Contabilidad de Cuentas por Cobrar

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Universidad Experimental de Guayana 
Vicerrectorado Académico 
Coordinación General de Pregrado 
Proyecto de Carrera Contaduría Pública 
Sección 01 – Semestre II 
Unidad Curricular Contabilidad General II
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
 Profesora: Bachilleres:
Ciudad Guayana, Mayo de 2019
Índice
	
31
Introduccion
Cuentas por cobrar	4
Clasificación de cuentas por cobrar	4
	Corto plazo:	4
	Largo plazo:	5
Medidas de control interno de cuentas por cobrar	5
Reconocimiento de las Cuentas por Cobrar	6
Asientos para el Reconocimiento de una Venta a Crédito	7
Tratamiento Contable o Valoración para las Cuentas por Cobrar a corto y largo plazo	9
Asientos contables para la recuperación de las cuentas por cobrar una vez dada de baja por incobrable	21
Documentos por Cobrar	26
Determinación de la fecha de vencimiento	26
Tratamiento contable	28
a)	Documentos enviados al cobro:	28
b)	Documentos enviados al descuento:	29
Conclusión	31
Bibliografía	32
Introducción
 El incremento de las ventas a crédito ocasiona que entre las cuentas de mayor movimiento destaquen las denominadas cuentas por cobrar y documentos por cobrar; como en toda entidad se espera que algunos clientes no han de pagar sus facturas, se debe estimar una provisión en los registros contables para que se refleje este hecho. En las grandes empresas donde existe una extensa división de departamentos, la responsabilidad del contador es totalmente limitada en cuanto a la custodia, cobranza y parte legal de los documentos que controlan esas dos cuentas, principalmente facturadas, letras de cambio y pagares. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas, es el contador el responsable directo de los controles, custodia y hasta de la parte legal relacionada con esos documentos.
 En el balance general se muestra el valor neto de las cuentas por cobrar, que representa el monto que se espera cobrar en vez del valor bruto de las cuentas por cobrar. La diferencia entre los valores brutos y netos representa las cuentas que se espera van hacer incobrables. Para contabilizar las cuentas incobrables se utilizan dos procedimientos conocidos como: método de cancelación directa y método estimación.
Cuentas por cobrar
 Según Econlink (2012), “Las cuentas por cobrar son importes que representan derechos de la empresa exigibles a terceros; surgen por venta de mercadería o prestación de servicios a crédito. Forman parte del activo de la empresa”. Suarez, María Isabel (2009) afirma que las cuentas por cobrar “Se originan por ventas a crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas por las facturas.” (p.34).
 Con respecto a lo establecido por el autores citados, las cuentas por cobrar constituyen los derechos que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, entre otros. Éstas son el resultado de las ventas de productos y servicios, por lo tanto son cantidades que los clientes deben por compras a crédito.
 Por lo general, cuando una entidad entrega una mercancía a crédito, genera una factura que se entrega al cliente, y este debe cancelarla en un período de tiempo acordado. En entidades de servicios como de telefonía, agua, electricidad, la entidad brinda el servicio por una cantidad de tiempo determinado y al terminar emite una factura donde muestra el consumo y la fecha de vencimiento de dicho servicio. 
 Cada sector económico suele tener distintos métodos al fijar los plazos y formas de entrega para las cuentas por cobrar y pueden realizar convenios personalizados con sus clientes frecuentes. En entidades, como los prestamistas de dinero, son las cuentas por cobrar su mayor ingreso de activos y la evolución es primordial para el bienestar de ella.
Clasificación de cuentas por cobrar
· Corto plazo: La norma internacional de contabilidad 1 presentación de estados financieros (NIC 1) y la sección 4 de la NIIF para las PYMES establecen que una entidad clasificara un activo como corriente cuando espera realizar el activo, o tiene la intención de venderlo o consumirlo en un ciclo normal de operación (IASB, 2010:14), entendiendo el ciclo normal de operaciones como; el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo, y su realización en efectivo o equivalentes al efectivo. Cuando el ciclo normal de la operación no sea claramente identificable, se supondrá que su duración es de doce meses (IASB, 2010:15).
 Las cuentas por cobrar a corto plazo requieren de disponibilidad inmediata dentro de un plazo que no debe ser mayor a un año. Este tipo de cuentas se deben presentar en el Estado de Situación Financiera como activo corriente.
· Largo plazo: en este grupo se incluyen todas aquellas cuentas por cobrar que se espera poder disponer en un plazo mayor de un año o mayor al ciclo normal de operaciones de la entidad, estas se presentaran en el activo no corriente del estado de situación financiera.
 Las cuentas por cobrar a Largo Plazo generan intereses debido a que su origen es el financiamiento que generalmente se otorga en la venta de bienes,
muebles e inmuebles de alto valor adquiridos por los consumidores para ser pagados a Largo Plazo en operaciones, como compra de muebles, automóviles, maquinaria, terrenos, casas, edificios, entre otros.
Medidas de control interno de cuentas por cobrar
 En las cuentas y documentos por cobrar el control interno será tan estricto como en las cuentas que maneja el efectivo. Es necesario mantener la aplicación del principio básico de división de funciones. Por ejemplo, se hará todo lo posible para separar las funciones de:
· Ventas de almacén, con relación al registro en las cuentas de clientes. 
· Custodia de los documentos de crédito de registro en las cuentas de los clientes.
· Resección del efectivo de: 
1. Registro en las cuentas de los clientes. 
