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Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión 
en la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en 
una empresa del sector Lácteo 
 
 
Elaborado por: 
DIONIS ASTRID ALVAREZ ZEA 
 
 
Asesor: 
GABRIEL JAIME SALAZAR MARTÍNEZ 
 
Contaduría Pública 
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas 
Medellín 
2021 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión 
en la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una 
empresa del sector Lácteo 
 
 
 
 
 
Dionis Astrid Alvarez Zea 
Estudiante de décimo semestre del programa Contaduría Pública 
dionis.alvarez@correo.tdea.edu.co 
 
 
 
Asesor: Gabriel Jaime Salazar Martínez, Magíster en Finanzas 
gabriel.salazar@tdea.edu.co 
 
Recibido (Fecha recepción) 
Revisado (Fecha recepción revisión) 
Aceptado (Fecha de aceptación) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión 
en la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una 
empresa del sector Lácteo 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión 
en la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una 
empresa del sector Lácteo 
 
Resumen 
El proyecto Plantea desarrollar una propuesta de gestión de la información del gasto para una 
empresa del sector Lácteo, al interior del área industrial de la planta de Medellín, que permita 
mejorar la gestión de los recursos económicos y el suministro de las cifras que componen los CIF 
(Costos Indirectos de Fabricación), con el fin de ser más oportunos y precisos en el trámite de los 
documentos y el suministro de información relevante para la toma de decisiones. Utilizando tres 
técnicas de investigación, estudio de casos, observaciones y entrevistas, se obtienen datos que 
permiten identificar factores influyentes en el manejo de la información. 
Se evidencia que la implementación de un ERP, Software o sistemas de diseño y uso interno, sin 
el apoyo capacitación y correcta gestión del factor humanos son obsoletos. 
Refleja la importancia de la información al interior de las organizaciones, factor determinante para 
la toma de decisiones de los administradores, accediendo en el mercado globalizado actual, 
logrando mayor competitividad. 
Los procesos deben estructurarse en busca de la eficiencia y simplicidad, revaluado los tiempos 
muertos o ineficiente a causa de la espera de la gestión o aprobación de otros usuarios, teniendo 
en cuenta variables como políticas de pago, montos de probación y regularidad del gasto, se debe 
transponer los dos últimos aprobadores a un proceso posterior a contabilidad y generar permisiones 
sin comprometer los recursos, agilizando y simplificando la gestión documental, permitiendo 
espacios de retroalimentación con los usuarios del sistema, donde se identifiquen fallas, aportando 
ideas de mejora continua. 
Palabras Clave: 
 
Gestión de la Información, Toma de decisiones, Factor humano, Recurso. 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Flow Optimization of the accounting information to generate greater accuracy in the 
administration of the budget and its agility in obtaining to the indirect Manufacturing Cost 
(CIF) in a company of the milk sector 
Abstract 
Project raises development initiative information management the spending for an company of the 
milk sector within area of industrial plant of Medellin, to enable the improving the management 
of economic resources and the provision of CIF (indirect Manufacturing Cost) component figures, 
In order to be more timely and accurate in the processing of documents and the provision of 
information relevant to decision making, using three investigative techniques, case study, 
observations and interview, data are obtained to identify influential factors in the management of 
information. 
This is evident that ERP implementation, Software or system of the design and internal use without 
the support, training and human factors management are outdated. 
Reflects the importance of information within organizations, key factor for decisions making by 
administrators, entering the current globalized market, achieving greater competitive. 
Processes must be structured in pursuit of efficiency and simplicity, reducing downtime or 
inefficiency due to waiting for discharge or discharge other users, considering variables such as 
payment policies, approval amounts and regularity of expenditure, the last two approvers must be 
transposed into a post accounting process and generate permissions without compromising the 
resources, streamlining and simplifying document management, allowing space for feedback with 
the system users, where faults are identified, proving ideas for continuous improvement. 
 
Keywords: 
Information management, Decision –Making, Human factor, Resource. 
 
 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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INTRODUCCIÓN 
Teniendo en cuenta la importancia de la información contable al interior de las organizaciones 
para la toma de decisiones de la administración y el cumplimento cabal de la normatividad vigente, 
es imperativo asegurar la oportuna y correcta gestión de todas las facturas que por diferentes 
conceptos soportan las transacciones del ente económico, dicho proceso puede presentar fallas que 
deben ser revisar y corregidas para garantizar que la información cumpla con las características de 
oportunidad, confiabilidad y prueba, durante el paso a paso de este proyecto se evalúan diferentes 
variables que inciden en el cumplimento del objetivo y se plantea como se puede optimizar el 
proceso para alcanzar los objetivos propuestos 
 
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 
 
Dentro del proceso de administración de la información contable de la compañía objeto de análisis, 
se evidencia el traumatismo que genera el cierre del mes por la no obtención de la información 
oportuna de los procesos administrativos y contables pese a los cronogramas establecidos y los 
lineamientos generados desde la Dirección Financiera. 
 
El equipo del área contable y financiera no solo debe tramitar aquellos documentos que los 
proveedores entregan extemporáneos, se deben concentrar en revisar todo el proceso, identificar 
cuáles aun siendo aceptados por el área de finanzas muchas veces desde el inicio de mes, aún no 
han sido aprobados para su respectivo tramite. Es necesario aclarar que el proceso está estructurado 
y puede describirse de la siguiente forma:• Recepción del documento 
• Identificación de ciudad y área respectiva 
• Identificación del gasto 
• Asignación de centro de costos 
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• Aprobación del área respectiva cumpliendo con los diferentes niveles de aprobación como 
son: Jefaturas, Gerencias y Direcciones toda una cadena jerárquica dependiendo de la 
magnitud del gasto. 
A raíz del de la nueva facturación electrónica y los cambios generados por la pandemia al interior 
de organización se implementa un nuevo sistema para el manejo de la información, sin embargo 
llega la fecha y se evidencian muchas facturas por tramitar, se pasa de tener un 95% de la 
facturación tramitada a la fecha establecida a un 50% o 60%1. La administración presiona por tener 
la información a tiempo porque es imperativo el suministro de los informes, la revelación del 
resultado. En este punto el equipo contable, diseña toda una estrategia para satisfacer la necesidad 
de la administración y generar la información en la menor brevedad, lo que implica un sobresfuerzo 
del capital humano, desgaste y reprocesos. 
 
Surge entonces la necesidad de mejor la eficiencia y eficacia en el manejo de la información, 
permitiendo la obtención de datos que cumplan con las características comprensibilidad, 
pertinencia, confiabilidad y oportunidad. 
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 
El desconocimiento del gasto en tiempo real y su impacto en la gestión administrativa, generan 
traumatismos para la operatividad del negocio. Todas las organizaciones requieren la presentación 
de los resultados financieros, lo que implica tener claro que el ejercicio de la contabilidad está 
inmerso dentro de la estructura organizacional y vincula diferentes acciones necesarias para revelar 
la realidad económica y financiera de una empresa. 
 
