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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO PERCEPCIÓN DEL CLIMA LABORAL EN UN CORPORATIVO DE FARMACIAS T E S I S QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN PSICOLOGÍA P R E S E N T A: RUTH EDITH MIRANDA MORENO DIRECTORA: LIC. MARÍA ISABEL DELSORDO LÓPEZ REVISOR: LIC. GABRIEL JARILLO ENRIQUEZ ASESOR ESTADÍSTICO: MTRO. HUMBERTO ZEPEDA VILLEGAS M MEXICO, DF. 2007 FACULTAD DE PSICOLOGÍA UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer a Dios por haberme mandado a las personas que me apoyaron a lo largo de mi carrera y en todos mis estudios y por enseñarme a ser humilde. A mi esposo Dany (mi gordo) por ponerme el hombro en todo momento, por ayudarme a salir adelante, por ser quien es, por compartir conmigo cada momento de mi carrera, por darle solución a todo cuando el mundo se me viene encima, por amarme, por darme la hermosa familia que tengo y por enseñarme a ser feliz. Agradezco a mi familia, algo extraña pero es mi familia (Kyara, Rebeca, Oswaldo y Julieta), por enseñarme a perdonar, por darme muchos besos, momentos de felicidad y estar conmigo en todo momento sin juzgarme. Agradezco a mis hermanos (Ivone y Rodolfo) por sonreir conmigo, por enseñarme a ser tolerante con los que van iniciando el camino, por quererme, por enseñarme a jugar y confiar en mí, porque me impulsan a ser mejor para no defraudarlos, por ser como son. Agradezco a mis suegros (Sr. José y Sra. Gloria) por abrirme las puertas de su casa, por su comprensión, por su enorme apoyo y amor, por sus sabios consejos. Agradezco a mis padres (Leticia y Rodolfo) por haberme dado la vida y con ello la oportunidad de vivirla, por preocuparse por mi, por enseñarme a ganarme las cosas, por darme educación y oportunidad de salir adelante, por su apoyo, por perdonar y pedir perdón. Agradezco a la Profesora Isabel Del Sordo por su paciencia, apoyo, enseñanza, orientación y por darme opciones para lograr concluir mi ciclo universitario con este proyecto. Agradezco al Profesor Humberto Zepeda por su apoyo en la realización de la estadística de esta tesis ya que su ayuda fue de singular valor para la conclusión de la misma, por su tiempo, paciencia y dedicación. Agradezco enormemente a la UNAM, que es mi segunda casa, por permitirme entrar a sus instalaciones y darme la oportunidad de aprender, por ser tan grande como institución, por enseñarme a sentirme orgullosa de ella, a defenderla y poner su nombre en alto. Agradezco a la Facultad de Psicología de la UNAM y a todos los que en ella trabajan, por que es mi máximo sueño académico, por lo que significa, porque en ella aprendí no solo psicología sino amistad, respeto, tolerancia, perseverancia, diversión y orgullo institucional. ÍNDICE RESUMEN 3 CAPÍTULO 1 LA ORGANIZACIÓN 3 1.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN 6 1.2 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN 8 1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 11 1.4 EL INDIVIDUO EN LA ORGANIZACIÓN 17 1.4.1 TEORÍA X y Y DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL 18 1.4.2 COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL 21 1.5 GRUPOS EN LA ORGANIZACIÓN 24 1.5.1 ROLES 24 1.5.2 NORMAS 26 1.5.3 COHESIÓN 27 1.5.4 COMUNICACIÓN 29 1.5.5 LIDERAZGO 30 1.5.6 CULTURA ORGANIZACIONAL 33 CAPÍTULO 2 CLIMA LABORAL 34 2.1 DEFINICIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL 36 2.2 DIMENSIONES DEL CLIMA LABORAL 39 2.3 MOTIVACIÓN 42 2.4 TIPOS DE CLIMA LABORAL 52 2.5 EFECTOS DE LA PERCEPCIÓN DEL CLIMA LABORAL EN LA ORGANIZACIÓN 54 2.6 MEDICIÓN DEL CLIMA LABORAL 56 2.7 IMPORTANCIA DEL CLIMA LABORAL 59 2.8 CONDICIONES DE TRABAJO 64 CAPITULO 3 MÉTODO 78 3.1L PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 78 3.2 OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN 78 3.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN 79 3.4 TIPO DE ESTUDIO 79 3.5 HIPÓTESIS 79 3.6 VARIABLES 81 3.7 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE VARIABLES 81 3.8 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE LAS VARIABLES82 3.9 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN 83 3.10 SUJETOS 83 3.11 INSTRUMENTO 84 3.12 PROCEDIMIENTO 87 3.13 ANÁLISIS ESTADÍSTICO 88 CAPITULO 4 RESULTADOS, DISCUSIÓN, CONCLUSIÓN, LIMITACIONES Y SUGERENCIAS 89 4.1 RESULTADOS 89 4.2 DISCUSIÓN 108 4.3 CONCLUSIÓN 118 4.4 LIMITACIONES Y SUGERENCIAS 120 REFERENCIAS ANEXOS RESUMEN Se describió la percepción de los empleados del clima laboral, en un corporativo de farmacias, y se determinó si existían diferencias, en la percepción del mismo, entre empleados con diferentes condiciones de trabajo tales como: salario, nivel jerárquico, actividad laboral, antigüedad, horas de trabajo y turno de trabajo. Los participantes fueron un total de 67 trabajadores de un corporativo de farmacias (9 ubicadas en el Estado de México y una en el Distrito Federal), en su mayoría del sexo femenino con edades de 20 años en adelante. El diseño de investigación que se empleó fue, transversal, no experimental de una muestra y se empleó el instrumento WES (Work Environment Scale) o Escala de Clima Social en el Trabajo, para la medición del mismo. Se encontró que los empleados perciben el clima laboral de manera muy parecida entre las diferentes farmacias, y que las condiciones: salario, tipo de actividad, y antigüedad, sí afectan la percepción del clima laboral, no así las condiciones: nivel jerárquico, horas de trabajo y turno de trabajo. CAP ÍTULO 1 LA ORGAN IZ A C I ÓN La idea de organizarse parte del hecho de que una sola persona es incapaz de satisfacer todas sus necesidades y deseos puesto que no cuenta con la suficiente fuerza, tiempo ni resistencia para desarrollar las actividades que lo lleven a cubrir sus objetivos. Esto indica que se requiere de la presencia de más individuos que persigan el mismo objetivo para que en grupo realicen las actividades necesarias y logren alcanzarlo. En la medida en que varias personas coordinan sus esfuerzos descubren que juntos pueden hacer más que por sí solos; así desde tiempos muy antiguos el hombre se dio cuenta de ésta situación y comenzó a hacer caso de ella pues entendió que era la única forma de lograr objetivos tales como la obtención de alimento, techo y protección. Desde ese tiempo y hasta la actualidad las organizaciones han cambiado, tal vez debido a la necesidad de adaptarse a las exigencias que se han presentado pero también pudo haber sido por el comportamiento de las personas en el interior de la organización pues el pensamiento también ha evolucionado y con ello la manera de percibirlas. Aunque la existencia de las organizaciones es muy antigua, los estudios acerca de ellas son muy recientes. Los primeros estudios realizados acerca de la organización estaban enfocados solo en el nivel de su producción; fueron los estudios de Hawthorne, dirigidos por Elton Mayo los primeros que revelaron que ciertos aspectos de la organización influyen en los empleados y que a su vez éstos también influyen en la organización. Sobre esto Chiavenato (2000) plantea que cualesquiera que sean sus objetivos (lucrativos, educacionales, religiosos, políticos, sociales, filantrópicos, económicos, etc.), las organizaciones influyen en las personas, quienes se vuelven cada vez más dependientes de la actividad organizacional. Durante el transcurso del siglo XX las organizaciones pasaron por tres fases diferentes: la era de la industrialización clásica, la de la industrialización neoclásica y la de la información. La era de la industrialización clásica (1900- 1950) representa un periodo de medio siglo de intensificación de la industrialización iniciada con la Revolución Industrial. En este periodo, la estructura organizacional se caracterizó por ser piramidal y 3 centralizada, por la departamentalización funcional, por el modelo burocrático, por la centralización de las decisiones en la dirección y por el establecimiento de normas y reglamentos internos para disciplinar y estandarizar el comportamiento de sus miembros. A las personas se les consideraba recurso de producción, junto con otros recursos organizacionales como máquinas, equipos y capital, de acuerdo con la concepción de los tres factores tradicionales de producción: naturaleza, capital y trabajo. Todo estaba al servicio de la tecnología; el hombre era considerado un apéndice de la máquina. El mundo estaba cambiando, aunque lo hacía despacio: los cambios eran relativamente lentos, sin sobresaltos, progresivos, paulatinos y previsibles. Por otra parte, la era de la industrialización neoclásica (1950-1990) comenzó a finales de la Segunda Guerra Mundial, época en que el mundo empezó a cambiar con mayor intensidad. Se acentuó la competencia entre las empresas; el