PLAN DE MEJORA OFFCORSS

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Plan de mejora para el proceso de toma pedidos por medio de una Macro para Offcorss 
Elaborado por: 
Laura Posada Zapata 
 
Asesor: Guillermo León Vásquez Zapata 
Ing. Financiero y de negocios 
 
 
Tecnología en Gestión comercial 
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas 
Medellín 
2023 
 
Título del trabajo 
2 
 
Resumen 
La empresa Offcorss se dedica a diseñar y comercializar productos para niños 
incluyendo el comercio exterior, al realizar los pedidos para otros países este proceso se 
hace de una manera manual lo que demanda un alto riesgo en demora y entrega para el 
cliente, por esta razón se decide optimizar el proceso de toma pedidos por medio de un 
formato general en el que se pueda consolidar todos los pedidos, utilizando una medida 
cuantitativa enfocada en cantidades se utilizó una herramienta de Excel la cual es una 
macro para optimizar los procedimientos para esta tarea. Esto lleva a que el proceso sea 
mucho más fácil y amigable lo que permite la agilidad en el proceso de los pedidos. 
Aunque este proceso ya se aplique de una manera más sencilla aún se debe mejorar y 
optimizar. 
 
Palabras clave: Pedido, macros, Excel, optimización, comercial, procesos, comercio 
exterior. 
Abstract 
. The company Offcorss is dedicated to design and market products for children 
including foreign trade, when ordering for other countries this process is done in a manual 
way which demands a high risk in delay and delivery for the customer, for this reason it 
was decided to optimize the process of taking orders through a general format in which you 
can consolidate all orders, using a quantitative measure focused on quantities using an 
Excel tool which is a macro to optimize procedures for this task. This makes the process 
much easier and more user-friendly, which allows for agility in the order process. Although 
this process is already applied in a simpler way, it still needs to be improved and optimized. 
 
Keywords: Ordering, macros, Excel, optimization, commercial, processes, foreign 
trade. 
Título del trabajo 
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1. Introducción 
1.1. Descripción de la empresa 
C.I. Hermeco S.A. es una empresa de la industria textil dedicada a diseñar y 
comercializar ropa para recién nacidos, bebés y niños con su marca Offcorss nacional e 
internacionalmente en varios países de América, Europa y Asia. Esta empresa no 
confecciona sus diseños, pero con ayuda de terceros mandan los insumos necesarios como 
telas y demás para la creación del producto final. Para su expansión por otros países, 
Offcorss cuenta con el área de internacionalización que busca alcanzar esos mercados 
internacionales e impactar el producto en cada país, esta área se encarga de hacer negocios 
con comercializadores que distribuyan sus productos por medio de distribuidores, 
boutiques, franquicias y los E-Commerce. 
 
 
1.2. Planteamiento del problema 
El practicante genera apoyo en el área internacional en diferentes procesos para la 
creación y la compra del producto en los diferentes países. En las páginas de E-Commerce 
crea los productos partiendo desde la búsqueda de fotos y descripciones del mismo para la 
visualización de los posibles clientes en las plataformas y actualiza inventarios en las otras 
páginas web internacionales de la compañía. Por otro lado, también apoya el proceso de 
toma pedidos de los clientes internacionales. Teniendo en cuenta el proceso de toma pedido 
de cada país se ve la necesidad de optimizar este procedimiento, ya que es muy rigurosa y 
extensa esta tarea y conlleva a realizar una homologación de la información de la empresa y 
la de los clientes que se manejan en otro formato, para que esta sea compatible y los 
formatos que se utilizan sean entendibles 
 
Título del trabajo 
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1.3. Antecedentes 
En el proceso de toma pedido se ha visto que los formatos para esta solicitud son 
diferentes para cada cliente que tiene la compañía, dado que se tienen que hacer 
traducciones u homologación de información para que la toma del pedido sea entendible 
para la empresa y se haga correctamente. Al ser tantos formatos el proceso se vuelve muy 
extenso puesto que cada uno se traduce de manera diferente, este también es un proceso 
manual generando posibles errores a la hora de digitalizar los pedidos. 
1.4. Objetivo general 
Optimizar el proceso de toma pedidos por medio de un formato general en el que se 
pueda consolidar todos los pedidos. 
 
