GUÍA UNIDAD 4

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UNIDAD DIDÁCTICA 4 
ORGANIZACIÓN 
1. Definición de Organizar 
Consiste en el diseño y determinación de estructuras, 
procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes 
a la simplificación y optimización del trabajo. 
Organizar implica: 
• Dividir el trabajo 
• Agrupar las actividades necesarias
para alcanzar objetivos. 
• Designar personas responsables. 
• Asignar recursos. 
• Coordinar actividades 
 
Para eliminar los obstáculos al desempeño derivados de 
la confusión e incertidumbre de las asignaciones se debe 
diseñar una estructura organizacional que especifique 
quién hace qué tareas y quién es responsable de qué 
resultados; asimismo, proporcionar redes para la toma de 
decisiones y la comunicación que reflejen y apoyen los 
objetivos de la empresa. 
1.1. ¿Cuál es la importancia de organizar? 
 
 Reduce costos e incrementa productividad 
 Reduce o elimina la duplicidad 
 Establece la arquitectura de la empresa 
 Logra que el funcionamiento de la empresa sea 
sencillo 
 Logra fluidez para los empleados y mayor 
satisfacción para el cliente 
 Simplifica el trabajo 
 Coordina y optimiza funciones y recursos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO 
 
Consiste en la delimitación de funciones con el fin de 
realizar las actividades con mayor precisión, eficiencia y 
especialización para simplificar los procesos y el trabajo. 
(Munch L, 2010) 
 
1.1. Jerarquización 
Implica la definición de la estructura de la empresa 
estableciendo centros de autoridad y comunicación que se 
relacionen entre sí con precisión. 
Poder: Capacidad que tienen los individuos o grupos para 
inducir o influir en las creencias o acciones de otras 
personas o grupos. 
Autoridad: Derecho, inherente a un cargo, de ejercer 
discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a 
otros. 
 Autoridad de línea: Relación en la que un 
superior supervisa directamente a un subordinado. 
 
 Autoridad Funcional: Derecho que se delega a 
un individuo o departamento para controlar 
procesos, prácticas, políticas específicas u otros 
asuntos relacionados con actividades realizadas 
por personal departamentos. 
 
 
 Personal de Staff: La función de quienes tienen 
una capacidad puramente de personal de staff es la 
de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes 
de línea. 
 
 
 
 Comités: Consiste en asignar funciones o 
proyectos a un grupo de personas de la empresa 
que se reúnen y se comprometen para discutir y 
decidir en común los asuntos que se les 
encomiendan. Los comités generalmente son de 
carácter temporal y existen en combinación con 
otros tipos de estructura. 
o Directivo: Integrado por los accionistas 
o alta dirección de una empresa que se 
encargan de los asuntos estratégicos. 
o Ejecutivo: Es nombrado por el comité 
directivo para que ejecute los acuerdos. 
o De vigilancia: Personal de confianza que 
se encarga de supervisar las labores de 
los empleados de la empresa. 
o Consultivo: Está formado por 
especialistas que, por sus conocimientos 
o estudios, emiten dictámenes sobre 
diversos asuntos 
 
 
1.2 Departamentalización: Dependiendo de las 
características y requerimientos de cada empresa, es 
posible utilizar diversos modelos de organización 
aplicables a la estructuración de departamentos o 
áreas. 
 Funcional: Consiste en agrupar las actividades 
análogas según su función primordial para lograr 
la especialización y, con ello, una mayor eficiencia 
del personal. Este es el tipo de organización más 
usual. 
 
 
 
 
 Por productos: Es recomendable en empresas que 
se dedican a la fabricación de diversas líneas de 
productos. La departamentalización se hace con 
base en un producto o grupo de productos 
relacionados entre sí. 
 
 
 Geográfica o por territorios: En general se utiliza 
cuando las áreas de la organización realizan 
actividades en sectores alejados físicamente, y/o 
cuando el tramo de operaciones y de personal es 
muy extenso y está disperso en áreas muy grandes 
y diferentes. 
 
 Clientes: Consiste en establecer departamentos 
cuyo objetivo es servir a los distintos compradores 
o clientes. Por lo general se aplica en empresas 
comerciales, principalmente en tiendas de 
autoservicio y almacenes departamentales, aunque 
puede también utilizarse en organizaciones de 
servicio e industriales. 
 
 
 Por proceso: Secuencia de pasos dispuesta con 
lógica para poder obtener resultados. 
 
 
 Por equipo 
 
 
 Por secuencia: Es conveniente cuando por 
razones técnicas o económicas se requiere hacer la 
departamentalización por secuencias alfabéticas, 
numéricas o de tiempo. 
 
