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FASE I 
 
 
 
DEFINICIÓN 
 
 
 
 
1. TEORIZACIÓN DE LA VARIABLE. 
 
1.1 BASES TEÓRICAS. 
 
Los fundamentos teóricos de la investigación comprenden diversas 
conceptualizaciones de diversos autores en relación con los tópicos que se 
tratan en la misma, tal como lo requiere toda investigación 
independientemente de su tipo y que serán la plataforma del proceso de 
investigación. 
 Según Balestrini (2001, p. 102) después de seleccionar los aspectos 
mas relacionados del cuerpo teórico que se asume referido al tema 
específico de estudio se procede a la fundamentación teórica la cual 
determina la perspectiva del análisis y muestra la voluntad del investigador, 
de analizar la realidad objeto de estudio de acuerdo a una explicación 
pautada por los conceptos y categorías atendiendo a un determinado 
paradigma teórico, a continuación se definen las bases teóricas que 
sustentan el presente trabajo de investigación. 
4 
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1.1.1 SISTEMA ADMINISTRATIVO. 
 
 Magdalena (1998, p. 6), refiere que un sistema administrativo es aquel 
que permite un funcionamiento organizado sin intervenciones espectaculares 
y esporádicas de personas providenciales, el cual permite que los objetivos y 
las políticas de la dirección tengan concreción real alcanzándose los 
resultados esperados. 
Mientras que para Tawifik y Chauvel (1994, p. 63) un sistema 
administrativo es el encargado de crear la dinámica de la empresa, su 
objetivo principal es asegurar el funcionamiento de manera eficaz y rentable 
de la organización, se encuentra cons tituido por un conjunto de pasos o 
etapas necesarias para llevar acabo una actividad. 
Por lo tanto el sistema administrativo representa la buena 
organización, descripción de objetivos y políticas de la empresa; para un 
correcto funcionamiento de todas sus unidades sin la intervención de 
personas ajenas a ella. Así mismo permite mejorar la productividad haciendo 
a la empresa eficiente, eficaz, obteniendo una mayor utilidad. Para el 
presente estudio se asumirá la definición de Magdalena. 
 
 1.1.2 IMPORTANCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO. 
 
Analizando la importancia de los sistemas, Gómez (1998, p. 8) afirma 
que la administración de una organización consiste fundamentalmente en la 
capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado, en la 
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actualidad, se observa como poco a poco, los sistemas y su estudio cobran 
importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones se puede 
afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar acabo las 
actividades , son elementos componentes del sistema. 
El mismo autor indica que para la práctica administrativa adecuada y 
actualizada, serán los sistemas utilizados que así lo determinen. Estos serán 
por tanto realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acordes con el 
momento histórico y la situación en que sea implantados. Es necesario 
también que sean claros y que den la posibilidad a cambios estructurales, 
pero no de esencia. 
 Del mismo modo Koontz (1998, p. 7) afirman que los sistemas 
administrativos son relevantes por cuanto de ello depende la responsabilidad 
de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores 
contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. 
Gómez (1998, p. 8), agrega que la administración en si es una 
metodología efectiva aplicable a las y a las relaciones humanas, siendo los 
sistemas un medio de acción y de resultado. Mediante ello se evita que se 
pierdan de vista los objetivos primordiales de la empresa pues no ser por ello 
se caería en divagaciones. 
De esta manera el sistema administrativo es de gran importancia para 
la organización, ya que de hay radican diferentes procesos que permiten la 
constante evolución y continuidad de la empresa, adaptarse a los frecuentes 
 5 
cambios producidos dentro y fuera de esta, ser mas competitiva y se puede 
cumplir con determinadas funciones para obtener el logro de los objetivos. 
 
1.1.3. FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO. 
 
En tal sentido Magdalena (1996, p. 8) puede decirse que un sistema 
administrativo es eficiente cuando cumple las siguientes funciones: 
Ø Posibilita la ejecución de los actos y/o procesos dentro del plazo que se 
considere óptimo para su concreción. Las empresas necesitan 
aprovisionarse; es eficiente aquel que consigue que los elementos 
comprados estén disponibles en la fecha en que se los necesita. Tenerlos 
por anticipado implica un gasto indebido de inmovilización de activos; no 
tenerlos no el momento preciso implica paros de línea con perjuicios en 
costos y en el ritmo de producción. 
Ø Similar situación se presenta con la producción de informes y estados 
periódicos, un balance producido con un desfasaje de 15 días puede 
resultar un adecuado elemento informativo. Sin embargo el mismo estado 
proporcionado con una demora de dos meses, puede transformarse en 
letra muerta, careciendo de utilidad. 
Ø El costo de funcionamiento es compatible con la naturaleza de las tareas 
y con el beneficio que se genera por su ejecución. Desde este punto de 
vista es más eficiente aquel sistema que, cumpliendo adecuadamente las 
demás funciones, requiere una menor derogación para la organización. 
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Ø Si se observan sistemas administrativos que con su exagerado costo de 
funcionamiento perjudican seriamente la economía de la empresa, 
haciendo peder por estas ineficiencias las utilidades que se generan por 
la producción y colocación comercial de lo fabricado. 
Ø Hace posible el desarrollo de los actos administrativos con un alto grado 
de seguridad. La ejecución de ellos supone, en un alto porcentaje de 
casos, la movilización de bienes de la empresa. Los sistemas deben 
incluir instancias que garanticen que esos recursos son utilizados con 
probidad por cada uno de los componentes de la organización. 
Ø El sistema administrativo debe incluir todas aquellas normas de control 
interno que están específicamente destinadas a asegurar la preservación 
del patrimonio de la organización, frente a los errores y malversaciones 
que pueden cometer los integrantes de la misma, o terceros que se 
vinculan a ella. Un sistema no será eficiente permite filtraciones en el 
correcto uso de bienes de la organización, o de tiempos del personal por 
los que se pagan servicios. 
Ø Simultáneamente con el desarrollo cotidiano de cada operación 
administrativa se va estructurando la pirámide de datos que resumidos 
periódicamente produzcan informativo completo y actualizado para los 
diferentes niveles de la organización. Es decir, se debe establecer una 
simbiosis entre el sistema administrativo y los sistemas de información 
gerencial. 
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Ø En forma concomitante con la ejecución de las tareas administrativas 
deben producirse los elementos que satisfagan todos los requerimientos 
de información. 
Ø Ello implica un esfuerzo de compatibilizacion de requerimientos, tanto en 
la forma como en los plazos dentro de los cuales debe procesarse la 
información. Pero tiene, como recompensa el hecho deque prescinde de 
la duplicidad en el procesamiento de datos similares para cubrir diversas 
necesidades. 
Así mismo siendo el sistema administrativo una vía para la toma de 
decisiones, esta cuenta con una serie de funciones indispensable para su 
adecuado desempeño las cuales van desde el tiempo optimo, la eficiencia, la 
seguridad, hasta la comunicación, todos ellos, dentro de cada uno de los 
procesos de la empresa. 
 
1.1.4. ELEMENTOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 
 
Según Magdalena (1996, p. 5) los elementos que conforman un 
sistema administrativo son: 
Ø Un conjunto de personas y equipos ubicados en los niveles medios e 
inferiores de la organización que dedican parte o todo su tiempo a la tarea 
de captar, transmitir, procesar o conservar información. 
Ø Un conjunto desoportes donde se sustentan datos, que sirven para 
documentar decisiones especificas, trasmitirlas, conservarlas registradas 
en el tiempo y recoger los resultados de las mismas. Estos soportes se 
 8 
han estandarizado constituyendo formularios, registros, tarjetas y 
elementos similares. 
Ø Una red de canales que vinculan a las personas y por donde fluyen los 
soportes. Esta red no es aleatoria, sino que ha sido diseñada previendo la 
creación de rutinas perfectamente definidas para operaciones repetitivas 
que pueden considerarse como típicas de cada organización. 
Ø Al proyectar los canales no solamente se deciden las estaciones, sino 
también las normas que se aplicaran en el procesamiento de los datos. 
Por lo tanto es necesario con todos estos elementos para el correcto 
funcionamiento del sistema administrativo; logrando que la empresa sea 
más eficiente y productiva. 
 