viejo modelo burocrático funcional, centralizador y piramidal, utilizado en las estructuras organizacionales, se vio inflexible y lento para estar a tono con los cambios que ocurrían en el ambiente. Las organizaciones intentaron establecer nuevos modelos de estructura que les permitiera innovar más y adaptarse a las nuevas condiciones. Así surgió la estructura matriarcal para intentar arreglar y revivir la vieja y tradicional estructura funcional. Este enfoque añadió a la organización funcional un esquema natural de departamentalización por productos o servicios para agilizar el funcionamiento, proporcionar una estructura con características de innovación y dinamismo, y lograr mayor competitividad. Sus ventajas se aprovecharon para fragmentar las grandes organizaciones en unidades estratégicas de negocios fáciles de administrar, y más ágiles. La vieja concepción de relaciones industriales fue remplazada por la de administración de recursos humanos: las personas como recursos vivos y no como factores materiales de producción. La tecnología experimentó un increíble e intenso desarrollo y comenzó a influir con fuerza en la vida de las organizaciones y de sus participantes. Finalmente, encontramos que la era de la información (o del conocimiento) (1990-) que es la época en que vivimos en la actualidad, tiene por característica principal los cambios rápidos, imprevisibles e inesperados. Partiendo de la experiencia de las eras anteriores se encontró que la estructura matriarcal de la organización era 4 insuficiente para dar a las organizaciones la agilidad, movilidad y capacidad de innovación y cambio necesarios para enfrentar las nuevas amenazas y aprovechar las oportunidades presentes en un ambiente turbulento y de cambios frecuentes. Los órganos, sean dependencias o divisiones, no son definitivos, sino transitorios, los cargos y las funciones se definen y redefinen constantemente debido a los cambios del ambiente y la tecnología; los productos y servicios se adaptan permanentemente a las necesidades y demandas de los clientes, cuyos hábitos ahora son mudables yexigentes. De ésta manera en las organizaciones más expuestas a los cambios ambientales, la estructura predominante prescindió de los órganos estables y recurrió a equipos interfuncionales de trabajo con actividades provisorias orientadas hacia misiones específicas y objetivos definidos. Las personas, y sus conocimientos y habilidades intelectuales, se convirtieron en la base principal de la nueva organización. Los cambios rápidos que se producen sin continuidad con el pasado crean un nuevo ambiente de turbulencia e imprevisibilidad. Las organizaciones son de las más complejas y notables instituciones sociales que el hombre ha construido. Las organizaciones de hoy difieren de las de las de antaño y, posiblemente, mañana y en el futuro lejano presentarán diferencias mucho mayores. No hay dos organizaciones iguales, pues siempre diferirán en tamaño, estructuras organizacionales, tipos de actividades, tecnologías diferentes para producir bienes o servicios de diverso orden, vendidos y distribuidos de modo diferente en los más diversos mercados, y a consumidores distintos, etc. Además las organizaciones operan en ambientes diversos, experimentan variadas restricciones y contingencias –de acuerdo con el tiempo y el espacio- y reaccionan ante estas medidas estratégicas y comportamientos diferentes para alcanzar resultados distintos (Chiavenato, 2000). 1.1 DEF IN IC IÓN DE ORGAN IZ A C I ÓN El modelo cultural conceptualiza a la organización de una manera diferente a la antigua que la consideraba como máquina o como sistema, éste modelo entiende a la organización como una expresión metafórica y la define como un conjunto de significados compartidos por los miembros, que surge en la interacción social. Desde 5 este punto de vista metafórico se entiende a la organización como cultura, es decir como un fenómeno social, una forma expresiva o manifestación de la conciencia humana colectiva, como una expresión ideacional o simbólica que hace posible la acción humana organizada. El modelo también propone que las organizaciones se entienden y analizan no en términos económicos o materiales, sino principalmente en sus aspectos expresivos, ideacionales y simbólicos. Al utilizar la cultura como metáfora, los teóricos y profesionales se ven obligados a considerar la organización como una forma particular de expresión humana. Por el contrario, los puntos de vista que se derivan de las consideraciones de máquina y organismo, estimulan a los teóricos a ver las organizaciones como instrumentos que buscan un fin o como mecanismos adaptativos. La perspectiva conceptual que sustenta la organización como metáfora entiende que el mundo social u organizacional sólo existe como patrón de relaciones y significados simbólicos, que se mantienen a través de los procesos continuos de interacción humana y que hacen que se considere posible la acción humana por razón de los significados de la experiencia determinados de forma consensuada (Alonso, 1990). Schein (1982) quien ha tenido una marca muy importante en el campo de desarrollo de la organización en muchas áreas y a quien se le considera inventor del término “cultura corporativa”, define la organización como “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito explícito y común a través de la división del trabajo y funciones, a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad”. Otros autores de menor influencia en la historia de la organización pero de años más recientes coinciden en uno o varios puntos con éste autor en la definición de lo que es una organización, lo que respalda dicho concepto de la organización dado por Schein. Es así que Hall (1996) define a la organización como “una colectividad con una frontera relativamente identificable, un orden normativo, niveles de autoridad, sistemas de comunicaciones y sistemas de coordinación de membresías; dice que esta colectividad existe de manera continua en un ambiente y se involucra en actividades que se relacionan por lo general con un conjunto de metas; que las actividades tiene resultados para los miembros de la organización, la organización misma y la sociedad”. En tanto que 6 Hodge, Anthony y Gales (1998) la definen como “dos o más personas que colaboran dentro de unos límites definidos para alcanzar una meta común”. Organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada, y que consiste en 1) la identificación y clasificación de actividades requeridas, 2) la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, 3) la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y 4) la estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional (Koontz y Weihrich, 1998). Como se mencionó en el apartado anterior, debido a sus limitaciones individuales los seres humanos tienen que cooperar unos con otros y deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que no podrían alcanzar mediante el esfuerzo individual. Chiavenato (2000), menciona que una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial para la existencia de aquella. Dice que una organización solo existe cuando: 1. Hay personas capaces de comunicarse, 2. Están dispuestas a actuar conjuntamente, y 3. Desean obtener un objetivo común. También plantea que las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas) intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos. Esto quiere decir que las organizaciones se crean con un propósito definido, y que se plantean para conseguir algunos objetivos; además, se reconstruyen (se reestructuran y redefinen), a medida que los objetivos propuestos se logran o se descubren mejores medios para obtenerlos a menor costo y con menor esfuerzo. Una organización nunca constituye una unidad lista y acabada, sino un organismo social vivo y cambiante. Finalmente, Grados (2003) expresa que cuando varias personas toman conciencia de que al coordinar sus esfuerzos pueden conseguir más de lo que podrían hacer por sí mismas, están en ese momento hablando de organización. 7 Para fines de ésta investigación se toma la definición de organización dada por Schein por considerase que es la más completa pues contempla las ideas aportadas por otros autores, además de indicar cuáles son las características fundamentales que deben existir para que se presente lo que llamamos una organización. Sin embargo a ésta definición se agrega el que la organización también se caracteriza por estar en constante cambio, estar marcada por límites y tener procesos de socialización dentro de ella, ya que son algunas de las ideas aportadas por los autores que han realizado estudios recientes acerca de la organización. 