Software de Gestão Administrativa

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 
 
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SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 
 
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 
UNIDAD DE INFORMÁTICA 
 
Director: Henry Martínez 
 
Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén 
 Oscar Javier Silva Romero 
 
Analista de Sistemas Peter Fonseca Buitrago 
 
Programador Álvaro Enrique Palacios Villamil 
 
 
 Coordinador Programa Marco Aurelio Ortiz 
 Universidad Virtual 
 
Auxiliares de Investigación 
Adelaida Amaya Pinzón 
Andrés Ricardo Romero 
Ángela Viviana Montañez 
Astrid Ximena Parra 
Betty Johanna Bolaños 
Carlos José Acuña 
Carolina Acosta Cifuentes 
Daniel Alejandro Ardila 
Daniel Enrique Quintero 
Daniel Felipe Moreno 
David Alexander Arenas 
David Leonardo Maldonado 
Diana Janneth Organista 
Diego Fernando Rubio 
Erika Patricia Rodríguez 
Erika Milena Padilla 
Esther Yaneth Garzón 
Ingrid Milena Quintero 
Jeffer Cañon 
Jenny Teresa Jaramillo 
Jhon Alexander Soto García 
Julián Ramírez 
Leidi Diana Rincón Rincón 
Leydy Johana Poveda Sanabria 
Liliana Teresa Salazar 
Maria Alejandra Enríquez 
Meiby Viviana Uyaban 
Natalia Ibeth Cifuentes 
Sonia Janeth Ramírez 
Sue Ellen López 
 
 
 
 
 
Trabajo desarrollado por 
CAROLINA ACOSTA CIFUENTES 
 
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1. INTRODUCCIÓN 
El software de Administración y Gestión de Personal es un programa 
que permite manejar y administrar el personal de una empresa de una 
forma más fácil y agradable, es decir, en cuanto al procesamiento, 
liquidación y pago de nómina, y si se desea, la selección, 
contratación, autoliquidación y liquidación de contratos, logrando así, 
la disminución de costos administrativos, evitando errores en cálculos y 
procedimientos que pueden causar el pago de costosas 
indemnizaciones. Además proporciona confidencialidad y seguridad 
en el manejo de la información de la empresa, especialmente la 
relacionada con el departamento de Recursos Humanos. 
 
 
RRHHSearch Versión 0.97 es un programa de Recursos Humanos que 
se encarga de manejar las hojas de vidas recibidas por las empresas; 
es de gran ayuda para tener un estricto control de la información de 
una forma sistematizada, ahorrando en espacio, ya que la recepción 
de éstas se convierte en un problema por la cantidad y lo engorroso 
de manejarlas, por tal razón, es de suma importancia, que sea 
implementado en el área de Recursos Humanos de cualquier 
organización, lo ideal sería que conociera este software, pudiera 
manejarlo muy bien y tener un amplio conocimiento. 
 
 
RRHHSearch realiza búsquedas con características específicas que se 
necesitan de las personas para la ocupación de la vacante, después 
de haber introducido los datos en el programa. RRHHSearch permite 
configurar y grabar esta solicitud, evitando volver a establecer los 
datos de una búsqueda y el mismo sistema brinda la información 
totalmente actualizada al momento de la consulta, de modo que 
automáticamente descarta aquellos currículums que ya fueron 
considerados con anterioridad. 
 
 
Por estos motivos y muchos más, RRHHSearch se constituye en un 
potente e innovador sistema de información, especialmente 
preparado para todos aquellos que participen en la selección y 
búsqueda de personal, ya que optimiza tiempos de decisión y 
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evaluación, cuenta con toda la información estandarizada, evitando 
la lectura de currículums impresos de variadas formas y tamaños, que 
hace más lento el trabajo operativo y resulta un instrumento ágil, 
rápido, práctico y de elevada efectividad. 
 