1.1.5. PROCESO ADMINISTRATIVO. 
 
Según Gómez (2001, p. 6) son fundamentalmente los insumos o 
entradas lo que permite que funcione el sistema de administración. Por tanto, 
los recursos humanos, personal, financieros, materiales, organizacionales y 
de procedimientos y métodos, se consideran en forma conjunta en el sistema 
que permiten planificar los insumos. 
La administración de estos sistemas se podría llevar a cabo mediante 
los clásicos elementos del proceso administrativo, los cuales pueden ser 
considerados como subsistemas de administración. Estos son planeación, 
organización, liderazgo o dirección y control. 
 9 
Al mismo tiempo, para Munch y García (2000, p.31) “el proceso 
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las 
cuales se efectúa la administración, que se interrelacionan y forman el 
proceso integral”. 
Atendiendo a estas consideraciones, se puede definir proceso 
administrativos como un conjunto de pasos necesarios a seguir a fin de 
aplicar métodos, principios, técnicas entre otras, correctamente para la 
administración. 
 
1.1.6. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. 
 
(a) PLANEAC ION 
 
Según Koontz y Weehrich (1994, p. 118) la planeación incluye la 
selección de misiones y objetivos, así como las acciones para alcanzarla; 
requiere de igual manera la toma de decisiones, es decir, seleccionar entre 
diversos cursos de acción futuros. Así la planeación provee un enfoque 
racional para lograr objetivos preseleccionados. 
La planeación es una función de todos los administradores, aunque su 
carácter y alcance varía de acuerdo con la autoridad de cada uno y con la 
naturaleza de las políticas (el establecimiento de normas para la toma de 
decisiones) y la administración. 
Según Reyes citado en Munch y García (2001, p. 63) la planeación 
consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, 
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estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de 
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números 
necesarios para su realización. 
Partiendo de los autores ya citados la planeación consiste en 
determinar los objetivos, formular las políticas, el desarrollo de las 
alternativas y análisis de las experiencias pasadas con el objeto de alcanzar 
los resultados obtenidos. 
Por otro lado para Koontz y Weehrich (1994, p. 123) las políticas son 
planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones 
generales que guían o encausan el pensamiento para la toma de decisiones. 
Por otra parte para los autores antes mencionados el procedimiento 
son planes que establecen un método obligatorio para realizar las 
actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas. Son 
pautas de acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta en 
que se deben realizar determinadas actividades. 
 
(b) ORGANIZACIÓN. 
 
Según Stoner (2000, p. 9) es el proceso de disponer y destinar el 
trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización 
de forma tal que puedas lograr los objetivos de la organización de manera 
eficiente. 
Por otra parte Munch y García (2001, p. 108) definen organización 
como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización 
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racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías, 
disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder 
realizar y simplificar las funciones del grupo social sobre las bases de las 
ideas expuestas, se puede decir organización como las agrupaciones de 
actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos. 
 
(c) DIRECCIÓN. 
 
Para Stoner (2000, p. 9) la dirección implica dirigir, influir y motivar a 
los empleados para que realicen tareas fundamentales. 
A diferencia de la planeación y la organización que se ocupan de los 
aspectos más abstractos del proceso administrativo, el liderazgo es una 
actividad muy concreta, requiere trabajar directamente con la gente. 
Según Munch y García (2000, p. 148) la dirección es la ejecución de 
los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de 
los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la 
supervisión. 
De esta evidencia se puede definir dirección como poner en marcha 
lineamientos establecidos durante la planeación y organización para así a 
través de ellos lograra alcanzar los objetivos, comunicación necesaria para 
que la organización funcione, su calidad se vera en el logro de sus objetivos. 
 
(d) CONTROL. 
 
 
Para Farol, citado en Munch y García (2000, p. 171) el control 
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consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adaptado con 
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos, tiene como fin 
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlas e impedir que se 
produzcan nuevamente. 
Por otra parte Munch y García (2000, p. 172) señalan que el control es 
la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar 
y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. 
Partiendo de los supuestos anteriores se puede definir el control como 
el establecimiento de las medidas para corregir las actividades, de tal forma 
que se alcancen los planes exitosamente y analizar rápidamente las causas 
que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar. 
 
1.1.7. POLITICAS ADMINISTRATIVAS 
 
 Según Munch y García (1994, p. 88) las políticas son guías para 
orientar la acción; lineamientos generales a observar en la toma de 
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una 
organización. 
Del mismo modo Melinkoff (1998, p. 22) señala que las políticas 
constituyen una norma de acción, un conjunto de reglas y orientaciones que 
delimitan la acción administrativa. Igualmente, las considera como una guía 
esencial que conduce las actividades hacia los fines y objetivos. Las políticas 
expresan de manera general los fines y tienen su origen en las directivas, o 
mejor, le sirven de marco para su formulación, pero las primeras son mas 
 13 
concretas, menos generales y más particulares, se circunscriben a algo 
específico. Estas se caracterizan por ser normas de carácter general, 
amplias, dinámicas y flexibles para adaptarse a los cambios sociales. 
Por lo tanto las políticas administrativas, son parámetros que permiten 
orientar a la organización hacia la consecución de sus objetivos; 
permitiéndole así a la empresa prevenir posibles problemas. Así mismo se 
obtienen beneficios a trabes de las políticas por que se pueden establecer 
límites a la labor administrativa. 
 
 1.1.8. NORMAS ADMINISTRATIVAS 
 
Según Ávila (1999, p. 36) las normas son pautas de conductas 
establecidas por una organización, con el fin de lograr un eficaz y eficiente 
funcionamiento de administración, dichas normas se encuentran ubicadas 
dentro de ciertos parámetros que son losque indican como deben actuar 
para dar un cumplimiento de las mismas. 
De la misma forma Melinkoff (1998, p. 121) expresa que son aquellas 
que controlan y regulan el funcionamiento administrativo diario, de forma tal 
que su simple cumplimiento por los miembros de la organización dacha como 
resultado un nivel adecuado de protección. 
De esta manera las normas representan pautas a seguir por todos los 
integrantes de la empresa para su correcto funcionamiento, controlando el 
cumplimiento de los objetivos y metas impuesto por esta obteniendo así 
mejores resultados y aumentando su productividad. 
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1.1.9. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. 
 
Para Munch y García (1994, p. 99) los procedimientos establecen el 
orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse a la 
realización de un trabajo respectivo. 
Así mismo Stoner, Freeman, y Gilbert (1996, p. 325) manifiestan que 
los procedimientos son planes permanentes que contienen lineamientos 
detallados para manejar las acciones de la organización que presentan con 
regularidad. 
Generalmente, los procedimientos son una serie de pasos sucesivos y 
complementarios, que exigen una manera especifica de llevarlos a cabo; por 
esta razón los procedimientos tienen que descomponerse en una serie de 
métodos. Un método es la forma o manera de realizar una labor, pero 
tomando en cuenta los fines, los objetivos, las facilidades disponibles y los 
recursos que se utilizaran en su realización. Este último aspecto le da un 
carácter racional a la ejecución de un método; no se puede utilizar métodos 
irracionales, para ello existen métodos alternativos, para facilitar su selección 
acorde con los requerimientos de la labor y con los recursos disponibles. 
Se pueden producir cambios o modificaciones, alteraciones o 
eliminaciones en uno o varios métodos, sin que esto una eliminación en los 
procedimientos; estos pueden cambiar de una manera sustancial o bien no 
depender de la importancia relativa del método. 
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 1.1.2. SISTEMA CONTABLE. 
 