2. Aprobación de descuentos, devoluciones y bajas en libros a los clientes por concepto de incobrables.
 El control interno debe ser muy eficiente en todo lo relacionado con las cobranzas, que es donde se suelen cometer los principales actos engañosos. Algunas sugerencias pueden ser: 
1. Los vendedores nunca entregaran los pedidos de los clientes directamente al almacén o despacho de mercancía. Primeramente deben pasar por el departamento de venta para la aprobación de las condiciones de la venta y por el de créditos para los referentes riesgos de la misma.
2. El departamento de facturación debe ser independiente del de despacho y del registro en las cuentas de los clientes.
3. Se procurara que la factura estén prenumeradas.
4. Una persona diferente a la que preparo la factura las chequeara con las condiciones aprobadas por el departamento de venta, especialmente en cuanto a precio, rebajas, descuentos, entre otros.
5. La persona autorizada para probar cualquier tipo de descuento o bien dar de baja a clientes por incobrables, no debe tener ninguna conexión con el departamento de caja, ni podrá realizar registro en cuenta de los clientes.
6. Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente.
7. Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas y documentos por cobrar, con las cuentas de control del mayor general.
8. Si es posible, mensualmente o por lo menos tres veces al año, a los clientes se les enviara su estado de cuenta.
 Reconocimiento de las Cuentas por Cobrar
 De acuerdo a Suarez, Judith (2016), “el reconocimiento hará referencia al proceso de integración de la data financiera de la institución, de una partida que cumple con el concepto de cuentas por cobrar detallado en el alcance de esta política”. En base a lo expuesto anteriormente, las Cuentas por cobrar se reconocerán según a la realización del registro de la misma.
 Se reconocen como Cuentas por cobrar:
1. Losderechos adquiridos por la empresa en el desarrollo de sus actividades.
2. Se espera a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable (Efectivo, Equivalentes a Efectivo u otro instrumento).
 Como lo establece en la NIC 18 Ingresos de Actividades Ordinarias en el párrafo 9 y 10 “el importe de los ingresos de actividades ordinarias derivados de una transacción se determina, normalmente, por acuerdo entre la entidad y el vendedor o usuario del activo. Se medirán al valor razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento, bonificación o rebaja comercial que la entidad pueda otorgar.”
 Asimismo, el párrafo 20 de la misma norma específica que, en caso en que el resultado de una transacción que presuma una prestación de servicios, debe ser estimado con exactitud, los ingresos de actividades ordinarias asociados con la operación deben reconocerse, respetando el grado de terminación de la prestación final del periodo económico en que se determina. Este resultado solo puede ser calculado con total confiabilidad cuando cumple con los contextos siguientes: 
1. Es probable que la entidad reciba los beneficios económicos asociados con la transacción.
2. Los costos que se han incurrido en la prestación de servicios, de igual forma con los que se han de incurrir para terminarla y el importe de los ingresos de las actividades ordinarias realizadas por la empresa, puedan ser medidos con fiabilidad.
 Cuando ya se haya reconocido el ingreso, se puede definir si fue una venta a crédito y posteriormente se calcula la valoración de las cuenta por cobrar. El párrafo 10 A de la sección 11 de la NIIF para las PYMES determina que las cuentas de origen comercial, pagarés por cobrar y pagar, y prestamos de bancos o terceros, son instrumentos financieros, de ahí que para su valoración se debe considerar lo establecido en la NIIF 9 en la sección 11 de la NIIF para PYMES.
 En los activos también se debe tener en cuenta cualquier tipo de situación en cuanto al deterioro del valor, si el valor recuperable de la partida es inferior en el momento de elaborar y presentar el balance al valor contable de la misma.
Asientos para el Reconocimiento de una Venta a Crédito
 Una de las operaciones más comunes y una de las más importantes dentro de una empresa son las ventas, puesto que, si una empresa con fines de lucro no vende, eso indica que el negocio no es rentable y tendría que cerrar.
 Al momento de realizar los registros de las ventas y llevarlos a contabilidad, hay que tener en cuenta que hay diferentes tipos de asientos de ventas, ya que estas pueden ser al contado o bien podrían ser a crédito (algo bastante común cuando los principales clientes son otros negocios que compran al mayor).
 En el asiento de una venta al contado se ven afectadas las cuentas de efectivo (con sus respectivos auxiliares) y también la cuenta de ventas y el Impuesto de Valor Agregado, mientras que cuando se va a reconocer las ventas a crédito, la cuenta de efectivo se sustituye por una llamada Cuentas por Cobrar. De este modo se puede llevar un registro de cuánto dinero los clientes deben a la empresa. Para ejemplificar lo anterior, se considera lo siguiente:
1. El día 17 de octubre del 2015, Ferretería La Pintura Fresca vende 6 latas de pintura a un precio de Bs. 14.000,00 cada una más IVA. Las latas de pintura fueron pagados con tarjeta de crédito el mismo día de la venta.
 Solución: En esta transacción el cliente está pagando inmediatamente, pero en este caso lo está haciendo con una tarjeta de crédito. El asiento sería: Débito a Banco y un Crédito a Ingresos por Ventas y el IVA. Esto es así porque en contabilidad se consideran los pagos con tarjeta de crédito como si estos fuesen en efectivos, debido a que la procesadora de pagos nos acreditará el dinero en un tiempo relativamente corto.
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Ref.
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX 
Banco
 Ingresos por Ventas
 IVA
P/R Venta al contado según fact. 001
	