1.2 OBJETIVO S DE LA ORGAN IZ A C I ÓN La mayoría de las organizaciones tienen objetivos que cumplir entre los que generalmente destacan la alta producción y/o buena calidad del servicio, sin embargo, en muchas ocasiones éstos objetivos no son comunicados a los empleados. Esta situación conduce a que los empleados no encuentren el sentido de su trabajo, se sientan a disgusto o bien planteen sus propios objetivos que en ocasiones resultan ser completamente diferentes a los de la empresa. Cuando estosucede hay repercusiones de manera directa en la empresa que le impiden lograr sus objetivos. La organización tiene como función cumplir sus objetivos y misiones personales pero también debe servir como un medio para que las personas alcancen sus propios objetivos mediante el aprovechamiento del esfuerzo conjunto, es por eso que es importante comunicar los objetivos que pretenden alcanzar ambas partes. Los objetivos son los puntos hacia los cuales las empresas encaminan sus energías y recursos. Aunque muchas veces se representan como definidos por la acción, los objetivos también influyen en la actividad organizada, puesto que, al quedar bien establecidos, sirven como elemento vital en la legitimación de la acción (Gore, 1964, en Chiavenato, 2000). Toda organización tiene alguna finalidad, alguna noción del por qué de su existencia y de lo que va a realizar; por consiguiente, deben definirse la misión, los objetivos y el ambiente interno que necesitan los participantes, de los que depende para alcanzar sus fines. Si no tiene noción de cuál es su misión y hacia 8 dónde se dirige, corre el riesgo de ir a la deriva y serán las condiciones del momento las que determinen qué debe hacer. Estará obligada a aceptar lo que otros decidan y no lo que ella determina (Chiavenato, 2000). Las organizaciones están conformadas por personas, de las cuales depende para conseguir sus objetivos y cumplir sus misiones. A su vez, las organizaciones son un medio para que las personas alcancen sus objetivos individuales en el menor tiempo posible, con el menor esfuerzo y mínimo conflicto, muchos de los cuales jamás serían logrados con el esfuerzo personal aislado. Las organizaciones surgen para aprovechar los esfuerzos de varios individuos que trabajan en conjunto (Chiavenato, 2000). Para una organización un objetivo es una situación deseada que debe alcanzarse. Vistos así, los objetivos empresariales tienen muchas funciones (Etzioni, 1967, en Chiavenato, 2000). a. Dado que se refieren a una situación futura, señalan la orientación que la empresa debe seguir y establecen directrices para la actividad de los participantes. b. Constituyen una fuente de legitimidad que justifica las acciones de una empresa, incluida su existencia. c. Sirven como estándar para que las personas que pertenecen a la organización, así como las que no pertenecen a ella, puedan comparar y evaluar el éxito de la organización, esto es su eficiencia y rendimiento. d. Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa, de sus organismos e incluso de sus miembros. Según Chiavenato (2000) las empresas pueden estudiarse desde la perspectiva de sus objetivos, puesto que estos establecen la base de la relación entre la empresa y el ambiente. La empresa no tiene sólo un objetivo, ya que debe satisfacer varios requisitos y exigencias que le imponen tanto el ambiente externo como sus miembros. Martínez y Mendizábal (2001) plantean que uno de los objetivos fundamentales de las organizaciones es contribuir al desarrollo del país mediante la operación de sus sistemas. Dicen que para cumplir adecuadamente esta encomienda es importante proporcionar servicios de calidad, establecer mecanismos 9 de mejora continua y contar con personal altamente calificado tanto en la esfera de conocimientos técnicos como en el desarrollo organizacional y humano. De la misma manera, mencionan que generar servicios de calidad involucra a la organización y especialmente a los empleados, ya que no solo implica los atributos o características de un producto o proceso, sino también una actitud y una forma de actuar, es decir compete particular y directamente a la cultura de las personas. En síntesis, Chiavenato (2000) expresa que las organizaciones existen para que los miembros alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales. Por lo tanto, las organizaciones se forman para superar estas limitaciones. Aclara que en las organizaciones, la capacidad intelectual y la capacidad física no son las que impiden la consecución de muchos objetivos humanos, sino la falta de habilidad para trabajar con otras personas de manera eficaz. Los objetivos son la base de toda organización, de tal forma que, si éstos no existen, la organización simplemente tampoco existe. El logro de los objetivos personales y organizacionales es responsabilidad de ambas partes. Por una parte, la organización debe asegurarse de que los objetivos que se plantea sean transmitidos a los empleados. También debe de persuadir a los empleados para que encaminen sus esfuerzos hacia el logro de dichos objetivos; además de verificar que los objetivos personales del trabajador también se estén alcanzando. En lo correspondiente al trabajador, su responsabilidad es cumplir con las actividades que le fueron asignadas, así como trabajar en coordinación con los demás para alcanzar los objetivos. En general, las dos partes deben trabajar juntas, es decir, orientar sus esfuerzos hacia sus objetivos. De esta manera ambas partes podrán cubrir sus objetivos y podrán plantearse otros de igual o mayor magnitud que los llevarán a tener más oportunidades de crecer y brindar mayor calidad en sus productos y/o servicios y a tener un mejor nivel de vida. 10 1.3 ESTRUCTUR A ORGAN IZ A C I ON A L El primer elemento dentro del fenómeno de la organización, que define, incluso si ésta es formal o informal, es el de la estructura, la cual constituye un apoyo para la dirección en la ejecución de las tareas de la empresa. Además permite la integración particular, especial y armónica de las unidades estructurales de la organización las cuales mantienen una disposición de interdependencia (Bermejo, 2002). Rue y Byars (1995, en Berruecos, 2003) plantean que la estructura de la organización se refiere a la configuración de la empresa, esto es a su composición formal. Con esto el empresario tiene cierto control de toda la organización. “Una buena estructura de organización adecuada es prerrequisito para un buen rendimiento de los empleados”. Ésta característica representa la percepción que tienen los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentadas en el desarrollo de su trabajo. Mintzberg (Mintzberg y Quinn, 1996) define la estructura de una organización como “el total de las maneras de las cuales está dividido el trabajo en tareas distintas y la coordinación alcanzada entre esas tareas”. Propone seis mecanismos de coordinación para explicar las formas fundamentales de coordinar el trabajo de una organización. Estos se consideran los mecanismos básicos de la estructura, el pegamento que sostiene unidas las organizaciones. 1. El ajuste mutuo es la coordinación del trabajo por el proceso simple de la comunicación informal. Los ajustes mutuos se utilizan obviamente en la organización más simple, es la manera más obvia de coordinar. 2. La supervisión directa es en la cual una persona coordina dando ordenes a otras. Tiende a venir cuando cierto número de personas deben trabajar juntas. 3. La estandarización de los procesos del trabajo significa la especificación del contenido del trabajo directamente, esto es los procedimientos que se seguirán. 4. La estandarización de resultados significa la especificación de los resultados de trabajo; por ejemplo, las dimensiones del producto o de su ejecución. El trabajo está diseñado de tal forma que se consigue el mismo resultado sin importar las diferencias de tiempo o lugar. 11 5. La estandarización de habilidades, así como conocimientos. Aquí,es el trabajador, más que el trabajo o los resultados, lo que se estandariza. Le instruyen en el conocimiento del trabajo y un sistema de habilidades que deberá aplicar posteriormente al trabajo. Los trabajadores son internados por el operador experto mientras que él toma el trabajo. 6. La estandarización de normas significa que los trabajadores comparten un sistema común de creencia y pueden alcanzar la coordinación basada en ella. Además, propone que todas las organizaciones se componen de seis partes fundamentales. 1. Núcleo operativo. Es la gente que realiza el trabajo básico de producir los productos y de rendir los servicios. Forman la base de funcionamiento. El núcleo operativo es el corazón de toda organización, la parte que produce los productos de salida imprescindibles para mantenerla viva. 2. Cúspide estratégica. Es en donde se supervisa el sistema entero. La cúspide estratégica se encarga de asegurar que la organización cumpla su misión de una forma eficiente y. desempeña el rol más importante al dotar de dirección a la organización, sirviendo de cerebro de la misma. 