIAS SEGÚN RESULTADOS DE LAS ACCIONES 1 0% - 19% Sugerir a los procesos reevaluar las acciones y actualizar los Mapa de Riesgos. 2 20% - 39% 3 40% - 59% Sugerir a los procesos reevaluar las acciones o solicitar ampliación en el plazo de finalización de las acciones. 4 60% - 79% Sugerir a los proceso solicitar ampliación en el plazo de finalización de las acciones. 5 80% - 100% Sugerir al proceso terminar las acciones y dar cierre a las ya ejecutadas. *Rangos establecidos por el profesional de seguimiento UIS a) Revisar el estado de las mapas de riesgos b) Enviar comunicaciones y si es necesario hacer visitas a los procesos c) Análisis y Seguimiento e) Revisar la Actualización de las Mapas de Riesgos f) Gestionar la publicación d) Nivel de Cumplimiento de la Gestión de Riesgos 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing2.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing2.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing2.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing2.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing2.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing2.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing2.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing2.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing2.xml#'Informe%20general%20'!A1 Procesos UIS INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 3.1 PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD Para la validación del estado de los Administración de Riesgos, se tomó como base el modelo de operación por procesos de la Universidad del año 2018, el cual cuenta con 23 procesos. Adicionalmente se realiza el seguimiento a los mapas de riesgos de los subprocesos Consultorio Jurídico e Instituto de lenguas. 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing3.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing3.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing3.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing3.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing3.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing3.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing3.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing3.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing3.xml#'Informe%20general%20'!A1 Consolidado Seguimiento INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS # PROCESO Cumplimiento de controles n° de riesgos Cantidad de acciones Con ejecución total Con ejecución parcial Sin ejecución Porcentaje promedio de ejecución de las acciones Observaciones Control Interno y Evaluación de Gestión SI NO 1 DI Dirección Institucional X 4 7 7 0 0 100.00% 2 PI Planeación Institucional X 3 3 3 0 0 100.00% 3 SE Seguimiento Institucional X 6 9 8 1 0 94.44% 4 CA Gestión de la Calidad Académica X 3 4 2 2 0 74.42% Se sugiere incorporar en la actualización del mapa de riesgos del proceso, las acciones que tienen una ejecución parcial, con el fin de realizar el cierre eficaz de las mismas. 5 FO Formación X 3 7 5 2 0 95.21% 6 IN Investigación X 5 10 10 0 0 100.00% 7 EX Extensión X 2 2 2 0 0 100.00% 7.1 CJ Consultorio Jurídico X 5 7 7 0 0 100.00% 7.2 IL Instituto de Lenguas X 2 32 31 1 0 97.50% 8 AR Admisiones y Registro Académico X 2 2 2 0 0 100.00% 9 CO Contratación X 3 5 3 2 0 96.00% 10 JU Jurídico X 3 3 3 0 0 100.00% 11 RE Relaciones Exteriores X 8 25 19 5 1 92.00% * Analizar la acción que no fue ejecutada para validar si se debe: formular nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que contribuya a la no materialización del riesgo. 12 BI Biblioteca X 2 10 10 0 0 100.00% 13 FI Financiero X 5 7 7 0 0 100.00% 14 PU Publicaciones X 3 5 2 3 0 65.00% * Para el porcentaje promedio de ejecución de las acciones no se tuvo en cuenta la acción que no se ejecutó. * Analizar la acciónque no fue ejecutada para validar si se debe: formular nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que contribuya a la no materialización del riesgo. 15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones X 2 3 0 2 1 70.00% * Para el porcentaje promedio de ejecución de las acciones no se tuvo en cuenta la acción que no se ejecutó. * Analizar la acción que no fue ejecutada para validar si se debe: formular nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que contribuya a la no materialización del riesgo. * Se sugiere incorporar en la actualización del mapa de riesgos del proceso, las acciones que tienen una ejecución parcial, con el fin de realizar el cierre eficaz de las mismas. 16 BE Bienestar Estudiantil X 14 36 31 5 0 95.08% 17 CU Gestión Cultural X 3 9 9 0 0 99.67% 18 RF Recursos Físicos X 6 24 12 12 0 86.61% 19 TH Talento Humano X 4 12 4 6 2 90.00% * Analizar las acciones que no fueron ejecutadas para validar si se deben: formular nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que contribuya a la no materialización del riesgo. 20 CI Comunicación Institucional X 3 16 15 1 0 96.25% 21 GD Gestión Documental X 4 12 7 5 0 80.00% 22 RT Recursos Tecnológicos X 2 16 7 9 2 84.38% 23 UD UISALUD X 11 34 16 16 2 85.54% * Analizar las acciones que no fueron ejecutadas para validar si se deben: formular nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que contribuya a la no materialización del riesgo. TOTAL jun 2018- Jun 2019 108 300 222 72 8 92.08% TOTAL jun 2017- Jun 2018 110 268 207 53 8 92.00% 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing4.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing4.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing4.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing4.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing4.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing4.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing4.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing4.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing4.xml#'Informe%20general%20'!A1 Comparativo INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS # Proceso % Promedio de ejecución acciones Jun 2017- Jun 2018 % Promedio de ejecución acciones Jun 2018- Jun 2019 Observaciones Control Interno y Evaluación de Gestión 1 DI Dirección Institucional 100% 100% * El porcentaje de avance de las acciones varía teniendo en cuenta que se toma el dato a la fecha de seguimiento (30 mayo 2019). Por lo cual pueden existir acciones que aun están en proceso de ejecución o que serán incorporadas nuevamente en la actualización del mapa de riesgos para poder darle continuidad en el siguiente periodo. * Para el periodo jun 2018- Jun 2019 se evidencia un promedio de cumplimiento de las acciones del 94% siendo esto positivo considerando que el número total de acciones era de 300 en comparación con el periodo de seguimiento anterior (jun 2017- Jun 2018) en donde el número de acciones fue 268 con un porcentaje promedio total de ejecución del 92% * En total para este periodo no se ejecutaron 9 acciones las cuales no se tuvieron en cuenta en la ponderación de los promedios de ejecución. 2 PI Planeación Institucional 100% 100% 3 SE Seguimiento Institucional 94% 94% 4 CA Gestión de la Calidad Académica 82% 74% 5 FO Formación 99% 95% 6 IN Investigación 95% 100% 7 EX Extensión 100% 100% 7.1 CJ Consultorio Jurídico 100% 100% 7.2 IL Instituto de Lenguas 100% 98% 8 AR Admisiones y Registro Académico 100% 100% 9 CO Contratación 66% 96% 10 JU Jurídico 100% 100% 11 RE Relaciones Exteriores 84% 92% 12 BI Biblioteca 100% 100% 13 FI Financiero 78% 100% 14 PU Publicaciones 95% 65% 15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones 88% 70% 16 BE Bienestar Estudiantil 97% 95% 17 CU Gestión Cultural 72% 100% 18 RF Recursos Físicos 87% 87% 19 TH Talento Humano 100% 90% 20 CI Comunicación Institucional 98% 96% 21 GD Gestión Documental 95% 80% 22 RT Recursos Tecnológicos 98% 84% 23 UD UISALUD 78% 86% 92% 92.08% CONTENIDO /xl/drawings/drawing5.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing5.xml#'Comparativo%20'!A14. Estado de madurez /xl/drawings/drawing5.xml#Madurez!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing5.xml#'Procesos%20UIS%20'!A11. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing5.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing5.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing5.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing5.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing5.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing5.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing5.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing5.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing5.xml#'Informe%20general%20'!A1 Indicadores riesgos INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 NUMERO DE INDICADORES ASOCIADOS A RIESGOS # Proceso n° de Indicadores Observaciones Control Interno y Evaluación de Gestión 1 DI Dirección Institucional 0 *Seguimiento: Los indicadores son reportados a través del informe de desempeño del proceso a la Coordinación de Calidad trimestralmente. * Cada unidad plantea y realiza la medición de indicadores asociados a: - Todo el riesgo - Controles que contribuyen a la no materialización de los riesgos identificados. - Acciones que ayudan al fortalecimiento de los controles existentes o de unos nuevos, o acciones por un periodo específico. 