 
La Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional 
necesita conocer el software de Recursos Humanos, con el fin de que 
esté al alcance de estudiantes, profesores, empleados y demás 
personas que estén interesadas en manejarlo, ya que muchas 
empresas reconocidas en el país requieren implementarlo, para 
conseguir excelentes resultados, por lo tanto, es indispensable realizar 
una investigación sobre este software, cómo es su instalación, qué se 
necesita, sus principales características, de modo que sea de gran 
utilidad y que a largo plazo esté al alcance de todos los interesados 
en la página Web de la facultad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. TABLA DE CONTENIDO 
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................ 2 
2. TABLA DE CONTENIDO ................................................................................. 4 
3. RRHHSerach 0.97 ............................................................................................. 5 
3.1 Instalación de RRHHSearch ......................................................................... 6 
3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch ....................................................... 6 
3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch .................................................. 12 
3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch ..................................... 13 
3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach................................................ 19 
4. CONCLUSIONES ............................................................................................ 21 
5. WEBGRAFÍA .................................................................................................... 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3. RRHHSearch 0.97 
RRHHSearch es un sistema de administración de base de datos de 
currículums, que permite realizar búsquedas de personal o recursos 
humanos de forma ordenada y eficiente. Se encarga de administrar 
toda la información necesaria de un departamento de recursos 
humanos de cualquier empresa, sea grande o pequeña, y todo ello 
mediante un riguroso control de todas las hojas de vida disponibles. 
Esto ayuda en todos los procesos de selección y búsqueda de 
personal, agilizando todos los trámites posibles. 
 
 
Con el programa de RRHH se puede: 
 
 Capturar Currículums vía Internet con RRHHWeb, e-mail, o 
ingresarlos manualmente en la base de datos. 
 
 Archivar ordenadamente los CV y verlos en un formato estándar. 
 
 Realizar búsquedas por cualquier combinación de datos que 
hayan sido ingresados (formación, sexo, edad, etc.) 
 
 Realizar el seguimiento de las entrevistas de los candidatos. 
 
 
RRHHSearch permite realizar búsquedas por infinitos parámetros, 
especialmente discriminados de acuerdo a los requerimientos 
específicos de cada puesto en particular. Una vez que se decida 
cuáles son los requisitos mínimos indispensables para realizar una 
búsqueda sobre un perfil determinado, RRHHSearch procesa toda la 
información sobre los datos cargados de los currículums y le brinda un 
listado de la cantidad de postulantes que se ajustan para dicho 
empleo. Posteriormente se accede a cada formulario y así avanzar en 
el proceso de selección. 
 
 
Además permite ingresar los comentarios y evaluaciones luego de la 
entrevista personal, no sólo por el selector de Recursos Humanos sino 
también por cualquier personal jerárquico que se involucre en el 
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proceso de selección y decisión quedando de este modo, toda la 
información grabada y registrada para ser consultada en el futuro. 
 
 
De esta manera se convierte en una solución de mucha utilidad, 
dado que el proceso propiamente dicho evita la acumulación de 
currículums en papeles, agiliza la transmisión de la informaciónporque 
cualquier persona autorizada en la empresa que vaya a utilizar el 
programa, accede al mismo desde su propio PC evitando la 
circulación de material confidencial dentro de la organización. 
 
 
 3.1 Instalación de RRHHSearch 
NYS Diseño Interactivo es una empresa de diseño de soluciones de 
software y comunicación en medios interactivos (Internet, intranets, 
CD-Rooms, kioscos, etc.) y el desarrollo de aplicaciones orientadas a 
brindar servicios y solucionar problemas específicos. Por eso, 
RRHHSearch surgió de la necesidad que se presentaba en el área de 
Recursos Humanos de la empresa, organizar toda la información del 
personal que labora allí, pero de manera sistematizada, por lo tanto, 
se creó este programa, que funciona bajo Windows 95, 98, 2000 o XP y 
se puede descargar el demo en la página Web www.rrhhweb.com��
para manejarlo por un período de treinta días, totalmente gratis. Se 
creará una carpeta en el disco local C: en Archivos de programa, 
denominada RRHHSearch. 
 