3. Mandos intermedios. Es una jerarquía de la autoridad entre la base de funcionamiento y la cúspide estratégica. Ésta se une al núcleo operativo mediante la cadena de mandos intermedios que tienen cierta autoridad formal. Esta cadena va de los directivos ejecutivos a los supervisores de primera línea. Tiene autoridad directa sobre los operarios y engloba los mecanismos de coordinación de la supervisión directa. 4. Estructura tecnológica. En la estructura tecnológica se encuentran los analistas que trabajan para la organización influyendo en el trabajo de los demás. Estos analistas están apartados del flujo de trabajo operativo. La estructura tecnológica solo es eficiente cuando puede utilizar sus técnicas analíticas para hacer que el trabajo de los demás sea más eficiente. 5. Personal de apoyo (de staff). Existe para proporcionar los servicios que ayudan en la misión básica de la organización e incluyen, mensajería, conmutador, seguridad y mantenimiento. Muchas veces el personal de apoyo está agrupado con la estructura tecnológica y es denominado “área de personal”. Sin embargo, las unidades de apoyo son totalmente diferentes de 12 la estructura tecnológica. El personal de apoyo no tiene como función asesorar, sino actuar, no utiliza un solo mecanismo de coordinación. 6. Ideología. La ideología abarca las tradiciones y la creencia de una organización que la distinguen de otras organizaciones e infunden cierta vida en el esqueleto de su estructura. Hasta ahora nos hemos referido a lo que los sociólogos llaman una organización formal; sin embargo, existen otros dos tipos de organización que es importante mencionar ya que las diferencias con éste tipo de organización, son sustanciales y no deben confundirse unas con otras. Los otros dos tipos de organizaciones existentes son la organización social y la organización informal. La organización social surge espontáneamente de la interacción humana y en ella no existe una coordinación racional alguna para el logro de un objetivo común. La organización informal se refiere a patrones de coordinación que surgen entre los miembros de una organización formal que no están estipulados en el manual de roles y actividades de la organización. La forma en que operan las organizaciones informales dentro de las formales es un tema de interés para éstas últimas ya que a pesar de que los roles organizacionales exigen de cada persona solamente un número limitado de actividades, es la persona total la que viene al trabajo. A medida que las personas empiezan a trabajar con otras, establecen relaciones entre ellas, patrones de coordinación y llegan a acuerdos informales que sobrepasan los especificados formalmente por la organización. Aún más, estos procedimientos informales a menudo se dan precisamente para resolver problemas que no se pueden resolver mediante los reglamentos y procedimientos normales. Frecuentemente, las percepciones, sentimientos y actitudes de la gente que se reflejan en los procedimientos informales, exhiben gran lealtad hacia la unidad a la que pertenecen y están determinadas por el tipo de trabajo que la unidad realiza. A medida que la gente se identifica con su unidad, su sentido de importancia empieza a relacionarse más con su actuación en el trabajo y se les hace cada vez más difícil entender los problemas que tienen que afrontar otras unidades o toda la organización en general. Es muy posible también que trabajen sólo para asegurar el éxito de su propia unidad y que sean completamente indiferentes y hostiles a los otros grupos. La organización formal, a menudo, se encarga de fomentar éste 13 proceso al premiar la competencia entre los grupos y al estimulara la sensación de pertenencia de cada persona a su propio grupo (Schein, 1982). Cuando se habla de la composición formal de la organización se hace referencia a las líneas de autoridad. Esto puede reflejarse en el organigrama de la organización; en él se definen las actividades fundamentales del organismo y proporciona a los empleados información acerca de su ubicación dentro de la entidad, sus tareas y responsabilidades así como la departamentalización de la estructura organizacional. De manera general, la estructura organizacional es el patrón formal de relaciones que muestra la forma en cómo están agrupadas las personas y los trabajos en forma conjunta y que el conocimiento de ello permite un acercamiento visible a la composición de la empresa. Además la estructura organizacional acredita el tipo de comunicación que se utilizará para dirigirse a los diferentes mandos y su alcance permite dirigir las labores, las líneas de autoridad y la forma en cómo se agrupa la organización para el logro de sus metas de forma gráfica (Berruecos, 2003). Según Hall (1996) las estructuras organizacionales tienen tres funciones. Antes que todo, la intención de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales. En segundo lugar, las estructuras se diseñan para minimizar, o por lo menos regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organización. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones, y no viceversa. Por último, las estructuras son el ambiente donde se ejercita el poder, donde se toman decisiones y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones. El diseño de las estructuras debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en que se desea administrar los recursos humanos. Por otra parte, Zepeda (1999) expone la forma en que el desarrollo estructural contribuye de esta manera a la articulación de los diferentes elementos organizacionales: 1. Permitiendo que se establezcan líneas de interacción, mediante dependencias directas y dependencias indirectas (staff). 2. Creando comités o equipos interdisciplinarios formales y permanentes cuya influencia afecte a varios departamentos. 14 3. Formando estructuras de tipo matriarcal. Éste autor plantea que las tres propuestas mencionadas benefician el clima organizacional en cualquier institución, ya que son formas de propiciar que los grupos de trabajo adquieran las características de los equipos de alto rendimiento. Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de laconfusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales. Según Grados (2003) las unidades de organización se forman agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres criterios básicos principales: el trabajo que se debe hacer, las personas concretas de que se puede disponer y los lugares en que dicho trabajo se debe realizar. Para poder concebir a la función de organización como un proceso, es preciso considerar varios elementos fundamentales: • La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. • Debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa. La autoridad en una organización es un derecho socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad; en consecuencia está sujeta a cambios. • La estructura de una organización debe responder a las condiciones en las que se encuentra. Esta debe diseñarse a favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en un futuro cambio permanente. En este sentido, una estructura organizacional funcional nunca podrá ser estática. Una estructura organizacional efectiva depende de la situación prevaleciente. • Puesto que toda organización está integrada por personas, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. 15 Esto no quiere decir que la estructura deba diseñarse en torno a los individuos y no a metas y consecuentes actividades. Aún así, es importante considerar el tipo de personas que la componen (Koontz y Weihrich, 1998). Como se mencionó anteriormente la estructura organizacional define la relación formal entre los trabajadores, pero además determina cuál es el poder que tienen las personas dentro de la organización, es por esto que la organización, por su naturaleza de autoridad, se ha clasificado en cuatro tipos de sistemas de organización, los cuales son: • El sistema lineal o simple (militar) se caracteriza por establecer una línea directa de mando y de responsabilidad entre los diferentes jefes de tal manera que cada uno de ellos recibe órdenes de su supervisor y tiene la obligación de llevarlas a cabo mediante instrucciones precisas a sus subordinados. La línea de mando en éste tipo de organización es siempre descendente y la línea de responsabilidad es ascendente. • El sistema funcional o de Taylor se basa en un principio básico que es la especialización del trabajo. Consiste en descomponer el trabajo de un empleado o supervisor en varias operaciones simples, para que cada una sea ejecutada por un individuo. • El sistema lineal staff es una organización en que el director o ejecutivo cuenta con un equipo de consejeros sin autoridad directa sobre los empleados. La autoridad de staff, aquí, tiene por misión asesorar y auxiliar, resolver problemas, determinar métodos, hacer estudios y poner soluciones. • El tipo por comités es en el que dichos comités son creados para la realización de tareas especiales. Los deberes funcionales son realizados por los miembros del comité y no por los funcionarios individuales de la plana mayor (Mercado, 2001). Las organizaciones tienden a crecer a medida que prosperan, hecho que se refleja en el aumento de personal. Para poder administrar esa mayor cantidad de personal, se incrementa el número de niveles jerárquicos, lo cual produce un distanciamiento gradual entre las personas –con sus objetivos individuales- (Chiavenato, 2000). 