 
Los sistemas contables, según Meigs (1998, p. 191) son métodos, 
procedimientos y recursos utilizados para seguir la huella de las actividades 
financieras, para obtener un mejor control de los gastos, un mejor manejo de 
sus ingresos, para alcanzar una información veraz y exacta de la situación 
financiera y organizacional de la empresa, resumiéndola en forma útil y 
transmitiéndola a quienes toman las decisiones. 
Por otro lado para Catacora (1996, p. 110) es el eje alrededor del cual 
se toman la mayoría de las decisiones financieras, este debe enfocarse 
como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o 
detallados a cerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o 
un periodo determinado. 
Partiendo de las definiciones anteriores el sistema contable puede ser 
considerado como el pilar fundamental alrededor del cual se toman las 
decisiones financieras, para de esta manera poder alcanzar una situación 
veraz y exacta de la situación financiera de la empresa, es decir, el sistema 
contable es el que se encarga de reunir toda la información financiera para 
que luego con esta información financiera a tomarse todas las decisiones 
generales. Para la presente investigación se asumirá la definición de Meigs. 
 
1.1.2.1. IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE. 
 
Hoy en día los procesos contables necesitan de los sistemas para 
 16 
Integrar todas sus funciones. En todas las organizaciones el buen 
funcionamiento de los procesos contable depende de los sistemas. 
Catacora (1997, p. 33) señala que para tener una información 
actualizada sobre un negocio, se necesita crear un registro sistemático de la 
vida diaria en términos monetarios. Estas transacciones son típicas de los 
acontecimientos comerciales los cuales deben registrarse en los libros de 
contabilidad. El proceso de registros puede efectuarse en diferentes formas, 
es decir, mediante anotación manual, impresión por medio de equipos 
mecánicos o electrónicos. 
Además de reunir los registros descriptivos de los sucesos que 
ocurren, los mismos se clasifican por grupos o diferentes categorías, 
permitiendo reducir la masa de detalle y utilizándola para crear la infamación 
contable en forma útil para los usuarios de la empresa, se reúne la 
informac ión clasificándolas en informes denominados estados financieros. 
Dichos estados son concisos y resumen las transacciones comerciales de un 
periodo contable específico de la empresa. 
Estos estados también presentan la situación del negocio en el 
momento del informe y el resultado de las operaciones por medio de las 
cuales también han llegado a esa posición. 
Por otra parte Horngren y Harrison (1997, p. 657) señalan que 
independientemente del tamaño o tipo de una entidad, si es privada o de 
acción publica, los gerentes y contadores deben estar al tanto de los 
fundamentos de los sistemas y controles contables. 
 17 
1.1.2.2. CICLO CONTABLE. 
 
Según Meigs (2000, p. 102), la secuencia de los procedimientos 
contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la información contable 
se denomina con frecuencia, iniciándose con el registro inicial de las 
transacciones del negocio y terminando con la preparación de los estados 
financieros formales. El termino ciclo indica que estos procedimientos deben 
ser repetidos continuamente para permitir que la empresa prepare estados 
financieros actualizados nuevos a intervalos razonables. 
Por otra parte para Kieso (1994, p. 87) el primer paso del ciclo 
contable es el análisis de las operaciones. El problema consiste en 
determinar; es decir; identificar los eventos registrables. No existen reglas 
fáciles para decidir si un evento se ha de registrar. 
 
1.1.2.3. ELEMENTOS DEL CICLO CONTABLE. 
 
Según Encarta (2004) la contabilidad moderna consta de un ciclo de 
siete etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la teneduría de libros, 
es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones 
financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la 
contabilidad. 
La información contenida en estos docum entos es trasladada a los 
libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las 
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se 
 18 
reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por 
ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera. 
 
(a) PRIMER PASO. 
 
El registro de cada transacción en el libro diario constituye el 
punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se 
analiza la estructura financiera de una organización teniendo en cuenta el 
doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra 
de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja 
una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). 
Por ello, toda transacción tiene una doble vertiente o dimensión, una el 
debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece a la derecha). 
Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. 
En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con 
el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y 
disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta 
la cuenta de bienes (siendo un débito) y disminuye la cuenta de caja 
(crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta 
de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose 
la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo 
(crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados 
aumentará la partida contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el 
pasivo (crédito). 
 19 
Cuandose paguen los salarios se producirá una disminución en la 
cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito). 
 
(b) SEGUNDO PASO 
 
En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el 
libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta 
de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda 
y los créditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crédito o el 
débito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad. 
Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada 
cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de 
clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, 
pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, 
la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador. 
 
(c) TERCER PASO 
 
Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a 
obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los 
saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, 
pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito 
provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual 
que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han 
 20 
completado los distintos libros, finaliza la parte de teneduría de libros del 
ciclo contable. 
 
(d) CUARTO PASO 
 
Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el 
contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el 
propósito de resaltar hechos económicos que, aunque no se han producido 
de forma convencional, sí representan transacciones ultimadas. 
A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: 
ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no 
se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes 
corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con 
antelación. 
 (Por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por 
adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la 
prima de un seguro de riesgo); la depreciación (que es el reconocimiento de 
que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de vida 
útil de dicha máquina); inventarios (valoración de los bienes almacenados y 
verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de 
las cuentas); e impagados (que consiste en declarar una serie de cuentas 
pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el 
posible quebranto en el futuro). 
 21 
(e) QUINTO Y SEXTO PASOS 
 
Una vez realizados los ajustes anteriores, el contable o contador 
público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptando 
éstos a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado 
todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de 
pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas 
proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de 
la empresa. 
 
(f) SÉPTIMO PASO 
 
El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas 
a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que 
corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma 
que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la 
actividad de ese año. 
La contabilidad está muy bien delimitada y suele proceder con unos 
métodos y técnicas muy bien definidas. Por ello, muchos países (como 
Estados Unidos, España o México) cuentan con un Plan General o Manual 
Contable que permite adecuar la contabilidad a las nuevas técnicas 
empresariales y que se desarrollen de manera homogénea las distintas 
técnicas contables alternativas. Esto debe responder a los cambios 
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socioeconómicos, a la evolución de las leyes y a la aparición de nuevas 
técnicas de producción y comercialización. 
 
1.1.2.4. ESTADOS FINANCIEROS 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 168) la preparación de los estados 
financieros representa la última etapa del ciclo contable. Después de 
contabilizar los asientos de cierre en los libros diario y mayor, existe un 
resultado de las operaciones, utilidad o pérdida; y todas las cuentas de 
activo, pasivo y capital, presentan sus saldos correctos al final del ejercicio. 
Por lo cuanto la empresa se encuentra preparada para iniciar un nuevo 
periodo de operaciones. Debido a ello, antes de iniciar el nuevo ejercicio, es 
necesario preparar los estados financieros del año que termina para dejar 
por escrito mediante documentos contables el resultado de las operaciones, 
ellos son el estado de ganancias y pérdidas y el balance general, que son los 
estados básicos. 
 
Ø ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 168) todos los estados 
financieros deben: estar constituidos por 3 partes, ellas son encabezado, 
cuerpo y pie o notas de anexas. 
 El encabezado consta del nombre de la empresa, nombre del estado 
financiero, periodo que cubre o fecha de realización y el enunciado 
 23 
expresado en bolívares. 
El cuerpo esta constituido por todas las cuentas que forman parte del 
estado. En caso del estado de ganancias perdidas, ingresos y egresos; y en 
caso del balance general, activos, pasivo y capital. 
En el pie o en las notas anexas va toda la información que les servirán 
a los lectores de los estados financieros para obtener una mejor 
interpretación de los mismos. 
 