Si se desea implementarlo en la empresa, se debe comprar la licencia 
de este programa, de forma que optimice las funciones del área de 
Recursos Humanos, y así reducir los costos que implican el manejo y 
control de información del personal de la empresa. 
 
 3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch 
RRHHSearch es la herramienta que el selector de personal utiliza en su 
trabajo cotidiano para realizar búsquedas y administrar los currículums 
almacenados en la base de datos. Es el componente más importante 
del paquete de RRHH y cuyo alcance es: 
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 Recibir los currículums que han sido cargados en Internet desde el 
RRHHWeb e incorporarlos a la base de datos principal. 
 
 Realizar búsquedas inteligentes sobre los currículums. 
 
 Permitir al selector administrar los currículums, incluyendo el 
seguimiento de los mismos mediante el ingreso de datos post-
entrevista. 
 
 Importar información desde otros sistemas de base de datos como 
Oracle, Database o Microsoft SQL Server. 
 
 
• Barra de menús 
 
RRHHSearch es muy fácil de manejar, las opciones que están en la 
barra de Menú son las indispensables del programa, situada bajo la 
barra del título del programa, los menús de izquierda a derecha sirven 
para: 
 
 Sistema: Esta opción permite configurar RRHHSearch y salir del 
programa. 
 
 Módulos: Búsquedas, agregar/modificar/borrar, importar, copia de 
respaldo, ajustar base. 
 
 Ventana: Mosaico horizontal, mosaico vertical, cascada, organizar 
iconos. 
 
 Ayuda: Muestra la ayuda de RRHHSearch. 
 
 
 
 
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• Barra de herramientas 
 
 
 
 Búsquedas: Esta opción también se activa con la tecla F2. Permite, 
como su nombre lo indica, la búsqueda de hojas de vida, por 
medio de criterios, al definirlos y ejecutarlos, aparecerán los 
respectivos resultados. Los pasos a seguir son: 
 
 
1. En la ventana de Búsquedas, se establecen los criterios en la 
opción Nueva, en la ventana abierta se definen en las 
secciones de General, Áreas de formación, Idiomas, Áreas de 
experiencia, Áreas de interés y Fotos. 
 
 
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2. Al escoger “Agregar”, después de haber definido el criterio, 
aparece la siguiente ventana donde se elige el dato, el 
operador lógico que puede ser igual, distinto, mayor, contiene, 
no contiene, entre otros y el valor que se desea especificar y 
Aceptar. En este caso se quiere saber cuáles son las personas 
que tienen 22 años, por lo tanto, el dato es la edad, la 
comparación igual a y el valor 22. Hay que tener en cuenta la 
sección, porque cada una contiene sus propios datos. 
 
 
 
 
3. La definición del criterio aparece en la ventana de Nueva 
Búsqueda, se guarda y se le coloca el nombre de la búsqueda 
y si se desea una observación acerca de ésta y aceptar. Se 
almacenará en la base de datos del programa. 
 
 
4. En la ventana de búsquedas aparecerá la definición realizada. 
En el ejemplo dado, es “Edad de los aspirantes”, con la fecha y 
hora en que se realizó, y para ver las personas que cumplen con 
esta condición se escoge la opción de Ver resultados. 
 
 
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5. Aparecerán todos los registros encontrados, de acuerdo al 
criterio definido, con un pequeño resumen y se procede a 
escoger algunas de las opciones presentadas, para ver la 
descripción detallada de la hoja de vida de la persona. 
 
 
En la ventana de Búsquedas se puede modificar o borrar alguna 
condición hecha previamente, seleccionándola y escogiendo estas 
opciones. 
 
 
 ABM Fichas: Esta opción permite agregar, modificar o borrar las 
hojas de vida que se encuentran registradas en la base de datos. 
Primero se debe escoger el país de origen del postulante y digitar 
su documento de identidad y Aceptar. 
 
 
 
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De inmediato aparecerá la hoja de vida del aspirante, donde se 
puede editar y guardar los cambios hechos o borrarla definitivamente. 
 