2
3
4
	
97.440,00
	
84.000,00
13.440,00
	Oct
	17
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
2. El día 7 de abril de 2018, La compañía Green Electronics vendió 2 mesas de computadora por un total de Bs. 8.000,00. Estas no fueron pagadas de inmediato y se acordó que el cliente pagaría dentro de 30 días.
 Solución: El cliente no paga inmediatamente, sino que se llegó a un acuerdo para que este pago sea realizado dentro de 30 días. En este caso se debe de realizar un asiento de venta a crédito que refleje el monto adeudado por el cliente, el cual sería: Débito a Cuentas por Cobrar y un Crédito a Ingresos por Ventas e IVA. 
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Ref.
	Debe
	Haber
	2018
	
	XX
Cuentas por cobrar
 Ingresos por Ventas
 IVA
P/R Venta a crédito según fact. 002
	
2
3
4
	
8.000,00
	
6.720,00
1.280,00
	Abril
	07
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
Tratamiento Contable o Valoración para las Cuentas por Cobrar a corto y largo plazo
 Las cuentas por cobrar deben reconocerse a su valor de realización, que es el monto que se puede recibir en efectivo o en especie por la venta o intercambio de un activo, por ende, las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor acordado originalmente del derecho que se exige.
 Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en previsión de los diferentes eventos futuros cuantificables que pudieran afectar el importe de esas cuentas por cobrar, al mostrar de esta manera, el valor de recuperación estimado.
 Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones con base en los estudios de valuación deberán reflejarse en el resultado del ejercicio en el que se efectúen. Para valorizar na cuenta por cobrar primera se debe tener en consideración la fecha de vencimiento del crédito concedido al cliente, es decir, si es a corto o a largo plazo. 
1. Valoración de las Cuentas por cobrar a corto plazo:
a) Valoración Inicial: Siendo una cuenta con vencimiento dentro de un periodo normal de operaciones (1 año), la valoración inicial debe realizarse al costo tal como lo manifiesta la NIIF para las PYMES en la sección 11 que explica “para bienes vendidos a un cliente a crédito a corto plazo, se reconoce una cuenta por cobrar al importe sin descotar de la cuenta por cobrar en efectivo esa cantidad, que suele ser el precio según factura” (IASB, 2015). Para ejemplificar este caso se considera lo siguiente:
 El 08 de septiembre de 2017 Alpina, S.A, realiza venta de mercancía a crédito por Bs. 20.000,00, pagando el flete en efectivo por Bs. 2.000,00 y se entiende que el IVA es de 16%, por el total de la factura da un plazo de 90 días. La empresa tiene cierre fiscal los 30 de octubre de cada año.
 Solución:
 Valoración Inicial:
	Ventas
	Bs. 20.000,00
	Flete
	Bs. 2.000,00
	IVA
	Bs. 3.200,00
	Total
	Bs. 25.200,00
	Cuentas por cobrar
	Bs. 23.200,00
El registro de la transacción seria el siguiente:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Ref.
	Debe
	Haber
	2017
	
	XX
Cuentas por cobrar
Flete
 Ingresos por Ventas
 IVA
P/R Venta a crédito según fact. 002
	
2
3
4
	
23.200,00
2.000,00
	
20.000,00
3.200,00
	Sep.
	08
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
b) Valoración Posterior: Este se realiza siempre al final del periodo sobre el que se informa, es decir cuando se presentan los estado financieros, toda entidad medirá los instrumentos financieros en este caso las cuentas por cobrar que se clasifican como activos corrientes al importe reconocido al inicio de la transacción, menos los abonos recibidos y el deterioro de valor que se haya sufrido hasta la fecha (IASB, 2015).
 Una vez planteado lo anterior y siguiendo con el ejemplo, la valoración posterior de la cuenta por cobrar a la fecha del cierre económico (30-10-2017) de la empresa Alpina, S.A es de Bs. 23.200,00;debido a que no hubo ningún abono o deterioro de valor del instrumento financiero seguirá siendo ese monto.
2. Valoración de las Cuentas por cobrar a largo plazo:
1. Valoración Inicial: El Instrumento financiero a largo plazo constituye una transacción de financiación donde la entidad medirá el activo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés del mercado para un instrumento de deuda determinado por el reconocimiento inicial, es decir a largo plazo se tiene que medir su valor presente en el mercado activo pero en este caso contara con una tasa de interés. Ejemplo:
 El 01 de septiembre 2015 SERVICIOS 3A, C.A., realiza venta de mercancía a Inversiones XY, C.A. por Bs. 6.000,00, paga Bs. 300,00 por concepto de transporte y se asume que el IVA es de 12%, recibe del cliente un abono de Bs 1.000 de contado. Concede un plazo de 2 años para el cobro de la diferencia, dos cuotas de Bs. 3.500,00 cada una, que serían pagadas al término de cada año contados a partir de la fecha de la venta, la empresa tiene cierre fiscal los 30 de octubre de cada año. 
Solución:
	Ventas
	Bs. 6.000,00
	Transporte
	Bs. 300,00
	IVA
	Bs. 756,00
	Total
	Bs. 7.056,00
	Cuentas por cobrar
	Bs. 6.056,00
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX
Deudores comerciarles a corto plazo
Flete
 Ingresos por Ventas
 IVA
P/R Venta a crédito según fact. 003
	
6.056,00
1.000,00
	
6.300,00
756,00
	Sep.
	01
	
	
	
	
	
	
	