Se requiere apuntar a la optimización de los tiempos en la ejecución del proceso sin desgaste 
administrativo, cumpliendo con las características de la información contable como los son 
confiabilidad, oportunidad, objetividad y verificabilidad entre otras. Según lo plantea (Ospina, 
2010) el papel de la contabilidad depende de las concepciones que de ella tengan los actores que 
 
1 Evidencias del autor 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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de manera directa o indirecta, producen y/o usan la información contable al interior de las 
organizaciones. Si bien durante el proceso contable de una compañía se realizan diferentes 
actividades necesarias para el aseguramiento de la información dotando a la administración de 
herramientas indispensables para el suministro de la datos relevantes para los inversionistas, debe 
propender al control de los recursos bajo criterios de fiabilidad y oportunidad debido a la función 
que representa, suministrando a las Gerencias herramientas indispensables para la gestión de los 
recursos, asegurando durante la marcha información clave para la toma de decisiones que 
garanticen los resultas, mejorando su actividad y su impacto en el flujo de caja pues control de la 
misma implica comprometer la liquidez. 
 
No obstante, durante la ejecución de los procesos, la estructura y las diferentes variables endógenas 
y exógenas vinculadas al manejo de la información intervienen negativamente en el suministro de 
la misma para las fechas establecidas y aún más dificulta la administración del recurso. Siendo una 
oportunidad de mejora la obtención de la información relevante, en tiempo oportuno para las 
gerencias de cada unidad de negocio, dicho proceso debería ser lineal, sin tiempos muertos, el 
reconocimiento del gasto debería ocurrir en sincronía con la asignación del documento una vez 
sea asignado por el área de finanzas. Si proyectamos el planteamiento a otras plantas el escenario 
no es diferente, el día final del cierre existen en todas facturas por tramitar, un mayor volumen de 
gastos por reconocer. 
 
Figura 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
0
200
Facturas Gasto Industrial Medellin 
Causadas al dia 25 del mes
Tramitadas Pendientes
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Como podemos observar en la Figura 1, la oportunidad en la acusación de las facturas ha ido 
disminuyendo. Si bien dentro de la Compañía existe hace varios años sistemas de información las 
implementaciones de nuevas herramientas han generado al interior del área de negocio menor 
fluidez en el flujo de información. Según (Villamarin, 2015) Desde esta perspectiva los sistemas 
de información deben alcanzar los propósitos y objetivos de la empresa, integrando los procesos 
críticos del negocio y otorgando el apropiado sustento para un buen desempeño organizacional de 
todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control. Es una necesidad 
para la gerencia contar con un sistema entre sus herramientas para la administración moderna, al 
haberse convertido estos en una importante área funcional dentro de la empresa, ineludible para 
su éxito y sostenibilidad. (p. 5). 
 Pero no se trata solo de implementarlo es fundamental usarlo adecuadamente, sensibilizar a los 
usuarios de la relevancia convirtiéndolo en la herramienta que aliviane los procesos en lugar de 
hacerlos más dispendiosos, generar una cultura de administración de información revelando en 
ella el asertividad en el manejo del recurso. 
Crear una utopía de eficacia alrededor del problema, que el día del cierre no sea necesario el 
reconocimiento de información extemporánea o la generación de provisiones de último momento 
en lugar de enfocarse en la presentación de los informes puede considerarse demasiado, pero se 
debería plantear que en el último día de la semana de cada mes el reconocimiento sea exclusivo de 
aquellos documentos que a razón del proveedor llegaron seria el panorama ideal. 
Con este plan de mejoramiento, se busca responder a las siguientes preguntas: 
¿Cómo optimizar el tiempo en la administración de la información y generar mayor precisión en 
la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF? 
¿Que impide el cumplimiento con las fechas establecidas y la precisión en a información para la 
correcta administración del presupuesto? 
 
 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Justificación 
La oportunidad de los datos que integran el resultado operativo, no solo develan eficiencia en el 
proceso, se convierte pilar de la administración presupuestal, cumplir con el cronograma de 
suministro de información y minimizar desgaste administrativo es la principal necesidad del 
proyecto, si bien desde de la dirección financiera se vienen diseñando modelos de gestión 
documental, al interior de la operación de la planta de Medellín existen variables que requieren 
de la adopción de plan que permitael seguimiento y control de los gastos que integran los CIF 
debido a su impacto en el resultado de la operación. Es allí donde se requiere diseñar un plan de 
acción que agilice el proceso documental y genere mayor precisión en el resultado en tiempo real 
y eficiencia en el suministro de la información relevante. 
 
Este plan de mejoramiento, permitirá a la empresa del sector lechero: 
• Clasificar de los gastos fijos y variables desde cada unidad de negocio 
• Mayor asertividad en el gasto 
• Optimizar en el tiempo de administración de la información 
• Suministrar oportuno de información relevante para la toma de decisión de la Gerencia 
• Disminuir el desgaste físico y los reprocesos que se generan al interior del área contable en 
las fechas de entrega de información. 
 
Objetivo General 
Diseñar un manual, durante el segundo semestre de 2021, que desarrolle una propuesta de gestión 
de la información del gasto para una empresa del sector Lácteo, al interior del área industrial de la 
planta de Medellín, que permita mejorar la gestión de los recursos económicos y el suministro de 
las cifras que componen los CIF (Costos Indirectos de Fabricación), con el fin de mejorar la 
oportunidad y precisión para el trámite de los documentos generando los informes 
correspondientes para la operación del negocio. 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Objetivos Específicos 
• Identificar las causas que provocan el retraso en la obtención de la información para los 
tiempos establecidos 
• Estimar los gastos periódicos variables o fijos para la unidad de negocio. 
• Establecer acciones de mejora que disminuyan los tiempos y mejoren la oportunidad de la 
información 
• Desplegar el manual a las diversas áreas de la empresa. 
METODOLOGÍA 
El presente proyecto se desarrolla bajo el método analítico, por medición con un enfoque 
cualitativo, cuantitativo, un acercamiento interpretativo al ambiente objeto de mejora, buscando 
conocer las experiencias de los ejecutores del proceso, reconociendo las limitaciones y dirigiéndola 
atención al caso particular de análisis. 
Estudio de Casos 
Con el fin de tener una mayor visión al respecto se incorporará estudios de casos que 
contextualicen la investigación a partir de las experiencias similares, estudiando su desarrollo y 
los resultados obtenidos. Como lo expresa (Luna,Elba;Rodriguez,Lorena, 2011) El estudio de caso 
es un método de investigación cualitativa, aunque puede incluir evidencia cuantitativa. El 
Estudio de caso usa múltiples fuentes de evidencia y explora el objeto de estudio dentro de su 
contexto. Esas fuentes de evidencia incluyen documentos, archivos, entrevistas, observaciones 
directas, u objetos. (p.2) Este material se usará como herramienta de apoyo para la implementación 
del proyecto. 
Observación 
(Fabbri,Maria, 2020), Refiere que es el método por el cual se establece una relación concreta e 
intensiva entre el investigador y el hecho social o los actores sociales, de los que se obtienen 
datos que luego se sintetizan para desarrollar la investigación. Este método es una "lectura lógica 
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de las formas" y supone el ejercicio y "metodología de la mirada" (deconstrucción y producción 
de nueva realidad). La observación es un proceso cuya función primera e inmediata es recoger 
información sobre el objeto que se toma en consideración. Esta recogida implica una actividad 
de codificación: la información bruta seleccionada se traduce mediante un código para ser 
transmitida a alguien (uno mismo u otros). (p.2). 
 Mediante observación abierta se recopilará hechos del objeto de estudio y se comparará con lo 
establecido dentro del marco teórico referido. 
Las observaciones pueden estar clasificadas dentro de dos variables cualitativa o cuantitativa 
Según (Gomez, Sergio, 2012), Dentro de la observación cuantitativa se especifican conductas o 
comportamientos de manera sistemática, ordenada y confiable, para analizar conflictos, eventos 
masivos, etc. Se caracteriza por no ser participativa, tiene como ventaja destacar que el observador 
no se relaciona con los sujetos de estudio, generando en ocasiones como desventaja que el 
observador, al no involucrarse con los sujetos de investigación, puede ocasionar que alteración del 
comportamiento de estos individuos, registrando conductas externas. 
En la Observación cualitativa, se requieres participación directa entre el observador y el contexto 
en donde se desarrolla la investigación. El observador debe permanecer alerta para analizar y 
captar lo que ocurra en un determinado instante, y tomar nota de alguna circunstancia, aunque 
sea pequeña, ya que puede ser de gran importancia para la investigación. 
Dentro del proyecto; teniendo en cuenta el escenario objeto de mejora, al utilizar el método de 
observaciones podrían fluctuar en cualquier variable 
 
