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© B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 1 Aseguramiento del coste óptimo de compra La Dirección de la empresa suele hacerse la siguiente pregunta: Cómo saber si estamos comprando al coste óptimo de compra,( este coste incluye precio de la mercancía, transporte, aranceles, calidad ,nivel de servicio, capacidad de desarrollo e innovación del proveedor,…) Para ello veremos como: I. Asegurar que estamos aplicando a cada familia de producto y a cada grupo de proveedores el proceso y las herramientas de negociación adecuadas según su posicionamiento en la matriz de Kraljic. II. Tener un un proceso continuo de análisis del mercado ,”market research” que nos permita comparar con nuestro coste actual y descubrir nuevas oportunidades. III. Dotar a la organización de los medios necesarios para llevar a cabo un plan de reducción de costes e integrarlo en el funcionamiento habitual de la compañía. © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 2 Matriz de Kraljic •La matriz de Kraljic es un método que nos permite tener una foto de la complejidad de nuestras compras para poder tomar decisiones que tengan congruencia con el riesgo y la importancia de cada familia de compras y de cada proveedor. •Consiste en una categorización de las familias de compras en función de su impacto económico versus su riesgo de suministro. •Además es el documento inicial sobre el cual construir el mapa de nuestro productos de compra y proveedores que nos permita tomar acciones para: I. Reducir el riesgo de suministro II. Definir el proceso y las herramientas de negociación para cada familia III. Es el inicio para construir un plan de reducción de costes © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. Matriz de Kraljic 3 •Commodity con una cantidad respetable de proveedores y/o productos sustitutivos •Producto semi-complejo •Compra rutinaria de coste elevado •Especificaciones complejas •Pocas alternativas de producto •Número de proveedores muy limitado •Impacto directo en el negocio •Muchos productos sustitutivos •Gran cantidad de proveedores •Producto o servicio con bajo impacto en el negocio •Elevado número de transacciones y gasto bajo •Crítico para el negocio y su rentabilidad •Pocos proveedores cualificados y certificados •Muy Pocos productos alternativos Im pa ct o en b en ef ic io s -a lto g as to (€ ) Riesgo en la cadena de suministroMuchos Proveedores Pocos Proveedores Estratégicos Cuello de BotellaNo críticos/Rutinarios Palancas Peter Kraljic , Harvard 1883 © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 4 Movimientos en la Matriz de Kraljic 6 Im pa ct o en b en ef ic io s -a lto g as to (€ ) Riesgo en la cadena de suministro Estratégicos Cuello de BotellaNo críticos/Rutinarios Palancas 7 9 8 3 2 1 4 5 Optimización del proceso administrativo Agrupar Proveedores Mantener partenariado estratégico Aceptar partenariado forzoso Ruptura de la relación Aceptar dependencia reduciendo riesgos Desarrollar partner estratégico Explotar el poder de compra Reducir dependencia (cambio en especif. o proveedor) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 5 Organigrama IG 1º nivel CMM Descripción de escenarios: Productos Estratégicos 1. Mantener Partenariado estratégico • Compromiso y Confianza mutua • Cooperación cercana Cliente-Proveedor: produce mejoras en calidad , servicio , coste y desarrollo de productos. • La dependencia es mutua y en general alta 2. Aceptar Partenariado Forzoso • El cliente esta sujeto a condiciones desfavorables , patentes, monopolios. • El cliente acepta la situación pero no hay una relación de cooperación • La dependencia del Cliente de estos proveedores es alta. 3. Ruptura de Relación • El comportamiento del proveedor es inaceptable e incorregible. • El cliente trata de reducir su dependencia del proveedor ,cambio de proveedor , integración vertical . Estratégicos 3 2 1 © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 6 4. Aceptar dependencia reduciendo riesgos • Asegurar el suministro es la prioridad , incluso asumiendo costes . • Mantener Stocks altos y/o acordar contratos que generen compromiso de suministro. • El cliente tiene una alta dependencia del proveedor. 