1.5. Objetivos específicos 
-Analizar los formatos de pedido que manejan los clientes más potenciales 
-Desarrollar el modelo utilizando un plan piloto en las 3 principales empresas 
-Validar la eficiencia del modelo median las pruebas del montaje de pedidos. 
1.6. Justificación 
Para tomar los pedidos es muy importante que todos los datos que se envíen estén 
correctamente diligenciados ya que después de esto se continua con la facturación del 
pedido lo cual es algo muy importante porque una mala gestión de este conlleva a errores 
en la facturación, viendo esto se ve necesario hacer que este proceso de toma pedido se 
vuelva más ágil tanto para la empresa como para los clientes para evitar errores en la 
traducción o digitalización del mismo. 
 
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2. Marco legal y conceptual 
Marco conceptual 
Es importante conocer todos esos factores internos y externos que impactan el 
proceso de esta investigación de manera directa o indirecta. Con la idea de optimizar el 
proceso de la toma de pedidos es fundamental tener en cuenta algunos conceptos que nos 
ayudan a entender de qué manera impacta en la empresa y que otros factores impactan en el 
mismo proceso. 
Industria textil 
Inicialmente se tendrá en cuenta la industria textil la cual es competente conocerla ya que 
es abarcada por todas las áreas de la empresa. Esta se conoce como en el sector que se 
dedica a confeccionar o elaborar las telas o los elementos necesarios para la creación de un 
producto final que en este caso sería una prenda de vestir. Esta es una de las industrias más 
fuertes en el país ya que una gran parte de la población se dedica a esta labor. 
Procesos logísticos 
Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, también es importante tener en 
cuenta el proceso de los pedidos internacionales, tener un contexto de cómo funciona nos 
permite conocer a detalle las causas directas que tiene frente al proceso que se quiere 
optimizar con este plan de mejora. 
Los pedidos internacionales se relacionan con todos los procesos logísticos que se 
gestionan dentro del mismo para que toda la información suministrada dentro de estas 
solicitudes sea despachada correctamente. 
Los procesos logísticos corresponden a todas las actividades que permiten un 
funcionamiento coordinado entre las tareas u objetivos que se tienen plateados dentro del 
área. Estos son indispensables dentro de la compañía ya que con una buena gestión permite 
el fortalecimiento de los procesos de la compañía, por otro 
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lado, también ayuda a la competitividad de la empresa con procesos que aseguran 
un producto final bien elaborado. 
En fundamental repartir el proceso logístico en actividades y tareas esenciales para 
la compañía teniendo un soporte técnico y una continua comunicación entre los principales 
gestores del proceso. Por otro lado, la estructuración de estos procesos debe tener 
claramente desarrollados cada operación que tiene la compañía dentro de los diferentes 
procesos. 
Ordenes de compras 
Dentro de los procesos de la empresa, esta las órdenes de compra las cuales son las 
solicitudes de los clientes a la compañía sobre pedidos que solicitan para su venta. Los 
documentos de órdenes de compras deben ser claros y detallados con todo el informe del 
pedido ya que estos contienen información en la que expresan cantidades, valores y lugar 
de entrega de unpedido en específico. 
Con base a lo anterior, una compañía debe contar con una comunicación efectiva 
que permita que el mensaje sea claro entre cliente y empresa, evitando que las solicitudes 
tengan algún tipo de confusión. 
Las órdenes de compra también permiten tener un mejor manejo de la información 
ya que en esta se consolida toda la información específica de un cliente permitiendo a la 
empresa tener un conocimiento más a detalle de lo que solicita su cliente. 
Despachos de mercancías 
Para este proceso es muy importante tener muy claro los conceptos mencionados 
anteriormente (Procesos logísticos, Ordenes de compras) y una buena relación entre las 
diferentes áreas de la compañía ya que estos van de la mano para evitar pérdidas en valores 
tanto para la empresa como para el cliente. 
 “hacen parte de una de las etapas logísticas dentro de la compañía, esta requiere 
contar con toda la información necesaria de las órdenes de compra para tener claridad en 
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especificaciones que son necesarias para una buena entrega a nuestro cliente específico” 
(Diaz, Catherine; David, Sebastian, 2017) Una buena gestión en los despachos de la 
mercancía permite una entrega rápida y flexible y esto beneficia a la empresa ya que los 
clientes aprecian la entrega rápida y eficaz de sus pedidos, haciendo una buena 
optimización del tiempo tanto para el cliente como para la empresa. 
 