 
 
 
 Importar: RRHHSearch permite importar datos a la base existente, 
ya sea desde el módulo RRHHWeb (captura de los currículums en 
Internet), en el cual las personas ingresan sus datos desde la página 
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Web de la empresa, o desde otros sistemas, está opción debe ser 
con la supervisión del proveedor del programa. 
 
 
 
 
 3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch 
Para almacenar las hojas de vida que ha recibido la empresa, hay tres 
formas de ingresarlas a la base de datos de RRHHSearch: 
 Manualmente: Al tener la hoja de vida del aspirante, se introducen 
los datos en el formulario predeterminado que trae RRHHSearch, 
donde se guarda la información personal, académica, trayectoria 
laboral, entre otros aspectos. Esta labor la realiza el encargado de 
seleccionar el personal de la empresa, aunque hay que tener en 
cuenta que es una labor tediosa porque pueden ser muchas hojas 
de vida, pero significará un ahorro de tiempo y espacio. 
 
 
 Automática: Desde Internet, ya sea en el navegador Explorer o 
Nestcape, los aspirantes a la vacante pueden llenar sus datos en el 
formulario predeterminado, sin necesidad de entregar la hoja de 
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vida directamente a la empresa. Esta herramienta se habilita en la 
página Web de la misma, y es RRHHWeb, que facilita las labores 
del área de Recursos Humanos. Esta información se guarda 
temporalmente en los servidores de RRHHWeb, mientras que el 
personal autorizado para esta labor, con su respectivo nombre de 
usuario y contraseña, la descarga a la base datos de RRHHSearch, 
importándola de tal forma que queden almacenadas en el 
programa; esto se puede hacer a cualquier hora del día, 
dependiendo de la necesidad de la empresa. 
 
 
 Ingreso automático desde otra base ya existente: En caso de tener 
una base de datos ya existente de currículums en otro programa, 
se puede importar a RRHHSearch, mediante la creación de un 
archivo de intercambio en el cual la información se dispone de una 
manera determinada para que RRHHSearch pueda reconocerla. 
 
 
 3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch 
En RRHHWeb los datos son ingresados directamente por el postulante 
en la página dispuestapara tal fin, y otros por el selector de personal 
luego de haber tenido una entrevista con el postulante. 
 
 
El formulario predeterminado de RRHHSearch que se usa para 
introducir la información contenida en las hojas de vida de los 
aspirantes y del personal de la empresa tiene 6 secciones, que a su 
vez están conformadas por varios grupos descritos a continuación: 
 
 
 Identificación y contacto: En esta sección se encuentran los 
nombres, apellidos, el documento de identificación, los teléfonos, 
el e-mail, así como los datos demográficos, de residencia y de 
estructura del grupo familiar. 
 
• Demográficos: En este subgrupo se ingresan el sexo, día, mes, 
año y país de nacimiento, edad, estado civil, número de hijos. 
 
• Residencia: Permite la entrada de datos relacionados con el 
país de residencia, ciudad, dirección residencial, barrio. 
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• Contacto: Se refiere a la localización del aspirante; en el caso 
de contactarlo, se tiene el e-mail, tipo de teléfono (particular, 
celular, laboral, mensajes), el número, el horario para llamar. 
 
• Grupo familiar: En esta casilla, al darle clic, se desplegarán tres 
opciones: Agregar, Modificar, quitar. En la primera permite 
ingresar los siguientes datos: 
 
 
 
El parentesco se elige dependiendo de la familia del aspirante, 
si es soltero, casado, con hijos, etcétera; se encuentran el 
cónyuge, hermano, hijo, madre, padre u otro, y se procede a 
llenar sus datos principales. 
 
 
 Sección Formación: Contiene la información de los estudios 
realizados por el aspirante. Hay tres subgrupos: 
 
• Formación secundaria: Tipo (bachiller, mercantil/comercial, 
técnico/industrial, humanístico/social), estado (interrumpido, 
en curso, completo), institución, cantidad de años completos 
(para el caso de en curso o suspendido). 
 