	
 Explicación: Se realiza el mismo cálculo de adquisición que hicimos anteriormente en la valoración a corto plazo luego realizamos el cuadro de costo amortizado en este caso es el de método del interés efectivo y realizamos el siguiente calculo el importe inicial del periodo le sacamos la tasa efectiva que es 0.102261 y eso nos dará los ingresos por interés a tasa efectiva, luego a esos 619.29 le restamos el valor de cada cuota y eso nos dará nuestro abono a capital, y por ultimo tomamos nuestro importe inicial y se lo restamos al abono a capital y nos dará el importe final. (Importe en libro al final del periodo será el mismo monto que importe del libro al principio del periodo). Y así se hará tantos periodos sea necesario. Y para terminar el ejercicio realizamos los asientos contable que en comparación al de corto plazo en vez de cuentas por cobrar se carga la cuenta Deudores comerciales a Corto plazo.
2. Valoración Posterior: Después de hacer la valoración inicial, las cuentas por cobrar tienen que ser ajustada cada año por su monto. Es decir en cada cierre económico tendrá que ser ajustada.
 Para esto se utilizara una formula en donde se multiplica ingresos por interés a tasa efectiva [dada en el cuadro de amortización (619.29)] y los meses transcurrido desde la primera cuota hasta la fecha del cierre económico (en este caso 2 meses) todo eso dividido entre los 12 meses que dura el ciclo normal.
 Esto tomando el ejemplo que traemos seria así:
 Intereses devengados desde 01/09/2015 al 31/10/2015 = 619.29 x 2 = 103,22
 12 
 Y procedemos a realizar los asientos contables:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX
Deudores Comerciales a corto plazo
 Ingresos por Intereses
	
103,22
	
103,22
	Oct.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 Si vemos los registros contables todo se cargó a la cuenta Deudores Comerciales a Corto Plazo, esto nos lleva a realizar un ajuste ya que en el cuadro de amortización podemos ver que la cuota 2 se devengará fuera del ciclo normal de operaciones. El ajuste sería:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX
Deudores Comerciales a corto plazo
 Ingresos por Intereses
	
3.175,29
	
3.175,29
	Oct.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 En donde el monto del importe inicial de la segunda cuota fue cargado a la cuenta Deudores Comerciales a Largo Plazo.
 Con esto los saldos quedan de la siguiente manera:
 En donde encontramos el monto de la venta y los interés devengados (sacados con la formula) por el debe y por el haber la reclasificación de las cuentas a largo plazo (que fue lo que hicimos en el paso pasado).
 Para verlo mucho más claro separemos todos los montos:
 Al vencer la primera cuota la cuenta Deudores Comerciales a Corto Plazo debe tener un saldo de Bs. 3.500,00 que es el monto de la primera cuota a recibir, para ello se debe realizar el ajuste de los intereses devengados desde el 01 de noviembre de 2015 a 01 de septiembre de 2016.
 Tomamos la misma fórmula antes utilizada pero en este caso contamos que desde el 01 de noviembre 2015 al 01 de septiembre de 2016 hay aproximadamente 10 meses de por medio (recordando que se coloca los meses que hay de por medio entre cada fecha):
 Intereses devengados desde 01/11/2015 al 01/09/2016 = 619.29 x 10 = 516.07
 12 
 Y procedemos a hacer los ajustes:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX
Deudores Comerciales a corto plazo
 Ingresos por Intereses
	
516,07
	
516,07
	Oct.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 Y como el caso anterior el monto se cargó a la cuenta Deudores Comerciales a Corto Plazo.
 Realizándose el pago de la primera cuota el 01/09/2016 se procede hacer los asientos contables:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2015
	
	XX
Banco
 Ingresos por Intereses
	
3.500,00
	
3.500,00
	Oct.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 En donde banco va por el debe (ya que se está realizando un cobro por ende aumenta esta cuenta) y Deudores Comerciales a Corto Plazo disminuye ya que se está abonando una parte de la deuda y por eso esta disminuye.
 Ahora para el cierre del ejercicio económico de este año 2016 se hará igual que el del año 2015.
 -Se utilizara la formula. – Se realiza el asiento. – Se ajusta la cuenta.
 Y así se realizara tantos periodos sean. 
 Otro de los casos es el Deterioro de las cuentas por cobrar. Esto sucede cuando las cuentas se vuelven incobrables ya sea porque el cliente dejo de pagar u ocurrió una insolvencia, esta se carga a la cuenta Gastos por cuentas incobrables y para su valoración existen dos métodos:
· Método Cancelación directa: Cuando se detecta se carga a la cuenta ya mencionada por su valor bruto y solo se registra las partidas reales por cuentas incobrables, además son reportados en un año distinto al que se registraron los ingresos.
· Método de estimación: Este se realiza al final del periodo contable y se reportan a su valor en efectivo la cual será la cantidad neta que espera recibir y solo es aplicable cuando el importe de las cuentas incobrables son materiales.
 Estos métodos en general se cargan a la cuenta Gastos de cuentas incobrables y se abona a las Provisiones para cuentas incobrables y cuando esta se cancela se carga a Provisiones para cuentas incobrables y se abona a cuentas por cobrar.
 Ejemplo:
 Suponga que la empresa Libros y Cuadernos, C.A realizó ventas a crédito por Bs. 110.000,00, de las cuales Bs. 40.000,00 estaban pendientes por cobrar al 31 de diciembre de 2016. El gerente de crédito estima que Bs. 5.407,00 de esas ventas son incobrables. 
 El asiento de ajuste al 31-12-2016 es el siguiente:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	201X
	