2 PI Planeación Institucional 2 3 SE Seguimiento Institucional 1 4 CA Gestión de la Calidad Académica 3 5 FO Formación 2 6 IN Investigación 9 7 EX Extensión 2 7.1 CJ Consultorio Jurídico 4 7.2 IL Instituto de Lenguas 1 8 AR Admisiones y Registro Académico 1 9 CO Contratación 2 10 JU Jurídico 2 11 RE Relaciones Exteriores 2 12 BI Biblioteca 6 usuario: usuario: 3 central 3 en algunas sedes 13 FI Financiero 3 14 PU Publicaciones 0 15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones 2 16 BE Bienestar Estudiantil 2 usuario: usuario: 1 central 1 sede 17 CU Gestión Cultural 2 usuario: usuario: 1 central 1 sede 18 RF Recursos Físicos 1 19 TH Talento Humano 3 20 CI Comunicación Institucional 2 21 GD Gestión Documental 3 22 RT Recursos Tecnológicos 1 23 UD UISALUD 0 56 4. Estado de madurez /xl/drawings/drawing6.xml#Madurez!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing6.xml#'Procesos%20UIS%20'!A11. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing6.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing6.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing6.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing6.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing6.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing6.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing6.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing6.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing6.xml#'Informe%20general%20'!A1 Madurez INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 El siguiente nivel de cumplimiento se diseña con base en la -Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas v4- publicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública en octubre de 2018. Tiene en cuenta los riesgos asociados a: Gestión, Corrupción y Seguridad Digital. La guía adicionalmente se encuentraalineada con el MIPG. En la siguiente tabla se encuentran los niveles de madurez para validar el cumplimiento en la Universidad. Se presentan 10 criterios que en su totalidad contienen 47 ítems de valoración, por lo cual la valoración de cada nivel se da de multiplicar la cantidad de criterios por el numero asignado al nivel. NIVEL DE CUMPLIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS vs GUÍA DAFP % promedio total de Cumplimiento 1 BÁSICO La entidad reconoce que pueden existir amenazas en su entorno, no se han identificado los controles. 1% - 30% 2 INTERMEDIO La identificación de riesgos no se ha extendido para todos los procesos sino para unos pocos y es por eso que al interior de la entidad no se ha podido madurar la valoración y administración de los mismos, ni el diseño de mapas de riesgo por proceso y lineamientos para la administración de riesgos y falta fortalecer los controles. 31% - 60% 3 SATISFACTORIO La entidad se esmera por estar al día, con que su política de riesgos sea coherente con los cambios que surjan al interior de la entidad y sus procesos. La falla es que no es un comportamiento frecuente de la entidad y faltan aún procesos, áreas o unidades a los cuales se les debe identificar riesgos y otros que los deben actualizar. Se sensibilizan a los servidores en cuanto a las metodologías de administración de riesgos, pero no se reflejan avances en la implementación. Se cuenta con controles pero falta fortalecer la identificación y descripción para que mitiguen de manera adecuada el riesgo. 61% - 85% 4 AVANZADO Todos los procesos cuentan con su mapa de riesgos, se tienen identificados los riesgos que afectan los objetivos institucionales. El ejercicio de detectar nuevos riesgos se reflejan en la revisión continua de los mapas. La sensibilización de la administración de riesgos se da en toda la entidad, y las personas involucradas en procesos cuentan con herramientas de control, lineamientos y herramientas de administración de riesgos, actualizados y completos. Los controles son revisados, fortalecidos constantemente y cuentan con las especificaciones de construcción para que mitiguen de manera adecuada el riesgo. 86% - 100% n° CRITERIO DESCRIPCIÓN Total de puntos posibles por criterio NIVEL DE CUMPLIMIENTO Promedio de Cumplimiento Bajo (1) Aceptable (2) Medio (3) Alto (4) 1 Conocimiento de la entidad Está definida la Misión 16 4 100% Está definida la Visión 4 Han definido los objetivos estratégicos 4 Cuenta con una Planeación Institucional (Políticas, lineamientos, otros) que contribuyan al cumplimiento del PDI 4 2 Modelo de operación por proceso Están definidos los procesos en la institución 24 4 88% Los procesos contemplan todas las actividades, unidades, áreas u otros que contribuyen a la misión de la institución. 3 Los procesos definidos cuentan con caracterizaciones 4 Los procesos tienen definidos sus objetivos 4 Los objetivos están alineados con los objetivos institucionales 3 Se han definido planes, programas o proyectos asociados a los procesos para contribuir con la misión institucional y se les han identificado los riesgos. 3 3 Política de administración de riesgos Cuenta con un objetivo usuario: usuario: Establece los principios básicos y el marco general de actuación para el control y la gestión de los riesgos de toda naturaleza a los que se enfrenta la entidad. 40 4 95% Hay definido un alcance usuario: usuario: Establece el ámbito de aplicación de los lineamientos, el cual debe abarcar todos los procesos de la entidad. Se sugiere incluir a todas las seccionales o sedes que la entidad pueda tener en diferentes ubicaciones geográficas, con el fin de garantizar un adecuado conocimiento y control de los riesgos en todos los niveles organizacionales. 4 Están definidos los niveles de aceptación del riesgo o tolerancia al riesgo usuario: usuario: Establece “los niveles aceptables de desviación relativa a la consecución de los objetivos” (NTC GTC 137 Numeral 3.7.16), los mismos están asociados a la estrategia de la entidad y pueden considerarse para cada uno de los procesos. Los riesgos de corrupción son inaceptables. 4 Han identificado y descrito los términos y definiciones asociados a la administración de riesgos usuario: usuario: Aquellos relacionados con la administración del riesgo y con los temas que el manual o guía desarrollen y sean relevantes para que todos los funcionarios entiendan su contenido y aplicación 4 Han instaurado una metodología a utilizar. 4 Cuentan con una herramienta para la gestión de riesgos y se encuentra la explicación de su manejo. 3 Están definidos los aspectos relevantes sobre los factores de riesgo estratégicos para la entidad, a partir de los cuales los procesos pueden iniciar con el análisis para el establecimiento del contexto. 3 Se encuentra especificada la periodicidad para el monitoreo y revisión de los riesgos, así como el seguimiento de los riesgos de corrupción. 4 Han determinado los niveles de riesgo aceptados para la entidad y su forma de manejo. 4 Han incluido una la tabla de impactos o consecuencias institucionales. 4 4 Establecimiento del contexto Está establecido el contexto interno 16 4 75% Han establecido el contexto externo 4 Se ha identificado el contexto del proceso 3 Tienen identificados los activos de seguridad de la información usuario: usuario: Le corresponde a la primera línea de defensa identificar los activos en cada proceso. Ejemplo: Análisis de los objetivos estratégicos Son activos elementos que utiliza la organización para funcionar en el entorno digital tales como: Aplicaciones de la organización, servicios web, redes, información física o digital, tecnologías de información -TI, tecnologías de operación -TO. Análisis de los objetivos de proceso Determinar qué es lo más importante que cada entidad y sus procesos poseen (sean bases de datos, unos archivos, servidores web o aplicaciones claves para que la entidad pueda prestar sus servicios. usuario: usuario: Establece los principios básicos y el marco general de actuación para el control y la gestión de los riesgos de toda naturaleza a los que se enfrenta la entidad. usuario: usuario: Establece el ámbito de aplicación de los lineamientos, el cual debe abarcar todos los procesos de la entidad. Se sugiere incluir a todas las seccionales o sedes que la entidad pueda tener en diferentes ubicaciones geográficas, con el fin de garantizar un adecuado conocimiento y control de los riesgos en todos los niveles organizacionales. usuario: usuario: Establece “los niveles aceptables de desviación relativa a la consecución de los objetivos” (NTC GTC 137 Numeral 3.7.16), los mismos están asociados a la estrategia de la entidad y pueden considerarse para cada uno de los procesos. Los riesgos de corrupción son inaceptables. usuario: usuario: Aquellos relacionados con la administración del riesgo y con los temas que el manual o guía desarrollen y sean relevantes para que todos los funcionarios entiendan su contenido y aplicación 1 5 Identificación de riesgos Cuentan con técnicas para la identificación de riesgos 24 3 67% Cuentan con técnicas para la redacción de riesgos 3 Tienen identificadas y descritas las tipologías de riesgos 2 Se cuenta con mapa de riesgos de gestión 4 Se cuenta con mapa de riesgos de corrupción 3 Se cuenta con mapa de riesgos de seguridad digital 1 6 Valoración de riesgos Cuenta con análisis de causas 12 4 100% Se ha realizado el cálculo de probabilidad y consecuencias o nivel de impacto 4 Cuenta con la valoración de riesgos inicial o inherente 4 7 Valoración de los controles – diseño de controles Se han defino o establecido controles 32 4 38% Los controles están diseñados de forma que mitiguen de manera adecuada el riesgo 2 En laredacción está definido el responsable de llevar a cabo la actividad de control. 