Diseño Organizacional e Processos

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FACULTAD DE NEGOCIOS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS INTERNACIONALES
CICLO 2014-02
DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS
SECCIÓN: NX45
__________________________________________________________________
INFORME ESCRTO
PROFESOR DEL CURSO: Leonardo
TRABAJO PRESENTADO POR LOS ALUMNOS
Aedo Estrada, Sofía Isabel
Cano Sánchez, Jisel Franchesca
García Arias, Carolina Nicole
Moron Dolmos, Marielsa
Pasco Moreno, Scarlet
Torres Paredes, Elizabeth
Villarreal Ricra, Alexandra
FECHA DE ENTREGA MAXIMA: 12-11-14
ÍNDICE
8. Diseño de puestos: ……………………………………………………………….3
 8.1. Definición de puestos por unidades organizativas……………………….3
 8.2. Análisis por puesto…………………………………………………………..6
 8.3. Creación de puesto………………………………………………………….9
 8.4. Alineación de puesto………………………………………………………..11
9. Procesos de la empresa: ………………………………………………………..11
 9.1. Cadena de valor y Mapa de Procesos…………………………………….11
 9.2. Diseño de procesos actuales……………………………………………….15
 9.2.1. Flujograma Matricial de cada proceso……………………..………….15
 9.2.2. Problemas de cada proceso……………………………………………16
8. Diseño de puestos:
8.1. Definición de puestos por unidades organizativas
Area de Operaciones
Transporte
Análisis del puesto
Transporte
Resumen de la entrevista: Esta entrevista fue elaborada en la empresa a cargo del sr. Ernesto Cabrera Rojas, quien señor mostró mucha disposición y amabilidad al contestar nuestras inquietudes. Además, nos preguntó acerca de que universidad veníamos y que estudiamos, fue una comunicación muy cordial y nos brindó información de sus datos, horario de trabajo y sobre las funciones principales, las que menciono que es encargarse del transporte de los productos o máquinas. Además, asegurarse que este llegue en buen estado al lugar de destino.
Área de Informática
Control interno de inventario
Análisis del puesto
Control interno de Inventario
Resumen de la entrevista: Fue elaborada en las instalaciones de la empresa SURGIMED, nos brindaron información importante tales como, nombre del encargado, horas de trabajo, principales funciones que realizan, etc. La entrevista también fue cordial.
Área Comercial 
Venta 
Análisis del puesto
Venta
La entrevista se realizó en las instalaciones de la empresa. Se solicitó información general como: nombre completo, horario de trabajo y preguntas sobre las funciones principales, entre las que se mencionó: Gestión de capital humano de la organización para mantener el orden del trabajo.
8.2. Análisis por puesto 
a) Contabilidad 
Resumen de la entrevista: La entrevista se realizó en las instalaciones de la empresa. Se solicitó información general como: nombre completo, horario de trabajo y preguntas sobre las funciones principales, entre las que se mencionó: Gestión en el manejo de la parte financiera con los bancos, manejo de activos y pasivos, entre otros. 
Carga de trabajo: 
Resumen de carga de trabajo: La herramienta de carga de trabajo dio como resultado una sobrecarga de 21.4%. Por ello, cabe recalcar que en este puesto se necesita de un ayudante o algún trabajador extra. Por otro lado, se hace notar que hay mayor actividad B que A por ende se podría hacer una delimitación de actividades para evitar la sobrecarga al trabajador.
Alineación de las actividades de la estrategia: Podemos concluir que sus actividades van de acuerdo a la estrategia de la empresa, debido a que se dedica a la venta de productos, por consiguiente las actividades A son de suma importancia para la Empresa.
Ajuste y propuesta de puesto: Sería ideal que la verificación de la llegada de mercadería o elaborar los inventarios sea realizado por otra persona y no por el de contabilidad, ya que no forma parte de sus funciones principales.
b) Recursos humanos
Resumen de entrevista: Se entrevistó al jefe de recursos humanos, Ramírez Lavi Jorge, quien describe que lo primordial de su puesto es seleccionar a un grupo eficiente y con cierto perfil que solicita la empresa. Según el gerente de Recursos Humanos, se requiere que la responsabilidad, flexibilidad y tolerancia estén dentro del perfil de los trabajadores para que puedan manejar cualquier situación adversa y en el manejo diario en sus labores. Por otro lado, dentro de las actividades del jefe de RR.HH se encuentra seleccionar y capacitar al personal, también impartir la cultura de la organización. También es un nexo entre los trabajadores y los altos mandos de la empresa, comunica los malestares o sugerencias para mejorar el ambiente laboral a los directivos, de modo que se pueda trabajar más eficiente. Así también comunica los objetivos de la empresa en cada reunión con los trabajadores. 
Carga de trabajo: El puesto no presenta sobrecarga ya que arroja un 110% de eficiencia, además las actividades que realiza se encuentra muy relacionada con el puesto del jefe de recursos humanos. Son necesarias que tales actividades se realicen por tal puesto ya que son las funciones principales que le competen.
Alineación con las actividades de la estrategia: Las actividades que realiza el puesto se encuentran alineadas con las estrategias de la empresa.
Ajuste y propuesta de puesto: Como se mencionó las actividades son de carácter principal para el puesto, pero se recomienda, para que sea más eficaz el puesto, que la frecuencia sea menor en ciertas actividades:
Velar para que se notifique a la Dirección General de los cambios del personal produzca en la nómina de funcionarios y empleados, esta actividad.
Coordinar las relaciones laborales en representación de la empresa.
Colaborar en la definición de la cultura empresarial.
8.3 Creación de puestos
El puesto que con urgencia se necesita y se ve con claridad que debe ser creado es un ayudante de inventario, que se encontraría dentro del área de contabilidad, pues así sería menos laborioso para las pocas personas que se encuentran en esa área contabilizar y estar al tanto si la mercadería llega completa o no. Por lo tanto, los de contabilidad se centrarían más en lo financiero de su área y no a contabilizar el inventario.
PUESTO: Ayudante de inventario
Manual de funciones del ayudante de inventario
	SURGIMED
	