Método Entrevista 
Se recopilará información bajo la metodología de entrevista, para obtener información de forma 
oral y personalizada sobre los acontecimientos, experiencias, opiniones de personas vinculadas al 
proceso, en cada entrevista habrá una interacción en torno la temática de estudio. Como tipología 
se utilizará una entrevista semiestructurada con un guion de preguntas establecido, un cuestionario 
abierto que permita un mayor enriquecimiento y más matices que permitan incorporar nuevas 
preguntas a partir de las respuestas dadas por las personas (Folguieras, 2016). 
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Según (Mendieta, Giovane, 2015)Al hablar de rigor metodológico en investigación cualitativa 
invita a precisar el tipo de informantes, lugar de estudio y el tipo de muestreo. Analizando el 
sentido de los hechos de acuerdo con los significados que tiene para las personas involucradas, el 
muestreo es propositivo y corresponde al personal administrativo y auxiliares contables de la 
empresa del sector lácteo que interviene en la administración y tramite de los documentos 
contables. 
Entrevista Diseño del Instrumento 
• Previa concertación con el entrevistado y teniendo en cuenta el tipo de cuestionario, se 
plantea una duración aproximada de 20 a 40 minutos 
• Elaboración del listado de preguntas en base al problema planteado y al alcance los 
objetivos propuestos, para el particular entrevista semiestructurada se redactarán preguntas 
abiertas 
La muestra, 12 personas operativas y/o administrativas que intervienen en la administración de la 
información 
Para evidenciar el cuestionario Aplicado (véase anexo 1) 
Fase de Análisis 
En esta fase la información recopilada será sistematizada con el fin de describir y analizar los 
resultados, el análisis se hará simultáneamente a la obtención de la información. 
 MARCO TEÓRICO LEGAL Y CONCEPTUAL 
Importancia de la información Contable para las organizaciones 
Si bien en los inicios de la contabilidad la dinámica del manejo de la información era manual, 
asientos realizados en libros gigantes donde se plasmaba las transaccionescon especial cuidado, 
el paso del tiempo, el cambio de las estructuras organizacionales y el desarrollo de nuevas 
tecnologías han cambiado, horas y horas de asientos manuales y con ello la complejidad para 
revisar y detectar inconsistencias y errores además la asociación directa con profesionales sin 
tiempo para el desarrollo de su vida personal. 
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En la actualidad existen múltiples herramientas digitales, software, formas de almacenamiento y 
consulta de la información que minimizan exponencialmente la tarea del profesional contable, 
aportando mayor exactitud, agilidad, confiabilidad y comparabilidad de la información, todas esas 
tecnologías modifican el panorama de la administración de la información contable, información 
vital para la administración de la organización sin ser suficiente. Es todavía habitual escuchar a 
los profesionales de contabilidad argumentando que el cierre del periodo implica horas adicionales 
no solo nocturnas, deben realizar las tareas propias durante el tiempo que deberían asignar para su 
descanso y vida familiar o social, sumado a esto la presión ejercida por la administración para 
obtener la información relevante y oportuna en los tiempos establecidos. 
 
Es importante entonces conceptualizar que es la contabilidad en observancia de la relevancia de 
la misma según lo establece (CTCP, 2014) “La contabilidad es un sistema de control de naturaleza 
económica que tiene como objetivo regular el tratamiento de la información económica, financiera 
y social que, en desarrollo del objeto social, se genera en el entorno o al interior de la empresa o 
ente económico”. 
“La contabilidad en su conjunto de elementos relacionados advierte tres grandes subsistemas, 
como son: el subsistema conceptual, el subsistema documental y el subsistema instrumental. Cada 
uno de estos a su vez está conformado por una serie de elementos con el objetivo de contribuir a 
que la contabilidad alcance su cometido u objetivo…” 
De acuerdo con esta definición, la contabilidad requiere de un conjunto de conceptos para poder 
desarrollarse; precisa de criterios claros para la producción y conservación de la documentación 
que la respalda y necesita de unos lineamientos específicos sobre cómo llevarla, cómo diligenciar 
los registros contables y las herramientas manuales o electrónicas que se usarán para este fin. Todo 
lo anterior, lleva a concluir que la contabilidad incorpora un proceso cuyo producto final son los 
estados financieros (p.3). Producto esperado por la administración y que es la principal herramienta 
de toma de decisiones, esa radiografiá de la realidad económica de la entidad. 
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Normatividad Aplicada 
Conceptualizado la contabilidad y su objeto abordemos La Ley 1314 de 2009 (Secretaria del 
senado, 2009) que en su artículo 5 regula: DE LAS NORMAS DE ASEGURAMIENTO DE 
INFORMACIÓN. Para los propósitos de esta ley, se entiende por normas de aseguramiento de 
información el sistema compuesto por principios, conceptos, técnicas, interpretaciones y guías, 
que regulan las calidades personales, el comportamiento, la ejecución del trabajo y los informes 
de un trabajo de aseguramiento de información. Tales normas se componen de normas éticas, 
normas de control de calidad de los trabajos, normas de auditoría de información financiera 
histórica, normas de revisión de información financiera histórica y normas de aseguramiento de 
información distinta de la anterior. La ley 1314 de 2009 es el marco normativo vigente, la cual 
señala los lineamientos normativos principios y normas de la información financiera y su 
aseguramiento. 
 
Para entender la valor de la información al interior de las organizaciones, es preciso definir la 
finalidad de una empresa y el concepto de empresa en sí mismo como lo establece (Secretaria del 
senado, 1971) en su art 25 de Decreto 410 de 1971, Se entenderá por empresa toda actividad 
económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia 
de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más 
establecimientos de comercio. Cuando se establece que la definición está vinculada al termino 
administración, este es el punto de partida que incorpora la relevancia de la información. 
 