	XX
Gastos por cuentas incobrables
 Provision para cuentas incobrables
	
5.407,00
	
5.407,00
	Dic.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 Se realiza lo antes explicado. Se registra primero las cuentas incobrables las cuales se reportaran en el estado de resultado el mismo año en que fue la venta.
 Cabe destacar que la provisión para cuentas incobrables representa lo que no se espera cobrar pero no se coloca en las cuentas por cobrar ya que no se sabe con exactitud que cliente no pagara. 
 El estado de Situación (de este ejemplo) queda de la siguiente manera:
· Registro de la cancelación cuentas de cobros dudosos: Este es el último método que realiza laempresa para cobrar las cuentas vencida, si después de visitar, enviar carta y tomar acción legal, no fue posible el cobro este se procede a cancelarse, (Es decir este método se realiza como última opción, ya cuando la empresa se halla que quedado sin otras alternativas).
 Un ejemplo de esto es: Suponga que de las cuentas incobrables, existe la certeza de que Bs. 930,00 son incobrables debido a que no se conoce el domicilio actual del cliente:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	201X
	
	XX
Provision para cuentas incobrables
 Cuentas por Cobrar
	
930,00
	
930,00
	Marzo
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 En este caso no se aumenta la cuenta Gastos por cuentas incobrables si no que por cada cancelación se carga a Provisiones para cuentas incobrables y se disminuye las cuentas por cobrar.
 El saldo queda después de la cancelación de la siguiente manera:
 Y el saldo de la provisión de cuentas incobrables es:
 Esta cancelación no afecta a las cuentas en el Estado de Resultado solo a las del Estado de Situación. Las cuentas por cobrar a su valor neto no sufren cambios:
 Existe la posibilidad que el cliente declarado incobrable acuda a cancelar la deuda, en este caso se realizan dos asientos, uno para invertir la cancelación de la cuenta y reinstalar la cuenta del cliente, y el segundo para registrarlo en el diario de manera normal.
 Ejemplo: 
 Sigamos con el caso planteado, suponga que el 02 de agosto “La XYZ, C.A.” paga la cantidad de Bs. 930,00 que había sido cancelada el 31-03-2016. Los registros contables son:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	201X
	
	XX
Cuentas por Cobrar
 Ingresos por Intereses
XX
Banco
 Cuentas por Cobrar
	
930,00
930,00
	
930,00
930,00
	Oct.
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 Si observamos bien el ejemplo y recordamos los asientos de cancelación podemos darnos cuenta que efectivamente le primer asiento fue invertido esto para cancelarlo.
· Bases usadas para el método de estimación: Los registros hechos (en el ejemplo) se suponían que los valores se conocían, pero se necesita la estimación de esa cantidad, para esto se utilizan dos bases:
· Porcentajes de valores por cobrar: Su fin es determinar las cuentas incobrables de cada grupo, para esto se necesita analizar y clasificar las cuentas por cobrar y las vencidas según su plazo.
 Ejemplo:
 Al 31 de diciembre de 2009 se tiene un saldo de cuentas por cobrar de Bs. 50.700,00 y un saldo en la cuenta provisión para cuentas incobrables de Bs. 1.900,00.
 El total de cuentas incobrables estimadas es de Bs. 3.685, este representa el saldo razonable que debe mostrar la cuenta provisión para cuentas incobrables a la fecha de elaboración del Balance de Situación. La cantidad a ajustar es la diferencia entre el saldo razonable y el saldo existente en la cuenta de provisión.
	Provisión para Cuentas Incobrables Bs
	3.685,00
	Saldo inicial Bs
	(1.900,00)
	Saldo a registrar Bs
	1.785,00
 Y se procede a restar el total de provisión para cuentas incobrables dada en el cuadro y el saldo de las provisiones de cuentas incobrables al inicio y esto nos dará el saldo a registrar y se realiza los asientos contables:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2009
	
	XX
Gastos por cuentas incobrables
 Provision para cuentas incobrables
	
1.785,00
	
1.785,00
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
· Porcentaje de las ventas: Este hace referencia a la oposición de gastos con ingresos, y los gastos de cuentas incobrables tendrán relación directa con las ventas. Ejemplo:
 Suponga que al final del ejercicio 2009, la entidad realiza ventas a crédito por Bs. 30.000,00 durante los últimos 3 ejercicio efectúo ventas a créditos que originaron cuentas incobrables, de acuerdo a lo siguiente:
 Este porcentaje se multiplica por las ventas y eso te dará la estimación de cuentas incobrables. 
Bs. 30.000,00 x 8,17% = BS. 2.451,00
 Y se realizan los asientos:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	2009
	