16 En conclusión, se puede decir que la estructura organizacional juega un papel muy importante pues indica diversas características de la organización como la forma en que está establecida la comunicación, las líneas de autoridad, el número de niveles jerárquicos, la división del trabajo, entre otras. Esto, como se mencionó anteriormente, constituye una herramienta muy valiosa para la dirección ya que le permite un contacto con la organización de manera más clara y le ayuda a tomar decisiones en la modificación de alguna área en particular o de varias de éstas. Además, visualizada por medio de un organigrama es de gran utilidad para las personas que recién ingresan en la organización pues les orienta sobre cuál es la posición de su puesto dentro de la estructura y le ayuda a comprender cuál es la importancia de su trabajo, las áreas de las que depende, las que dependen de él y cuál es la parte de los objetivos de la organización que cubre su unidad de trabajo, entre otras que le ayudan a integrarse de manera más rápida a su trabajo. 1.4 EL IND IV I D UO EN LA ORGAN IZ A C I ÓN Una de las cuestiones que los investigadores de la organización se plantean continuamente es si el individuo es quien influye en la organización o es ésta la que influye en él. Por un lado, mencionan que cuando una persona ingresa a su trabajo lleva consigo determinadas ideas, objetivos, costumbres, una personalidad que le diferencia de los demás, etc. Sin embargo, dentro de la organización existen manuales de actividades, roles, normas, objetivos, políticas, entre otras, a las que el trabajador deberá acoplarse para permanecer en el trabajo. Sobre esto, algunas teorías apoyan la idea de que es la organización la que influye en la persona. Dicen que la forma en que la empresa dirige a sus empleados, sus políticas, metas, etc. de la empresa provocan que el empleado se sienta presionado o libre en su trabajo lo cual va influyendo en su comportamiento. Por otro lado, otras teorías plantean que es la organización la que tiene que adecuarse a la situación que generan los empleados, es decir, ajustar sus políticas, normas, objetivos de producción, etc. a lo que los empleados están dispuestos a dar (un ejemplo de ello son los sindicatos, quienes realizan huelgas para pedir cambios dentro de la empresa, ya sea en tanto a las condiciones físicas de su trabajo, sus salarios, los horarios u otras cuestiones). 17 En los siguientes apartados se muestran algunas de las teorías que abordan éste tema y que nos muestran cómo son las relaciones humanas al interior de la organización. Por una parte se presenta la “teoría X y Y del comportamiento organizacional” ya que es la única de las teorías prescriptivas de la teoría organizacional que se relaciona con los aspectos interpersonales de la organización y describe la forma en que las actividades de los administradores hacia los subordinados determinan las prácticas organizacionales que se adoptan. Posteriormente se habla de lo que es el comportamiento organizacional en donde se muestran las conclusiones a las que han llegado algunos autores sobre el tema de quién afecta a quién dentro de la organización, si el individuo a la organización o viceversa. 1.4.1 TEOR Í A X y Y DEL COMPO RT A M I E NTO ORGAN IZ A C I ON A L Los modelos del comportamiento organizacional constituyen el sistema de creencias que predomina en los pensamientos de los administradores y afecta sus acciones en cada organización. Es de suma importancia que los administradores reconozcan la naturaleza, trascendencia y efectividad de sus propios modelos y de los modelos que utilizan los demás. Douglas McGregor fue uno de los primeros escritores en llamar la atención hacia los modelos administrativos. En 1957, presentó una argumentación convincente de que muchas acciones administrativas son consecuencia directa de la teoría del comportamientohumano que aplican los administradores. Planteó que la filosofía administrativa controla a la práctica administrativa. Las políticas de recursos humanos, estilos de toma de decisión, prácticas operativas e incluso diseños organizacionales de los administradores provienen de supuestos clave acerca del comportamiento humano (Davis y Newstrom, 2003). Partiendo de las ideas anteriores, McGregor desarrolló la teoría X/ teoría Y que es una teoría de las relaciones humanas que se ocupa de la interacción de supervisores y subordinados. La idea básica de esta teoría es que las actitudes y los 18 conceptos de los supervisores respecto de los subordinados determinan el enfoque administrativo de la organización lo que, a su vez, define la conducta de los subordinados. Señala que la teoría X es un conjunto tradicional de supuestos acerca de las personas ya que representa la perspectiva respecto del rol del administrador y la naturaleza de los subordinados. Para este autor, son ocho las proposiciones de las que emanan los conceptos que suelen aplicar la mayoría de los gerentes. Entre dichos conceptos, se encuentra la idea de que los gerentes se responsabilizan de manejar los elementos humanos y no humanos, como equipo, dinero, suministros y herramientas, de la organización, de ahí que deban dirigir y motivar a los subordinados. Al trabajador se le visualiza como indiferente a las necesidades de la organización; perezoso, carente de motivación y poco brillante (Spector, 2002). La teoría X también considera que a muchos les desagrada el trabajo y que intentan evitarlo si les es posible. Supone que los trabajadores se inclinan a hacer lo menos posible en su trabajo, tienen poca ambición y evitan las responsabilidades cuando se puede. Plantea que son relativamente egocéntricos, indiferentes a las necesidades organizacionales y resistentes al cambio (Davis y Newstrom, 2003). Esta idea impele a los gerentes a adoptar una de dos estrategias. El método duro, que consiste en el uso de coerción, amenazas y de una supervisión estrecha, que se traduce en resistencia de los empleados, conducta contraproducente y resultados limitados. El método suave que alude a una conducta más flexible que busca evitar conflictos con los subordinados, lo cual conduce a una organización ineficiente. Por otro lado plantea que la teoría Y contiene el concepto administrativo que deberían adoptar los gerentes, pues sostiene que su aplicación se traduce en empleados más satisfechos y organizaciones más efectivas. Dicha teoría se compone de cuatro proposiciones las cuales comprenden tanto el rol de los administradores como la naturaleza de los subordinados. De acuerdo con la teoría Y, los gerentes se encargan de coordinar, más que de dirigir, a los diversos elementos humanos y no humanos de la organización. Los subordinados son elementos con capacidad, no personas inherentemente desmotivadas o insensibles a las necesidades organizacionales. Es responsabilidad de los gerentes establecer las condiciones más favorables posibles, a fin de que los empleados puedan 19 alcanzar sus propias metas dirigiendo sus esfuerzos hacia los objetivos de la organización (Spector, 2002). Además, supone que la holgazanería no es inherente a las personas; que parezca serlo es el resultado de su experiencia con organizaciones menos progresistas. Si los administradores proporcionan el ambiente apropiado para liberar el potencial de los empleados, el trabajo se vuelve tan natural para ellos como las actividades recreativas o el reposo y la relajación. Según esta teoría, los administradores creen que los empleados son capaces de aplicar la autodirección y el autocontrol al servicio de objetivos con los que están comprometidos (Davis y Newstrom, 2003). En vez de recurrir a los métodos directivos, el gerente de la teoría Y insiste en la autonomía y el desarrollo de los empleados. Aquí se hace énfasis en el establecimiento de metas y objetivos para los empleados, y el rol de los supervisores consiste en brindar ayuda mediante eliminar obstáculos y proporcionar orientación (Spector, 2002). Según afirma McGregor, los administradores necesitan cambiar a un conjunto totalmente nuevo de supuestos acerca de los individuos, basado en las investigaciones emergentes de las ciencias del comportamiento. Estos nuevos supuestos tienen un efecto poderoso en las acciones subsiguientes de los administradores (Davis y Newstrom, 2003). 