		Puesto
	Ayudante de inventario
	Coordina con
	El área de Contabilidad
	Relaciones externas
	Función general: Apoyar al área de contabilidad con la mercadería.
	Funciones específicas: 
1. Contabilizar la mercadería. 
2. Realizar inventario interdiario.
3. Estar disponible para el área de contabilidad.
4. Ordenar la mercadería cuando llegue por tipos.
	Indicadores del puesto:
Tiempo en ordenar la mercadería:
Este indicador representa la participación del tiempo que le toma arreglar y ordenar la mercadería cuando estos llegan a la Empresa. 
I= Tiempo que le demora ordenar y arreglar la mercadería x 100
 Tiempo promedio que le debería tomar arreglar y ordenar 
Eficiencia en realizar el inventario:
Con este indicador podemos notar el tiempo que demora en elaborar el inventario entre el tiempo que le debería tomar. (W=40%)
 I= Tiempo que toma en realizar el inventario________x100
 Tiempo promedio que le debería tomar en realizar el inventario
	Perfil del puesto 
	Conocimientos:
	Tener noción sobre cómo realizar un inventario.
	Aptitudes y habilidades:
	1. Paciencia.
2. Orden.
3. Proactivo.
4. Precisión
	Condiciones de trabajo:
	Trabajo en almacén.
8.4. Alineación de puestos:
A continuación, se presenta una tabla en la que se resume puesto por puesto, si estos cumplen actividades alineadas con la estrategia de la empresa. Asimismo, se muestran los cambios (si estos han ocurrido) en cuanto a nuevas funciones o cambios que se hayan realizado o si se han reasignado a otros puestos o unidades por carga de trabajo. En la columna “variaciones” se muestran si se han eliminado o reasignado a otros puestos. 
	Nro.
	Puesto actual
	Puesto propuesto
	Variaciones
	Alineado con objetivos y estrategia.
	1.
	Transporte
	