	XX
Gastos por cuentas incobrables
 Provision para cuentas incobrables
	
2.451,00
	
2.451,00
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
 Y de esta forma se utiliza el método de estimación.
Asientos contables para la recuperación de las cuentas por cobrar una vez dada de baja por incobrable
· ¿Cuándo se vuelve una cuenta por cobrar en una cuenta incobrable?
 Cuando un negocio ya no confía en que va a ser capaz de cobrar lo que se le debe, normalmente son los negocios que operan haciendo ventas a crédito, los que enfrentan el riesgo de que no esté en posibilidad de cobrar algunas de las obligaciones. Dejan de existir las circunstancias que permitieron que se reconociera la transacción para propósitos de ingresos. Las razones para que un negocio asuma una cuenta como incobrable incluyen que la otra parte se niegue a pagar o que el comprador haya caído en dificultades financieras que le hagan imposible hacerlo. 
· Cuentas no recuperables:
 Se ha establecido que las cuentas por cobrar se muestran en el balance general por una suma recuperable estimada llamada el valor neto realizable. Ningún negocio desea vender mercaderías al crédito a clientes que serán incapaces de pagar. Muchas empresas mantienen sus propios departamentos de crédito que investigan la credibilidad de cada cliente posible. Sin embargo, si una empresa realiza ventas a crédito a cientos de clientes, inevitablemente algunas cuentas resultarán incobrables.
 No solamente se espera que haya una cantidad limitada de cuentas incobrables esto es evidencia de una política de crédito sana. Si el departamento de crédito es excesivamente cauteloso, el negocio puede perder muchas oportunidades de venta rechazando clientes que debían haber sido considerados riesgos de crédito aceptables.
· Presentación de las cuentas incobrables en los estados financieros
 Cuando se ha determinado que una cuenta por cobrar es incobrable, esta deja de ser un activo .La pérdida de este activo representa un gasto, denominado pérdida en cuentas incobrables.
 Al medir el ingreso del negocio, uno de los principios fundamentales de contabilidad es que el ingreso debe ser asociado con (o compensado por) los gastos incurridos para generar el ingreso. La pérdida de cuentas incobrables se origina en la venta de mercaderías al crédito a los clientes que incumplen el pago de sus cuentas. Por consiguiente, se incurre en esta pérdida en el mes en el cual se realizan las ventas, aunque las cuentas por cobrar no se determinan como incobrables sino hasta un periodo contable posterior. Por lo tanto, una cuenta por cobrar que se origina en una venta al crédito en enero y se determina que es incobrable en agosto representa un gasto en enero. Por ejemplo:
 Suponiendo que la empresa “El Tristón” inicia sus actividades el 01 de enero de 2002 y realiza la mayoría de sus ventas al crédito. En enero 31, las cuentas por cobrar ascienden a Bs. 250.000. En esta fecha, el gerente de crédito revisa las cuentas por cobrar y estima que aproximadamente Bs. 10.000 de estas cuentas por cobrar resultarán incobrables. En enero 31 se debe realizar el siguiente asiento de ajuste.
 La Paz, 31 de enero de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	31 ene
	Cuentas Incobrables 
	10.000
	
	
	 Cuentas por Cobrar 
	
	10.000
	
	Para registrar la estimación para incobrables
	
	
 La Paz, 31 de enero de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	31 ene
	Perdida en cuentas incobrables
	10.000
	
	
	 Previsión para cuentas incobrables 
	
	10.000
	
	Para registrar la estimación para incobrables
	
	
 La cuenta pérdida en cuentas incobrables creada con el débito de este asiento se cierra contra la cuenta de resultados de la misma manera que cualquier otra cuenta de gasto. La previsión para cuentas incobrables acreditada en el asiento anterior aparecerá en el balance general como una deducción del valor de las cuentas por cobrar. Esto sirve para reducir las cuentas por cobrar a su valor neto realizable en el balance general.
· La previsión para cuentas incobrablesNo hay forma de afirmar de cuales cuentas por cobrar se recuperarán y cuáles no. Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas por cobrar de clientes específicos para nuestra estimación de cuentas probablemente incobrables. Tampoco se puede acreditar la cuenta de control Cuentas por Cobrar en el mayor general. Si la cuenta de control de Cuentas por cobrar se acreditara por el valor estimado de cuentas incobrables, esta cuenta de control no cuadraría con el total de las numerosas cuentas de los clientes en el mayor auxiliar. La única alternativa práctica, por consiguiente, es acreditar una cuenta separada denominada “Previsión para cuentas incobrables” por un valor estimado de la suma incobrable.
 La previsión para cuentas incobrables con frecuencia se describe como una contra cuenta del activo con saldo acreedor, el cual se compensa contra el activo Cuentas por cobrar para producir el valor apropiado del balance general para este activo.
 Entonces la previsión para cuentas incobrables o cuentas de dudosa recuperabilidad a la cuenta que contabiliza en términos de unidades monetarias los valores emergentes del cálculo estimado y suficiente destinado a coberturar saldos de cuentas (créditos) declarados irrecuperables.
 Se debe tomar en cuenta para realizar la estimación de créditos declarados incobrables el:
a) Saldo de la cuenta declarada irrecuperable
b) Metodología de estimación.
· Registro de una cuenta incobrable:
 Siempre que se determina que una cuenta por cobrar de un cliente específico es incobrable, esta no se califica más como un activo y debe ser registrada. Para cancelar una cuenta por cobrar se debe reducir el saldo de la cuenta del cliente a cero. El asiento del diario para lograr lo anterior consiste en un crédito a la cuenta de control de cuentas por cobrar en el mayor general y en la cuenta del cliente en el mayor auxiliar y un débito compensador a la cuenta Cuentas incobrables.
 Por ejemplo: Suponga que a principios de febrero El Tristón se entera de que el Sr. Juan Pérez ha entrado en quiebra y que la cuenta por cobrar de Bs. 4.000 ya no tiene valor. El asiento para cancelar su cuenta es:
 La Paz, Febrero de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	feb
	Cuentas incobrables
	4.000
	
	
	 Cuentas por Cobrar
	
	4.000
	
	Para registrar la cuenta del Sr. Juan Pérez como incobrable.
	
