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En esta lectura trabajaremos sobre la importancia de poder estudiar los aspectos vinculados a la evolución y el impacto de la tecnología en los sistemas de información. Para hacerlo, tomaremos como base de estudio el caso Evolution S. A. que venimos trabajando, que te facilitará la comprensión de los conceptos relacionados con esta lectura. Caso de estudio El cambio tecnológico La seguridad de la información Revisión del módulo Referencias Descarga en PDF Teleclase Práctica El impacto tecnológico y la seguridad de la información Evolution S.A. Figura 1: Distribución por drones LECCIÓN 1 de 7 Caso de estudio La empresa Evolution S. A. se dedica a la fabricación, venta y distribución de drones. La empresa nació en el año 2005 con la visión de los hermanos Hansem, ambos ingenieros: Jorge Hansem, ingeniero aeronáutico, y Raúl Hansem, ingeniero electrónico. Comenzaron con una planta industrial de fabricación ubicada en la ciudad de San Juan, una página propia para la comercialización de sus productos a través del e-commerce y un proceso de distribución tercerizado en la empresa DHL. En el año 2013, a raíz del éxito revolucionario que implicó el producto en el país, la empresa incorporó nuevas tecnologías de fabricación y decidió asumir el proceso de distribución de manera interna, aprovechando sus mismos drones como el principal medio de transporte logístico para las entregas nacionales, manteniendo a DHL como proveedor para las entregas internacionales. Descripción de la figura: La presente figura muestra cómo distribuye la empresa Evolution S. A. a través de sus drones. Fuente: Krakowiak, s. f., http://bit.ly/2Kz2zqS La empresa en la actualidad posee una dotación de 550 empleados que trabajan en la planta industrial de San Juan. El 80 % es personal operativo y el resto es personal administrativo. Posee un organigrama perfectamente definido: a la cabeza figura el director general de empresa; luego le siguen tres gerentes: gerente comercial, gerente de operaciones y gerente de logística; a ellos, a su vez, le sigue una estructura de 40 mandos medios, y el resto es personal de nivel operativo. Objetivos para los próximos 5 años Diseñar y desarrollar un nuevo modelo de dron por año. Incrementar las ventas por año en un 5 % respecto al período inmediato anterior. Incorporar en los próximos 5 años la distribución internacional como parte interna de la empresa. Estrategia para los próximos 5 años Pensando en el objetivo de diseño y desarrollo de un modelo de dron por año, la empresa se encuentra cotizando y evaluando la incorporación de un software de diseño de última generación y la adquisición de tres impresoras 3D para incorporar como parte de sus procesos productivos. La incorporación de la distribución internacional como parte interna de la organización se está pensando desde la fabricación de drones con tecnologías que brinden seguridad en la entrega. Cada dron dispondrá de un lector que escaneará un código digital que tendrá el cliente; solo mediante este reconocimiento se concretará la entrega. Por otro lado, cada dron tendrá incorporado un localizador cuya información de vuelo será controlada por una central computarizada que tendrá el diseño de las rutas gravadas en la memoria. Realizará el seguimiento de los recorridos realizados por los drones las 24 horas y generará reportes automáticos cada hora, notificando la ubicación del dron, los tiempos de vuelo, las distancias recorridas, los productos entregados, los productos pendientes de entrega e, incluso, los desvíos que puedan haberse presentado por situaciones del contexto. El Área de Sistemas de la empresa se encuentra evaluando cuál es la tecnología de hardware necesaria para soportar el software que manejará toda esta información y permitirá a la organización disponer de la información en tiempo y forma de manera segura y confiable. Por su parte, el Área de Calidad de la empresa ya se encuentra diseñando los procesos de auditoría y control para asegurar la fiabilidad de los reportes que proporcione el sistema. A partir de los desafíos tecnológicos que la empresa viene planteando para los próximos 5 años, el equipo de recursos humanos ya se encuentra trabajando en crear, dentro del Área de Sistemas, el Departamento de Seguridad Informática, que serán encargados de controlar el grado