Después de conocer todos los conceptos claves para esta investigación y que tienen 
un enfoque más general de la compañía también es de vital importancia conocer algunos 
conceptos que se centren en el plan de mejora a proponer. En este caso hablaremos o 
conoceremos más a detalle la herramienta que será fundamental para el desarrollo de esta 
investigación. 
Excel-Hojas de calculo 
Excel es una herramienta que permite el manejo de datos numéricos o valores a gran 
escala, para las grandes empresas Excel se ha vuelto una herramienta de uso cotidiano ya 
que les facilita muchas tareas de tabulación u operaciones que permiten la optimización de 
tiempo generando agilidad y rapidez en la digitación o documentación de algún proceso. 
Excel es una herramienta que es fácil de manejar puesto que por medio de fórmulas 
realizan todo un análisis en menos de un minuto. 
Según el profesor Ángeles, “Las Hojas de Cálculo lograron un gran éxito, esto, 
debido a que su uso en los problemas cotidianos, principalmente en el mundo empresarial, 
representaba una oportunidad de llevar esos problemas y representarlos a través de números 
y fórmulas”. (Ángeles, Francisco Ángeles, 2016) Considerando que las hojas de cálculo 
hacen parte de las herramientas de Excel, al cual se les puede dar un gran uso desde la 
perspectiva empresarial permitiendo facilitar labores cotidianas dentro de estas compañías a 
través de fórmulas y números 
 
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Macros de Excel 
Según Pubsonline en su artículo, Which Data Sets Are Preferred by University 
Students in Learning Analytics Dashboards? A Situated Learning Theory Perspective, dice 
que cuando se tiene un conjunto de datos estos se deben de analizar utilizando las Macros 
que parten de un estudio individual hasta que llegar a uno general que se centra en una base 
maestra y de allí saca datos particulares que mirado desde La macro en Excel es una 
actividad que hace parte del funcionamiento de la herramienta en la cual se graba una 
actividad repetitiva y la macro se programa para realizarlo por sí sola, se pueden hacer 
todas las modificaciones que se deseen para la necesidad que tenga la persona que desee 
realizarla (Joseph-Richard, Paul; Uhomoibhi, James, 2023) 
El objetivo de estas es facilitar a las personas la tarea de hacer una acción en 
repetidas ocasiones, con las macros esas acciones que anteriormente se hacían 
manualmente pasan a realizarse de manera automática, a estas se les asigna un orden en las 
acciones y esta fácilmente las ejecuta. Aparte de optimizar el tiempo también genera una 
reducción en los errores que se pueden llegar a cometer a la hora de hacer una tarea manual 
dentro de Excel. Las macros de Excel cuentan con un lenguaje de programación llamado 
Visual Basic Para Aplicaciones (VBA) 1 
 
Marco legal 
En este apartado se explicarán las normativas a tener en cuenta para el desarrollo de 
este plan de mejora y que pueden afectar directa o indirectamente el proceso de toma 
pedidos. Las normativas aplicadas para este proceso impactan también en la atención al 
cliente ya que un incumplimiento en ellas podría retrasar el tiempo de entrega de un pedido 
o en el peor de los casos no hacer entrega del producto final para el cliente. 
 