1 En la redacción está identificada la periodicidad de ejecución del control 1 Han Indicado cuál es el propósito del control. 1 En la redacción está identificada cómo se realiza la actividad de control. 1 Han identificado qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de ejecutar el control 1 Se ha definido la evidencia de la ejecución del control. 1 8 Mapa de Calor Cuentan con mapa de calor para los riesgos inherente (antes de controles) 8 1 25% Cuentan con mapa de calor para los riesgos residuales (después de controles) 1 9 Monitoreo y revisión Cuentan con una matriz de responsabilidades frente a la administración de riesgos 4 3 75% 10 Seguimiento Se ha realizado seguimientos a los riesgos de gestión por proceso según la periodicidad establecida por la institución. 12 4 75% Se ha realizado seguimientos a los riesgos de seguridad digital según la periodicidad establecida por la institución. 1 Se ha realizado seguimientos a los riesgos de corrupción de manera cuatrimestral como lo establece la normativa 4 *Nota: Tabla es de construcción propia, con el fin de hacer un posible acercamiento a las brechas actuales de la gestión de riesgos frente a la nueva guía del DAFP 74% Observaciones Control Interno y Evalución de Gestión Con base en el resultado promedio de cumplimiento total 74%, se puede identificar que la Universidad se encuentra en un nivel satisfactorio frente a las pautas establecidas por el DAFP en la guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas v4. Por lo anterior se plantean acciones de mejora para que sean revisadas y de ser consideradas se incorporen a la gestión de riesgos institucional y así poder tener un avance en el tema. 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing7.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing7.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing7.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing7.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing7.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing7.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing7.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing7.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing7.xml#'Informe%20general%20'!A1 A. Mejorar INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 ASPECTOS POR MEJORAR ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS A ANIVEL INSTITUCIONAL Los siguientes aspectos por mejorar se dan con base en la valoración del estado de madurez de la administración de riesgos UIS, por lo cual se recomienda que sean desarrollados por la Unidad responsable del despliegue de la metodología. ASPECTO EVALUADO ACCIONES POR EJECUTAR SUGERIDAS Control Interno y Evaluación de Gestión 1 Conocimiento de la entidad Socializar el PDI 2019-2030 para que los procesos tengan bases para complementar sus mapas de riesgos 2 Modelo de operación por proceso Analizar la posibilidad que la gestión de riesgos sea tenida en cuenta por todas las áreas, unidades, y oficinas de la universidad, no solo en la parte administrativa. Hacer el despliegue de como los objetivos de los procesos aportan al cumplimiento de los objetivos institucionales (PDI) Inculcar en los procesos la cultura de la gestión de riesgos para casos en los que se formulan planes, programas o proyectos. Revisar las caracterización (objetivo, alcance, actividades, salidas) y en caso de ser necesario actualizarlas. 3 Política de administración de riesgos Actualizar el Manual para la Administración de Riesgos con base en la metodología establecida por el DAFP y otros mecanismos que contribuyan al buen manejo del tema en la Universidad. 4 Establecimiento del contexto Incorporar en la gestión de riesgos de cada proceso el análisis del contexto interno y externo Identificar los activos de seguridad de la información y definir los responsables. 5. - 6. Identificación de riesgos y Valoración de riesgos Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos las técnicas para la identificación y redacción de riesgos Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos las tipologías de riesgos. Integrar la metodología de riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital. Revisar los riesgos de gestión identificados y de ser necesario actualizarlos con base en el análisis integral del contexto y del modelo de operación de la institución. Analizar los riesgos de corrupción y hacerlos extensivos a todos los procesos. Hacer la identificación de los riesgos de seguridad digital 7 Valoración de los controles – diseño de controles Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos la metodología para la construcción de controles incorporando: identificación de responsables, periodicidad de ejecución, propósito y la evidencia. 8 Mapa de Calor Incluir en la metodología de administración de riesgos la elaboración de los mapas de calor antes y después de controles, con el fin de poder evidenciar de forma gráfica como los controles contribuyen en la mitigación de los riesgos. 9 Monitoreo y revisión Fortalecer la identificación de los responsables frente a la administración de riesgos. 10 Seguimiento Incluir en la metodología el seguimiento a los riesgos de seguridad digital. 11 A nivel general se debe fortalecer la socialización de la metodología, capacitaciones constantes y acompañamiento en la implementación de los ajustes que se deben realizar a la gestión de riesgos. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS POR PROCESO ASPECTO EVALUADO ACCIONES POR EJECUTAR SUGERIDAS Control Interno y Evaluación de Gestión Identificación de riesgos • Validar la pertinencia de los riesgos teniendo en cuenta la actualidad del proceso. • Analizar el contexto interno y externo • Analizar las necesidades de los grupos de interés • Tener en cuenta para la identificación de riesgos los objetivos del proceso y los subprocesos. Análisis de causas • Para cada riesgo realizar el análisis de causas e identificar los posibles controles, en caso de no existir plantear acciones para crearlos • Teniendo en cuenta la cantidad de causas se deben priorizar según el impacto que tengan. Valoración de riesgos (antes y después de controles) • Revisar la valoración del riesgo, tener en cuenta que la valoración es por el riesgo no por causas. Acciones Tener en cuenta que las acciones se establecen para: • Fortalecer los controles existentes. • Crear nuevos controles si se han identificado nuevas causas. • Acciones que se ejecutarán por un tiempo y contribuyen a mitigar el riesgo. • Para los riesgos materializados se deben realizar todo el análisis y plantear acciones. Nota: Si de evidencia que los controles existentes han contribuido por varios periodos a que los riesgos no se materialicen puede que no sea necesario plantear acciones todo depende del análisis realizado por el proceso. 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing8.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing8.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing8.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing8.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing8.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing8.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing8.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing8.