de utilización de las computadoras de la empresa, según el puesto que ocupe cada empelado, además de monitorear los diferentes accesos que puedan tener a las bases de datos; asegurar que todos los puertos que puedan tener las computadoras a partir de las cuales podrían robar información se encuentren bloqueados; implementar restricciones en el uso de internet según las áreas, puestos y jerarquías; controlar la cantidad y la tipología de información que los empleados están introduciendo en el sistema. Reconocemos a los sistemas administrativos como una relación directa y necesaria entre las personas, las tareas, la información y las tecnologías. No se trata de una función aislada de otra, sino de la existencia de fuerte interrelación entre ellas (Gilli, Arostegui y Dovel, 2007). Ahora mencionaremos y analizaremos los aspectos vinculados con la evolución y el impacto de la tecnología en los sistemas de información. Evolución En los últimos veinte años, el impacto tecnológico en nuestras vidas ha sido muy fuerte y, si lo vemos en nuestra rutina diaria, no podemos dejar de sorprendernos sobre los cambios que se han ido incorporando en nuestras formas de comunicación, la manera de hacer las cosas, etcétera. Ahora pensemos en cómo esto ha cambiado la manera de hacer las mismas tareas en una empresa. Tomemos un ejemplo evolutivo, y esto nos permitirá ver y analizar cómo impacta. Si pensamos en un sistema de preventa hace más de 20 años, era un grupo de personas que salían a realizar un recorrido en determinadas zonas asignadas y tomaban los pedidos en una planilla de papel. Esto requería que, al cierre de la jornada, el personal regresara a la empresa, donde debía haber, a su vez, personal para recibir esa información y registrarla en algún sistema informático que facilitara el desarrollo de la facturación y el armado de la planilla de carga y distribución de la mercadería para el día siguiente. El paso siguiente en la evolución de este sistema fue la incorporación de un dispositivo móvil que permitía la captura del pedido de manera digital. Esto introdujo una modificación: ya no sería necesario un equipo de personas que esperaran para cargar los pedidos en el sistema de facturación, sino una conexión del dispositivo a través de un cable con la computadora y la migración automática de los pedidos por la misma fuerza de venta que estuvo en la calle. Otro paso fue la incorporación de dispositivos móviles con conexión a internet. Con ello, hoy, cuando que se registra el pedido, impacta a través de la nube de internet en el sistema de facturación, lo que puede afectar de manera automática en la carga de ese mismo día, si el camión aún no salió y dispone de espacio para ese recorrido. Esto acarrea la consiguiente disminución del tiempo de entrega y la mejora en la percepción del cliente acerca del servicio que brinda nuestra compañía frente a otras. Luego puede incorporarse el sistema de pago online. De esta forma es como hoy vemos a nuestras empresas, lo que modifica y adapta sus procesos de la mano de la incorporación de las nuevas tecnologías (TIC o tecnologías de la información y la comunicación). Aplicaciones tecnológicas LECCIÓN 2 de 7 El cambio tecnológico A este modelo podemos complementarlo con un sistema de gestión de pedidos online y de manera directa con nuestro cliente, quien en cualquier momento podrá generar su propio pedido y fecha para la cual solicita la entrega. Consideremos algunas de las aplicaciones tecnológicas que hoy impactan en el diseño de los sistemas. REDES DE DATOS DIGITALES – Las redes telefónicas están migrando rápidamente a la digitalizaciónde con el potencial en la transferencia de datos que esto lleva aparejado. Esto permite que el usuario esté conectado de manera sencilla con los sistemas de la empresa. MÁQUINAS INTERACTIVAS – Podemos pensar en los primeros cajeros automáticos de los bancos o los sistemas de quioscos interactivos en donde nosotros, como usuarios, directamente hacemos los depósitos bancarios, los check in en vuelos o la obtención de información turística, entre otros ejemplos. FABRICACIÓN VIRTUAL – Pensemos en aquellos sistemas que hoy nos permiten modelar y diseñar productos en una pantalla, desde una imagen de un logo hasta una propiedad, desde un auto hasta piezas dentales. OFICINA SIN PAPELES – A veces nos parece que es algo utópico, pero consideremos