1.4.2 COMPO RT A M I E N TO ORGAN IZ A C I ON A L En la actualidad el trabajador juega un papel importante en la organización. Estudios recientes han demostrado que se obtienen múltiples beneficios para la organización y para el mismo trabajador si éste se encuentra laborando a gusto dentro de ella. Es por eso que es importante estudiar el comportamiento organizacional y los factores que influyen en él. De esta manera podemos explicar diversos fenómenos ocurridos en la organización como la alta rotación de personal, el motivo de la huelgas, la alta o baja producción en determinada área, entre otros, y podemos tratar de reproducirlos o evitarlos según sea lo más conveniente. 20 Según Berruecos (2003) el comportamiento organizacional es el filtro por donde pasan todos los elementos objetivos que distinguen a la empresa (políticas, estructura, toma de decisiones, etc.) y aquellos que tienen que ver con los miembros que la componen (relaciones laborales, grupos de trabajo, comunicación, satisfacción y grado de motivación, etc.). Por lo que, el estudio del comportamiento organizacional tiende al conocimiento, categorización y análisis de la percepción de todos y cada uno de los miembros con respecto a los elementos que la caracterizan. Torres (2005) por su parte, dice que el comportamiento organizacional se puede identificar como el conjunto de percepciones, actitudes y conductas específicas que los miembros de la organización tienen frente a las relaciones interpersonales, así como a los sistemas y normas de trabajo de la organización. Fueron unos estudios realizados desde una óptica puramente taylorista los que pusieron de relieve, por vez primera, la importancia de las actitudes de los trabajadores. En aquella época, las empresas gestionadas en esta línea estaban interesadas por conocer en qué medida factores ambientales tales como la iluminación, la ventilación, los ruidos, las pausas o la duración de la jornada diaria de trabajo influían en la productividad de los trabajadores. Los clásicos estudios de Hawthorne, dirigidos pos Elton Mayo, se plantearon en este sentido. Sin embargo, los resultados obtenidos por el equipo de Mayo pusieron de relieve la necesidad de tener en cuenta otros aspectos, tales como la satisfacción, la motivación, los grupos informales o el liderazgo cuando se busquen factores que incidan en la productividad (Poza, 2001). Newton y Keenan (1988, en Furnham, 2001) se preguntaron si el involucramiento en el trabajo era un atributo de la persona o el ambiente y concluyeron que casi siempre sucedía esto último. En tanto, Davis-Blake y Pfeffer (1989, en Furnham, 2001) analizaron la polémica sobre la personalidad del trabajador y la situación existente dentro de la organización, en términos de saber cuál afecta más a la otra. Básicamente sostienen que las organizaciones son contextos fuertes con un efecto considerable en las creencias y comportamientos de las personas, por lo que es posible que las características (rasgos de personalidad, habilidades, necesidades, etc.) sólo tengan un efecto limitado en las reaccionesindividuales en las organizaciones. Estos factores como funciones organizacionales bien definidas y sólidos sistemas de reglas o normas de la cultura corporativa reducen al mínimo las 21 diferencias individuales; para asegurar que las personas no cambian ni se adaptan es necesario dar explicaciones (y evidencia), que hasta ahora no existen, de por qué ese es el caso. En realidad, dichos autores sostenían que todas las evidencias sugieren que muchas veces las personas se ven afectadas por la estructura y la información organizacionales. Las organizaciones moldean, disciplinan y socializan a los individuos para que trabajen en determinada forma o estilo (Furnham, 2001). Por otro lado, Chiavenato (2000) dice que las organizaciones influyen en la vida de los individuos, y son parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, compra, satisface sus necesidades, etc. La influencia de las organizaciones en la vida de los individuos es fundamental: la manera como las personas viven, se visten, se alimentan, y sus expectativas, sus convicciones y sus sistemas de valores experimentan una enorme influencia de las organizaciones, que a su vez se ven influenciadas por el modo de pensar y sentir de sus miembros. Para Cruces, Romero y Gago (2000) cuando una persona ingresa en una organización aporta el conjunto de las habilidades, destrezas, sueños y metas que posee, junto con otros aspectos que posiblemente no sólo no interesan a la organización, sino que además intentará minimizar dado que no colaboran con los objetivos organizacionales. Sin embargo, el comportamiento organizacional estará ineludiblemente determinado por dichas variables psicológicas individuales, que en ocasiones llegan a plantear cuestiones no previstas por los modelos normativos e ideales de la organización. En este sentido, como plantea Peiró (1995, en Cruces et. al, 2000), podemos considerar la influencia que toda una serie de parámetros individuales ejercen en los diferentes aspectos organizacionales, como por ejemplo el clima organizacional. Estudios sobre dicho tema concluyen que la organización existente se filtra en cada individuo como una “organización percibida” única y personal. Cada sujeto pone en marcha mecanismos cognitivos atencionales, motivacionales y de percepción en general que determinarán en buena medida la naturaleza y frecuencia de su conducta en la organización. Junto con este factor de percepción subjetiva hay que destacar la importante dimensión motivacional. Las personas actúan en la organización en función de sus expectativas y la fuerza de convicción en la consecución de las metas que poseen y desean alcanzar. El estudio de los motivos 22 que impulsan o modulan la acción tanto desde la perspectiva humanista como de la experimental, intenta clarificar la preocupante e interesante pregunta de por qué trabajan las personas. La persona además de un todo, es única y por tanto posee parámetros que le diferencian de los otros. A su vez, la persona no sólo aporta conocimientos, habilidades y actitudes, sino que dada la demanda y competitividad organizacional, en función del puesto que ocupe y las exigencias del rol desempeñado, deberá someterse a procesos de formación constante. Estos aspectos diferenciales en cuanto a los procesos de instrucción, aprendizaje y destrezas también determinarán la conducta molar de las organizaciones. En último lugar, las características de personalidad de un individuo afectan a la organización y ésta a su vez a aquellas (Cruces et. al, 2000). De lo expuesto anteriormente se puede concluir que la organización si resulta ser afectada por el comportamiento de sus miembros, pero éstos también son afectados por ella. Sin embargo, la organización cuenta con herramientas como la instrucción, los premios, reconocimientos, castigos, etcétera, para modificar al menos una parte del comportamiento del individuo. Para que la organización determine cuál es el comportamiento de los individuos que debe cambiarse, primeramente se tiene que realizar un estudio del comportamiento organizacional y del por qué se presenta de dicha manera, para determinar qué comportamiento o que factor de la organización es la que se debe modificar. 1.5 GRUPO S EN LA ORGAN IZ A C I ÓN La conducta de un grupo afecta numerosos aspectos de la vida y es producto de nuestra cultura o civilización. Las interacciones que se producen entre los miembros de los grupos son estudiadas por la dinámica de grupos. Éste término fue introducido por el psicólogo Kurt Lewin, que creó en 1945 el Centro de Investigación sobre Dinámica de Grupos en el Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT), Estados Unidos (Encarta, 2005). Puede entenderse como grupo a todo conjunto de personas (a partir de tres) que, unidas por un objetivo común, interactúan entre sí, 23 aceptando ciertas normas y compartiendo emociones pero, sobre todo, participando de un sentimiento común: el espíritu de equipo que los mantiene unidos al menos durante el tiempo en que permanece la locomoción hacia el objetivo propuesto (Loscertales y Núñez, 2000). Para Spector (2002) el grupo se compone de personas que trabajan juntas pero que pueden realizar sus respectivas tareas de manera individual. En general, encontramos que el grupo es un conjunto de personas que trabajan por un objetivo común; que participan de afectos, normas y emociones que prevalecen al menos durante el tiempo de trabajo y cada participante de él forma una parte importante dependiendo de la posición que ocupe dentro del grupo. Para Spector (2002) los factores fundamentales del grupo son; los roles, normas, y cohesión del grupo, estos describen aspectos importantes de los grupos y sirven para entender su funcionamiento. Además de estos conceptos, Loscertales y Núñez, (2000) mencionan que los sistemas de comunicación, la cultura organizacional y el tipo de liderazgo son otros factores característicos e importantes de los grupos. A continuación se explica cada uno de ellos. 