Ø ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS. 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p.169) el estado de ganancias y 
pérdidas, denominado también estado de resultados, es un estado contable 
que muestra la relación de todos los ingresos y egresos de un periodo 
contable para mostrar el resultado de las operaciones, utilidad o pérdida. 
El estado de ganancias y perdidas es la confrontación del total de los 
ingresos menos el total de los egresos de una empresa en un período 
determinado, para obtener la utilidad o la perdida de dicho periodo, el cual 
casi siempre es un año. 
El mismo autor señala que su principal objetivo es el de mostrar la 
utilidad o la pérdida obtenida por la empresa o negocio en su gestión 
económica durante un periodo contable determinado, lo cual significa que es 
un estado dinámico, porque toma en cuenta el factor tiempo. 
Este estado económico por excelencia indica la eficiencia de la 
gerencia de la empresa en la realización de las operaciones. 
 24 
El estado de resultados permite analizar el origen de los costos y 
gastos para un periodo contable y determinar a cuales departamentos de la 
empresa pertenecen. 
También pueden compararse los estados de resultados 
correspondientes a 5 años consecutivos (un quinquenio) para determinar su 
evaluación en el tiempo. 
 
Ø BALANCE GENERAL. 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p.169) es un estado financiero que 
expone la relación de todos los activos, pasivos y capital en una fecha 
determinada, el cual tiene como objetivo presentar la situación financiera del 
negocio. 
 El balance general presenta a los distintos usuarios los recursos que 
posee la empresa y las principales fuentes de financiamientos que le dieron 
origen a dichos recursos. Es por ello que muestra la relación en la ecuación 
activo pasivo más capital. 
 Su cuerpo esta constituido por una relación muy detallada de todos los 
tipos de activos, pasivos y capital. 
 Lo que permitirá realizar un análisis financiero de la empresa para una 
fecha determinada. Es por ello que al momento de su presentación 
debe incluir todas las cuentas que lo conforman. 
 El punto objeto de estudio, se divide en tres secciones: activos, 
pasivos y patrimonio. Sin embargo, es costumbrehacer sub.-clasificaciones 
 25 
dentro de cada una de estas categorías, particularmente en el grupo de los 
activos y en el de los pasivos. Cuando se hacen tales clasificaciones en la 
presentación del balance general, tenemos lo que se llama un balance 
general clasificado. 
 
Ø BALANCE DE COMPROBACIÓN. 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 92) después de registrar las 
operaciones en el libro diario y en libro mayor, se debe realizar el balance de 
comprobación, el mismo puede hacerse cuando la empresa lo disponga, y su 
estructura varía de acuerdo al estilo y gusto de cualquier organización. 
 El balance de comprobación puede definirse como un informe 
contable constituido por una relación de todas las cuentas deudoras y 
acreedoras de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos, que posee la 
empresa a la fecha de realización. El mismo proporciona la comprobación de 
la exactitud al mostrar si el total de los débitos es igual al total de los 
créditos. 
 
Ø PASOS PARA LA PREPARACION DEL BALANCE DE 
COMPROBACION. 
 
 El balance de comprobación lleva un encabezado. Este esta formado 
por el nombre de la empresa, el nombre del balance y la fecha, el mismo 
es a una feche dada, o sea, la fecha de corte de las operaciones. 
 26 
El cuerpo del balance de comprobación esta formado por el listado de 
las cuentas del mayor, normalmente las cuentas de activo, pasivo, capital, 
ingresos y egresos; sin embargo, el orden de este no importa. 
 
1.1.2.5. PRINCIPIOS CONTABLES. 
 
Según lo expuesto en la declaración de principios de 
contabilidad generalmente aceptados (DPC 0, p. 10) son un cuerpo de 
doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las 
actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de 
convencionalismo o procedimientos aplicados por los profesionales de la 
contaduría publica en el ejercicio de las actividades que le son propias. 
 
Ø ENTIDAD. 
 
 Es una unidad identificable que realiza las actividades económicas, 
constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales, y 
capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a 
la consecución de los fines paran los cuales fue creada. La entidad puede 
ser una persona natural o una persona jurídica, o una parte o combinación 
de ellas. No esta limitada a la constitución legal de las unidades que la 
componen. 
 
Ø ENFASIS EN EL ASPECTO ECONÓMICO. 
 
 
La contabilidad financiera enfatiza el aspecto económico de 
 27 
 
las transacciones y eventos, aun cuando la forma legal pueda discrepar y 
sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y eventos 
deben ser considerados, registrados y relavados en concordancia con su 
realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal. 
 
Ø CUANTIFICACION. 
 
 Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar 
información económica y para tomar decisiones racionales. 
 
Ø UNIDAD DE MEDIDA. 
 
 El dinero es el común denominador de la actividad económica y la 
unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el 
análisis. En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la 
moneda es el medio más efectivo para expresar antes las partes, los 
intercambios de bienes y servicios y los efectos económicos de los eventos 
que afectan a la entidad. 
 
Ø VALOR HISTORICO ORIGINAL. 
 
 Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se 
registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o 
la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se 
consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas 
 28 
en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, 
aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de 
contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad 
de la información contable. 
Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios 
(método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados 
financieros, susceptibles de ser modificados, se considerara que no ha 
habido violac ión de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el 
método que combina los cambios en el nivel general de precios con los 
cambios en el nivel especifico de precios (método mixto), los resultados 
netos del periodo deben coincidir con los del métodos NGP y solo en este 
caso se considerara que no ha habido violación al principio de valor histórico 
original. 
 Independientemente de la aplicación de uno a otro método, la situación 
debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. 
 
Ø DUALIDAD ECONOMICA. 
 
 Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de sus 
relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de: 
a) Los recursos económicos de los cuales dispone para la realización de sus 
fines. 
b) Las fuentes de dicho recursos. 
 29 
Ø NEGOCIO EN MARCHA O CONTINUIDAD. 
 
 La entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, 
es decir como una operación que continuara en el futuro previsible. Se 
supone que la entidad no tiene intención ni necesidad de liquidarse o de 
reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados 
indicios que hagan presumir razonablemente dicha intención o necesidad, tal 
situación debe ser relevada. 
 
Ø REALIZACION CONTABLE. 
 
 Siguiendo con lo expuesto en la declaración de principios de 
contabilidad (Dpc 0, p. 12) la contabilidad cuantifica, preferentemente en 
términos monetarios, las operaciones que una entidad efectúa con otros 
participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la 
afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerse 
oportunamente en el momento en que se ocurran y registrarse en la 
contabilidad. A tal efecto se consideran realizados para fines contables: a) 
las transacciones de la entidad con otros entes económicos. 
b) Las transformaciones internas que modifiquen las estructura de los 
recursos o de fuentes o, c) los eventos económicos externos a la entidad o 
derivados de las operaciones de esta, cuyo efecto puede cuantificarse 
razonablemente en términos monetarios. 
 30 
Ø PERIODO CONTABLE. 
 
La necesidad de tomar decisiones en relación con una entidad 
considerada en marcha o de existencia continúa. Obliga a dividir su vida en 
periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos 
derivados. Susceptibles de ser cuantificados. Se identifican con el periodo en 
que ocurren; por lo tanto, cualquier información contable debe indicar 
claramente el periodo en el cual se refiere. 
 
Ø OBJETIVIDAD. 
 
Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben 
poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos 
casos el costo o valor deberá ser estimado; el uso de estimaciones 
razonables es una parte esencial en la preparación y presentación de los 
estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando 
una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida 
no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados 
financieros. 
 
Ø IMPORTANCIA RELATIVA. 
 