que el volumen de papeles, aunque no se elimine al 100 % por cuestiones de procedimientos, no es un impedimento tecnológico. Hoy podemos incorporar el concepto de firma digital a nuestros procesos y, de esta forma, permitir hasta la generación de contratos con nuestros clientes o proveedores con validez legal de acuerdo con las legislaciones de cada país. SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTEGRALES – (ERP o planificación de los recursos de la empresa) Esta mirada e implementación de los sistemas nos permite integrar toda la empresa y sus procesos. COMERCIO ELECTRÓNICO – Es la posibilidad de mantener nuestra organización abierta las 24 horas los 365 días del año. Hoy la tecnología permite su desarrollo. Nuestro desafío es analizar cómo competirá nuestra organización en este modelo, cuál será el alcance de nuestro mercado, si nuestros productos pueden o no ser comercializados en otros países; es decir, el desafío es cómo planeamos este sistema. Descripción de la figura: La siguiente figura muestra una gráfica representativa de lo que sería una tienda virtual. Figura 2: Comercio electrónico Fuente: PulsoSocial, s. f., http://bit.ly/345bJTY Si analizamos el caso de Evolution S. A., podemos observar que la empresa nace con las TIC incorporadas, teniendo en cuenta que desde sus inicios el e-commerce a través de su página web es parte de su dinámica habitual de trabajo. Además, Evolution S. A. no se queda quieta y sigue pensando en incorporar nuevas tecnologías, como la posibilidad de adquirir un software de diseño de última generación, así como las impresoras 3D que está pensando incorporar como parte de sus procesos productivos. Al hablar en la actualidad de las funciones informáticas en las organizaciones, es normal escuchar sobre tecnologías innovadoras, nuevas aplicaciones, nuevos dispositivos de hardware e, incluso, de innovaciones importantes para lograr que la información tenga más consistencia. Es fundamental que las empresas tengan en cuenta que la base de cualquier sistema informático es la información y que, por tal motivo, debe ser cuidadosamente tratada, ya que, de no ser así, puede divulgarse o mal utilizarse información confidencial, lo que puede dar lugar a robos, fraudes, etcétera. Es importante considerar que los centros de cómputos en las organizaciones pueden llegar a constituirse en el activo más importante y valioso que tiene una empresa. En la actualidad existe un sinnúmero de delitos informáticos relacionados con fraudes, falsificación e incluso venta de información, así como la presencia de virus informáticos que tienen un único fin, que es destruir la información. Consideraciones para la seguridad en los sistemas de información A continuación, mencionaremos cuáles son los aspectos sobre los cuales la organización debe prestar especial atención: LECCIÓN 3 de 7 La seguridad de la información USO DE LA COMPUTADORA Deberá prestarse especial atención: a los tiempos en que las computadoras sean destinadas para uso ajeno a la organización, a las copias que puedan realizarse de los programas que posea la empresa y a los accesos que pueda haber a las bases de datos, a los efectos de que no sean relacionados con la organización. SISTEMAS DE ACCESO CANTIDAD Y TIPO DE INFORMACIÓN PERSONAL Otro aspecto fundamental son los niveles de seguridad que existan para el acceso a los sistemas de información de la organización. Es importante que se controle la cantidad y el tipo de información que se introduce en los sistemas, ya sea regulando la información o las personas que acceden a cada tipo de información. Se debe prestar especial atención a las personas que han iniciado sesión de manera directa a los sistemas de información, además de mirar las relaciones en el uso de la información y los niveles de capacitación del personal que lo utiliza. Desarrollo de un sistema de seguridad integral Desarrollar un sistema de seguridad significa: planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades relacionadas a mantener y garantizar la integridad física de los recursos implicados en la función informática, así como el resguardo de los activos de la empresa. (Jiménez, 2009, p. 16). MEDIDAS DE CONTROL Si analizamos el caso que estamos estudiando, Evolution S. A., podemos ver que la empresa se encuentra trabajando en incrementar todas las medidas de seguridad necesarias