5. Reducir riesgo y dependencia del proveedor • El cliente tiene la posibilidad de reducir el riesgo cambiando las especificaciones , cambiando de proveedor ,comprando al proveedor . • La dependencia por parte del cliente es menor que en el caso 4 ya que existen vías de reducción del riesgo y la alta dependencia del proveedor Descripción de escenarios: Productos Cuello de Botella Cuello de Botella 4 5 © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 7 Descripción de escenarios: Productos de Apalancamiento 6. Explotar el poder de compra • El cliente busca ofertas competitivas aprovechando su fuerza. • No es necesario contratos a largo plazo con proveedores • La competitividad de los proveedores es analizada con alta frecuencia. • Es alta la dependencia del proveedor con el cliente 7. Desarrollar partner estratégico • El proveedor tiene una ventaja competitiva diferenciadora para ofrecer al cliente . • Proveedor y Cliente se benefician mutuamente de la relación. • La dependencia es mutua. 6 Palancas 7 © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 8 Descripción de escenarios: Productos No Críticos/Rutinarios 8 Agrupar proveedores • Agrupar proveedores pequeños en proveedores mayores para reducir complejidad de gestión y mejorar coste. 9. Optimización del proceso administrativo • Cuando no es posible agrupar proveedores, los esfuerzos deben estar dirigidos a reducir los procesos administrativos. • Normalmente la no dependencia es mutua. No críticos/Rutinarios 9 8 © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 9 Resumen Estrategia/Escenarios Cuadrante en la matriz de Kraljic Escenario Descripción Escenario 1.Mantener Partenariado Estratégico Producto con alto riesgo de suministro y alto impacto económico.El proveedor es considerado un partner importante.El desempeño del proveedor es muy bueno en todas las áreas, calidad , servicio, precio , diseño .Ambas partes tienen un interes mutuo en continuar con este tipo de relación. 2.Aceptar partenariado forzoso Producto con alto riesgo de suministro y alto impacto económico.La relación con el proveedor ha sido creada por una necesidad forzosa y esta relación no se desarrolla correctamente entre ambas compañías.El cliente se esfuerza por mantener un vínculo con un proveedor no deseado pero necesario 3.Ruptura de la relación Producto con alto riesgo de suministro y alto impacto económico.El comportamiento del proveedor no es correcto y pone en peligro serio una parte o todo el negocio de la compañía .El cambio a otro proveedor es difícil y un gran desafío pero imprescindible para la supervivencia del cliente 4.Aceptar dependencia reduciendo riesgo Producto con un bajo impacto económico, pero con alto riesgo de suministro.El negocio del cliente puede verse afectado seriamente por fallos en el suministro o la calidad.El cliente decide trabajar con stocks altos y/o controlando la calidad al 100% en recepción para evitar daños mayores. 5.Reducir Dependencia (cambio en especificaciones y/o proveedor) Producto con un bajo impacto económico, pero con alto riesgo de suministro.El negocio del cliente puede verse afectado seriamente por fallos en el suministro o la calidad.El cliente decide modificar las especificaciones ampliando el abanico de poveedores posibles eliminando el cuello de botella 6.Explotar el poder de Compra Producto con alto impacto económico y con bajo riesgo de suministro.El comprador focaliza su acción en exigir alto nivel de servicio y calidad a bajo precio.Se realizan contratos a corto plazo en el que el cliente no se comprometa . 7.Desarrollar partner estratégico Producto con alto impacto económico, perocon bajo riesgo de suministro.El comprador advierte ventajas competitivas diferenciadoras en el proveedor .Proveedor y Cliente estan de acuerdo en desarrollar una relación de partenariado en la que el proveedor pone al servicio del cliente su Know-how y tecnología para beneficiarse mutuamente. 8.Agrupar proveedores Producto con un bajo impacto económico y con bajo riesgo de suministro.El comprador agrupa cierto número de productos en un solo proveedor para reducir gestión y tiempo en productos de bajo coste.También un proveedor puede encargarse de la gestión de un grupo de proveedores 9.Optimizar proceso administrativo de compras Producto con bajo impacto económico, y bajo riesgo de suministro.No puede agruparse , se deben realizar pedidos individuales.Se recomienda la utilización de un sofware simple fuera del ERP . Estratégicos Cuello de Botella Apalancamiento No Críticos/Rutinarios © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 10 Procesos y Herramientas de negociación (Productos Estratégicos) 1. Mantener Partenariado estratégico • Definición de un contrato a medio-largo es importante (aseguramiento de suministro) • Escandallo o fórmula abierta de coste debería poder conseguirse . • El proveedor propone nuevos materiales o aplicaciones de menor coste y/o soluciones de innovación con mayor capacidad de venta para el cliente. 