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing8.xml#'Informe%20general%20'!A1 Informe general INFORME DE SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS JUNIO 2018 - JUNIO 2019 INFORME DE CUMPLIMIENTO Nivel de Cumplimiento Administración de Riesgos vs Guía DAFP Para quela institución adquiera un nivel de madurez más avanzado con relación a la guía de administración de riesgos del DAFP, se requiere tener en cuenta la acciones de mejora establecidas en este informe las cuales principalmente se enfocan en la actualización de la metodología y el fomento de una cultura basada en la gestión de riesgos. Satisfactorio 74% RESULTADOS FURAG II -2018 El sistema de control interno de la UIS según los resultados del FURAG II se encuentra en un nivel satisfactorio de desempeño con una puntuación del 73.3, acorde con los componentes del MECI y el MIPG respecto a la puntuación del grupo par de 64.8 Dimensión Puntaje UIS Puntaje Max. A través del FURAG también se pudo evaluar el estado de los componentes del Sistema de Control Interno, entre los cuales está la Evaluación Estratégica del Riesgo para la cual se obtuvo un puntaje del 72.1, un puntaje muy cercano al resultado obtenido del análisis del nivel de cumplimiento de la Administración de Riesgos actual de la Universidad vs la Guía del DAFP que fue de 74%. Con base en lo anterior de deben revisar los aspectos del FURAG en el tema de riesgos que tuvieron una puntuación baja para incorporarlos en el plan de mejoramiento de la Administración de Riesgos de la institución. Ambiente propicio para el ejercicio del control 72.4 98.3 Evaluación estratégica del riesgo 72.1 95.5 Actividades de control efectivas 73.2 94.2 Información y comunicación relevante y oportuna para el control 75.9 96.8 Actividades de monitoreo sistemáticas y orientadas a la mejora 72.1 98.6 SEGUIMIENTO ACCIONES POR PROCESO En la metodología actual se tiene establecido que los procesos deben formular acciones que ayuden a fortalecer los controles y a mitigar la materialización de los riesgos, por esta razón para el periodo de seguimiento para los 23 procesos y 2 subprocesos, se presentaron 108 riesgo y 300 acciones, con un promedio general de cumplimiento del 92% Las acciones con un bajo porcentaje fue debido a aspectos como: Aun no han terminado el tiempo de ejecución y se requiere incorporarlas en la nueva actualización del mapa de riesgos del proceso, adicionalmente algunas acciones no se pudieron ejecutar por falta de gestión o falta de recursos por lo cual tuvieron que ser replanteadas en la actualización. n° de Riesgos UIS n° de Acciones % Prom. cumplimiento de acciones 108 300 92.08% CUMPLIMIENTO DE CONTROLES Y MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS Con base en el reporte de seguimiento realizado por los líderes de proceso y los facilitadores se puede concluir lo siguiente: • Para el periodo de seguimiento junio 2018 - junio 2019 no se materializó ninguno de los riesgos identificados; se presentaron eventualidades que derivaron en la identificación de nuevas causas que podían conllevar al incumplimiento de los objetivos y metas de los procesos, por lo cual se formularon acciones y controles adicionales. • Con relación a los controles existentes y según las evidencias allegadas, se están ejecutando y constantemente cada proceso analiza si es necesario mejorarlos para que contribuyan a la no materialización de los riesgos. • Aunque no se reportan riesgos materializados, se hace la salvedad que hay eventualidades puntuales en cada proceso que han sido identificadas a través de auditorías, seguimientos o a través del desarrollo diario de las actividades, para lo cual se plantean acciones ya sea en la actualización de los mapas de riesgos o en los formatos de acciones correctivas según corresponda. ¿Hay cumplimiento de los controles? SI NO X ¿Hubo Riesgos materializados? SI NO X Fecha corte del Seguimiento 30 de junio de 2019 Revisó el informe de seguimiento Nombre FRANCISCO JAVIER ACEVEDO Cargo Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Elaboró el informe de seguimiento Nombre ADRIANA PATRICIA AFANADOR VELASCO Cargo Profesional de Control Interno y Evaluación de Gestión 1. Objetivo 2. Metodología /xl/drawings/drawing9.xml#'Objetivo%20-%20Metodolog%C3%ADa%20'!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing9.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1CONTENIDO /xl/drawings/drawing9.xml#Contenido!A13.3 Comparativo /xl/drawings/drawing9.xml#'Comparativo%20'!A14. Riesgos UIS vs Guía DAFP /xl/drawings/drawing9.xml#Madurez!A15. Aspectos por Mejorar /xl/drawings/drawing9.xml#'A.%20Mejorar'!A13.4 Indicadores /xl/drawings/drawing9.xml#'Indicadores%20riesgos%20'!A13.1 Procesos UIS /xl/drawings/drawing9.xml#'Procesos%20UIS%20'!A16. Informe general /xl/drawings/drawing9.xml#'Informe%20general%20'!A1 Dirección Institucional PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Versión: 02 PROCESO: DIRECCIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el cumplimiento de la Misión, Visión y Políticas Institucionales conforme a la normatividad aplicable y a las disposiciones del orden nacional. Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Causas (Factores internos o externos) Efecto / Consecuencias (¿Cómo se refleja en la entidad?) Impacto Probabilidad Evaluación Riesgo Controles existentes Valoración riesgo Opciones de Manejo Acciones Responsables Cronograma Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Riesgo ¿Qué puede ocurrir? Descripción ¿En qué consiste o cuáles son sus características? ¿Por qué se puede presentar? ¿Por qué? ¿Por qué? Fecha inicio Fecha fin Incumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Institucional Que el proceso de la planificación institucional no se construya de acuerdo con los objetivos estratégicos y metas del Plan de Desarrollo Institucional. Rectoría Vicerrectoría Administrativa Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Investigación y Extensión Planeación DCIEG Unidades Académico Administrativas Al realizar una proyección deficiente de los recursos que se van a asignar en los proyectos que contribuyen al cumplimiento de las metas del PDI. Información incompleta, confusa o inexacta para la toma de decisiones en el ámbito presupuestal y financiero de la Universidad. No existe una formulación adecuada de los Planes de Gestión por parte de las UAA. No mejora la capacidad institucional para el desempeño de las funciones misionales. Deterioro de la imagen. Bajos niveles de eficiencia en la gestión Institucional. Incumplimiento de la visión de la Universidad. GRAVE (20) MEDIA (2) ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40) Informe de seguimiento a los indicadores estratégicos del PDI 2008 -2018. Capacitaciones realizadas por Planeación a las UAA con el fin de guiar la formulación de proyectos del Programa Anual de Gestión (PGA) de acuerdo con los objetivos del PDI. Seguimiento a los proyectos del PGA de las UAA por parte de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Seguimiento al Plan de mejoramiento fruto de la Acreditación Institucional. MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Realizar Informe dinámico de los indicadores del Plan de Desarrollo Institucional. Planeación 9 de mayo de 2018 30 de junio de 2019 Informe Dinámico publicado en la web 1 100% Se realizó la acción conforme a lo planeado, se cuenta con el informe de los indicadores del plan de desarrollo y se está en proceso de publicación en la página web. Por la no alineación de las actividades de las UAA con el PDI. Desconocimiento de los objetivos, metas y actividades estratégicas que contiene el Plan de Desarrollo Institucional. Falta de un adecuado proceso de comunicación del PDI. Implementar el modelo de gestión para el despliegue de la visión de la UIS Vicerrectoría Administrativa y Planeación 1 de febrero de 2018 30 de junio de 2019 Porcentaje de participación de los cargos del alcance del proyecto. 50% 100% Autor: Autor: Nivel de cumplimiento del indicador del mapa de riesgos: 30% (A finalde año se tiene programado alcanzar al menos el 50%) Unidades que han realizado reuniones de equipo, uno a uno o que han participado en capacitaciones con el equipo de facilitadoras: 1. Biblioteca. 2. UISALUD. 3. Div. Financiera. 4. Div. Publicaciones. 5. Decanato Fisicoquímicas. 6. Decanato Fisicomecánicas. 7. Decanato de Ciencias. 8. Vicerrectoría de Investigación y Extensión. 9. Decanato de Ciencias Humanas. 10. Sede Barbosa. 11. Teleuis. 12. Div. Recursos Humanos. 13. Div. Servicios de Información. 14. Div. Mantenimiento Tecnológico. 15. Div. Bienestar Universitario. 16. Vicerrectoría Administrativa 17. Cededuís 18. Dirección de Admisiones y registro académico 19. Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. 