1 Microsoft VBA es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar 
aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft. 
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Leyes de comercio exterior: 
Ley 6 de 1971 (septiembre 16) - Ley de Adunas. 
“Regular las importaciones con miras al adecuado aprovechamiento de divisas” 
(MINCIT, 1999) En esta se estipulan las normas en las que el gobierno debe adaptarse para 
hacer las modificaciones necesarias en aranceles, tarifas y demás para el régimen de las 
aduanas. 
Dado que Offcorss es una compañía que tiene exportaciones internacionalmente 
esta ley tiene un impacto directo dentro todos sus procesos, siendo este un factor externo 
que tiene un efecto dentro de la compañía para la venta del producto en otros países 
Circulares Incomex- Cuota textil USA 
En las circulares de esta sección se menciona información importante de aspectos 
relacionados con la cuota textil de las exportaciones textiles. 
Esta circular de manera directa se relaciona con la razón de la empresa ya que esta 
se dedica única y exclusivamente a las exportaciones de textiles hacia otros países. 
Acuerdos de alcance parcial- Acuerdo de complementación económica n° 48 
suscito entre el gobierno de la república argentina y los gobiernos de las repúblicas de 
Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela, países miembros de la comunidad andina 
“CONSIDERANDO Que es necesario fortalecer y profundizar el proceso de 
integración de América Latina, a fin de alcanzar los objetivos previstos en el Tratado de 
Montevideo 1980, mediante la concertación de acuerdos económico-comerciales lo más 
amplios posibles” (MINCIT, 1999) 
 
 
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Leyes nacionales: 
artículo 1546 del código civil 
“En los contratos bilaterales va envuelta la condición resolutoria en caso de no 
cumplirse por uno de los contratantes lo pactado” (Secretaria del Senado, 2015) En este 
artículo se asegura que lo estipulado entre los contratos de los clientes con la empresa sean 
cumplidos por ambas partes. 
Es importante adaptarse a este articulo dentro del proceso de la toma de pedidos ya 
que por medio de una mala gestión de este se pueden generar conflictos o incumplimientos 
con acuerdos que están estipulados dentro de los contratos 
LEY 7 DE 1991 (enero 16) 
Según esta ley regula las normas que miden el comercio exterior en el país, también 
se determinan las funciones y la composición del consejo superior de comercio exterior. 
Esta ley es de un factor externo que puede afectar internamente a la compañía, teniendo en 
cuenta que esta regula el funcionamiento del comercio exterior del país. 
 
 
 
 
 