 A partir del momento de su creación las organizaciones están obligadas a la aplicación y 
cumplimiento la normatividad vigente, en el Código de Comercio decreto 410 de 1971 establece; 
como deben ser concedidas desde su creación y puesta en marcha las empresas que operan en el 
territorio colombiano. Marca las pautas que deben seguir las organizaciones desde su inicio, para 
el ente económico es imperativo entender su importancia, no solo por el cumplimiento de la norma, 
por la relevancia de la información para el ente económico y las consecuencias pecuniarias de su 
no adopción. 
 
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La (Secretaria del senado, 1971) en su título IV de los Libros de Comercio, Capítulo I Libros y 
papeles del comerciante, Capítulo II Reservas y Exhibición de Libros de Comercio, Capitulo III 
Eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio; referencia el manejo que debe darle el 
comerciante a la información. Desde el articulo 48 al artículo 71 el legislador establece en 23 
artículos indicando el hacer y las prohibiciones. 
 
Como lo establece (Secretaria del senado, 1971) en su artículo 48 <CONFORMIDAD DE 
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS 
PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformará su contabilidad, 
libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este 
Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, 
como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. 
 
Prueba y fidedigna; dos características que desde la norma deben estar inmersas en la información, 
fuente de consulta para la administración y para los entes de control, la ley determina todas pautas 
y establece que documentación en esencia y forma debe ser llevada presentada y o administrada 
por ente económico; el decreto citado contempla los libros, sus requisitos, comprobantes y 
documentos soportes de respaldo, establece la periodicidad para elaborar informes e inventarios, 
establece orden cronología en la elaboración de los comprobantes de respaldo e independiente a 
la forma en que se lleve la contabilidad manual o electrónica debe garantizar orden e 
inalterabilidad. 
 
Pese a la confidencialidad de la información la norma estipula también amparada en la constitución 
nacional que quienes ejercen vigilancia o auditoria tiene acceso a ella, las sanciones para quienes 
violen la reserva, quienes pueden requerirla amparados por la ley y la sanción que implica su no 
presentación, establece su calidad probatoria. El código de comercio se evidenciala importancia 
de la información, devela que al interior de la organización es fundamental su correcta 
administración regula y sanciona su inadecuada tenencia. 
 
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La Ley y el Decreto aquí señalados anteriormente; argumentan la importancia que para el proyecto 
tiene la información, sustentan que al interior de la organización su correcto manejo es no solo una 
necesidad, es un mandato. Generar conciencia y cultura de administración correcta en aquellos que 
custodian la información sin entender su importancia es una necesidad inmediata para el alcance 
de los objetivos aquí descritos. 
 
La información se nutre de un elemento muy importante al interior de las organizaciones y que 
incide directamente; la factura, es relevante entonces para abordar desde más cerca el objeto de 
este proyecto identificar el papel de este documento en la transacción comercial y su calidad 
probatoria dentro de la información. 
 
Inicialmente es fundamental identificar que el documento cumpla los requisitos que establece la 
Ley, Al respecto el (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2021) Ley 2155 de 
septiembre 14 de 2021 "por medio de la cual se expide la ley de inversión social se dictan 
otras disposiciones" esta le en su Artículo 13 modifica el Artículo 616 -1. 
ARTÍCULO 616-1. SISTEMA DE FACTURACIÓN. El sistema de facturación comprende la 
factura de venta y los documentos equivalentes. Así mismo, hacen parte del sistema de factura 
todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial 
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que puedan servir para el ejercicio de 
control de la autoridad tributaria y aduanera, quien establecerá las características, condiciones, 
plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, 
generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega. 
Todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea 
compatible con su naturaleza, deberán cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto 
Tributario o la ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la Unidad 
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN de acuerdo con el 
inciso primero del presente artículo. Citado aquí la normalización existente para este documento 
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es importante mencionar que desde la implementación de la facturación Electrónica los procesos 
establecidos por las empresas debieron restructurarse. 
La concepción, los tiempos establecidos, la rigurosidad de la norma y la disponibilidad de 
consulta para el ente de control, ha generado mayor presión. No podemos negar que anterior a la 
facturación electrónica, había mayor laxitud o un control menos riguroso asociado la facturación 
la implicación de la anulación de documento por ejemplo no impactaba de la misma manera. 
 Al establecer los beneficios asociados a su implementación; Asi lo plantea (UNITED NATIONS, 
s.f.), 2Desde una perspectiva logística, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de 
papel que se utiliza para documentar y almacenar la información de las transacciones. A través de 
la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales 
como la impresión, el envío por correo, la documentación, el almacenamiento y la conciliación de 
facturas en papel. La adopción de estándares de facturación electrónica ofrece una transferencia 
de datos más rápida y eficiente, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las 
notificaciones y actualizaciones oportunas sobre el estado de las facturas, la transmisión más 
rápida de las facturas para la aprobación de los pagadores y los sistemas de gestión de disputas 
más rápidos producen un mejor servicio al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones 
periódicas sobre el estado de las facturas 
y los tiempos de pago, lo que les permite estimar la salida de efectivo con mayor certeza, lo que 
les ayuda a lograr una capital de trabajo mejor gestión y más eficiente. 
Pese a los beneficios de su implementación para las organizaciones y sus ejecutores constituye un 
esfuerzo adicional, Adaptar los procedimientos de las organizaciones a la normatividad vigente, 
representa establecer nuevos lineamientos e invertir en un ERP que se ajusten a sus nuevas 
realidades. Se genera la necesidad aún más latente de integrar los procesos de concatenar las 
 
2 Traducido del Original E-Invoices 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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actividades que se realizan en las diferentes áreas de la organización y permitiendo una relación 
simbiótica al interior de la organización acercándola más ágilmente a la obtención de sus objetivos. 
¿Qué es entonces que es un ERP?; por su sigla en inglés ERP (Enterprise Resource Planning) o 
sistemas de planificación de recursos empresariales. Según (McCue, 2021) 3 En esencia, un ERP 
es una aplicación que automatiza los procesos comerciales y proporciona información y controles 
internos, basándose en una base de datos central que recopila las entradas de los departamentos, 
incluidos contabilidad, fabricación, cadena de suministro, ventas, marketing y recursos humanos 
(RR.HH.). 
Una vez que la información se compila en esa base de datos central, los líderes obtienen 
visibilidad entre departamentos que les permite analizar varios escenarios, descubrir mejoras en 
los procesos y generar importantes ganancias de eficiencia. Eso se traduce en ahorros de costos y 
una mejor productividad, ya que las personas pasan menos tiempo buscando los datos necesarios. 
Figura 2 
Diagram showing some typical ERP modules 
 
 
3 Traducido del Original What is RPE (Enterprice Resource Planning)? 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Nota: el grafico representa los módulos típicos al implementar un ERP Tomado de (Wikipedia 
The Friee Encyclopedia, s.f.) Recuperado 18 de Octubre. 
Actualmente las grandes empresas invierten en la adquisición de ERP teniendo claro los beneficios 
de su implementación y si bien los costos son muy altos existe la opción de adquirirlos por módulos 
con el propósito a futuro de implementar la totalidad de los módulos y lograr mayores beneficios 
y eficiencia. 
(ABAS, 2018) 4Un sistema ERP es la infraestructura central que le permitirá administrar sus 
negocios tanto a nivel local como global dijo Hemmings.” El sistema ERP no debe satisfacer solo 
tus requerimientos actuales, también debe brindales la flexibilidad para adaptar cualquier cambio 
futuro que llegue”. 
platear entonces que la adquisición de un ERP da solución a los problemasde administración de 
la información, no es tan simple, existen otras variables que es necesario revisar y son parte 
relevante dentro del objetivo del plan de mejoramiento. 
 