20. Sede UIS Málaga 21. Vicerrectoría Académica El proyecto Despliegue de la Visión en el 2018 tuvo como objetivo consolidar el modelo de gestión de la metodología de Alineación Total. Para tal fin, con el apoyo del equipo de facilitadoras se realizaron diversas actividades con los cargos del alcance del proyecto; algunas de estas son: cierre de indicadores de 2017, apertura de indicadores de 2018, capacitación a nuevos funcionarios que ocupan los cargos del alcance, procesos de revisión de equipo y procesos de revisión uno a uno. Asimismo, se realizó un taller que tuvo como objetivo explorar la visión definida en el Proyecto Institucional, su relación con los enfoques estratégicos y la contribución de cada uno, desde su función y rol, para su cumplimiento. Para el taller se aplicó la metodología de café mundial. Finalmente, se realizó un ejercicio de lecciones aprendidas con el equipo de facilitadoras. Incumplimiento de las políticas, reglamentos, estatutos y demás normativa que sea aplicable a la Universidad No aplicación o aplicación errónea de políticas, reglamentos, acuerdos y normativa aplicable a la UIS. Rectoría Vicerrectoría Administrativa Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Investigación y Extensión Planeación DCIEG Unidades Académico Administrativas Desconocimiento de las políticas, reglamentos, estatutos y normativa aplicable a la Universidad. No se tiene claridad por parte de las UAA de las normas, políticas y reglamentos aplicables a cada proceso y a la Universidad. No hay un mecanismo de actualización y recopilación de la normativa interna y externa aplicable en cada proceso de la Universidad. Detrimento patrimonial. Pérdida de credibilidad. Sanciones disciplinarias, fiscales o penales. Posicionamiento y deterioro de la imagen institucional. GRAVE (20) MEDIA (2) ZONA DE RIESGO MODERADO (20) Auditorias internas realizadas por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Micro sitio en la Página web institucional para el control y seguimiento de la ciudadanía: "Transparencia y acceso a información pública"; Veeduría ciudadana; Rendición de Cuentas Documentación del Sistema de Gestión de Calidad. Actas de reuniones de grupos primarios para el seguimiento de las actividades de cada proceso. Correos y circulares para dar a conocer cambios o lineamientos de los procesos. Divulgación del Diario Normativo por medio de correos electrónicos. MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Documentar los procedimientos de bonificaciones extraordinarias; auxiliaturas estudiantiles; y horas extras. (Proyecto 4100) Vicerrectoría Administrativa 1 de febrero de 2018 30 de junio de 2019 Propuesta de mejora de los procedimientos de bonificaciones extraordinarias, auxiliaturas estudiantiles y horas extras, realizado. 3 100% La Vicerrectoría Administrativa en su plan de gestión formuló el proyecto “Análisis, mejora y documentación de los procedimientos de auxiliaturas, bonificaciones y horas extras”. Las actividades programadas, que incluían la elaboración de las propuestas de mejora, se desarrollaron y cumplieron al 100%. No hay estandarización en los procedimientos y formatos de las actividades que realizan las UAA con el Sistema de Gestión de Calidad. Falta definir procedimientos y formatos formales que correspondan con la normativa por parte de las UAA encargadas y estén enmarcados en el Sistema de Gestión de Calidad. Desconocimiento del proceso y las funciones propias de la administración pública. Por necesidad de tomar las decisiones en menos tiempo (improvisación). Complejidad en las políticas y normativa. No alineación en los temas por parte de los emisores de la normatividad. Inexistencia de guías o manuales que faciliten la interpretación y aplicación de las normas. Aplicación de normas para beneficio propio o de terceros. Seguimiento deficiente en las actividades de cada proceso. Inexistencia de controles finales en las decisiones tomadas y actividades realizadas por los funcionarios. Desarrollar módulos de información que estén alineados con el plan de transparencia y anticorrupción de la Universidad, tales como: Validación de la afiliación de los usuarios de UISALUD , y la emisión de certificados y carnets en línea para los afiliados de UISALUD. Vicerrectoría Administrativa y la División de Servicios de Información 1 de febrero de 2018 30 de junio de 2019 (Número de Sistemas de Información desarrollados /Sistemas de Información planificados para desarrollo)*100% 100% 100% Se desarrollaron los módulos de información establecidos para UISALUD. No hay participación o apropiación por parte de la comunidad en la definición de las políticas institucionales. Incomunicación entre estamentos o carencia de reflexión crítica sobre el estado de cosas existentes. Medios y espacios ineficientes de comunicación entre estamentos. Extemporaneidad de rendición de cuentas No se realiza rendición de cuentas en el tiempo previsto Rectoría Vicerrectoría Administrativa Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Investigación y Extensión Planeación DCIEG Unidades Académico Administrativas Entrega de informes de gestión de las UAA por fuera de las fechas establecidas. Falta de actualización de la información por parte de las UAA. Deficiencias en la planificación de la rendición de cuentas. Deterioro de la imagen institucional. Disminución de la participación de la comunidad en temas institucionales. Incumplimiento de la normatividad en rendición de cuentas. GRAVE (20) BAJA (1) ZONA DE RIESGO MODERADO (20) Publicación de la rendición de cuentas en la página Web y medios de divulgación internos como correos electrónico y redes sociales. Especiales periodísticos TELEUIS; Periódicos UIS. Redes sociales institucionales. Informes publicados en la página Web: UIS en Cifras. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano publicado en la página institucional. MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Actualizar la estrategia de rendición de cuentas. Planeación con el apoyo de TELEUIS 9 de mayo de 2018 30 de junio de 2019 Documento de la Estrategia de Rendición de cuentas actualizado 1 100% Se actualizó la estrategia de rendición de cuentas, según se evidencia en documento anexo. Entrega de información poco clara y extensa por parte de las UAA. No hay claridad en los lineamientos para la rendición de cuentas. Baja participación de la comunidad en los ejercicios de rendición de cuentas. Poco interés y baja apropiación de la comunidad hacia la rendición de cuentas. Enviar información errónea o incompleta en reportes a entes de control y demás instituciones a las que se proporciona información institucional. Presentar información errónea o incompleta que no esté de acuerdo a la realidad de la Universidad a los entes de control y demás entidades o instituciones que lo solicitan. Unidades Académico Administrativas Error involuntario en el registro de los datos e información Modificaciones en la forma de reportar la información solicitada. Desconocimiento de la plataforma y sistemas de información o sus actualizaciones. Las entidades a las que se les reporta información institucional nodivulgan los cambios, ni capacitan al personal sobre el manejo de las herramientas o la forma de presentar la información solicitada. Medición incorrecta en indicadores a nivel nacional. Sanciones; hallazgos administrativos, penales y fiscales Toma de decisiones inadecuadas Actos mal intencionados de terceros Deterioro de la imagen y credibilidad institucional GRAVE (20) MEDIA (2) ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40) Revisiones periódicas a los informes a presentar al SNIES. Uso de la herramienta "Sistema Integrados de Información" que permitan disminuir los errores. Informes publicados en la página Web (Informes financieros, UIS en Cifras). MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Enviar comunicación de recomendaciones a las unidades que reportan información a los entes de control Vicerrectoría Administrativa y Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 14 de enero de 2019 30 de junio de 2019 Comunicación a las unidades que reportan información a los entes de control enviada 1 100% Esta actividad es permanente y las evidencias reposan en la Dirección de Control Interno. Consulta en la fuente inadecuada. Cada UAA cuenta con información parcial sobre un mismo tema Falta de integración de las unidades o procesos que manejan la información a reportar e igualmente falta de análisis de datos que se reportan. Actualizar el diligenciamiento de las plantillas SNIES Planeación 9 de mayo de 2018 30 de junio de 2019 Plantilla SNIES actualizada 1 100% Se adjunta correo enviado al SNIES, en el que se solicita actualización y se adjunta el archivo de Excel con la plantilla actualizada. 4 7 100% Total de riesgos Total de acciones CONTENIDO /xl/drawings/drawing10.xml#Contenido!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing10.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1 Planeación PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Versión: 02 PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Asesorar y apoyar la planificación institucional, en el horizonte de la Misión, Objetivos y Políticas establecidas por el Consejo Superior, el Consejo Académico y el Rector. Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Causas (Factores internos o externos) Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en la entidad?) Impacto Probabilidad Evaluación Riesgo Controles existentes Valoración riesgo Opciones de Manejo Acciones Responsables Cronograma Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Riesgo Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Por qué se puede presentar? Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin El presupuesto general de la Universidad no se elabore de acuerdo con los requerimientos institucionales El presupuesto general de la Universidad no tenga en cuenta los requerimientos institucionales; que el programa de gestión no tenga financiación asegurada o que los proyectos de inversión no consideren el debido financiamiento de los gastos de operación. Ordenadores del gasto (al proporcionar información inadecuada) Planeación UIS Variables Macroeconómicas Sobreestimar los ingresos Subestimar los gastos Realizar una proyección deficiente de los ingresos o gastos por omisión o exceso. La información que proviene de cada una de las UAA no refleja la situación real en cuanto a los rubros y/o su monto Déficit e inestabilidad financiera de la Universidad No se aumente la capacidad institucional para desempeñar las actividades misionales Deterioro de la imagen Institucional Información inadecuada para la toma de decisiones en el ámbito presupuestal y financiero de la Universidad GRAVE (20) MEDIA (2) IMPORTANTE (40) Lineamientos por parte de Rectoría para la elaboración del presupuesto. MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) EVITAR Fortalecer la divulgación del proceso de programación anual, a través de la difusión a líderes de UAA y profesionales de apoyo. Director y profesionales de Planeación Jun-18 Oct-18 Número de reuniones informativas a líderes de UAA y profesionales de apoyo. 9 100% Se llevaron a cabo 9 reuniones informativas con líderes de UAA, organizados por facultad y vicerrectoría: IPRED, Facultad de Ciencias, Facultad de Ing. Fisicomecánicas, Facultad de Salud, Facultad de Ing. Fisicoquímicas, Facultad de Ciencias Humanas, Vicerrectoría Administrativa, Vicerrectoría Académica y Vicerrectoría de Investigación y Extensión Así mismo se realizaron 2 sesiones de capacitación para líderes y personal de apoyo Consulta del comportamiento de las variables macroeconómicas a lo largo del año. Consulta ejecución presupuestal del año. Capacitaciones a las UAA. Viabilizar proyectos con una relación costo/beneficio negativa y/o con impacto no cuantificado sobre los recursos de funcionamiento. La información que proviene de cada una de las UAA no refleja la situación real en cuanto a los rubros considerados y/o su monto. Por necesidad de tomar las decisiones en menos tiempo (improvisación). Falta de capacidad del gestor y del evaluador. Comparación entre el presupuesto proyectado y el histórico. Verificación de partidas que presentan desviaciones con la fuente de información (suministrada por las UAA) - (Documento de trabajo) Reuniones de revisión y retroalimentación de información entre Planeación y la alta dirección para determinar los ajustes necesarios. Observaciones a las UAA sobre los proyectos de gestión formulados. Reuniones de retroalimentación de información con la Comisión del Consejo Superior. Pérdida de recursos destinados para proyectos de inversión Pérdida de recursos destinados para proyectos de inversión por la no asignación a tiempo de recursos provenientes de Ordenanza. UAA IPRED Planeación UIS No se presentan propuestas para ser financiadas por estos recursos en las fechas establecidas No son aceptadas las propuestas presentadas para ser financiadas por estas fuentes de financiación No se identifican proyectos que cumplan con los lineamientos para ser financiados con estos recursos No existe una base de propuestas que cumplan con lineamientos para ser financiados con estos recursos No aprovechamiento de recursos destinados para proyectos de inversión No hay un óptimo desempeño de la Universidad en el cumplimiento de las actividades misionales GRAVE (20) MEDIA (2) IMPORTANTE (40) Contar con una base de propuestas priorizadas para ser presentadas MODERADO (20) Impacto: Grave (20) Probabilidad: Baja (1) EVITAR Acompañamiento a la formulación de propuestas de inversión de las UAA, evidenciando los requerimientos necesarios del proyecto en las fechas indicadas. Director y profesionales de Planeación Jun-18 Jun-19 Monto a solicitar con propuestas de inversión presentadas para recursos de ordenanza 20.000 smmlv 100% Se adjunta evidencia del registro de los proyectos en la plataforma para financiar con recursos de gobernación Capacitación a las UAA Cumplimiento del Procedimiento Institucional para la planeación y aprobación de la inversión (PPI.04). Suministrar información errónea o incompleta Suministrar datos inadecuados a las entidades nacionales que interactúan con la Universidad UAA Planeación La información que proviene de cada una de las UAA no cumple con los requerimientos establecidos. La entrada de la información (insumo) es defectuosa. No hay responsabilidad en el suministro de la información. Sanciones Pérdida de credibilidad Disminución o pérdida de los ingresos GRAVE (20) ALTA (3) INACEPTABLE (60) Revisión y validación que hacen los funcionarios de Planeación sobre los datos suministrados. MODERADO (20) Impacto: moderado(10) Probabilidad: Media (2) REDUCIR EVITAR Actualización en el diligenciamiento de las plantillas SNIES Profesionalde Planeación Jun-18 Jun-19 Plantilla SNIES actualizada 1 100% Se solicitó actualización por medio de un archivo de Excel, plantilla actualizada, enviada a SNIES. Inadecuada administración de los sistemas por parte de los responsables del poblamiento de las bases de datos. Falta de capacitación Auditorias externas para verificar la calidad de la información reportada por las UAA. Insuficiencia en el desarrollo de los sistemas de información. Causas atribuibles al Proceso de Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones. Existencia de archivos que soportan los reportes dados por las UAA. Falta de oportunidad en el reporte de información a las Instituciones que lo requieren. No coincide el calendario académico de la Universidad con los establecidos por las demás instituciones. Falta de oportunidad en el reporte de información por parte de las UAA. Establecimiento de cronograma con fechas de corte para el registro de la información. Revisión por parte de los funcionarios de Planeación para verificar el poblamiento de las bases de datos. 3 3 100% Total de riesgos Total de acciones CONTENIDO /xl/drawings/drawing11.xml#Contenido!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing11.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1 Seguimiento Institucional PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Versión: 04 PROCESO: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar seguimiento continuo a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y Apoyo de la Universidad a través de un enfoque sistémico de auditorías internas; de igual forma, dar asesoría y acompañamiento en Administración del Riesgo y Planes de Mejoramiento. Así mismo, proporcionar valor agregado a la organización a través de recomendaciones con un alcance preventivo y de mejoramiento de los procesos. Además, apoyar la Solución de Conflictos administrativos y facilitar el flujo de información con Entes Externos. Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Causas (Factores internos o externos) Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en la entidad?) Impacto Probabilidad Evaluación Riesgo Controles existentes Valoración riesgo Opciones de Manejo Acciones Responsables Cronograma Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Riesgo Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Por qué se puede presentar? Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin Incumplimiento al rol de asesor Falencias en la orientación técnica y recomendaciones para mejorar procesos, evitar desviaciones en los planes y programas e identificación de riesgos Dirección de Control Interno y Evaluación de gestión Falta de Acompañamiento y Asesoría a las Unidades Académico Administrativas para la mejora de procesos No se tienen establecidas las necesidades de las UAA con relación a la mejora continua *Incumplimiento de Normatividad Interna y Externa *Inadecuada toma de decisiones *Deterioro de la calidad académica y administrativa *Sanciones Legales Moderado (10) Media (2) Moderado (20) * Difusión de documentación del proceso Seguimiento institucional en la página Web institucional * Asesorías constantes a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y reuniones con los procesos Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5) Aceptable ASUMIR Apoyar capacitaciones en temas contractuales Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 1/1/18 6/30/19 Evidencia de la Capacitación Listas de asistencia o registro fotográfico 1 100% La DICIEG constantemente participa en las capacitaciones realizadas por el proceso de Talento Humano y por el proceso de contratación. Adicionalmente se brinda acompañamiento de forma telefónica, por correo y de forma presencial Hacer procedimiento para la publicación de Contratos en la Plataforma SIA OBSERVA Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 1/1/18 6/30/18 Procedimiento Publicado 1 100% El procedimiento fue elaborado y se encuentra publicado en el SGC de la intranet. Asesorar a través de diferentes medios a las UAA en temas relacionados con Control Interno Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 1/1/18 6/30/19 3 Asesorías 50% 100% Dentro de las funciones de la DCIEG está la de asesorar a las UAA, por lo cual constantemente se asiste a reuniones, comités y se brinda asesoría cuando es requerida. Bajo fomento de la Cultura del Control Poco desarrollo en procesos de sensibilización, capacitación y divulgación a todos los miembros de la entidad para interiorizar y comprometerse con el control Dirección de Control Interno y Evaluación de gestión Unidades Académicas Administrativas