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CAPITULO V. DISEÑO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN 
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CAPITULO V 
 
 
DISEÑO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN 
 
 
1. OBJETIVO GENERAL 
 
 
Diseñar el Proceso de Administración de Información que permita la 
incorporación, difusión, recuperación, almacenamiento, reproducción y 
actualización de la misma, necesaria para el proceso de toma de decisiones 
que realiza el público interno de URBE Televisión. Asimismo, sea utilizado 
como medio para ordenar y sistematizar de manera lógica todo tipo de 
transacción relacionada con la información que circula en el entorno de la 
organización y de esta manera, alcanzar racionalmente los propósitos y 
objetivos planteados. 
 
1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 
 
• Orientar la fase de detección de necesidades de información del 
público interno de URBE Televisión. 
• Diseñar los mecanismos que permitan la obtención de información 
útil y requerida por el público interno de URBE Televisión. 
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• Establecer los medios a través de los cuales se pueda ordenar y 
sistematizar de manera lógica todo tipo de transacción que circula en el 
entorno de la organización. 
• Establecer los canales de distribución de la información que eviten 
el exceso de información, de manera que la información suministrada a los 
usuarios de la misma sea rápida y en el momento en que es necesitada. 
• Facilitar el acceso a la información por parte de los usuarios en el 
entorno de la organización. 
• Establecer los lineamientos a seguir en cuanto al uso adecuado de 
la información. 
• Diseñar las estrategias para evaluar continuamente el proceso de 
administración de información. 
 
2. DISEÑO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN 
 
 
2.1. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN 
 
 
Las necesidades de información son el resultado de los problemas 
que se le presentan a un individuo en una situación específica, que lo 
motivan a buscar conocimientos, ideas, hechos, datos o trabajos creativos 
producidos por la mente, los cuales son comunicados formal y/o 
informalmente en cualquier formato. 
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La búsqueda de información, requerimientos de información, demanda 
de información o el deseo de tener información es sólo el reflejo de que 
existe una necesidad de información en la persona. 
Si el individuo presenta una necesidad de información es por el hecho 
de que la requiere en ese momento, lo cual lo motiva o lo mueve a que la 
satisfaga; esto se ve reflejado cuando la persona busca información, para lo 
cual acude a los lugares donde pueda obtenerla: biblioteca, centro de 
documentación, etc. De igual manera puede acudir con otras personas que 
le proporcionen la información que necesita, como son: investigadores, 
colegas, profesores, entre otros. 
La información que necesita el usuario podría encontrarse en medios 
como: libros, revistas, películas, discos compactos, o cualquier otro; así la 
Gerencia de URBE Televisión debe satisfacer las necesidades de 
información de los colaboradores que acuden en busca de ésta. 
Es importante que los gerentes de URBE Televisión procuren conocer 
las necesidades de información de los colaboradores para que la misma 
pueda ser suministrada, partiendo de éste conocimiento. Es decir, los 
gerentes de URBE Televisión, como administradores de la información, son 
los responsables de la identificación de las necesidades de información. 
Los responsables deben identificarlas plenamente y partir de ellas 
para establecer la dirección por la cual deben estar encaminados los 
diferentes departamentos que interactúan en URBE Televisión. De esta 
forma podrán diseñar, las estrategias y tácticas para satisfacer estas 
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necesidades de información, establecer los diferentes objetivos y políticas, 
distribuir los recursos materiales y humanos de la manera más óptima y tener 
los controles necesarios que le permitan saber si realmente se está 
cumpliendo con los objetivos, que en general será el que los colaboradores 
satisfagan sus necesidades de información. 
¿Conoce la Gerencia de URBE Televisión las necesidades de 
información de los colaboradores? 
La mejor respuesta no proviene del administrador de la información, 
sino de los usuarios, ya que éstos son, en última instancia, a quienes hay 
que satisfacer sus necesidades de información. Los colaboradores necesitan 
información, y lo que es más importante, necesitan la información apropiada 
y a tiempo. Sin la intervención de gestores de la información, la enorme 
carga informativa existente en estos momentos se convierte en algo caótico. 
Es importante señalar que no basta conocer cuáles son éstas 
necesidades, sino que deben ser satisfechas, tomando en cuenta que sea de 
manera sencilla, rápida y eficiente para el usuario. 
 