En la empresa del sector Lácteo pese al tener implementado sistemas de información propios y 
módulos adquiridos de diseño comercial, se evidencian falencias en el manejo eficiente de la 
información, la obtención del resultado de las diferentes áreas supera las fechas establecidas, la 
Dirección General necesita reportar resultado del periodo a la Matriz y cada Dirección de área 
debe responde por los resultados, en lo que concierne al área industrial su resultado tiene una 
afectación directa por los CIF. Sin olvidar que el reconocimiento inoportuno del gasto afecta 
directamente la correcta ejecución del presupuesto. 
Los costos indirectos de Fabricación son todos esos rubros que intervienen en el proceso 
productivo, pero no son perceptibles como Material Directo o Mano de Obra Directa, sin embargo 
su inadecuada gestión compromete el resultado de la operación Industrial. 
 
Según (Lambretón, 2015) las organizaciones necesitan tener información confiable y oportuna que 
les permita conocer y analizar los resultados obtenidos y visualizar el rumbo al que deben dirigir 
 
4 Traducido del Original 4 Reasons Why Global Companies Need And ERP SYstem 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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sus esfuerzos para el logro de sus objetivos. Para esto, necesitan apoyarse en la información que 
generan sus sistemas contables. 
 
(Singh, Kulbir;Kaur, Kaur, 2012)5 Las Empresas Modernas no pueden competir sin el poder de los 
Sistemas de Administración de la información. La dinámica natural de nuestro entorno empresarial 
actual establece que todas las áreas de negocio incluyen contabilidad, finanzas, administración y 
recursos humanos fuerzan el poder de los sistemas de información para funcionar con eficacia. 
 
Es fundamental el poder clasificar, analizar, acumular, controlar y asignar los costos correctamente 
a los procesos y actividades que se llevan a cabo en las organizaciones. No se trata sólo de 
determinar cuánto cuesta algo, sino de una comprensión de los factores que generan costos como 
son el de calidad, el ciclo de vida de los productos, las innovaciones tecnológicas y los sistemas 
productivos, entre otros. El conocer a fondo los generadores de costos de la empresa permitirá 
tener un mejor control de los mismos y servirá de base para la toma de decisiones. 
 
Las empresas deben ser eficientes en la utilización de sus recursos; no pueden simplemente 
limitarse a fabricar un producto o generar un servicio, establecer un precio agregando al costo un 
margen de utilidad y esperar que se venda. El precio de venta lo establece el mercado, por lo que 
deben mantener sus costos en un nivel lo suficientemente bajo que les permita obtener un margen 
de utilidad. Establecer precios competitivos permitirá a la empresa sobrevivir en la economía 
globalizada en la que se encuentra inmersa. (P,1). 
 
 Para poder competir en el mercado actual las organizaciones necesitan al interior de la 
organización tener una eficiente administración de los Costos y gastos, identificarlos y 
reconocerlos oportunamente, generar valor agregado al proceso de gestión. Identificar puntos 
críticos y generar ideas en pro de la optimización del tiempo y la gestión de la información que 
alimenta el resultado, apuntando a satisfacer las necesidades de administradores y accionistas, 
entregando acorde al cronograma los informes Financieros y permitiendo a los ejecutores y 
 
5 Traducido del Original Role of Management Information System in Business: Opportunities and Challenges 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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responsables del gasto, acceder a la realidad de la operación constantemente permitiendo mayor 
capacidad de maniobra en la ejecución presupuestal y estrategias de gestión y ahorro. 
 
Dentro del desarrollo de marco teórico se ha argumentado lo imperativo de la administración de 
la información y las implicaciones legales y pecuniarias de la omisión de la normatividad vigente, 
siendo la información el punto de partida que permite los datos relevantes para la gestión de los 
recursos económicos, la identificación oportuna de los componentes de los CIF (Costos Indirectos 
de Fabricación) impactaría positivamente en la agilidad para obtener de la información 
Para dar inicio al desarrollo del proyecto, se procede a la recopilación de la información que 
permita identificar las oportunidades que tiene el proceso y permitan estructurar un paso a paso 
plasmado en un manual aplicable. 
Desarrollo del plan de Mejoramiento 
Resultados 
Análisis de Casos 
La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa. El caso de Cuba 
 
Cuando la Doctora en Ciencias de la información Sara M. Artiles, Aborda su caso; relaciona la 
perspectiva de diferentes autores en su concepción en referencia a Información, industrialización, 
tecnología, citando a cada uno y destacando aporte desarrollo intelectual , capacidad de adicionar 
valor, evolucionar en competencias, introducción de nuevas tecnologías En su enfoque (Artiles, 
2009) arguye; Desde la perspectiva empresarial es difícil hablar de información y soslayar el papel 
que desempeña la innovación como motor impulsor del desarrollo de una organización. Hauschildt 
afirma que la innovación, en su concepción más pura, es un proceso de información en el cual el 
conocimiento se adquiere, procesa y transfiere. El modelo propuesto por este autor presenta a la 
innovación como el elemento central de los flujos de información y que se genera a partir de la 
interacción de los mercados, así como: 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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1. el sistema científico (universidades, institutos de investigación); 
2. el sistema mediador (consultores, incubadoras de negocios, literatura disponible, eventos 
industriales y comerciales) 
3. las autoridades públicas (oficinas de patentes, organismos de regulación, promotores 
financieros). 
 
 En cada una de las etapas del proceso de innovación tecnológica intervienen actores diversos, que 
aportan sus conocimientos, destrezas y capacidades técnicas, legales, organizacionales, 
financieras, de producción y comerciales, y esto sólo es posible como consecuencia de un empleo 
correcto de la información. La cooperación entre clientes, distribuidores, proveedores e incluso 
competidores, conlleva a interacciones permanentes entre diversos tipos de conocimiento e 
información, diversas formas del saber, experiencias y marcos de actuación distintos, y ello 
conduce a la generación de oportunidades de innovación. Es la innovación una de las 
características que más cambios experimenta con el impacto de la era de la información y del 
conocimiento. 
 