2. Aceptar Partenariado Forzoso • Definición de un contrato a medio-largo es imprescindible (asegur. de suministro) • Se intenta negociar condiciones de precio que al menos no sean peores que las conseguidas por los competidores (necesidad de tener info. Del mercado) • Es necesario tener un stock de seguridad 3. Ruptura de Relación • Se debe aprovechar el proceso de cambio para , además de asegurar la calidad y el suministro , ahorrar en términos de “total cost”. Si se cambia de proveedor los precios deberían ser mas competitivos. Si se decide hacer “insourcing” , los costes totales de la integración deberían ser menores que el coste de compra. © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 11 Procesos y Herramientas de negociación (Productos Cuello de botella) 4. Aceptar dependencia reduciendo riesgos • Definición de un contrato es imprescindible (aseguramiento de suministro) • Se intenta negociar condiciones de precio que al menos no sean peores que las conseguidas por los competidores (necesidad de tener info. Del mercado) • Mantener Stocks de seguridad • Es importante asegurar un Volumen al proveedor para asegurar un precio y un suministro . 5. Reducir riesgo y dependencia del proveedor • Se debe aprovechar la posibilidad de cambio para reducir el coste total de la compra, ya sea por apertura de especificaciones , ya sea por cambio a un proveedor de menor facturación o menores costes. © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 12 Procesos y Herramientas de negociación (Productos de apalancamiento) 6. Explotar el poder de compra • El precio se negocia con escandallo o fórmula abierta . • El comprador analiza los mejores parámetros del escandallo de cada proveedor para exigirlos al mas competitivo. • Los parámetros de los escandallos son fijados para situaciones de piezas similares asegurando un nivel de precios coherente para una misma familia. • Puede utilizarse la subasta Inversa como herramienta de negociación. • La búsqueda de un nuevo proveedor mas competitivos debe ser basada en mejores parámetros del escandallo y no sólo en precio final . • Desarrollo de proveedores. Ayudar a los proveedores a ser mas competitivos. 7. Desarrollar partner estratégico • El precio se negocia con escandallo o fórmula abierta . • Los parámetros de los escandallos son fijados para situaciones de piezas similares asegurando un nivel de precios coherente para una misma familia • Existe una nueva ventaja competitiva del proveedor que se traslada al precio, ya sea por un inversión en tecnología de proceso o una innovación de producto. El Cliente puede conseguir una exclusividad temporal o permanente a cambio de un volumen © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 13 Procesos y Herramientas de negociación (Productos No Críticos/Rutinarios) 8 Agrupar proveedores • Se debe intentar conseguir una reducción de costes por un aumento de Volumen de facturación • La reducción del número de proveedores ,y por lo tanto la simplificación en la gestión , suele ser el beneficio mas importante 9. Optimización del proceso administrativo • La optimización del proceso administrativo es en este caso el ahorro generado .El tiempo del personal liberado de estas tareas puede ser utilizado en otras de mayor valor agregado . © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 14 Procesos y Herramientas de negociación (Resumen) Cuadrante en la matriz de Kraljic Escenario 1.Mantener Partenariado Estratégico Contrato a medio-largo Escandallo o Fórmula con Parámetros negociados Proveedor hace propuestas de mejora ( Análisis del Valor , Innovación) 2.Aceptar partenariado forzoso Contrato a medio- largo Asegurar precios no peores que la competencia Stock de seguridad Facilitar las condiciones del proveedor 3.Ruptura de la relación Analizar posibilidad de Insourcing Asegurar stocks que aseguren el transfer al nuevo proveedor . Auditoría nuevo proveedor ( comprobación de no caer en los mismos errores). Aprovechar el Cambio (Escandallo o fórmula abierta, condiciones de Pago , mejorar el precio si es posible,etc.). 4.Aceptar dependencia reduciendo riesgo Contrato a medio-largo Precios no peores que la competencia Stock de seguridad Asegurar un Volumen al proveedor para cerrar un precio y condiciones 5.Reducir Dependencia (cambio en especificaciones y/o proveedor) Apertura de especificaciones (menos capacidad de negociación del proveedor) Desarrollo de otro proveedor mejor dimensionado respecto al cliente Insourcing 6.Explotar el poder de Compra Escandallo o Fórmula con Parámetros negociados Subasta Inversa Desarrollo de proveedores Reducir Proveedores y Juntar Volúmenes 7.Desarrollar partner estratégico Contrato a medio-largo Escandallo o Fórmula con Parámetros negociados Proveedor hace propuestas de mejora ( Análisis del Valor , Innovación) Ventaja competitiva producto /proceso Exclusividad temporal