Administración de Contratos y Garantías

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ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS 
Y CONTROL DE GARANTÍAS
Fabiola M. Obando
fobando@uao.edu.co
Si compra haga un contrato
No compre un equipo si el
fabricante o vendedor no
se responsabiliza con un
mínimo de condiciones
mediante un contrato
Contrato
-Tiempo y tipo de garantía ( se recomienda un año como mínimo ) que ofrece el 
fabricante o su representante. Especificar los aspectos que cubre la garantía y 
particularmente las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo durante el 
tiempo de garantía.
-Condiciones de seguridad para pacientes y operadores especificando normas y 
niveles de magnitudes a controlar.
-Fases de entrenamiento de los operadores, así como del personal encargado del 
mantenimiento por parte del fabricante o su representante. Es conveniente luego 
de un corto tiempo de explotación, cuando operadores y personal de 
mantenimiento estén mas familiarizados, recibir un segundo entrenamiento con 
mayor nivel de profundidad.
-Dividir el pago, reteniendo entre el 25-30 % del costo total, como condición de 
fiel cumplimiento hasta cumplido el periodo de garantía y fases de entrenamiento 
de operadores y satff de mantenimiento.
-Documentación para la operación, mantenimiento y calibración del equipo. ( dos 
copias mínimo).
La confianza es buena, el control es mejor!!!!
Seleccione las firmas que
● Instalan el equipo en el hospital
● Verificación x 3ero
● Un mes de prueba antes de la 
venta
● Garantía mínima de 1-3 años, 
repuestos y suministros > 5 años
● Pago escalonado y penalización
● Actualizaciones 5 – 10 años
Una vez que ha sido aprobada la compra de un equipo
biomédico, es necesario la elaboración de un contrato
de compra-venta, a fin de proteger los intereses del
hospital, de acuerdo a la práctica internacional
Aspectos del contrato de 
compra-venta
● Objeto del contrato.
● Importe total.
● Ejecución del contrato.
● Cantidad y calidad de los 
productos.
● Embalaje y marcas.
● Inspección.
● Embarque.
● Fecha de entrega
● Instalación y Pruebas de 
Aceptación
● Condiciones y formas de 
pago.
● Fuerza mayor.
● Penalización.
● Reclamaciones.
● Arbitraje.
● Otras condiciones.
● Garantías.
Objeto del contrato
Adquisición de un equipo, o sistema que
cumpla con las especificaciones técnicas
solicitadas.
No olvidar: Condiciones de seguridad para
pacientes y operadores especificando normas
y niveles de magnitudes.
Importetotal
El valor total del contrato incluye
Contrato
Se considera ejecutado después que halla sid
o firmado por ambas partes, las cuales poseen las
copias firmadas.
Pepe Juan
Contrato
Se considera ejecutado después que halla sid
o firmado por ambas partes, las cuales poseen las 
copias firmadas.
Pepe Juan
Ejecución del contrato
Se considera ejecutado después que haya sido
firmado por ambas partes, las cuales poseen los
originales firmados.
Cantidad y calidad de los
productos
● Los productos en virtud del contrato se
consideran entregados por el vendedor, en
cantidad, de acuerdo con el contenido de la
factura comercial.
● Y en calidad de acuerdo a los certificados
requeridos y a las especificaciones del contrato.
Embalaje y marcas
● El método de embalaje debe asegurar la integridad
y conservación de los suministros hasta el país del
comprador, (considerando la manipulación de la
carga, posibles transbordos, y condiciones climáticas
desfavorables).
● La disposición de las etiquetas será de acuerdo a lo
establecido en las normas internacionales.
Inspección
● El comprador puede participar
en la verificación de la
cantidad, calidad, embalaje,
etc. de los productos en el
puerto de embarque.
● El vendedor debe notificar
cuando los productos están
listos para ser verificados.
Embarque
● De acuerdo al modo de transporte aéreo (FCA) o
marítimo (FOB, FAS, CFR, CIF, DES, DEQ) el vendedor
debe notificar con 24 horas - 30 días de antelación a la
fecha de embarque, el número del contrato, cantidad
de contenedores, peso bruto y neto, valor de la
mercancía disponible.
● Una vez realizado el embarque el vendedor envía al
comprador la documentación referente al embarque.
Fecha de entrega
Se define la fecha de entrega y de apertura de los
contenedores en obra y bajo la supervisión y
control del vendedor y el comprador.
Instalación y pruebas de aceptación
● Comprobar que el equipo funciona correctamente
y que reúne todas las condiciones de seguridad.
● Verificación por personal especializado y ajeno
al vendedor.
● Existencia de la documentación del equipo.
● Comprobar todas las condiciones del contrato y
de la garantía.
Prueba de 
aceptación 
de seguridad 
eléctrica
Test de Seguridad Eléctrica para 
prueba de aceptación, IEC 60601-1
Condiciones y formas de pago
Puede ser:
● Contra la presentación de los documentos
● Por carta de crédito
Dividir el pago, reteniendo hasta 30 % del costo
total, como condición de fiel cumplimiento hasta
concluido el periodo de garantía y/o fases de
entrenamiento de operadores y staff de
mantenimiento.
