Ambos procesos son fundamentales en un SGBDD ya que aseguran la difusión y la posibilidad de intercambio de sus datos con el exterior del sistema. Las principales funciones para la evaluación son las siguientes: - Formatos de importación En ocasiones la importación puede ser una tarea compleja, como poder diseñar y preparar (interpretar o descodificar) la información de un fichero de registros externos para poder incorporarlo a una base de datos. En otras ocasiones, se trata de la conveniencia de que el programa pueda interpretar directamente formatos bien establecidos (p.e., ascii, hojas de cálculo, dbase, etc.) - Formatos de exportación Por la misma razón, es muy importante que un SGBDD sea capaz de producir ficheros de salida en formatos estándar o en formatos de programas de amplia difusión (formato ascii, access, etc.) - Acceso a través de la web Cada vez, más SGBDD están adaptados para su consulta e incluso su manejo a través de la web, es decir, mediante un navegador de Internet estándar. Inmagic, por ejemplo, dispone de un programa denominado Web Publisher, que debe estar situado en el ordenador servidor, y permite la consulta de la base de datos a través de Internet. FileMaker, por su parte, permite realizar todas las tareas, incluidas las de mantenimiento a través de Internet si se tiene acceso a un servidor de Internet. Administración de la base de datos Este módulo agrupa todas las funciones y procesos relacionados con el control y la gestión de la base de datos. - Sistema de seguridad Para asegurar la privacidad del acceso a la base de datos, el programa ha de permitir la creación de grupos de usuarios y la adscripción de distintos privilegios a cada grupo de usuarios, así como la administración de nombres de usuario y de contraseñas. Es necesario, además, distinguir diversos niveles de acceso: control del mantenimiento (sólo podrán realizar altas, bajas y supresiones de registros los usuarios explícitamente autorizados), acceso a la base de datos, control de impresiones, etc. En otro sentido, muy distinto, pero no menos importante, la seguridad se refiere a controles sobre la integridad de los datos y las facilidades para la realización de de copias de seguridad periódicas. - Programación y modificaciones en la interfaz Además de las vistas e informes, algunos programas van más allá y permiten configurar en buena parte el aspecto y las funciones que podrán ver los usuarios, así como permiten la creación de pequeños programas (denominados scripts) que automatizan parte de las funciones de la base de datos. Estos programas pueden ser invocados de manera automática cada vez que el usuario abre una base de datos o pueden activarse a través de botones y teclas de función. En este sentido, destaca con méritos propios Inmagic, que permite que el administrador (o cada usuario si dispone de privilegios) genere interfaces personalizadas para la consulta, el mantenimiento y otros apartados de la aplicación. Mercado A continuación, se presenta una breve ficha descriptiva individualizada de los principales SGBDD que pueden encontrarse actualmente en el mercado español. Hemos reducido la lista a cuatro programas que consideramos que son los que están más implantados y que pueden responder a un tipo de necesidad de más alto nivel (sería el caso de Inmagic DB/Text y de WinIsis) o de un nivel medio (en esta situación están FileMaker y Knosys).