 La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención 
a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las 
evaluaciones y decisiones económicas. 
 31 
Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su 
presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera 
modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros. 
 
Ø COMPARABILIDAD . 
 
 Las decisiones economizas basadas en la información financiera 
requierenen la mayoría de los casos. La posibilidad de comparar la situación 
financiera y los resultados en operaciones de una entidad en periodos 
diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente es necesario 
que las políticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente. 
 La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento 
para la introducción de mejores políticas. 
 
Ø REVELACIÓN SUFICIENTE. 
 
 La información contable presentada en los estados debe contener 
en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de 
operación y la situación financiera de la entidad: por lo mismo. Es importante 
que la información suministrada contenga suficientes elementos de juicio y 
material básico para que las decisiones de los interesados estén 
suficientemente fundadas. 
 
Ø PRUDENCIA. 
 
 Las incertidumbres inevitablemente circundan muchas de las 
 32 
operaciones y eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el 
ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. 
Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir en aquellos 
casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, 
deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo 
momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información 
contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creación de 
reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar 
deliberadamente subvaluación de activos o ingresos o sobreestimación de 
pasivos o gastos. 
 
1.1.2.6. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC). 
 
 
 Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de 
diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del área contable 
a nivel mundial, para estandarizar la información financiera presentada en los 
estados financieros. 
De acuerdo con Analía (30/10/04) las NIC, son un conjunto de normas 
o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados 
financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos 
estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su 
descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo sus 
 33 
experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación 
de la información financiera. 
Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es 
reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar 
una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son 
emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior 
International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha, se han 
emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 
30 interpretaciones. 
Los cambios que manifiesta el mundo actual en razón de la 
internacionalización de la economía, unidos a los requerimientos de 
información de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el 
cual, la eficiencia es factor fundamental del éxito, ponen de presente la 
importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de 
su adecuación al interior de cada país. 
Tales normas se consideran fundamentales para transar en un 
mercado abierto dentro de una base homogénea y con parámetros sólidos, 
que le brinden seguridad a quienes interactúan con los entes económicos, a 
efecto de que los usuarios de la información posean elementos de juicio 
estructurados desde un sistema de información contable nacional 
configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad. 
 Es por ello que para participar en esta área, los trabajos deberán 
concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas 
 34 
internacionales y su utilización en el nivel nacional, reconociendo mediante 
un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden 
nacional de cada país. 
De acuerdo con Analía (30/10/04) los miembros del IASC consideran 
que la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los 
diferentes países, más la pertinente revelación respecto al cumplimiento de 
las mismas, tendrá un efecto importante a través de los años. Mejorará la 
calidad de los estados financieros y se obtendrá un grado cada vez mayor de 
comparabilidad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados 
financieros se verá acrecentada en todo el mundo. 
Pero en casi todo, definen muy semejantemente ciertos conceptos que 
son lo más importante para el fin que persigue la contabilidad, que es dar 
una exacta y servible información a los usuarios, con la mayor claridad y 
entendimiento posible. 
Citando a Denis Beresford, presidente de la FASB: La 
internacionalización no debe ser una búsqueda del mínimo común 
denominador, sino una mejora de las normas contables en el mundo entero. 
Partiendo de los supuestos anteriores el ciclo contable es el que 
ejecuta el registro y análisis de las transacciones mercantiles en el libro diario 
y en el libro mayor, la realización del balance de comprobación, el registro de 
los asientos de ajuste en el diario y el mayor, la realización del balance de 
comprobación ajustado y los asientos de cierre y la preparación de los 
estados financieros. 
 35 
1.1.2.7 LIBROS DE CONTABILIDAD. 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 87) el sistema de información 
contable necesita de un conjunto de herramientas y medios para acumular y 
controlar las operaciones que realizan personas naturales y jurídicas a objeto 
de presentar los resultados del ejercicio para analizarlos y tomar decisiones. 
Para cumplir este importante objetivo, el sistema contable hace uso de un 
medio muy importante denominados libros de contabilidad, los cuales serán 
la vía fundamental para canalizar todas las transacciones que realiza 
cualquier entidad, permitiendo el registro original de la operación mercantil en 
forma cronológica, resumirlas, clasificarlas y llevar un control individual de 
cada una. 
El código de comercio venezolano enuncia en su artículo 32 que todo 
comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual la cual 
comprenderé obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor, y el de 
inventarios. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare 
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. 
En todos los países del mundo, el ejercicio de la práctica contable se 
encuentra regida por las leyes de cada nación en cuanto al registro de las 
operaciones mercantiles. En Venezuela, es el código de comercio 
Venezolano, el encargado de regular el cumplimiento de las obligaciones que 
tiene los comerciantes para el registro y control de las transacciones en los 
 36 
libros de contabilidad. Por lo tanto, se hace necesario que el estudiante de 
contabilidad conozca las disposiciones que enuncia el código de comercio 
con respecto a los libros contables, estipulado en los artículos 32 al 44. 
 
1.1.2.8. CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD. 
 
(a) LIBRO DIARIO. 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 87) es el libro obligatorio en el que 
se deben registrar día a día o en forma resumida y en orden cronológico las 
operaciones que realiza la empresa. Se le denomina libro de primeras 
entradas debido a que cualquier operación mercantil es contabilizada 
inicialmente en este libro. 
Para Catacora, (1998, p. 36) el primer libro de registros que debe 
llevarse como control de las operaciones mercantiles, es el libro diario o 
diario general, el cual puede ser llevado en forma resumida según lo 
establece el código de comercio. El diario, es el principal libro de registro del 
cual se vale la contabilidad con el objeto de reflejar las operaciones o 
transacciones financieras. 
 
(a.1) ESTRUCTURADEL LIBRO DIARIO. 
 
 Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p.88) el libro diario de contabilidad es un 
libro empastado, fuerte y foliado que en su interior cada folio presenta una 
estructura constituida por 5 columnas las cuales son: 
 37 
Columna de fecha: se utiliza para colocar el día, mes y año cuando se realizo 
la transacción. 
Columna del detalle: en ella se anotan las cuentas deudoras y acreedoras 
que constituyen el asiento contable, además debajo de cada asiento se debe 
escribir un resumen para explicar la transacción realizada. 
Columna de la referencia: permite realizar en ella el cruce de información 
entre el libro diario y el libro mayor, en la columna de referencia del libro se 
debe indicar el numero de folio del libro mayor donde se localizan cada una 
de las cuentas registradas en el asiento del libro diario. 
Columna del debe: en esta columna se anota la cantidad expresada en 
términos monetarios de cada una de las cuentas que se afecten por el debe 
en cualquier asiento contable. 
Columna de haber: se utiliza para anotar la cantidad expresada en términos 
monetarios de cada una de las cuentas que se afecten por el haber en 
cualquier asiento contable. 
 Para Rincón (1995, p. 73) cada asiento menciona los nombres de las 
cuentas que deben cargarse y abonarse, el monto en Bolívares de cada 
cargo y abono y un detalle explicativo de la transacción. El asiento debe 
estar balanceado para que sea correcto, por lo que en todo momento, la 
suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos. Por lo tanto, 
el diario proporciona un historial cronológico de la empresa. 
 38 
(b) LIBRO MAYOR 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 89) el libro mayor puede definirse 
como el libro de contabilidad que se utiliza para registrar en forma resumida y 
cronológica el movimiento particular de cada una de las cuentas que 
constituyen parte de la estructura contable de cualquier empresa. 
En el libro mayor se registran los aumentos y las disminuciones que 
sufren todas las cuentas causado por las transacciones que realiza la 
empresa. En cada folio del libro mayor se localizara una cuenta, donde se 
registraran todas las transacciones que motiven aumentos o disminuciones 
en las mismas (débitos o créditos), así se podrá determinar el saldo de cada 
cuenta en una fecha histórica o en la actualidad. 
El libro mayor es denominado de segundas entradas, en el se 
registran todas las transacciones anotadas en el libro diario, pero llevando 
los registros a cada una de las cuentas en forma individual. Los cargos y 
abonos realizados a las cuentas respectivas en el libro mayor. 
En consideración de Rincón (1995, p.83) las operaciones registradas 
en el diario se transfieren al mayor general. Este procedimiento se denomina 
pase al mayor, pasar al mayor significa traspasar las cantidades asentadas 
en el diario a las cuentas apropiadas del mayor. Un cargo en el diario es 
registrado como un cargo en la cuenta citada del mayor, un abono en el 
diario es traspaso como un abono en la misma cuenta del mayor. 
 39 
(b.1) ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR. 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 89) el libro mayor esta constituido 
por seis columnas, las cuales son: 
Columna de la fecha: en esta columna se anotará el día, el mes y año 
cuando se registro y realizo la transacción. 
Columna del concepto: se utiliza para anotar de una manera resumida el 
concepto explicativo de cada transacción realizada. 
Columna de referencia: su finalidad es anotar el cruce de referencias con el 
libro diario. En esta columna del mayor se anota el número del folio y el 
número del asiento contable registrado en el libro diario. 
Columna del Debe: anota la cantidad expresada en términos monetarios en 
caso de que la cuenta se afecte por el debe al momento de registrar un 
asiento contable en el diario. 
Columna del Haber: se utiliza para anotar la cantidad expresada en términos 
monetarios en caso de que la cuenta se afecte por el haber al momento de 
registrar un asiento contable en el diario. 
Columna del saldo: en esta columna se anota el saldo total que posee 
cualquier cuenta. La diferencia entre el debe y el haber. 
 