	
 Lo importante de anotar en este asiento es que el débito se efectúa en la Cuentas incobrables y no en la cuenta pérdida, al final de cada periodo contable. Cuando se determina que una cuenta por cobrar particular no tiene el valor de un activo es dada de baja, esta acción no representa una pérdida solamente confirma la estimación.
· Recuperación de una cuenta por cobrar dada de baja
 Ocasionalmente puede suceder que una cuenta por cobrar que ha sido dada de baja por carecer de valor, más tarde es recuperada en su totalidad o en forma parcial. Con frecuencia se hace referencia a esos recaudos como recuperaciones de deudas perdidas. La recuperación de una cuenta por cobrar dada de baja es evidencia de que fue un error, por consiguiente, la cuenta por cobrar se debe restablecer como activo.
 Asiento No. 1: La Paz, de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	xxx
	Cuentas por Cobrar
	xxx
	
	
	 Cuentas incobrables 
	
	xxx
	
	Para incorporar en las cuentas por cobrar el monto dado de baja 
	
	
 Posteriormente se debe realizar el siguiente asiento, debitar la cuenta de Previsión para cuentas incobrables, abonando la cuenta Pérdida en cuentas incobrables para anular el asiento original.
 Asiento No. 2: La Paz, de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	xxx
	Previsión para cuentas incobrables
	xxx
	
	
	 Pérdida en cuentas incobrables 
	
	xxx
	
	Para revertir la previsión para la cuenta del Sr. Juan Pérez
	
	
 Luego del procedimiento anterior se registra el ingreso del efectivo a la empresa por el monto recibido del cliente.
 Asiento No. 3: La Paz, de 20X
	Fecha
	Descripción
	Debe
	Haber
	xxx
	Caja
	xxx
	
	
	 Cuentas por Cobrar
	
	xxx
	
	Para registrar el pago de su obligación en efectivo por el Sr. Juan Pérez
	
	
a) El primer asiento que se realiza es la reversión de la Previsión y de la pérdida registrada, en el momento de conocer la estimación motivo por la cual no existe modificación.
b) El segundo asiento es incorporar nuevamente la obligación del Sr. Pérez en las cuentas por cobrar como un activo dando de baja la cuenta cuentas incobrables.
c) Tercer asiento es registrar el efectivo que ingresa a la empresa como consecuencia de la cancelación de su obligación por el Sr. Pérez, dando de baja las cuentas por cobrar que fue incorporado en el segundo asiento.
 Las pérdidas en créditos (ventas al crédito) deben ser reconocidas en la gestión en el cual ocurre la venta, no en el cual se determina que la cuenta es incobrable.
Documentos por Cobrar 
 Los documentos por cobrar se crean cuando los clientes firman documentos conocidos como promesas de pago y acuerdan pagar el valor nominal del documento, junto con los intereses, en una fecha determinada.
 Cuando una compañía acepta una nota de promesa de pago de un cliente, debe registrarla en sus libros contables como documentos por cobrar. Cada promesa de pago incluye el valor nominal del documento, o la cantidad debida, la fecha de pago y la tasa de intereses.
 La cuenta de documentos por cobrar representa un activo y mantiene un saldo deudor normal. Cuando la compañía registra el documento por cobrar de un cliente, carga a esa cuenta y abona a las ventas.
 El periodo de tiempo de los documentos por cobrar varía de unos cuantos meses a años. Si un documento por cobrar vence en menos de un año, representa un activo corriente. Si la cuenta ha de cobrarse después de un año, representará un activo no corriente.
Determinación de la fecha de vencimiento
 La fecha en que se vence un documento se puede determinar de la siguiente manera:
1. Se determina el número de días correspondientes al mes en que se emitió el documento a parir de la fecha de expedición. No se cuenta el día en que se emitió el documento.
2. Se suman los días de cada mes completo que siguen a la fecha de emisión.
3. Se resta el total de días obtenidos en los puntos anteriores del periodo de tiempo del documento. De esta forma se obtiene la fecha de vencimiento en el respectivo mes (el mes siguiente al último mes completo obtenido en el punto 2).
 Ejemplo: La fecha de vencimiento de un documento a 90 días fechado en mayo 6 es:
	Periodo de tiempo del documento
	90
	