2.1.1. ESTRATEGIAS PARA IDENTIFICAR LAS NECESIDADES 
DE INFORMACIÓN 
 
 
Detectar las necesidades de información, requiere búsqueda y uso de 
la misma. La técnica de recolectarla cambia entre fuentes y estrategias a 
medida que se recibe nueva información. La identificación conductual en 
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cada una de dichas etapas facilita el análisis de la estructura y la dinámica de 
la conducta respecto a la búsqueda. 
Para definir las necesidades de información, los gerentes de URBE 
Televisión deben relacionarse con los colaboradores, para comprender sus 
tareas laborales diarias y los requerimientos de información desde sus 
origines. 
Entre las estrategias para identificar las necesidades de información 
del público interno de URBE Televisión, se establecen las siguientes: 
 
• Reuniones Personalizadas 
Estas reuniones deben ser realizadas mensualmente con cada uno de 
los colaboradores, con la finalidad de discutir las fortalezas y debilidades de 
cada uno de ellos, así como sus necesidades de información. Para ello, será 
considerada su cultura, criterio político, nivel socio-económico y tareas 
laborales, entre otras. 
Una vez identificadas sus necesidades de información, debe ser 
elaborado un plan de trabajo, cuyos objetivos estarán destinados, en primer 
lugar, a satisfacer dichas necesidades y de igual manera, éste servirá de 
base para la evaluación del desempeño de los colaboradores dentro de la 
televisora. 
 
 
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• Formulario de Evaluación de Necesidades de Información 
A través de este formulario se recabará información relacionada con 
las necesidades de información de los colaboradores de URBE Televisión. 
De ésta manera URBE Televisión podrá diseñar los objetivos y planes para 
lograr la satisfacción de las necesidades de información de su público 
interno. 
Las encuestas de satisfacción son el instrumento para medir el grado 
de satisfacción de los usuarios directos de la información, y poder dar así una 
respuesta adecuada a las necesidades de los mismos. Estas serían de dos 
tipos: 
a) Encuestas de opinión: Orientadas fundamentalmente a conocer las 
prioridades del público interno en general, es decir, trata de responder a la 
interrogante: ¿Qué quieren?. Estas se realizaría a efectos de asignar 
eficazmente los recursos de que dispone la televisora. 
b) Encuestas de satisfacción: Miden la diferencia entre lo que los 
colaboradores obtienen y lo que desearían obtener, es decir, entre 
percepción y expectativa. Se realizan sobre los colaboradores de un 
departamento en concreto, preguntándoles, fundamentalmente, sobre las 
condiciones en que desean que se les satisfagan sus necesidades de 
información. 
La información obtenida a través de estas encuestas, debe contener 
datos personales y profesionales. Es importante, que la encuestasuministre 
información relacionada con el entorno global del sujeto; no solo en el 
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ambiente de trabajo, sino en el aspecto personal, ya que éste es fundamental 
para obtener una visión más clara y específica de las necesidades de 
información de cada individuo. 
 
• Sistema de Sugerencias y Observaciones 
La implantación de un Sistema de Sugerencias y Observaciones 
consiste en un medio de participación del público interno de URBE 
Televisión, mediante el cual éste puede hacer llegar su sugerencia o 
demanda a la Gerencia del canal. 
Asimismo, se trata de una fuente de información muy valiosa, puesto 
que permite obtener datos tanto de los puntos fuertes como de las 
deficiencias de la televisora, por lo cual se trata de una fuente indirecta de 
conocimiento de la calidad del proceso de administración de información. De 
esta forma, se consideran las sugerencias y observaciones como 
oportunidades de mejora para URBE Televisión, a la vez que el propio 
público interno colabora y participa, a través de esta vía, en el diseño de 
planes que satisfagan las necesidades de información. 
 