1.5.1 ROLE S Un rol es un conjunto de acciones que se esperan de una persona en actividades relacionadas con otros individuos (Davis y Newstrom, 2003). El ciclo del rol provee la comprensión de cómo se establecen tales acciones. La acción o interés del rol, es la descripción de las principales funciones, la responsabilidad, y la autoridad inherentes, y las relaciones interpersonales necesarias para cumplir el trabajo. El segundo paso de la transmisión del ciclo es la transmisión del rol, este es un proceso de influencia y comunicación, e indica el grado de libertad que el receptor tiene para realizar la conducta de rol asignada. El tercer paso es la recepción del rol por la persona enfocada, esto es la percepción del rol. La conducta del rol es un resultado de fuerzas creadas por múltiples roles recibidos (incluyendo los errores perceptuales) y las expectaciones preconcebidas para cada uno de esos roles por el propio receptor 1. 24 Según Loscertales y Núñez (2000) la estructura grupal refleja, sobre todo, los roles y posiciones de sus miembros, bien sean atribuidos por el grupo, en función de sus necesidades y del logro de los objetivos, o bien asumidos directamente por los propios individuos. Spector (2002) menciona que existen dos tipos de roles, los roles formales y los roles informales. Los primeros son los especificados por la organización en los que se hace la descripción formal del puesto, es decir, explican el tipo de conductas que se esperan del trabajador dentro del puesto para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Los roles informalesse originan en la interacción del grupo, no en las reglas formales ni en la especificaciones organizacionales. Esto es, los grupos crean reglas no escritas en las que especifican las conductas que se esperaría que cada individuo cumpliera para mantener una buena relación. Dice que en muchas ocasiones los grupos informales que se forman dentro de la organización establecen cierto tipo de roles en relación con el trabajo y cuando los individuos son muy leales al grupo, se cumplen más los roles establecidos por el grupo que los establecidos por la organización. Los grupos varían considerablemente en el grado al que los roles se especializan entre los miembros. En otros grupos, los miembros pueden intercambiar papeles o rotar responsabilidades a lo largo del tiempo (Spector, 2002). A fin de poder interactuar, las personas necesitan alguna forma de prever el comportamiento de los demás. Los roles cumplen esta función en el sistema social (Davis y Newstrom, 2003). Desempeñar un rol supone conducirse y comportarse según unas pautas determinadas establecidas socialmente y esto, evidentemente, nos permite establecer relaciones con los demás de forma relativamente predecible y coherente; esas pautas y ese rol poseen una valoración, una imagen social atribuible a cada persona que conforma el estatus, y ambos nos dan un puesto en la vida. ________________________ 1 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/condorgan.htm 25 La diferenciación y asignación de roles es algo fundamental en los grupos pues implica una división de las tareas entre los miembros, lo cual facilita la consecución de metas y objetivos; contribuye a ordenar la propia existencia del grupo al estar unidos al sistema de normas; y en ultima instancia, forman parte de la autodefinición de los individuos en el grupo. Los distintos roles se adquieren por aprendizaje social, en este sentido son expectativas aprendidas que además suelen ser reciprocas dado que a medida que nos familiarizamos con nuestros roles, también lo hacemos con los de los demás 2. 1.5.2 NOR M A S Estas son reglas de conducta no escritas pero aceptadas por los miembros del grupo de trabajo, pueden abarcar cualquier cosa, desde la forma de vestir y de expresarse verbalmente hasta la intensidad con la que se debe trabajar. Las normas pueden ejercer una influencia poderosa sobre la conducta individual, ya que muchos grupos harán esfuerzos denotados por hacer que se cumplan. Para que el miembro de un grupo goce de aceptación, es necesario que se apegue a las normas; la violación de estas dará lugar a presiones casi intolerantes para el trasgresor. Algunas normas son establecidas por la organización pero existen normas que crean los grupos de trabajo informales. Estas se establecen como requisitos de los grupos en cuanto al comportamiento de sus miembros. Estas normas pueden ser fuertes o débiles, dependiendo de la importancia del comportamiento para el grupo, y positivas o negativas, según sea su efecto en la organización informal. Los grupos esperan de manera rígida que sus miembros acaten las normas fuertes, mientras que podrían aceptar o rechazar las débiles. En algunas investigaciones se ha demostrado que los grupos tienen normas concernientes a sus responsabilidades de ejecución de tareas y de relaciones interpersonales en el trabajo. Además, los grupos generan normas relativas a los superiores, subordinados y colegas. ____________________ 2 http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/rrhh/nivrelgrup.htm 26 Se dice que cuando un individuo acepta las normas de un determinado grupo, toma a este grupo como su “grupo de referencia”. Éste grupo suele utilizar recompensas y castigos (sanciones) como persuasión para que sus miembros muestren conformismo con sus normas. Esta combinación de normas informales y las sanciones correspondientes guían de manera constante la opinión y aplican poder para reducir todo comportamiento que se desvíe de las normas del grupo (Davis y Newstrom, 2003). Las normas del grupo de trabajo pueden tener un impacto más significativo sobre la conducta de los miembros que las prácticas de supervisión u organizacionales. Es común que los grupos de trabajo adopten normas de producción mediante las cuales se dicta cuánto deberá rendir cada persona. Las personas que trabajan demasiado duro o no trabajan lo suficiente serán presionados por sus grupos para comportarse en apego a dichas normas. Cambiar las normas del grupo puede ser una tarea difícil para los gerentes de la organización, pues dichas modificaciones deben estructurarse a fin de que su adopción por los empleados represente un beneficio para estos (Spector, 2002). 1.5.3 COHE S I ÓN La cohesión viene dada por las relaciones iniciadas entre los miembros y sostenidas por las normas que, o bien existen ya, o bien se desarrollan a lo largo del funcionamiento del grupo al esforzarse sus miembros por alcanzar una meta en común. Se determina por el grado en que los miembros desean participar y permanecer en el grupo (Loscertales y Núñez, 2000). Davis y Newstrom (2003) dicen que el grado de cohesión está indicado por la fuerza con la que los empleados se mantienen unidos, se apoyan mutuamente y desean continuar siendo miembros del grupo. Mencionan que en grupos cohesivos la rotación de personal es baja. La cohesión es la suma de las fuerzas que atraen a los miembros del grupo y lo mantienen unido. Se trata de un fenómeno grupal; para que un grupo conserve la cohesión, la mayoría de los miembros, o todos, deben tener motivos poderosos para permanecer en el grupo. Un alto nivel de cohesión encierra importantes 27 implicaciones para la conducta del grupo. Las normas se aplican de manera efectiva solo en los grupos que poseen un alto grado de cohesión. La violación de una norma, sobre todo si es importante, puede resultar amenazante para la existencia del grupo. Puesto que los grupos cohesivos aplican enérgicamente sus reglas y los grupos de trabajo pueden adoptar normas de productividad alta o baja, cabría esperar que no hubiese una relación consistente entre la cohesión y el desempeño laboral de los grupos. Algunos estudios que se han realizado dentro de las organizaciones demuestran que los grupos con un alto grado de cohesión observan un mejor desempeño (p. ej., Séller, 1986; Tziner y Vardi, 1983, en Spector, 2002), mientras que en otros estudios no se detectó una relación significativa entre ambos factores (George y Betten Hausen, 1990; Greene, 1989, en Spector, 2002). Por otra parte, la cohesión del grupo se relaciona con la satisfacción laboral dentro del grupo. Los miembros con un alto grado de cohesión suelen sentirse más satisfechos que los de aquellos con una cohesión mínima. Este fenómeno se ha observado tanto en los ámbitos escolares como de trabajo (Spector, 2002). Es importante el nivel de cohesión que existe en la organización, porque en un grupo con alta cohesión, todo los miembros tienden a producir en un nivel similar, por el contrario, en uno con baja cohesión los elementos que lo conforman generalmente tendrán diferentes niveles de productividad lo que se reflejará en los resultados y el logro de objetivos (Torres, 2005). Para tener eficiencia es necesario saber que no se debe trabajar aisladamente, sino como parte de un grupo social o grupo de trabajo, en el que todos los empleados tiene una función importante que se relaciona implícitamente, por lo que se debe fomentar el compañerismo para poder lograr eficazmente todos los objetivos y metas. El tener buenas relaciones entre compañerosayudará a que la jornada de trabajo sea grata (Tapia, 2003). 