Como apuntan algunos especialistas, las organizaciones del futuro sólo podrán adquirir y mantener 
ciertas ventajas competitivas sobre la base del uso adecuado de la información y, sobre todo, del 
conocimiento.El tipo de conocimiento que puede aportar ventajas competitivas a una organización 
abarca un rango muy amplio que comprende desde aquel que se puede patentar hasta aquel que 
aprehende las necesidades de los clientes, y pasa por el conocimiento que permite mejorar el 
servicio de atención postventa y perfeccionar los procesos de producción. 
Si una organización desea ser competitiva y permanecer en el tiempo, deberá identificar, crear, 
almacenar, transmitir y utilizar de forma eficiente el conocimiento individual y colectivo de sus 
trabajadores con el fin de resolver problemas, mejorar procesos o servicios y, sobre todo, para 
aprovechar nuevas oportunidades de negocio. (p,5) 
 
Evidencia entonces como para los citados las transformaciones de la nueva economía son 
impulsadas fenómenos y/ o tendencias como la globalización, las TIC, las redes geográficas 
dispersas y el crecimiento del conocimiento en la producción de bienes y servicios. 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Planteando entonces (Artiles, 2009). La necesidad de administrar los registros en las 
organizaciones los cuales se expresan de diferentes formas, pero fundamentalmente en 
documentos, bases de datos y publicaciones, conllevó al ordenamiento de la información desde la 
perspectiva de la administración. La forma de organizar este importante recurso ha hecho que los 
estudiosos del tema definieran sus características y concepto. 
 
Cuando (Artiles, 2009), cita a Páez Urdaneta he indica que definió la gestión al señalar que 
equivale al conjunto de acciones relativas a la planificación, organización, instrumentación, 
direccionamiento y supervisión del trabajo requerido para cumplir una misión estratégica. Citando 
a Ponjuán Dante define la gestión de información como el proceso mediante el cual se obtienen, 
despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar 
información en y para la sociedad a la que se sirve. Tiene como elemento básico la gestión del 
ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización (p,10). 
 En el desarrollo de su caso señala como propone de manera ordenada la realización de las 
transformaciones necesarias con el objetivo de lograr la mayor eficiencia y eficacia posibles en la 
gestión empresarial en el país. 
Para evaluar dentro de categoría de empresa competente, el estudio se realiza en 23 empresas, 
aplicando para ello 13 criterios dentro de los relacionados directamente con sistemas de 
información los siguientes: 
• Conocimiento de los clientes. 
• Tecnología de la información. 
• Inteligencia tecnológica 
 en los cuales se concentraron las mayores brechas, siendo, por tanto, los que demandaban mayor 
atención de los colectivos de dirección en cada caso. 
(Artiles, 2009) Concluye entonces que su estudio demuestra que tanto para una empresa específica 
como para un conjunto de organizaciones que actúan en un contexto particular, por ser unidades 
de negocio de una misma empresa, o por pertenecer a un mismo grupo empresarial, esfera 
económica, etcétera, el sistema de evaluación permite realizar comparaciones y encontrar 
tendencias y regularidades para el conjunto de organizaciones. Y ello posibilita trazar estrategias 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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de trabajo y planes de acción para resolver los problemas detectados y eliminar la brecha existente 
entre el estado actual y el estado superior establecido en el Modelo, el cual reconoce el sistema de 
información como una herramienta gerencial y que, según nuestro criterio, requiere de un 
desarrollo mayor. 
Establecieron La guía para el control la cual se divide en 2 partes: 
1. Documentos metodológicos que la empresa tiene que poseer y mostrar en el control: 
2. Documentos de aprobación y de continuidad de la implantación del nuevo sistema de dirección 
y gestión empresarial. 
 
la guía se apoya fundamentalmente en la revisión y control de la documentación existente en las 
empresas; revisa la estructura documental que la entidad posee, y de ella depende la calificación 
que recibe según los requisitos identificados y los pesos de cada requisito. Aunque no se declara 
abiertamente, la guía estimula la existencia del sistema de información cuyo eje fundamental es la 
documentación. (p,31-33) 
Sistemas de información empresarial: la información como recurso estratégico 
 
En este estudio sus autores definen la importancia de un sistema de información y cuales son 
realmente los componentes asociados, señalan como dentro del contexto de la globalización es 
impositivo contar con adecuadas infraestructuras de comunicaciones y sistemas de información, 
develando el papel protagónico de la información para la alta gerencia y como mejora su 
competitividad. 
(Moreno & Beatriz, 2018) Afirman; Junto con los datos, los otros dos componentes básicos que 
constituyen un sistema de información son los usuarios (personal directivo, empleados y en general 
cualquier agente de la organización empresarial que utilice la información en su puesto de trabajo) 
y los equipos (informáticos, software, hardware y tecnologías de almacenamiento de la 
información y de las telecomunicaciones). En muchas ocasiones existe bastante confusión, pues al 
referirse a sistemas de información se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como 
en los programas informáticos. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar nuevos 
productos de telecomunicaciones, elaborar una página web, realizar comercio electrónico, pero 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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ello no implica que exista en su organización un sistema de información. Un sistema de 
información abarca más que el aspecto meramente computacional, pues no sólo hemos de tener en 
cuenta estas herramientas, sino también el modo de organizar dichas herramientas y de obtener la 
información necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa. (p,5). 
 
Integrar a los usuarios, datos y equipos informáticos es la garantía para lograr un sistema de 
información eficiente, no son elementos aislados y la no interacción armónica compromete el 
alcance de los objetivos de la organización. 
La constante actualización de la tecnología permite identificar las amenazas y oportunidades de 
los mercados actuales, sin obviar que dichas tecnologías deben ser correctamente utilizadas. 
 
Al presentar los resultados los autores relacionan el paso a paso para desarrollo de los sistemas de 
información y sus etapas hasta construir el ciclo de vida del sistema de información, además 
analizan las principales causas que originan el fracaso de los sistemas de información. 
Según (Moreno & Beatriz, 2018) las principales causas que originan el fracaso de los sistemas de 
información: 
a) Falta de alineación entre los sistemas de información y la estrategia empresarial: muchas 
organizaciones siguen considerando los sistemas de información como un mero instrumento que 
simplifica la burocracia sin valorar las ventajas estratégicas que estos presentan.b) Escaso apoyo de la administración: la alta dirección de la compañía, ha de percibir realmente 
que los sistemas de información, constituyen un arma estratégica. Además ha de existir una 
predisposición a cambiar la organización empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de 
información. 
c) Mala identificación de las necesidades de información: las empresas implantan las tecnologías 
de información sin previamente haber realizado un proceso de determinación de las necesidades 
de información y como estas pueden ser satisfecha utilizando adecuadamente los sistemas de 
información. 
d) Escasa involucración o influencia del usuario final: a la hora de diseñar el sistema de 
información, resulta fundamental contar con la opinión del usuario final, el cual va a ser quien 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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utilice el sistema de información. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a 
colaborar en el diseño del sistema. 
e) Nula formación del personal: se requiere siempre la realización de actividades formativas para 
el aprendizaje de las nuevas herramientas informáticas a utilizar en la empresa. (p,11,12) 
 
Expuestos sus resultados los autores evidencian como el factor humano y su incorrecta integración 
en el proceso es el determinante para el fracaso, cada una de las causas analizadas tiene correlación 
con el factor humano y es la pieza clave, es imposible analizarlo como un factor aislado, realmente 
es fundamental concatenarlo para asegurar la efectividad y la eficacia en el lograrlo de los objetivos 
aún más específico la permanencia en el mercado globalizado actual altamente demandante, 
 
Al concluir (Moreno & Beatriz, 2018) Parece relevante desarrollar estudios que profundicen en los 
factores a tener en cuenta a la hora de diseñar los sistemas de información, para la dirección en sus 
funciones de planificación estratégica y de control y supervisión de las tareas operativas y en la 
definición de los sistemas de procesamiento de datos. Así también resultará importante la identificación 
de la información estratégica y táctica a utilizar por los directivos. 
 