• Cuenta Individual de Acceso a Redes 
Con éste mecanismo, se pretende determinar el tipo de información a 
la que accesan los colaboradores de URBE Televisión, con la finalidad de 
identificar la información que, generalmente, es requerida por ellos. 
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Para lograr este objetivo, cada uno de los colaboradores tendrá una 
cuenta de acceso a internet o Intranet. Es decir, cuando algún colaborador 
desee acceder a la red, deberá ingresar su nombre y clave de acceso; dicha 
información quedará registrada en el servidor y podrá ser analizada por los 
gerentes de URBE Televisión, quienes podrán conocer los sitios visitados, 
así como la frecuencia y el tiempo de duración de las conexiones efectuadas 
por cada uno de ellos. 
 
2.2. CAPTURA DE INFORMACIÓN 
 
 
Después de identificar las necesidades de información, se puede 
pasar a revisar los instrumentos y procedimientos para la recolección de 
datos. Se requiere de un gran esfuerzo para obtener información y, por lo 
tanto, es importante asegurar que tanto la recolección como el uso sean lo 
menos complicado posible. 
La captura de la información es una actividad continua; por lo tanto, 
los procesos más eficaces incorporan explícitamente un sistema de 
adquisición continua. Para que esta fase del Proceso de Administración de 
Información pueda brindar resultados óptimos, es necesario la 
implementación de estrategias relacionadas con el entorno, la estructura y la 
presentación de la información. 
 
 
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2.2.1. ESTRATEGIAS PARA CAPTURAR LA INFORMACIÓN 
 
 
• Examinar el Entorno de la Información 
A través del análisis puntual del entorno de la información en URBE 
Televisión y de conformidad con las estrategias expuestas en ésta 
investigación, se podrá establecer la dirección hacia la que se desea 
encaminar el desarrollo de la información. 
 
• Clasificar la información en una Estructura Pertinente 
A partir de la definición de una estructura adecuada, es posible 
clasificar dentro de las categorías definidas la información existente. 
Además, dicha estructura es útil para facilitar la identificación de la 
información relacionada con el tipo de tareas que se realizan en URBE 
Televisión 
Una de las principales actividades que debe llevarse a cabo en la 
televisora es la recopilación y catalogación de información de interés general, 
así como la atención a demandas de información solicitadas por cada uno 
de los colaboradores. 
Existen distintas fuentes de información, éstas pueden ser: prensa, 
radio, televisión, internet, libros, folletos, guías, revistas, entre otros, que por 
su contenido pueda ser susceptible de consulta. 
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Debido a la diversidad de fuentes de información, es necesario 
estructurar la información casi infinita que está dispuesta para introducirla en 
redes de comunicación compartidas que resulten de fácil acceso. 
 
• Presentación de la Información 
Las nuevas formas de presentar la información tienen grandes 
ventajas sobre las convencionales. Una vez más las nuevas tecnologías 
están cambiando la forma de comunicar y trasmitir la información de manera 
más eficaz. 
Es importante que URBE Televisión utilice las nuevas tecnologías 
para la presentación de la información de manera que sea de mayor calidad 
y ocupe menos espacio. La información puede ser presentada en CD ROM, 
CD CARD y DVD. El objetivo es que los usuarios de la información cuenten 
con una poderosa herramienta de captura de información, capaz de 
desplegar imágenes, videos, sonidos, y textos. La meta es, no solo obtener 
los datos más convincentes, sino presentarlos de manera impactante. 
La búsqueda de la información en un medio digital es inmediata, con 
la posibilidad de pasar a cuadros de texto informativos, videos o fotografías 
con sólo un click del ratón. El medio audiovisual es el más atractivo para los 
usuarios de la información que se ve impactado ante la versatilidad e 
interactividad de la presentación. 
 
