Proceso Administrativo de Eventos

Vista previa del material en texto

TALLER 
1. Elabore una agenda ideando un evento de su preferencia, teniendo en cuenta 
los procesos administrativos y la logística que debe seguirse para la realización 
de un evento. 
 
PROCESO ADMINISTRATIVO 
El proceso administrativo en la organización de eventos, es una forma sistemática de 
hacer algunas actividades para la realización de un evento. Se refiere a la ejecución de 
pasos y etapas básicas como: planificación, organización, dirección, control, previsión 
y evaluación. 
 
Etapas Del Proceso Administrativo 
 
 
 
Es muy importante comprender secuencialmente cada etapa. Todas las etapas son 
importantes y se relacionan entre sí. 
1. Planificación. 
La planificación está compuesta por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a 
hacer algo. Se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. 
Sin la planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa 
correr muy rápido si no tenemos un plan. 
DOCENTE: Nidia María Duarte Garavito 
GRADO: DECIMO 05 
GUIA: N° 48 
ÁREA: Técnica Asistencia Administrativa DURACIÓN: Septiembre 
 CONCEPTO: Proceso Administrativo ASIGNATURA: Organizacion de Eventos 
 FECHAS: Septiembre 
 LOGRO: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta 
el objeto social de la empresa. . 
 ORIENTACIONES 
1. Lectura de la Guía. 
2. Leer con atención, concentración la guía. 
3. Copiar la guía y desarrollarla en el cuaderno en forma ordenada: responder las preguntas 
alusivas al tema. 
http://2.bp.blogspot.com/-s3ryW7_7tc4/U2KHnA4F2FI/AAAAAAAAADo/HxTXXzzlDFI/s1600/proceso-administrativo_clip_image001_0000.jpg
 Es decir, responder a preguntas del tipo: -¿Qué queremos conseguir?,- ¿Qué tenemos 
que hacer para alcanzar nuestro objetivo? -¿Quién se va a encargar de cada parte del 
proceso para conseguir la meta? - ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada 
acción? - ¿Qué recursos necesitamos? - ¿Dónde podemos conseguir los recursos? - 
¿Cuál es el coste de dichos recursos? - ¿Qué hacemos ante un contratiempo que no 
habíamos previsto? 
2. Organización. 
Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera 
muy simple, repartir las tareas. De algún modo darles sentido a todas las preguntas a 
las que hemos tratado de responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas a 
resolver en es esta etapa del proceso administrativo son:-¿En qué orden vamos a 
encargarnos de las tareas? ¿Quién se va a encargar de cada tarea?¿Vamos a realizar 
las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa? - A la hora de 
tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática? - ¿La jerarquía será 
horizontal o vertical? 
Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque 
aquí es el de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se 
organiza todo. Es decir, cuando se está ejecutando que principios organizativos se 
siguen. 
3. Dirección. 
La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo 
de una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, 
la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está 
ejecutando. 
Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. 
Bien sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes 
de la organización. 
4. Control. 
El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición 
a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, 
la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si 
se sigue el plan previsto. 
 
AGENDA DEL EVENTO 
Una agenda es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las 
actividades del día las cuales son importantes, por lo tanto la agenda de un evento tiene 
como función anotar todas las actividades que se van a desarrollar, en forma muy 
detallada, clara y en orden en el que se van a llevar acabo 
También llamada timing, la agenda de un evento tiene como objetivo guiar la secuencia 
cronológica de las actividades. 
Esta herramienta le permite al organizador establecer un horario para cada momento, 
tanto de inicio como de finalización; se debe realizar en la etapa de planificación y tener 
varias copias impresas el día del evento. 
 
Puntos para tener en cuenta: 
1. Se debe hacer una lista donde se indique: horario, actividad, lugar y 
observaciones (esta última será un comodín, según el tipo de evento que estés 
organizando). 
2. Colocar el nombre del evento y la fecha. 
3. Repasar cada una de las etapas del evento y sus actores involucrados, para 
organizarlos según prioridad o relevancia. 
4. Comenzar por el horario de inicio de la primera actividad y luego ir adjudicando 
el tiempo a cada momento planificado. 
Los horarios tienen que estar ajustados con la mayor exactitud posible. 
Es importante que cada persona involucrada en el evento, sea cliente, proveedores o 
artistas, tengan una noción de la agenda completa para que ellos también puedan 
adecuar su participación. Ocultar información no sirve. 
 
LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DEL EVENTO. 
La logística es una técnica fundamental en un evento. Consiste en reunir los medios 
necesarios (desde tareas de planificación hasta la gestión de recursos) para llevar a 
cabo un proceso complejo como puede ser la organización de un acto de estas 
características. 
 
El objetivo de la logística y la producción en un evento es controlar con eficiencia todos 
los componentes, de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las 
necesidades. Es una pieza imprescindible a la hora de planificar un evento si se desea 
satisfacer a los asistentes a él. Como en cualquier proceso organizacional, la logística 
de un evento debe seguir las siguientes etapas: 
Definir el evento: El primer paso consiste en definir qué tipo de evento queremos 
organizar: congreso, rueda de prensa, showroom, feria, lanzamiento de producto o 
marca, etc. Cuál es la fecha elegida para su celebración, en qué lugar o espacio tendrá 
lugar, cuál es el perfil de los asistentes, si va a haber invitados vip, presentadores o 
conferenciantes y, lo más importante, de qué presupuesto disponemos y con qué 
patrocinadores vamos a contar. Conocer el tipo de evento que se va a desarrollar es 
clave para comenzar con los preparativos. 
Marcar los objetivos: Es muy importante que los objetivos del evento sean 
medibles cualitativa y cuantitativamente. En esta fase también resulta clave 
definir los equipos de trabajo con sus funciones y coordinadores. 
La planificación y producción: La logística previa al evento es la parte más importante. 
De esa fase depende todo el desarrollo y las etapas posteriores. Hay que organizar el 
personal, definir y elegir a los proveedores y mantener una comunicación fluida entre 
todas las partes. Es importante saber que la logística no solo implica la iluminación, la 
música y todos estos elementos; también abarca la dinámica del evento: las actividades 
de los organizadores y los servicios contratados como catering, camareros, invitaciones, 
recepción o acreditaciones, entre otros elementos. Es esencial asimismo trazar un 
plan logístico que incluya los sistemas de transporte, de señalización y de seguridad. 
https://www.macguffin.es/blog/gestion-de-eventos-corporativos
El diseño del material gráfico y publicitario: Es importante llevar a cabo con la 
suficiente antelación todo el diseño del material de fotografía, publicidad, 
marketing y escenografía que se va a utilizar. Tener al día las bases de datos 
para el envío de invitaciones es otra de las tareas de las que hay que ocuparse 
en las semanas previas al evento. Diseñar y preparartodo el material gráfico y 
publicitario es muy importante y, sobre todo, tenerlo al día. 
El montaje: Esta fase incluye el montaje y la disposición de los equipos, los 
materiales, la tecnología, la decoración, el audio, el vídeo, etc. que se utilizarán, 
así como del grupo de personas que estarán trabajando durante el evento. 
La ejecución: El día del evento todo tiene que ir según lo previsto: las actividades 
se han de realizar de acuerdo con la fecha y el horario establecidos. Aquí la 
logística no puede bajar la guardia, ya que es necesario que todo el mundo esté 
alerta ante cualquier imprevisto y que se pueda solucionar de forma rápida 
cualquier problema que pueda surgir. La ejecución del evento en sí incluye a los 
participantes y el público presentes, que viven y comparten las distintas 
actividades planificadas. 
La finalización del evento: El cierre del evento puede acabar también de forma 
creativa e innovadora, como broche final a una buena planificación y logística. 
El desmontaje: Se procede a desmontar todo el equipo, retirando los materiales y los 
elementos utilizados durante el evento. Debe haber un adecuado desalojo para evitar 
daños o accidentes. Es imprescindible hacer una revisión final previa a la entrega y 
devolución del equipo y de las instalaciones en las mismas condiciones en las que 
fueron recibidas. No hay que olvidarse del montaje/desmontaje de un evento. Un equipo 
bien formado es imprescindible para evitar accidentes. 
La fase post evento: Una vez finalizado el evento y en los días posteriores, es 
necesario evaluar los resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los 
objetivos planteados, y medir también la rentabilidad. Esta etapa incluye la 
preparación de informes, la evaluación, las memorias del evento, los 
cuestionarios para los participantes e invitados, los pagos a proveedores y el 
envío de agradecimientos al personal y a los asistentes.