La gestión tecnológica implica la administración efectiva de la información y de los cambios 
tecnológicos, así como todas las actividades que permiten a la organización hacer el mejor uso de la 
ciencia y la tecnología, generada interna o externamente. Las organizaciones deben aceptar el desafío 
de la innovación, deben anticiparse al futuro, a las consecuencias de la innovación, a la reacción de los 
consumidores, de los competidores y del ambiente de negocios. La innovación debe ser un proceso 
guiado por la intuición, la inteligencia y la previsión. (p,13) 
Observación 
Durante el proceso de este proyecto, la empresa de sector lácteo tiene implementado un ERP por 
módulos y a la fecha el modulo adquirido es el modulo financiero, al cual se integran otros 
softwares de diseño interno para la gestión de inventarios, producción y nomina, además de un 
gestor implementado recientemente para el manejo de información, su diseño responde a la dos 
nuevas realidades, facturación electrónica y pandemia. Realidades que obligan a las compañías a 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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generar ideas de mejora para ser más competitivos y eficiente. En el último mes se implementó 
además la generación de Orden de Compra y entrada de almacén para las facturas de servicio, 
estos soportes solo existían para los inventariales. 
 
El Proceso inicia en el área de facturación electrónica, que se encarga de a través del gestor de 
asignar la factura a un primer nivel, el funcionario de este nivel se debe asignar el centro de costos, 
cargar los soportes correspondientes (orden de compra, entrada de almacén, relación de gastos, 
seguridad social etc.) y enviar al aprobador, esta aprobación tiene 4 niveles según el monto Jefe 
de área, Gerente, Dirección y Dirección General. Algunas facturas solo necesitan según el monto 
2 aprobaciones, otras necesitan tres o las cuatro, desde el área contable se tiene a través del gestor 
la visión de en qué nivel del proceso se encuentra el documento sin embargo solo debe contabilizar 
el documento en momento que la factura está avalada por el ultimo aprobador, encontrándose con 
inconvenientes como soportes incompletos, o mal elaborados gastos mal asignados entre otros lo 
que genera devolución del documento al nivel anterior o al primer nivel según el caso. 
 
Desde la concepción del gestor y su correcta ejecución su puesta en marcha debería simplificar y 
generar eficiencia, exactitud, asertividad, confiabilidad para la toma de decisiones, sin embargo 
antes de su implementación existía retrasos en suministro de la información, esta era recopilada de 
forma manual, se tramitaban documentos físicos y otros digitales y el cumplimento de las fechas 
en la ciudad de Medellín era más asertivo, al día del cierre, existían menos de un 10% de facturas 
por tramitar, con la implementación del nuevo gestor y nuevos soportes le dio un giro a la realidad, 
para el ultimo cierre en la fecha propuesta de entrega solo se había tramitado el 15% de las facturas, 
lo que implica la no identificación de los CIF para la fecha propuesta, ni la presentación de los 
resultados a la Dirección General. 
Análisis de la muestra 
Para evidenciar las respuestas al cuestionario Aplicado (véase anexo 2) 
La empresa del Sector Lechero utiliza una herramienta de gestión documental; centralizado en la 
ciudad de Bogotá, reciben a través del área de finanza la factura, que es remitida a las diferentes 
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áreas. sin embargo, la estructura dificulta la identificación de facturas y es usual envío de facturas 
en ciudades diferentes o áreas diferentes donde en dicho caso se devolver al área de finanzas, o al 
área indicada dentro de cada ciudad. 
 Si la factura corresponde al área, el primer nivel debe adicionar documentos soporte asignar 
centros de costos y enviar al aprobador quien avala el gasto, si el valor de la factura supera su nivel 
de aprobación, debe pasar al segundo nivel, si supera pasa al tercero y si supera este, al cuarto, en 
caso de presentarse alguna inconsistencia en cualquiera de los cuatro niveles se devuelve al nivel 
anterior o ser rachada y enviada a finanzas; si cumplió con los requerimientos la factura llega al 
área de contabilidad donde el auxiliar o analista debe revisar los documentos portes, la asignación 
del gasto o costo acorte a la orden de compra y entrada de almacén y que la factura cumpla con 
todos los requisitos de ley y soportes adicionales de ser necesario si la factura cumple con todos 
los requerimientos se procede a contabilizar, si no se devuelve a finanzas y de acuerdo a la novedad 
vuelve y empieza la revisión y debe repetir todo el proceso. 
Este proceso debe Simplificarse para generar mayor eficiencia y puntualmente requiere: 
• Si la factura se envía erradamente y el primer nivel receptor y el, tiene identificado el gasto 
y su origenpese a que no corresponda a su ciudad, bifurca la factura al área correspondiente 
en cualquier ciudad independiente a su centro de costos. 
• Si la factura cumple con todos los requisitos incluyendo orden de compra y entrada de 
almacén, se envía a aprobar, una vez el aprobador 1 y 2 aceptan el cargo de costo o gasto, 
el analista o auxiliar contable, contabiliza la factura, dicho proceso es viable porque la 
orden de compra está aprobada por todos los niveles de ser requerido para pago se envía a 
aprobador 3 y 4. 
• Si Al llegar la contabilidad la factura presenta una inconsistencia el analista o auxiliar 
contable está en capacidad de identificar el nivel donde está la falencia y devolverla a ese 
nivel y no necesariamente a finanzas o realizar la correcciones de asignación contable que 
traiga la orden de compra y entrada de almacén .
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dionis Alvarez 
Proceso 
Tramite de Facturas 
Recepción de Factura 
desde Finanzas 
 
Identificación de ciudad 
y tramitador 
Se debe revisar primer 
nivel de áreas 
Asignación de 
Tramitador primer nivel 
Finanzas Área Gestora Jefatura/Gerencia/Dirección Contabilidad 
Recepción de la 
factura 
Revisión del Gasto 
 ¿Cumple? 
Devolver 
A 
Finanzas 
No 
SI 
Asignación de 
Aprobador 
Revisión del gasto 
Adjuntar 
Documentos 
Soportes 
OC, Entrada, 
Soportes 
Autorización 
1 y 2 
Autorización 
3 
 
Autorización 
4 
 
 Contabilizar en 
Preliminar 
 Contabilizar 
Bifurcar 
A nivel 
país 
Liberada para 
Tesorería 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
 
 
 
 
 
Discusión de los Resultados 
 
El caso de la empresa en cuba nos permite evidenciar la relevancia de la comunicación y la 
información, adicional a lo imperativo de su revisión constante y actualización. se evidencia la 
necesidad de implementar un modelo de gestión de la información que garantice asertividad y 
eficiencia articulando todas las áreas de la empresa desarrollando tácticas de comunicación y 
cambios en modelos mentales, estructurar e implementas sistemas de administración de la 
información es una estrategia organizacional que le permite a las compañías ser más competitivas 
 
 
En la información como recurso estratégico se señala que sin estar artículos eficientemente con el 
factor humano, organizaciones pueden contar con tecnología de punta, el mejor ERP del mercado 
o desarrollado internamente por los ingenieros de sistema de la organización, almacenamiento en 
la nube, sistemas de inteligencia artificial adaptados, sin embargo, su beneficio es imperceptible 
 
Durante la observación se revela como la empresa del sector lácteo tiene un sistema estructurado 
que buscas agilidad, eficiencia, confiablidad y control, pero carece de comunicación asertiva, 
generando reprocesos y paros productivos 
 
La entrevista fue realizada a 12 personas de diferentes áreas involucradas con el manejo de 
información 41,7% Operan en Bogotá, el 8,3% en Chía, y el 16,7% es la misma cifra porcentual 
para Medellín, Cali y Cerete. 
 