 
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2.3. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN 
 
 
Después de analizar las necesidades de información y establecer el 
flujo de ésta en URBE Televisión, se necesita un plan operacional para que 
los datos lleguen a los individuos indicados del personal en la forma que les 
sea útil. 
En cuanto a los medios para la difusión de la información, se puede 
visualizar la utilización de todos aquellos que puedan contribuir al objetivo 
final de disponer el conocimiento al alcance de la mayor cantidad de usuarios 
posible, estando la decisión final absolutamente regida por la factibilidad 
tecnológica y por los costos de su instrumentación. 
Para alcanzar los objetivos de esta investigación, es indispensable 
considerar el uso de los medios electrónicos de comunicación como una vía 
expedita, flexible, menos contaminante y de menores costos comparativos 
por unidad de información difundida. 
El uso de las nuevas tecnologías de la comunicación, como la 
televisión digital, internet, Intranet, multimedia, e-mail, entre otros, en URBE 
Televisión conllevaría a desarrollar una comunicación horizontal entre los 
emisores de información y los usuarios. 
El uso de este tipo de medios permitiría el acceso a una gran cantidad 
de información y existiría la posibilidad de interactividad con la misma, 
personalizando su consumo. Igualmente, se lograría acceder a las redes de 
difusión e intercambio del conocimiento. 
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2.3.1. ESTRATEGIAS PARA DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN 
 
 
• Correo Electrónico 
En muchas ocasiones, la distribución de información a grupos de 
usuarios mediante correo electrónico es un medio eficaz y rápido de 
comunicar información, evitando la acumulación de papel. Una lista de 
distribución está formada por un conjunto de direcciones de correo 
electrónico, de forma que un mensaje enviado a la lista es distribuido a todas 
las direcciones que en ella se incluyen. 
Hoy en día la herramienta tecnológica más utilizada para la 
distribución de la información es el correo electrónico. No obstante, el mal 
uso que se le ha dado al mismo ha generado grandes problemas de 
distribución de información, ya que la misma puede ser enviada a personas 
no interesadas. 
En URBE Televisión debe ser creada una estructura que canalice 
adecuadamente cada tipo de información y de esta manera pueda ser 
distribuida a los colaboradores que en realidad están interesados, o a los que 
les concierne determinadainformación. 
La implementación de esta estrategia permitirá: suministrar 
información de alta calidad, moderación y validación de la información a 
distribuir, clasificación de la información para que al usuario se le envíe 
exclusivamente lo que desea recibir, automatizar y hacer eficiente la 
distribución de la información. 
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• Implementación de Intranet 
Intranet, es la designación de las internets internas. Es decir las redes 
informáticas corporativas basadas en la tecnología y los servicios de la 
Internet, en particular en el sistema WWW, pero adaptándolo a los límites 
físicos y a las características particulares de cada organización. En este 
sentido, parte de la información contenida en los servidores corporativos 
quedaría restringida en su acceso público, estando disponible únicamente 
para los colaboradores de URBE Televisión, a los que se les otorgarían 
determinados privilegios de acceso según el tipo de información y de su 
actividad laboral. 
Como ejemplos de información que se podría compartir en URBE 
Televisión mediante una intranet, se pueden citar: la normativa general de la 
televisora, los boletines internos, las actas de reuniones, los materiales de 
formación y entrenamiento, entre otros; es decir, todo aquello que constituye 
la cultura corporativa de la misma. 
Desde el punto de vista operativo, el uso de la Intranet permitiría a 
URBE Televisión compartir eficazmente una gran cantidad de recursos de 
información que fluye de forma rápida y transparente desde las fuentes de 
origen hasta los puestos de trabajo de los empleados, todo ello con el 
mínimo coste, tiempo y esfuerzo. 
 
