El diseño y la operación de un sistema eficaz de gestión de casos constituyen un gran desafío para los arquitectos y operadores de nuevos enfoques a la prevención y solución de conflictos. Es fundamental que la información disponible para la totalidad del sistema de gestión de conflictos sea mayor que el conocimiento global de sus empleados. Claramente, un sistema eficaz de gestión de conflictos debe estar informatizado con el fin último de crear un nuevo sistema o que prácticamente no utilice papel. Se debe crear un archivo informático para cada caso y toda la información producida en relación a dicho caso debe ser incorporada al archivo. Esto brinda la posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real y les permite a los administradores de casos consultar a simple vista el estado actual de cualquier caso.