	Mayo 31
	
	
	Fecha de expedición
	(-06)
	25
	
	
	Junio
	30
	
	
	Julio
	31
	
	
	Total
	
	86
	Fecha de vencimiento
	
	Agosto
	04
 Si la fecha de vencimiento está dada en meses, esta se encuentra contando los meses a partir de la fecha en que se firmó el documento.
 Ejemplo: Un documento a cuatro meses fechado en Febrero 10 se vence en Junio 10. Un documento a un mes de fechado en Octubre 31 se vence en Noviembre 30.
· Calculo del interés: El interés se calcula por lo general sobre la base de un año de 360 días (12 días x 30 días por mes). Para calcular el interés se utiliza la siguiente formula:
Interés= Principal x Tasa de Interés x Tiempo
 El principal representa el valor nominal del documento. La tasa de interés constituye lo que se va a ganar sobre el documento sobre una base anual; si la tasa especificada en un documento es tasa anual, el factor tiempo de la fórmula establecida expresa la fracción de un año en que el documento está pendiente de pago. El tiempo se refiere a la fracción de año durante la cual se mantiene el documento.
 Ejemplo: El interés devenga un documento de Bs. 800,00 al 16% durante 90 días es:
Bs. 800 x 16% x 90/360 = Bs. 32
 Ejemplo 2: El interés gana un documento de Bs. 1.200,00 al 15% durante 45 días es:
Bs. 1.200 x 15% x 45/360 = Bs. 22.50
Tratamiento contable
 Soportar estos derechos en documentos como letras o pagares constituye una mayor garantíalegal de cobro; pero no siempre la gestión del cobro de los efectos por cobrar se desarrolla de manera eficaz. Para esos casos en que se generan dificultades para el cobro de tales documentos y la empresa requiera disponer de estas deudas, existe la posibilidad de ir a una agencia bancaria quien podrá realizar la gestión de cobro del giro por la entidad y puede hacer la misma gestión pero adelantando a la organización el monto del pagare o letra, la deducción de gastos administrativos y financieros propios del banco. Las operaciones bancarias que puede realizar una empresa con Documentos por cobrar son: 
a) Documentos enviados al cobro: 
 Ocurre cuando se descuenta en una entidad financiera, documentos por cobrar, propiedad de la empresa y se recibe dinero en el momento que se realiza la operación. El banco anticipa a la empresa el monto del documento deduciendo sus comisiones bancarias y gastos administrativos mientras realiza la gestión de cobranza del mismo. La empresa registra ese giro como un efecto descontado, cuenta de valoración del activo que disminuye su valor. Luego, el banco informa a la empresa que el giro ha sido cobrado y esta elimina tanto el efecto por cobrar como el descontado. En caso de ser nula la gestión del banco, la empresa debe reponer a este la cantidad anticipada por el banco así como los intereses de mora que pudieron haberse generado en el camino. En este caso, solo se reversa el efecto descontado, ya que el documento sigue estando pendiente de cobro.
· Registros contables cuando los giros son enviados al cobro: Cuando los Giros son Enviados al Cobro se utiliza Cuentas de Orden, la Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Efectos Enviados al Cobro
 Efectos Enviados al Cobro Per Contra
	
2.000,00
	
2.000,00
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
· Registros contables cuando la entidad bancaria cobra: Se emite una nota de crédito, abonando en Cuenta el neto, una vez descontado unos intereses o comisión. La Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Banco 
Gastos de Interés 
Comisiones Bancaria 
Efectos Enviados al Cobro Per Contra
Efectos a Cobrar 
Efectos Enviados al Cobro 
	
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
	
XXXXX
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
· Registros contables cuando se devuelven los giros por incobrables: La Entidad Bancaria emite una nota de débito y la Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Gastos Administrativos 
 Efectos Enviados al Cobro Per Contra 
 Banco
 Efectos Enviados al Cobro
	
XXXXX
XXXXX
	
XXXXX
XXXXX
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
b) Documentos enviados al descuento: 
 Ocurre cuando se entregan a una entidad financiera documentos por cobrar propiedad de la empresa y no se recibe dinero al momento de la operación. El dinero se recibe cuando el cliente cancela al banco. En la contabilidad se hace el registro pero se utilizan cuentas de orden. Estas cuentas se reflejan en el balance al final de los activos y pasivos de la empresa mientras que el banco realiza la gestión de cobro. Una vez cobrado el efecto, se reversa el asiento anterior, se hace la entrada a bancos, se cancela el efecto por cobrar generándose una diferencia que obedece a los gastos administrativos y comisiones cobradas por el banco. Esta diferencia se registra en el período en que fue realizada. En caso de cobro inadecuado, se reversa el asiento de cuentas de orden, de igual manera, y se registran los gastos bancarios en el período en que se hayan realizado.
· Asientos contables cuando los giros son enviados al descuento: La Entidad Bancaria emite nota de crédito, abonando el neto, una vez descontado menos (-) intereses. La Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Banco 
Gastos de Interés
Comisiones Bancarias
 Efectos Descontado
	
XXXXX
XXXXX
XXXXX
	
XXXXX
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
· Asientos contables cuando el banco cobra envía una nota de aviso: La Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Efectos descontados
 Efectos por Cobrar
	
2.000,00
	
2.000,00
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
· Asientos contables cuando se devuelven los documentos por incobrables: La Entidad Bancaria emite una nota de débito y cobra Intereses. La Empresa hace el siguiente asiento:
	Fecha
	Cuenta/Descripción
	Debe
	Haber
	200X
	
	XX
Efectos descontados
Gastos Administrativos 
 Banco
	
XXXXX
XXXXX
	
XXXXX
	Dic
	31
	
	
	
	
	
	
	
	
Conclusión
 Las cuentas por cobrar son los instrumentos que suministran de manera eficaz a la dirección de una entidad, los derechos que tiene por créditos que fueron concedidos a su clientela para la prestación de algún servicio o por la venta de una mercancía; siendo los documentos los soportes de dichas transacciones.
 Las cuentas y documentos por cobrar se tratan igual que la cuenta de efectivo y sus equivalentes por lo que se requiere del mismo control interno, siendo diferentes de otras cuentas. Actualmente, existen diferentes métodos eficaces que pueden controlar las cuentas de los clientes con el fin de brindar una información financiera oportuna y fiables, donde en ellas se busca principalmente vigilar constantemente las fechas de vencimiento de los giros y evitar un porcentaje erróneo para la baja a incobrable de estas cuentas. 
 Los clientes son un factor muy importante dentro del ciclo de ingresos de la empresa ya que son estos los que convierten los servicios prestados en dinero y así dan inicio al ciclo de vida de una empresa. Lo cual no siempre se refleja inicialmente en el aumento del flujo de efectivo de una empresa, ya que muchas veces esto se ve reflejado en el aumento de las cuentas por cobrar.
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