(c) LIBRO DE INVENTARIOS. 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 90) se puede definir como uno de 
 40 
los libros obligatorios de la contabilidad que se utiliza para registrar todos los 
activos, pasivos y capital, que posee la empresa al inicio de sus operaciones 
y luego al cierre de cada ejercicio contable. 
El código de Comercio Venezolano en su artículo 35 dispone que todo 
comerciante al comenzar su giro y al final de cada año, hará en el libro de 
inventarios una descripción estimativa de todos sus bienes, tanto muebles 
como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a 
su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de 
ganancias y pérdidas; esta debe demostrar con evidencia y verdad los 
beneficios obtenidos y las perdidas sufridas. Se hará la mención expresa de 
las fianzas otorgadas, así como cualesquiera otras las obligaciones 
contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva 
contrapartida. Los inventarios deben ser firmados por todos los interesados 
en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación”. 
 
1.1.2.9. ASIENTOS DE CIERRE. 
 
Según Álvarez y Gutiérrez (2000, p. 166) una de las últimas etapas del 
ciclo contable y del cierre del ejercicio lo constituyen los denominados 
asientos de cierre. Estos, juntos con los asientos de ajustes, implican 
contabilizar la labor realizada en la hoja de trabajo. Los asientos de cierre 
cancelan los ingresos y egresos para registrar la utilidad o la perdida del 
ejercicio. 
 41 
Horngren (1997, p. 154) define los asientos de cierre de la siguiente 
manera, el termino cierre de cuentas se refiere al paso de fin de periodo que 
prepara las cuentas para registrar las operaciones del siguiente periodo. El 
cierre de cuentas consiste en asentar en el diario y pasar al mayor los 
asientos de perdidas y ganancias. El cierre establece en cero los saldos de 
las cuentas de ingresos y gastos para medir la utilidad neta del siguiente 
periodo. 
El procedimiento de los asientos de cierre consiste en cerrar todos los 
ingresos y egresos del periodo con el objetivo de determinar la utilidad o 
pérdida del ejercicio y preparar los estados financieros. 
Los ingresos y egresos representan cuentas nominales transitorias 
que se utilizan para registrar el producto de las operaciones que realiza la 
empresa con los activos, pasivos y capital, dicho producto es beneficio o 
perdida. 
Es por ello que ala final de cada ejercicio contable deben cerrar estas 
cuentas nominales para saber el resultado de las operaciones, utilidad o 
pérdida, el cual aumentará o disminuirá el capital. 
Después de registra los asientos de ajustes, hacer el balance de 
comprobación ajustado, el siguiente paso del ciclo contable es cerrar las 
cuentas de ingresos y egresos. Las cuentas nominales representan los 
hechos ocurridos durante el periodo y recogen la información sobre los 
aumentos y disminuciones del capital como consecuencia de las operaciones 
realizadas durante el año, son provisionales y transitorias y deben ser 
 42 
cerradas o canceladas para determinar la ganancia o pérdida del periodo y el 
resultado, ganancia o perdida. 
El cierre hace regresar a cero los saldos de las cuentas de ingresos y 
gastos con el fin de medir la utilidad neta del periodo. En el próximo periodo 
se abren nuevamente las cuentas nominales en medida que aparezcan y al 
final del ejercicio se cierran para determinar la utilidad o perdida, y si 
sucesivamente, el ciclo tras ciclo. Esto debido a que el saldo de las cuentas 
de ingresos y egresos se relacionan en un periodo contable en particular y, 
por lo tanto, se cierran al finalizar ese periodo. 
 
1.1.2.10.POLÍTICAS CONTABLES. 
 
Según Álvarez (1999, p. 27) las políticas mantienen una organización 
ordenada, y estas deben ser pensadas y diseñadas para que las cosas se 
hagan correctamente, las políticas bien pueden ayudar a evitar el desorden, 
así mismo ayudan a evitar lentitud, defectos y sobre todo la perdida de 
tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Las 
políticas son como linternas en la oscuridad, porque permiten visualizar un 
camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas, sobre todo en 
los puntos críticos donde se requiere una decisión. 
Por otro lado en consideración de Gómez (1997, p. 309) las políticas 
contables son la guía de los criterios generales que tienen por objetivo 
orientar las acciones contables y sirven para formular, interpretar y suplir las 
normas completas. 
 43 
Por lo anteriormente descrito, se entiende que las políticas contables 
son herramientas para la centralización de todas las operaciones financieras 
y contables; así como los registros de las mismas, para la planificación 
desarrollo y evaluación de las decisiones financieras, son creadas para 
servir de guía en el tratamiento y registro de las operaciones financiaras y 
orientar las acciones contables. 
 
 1.1.2.11. NORMAS CONTABLES. 
 
Las normas contables de acuerdo con Catacora (1997, p. 65) son las 
pautas especificas que emite la gerencia para el buen funcionamiento de 
todas las operaciones realizadas en las organizaciones. 
Por otra parte Gómez (1997, p. 41) explica que las normas contables 
son guías de acción que deben seguirse y no permiten desviaciones en 
ejecución de las actividades contables y tienen un carácter especifico y no 
 real. 
 Partiendo de los planteamientos anteriores las normas contables son 
las que dictan el curso de acción que se debe seguir para el buen 
funcionamiento de todas las operaciones contables realizadas por la 
empresa. 
 
1.1.2.12. PROCEDIMIENTOS CONTABLES. 
 
En opinión de Álvarez (1999, p. 36) los procedimientos contables son 
 44 
una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o 
mas personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan 
generalmente dentro de una organización son informales y son fácilmente 
observables a través de las costumbres y hábitos de las personas. 
Por otra parte Gómez (1997, p. 52) señala que un procedimiento 
contable puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de 
operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en 
función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un 
ámbito predeterminado de ampliación. 
Partiendo de las definiciones citadas los procedimientos contables son 
un conjunto de reglas y principios de forma secuencial y disciplinada con el 
propósito de cumplir la realización de una actividad especifica ordenada, a tal 
fin de estimular las decisiones mas idóneas para administrar todos los 
recursos con eficiencia. 
 