• Formación superior: Al elegir esta opción, se despliega el 
siguiente cuadro de diálogo, que será llenado dependiendo 
de la formación del aspirante. 
 
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• Idiomas: En este subgrupo se llenan los datos correspondientes 
al idioma, donde se especifica el nivel de lectura, habla y 
escritura, ya sea poco, bien o muy bien, en el cuadro de 
diálogo desplegado. 
 
 
 
 Sección Experiencia laboral: Se encuentra la descripción de 
trabajos anteriores y los conocimientos específicos en alguna área 
por parte del aspirante. 
 
 
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• Experiencia laboral: Al especificar un puesto desempeñado, se 
desplegará la siguiente ventana, para realizar una descripción 
detallada. 
 
 
 
 
• Conocimientos específicos: En este subgrupo se describen 
otros conocimientos adquiridos del aspirante, por ejemplo 
cursos de sistemas, técnicos, entre otros. 
 
 
 Sección Expectativa laboral: En esta sección se describe cuáles son 
las áreas laborales de interés del postulante y las condiciones de 
trabajo que le gustaría tener. 
 
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 Sección Fotos: Esta sección está orientada a actividades como 
publicidad y agencias de modelos. Incluye las fotografías del 
postulante y su descripción física. Hay dos subgrupos: 
 
 
• Lista de fotos: Para ingresarlas, RRHHSearch permite capturarlas 
directamente desde una cámara digital o un escáner o desde 
un archivo ya existente. 
 
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• Descripción física: Especificaciones del aspirante en cuanto a 
las medidas (pecho, cintura, cadera), la altura (en 
centímetros), presencia (muy buena, buena, regular, mala), 
contextura (grande, mediana, chica). 
 
 
 Sección Observaciones: El selector de personal puede incluir datos 
adicionales, que no se encuentran en el formulario 
predeterminado, además de anotaciones relacionadas con el 
proceso de selección. Se especifica la fecha de ingreso de la hoja 
de vida a la base de datos y la fecha de última actualización. 
 
 
 
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 3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach 
En RRHHSearch se pueden manejar varias hojas de vida a la vez, es 
decir, las que se deseen ver, se abren y desde el Menú – Ventana se 
visualizarán, además se especifican las formas de manejarlas tales 
como: 
 Mosaico horizontal: Esta visualización presenta simultáneamente las 
hojas de vida de forma horizontal en la pantalla como se muestra a 
continuación: 
 
 
 
 Mosaico vertical: Permite ver las hojas de vida de forma vertical, 
para poder compararlas y tener una mejor vista de ellas en la 
pantalla. 
 
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 Cascada: Esta vista despliega las ventanas abiertas de forma 
descendente, no es muy recomendable por la poca visualización 
de ellas en la pantalla. 
 
 
 
 
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4. CONCLUSIONES 
 El programa de RRHHSearch es de gran utilidad para el 
departamento de Recursos Humanos de una empresa, ya que 
facilita el manejo de las hojas de vida de los aspirantes, sin tener 
que emplear espacio físico para su almacenamiento. 
 
 
 RRHHSearch es un software enfocado a las necesidades de las 
empresas, ya sean grandes o pequeñas, específicamente al área 
de Recursos Humanos, que maneja la información tanto de los 
aspirantes a vacantes de la empresa como la de los empleados de 
la misma. 
 
 
 Todo departamento de Recursos Humanos de una empresa, 
debería contar con un software especializado para la organización 
de las hojas de vida, evitando problemas en la gran información 
que se maneja, ya que se sistematiza, logrando así eficiencia y un 
buen control de ellas. 
 
 
 El software aplicado al área de Administración es muy importante 
para las empresas, ya que optimiza los procesos en cuanto al 
manejo de personal en una empresa, además existen otros 
programas que mejoran la producción, la facturación y otras 
actividades que desempeña diariamente, las cuales necesitan que 
se lleven a cabo de una forma eficiente y rápida. 
 
 
 
 
 
 
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5. WEBGRAFÍA 
 http://www.rrhhweb.com 
 
 
 http://www.programasgratis.com/downloads-cat8.html