Fuerza mayor
● Guerras
● Desastres naturales
● Orden de las autoridades 
civiles o militares
● Prohibiciones de importación 
o exportación
● Huelgas.
Penalización
● Podrán aplicarse por demoras en las fechas
pactadas y/o incumplimientos en los
parámetros técnicos requeridos.
● No será motivo de penalidades los retrasos
producidos por causa de fuerza mayor.
Reclamaciones
● El comprador tiene derecho a reclamar, por
escrito al vendedor por todos los incumplimientos
en que este incurra.
● El vendedor está en la obligación de examinar las
reclamaciones e informar las medidas para su
solución en un término de 30 días.
● El comprador tiene derecho a reclamar por todos
los defectos ocultos del suministro dentro del
período de garantía.
Arbitraje
● Las partes se comprometen a cumplir el contrato
de buena fe.
● Si las partes no llegan a un acuerdo, el caso será
sometido a la Corte de Arbitraje reconocida por
la Cámara de Comercio del país demandado.
Otras condiciones
● Toda adición o modificación al contrato se
realizará de común acuerdo entre ambas partes.
● Todos los cargos adicionales a cada país son
pagados independientemente por ambas partes.
● Todas las declaraciones y acuerdos entre las
partes contratantes, anteriores a la firma del
contrato quedan sin valor legal.
Aspectos que deben tenerse en cuenta al
establecer las condiciones de la garantía.
SERVICIOS DEL 
VENDEDOR
1.Mantenimiento preventivo
● Acciones de mantenimiento preventivo y procedimientos
mantenimiento predictivo diseñados para el
funcionamiento seguro y condiciones correctas de
operación, así como disminuir la probabilidad de fallos.
● Las inspecciones e intervalos de mantenimiento
preventivo debe basarse en las recomendaciones del
fabricante, la historia del equipo en particular y las
recomendaciones de las agencias reguladoras.
● El personal de mantenimiento encargado de estas
acciones, por parte del vendedor, tiene que poseer un
mínimo de calificación.
● Incluye el diagnóstico y
corrección de los fallos y
mal funcionamiento del
equipo.
● Puede ser solicitado en
cualquier momento, así
como su ejecución por
parte del vendedor estará
sujeto a las limitaciones de
tiempo previstas.
2. Servicio de reparación:
3. Capacitación del personal 
● Médicos, paramédicos, operarios y 
auxiliares.
● Departamento Técnico de 
mantenimiento
4. Mejoras de ingeniería (Upgrade)
● Constituyen las modificaciones que el fabricante
recomienda hacer al equipo para mejorar su
comportamiento.
● Generalmente estos posibilitan la actualización del
equipo, beneficiando por ende al hospital y al
vendedor, quien prefiere dar servicio a equipos
estandarizados.
● El hospital no tiene que pagar tales modificaciones
si son incorporadas durante el mantenimiento
preventivo o el servicio de reparación.
¿El servicio del vendedor incluye las piezas de
repuesto para las partes defectuosas y materiales del
equipo?
5. Partes y materiales
● El vendedordebe garantizar un tiempode respuesta
determinado.
● El incumplimiento en el tiempo de respuesta, resulta
una penalidad para el vendedor.
● Esta sanción puede expresarse contra los gastos de
mantenimiento, o el derecho a cargar al vendedor
los costos de búsqueda de otros servicios.
6. Tiempo de respuesta
El hecho de que los vendedores puedan asumir la
adición de penalidades en el contrato, sirve como vía
para conocer sus capacidades de cumplir con las
obligaciones.
7. Registro de mantenimiento y 
reparación
● El vendedor debe suministrar al hospital un
registro de mantenimiento y reparaciones,
especificando la verificación de los límites
aceptables.
● El hospital puede requerir que la información sea
suministrada en sus formatos de órdenes de
trabajo o transferidas al sistema automatizado
de mantenimiento.
Limitaciones del servicio
● El contrato no incluye el servicio requerido como
resultado de actos deliberados o negligentes de
personas ajenas al vendedor, o de causas fuera de su
control.
● Todas las excepciones que el hospital podría esperar
recibir, deben aparecer en esta sección.
● El vendedor no tiene que brindar servicio por hechos
ajenos al desgaste o rotura normal del equipo, por lo
que el hospital tendrá que pagar por tal servicio.
Limitación de responsabilidades
El vendedor no será responsable por daños
especiales indirectos, incidentales o consecuentes,
sí ha advertido exactamente de la posibilidad de
tales daños.
Terminación del Contrato
Cada parte tiene el derecho de terminar el contrato si la
otra parte rompe o incumple algunas de sus obligaciones,
ante por ejemplo:
● Fallo del hospital en el pago al vendedor.
● Fallo del hospital o del vendedor en alguna de sus
obligaciones en el contrato.
● Si ocurre algún evento de incumplimiento, cada parte
debe devolver a la otra, cualquier equipo o propiedad de
la otra parte, en su posesión.