1.1.2.13. FORMATOS CONTABLES. 
 
Los formatos contables son documentos que se utilizan para la 
recopilación de información y dejar evidencia de la misma. 
Según Álvarez (1999, p. 45) los formatos son todas aquellas formas o 
documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y 
evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización. 
De igual manera Catacora (1995, p. 243) define los formatos como 
objetos sobre el cual se imprimen informen constantes, que cuentan con 
 45 
espacios para notar en ellos una información variable. 
Partiendo de los autores ya citados los formatos contables son 
documentos o pruebas que proporcionan información contable que sirve de 
base y soporte para facilitar las actividades de la organización. 
 
1.1.2.14. PLAN DE CUENTAS. 
 
Según Redondo (1998, p. 6) el plan de cuentas representa la unidad 
básica de la contabilidad. Tiene como objetivo principal controlar las 
operaciones realizadas por el titular del mismo. 
Por lo tanto el plan de cuentas indica el nombre que se le da a cada 
cuenta donde se registran las operaciones efectuadas. Es por ello que 
Redondo (1998, p. 614) acota que para registrar contablemente las 
operaciones realizadas por un ente es necesario, preestablecer un plan de 
cuentas. 
De igual manera Catacora (1998, p. 43) acota que el plan de cuentas 
es un documento de referencia que es utilizado para capturar los datos de 
las transacciones por el sistema de información contable, así como para 
guiar todo el procesamiento de las mismas. 
Partiendo de los autores ya mencionados el plan de cuentas consiste 
en registrar los datos y transacciones realizadas por la empresa 
RESOMACA, con la finalidad de suministrar la información mas clara y 
precisa sobre las operaciones o cuentas y servir de guía para facilitar la 
información. 
 46 
1.2. SISTEMA DE VARIABLE. 
 
 1.2.1. VARIABLE 1 
 
Ø DEFINICIÓN NOMINAL: Sistema administrativo. 
 
Ø DEFINICIÓN CONCEPTUAL: es aquel que permite un 
funcionamiento organizado sin intervenciones espectaculares y esporádicas 
de personas providenciales. Este sistema administrativo permite que los 
objetivos y las políticas de la dirección tengan concreción real alcanzándose 
los resultados esperados. (Magdalena 1998, p. 6) 
 
Ø DEFINICIÓN OPERACIONAL . 
 
 El sistema administrativo es aquel que permite un funcionamiento 
organizado a través de la planeación, organización, dirección y control de 
todas sus actividades para así poder trazarse metas y objetivos, 
estableciendo un conjunto de políticas, normas, procedimientos 
administrativos que mejoren la productividad haciendo a RESOMACA 
eficiente y eficaz, operacionalmente la variable fue medida a través de un 
instrumento elaborado por Álvarez, Chourio, Escalante, Rubio (2004) 
mediante los indicadores que se visualizan en el cuadro de 
operacionalización de la variable. 
 
 1.2.2 VARIABLE 2 
 
 
Ø DEFINICIÓN NOMINAL: Sistema contable 
 47 
Ø DEFINICIÓN CONCEPTUAL : son métodos, procedimientos 
 y recursos utilizados para seguir la huella de las actividades financieras, 
para obtener un mejor control de los gastos, un mejor manejo de sus 
ingresos, para alcanzar una información veraz y exacta de la situación 
financiera y organizacional de la empresa, resumiéndola en forma útil y 
transmitiéndola a quienes toman las decisiones. (Meigs 1998, p. 191). 
 
Ø DEFINICIÓN OPERACIONAL : el sistema contable para la empresa 
RESOMACA es aquel que establece las bases para la toma de decisiones 
dentro de la empresa, a través de políticas, normas, procedimientos, 
formatos contables y un plan de cuentas que le permita presentar datos 
resumidos o detallados a cerca de la actividad económica de la empresa a 
una fecha o un periodo determinado, operacionalmente la variable fue 
medida a través de un instrumento elaborado por Álvarez, Chourio, 
Escalante, Rubio (2004) mediante los indicadores que se visualizan en el 
cuadro de operacionalización de la variable. 
 
Ø CUADRO DE OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE. 
 
 
De acuerdo a Hernández (1998, p.75) una variable es una propiedad 
que puede variar y su variación puede ser susceptible de medirse. 
Las variables según el papel que desempeñan dentro de la 
investigación pueden ser según Risquez, (1999, p.29) Independiente: si ella 
es la causa del problema. Dependiente: si es el efecto producido por la 
 48 
variable independiente. Interviniente: cuando está presente en el problema, 
sin ser causa determinante del mismo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 49 
CUADRO 1 OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE 
 
OBJETIVO 
GENERAL 
Diseñar un sistema administrativo – contable para la empresa RESOMACA 
OBJETIVOS 
ESPECIFICOS 
VARIABLE 
 
DIMENSIONES 
 
SUBDIMENSION INDICADORES 
Etapa deplaneación 
 
 
o Existencia de planes. 
o Existencia de pasos del 
proceso de planificación. 
o Metas de la 
organización. 
o Objetivos 
organizacionales. 
o Estrategias 
organizacionales. 
 
 
 
 
Etapa de organización. 
 
 
 
 
 
o Estructura 
organizacional. 
o Definición de funciones 
o Existencia de un manual 
de procedimientos. 
 
 
 
 
 
Etapa de dirección. 
 
 
 
 
o Existencia del proceso de 
dirección 
o Motivación del personal. 
o Liderazgo. 
o Toma de decisiones. 
 
 
 
1. Diagnosticar la 
situación actual del 
proceso administrativo 
de la empresa 
RESOMACA. 
 
 
Sistema administrativo 
 
 
Situación actual del 
proceso administrativo 
Etapa de control 
 
 
 
o Existencia de control. 
 
 
 50 
CUADRO 1 
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE 
 
 
 
 
 
BJETIVO 
GENERAL 
Diseñar un sistema administrativo – contable para la empresa RESOMACA 
OBJETIVOS 
ESPECIFICOS VARIABLE 
 
DIMENSIONES 
 
SUBDIMENSION INDICADORES 
 
 
 
 
Políticas administrativas 
 
 
 
o Existencia de políticas 
administrativas. 
o Difusión de políticas 
administrativas. 
 
o Adecuación de políticas 
administrativas. 
o Cumplimiento de políticas 
administrativas. 
 
 
 
 
Normas administrativas 
 
 
 
o Existencias de normas 
administrativas. 
o Difusión de normas 
administrativas. 
o Adecuación de normas 
administrativas. 
o Cumplimiento de normas 
administrativas. 
 
1. Diagnosticar la 
situación actual del 
proceso administrativo 
de la empresa 
RESOMACA. 
 
 
Sistema administrativo 
 
 
Situación actual del 
proceso administrativo 
 
 
 
Procedimientos 
administrativos. 
 
 
 
 
o Existencia de 
procedimientos 
administrativos. 
o Difusión de 
procedimientos 
administrativos. 
o Adecuación de 
procedimientos 
administrativos. 
o Cumplimiento de 
procedimientos 
administrativos. 
 51 
CUADRO 1 OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE 
 
 
OBJETIVO 
GENERAL 
Diseñar un sistema administrativo – contable para la empresa RESOMACA 
OBJETIVOS 
ESPECIFICOS VARIABLE 
 
DIMENSIONES 
 
SUBDIMENSION INDICADORES 
Ciclo contable 
 
o Soportes Contables. 
o Registros contables. 
o Libros de contabilidad. 
o Estados financieros. 
o principios contables. 
o normas internacionales 
de contabilidad (nic). 
o Asientos de cierre. 
 