3. Metodología 
En este apartado se explicará la metodología a utilizar para este plan de mejora que 
será propuesto para el área de internacionalización de Offcorss en su proceso de toma 
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pedidos. Se expondrá la viabilidad de las macros de Excel en este proceso. Se establecerán 
los parámetros e indicaciones necesarias para el desarrollo de los objetivos planteados. Por 
otro lado, se dará un detalle del funcionamiento de la herramienta fundamental para la 
realización de este trabajo que son las macros. 
“El método son requisitosindispensables para la investigación y es la herramienta 
que ayuda a sistematizar u ordenar la investigación asimismo coadyuva al logro de los 
objetivos preestablecidos” (Nateras González, Martha Elisa, 2005) 
El tipo de metodología a implementar en este plan de mejora es cuantitativo Según 
David Alan y Liliana Cortez en su libro procesos y fundamentos de la investigación 
científica (2018). Dentro de los principales objetivos de la investigación cuantitativa esta la 
adquisición de conocimientos y la elección del modelo que más se aproxime a las 
expectativas del investigador y este a su vez permita tener un conocimiento más acertado a 
la realidad y respetando los resultados encontrados y estos se logran por medio de variables 
utilizadas en este proceso. (Neill, David;Cortez, Liliana, 2018). Bajo este concepto esta es 
la metodología que mejor se adapta al desarrollo de esta investigación ya que la mayoría de 
los datos que se obtienen son numéricos y las cifras esperadas por la gerencia son 
numéricas. 
El método cuantitativo se adapta a la metodología a implementar dentro de este 
trabajo puesto que se medirán valores por medios una macro en Excel para determinar el 
funcionamiento de esta metodología propuesta para el análisis de los datos y los resultados 
obtenidos al final de este plan de mejora. 
El primer objetivo específico planteado en este trabajo es realizar el análisis de la 
toma de pedido actual que se envía a los diferentes clientes. Esto es importante ya que al 
conocer cuáles son las condiciones y procesos dentro del formato nos facilita la tarea de 
realizar la macro en el mismo. 
 El proceso de toma pedido se realiza de la siguiente manera, inicialmente se crea 
una plantilla como se presenta en la siguiente ilustración 
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Ilustración 1: Plantilla final de pedido 
Fuente Propia 
En la cual está conformada por las referencias que entran a ofertarse en cada país 
(No todos los productos se venden en todos los países) para esto se hace una búsqueda en 
documentos consolidados en donde se encuentra toda la información necesaria de las 
prendas o productos que entran a ofertarse en cada país. 
Esta plantilla se realiza de manera manual descargando inicialmente un archivo de 
la plataforma de la empresa en donde nos baja la información de las referencias que se 
ofertan, con tallas, colores, códigos que identifican específicamente la referencia y el valor 
comercial que se descargan en pesos colombianos. 
Teniendo en cuenta que estos formatos de pedidos se envían a varios países con 
monedas diferentes, este formato hay que adaptarlo a los precios que maneja cada cliente. 
Los precios para cada cliente los establece otra área de la empresa y los consolida en una 
base de datos general. 
A continuación, se desarrollará la metodología implementada para cada objetivo 
específico que se estableció al inicio de este proyecto de mejora. 
Como segundo objetivo, se desarrolla el modelo utilizando un plan piloto en las 
principales empresas. 
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Para desarrollar la macro en el formato de toma pedidos primero se identifica para 
qué tipo de cliente se realiza la toma pedido, si es distribuidor o Boutique ya que los 
formatos para cada uno tienen unas condiciones diferentes en sus columnas. Luego de esto 
se descarga un informe con las referencias que se van a ofrecer al cliente objetivo. El 
reporte descargado sale de la siguiente manera. 
 
Ilustración 2: Formato inicial de toma pedido 
Fuente Offcorss 
En este formato es en donde se desarrollará la macro para que el proceso de 
adaptación del pedido sea automatizado y seguro. 
Como se mencionó anteriormente los precios que se descargan de este formato 
corresponden a los ofrecidos en Colombia los cuales hay que reemplazar por los precios 
asignados para cada país. Al tener el reporte descargado se inicia con la grabación de la 
macro, la cual se expondrá por pasos. 
Paso 1: Organizar los valores de todas las columnas 
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Este paso es importante ya que cuando una referencia tiene varios colores estos se 
organizan por las tallas que tiene cada uno y de esta manera la información suministrada 
estaría más organizada y sería mucho más fácil de comprender 
Ilustración 3: Orden de los datos 
Fuente propia 
Paso 2: Agregar las columnas de precios. 
En el formato establecido se agregan las siguientes columnas 
Ilustración 4: Columnas de precios 
Título del trabajo 
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Fuente propia 
 