o por zona geográfica 8.Agrupar proveedores Ahorros por aumento de facturación con proveedor( reducción de precios , Rappels) Ahorros de costes por simplificación de la gestión 9.Optimizar proceso administrativo de compras Se recomienda la utilización de un software simple fuera del ERP para gestionar estos pedidos.Ahorros por optimización del proceso administrativo. Herramientas de negociación Estratégicos Cuello de Botella Apalancamiento No Críticos/Rutinarios Po sib ili da d de C om pr as e n Pa íse s d e ba jo co st e Co m pr a Lo ca l © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 15 COMPETITIVIDAD ESTANDARIZACIÓN ESTRATEGIA ANÁLISIS INICIAL • Recopilar, clasificar y ordenar los datos de compra, proveedores con mayor gasto. • Esclarecimiento de las familias de compras y categorización de las familias . Visión preliminar de familias con ahorros potenciales (Kraljic) • Comparativa de proveedores, materiales, calidad y análisis de la competitividad. • Identificación de las oportunidades de reducción de coste encontradas • Definición de la estrategia para un grupo de productos/proceso: negociación con los proveedores actuales , incorporación de nuevos proveedores , externalización de algún proceso, cambio de un material ,etc. • Ejecución de la estrategia definida. • Comprobación de resultados y selección de un nuevo grupo de productos/procesos para analizar. • Clasificación o Reclasificación de las familias de productos/procesos y diseño de un plan para la estandarización de las soluciones aplicadas . Análisis del Mercado (Ciclo Inicial) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 16 ORD EN AR COMPARAR IM PLEM EN TAR ESTANDARIZAR • Cuatro etapas para el despliegue de la estrategia ,a través de la implementación de acciones para optimizar el coste de las compras. • OCIE es un camino para la reducción de costes, analizando los potenciales de ahorro respecto al mercado global y diseñando un nuevo escenario de compras de menor coste. OCIE Análisis del Mercado (Permanente) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 17 Objetivo de esta fase • Transformar los datos de compra en información • Priorizar los productos con volumen • Priorizar los proveedores de mayor volumen • Definir los productos y proveedores , sobre los que se iniciará el estudio Ordenar la información disponible : •Pareto ABC •Distinguir proveedor de distribuidor •Ordenar volúmenes por familia y proveedor Analizar la información: •Identificar familias con potencial de ahorro •Identificar proveedores con potencial de ahorro. Crititicidad: •Requerimientos técnicos •Requerimientos de calidad •Dificultades logísticas •Restricciones de packaging •.Condiciones de pago Productos clave Medir Analizar Análisis del Mercado (Ordenar los datos de compra) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 18 Objetivos de fase • Comparar precios y costes • Identificar los gaps respecto al mercado • Definir la estrategia inicial Causas y Estrategia Estudio de mercado Comparación precios-costes Estudio de precios •RFI. Información proveedor •RFQ. Petición de ofertas •Determinar el precio de mercado Analizar diferencias con el mercado. •Gaps positivos y negativos •Principales diferencias de coste, ordenar y priorizar. Análisis de las causas •Mano de obra. •Gastos generales •Costes de compras •Definir las líneas estratégicas Análisis del Mercado (Comparación con el mercado) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 19 Objetivos de fase, • Priorizar el plan de acción • Implementar plan • Analizar los resultados Analizar resultados Diseño plan de acción Implementación Definir ejes de actuación. •Ahorros a corto plazo •Mejoras en proveedores •Reingeniería •Integración de nuevos proveedores Gestión del cambio. •Resistencia al cambio en la organización. •Resistencia al cambio por parte de los proveedores •Reconducción de una parte del plan de acción •Nuevas acciones Comprobar resultados •Análisis de éxitos (things go right ) •Rectificaciones (things go wrong) Análisis del Mercado (Implementación de las acciones de ahorro) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 20 Objetivos de fase • Clasificar procesos/productos similares • Plan de estandarización por familias • Definir calendario, equipo y líderes para Implementación del plan de estandarización Agrupar por familias •Clasificar por familias producto/procesos •Agrupar por grupos de acciones comunes Plan de estandarización •Extender soluciones a productos y procesos similares •Contratos a largo plazo LTA •Inversiones compartidas para automatización y/o mejora de los procesos Implementación del plan •Definir Equipo •Definir calendario por proyecto (talleres de trabajo) •Definir