Políticas contables 
 
o Existencia de políticas 
contables. 
o Difusión de políticas 
contables. 
o Adecuación de políticas 
contables. 
o Cumplimiento de políticas 
contables. 
Normas contables 
 
o Existencia de normas 
contables. 
o Difusión de normas 
contables. 
o Adecuación de normas 
contables. 
o Cumplimiento de normas 
contables. 
 
2. Diagnosticar la 
situación actual del 
proceso contable de la 
empresa RESOMACA. 
 
 
Sistema contable 
 
Situación actual del 
proceso contable 
Procedimientos 
contables 
 
o Existencia de 
procedimientos 
contables. 
o Difusión de 
procedimientos 
contables. 
o Adecuación de 
procedimientos 
contables. 
o Cumplimiento de pro- 
cedimientos contables 
 52 
CUADRO 1 OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE 
OBJETIVOS 
ESPECIFICOS VARIABLE 
 
DIMENSIONES 
 
SUBDIMENSION INDICADORES 
 
Plan de cuentas 
 
o Existencia de plan de 
cuentas. 
o Adecuación de plan 
de cuentas 
o Codificación de 
cuentas. 
 
 
2. Diagnosticar la 
situación actual del 
proceso contable de la 
empresa RESOMACA. 
 
Sistema contable 
 
 
Situación actual del 
proceso contable 
 
 
Formatos 
 
 
o Existencia de 
formatos 
o Difusión de formatos 
o Adecuación de 
formatos 
3. Formular las políticas 
para el sistema 
administrativo y contable 
para la empresa 
RESOMACA. 
OBJETIVOS A LOGRAR CON EL DISEÑO 
4. Elaborar las normas 
del sistema 
administrativo y contable 
para la empresa 
RESOMACA. 
OBJETIVOS A LOGRAR CON EL DISEÑO 
5. Establecer los 
procedimientos para el 
sistema administrativo y 
contable para la 
empresa RESOMACA. 
OBJE TIVOS A LOGRAR CON EL DISEÑO 
6. Diseñar el plan de 
cuentas para la empresa 
RESOMACA 
OBJETIVOS A LOGRAR CON EL DISEÑO 
7. Diseñar los 
Formatos para la 
empresa RESOMACA. 
OBJETIVOS A LOGRAR CON EL DISEÑO 
Fuente: Álvarez, Chourio, Escalante, Rubio (2004) 
 53 
2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. 
 
Actualmente en Venezuela el crecimiento excesivo de las organizaciones y 
la complejidad de sus operaciones hace necesario crear un sistema que reúna 
todas aquellas políticas , normas, procedimientos, hasta incluso establecer 
formatos que le permitan a través de los estados financieros reflejar la situación 
económica y financiera, es por eso que en toda organización debe existir un 
sistema administrativo – contable que reúna toda la información tanto 
administrativa como contable para poder reflejar la situación de la empresa. 
Por todo lo anteriormente mencionado cabe destacar que RESOMACA 
(Repuestos Socorro Martínez C.A.) es una empresa establecida en el municipio 
Machiques del estado Zulia, dedicada a la compra y venta de repuestos 
automotrices. 
La gerencia al ver el crecimiento excesivo de las operaciones de la empresa 
ha decidido crear una organización con una alta competitividad, formalizando sus 
procesos y creando una serie de políticas, normas y procedimientos que le 
permitan obtener unos resultados óptimos y confiables. 
 Según la información aportada por el gerente general la empresa 
RESOMACA, actualmente carece de un plan de cuentas y no tienen registros 
administrativos y contables por falta de lineamientos necesarios para asentar sus 
operaciones, así mismo no poseen control sobre la documentación que soportan 
las operaciones, lo que hace que el proceso sea mas lento y complicado para los 
empleados de la empresa, no tienen establecidas políticas, normas, ni 
procedimientos, también se debe tomar en cuenta que la información que se 
 54 
maneja puede ser de fácil manipulación y alteración debido a la ausencia de la 
sistematización en los procesos administrativos y contables de la empresa. 
La carencia de un sistema administrativo y contable de las operaciones que 
efectúa la empresa RESOMACA refleja que la empresa está completamente 
desactualizada sin innovaciones y caracterizada por improvisaciones lo cual no 
permite la utilización adecuada de los recursos, incrementándose la posibilidad de 
cometer errores que ocasionen perdida de tiempo y recursos económicos. 
Por todo lo anteriormente mencionado se hace indispensable el diseño de 
un sistema administrativo y contable capaz de resolver la problemática existente, 
con la finalidad de crear políticas, normas, procedimientos y formatos en la 
empresa RESOMACA que le permitan fijar objetivos metas y planes que generen 
información necesaria para la toma de decisiones y a su vez formalizar el 
desarrollo de las etapas administrativas, planificación, organización, dirección y 
control de la organización. 
 
3. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN. 
 
 3.1 OBJETIVO GENERAL. 
Diseñar un sistema administrativo – contable para la empresa RESOMACA. 
 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 
 
Diagnosticar la situación actual del proceso administrativo de la empresa 
RESOMACA. 
Diagnosticar la situación actual del proceso contable para la empresa 
RESOMACA. 
 55 
Formular las políticas para el sistema administrativo y contable para la 
empresa RESOMACA. 
Elaborar las normas del sistema administrativo y contable para la empresa 
RESOMACA. 
Establecer los procedimientos para el sistema administrativo y contable 
para la empresa RESOMACA. 
Diseñar el plan de cuentas para la empresa RESOMACA. 
Diseñar los formatos para la empresa RESOMACA. 
 
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. 
 
 La presente investigación contribuirá a que la contabilidad de la empresa 
RESOMACA se realice correctamente, asegurando la integridad de los datos, el 
adecuado registro y procesamiento de las operaciones y la presentación de la 
información de información financiera en forma confiable, veraz y oportunaque 
permita la toma de decisiones optima para la empresa. 
Dada la relevancia de sus aportes para la empresa RESOMACA, la 
presente investigación proporcionará toda una metodología para normalizar los 
procesos administrativos y contables, lo cual permitirá contar con políticas, normas 
y procedimientos adecuados a las vigencias de la actividad que desenvuelve la 
organización. 
Es así como a través de la aplicación de la propuesta de esta investigación, 
la gerencia estará en capacidad de manejar en forma eficiente y eficaz las tareas 
administrativas y contables de la empresa logrando un mayor rendimiento sobre 
 56 
los procesos en tiempo y espacio presentando soluciones concretas a problemas 
de registro, presentación, interpretación planificación, dirección y control que 
afectan al desenvolvimiento de la empresa, así como también permitirá tener 
información financiera actualizada permitiéndose tomar decisiones que afectan la 
trayectoria de la organización de manera que no interfiera en la productividad de 
sus operaciones. 
De igual manera, esta investigación posee relevancia científica ya que, para 
el desarrollo de la misma se analizaran y consultarán diferentes aportes teóricos 
planteados por importantes especialistas de administración y contabilidad con el 
fin de desarrollar un diseño, con suficientes bases científicas, acordes con las 
necesidades de la organización. 
Así mismo la presente investigación revela una utilidad metodológica al 
incluir procesos de recolección de información, procesamiento y archivo de los 
datos que permitirán determinar el diseño de un sistema administrativo y contable 
sirviendo de base para otras empresas que tenga necesidad de adaptar dichos 
sistemas, además de servir como fuente de información a futuras investigaciones 
que necesiten profundizar sobre estas variables. 
 
5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. 
 
 La investigación abarca el lapso de septiembre 2004 a julio 2005 en la empresa 
RESOMACA ubicada en el municipio Machiques avenida Chiquinquirá. 
 Este proyecto de investigación se desarrolló en el área de ciencias 
administrativas, y contables, de acuerdo a los autores Balestrini (2001), 
 57 
Magdalena (1998), Munch y García (2000), Stoner (2000), Meigs (1998) (2000), 
Álvarez y Gutiérrez (2000) y otros.