a partir de las nuevas incorporaciones tecnológicas que se están pensando para los próximos 5 años. La preocupación del Área de Calidad por diseñar procesos de auditoría y control para asegurar la fiabilidad de los reportes que proporcione el sistema, la creación por parte del Área de Recursos Humanos de un departamento de seguridad informática que se especialice en todo lo relacionado con el control del uso de las computadoras, el uso y la disponibilidad de información, así como los accesos y las restricciones, muestra una real intención de la empresa en considerar las medidas necesarias para asegurar la seguridad en sus sistemas de información. Deberá existir en la organización un sistema de control o auditoría que permita detectar cuándo se están generando cambios o movimientos fuera de lo convencional en los sistemas de información. Para poder implementar un sistema de seguridad en una organización, es fundamental: por un lado, que los directivos sean sensibilizados en lo que respecta a los temas relacionados con la seguridad; por otro, realizar un diagnóstico en lo relacionado con la situación de riesgo y seguridad sobre la información tanto a nivel software como de hardware, así como a nivel de recursos humanos y del entorno. SUBMIT Podemos ver que la empresa Evolution S. A. tiene una Dirección que, además de planificar sus objetivos y estrategias para los próximos 5 años, tiene muy presente y está enfocada en la importancia de tomar el control de todos los temas relacionados con la seguridad de la información que maneja. Si decimos que son sistemas que hoy nos permiten modelar y diseñar productos en una pantalla, ¿de qué aplicación tecnológica estamos hablando? Cuando hablamos de medidas de control, hacemos referencia a que es importante que se controle la cantidad y el tipo de información que se introduce en los sistemas, ya sea regulando la información o las personas que acceden a cada tipo de información. A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso. Fabricación virtual. Redes de datos digitales. Oficinas sin papeles. Comercio electrónico. Verdadero, ya que las medidas de control están relacionadas con el análisis de la cantidad y el tipo de información que ingresa a los sistemas. SUBMIT Falso, ya que las medidas de control se refieren a la incorporación de sistemas que permitan detectar movimientos fuera de lo normal en los sistemas. Hasta acá aprendimos LECCIÓN 4 de 7 Revisión del módulo Los sistemas administrativos – En esta sección del módulo estudiaremos qué es un sistema administrativo, cuáles son los diferentes elementos que los componen y qué requisitos deben cumplir los mismos para funcionar. Los sistemas operativos – Estudiaremos los diferentes sistemas operativos que existen en una organización y que son aquellos que concretamenteestán relacionados con las operaciones básicas que se requieren en una organización, según su naturaleza Áreas funcionales y gobierno corporativo – En esta sección estudiaremos las diferentes áreas funcionales que existen en una organización y que en general surgen cuando las empresas van tomando grandes dimensiones y comienza a ser necesaria su departamentalización. También estudiaremos qué son los gobiernos corporativos y para qué sirven. El impacto tecnológico y la seguridad de la información – En esta sección analizaremos los aspectos vinculados a la evolución e impacto que tiene y ha tenido la tecnología a lo largo de los años en los sistemas de información. Además, estudiaremos cuáles son algunas de las consideraciones que debe tener en cuenta la organización para la seguridad en sus sistemas de información. Gilli, J., Arostegui, A. y Dovel, I. (2007). Diseño organizativo: estructuras y procesos. Buenos Aires, AR: Granica. Jiménez, J. A. (2009). Evaluación: seguridad de un sistema de información. Quito, Ecuador: El Cid Editor. Krakowiak, M. (s. f.). Ilustración de un dron de seis hélices entregando un paquete [Imagen]. Recuperado de https://www.lavanguardia.com/tecnologia/20161215/412639771725/drones-entrega-amazon-logistica-transporte-correos.html PulsoSocial. (s. f.). [Imagen sin título sobre una gráfica de comercio electrónico]. Recuperada de https://pulsosocial.com/2016/09/30/weebly-plataforma- impulsara-ideas-emprendedores-america-latina/ LECCIÓN 5 de 7 Referencias
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