 
 
 Matricial: La esencia de la organización matricial 
casi siempre es la combinación de modelos de 
departamentalización funcionales y de proyecto o 
producto en la misma estructura organizacional. 
 
1.2.1. Consecuencias de una mala 
departamentalización 
 Mala remuneración: en organigramas en los 
que se representan los sueldos de cada sector 
y puesto, esto se puede observar claramente. 
 Falta de unidad de mando 
 Estructura desequilibrada: excesiva 
diferenciación vertical u horizontal. 
 Obstrucción de los canales de comunicación: 
esto se puede deducir de una excesiva 
diferenciación vertical donde el alcance del 
control se limita y por lo tanto los canales de 
comunicación se burocratizan. 
 Superposición de funciones: se refiere a que 
distintos sectores pueden tener asignadas las 
mismas tareas. 
 
1.3 Descripción de Funciones 
• Es la descripción ordenada y clasificada de todos 
los factores y actividades necesarias para llevar a 
cabo el trabajo de mejor manera. 
• Con la descripción de funciones se logran limitar 
y definir las actividades de cada persona en cada 
puesto. 
Herramientas 
1. Organigramas 
Un organigrama es una representación gráfica de 
la estructura formal de una organización; muestra 
las interrelaciones, los niveles jerárquicos y las 
líneas de autoridad. 
 
Simbología: 
Entegrama: Representación gráfica de cada unidad 
orgánica de la estructura formal. 
 Se refiere a cada uno de los rectángulos que 
componen la gráfica y su inscripción. 
 Deben tener el mismo tamaño dependiendo del 
nivel jerárquico. 
 
 
 
Línea de autoridad o dependencia jerárquica: 
Relacionan jerárquicamente los entegramas, son líneas 
llenas en dirección vertical. 
 
 
 
Línea de dependencia funcional: Relacionan 
funcionalmente los entegramas. Dirección horizontal. 
 
Línea de asistencia técnica o de asesoramiento Staff: 
 
Tipos de Organigramas 
 
 
 
2. Cuadro de distribución de actividades 
 Permite analizar las actividades que se realizan en 
los departamentos o áreas para conocer 
distribución de tiempo y cargas de trabajo. 
• Delimita actividades de puestos y departamentos 
• Elimina duplicidad 
• Elimina tiempos muertos 
• Estandariza procedimientos 
• Distribuye cargas de trabajo 
• Evita fugas de responsabilidad 
 
 
 
3. Análisis de Puestos: Definición pormenorizada 
de las labores que se desempeñan en una unidad 
de trabajo, así como las características, 
conocimientos y aptitudes que debe poseer quien 
se encuentre en el cargo. 
• Identificación: datos generales del puesto 
• Descripción genérica: Descripción de las 
principales funciones y responsabilidades del 
puesto. 
• Descripción específica: Descripción detallada de 
las actividades. 
• Perfil del puesto o requisito: requisitos físicos, 
mentales, habilidades, competencias y 
responsabilidades. 
 
4. Manuales: Son documentos escritos que 
concentran en forma sistemática una serie de 
elementos administrativos con el fin de informar y 
orientar la conducta de los integrantes de la 
empresa, unificandolos criterios de desempeño y 
cursos de acción que deberán seguirse para 
cumplir con los objetivos trazados. 
• De organización: Información sobre la estructura 
orgánica, organigrama, misión, visión, objetivos y 
funciones organizacionales. 
• Técnicas: Detalla los principios y criterios 
necesarios para emplear las herramientas técnicas 
que apoyen la ejecución de procesos o funciones. 
• Procedimientos: Incluye la sucesión cronológica 
y secuencial de las operaciones que constituyen 
una unidad para la realización de una tarea 
específica. 
• Políticas: Incluyen guías básicas que sirven como 
marco de actuación para realizar acciones. 
• Específicos: Contienen información detallada de 
un área administrativa específica. 
• Departamentales: Información detallada sobre 
cada uno de los departamentos que conforman las 
diferentes áreas funcionales. 
• De puestos: Manual individual o instructivo de 
trabajo establece las funciones y 
responsabilidades asignadas a cada puesto de la 
organización. 
 
5. Diagramas de Flujo o Flujogramas 
Representan de manera gráfica la sucesión en que 
se realizan las operaciones de un procedimiento. 
Los diagramas de proceso permiten: 
• Simplificar el trabajo. 
• Mejorar los procesos. 
• Eliminar demoras y tiempos ociosos.