Definición de Archivo
Un archivo es un establecimiento físico en el cual se resguarda y conservan documentos, que conforman el patrimonio de una institución bien sea pública o privada debido a que son documentos que se han producido durante sus actividades administrativas habituales en la organización, siendo por esto la unidad responsable de conservar y difundir la información contenida en los mismos. Gallego Olga (1989), lo define “conjunto de documentos acumulados por una persona, institución pública o privada en un proceso natural, automática y orgánicamente, en razón de sus funciones y actividades y de cualquier fecha, que se conservan para servir de referencia”. Además Antonia Heredia señala que: un Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual fuera su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para las personas o institución que la produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Otro término de Archivo el cual es importante resaltar es de Manuel Velásquez, puesto que él define Archivo como la unidad adscrita a una institución, la cual conduce la política de gestión y custodia de los documentos y su servicio a los usuarios como parte de trámites y patrimonios de sus creadores, de ciudadanos y de las comunidades municipales, según su jurisdicción. Tomando en cuenta las definiciones anteriormente explicadas se considera que la más apropiada a la investigación es la definición de Manuel Vásquez, debido que hace referencia al Archivo como un espacio o local adscrito a una institución, la cual preservará el patrimonio del mismo. El Archivo es el depósito donde se conservan los documentos, también la institución u oficina responsable de recibir, organizar, conservar y difundir los documentos y la información que contienen para servir de testimonio a la gestión administrativa de una empresa.