En el caso del formato para un distribuidor tiene la condición de agregarle la 
columna de “precio boutique” mientras que para el resto de toma pedidos esa columna se 
omite. 
En la columna de “precio P.V.P.” corresponde al valor de venta al público en 
general; en la columna “cantidad” se deja vacía ya que el cliente determina la cantidad por 
referencias que quiere solicitar. Y por último en la columna total se realiza la siguiente 
fórmula simple la cual se arrastra para todas las filas: 
Total= Precio distribuidor * Cantidad 
Paso 3: Hacer búsqueda precios específicos 
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En el consolidado que utiliza la empresa para adjuntar todos los precios que se le 
asigna a cada referencia en los diferentes países se hace la búsqueda para agregar al 
formato de pedido que estamos modificando. Por medio de la fórmula Buscarv siendo esta 
una herramienta que “nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos 
ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando” 
(Aragón, Kenia; Bravo, Jasson; Chevéz, José, 2015) Basándonos en eso, se procese hacer el 
cruce de información con las referencias y el precio que se le asigna a cada columna. 
Hasta el paso número 3 se realiza la grabación de la matriz, y se guarda para 
implementarla en los próximos reportes que se descarguen haciendo este proceso manual 
mucho más automático. 
Como tercer objetivo específico se estableció que se inicia la validación de la 
eficiencia del modelo mediante pruebas en los montajes de los pedidos. 
Al realizar el asignarle los pasos o parámetros a la macro está efectúa su 
funcionamiento de manera correcta, permitiendo que este proceso se vuelva más ágil y 
presenta una operatividad sencilla o amigable para el usuario. 
4. Resultados 
Al realizar el análisis de los datos del formato inicial que se descarga de la 
plataforma de la empresa, se observa que los pasos para la adaptación del formato de 
pedido son muy repetitivos, por ejemplo, la acción de agregar las columnas de los precios, 
modificar los títulos para cada columna, o incluso la acción de formular las columnas para 
la búsqueda de los valores, haciendo que exista la posibilidad de que este proceso se pueda 
automatizar por medio de las macros. Haciendo una comparación de tiempos entre la 
adaptación del formato de pedido de manera manual vs de manera automatizada se halló lo 
siguiente: 
Proceso manual: Desde la descarga del archivo hasta la adaptación del mismo de 
manera manual se tomó un tiempo aproximado 45 minutos, teniendo en cuenta también 
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dentro de este tiempo el proceso de descartar manualmente esas referencia-color que no 
iban en el pedido ofertado para el cliente. 
Proceso Automático: Dentro de este método se encontraron 2 factores que son los 
que toman más tiempo. El primero es el descargue del archivo de la plataforma de la 
empresa ya que este puede tardar entre 5 a 10 minutos y el segundo, la revisión de las 
referencias color que no se ofertan para el cliente que toma entre 5 a 10 minutos 
Por último, el resto del proceso de adaptación del formato de pedido por medio de la 
macro toma menos de 1 segundo. En total el proceso automatizado toma entre 10 a 20 
minutos aproximadamente. 
Ilustración 5: Formato de pedido hecho por la macro 
Fuente Propia 
La optimización de este proceso permite que la solicitudsea atendida de manera 
rápida ya que al volver el proceso automático permite que los datos asignados sean 
correctos, minimizando los errores en la toma de pedido. Lo que garantiza el envío de la 
mercancía correcta y a tiempo para los clientes 
5. Conclusiones 
Es importante optimizar el proceso de toma pedidos por medio de macros ya que 
permite una mejor respuesta para el cliente y una minimización en el margen de riesgo en 
los errores de entrega de pedidos para el mismo. 
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Las macros permitieron que una tarea manual se volviera algo más automatizado 
generando una mejor optimización en el tiempo de gestión de un pedido por esta razón se 
consideró pertinente utilizar la metodología implementada en el trabajo. 
Aunque el plan de mejora que se propone a la empresa ya es aplicable dentro del 
proceso de toma pedido, este se puede optimizar mediante una programación más 
especifica y relacionando otros archivos que maneja la compañía para obtener un resultado 
más exacto. 
6. Recomendaciones 
Se recomienda continuar con la optimización de este proceso de toma pedidos, 
específicamente reforzando el tema de aseguramiento de cuáles son los colores o 
referencias que se ofertan para cada cliente, lo cual aún se continúa haciendo de manera 
manual, para que de esta manera se tenga un formato de pedido mucho más seguro y sin 
errores. 
Realizar actualizaciones en la programación de las macros en caso de que el proceso 
de la toma de pedido se modifique o actualice y de esta manera mantener una constante 
mejora en este proceso. 
 
7. Limitaciones 
Una de las limitaciones que se desarrollaron para la realización completa de este 
proyecto fue el tiempo ya que el plazo establecido para el proyecto no permitió un 
desarrollo completo del mismo 
La falta de conocimiento previo sobre macros fue una limitante debido a que no se 
desarrolló un plan elaborado por la falta de conocimiento en el funcionamiento de 
programación de las macros 
 
Título del trabajo 
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