 
 
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2.4. USO DE LA INFORMACIÓN 
 
 
El uso de la información permite tomar decisiones. La información se 
puede emplear para solucionar problemas, determinar recursos y planear 
futuros proyectos, entre otros. Para hacer un uso adecuado de la 
información, ésta tiene que compartirse con los demás interesados o 
usuarios. Esta información puede ayudar a la Gerencia de URBE Televisión 
en sus decisiones de gestión empresarial. 
 
2.4.1. ESTRATEGIAS PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN 
 
 
• Medir el Uso de la Información 
En el caso de la información disponible a través de medios 
electrónicos, casi siempre es posible la medición de las entradas o número 
de accesos a la base de datos o depósitos de documentos. 
Al determinar la frecuencia de acceso a la información almacenada de 
URBE Televisión, la gerencia podrá evaluar la eliminación o modificación del 
material que no se accesa con mucha frecuencia. Asimismo, el material más 
solicitado se analizará para determinar la causa que motiva su abundante 
uso. Por supuesto que siempre existirá material que sea accesado con baja 
frecuencia, pero que será importante mantenerlo en los servidores para que 
pueda ser utilizado en determinados momentos, como por ejemplo: las 
políticas de URBE Televisión, la visión o su visión. 
 
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• Institucionalización del Uso de la Información 
El comportamiento de los ejecutivos o gerentes de URBE Televisión, 
así como de cualquier otra organización, puede emplearse con eficiencia 
para estimular el mayor uso de la información. Es decir, URBE Televisión 
debe tener como uno de sus objetivos principales hacer buen uso de la 
información, para de esta forma, fomentar al público interno a racionar y 
hacer más eficiente el uso que le dan a la misma. 
 
• Evaluación del Desempeño 
El uso de la información estará más arraigada en el público interno de 
URBE Televisión a medida que se premie o motive el desempeño de los 
mismos. 
A través del uso de la información, los usuarios de la misma adquieren 
conocimientos y habilidades, estas herramientas procurarán la mejor 
realización de sus funciones dentro de la televisora, por lo tanto, al 
recompensar esta actitud, muchos más serán los colaboradores interesados 
en utilizar la información como fuente generadora de conocimientos. 
 
• Mejoramiento del Proceso de Administración de la Información 
Con el fin de mejorar el proceso de administración de información, la 
Gerencia de URBE Televisión debe estar consciente de la importancia de 
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llevar a cabo las diferentes fases de éste proceso y las actividades 
relacionadas con cada una de ellas. 
Asimismo, deben entender que el mejoramiento constante del proceso 
será a mediano o largo plazo, debido a que el enfoque planteado en esta 
investigación está basado en un cambio de conducta organizacional, es 
decir, pretende mejorar el ambiente y la cultura de trabajo. 
Por lo anteriormente expuesto, el público interno de URBE Televisión 
debe entender de qué se trata este enfoque y debe estar comprometido con 
los objetivos que persigue el mismo, especialmente, el nivel gerencial de la 
televisora, quienes son los que dirigen al resto del personal que labora en 
dicho canal. 
 
• Evaluación de los Procesos de Administración de Información 
Para determinar si el proceso de Administración de Información 
implementado en URBE Televisión ha sido exitoso, los responsables de 
dicha evaluación deberán hacerse estas preguntas: 
- ¿URBE Televisión posee un modelo de Proceso de Administración 
de Información que confía poner en práctica? 
- ¿Los diferentes fases que implica el Proceso de Administración de 
Información se evalúan de manera sistemática y se han reconocido mejoras? 
- ¿Es posible medir el desempeño de las actividades que implican las 
diferentes fases del Proceso de Administración de Información? 
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- ¿Las actividades específicas que implican el manejo de mucha 
información han mejorado o se han diseñado nuevamente? 
- ¿El diseño del Proceso de Administración de Información se realizó 
tomando en cuenta las opiniones y observaciones de los usuarios 
fundamentales de la información? 
Mientras mayor sea la cantidad de respuestas afirmativas que reciban 
las interrogantes anteriores, mejor administrará URBE Televisión sus proceso 
de información.