Falta de planeación de sensibilizaciones, capacitaciones y divulgación a las UAA en el tema de Cultura de Control No se contemplan capacitaciones en las actividades anuales de la DCIEG *Incumplimiento de Normatividad Interna y Externa *Inadecuada toma de decisiones *Deterioro de la calidad académica y administrativa *Sanciones Legales *Deterioro de la imagen institucional Moderado (10) Media (2) Moderado (20) * Difusión de documentación del proceso en la página institucional Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5) Aceptable ASUMIR Realizar y publicar cartilla de autocontrol Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 1/1/18 6/30/19 Cartilla Publicada 1 50% Se cuenta con una propuesta del documento la cual debe ser ajustada y una ver aprobada, se puede socializar a las UAA. Esta actividades será incluida en la actualización del Mapa de riesgos ya que debe ser pasar por un proceso de revisión y aprobación para ser socializada a la comunidad universitaria Falencias en el rol de Evaluación y seguimiento Fallas o Inexactitud en la evaluación del sistema de control interno, control de la gestión, evaluación de los controles y Seguimiento por dependencias en las auditorías internas Dirección de Control Interno y Evaluación de gestión Por no realizar la actividad de auditoría de forma independiente y objetiva para agregar valor y mejorar las operaciones de la Universidad Falta de controles y/o procedimientos que determinen el fin y la forma de ejecutar las auditorías *Incumplimiento de Normatividad Interna y Externa *Deterioro de la calidad académica y administrativa *Sanciones Legales Grave (20) Media (2) Importante (40) * Programa de Auditorías * Plan de Auditorías *Informes de Auditorías * Seguimiento a las acciones correctivas derivadas de auditorías internas * Procedimientos de Auditorias *Procedimiento de Acciones correctivas *Plan de formación Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10) REDUCIR Participar en capacitaciones de fortalecimiento en evaluación y seguimiento Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión Entes externos y/o internos 1/1/18 6/30/19 2 Capacitaciones 2 100% Los funcionarios de la DCIEG, han participado en las capacitaciones brindadas por el proceso de Talento Humano Inexactitud en la información recopilada Falta de verificación en fuentes confiables Inadecuada Administración del Riesgo Falencias en la evaluación de aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar una amenaza para la consecución de los objetivos institucionales Dirección de Control Interno y Evaluación de gestión Unidades Académicas Administrativas No contemplar la revisión de riesgos en las auditorías Fallas en la formulación de los planeas de auditoría No tener claridad en los aspectos a evaluar del proceso *Incumplimiento de Normatividad Interna y Externa *Inadecuada toma de decisiones *Deterioro de la calidad académica y administrativa *Sanciones Legales Grave (20) Media (2) Importante (40) * Programa de Auditorías * Plan de Auditorías *Informes de Auditorías * Seguimiento a las acciones correctivas derivadas de auditorías internas* Procedimientos de Auditorias *Procedimiento de Acciones correctivas y preventivas Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10) REDUCIR Realizar informe de Gestión de riesgos Profesionales OCI 1/1/18 6/30/19 Informe Publicado en página web 1 100% Cuatrimestralmente se realiza seguimiento a la gestión de riesgos de corrupción y anualmente se realiza el seguimiento a los riesgos de gestión. Acción que se cumplió para el año 2018 publicando el informe respectivo en el mes de julio, para la vigencia junio 2018 - junio 2019 el informe será publicado en el mes de julio. Inadecuado seguimiento y evaluación a los Mapas de riesgos Falta de capacitación de los funcionarios que realizan el seguimiento *Manual para la Administración del riesgo *Formato Mapa de riesgos Formato Controles existentes Asistir a capacitaciones de Gestión de riesgos 1 Capacitación 1 100% Durante el año 2018 se asistió a videoconferencias realizadas por el DAFP, para el 2019 se tiene programada una capacitación en el segundo semestre. Falencias en los tramites, informes, solicitudes y relaciones con los entes de control Fallas en la atención de los requerimientos de los organismos de control, en la coordinación y acompañamiento para la presentación de informes y en la verificación de la información de las respuestas a los entes de control Unidades Académicas Administrativas Entrega inoportuna de la información por parte de las dependencias académico administrativas a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión Falta de planeación de los responsables de la realización de los reportes * Información presentada a los entes de control con contenido incorrecto * Sanciones y/o multas impuestas a la institución o a sus funcionarios *Hallazgos en las auditorías realizadas por los entes de control Grave (20) Media (2) Importante (40) Guía para la elaboración del plan de acción y/o corrección Seguimiento a las páginas web de los entes de control con el fin de conocer sus cronogramas y novedades Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10) REDUCIR Enviar correos, comunicaciones y/o circulares a las unidades reiterando la importancia de presentar información oportuna y confiable a los entes de control Profesionales OCI 1/1/18 6/30/19 6 Comunicaciones y/o circulares 6 100% La DCIEG realiza el envío de correos informativos, de recordación y de solicitud frente a la oportunidad en la rendición de información solicitada por parte de los entes de control como por ejemplo: Plan de mejoramiento de la Contraloría general de Santander. Falta de seguimiento por parte de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión a los cronogramas establecidos por los entes de control Incumplimiento en tiempo de respuesta a los usuarios del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias No cumplir con los tiempos establecidos para dar respuesta a las solicitudes presentadas mediante el módulo de Quejas, Reclamos y Sugerencias por parte de la Comunidad. Dirección de Control Interno y Evaluación de gestión Unidades Académicas Administrativas Alteraciones en el orden público *Deterioro de la imagen institucional *Insatisfacción del cliente por el servicio prestado *Incumplimiento de la normatividad legal y reglamentaria Grave (20) Media (2) Importante (40) Direccionamiento de PQRS a los responsables de las UAA involucradas Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10) REDUCIR Gestionar mejoras en el sistema de información de PQRS Profesionales OCI 1/1/18 6/30/19 N° de solicitudes Solicitudes realizadas 100% En el sistema información de PQRS se han realizado mejoras en beneficio de los usuarios, y adicional para el reporte de informes relacionados con el tema. Fallas técnicas en el Sistema de Información Falta de mantenimiento del módulo Administración del Sistema de PQRS en la página web de la Universidad No atención por parte de las unidades generadoras de las respuestas Fallas en la comunicación internas Registro de PQRS en periodo de vacaciones y comisiones Informes semestrales de PQRS 6 9 94% Total de riesgos Total de acciones CONTENIDO /xl/drawings/drawing12.xml#Contenido!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing12.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1 G. Calidad Acad. PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Versión: 02 PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el mejoramiento continuo de la calidad académica de la UIS. Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Causas (Factores internos o externos) Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en la entidad?) Impacto Probabilidad Evaluación Riesgo Controles existentes Valoración riesgo Opciones de Manejo Acciones Responsables Cronograma Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Riesgo Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Por qué se puede presentar? Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin No renovación de la Acreditación Institucional de la Universidad. No expedición de concepto favorable del CNA para la renovación de la acreditación Institucional por parte del MEN. UIS Insuficiencia en el cumplimiento de las características de alta calidad institucional establecidas por el CNA. Deterioro de las fortalezas detectadas en el proceso de acreditación anterior. Incumplir con el plan de mejoramiento Institucional o por la ineficacia de éste. Lo anterior, ocasionado por: políticas institucionales mal enfocadas que no responden a las exigencias actuales del entorno, la no existencia de un plan de desarrollo acorde con las exigencias de la Universidad o planes de gestión no articulados con sus Objetivos Misionales. Ausencia de recursos financieros para la implementación de los planes de mejoramiento. Pérdida de imagen y credibilidad Perdida de recursos financieros Pérdida de representatividad ante el MEN Pérdida de competitividad GRAVE (20) BAJA (1) MODERADO (20) Plan de mejoramiento acorde con los resultados de la acreditación institucional y su ejecución. MODERADO (20) Probabilidad: baja (1) Impacto: Grave (20) REDUCIR EL RIESGO Realizar seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento institucional. Vicerrectoría Académica y Planeación Enero 2018 Junio de 2019 Informe de seguimiento 1 20% El informe de seguimiento al plan de mejoramiento institucional se está haciendo de la mano de la evaluación del Proyecto Institucional y del Plan de Desarrollo Institucional 2019 – 2030. Esto implica que el seguimiento se tendrá a finales de este año. 20% Plan de desarrollo acorde con las exigencias de la Universidad. No acreditación o no renovación de la acreditación de programas académicos. No expedición de concepto favorable del CNA para la renovación de la acreditación de programas académicos por parte del MEN. Dirección Institucional Unidad Académica Insuficiencia en el cumplimiento de las características de alta calidad establecidas por el CNA para programas académicos. GENERALES Políticas institucionales y de la unidad académica que no responden a las exigencias actuales del entorno. La no existencia de un plan de gestión articulado con los objetivos misionales de la Universidad y de la Unidad Académica. RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN Deterioro de las fortalezas detectadas en el proceso de acreditación anterior. Incumplimiento con el plan de mejoramiento del programa o por la ineficacia de éste. Ausencia de recursos financieros para la implementación de los planes de mejoramiento. No priorización de recursos financieros para proyectos del plan de mejoramiento. Pérdida de imagen y Credibilidad Perdida de recursos financieros. Pérdida de competitividad ante programas similares en el mercado. MODERADO (10) BAJA (1) TOLERABLE (10) Seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento del programa.TOLERABLE (10) Probabilidad: Baja (1) Impacto: Moderado (10) REDUCIR EL RIESGO Actualizar el plan de mejoramiento que se establece en la autoevaluación, con fundamento en los resultados de la evaluación de los pares académicos y del CNA. Director de Escuela Decano de Facultad Vicerrector Académico Enero 2015 Septiembre 2016 Documento: "Resultados del proceso de acreditación y actualización del plan de mejoramiento" Según el número de programas académicos que obtengan la acreditación o su renovación durante el año 2015 83% De los siete (7) programas acreditados en el 2015, se remitieron a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión (DCIEG) los documentos de cinco (5): • En el 2016 Enfermería y Trabajo Social. • En el 2017 Medicina, Licenciatura en Música y Licenciatura en español y Literatura. • El programa de Química remitió documento ajustado según observaciones de la Vicerrectoría Académica en marzo de 2019, por lo tanto, está pendiente la revisión y el aval del mismo. • Para el programa de Historia y Archivística no se realizará esta acción dado que ya cuentan con un nuevo plan de mejoramiento producto de la autoevaluación realizada en 2017. (5/6) 78% 83 Enero 2016 Septiembre 2017 Según el número de programas académicos que obtengan la acreditación o su renovación durante el año 2016 100% Del programa acreditado durante el 2016, ya fue remitido el documento a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. (1/1) 100 Enero de 2017 Septiembre de 2018 Según el número de programas académicos que obtengan la acreditación o su renovación durante el año 2017 50% De los dos (2) programas acreditados en el 2017, se remitió a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión (DCIEG) el documento de Ingeniería Civil. En cuanto al programa de Ingeniería Electrónica, el MEN dio respuesta al recurso de reposición mediante la Resolución No. 10255 de 27/06/2018. (1/2) 50 Enero de 2018 Junio de 2019 Según el número de programas académicos que obtengan la acreditación o su renovación durante el año 2018 De los 12 programas acreditados en el 2018, no se remitió ningún documento a la DCIEG. (0/12) 0 No obtener el Registro Calificado. No obtención del Registro Calificado, el cual es el aval del MEN que demuestra que los programas académicos cumplen con las condiciones de calidad para su ofrecimiento y desarrollo. Unidad Académica Incumplimiento de las condiciones de calidad para ofrecer y desarrollar programas académicos. Políticas institucionales y de la unidad académica que no responden a las exigencias actuales del entorno. Falta de recursos académicos y físicos para el desarrollo del Programa. Imposibilidad para ofrecer el Programa Pérdida de oportunidades en el área de conocimiento del Programa Pérdida de imagen y visibilidad Institucional MODERADO (10) MEDIA (2) MODERADO (20) Evaluación del Proyecto Educativo de cada Programa por CEDEDUIS y Planeación. TOLERABLE (10) Probabilidad: Baja (1) Impacto: Moderado (10) REDUCIR EL RIESGO Realizar un diagnóstico del estado de los programas académicos para planificar el proceso de renovación de registro calificado Vicerrectoría Académica Enero 2018 Diciembre 2018 Informe de diagnóstico para iniciar el proceso de renovación de registro calificado Según el número de programas académicos que deben iniciar proceso de renovación del registro calificado durante el año 2018. 100% De los 28 programas académicos que debían iniciar proceso de renovación del registro calificado durante el 2018 se realizó diagnóstico a 28 (28/28 ) 100% Por no solicitar el Registro Calificado en el plazo establecido por el MEN. Las etapas no se llevaron a cabo en los tiempos previstos. Falta de capacitación del personal encargado del proceso. Desconocimiento de las consecuencias de no realizar la solicitud de Registro Calificado. Realizar un diagnóstico del avance de los procesos de renovación de registro calificado. Vicerrectoría Académica Enero 2018 Diciembre 2018 Informe de diagnóstico del avance del proceso de renovación de registro calificado Según el número de programas académicos que deben solicitar renovación del registro calificado durante el año 2018. 100% De los 14 programas académicos que debían solicitar renovación del registro calificado durante el 2018 se realizó diagnóstico a siete (7). Para siete (7) programas académicos no fue necesario realizar diagnóstico dado el avance de los procesos . (7/7) 100% Red de apoyo para el Mejoramiento y la Evaluación de los procesos académicos Seguimiento a los plazos establecidos por el MEN y al estado de cada programa. 3 4 74% Total de riesgos Total de acciones CONTENIDO /xl/drawings/drawing13.xml#Contenido!A13.2 Consolidado /xl/drawings/drawing13.xml#'Consolidado%20Seguimiento'!A1 Formación PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.18 MAPA DE RIESGOS Versión: 02 PROCESO: FORMACIÓN OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el desarrollo de los Programas Académicos. Riesgo (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Causas (Factores internos o externos) Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en la entidad?) Impacto Probabilidad Evaluación Riesgo Controles existentes Valoración riesgo Opciones de Manejo Acciones Responsables Cronograma Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Riesgo Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Por qué se puede presentar? Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin Insuficiencia de personal docente para atender las actividades académicas de un periodo académico Las unidades académicas no cuentan con el personal docente suficiente para el desarrollo de las actividades académicas en las condiciones adecuadas. Escuelas, Departamentos, Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia No hay profesores formados en un área específica Fallas en la proyección de requerimientos y formación docente en las unidades académicas. *Insatisfacción de los estudiantes *Afectación en el desarrollo de la malla curricular *Aumento de la sobrepermanencia de los estudiantes por programa *Disminución de la calidad de la formación *Estrés ocupacional MODERADO (10) BAJA (1) TOLERABLE (10) Vinculación de profesores en modalidad ocasional ACEPTABLE (5) (IMPACTO LEVE 5, PROBABILIDAD BAJA 1) ASUMIR EL RIESGO (Se plantean acciones de mejoramiento) Convocatoria para la selección de profesores de planta Vicerrectoría Académica Enero de 2018 Diciembre de 2018 Convocatorias docentes al año (número) 1 100% Durante el año 2018 se hizo apertura de una convocatoria, según el Acuerdo de Consejo Académico No 243, que se encuentra abierta a la fecha y disponible en el enlace http://www.uis.edu.co/webUIS/es/concursoDocente/concursoDocente2018/index.html Concursos docentes desiertos Contratación de profesores cátedra Convocatorias para ampliar el banco de elegibles de profesores cátedra Vicerrectoría Académica Enero de 2018 Diciembre de 2018 Convocatorias al año (número) 2 100% Durante el año 2018 se realizaron 4 convocatorias para ampliar la base de Profesores de Cátedra elegibles hasta junio de este año y 1 convocatoria para ampliar el banco de elegibles de tutores de pregrado a distancia del IPRED.
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