Leader de proyecto (Champion) Implementación Clasificación de productos Plan de acción por familias Análisis del Mercado (Estandarización) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 21 Ahorros con proveedores actuales Identificación del ABC Preparación de la estrategia Revisar especificaciones técnicas/calidad Negociación Implementación de ahorros Priorizar los productos con mayor potencial Análisis crítico de las prestaciones Propuestas que reducen el coste del producto Validación técnica/calidad Implementación de la reducción de coste Búsqueda de proveedores RFI/RFQ Selección Proveedores potenciales Auditoría de Calidad Validación de muestras Arranque en serie ABC proveedores con potencial de mejora Análisis de los procesos de los proveedores Identificación de oportunidades de mejora Proveedor lleva a cabo el proyecto de mejora Compartir ahorro identificado con el proveedor Sourcing nuevos proveedores Reingeniería /Análisis del valor Desarrollo de proveedores actuales Ejes operativos de materialización de las acciones Análisis del Mercado (Principales ejes de ahorro) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 22 Las estadísticas nos muestran que las empresas con mayor potencial de ahorro tienen alguna de estas características: La organización de compras no es clara “todo el mundo compra” Alto número de proveedores por cada comprador. Alto número de familias de compra por cada comprador. Los compradores realizan otras actividades como logística ,reuniones, seguimiento de proyectos y pedidos, auditorías en proveedores que le impiden dedicar tiempo a ahorrar. Alto % de compras a distribuidor y no a la fuente de producción. Bajo % de internacionalización de las compras. Baja influencia del personal de compras en la elección de proveedores . Empresas con mayor Potencial Organización (Empresas con mayor potencial de ahorro) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 23 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Implementación de ahorros Estrategia/planes de ahorro Negociación del precio Contratos específicos Condiciones de Embalaje Condiciones logísticas Condiciones de pago Auditorías de proveedores Reuniones de departamento Reuniones de proyecto Problemas de Calidad Seguimiento de pedidos Volumen de trabajo del comprador por tipo de tarea Sólo una pequeña porción del tiempo total se destina a la implementación de ahorros % d e Ti em po d is po ni bl e Se debe liberar al comprador de las tareas del día a día Organización (Distribución del tiempo de un comprador) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 24 Importante U rg en te Urgente e Importante Importante y No urgente. Plan de reducción de costes Urgente pero no Importante No Urgente y No importante Gran parte de las empresas tienen sólo tiempo para gestionar las urgencias, no pudiendo dedicar suficiente tiempo o recursos a los temas importantes pero no urgentes .Un plan de reducción de costes implica una reflexión y un plan de trabajo específico en el que se han de liberar recursos para darle carácter de proyecto ,creando el equipo correspondiente y con el apoyo incondicional de la Dirección de la empresa. Actividades de una empresa Organización (Apoyo de la Dirección General) © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 25 Obtención de ahorros Correcta categorización producto/proveedor Matriz de Kraljic Análisis permanente del mercado Organización adecuada La conjunción de estos tres factores permite la obtención de un coste de compras optimizado de manera continuada. © B-SIDE Purchasing Solutions . All Rights Reserved. 26 Anexo: Sistemas de negociación de precios •Subasta Inversa o Electrónica •Escandallo de costes, Fórmula,cost model •Mercado de Futuros •Target Price ( precio objetivo) •Seguimiento de Índices •Otros El sistema o método de negociación debe estar alineado con el posicionamiento del proveedor o la familia en la matriz de Kraljic ,la estrategia de la empresa y las características propias del producto/mercado. Número de diapositiva 1 Número de diapositiva 2 Número de diapositiva 3 Número de diapositiva 4 Número de diapositiva 5 Número de diapositiva 6 Número de diapositiva 7 Número de diapositiva 8 Número de diapositiva 9 Número de diapositiva 10 Número de diapositiva 11 Número de diapositiva 12 Número de diapositiva 13 Número de diapositiva 14 Número de diapositiva 15 Número de diapositiva 16 Número de diapositiva 17 Número de diapositiva 18 Número de diapositiva 19 Número de diapositiva 20 Número de diapositiva 21 Número de diapositiva 22 Número de diapositiva 23 Número de diapositiva 24 Número de diapositiva 25 Número de diapositiva 26
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