Los usuarios según el tiempo en el cargo, superan los 6 meses, lo que indica tiempo suficiente de 
adaptación y capacitación en la labor asignada. 
El 66.66% es personal femenino y el 33.33% masculino. Cuyos cargos identificados son 
Secretarias, Practicantes Contables, Auxiliares Contables, Analistas Contables, Especialistas de 
Costos, Jefes de Almacén y Jefes de Mantenimiento. 
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 El 100% identifica como afecta de la administración información a la compañía resaltando en ello 
la afectación en uso, en forma, en responsabilidad, aplicabilidad y materialidad sumado a la 
eficacia de los procesos y cumplimento de los resultados. 
 
Dentro de las funciones de administración de los documentos, se identifican perfiles de gestores, 
verificadores, aprobadores, analista de información y seguimiento al proceso, adecuado a cada 
perfil de cargo. 
 
83.3% de la muestra indica que cumple con los tiempos establecidos para la entrega de la 
información el 16.7% restante indica no cumplirlos. Al recibir la factura el 83.3% identifica el 
gasto para 8.3% restante, no aplica su identificación. Se evidencia que el 66.7% reconocen 
usualmente el gasto en meses diferentes a las fechas de emisión el 33.3% no lo hacen. En cuanto 
al cumplimento del cronograma por los proveedores se evidencia que solo el 50% cumple con las 
fechas establecidas. Él 91.7% indica que su área cumple con el presupuesto de gastos para el 8.3% 
no aplica 
Al analizar si la información se administración forma más eficiente el 100% coincide con que 
mejoraría los resultados del área. El 91.7% identifican que su labor se ve afectada por el 
cumplimiento de otros usuarios, solo el 8.3% no reconocen afectación por terceros. 
 
Al plantear que cambios harían dentro del proceso del trámite de las facturas, se aboga a simpleza, 
agilidad, entregas graduales con soportes completos, agilidad en autorizaciones, no recibir por 
fuera de las fechas establecidas, unificación de Software, ampliación de permisiones para ingreso 
de artículos, segregación de las responsabilidades de trámite de factura por área. 
 
Por último, se identifica que el 83.3% tiene emociones negativas o sobrecarga en su función a raíz 
de la administración incorrecta de los documentos. 
 
 
 
 
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del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Conclusiones 
 
La implementación de uno o varios sistemas de información, ERP o software Independientes por 
si solos no generan eficiencia para la administración de la información, la Optimización del flujo 
de la información para lograr mayor precisión en la administración del presupuesto y la agilidad 
de la obtención de los CIF, debe integrar el capital humano para garantizar la efectividad. 
 
Durante la elaboración del proyecto se evidencio que la administración de la información no solo 
es un problema al interior de las organizaciones, es una necesidad para adaptarse a la globalización 
de los mercados actuales. 
 
La Comunicación se convierte en el engranaje que permite consolidar los intereses para apuntar a 
la consecución de los resultados, estructurar lineamientos más eficientes para administrar 
correctamente la información. 
 
 Se evidencia que el 100% de los entrevistado identifica que se requiere administrar la información 
de forma más eficiente y el 91,7% identifica que su labor se ve afectada por la gestión inoportuna 
de otros. 
 
Para realizar la estimación de los gastos periódicos, como fijos o variables el primer gestor requiere 
de capacitación y análisis constante que le permitirá al momento de recibir el documento 
clasificarlo. 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
Recomendaciones 
Para dar solución a Integrar el capital humano a la administración dela información, implica; 
Invertir capacitación técnica, generación de conciencia y marco legal, con respecto a la 
administración de la información 
 
Revaluar los reprocesos a los que se someten los gestores de la documentación al carecer de 
claridad al momento de reconocimiento de la factura, al igual que aquellos donde teniendo claro 
el reconocimiento no puede realizarse por falta del trámite del aprobador 
 
 
Generar permisiones que sin comprometer los recursos simplifiquen la gestión documental 
 
Revaluar el proceso teniendo en cuenta variables como políticas de pago, montos de probación y 
regularidad del gasto para transponer los aprobadores 3 y 4 a proceso posterior a contabilidad. 
 
 
Generar espacios de acercamiento con los usuarios del sistema donde se puede identificar fallas 
aportar ideas de mejora. 
 
 
Limitaciones 
 
El tamaño de la empresa y su administración centralizada genera procesos muy estructurados, 
segregados y robustos, que limitan la visión global de los procesos. 
 
El desconocimiento de las implicaciones legales, la comunicación, el tiempo y la relevancia que, 
para áreas diferentes a la financiera, tiene el proceso de administración de la documentación. 
 
 
 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
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Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
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Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
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Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales 
 
Anexos 
 
Anexo 1 
 
 
 
 
 
 
 
Entrevista Proyecto de Grados 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión 
en la administración del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una 
empresa del sector Lácteo 
 
Nombre 
Cargo 
 
Objetivo: 
Diseñar un manual, durante el segundo semestre de 2021, que desarrolle una propuesta de gestión 
de la información del gasto para la empresa del sector Lácteo, al interior del área industrial de la 
planta de Medellín, que permita mejorar la gestión de los recursos económicos y el suministro de 
las cifras que componen los CIF (Costos Indirectos de Fabricación), con el fin de mejorar la 
oportunidad y precisión para el trámite de los documentos generando los informes 
correspondientes para la operación del negocio. 
 
Fecha 
Ciudad 
Tiempo en el Cargo 
Duración de la Entrevista 
Numero de 
Pregunta 
Pregunta Respuesta 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria 
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 SI NO N/A 
1 ¿Tiene usted claro cómo afecta a la 
compañía el no administrar 
correctamente la información? 
 
 
2 Argumente 
3 ¿Cuál es su función en el proceso 
de administración de los 
Documentos? 
 
4 ¿Cumple usted y/o su área con la 
entrega de la información en los 
tiempos establecidos? 
 
5 ¿Las nuevas herramientas de 
administración de la información 
le han ayudado a mejorar su 
Gestión? 
 
6 ¿Al momento de recibir una 
factura identifica fácilmente a 
qué tipo de gasto corresponde? 
 
7 ¿ Es usual en su área el 
reconocimiento de gastos en 
meses diferentes a la fecha de 
emisión de la factura? 
 
8 ¿Los proveedores de su planta 
cumplen con los cronogramas? 
 
Optimización del flujo de la información contable para generar mayor precisión en la administración 
del presupuesto y agilidad en la obtención de los CIF en una empresa del sector Lácteo 
 
 
Facultad