	No
	Sí
	2.
	Control interno de inventario
	
	No
	Sí
	3.
	Contabilidad
	
	NoSí
	4.
	Ventas
	
	No
	Sí
	5.
	Gerente de Recursos Humanos
	
	No 
	Sí
	6.
	Ayudante de inventario
	Puesto Nuevo
	
	Sí
9. PROCESOS DE LA EMPRESA:
9.1. Cadena de valor y Mapa de Procesos
CADENA DE VALOR
La cadena de valor es una representación de cómo está organizada la empresa a través de las actividades que realiza ganar la licitación, coordinar con su proveedor en el extranjero, vender el producto, y finalmente entregarlo en óptimas condiciones. La ubicación de cada actividad permite entender cómo se sostiene la ventaja competitiva de la empresa que representa un “valor” específico para los clientes.
En este sentido, La ventaja competitiva que presenta la empresa SURGIMED SAC, es el excelente conocimiento del know-how para estimar el tiempo del envío y tener un contacto clave que los puede proveer a tiempo quienes se encuentran ubicados en países como EE.UU obteniendo buenos precios de compra en el mercado, lo que garantiza su ganancia y poder ofrecer a los clientes productos que otras empresas no puedan encontrar fácilmente. Esto se debe a los años de experiencia dedicados al rubro de venta de maquinaria para el área de salud, teniendo como clientes a clínicas, hospitales, consultorios, entre otros, también el éxito se debe a los aportes que todos los trabajadores realizan ya que demuestran trabajar activamente durante todo el proceso de la cadena de valor.
CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA SURGIMED
Mapa de Procesos
Representa a la empresa en funcionamiento, es decir, cómo las personas de diferentes puestos y áreas se agrupan para realizar el trabajo y lograr los objetivos de la empresa y la satisfacción del cliente.
La identificación de los procesos se ha realizado respondiendo las siguientes preguntas:
¿Qué hace?
Surgimed es un proveedor que vende maquinaria y equipos importados como dispositivos médicos que se utilizan en la industria de la salud.
¿Para quién lo hace?
Para consultorios médicos, hospitales, Equipo de Cuidado a Largo Plazo, Ambulatory Care y centros de cirugía o cualquier otra empresa que requiera equipamiento médico de alta calidad y buen funcionamiento
¿Cómo lo hacen?
- Coordinan una cita con la empresa mediante un concurso por licitación para informar sobre las características y beneficios del equipo que requieran.
- Brindar una atención personalizada a cada cliente para incentivarlo a que adquiera más equipos médicos, señalando las características más resaltantes de la misma.
- Una vez confirmada la licitación se procede a hacer el pedido por medio del contacto en EE.UU y algún otro país del extranjero donde se encuentre el producto.
- Coordinan el envío y el pago del equipo médico al Perú ya sea por vía aérea o marítima
- Contar con empleados que estén altamente capacitados y que tengan experiencia en cada proceso de venta de los productos e inventario.
- El área de operaciones se encarga de verificar el buen funcionamiento de los equipos y el área de inventarios a contabilizar los productos y clasificarlos.
- Se coordina con el cliente el día, la hora de entrega y la forma de pago
- Finalmente se brinda asesoría post venta en relación al funcionamiento del equipo médico.
MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA SURGIMED S.A.C
	ENTRADAS
	MAPA DE PROCESOS
	CLIENTES
	
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
D
E
L
C
L
I
E
N
T
E
		PROCESOS ESTRATÉGICOS
	Planeamiento Institucional
	Gestión de RR.HH
	Administración de Calidad
	Elaboración de planes para obtener licitaciones, y elaboración de carpeta de productos para presentar al cliente, elaboración de planes de crecimiento de la empresa
	Desarrollo administrativo, selección, promoción y venta del producto. Evaluación del rendimiento de los trabajadores.
	Control de calidad durante y verificación inventario al momento de llegado del extranjero el equipo para el posterior envío al cliente
	PROCESOS OPERATIVOS
Entrega del producto y servicio post venta
Facturación y seguimiento de la transferencia bancaria
Verificación de la orden de compra
Control de calidad 
Determinación de precios
Almacén y manejo de productos
Entrega y control de inventario
	PROCESOS DE APOYO
	Logística General
	Manejo Financiero
	
Adquisición de insumos para oficina y para el área de operaciones así como, actualización de software para agilizar el proceso de inventario
	
Supervisar el área del manejo financiero, los presupuesto y capital para el buen funcionamiento de la empresa, así como evaluar proyectos de inversión.
	