1.5.4COMUNIC AC IÓN Comunicación es el proceso de emisión y recepción de mensajes. Saber comunicarnos bien es la clave principal para un perfecto entendimiento entre 28 personas o grupos. Dentro de las empresas, debe existir siempre una correcta comunicación que permita mantener informados a todos los trabajadores, acerca de ciertos temas que también les interesan. Muchas veces se generan múltiples problemas por no existir un correcto flujo de información o ideas. Actualmente, mantener a los empleados de una compañía informados acerca de decisiones y acciones que toma la gerencia, crea en los individuos un sentido de pertenencia y mucha motivación, al sentir éstos que forman parte importante de la empresa y que se cuenta con ellos para decisiones trascendentales que determinarán el futuro de la compañía. Es importante que existan los canales adecuados para que el personal interno esté al tanto de lo que pasa en una empresa, ya sea por medio de correo electrónico, comunicados en carteleras, reuniones, etc., y asimismo que el mensaje que se vaya a transmitir sea lo más claro posible y de importancia para el personal de la compañía. La información interna hace que los empleados siempre estén al tanto de los éxitos o problemas de la compañía, compartiendo con ellos tanto alegrías como tristezas, generando en los individuos motivación y sentido de pertenencia con el sitio de trabajo. Además, siempre se debe mantener al tanto a los empleados acerca de los objetivos y metas de la compañía, y la forma más apropiada para conseguir los mejores resultados. Asimismo, los empleados se identifican con las ideas y objetivos de la compañía y lucharán porque su esfuerzo colabore con el éxito de la misma. Con buena información, cada empleado logra comprender su papel dentro de la organización y se motivará para realizar mejor su trabajo para beneficio propio y de la empresa en general. También se generará un buen clima interno al estar los empleados comprometidos con el bienestar, conociendo cada uno cómo puede colaborar con la empresa y empujando todos hacia un mismo lado para conseguir los resultados que le permitan a la compañía, crecer cada día más 3. El sistema de comunicaciones interno y externo es uno de los puntales del grupo. Se trata de la forma en que los miembros, y sobre todo el líder, han establecido las 29 posibilidades de intercambiar mensajes entre ellos y con el exterior. Estas comunicaciones son las que permiten al grupo fijar y desarrollar sus pautas de actividad y consolidar su estructura determinando las posiciones y los roles que en ella se integran. Por medio de la comunicación, somos capaces de aprender a conocernos, de compartir experiencias, ideas, sentimientos. Es a través de este medio que podemos definir, diagnosticar y resolver problemas comunes; es decir, se puede trabajar en grupo (Loscertales y Núñez, 2000). Los mensajes que se intercambian en la organización, pueden transmitirse a través de canales interpersonales o de medios de comunicación como memorandos, circulares, boletines, revistas, tableros de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambiental o también se pueden hacer uso de los medios de comunicación masiva, para de esta manera poder llegar a numerosos públicos externos. (Fernández, 1998 4). Si ignoramos la importancia de la comunicación en las organizaciones y en sus grupos, se pueden producir errores, fallos, retrasos, esperas, disculpas, pretextos, mala o nula atención al cliente, problemas o conflictos con compañeros del grupo de trabajo, con jefes o subordinados y con personal de otros departamentos. 1.5.5 L ID E R A Z GO Según Spector (2002) el líder es la persona a cargo o el jefe de otras personas. Para él, liderazgo connota una influencia sobre las actitudes, ideas, conductas y sentimientos de otras personas. Dentro de la organización, los líderes suelen asociarse con puestos de supervisión; sin embargo, ocupar un puesto de este tipo no garantiza que se influirá en los actos de los demás. Por otra parte en las organizaciones hay muchos líderes que no ocupan un puesto organizacional formal. A menudo, los líderes informales surgen de los grupos de trabajo, y pueden ejercer una influencia mayor sobre la conducta del grupo que los supervisores reales. Una persona con habilidades destacadas puede descubrir que otros recurren a ella en busca de orientación, quizá en mayor medida que a sus propios supervisores. ________________________ 3 http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_en_la_empresa 4 http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/71/comunicorgan.htm 30 Esto indica que existen dos tipos de liderazgo, uno que es el liderazgo nominal o jefatura, es decir, el que es elegido por fuentes externas, y el segundo que es el liderazgo eficaz, el cual seleccionan los miembros del grupo para que los dirija. De manera oficial no existe una definición universalmente aceptada de lo que es un líder; sin embargo, un punto de acuerdo es que los líderes son personas que tienen seguidores. Los estilos de liderazgo más reconocidos y que están vigentes en las organizaciones mexicanas, según Zepeda (1999) son: • El liderazgo autocrático, en el cual el líder es quien toma las decisiones, especialmente las importantes, además, utiliza los castigos y los premios como chantaje, tiene escaso contacto con sus subordinados ya que le da mucha importancia a la diferencia entre su nivel jerárquico y el de los demás, y cree que los subordinados no son dignos de confianza sino más bien personas que solo están ahí para acatar órdenes. Para este tipo de líderes, las personas que colaboran con ellos son únicamente un medio para conseguir sus fines personales, a veces disfrazados de fines organizacionales. • El liderazgo carismático es aquel en donde el líder atrae emocionalmente a sus seguidores. Con frecuencia busca ser admirado, obtener el afecto y el reconocimiento de sus seguidores; sin embargo, cuando esto no sucede, sus propios temores de resultar desagradable a quienes lo deberían seguir lo lleva a actuar en forma autoritaria. El culto a su personalidad puede llegar a ocupar un sitio preponderante en la relación con sus colaboradores, por lo que en algunas ocasiones compra lealtades de su gente. Igualmente, es una persona poco abierta. • El liderazgo situacional plantea el hecho de que no existe un estilo de liderazgo que sirva para todas las ocasiones ni para todas las personas. De acuerdo con éste estilo de liderazgo, uno de los más difundidas en nuestro país, el líder puede optar por dos tipos de conducta: una orientada a la tarea y otra hacia la relación. La conducta de tarea es el grado en el cual un líder lleva a cabo la comunicación unilateral por medio de la explicación a cada seguidor de qué es lo que tiene que hacer, y cuándo, como y dónde se deben llevar a cabo los trabajos. La conducta de relación es el grado en el cual el 31 líder lleva a cabo la comunicación bilateral, dando apoyo socioemocional, ayuda psicológica y facilitando las conductas. • El liderazgo participativo considera la importancia del trabajo de los subordinados en el logro de los objetivos, toma en cuenta sus opiniones y plantea objetivos conjuntos, además de darles las armas para actuar y mostrarles el camino a seguir, lo cual motiva a los trabajadores. • El liderazgo relacional, es en el que el líder tiene una alta orientación hacia las relaciones pero también es cuidadoso con los
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