S
A
T
I
S
F
E
C
H
O
S
9.2. Diseño de procesos actuales:
9.2.1. Flujograma Matricial de cada proceso
Proceso de entrega del producto
	PROCESO DE ENTREGA DEL PRODUCTO
	Fase
	Cliente
	Recepcionista
	Contacto extranjero
	Área de operaciones
	
	
Elección del producto
SI
NO
1
Concurso por licitación
Coordinar cita con la empresa
INICIO
	
SI
¿Seguro del producto elegido?
NO
2
Brinda caracte. y beneficios del producto
FIN
1
Asesoría post-venta
2
Asesoría de productos
	Envío del producto
Medio de pago acordado
Papeleo para el envío del o los productos
Pedido del producto solicitado
	Coordina la fecha y hora de la entrega
Clasificación del producto en el inventario
9.2.2 PROBLEMAS DE CADA PROCESO
Luego de analizar cada proceso de la empresa hemos podido identificar errores en el proceso de entrega del producto, los cuales generan costos en la empresa. Dichos problemas son los siguientes:
· Maquinaria dañada.
· Incumplimiento de pagos (por parte de la empresa contratante).
· Juicio por incumplimiento en el tiempo de entrega de la maquinaria (caso de licitaciones).
· La maquinaria no cumple con todas las características solicitadas. 
· Temor en la importación de la maquinaria. 
A continuación presentaremos un cuadro con los problemas más frecuentes tomando como ejemplo la devolución de 120 maquinarias y el número de estas por cada tipo de problemas; Seguidamente, presentaremos el Diagrama de Pareto para determinar la causa principal de los problemas de la empresa
	Problemas que presenta la empresa:
	Frecuencia en 120 pedidos :
	Maquinaria dañada.
	39
	Incumplimiento de pagos (por parte de la empresa contratante).
	28
	Juicio por incumplimiento en el tiempo de entrega de la maquinaria (caso de licitaciones).
	22
	La maquinaria no cumple con todas las características solicitadas.
	18
	
Temor en la importación de la maquinaria.
	8
	Otros 
	5
Para poder realizar el diagrama de Pareto, primero debemos determinar el porcentaje por cada problema y después determinar el porcentaje acumulado.
	TIPO DE PROBLEMA
	FRECUENCIA(en 120 pedidos devueltos) 
	 %
	% ACUMULADO
	Maquinaria dañada
	39
	 33%
	33%
	Incumpliendo en los pagos
	28
	 23%
	56%
	Juicio por el incumpliendo en el tiempo de entrega
	22
	 18%
	74%
	La maquinaria no cumple con todas las características solicitadas
	18
	 15%
	89%
	Temor en la importación de la maquinaria
	8
	 7%
	96%
	Otros
	5
	 4%
	100%
	TOTAL
	120
	 100%
	
Diagrama de Pareto
 De acuerdo con el diagrama de Pareto podemos observar que hay dos problemas que abarcan más las causas por las que hay esta deficiencia en la empresa las cuales son en parte en maquinaria dañada y por otra lado el incumpliendo de pagos hacia la empresa SURGIMED por parte de sus clientes. De estos dos importantes analizaremos el primero en el siguiente diagrama de Ishikawa:
Diagrama de ISHIKAWA
Posibles causas que ocasionan la devolución de maquinaria por estar dañada
Falta de verificación al momento del empaque de la maquina
Entrega de maquinaria dañada
Falta de restricciones en el contrato de importación (devolución de efectivo en caso de recibirlos dañados)
Escaza supervisión del personal al momento de recibir la maquinaria
Falta de cuidado en el traslado de la maquinaria
Maquinaria dañada	Incumpliento en los pagos	Juicio por el incumpliento en el tiempo de entrega	La maquinaria no cumple con todas las características solicitadas	Temor en la importacion de la maquinaria	Otros	39	28	22	18	8	5	0.32500000000000001	0.558333333333333350.7416	666666666667	0.89166666666666672	0.95833333333333337	1	
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