HERRAMIENTAS PARA CEREMONIAL Y PROTOCOLO 1 El Ceremonial de las Relaciones Públicas

Organización de Eventos

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SIN SIGLA

Andrés Miguel Alcaraz

2/7/2023

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Módulo 2
El Ceremonial en
las Relaciones
Públicas

2. El Ceremonial en las
Relaciones Públicas

2.1. Ceremonial, relaciones públicas y
publicidad
Si consideramos que, en un sentido lato, las relaciones públicas consisten
en persuadir a las personas para que adopten una posición o actitud
favorable con relación a un objeto determinado y que, por lo tanto, uno de
los fines de las relaciones públicas es dedicarse a las políticas y actividades
dirigidas a prestigiar a una entidad, una empresa, un producto o una
persona ante la opinión pública, resulta evidente, como ya lo hemos
señalado, la vinculación entre esta disciplina, la publicidad y el ceremonial.

Hay que dejar en claro que ceremonial, no es sinónimo de relaciones
públicas, es una actividad que se desarrolla en el marco de las relaciones
públicas, es una herramienta a ser utilizada en las relaciones públicas. Si
bien es cierto que, en la actualidad muchos profesionales en relaciones
públicas desarrollan sus carreras en organismos de ceremonial en el
ámbito gubernamental o institucional, hay que aclarar que no es la única
ocupación que puede tener un relacionista público. La relación del
ceremonial con la publicidad es más compleja. Si no referimos a la
publicidad de los actos de gobierno, es decir hacer pública la gestión de
gobierno, basta con publicar en el boletín oficial los actos administrativos
(decretos, resoluciones) y enviar una gacetilla por el área de prensa y
difusión conteniendo los datos de la obra o acción que se desea difundir y
comunicar. Esto es así en el ámbito gubernamental. En la actividad privada
un acto o evento organizado por una entidad puede necesitar de una
campaña publicitaria o bien puede formar parte de una estrategia
publicitaria. Es aquí donde el ceremonial aplicable a la organización de
eventos aporta elementos comunicativos para reforzar o conformar el
mensaje a comunicar.

Aunque algunos comunicadores, que desempeñan tareas exclusivas de
docencia, con una visión sesgada y elitista de las RP, vistas sólo desde la
teoría, manifiesten que “no se va a estudiar RP, para terminar trabajando
en el área de ceremonial u organizando eventos”, debemos tener en
cuenta la demanda del mercado laboral actual requiriendo profesionales
formados en éstas disciplinas, que apliquen estas herramientas de las RP,
que para esos comunicadores, son “la cenicienta”, de la profesión.

2.2 Atención de personalidades, visitas
y huéspedes
En la actualidad y pese a la severa crisis económica mundial, las visitas de
estado y empresariales se siguen llevando a cabo. El acto de recibir aunque
parezca simple y que cualquier persona lo puede realizar implica manejar
conocimientos básicos para evitar inconvenientes y malos entendidos con
el o los visitantes, sean éstos del propio país o extranjeros.

Primeramente hay que investigar a los visitantes para saber su estado civil,
titulación profesional-si la posee-, si sigue alguna dieta alimentaria
especial, si está bien de salud o puede llegar a necesitar asistencia médica
local, si tiene conocimiento sobre las actividades de nuestro ente o
empresa, cuáles son los intereses específicos de la visita. Si va a traer
obsequios, para prever los obsequios que le haremos (en calidad, costo y
en el sentido que se le da al obsequio, sea éste de naturaleza social,
cultural, gastronómica, etc.). En lo atinente al estado civil es importante
determinar si la visita es con esposa, pues se deberá organizar una
actividad paralela acompañada por las esposas de los anfitriones. Si es
viudo o ha sufrido la reciente pérdida de un familiar, el conocimiento de
ese hecho hará posible evitar preguntas o comentarios inapropiados.

En caso que el visitante o los visitantes sean extranjeros, averiguar sus usos
y costumbres, si es su primera visita al país, su manejo del idioma local, o si
es necesario prever traductores. Si pueden comer y beber todo tipo de
alimentos y bebidas. Hay casos en que por una cuestión religiosa no
pueden comer cierto tipo de alimento o beber alcohol. O presenciar ciertos
espectáculos. Además hay que enviarles previamente a la visita
información sobre las temperaturas, para que prevean el vestuario, el
voltaje eléctrico del nuestro país por si traen artículos eléctricos de su país
de voltaje diferente y las actividades que se realizarán para que tengan en
cuenta la indumentaria a utilizar. En algunos casos que se envía el

programa anticipadamente a los visitantes se indica al lado de cada
actividad el atuendo aconsejado a vestir.

Recordemos que la importancia de la primera impresión que producimos al
visitante condicionará su modo de actuar con nosotros y en la percepción
de la entidad que presentamos. Por ello debemos cuidar que todo el
personal afectado a la atención de los visitantes observe cuidadosamente
las reglas de comportamiento social en todo momento. En materia de
seguridad de los visitantes o comitiva es importante tener en cuenta el
tema de seguridad, aunque a veces haya detalles que escapan a nosotros,
tratar de solucionar un suceso imprevisto. Al respecto recuerdo la visita de
una delegación de altos ejecutivos de una empresa norteamericana con
intereses en el país. Habíamos organizado todos los aspectos de esa visita
que duraría varios días y visitarían varias provincias. No obstante al arribar
desde el interior a la Capital Federal en un vuelo de cabotaje y concurrir a
retirar el equipaje a la cinta transportadora, nos dimos con que las maletas
habían sido abiertas y faltaban algunas pertenencias. El personal de
seguridad de la empresa privada contratado para acompañar la visita nada
pudo hacer, ya que el robo se produjo en trayecto del equipaje del avión
hasta la cinta transportadora. Luego de pedir las disculpas del caso
repusimos a los visitantes los objetos robados (ropa, carteras, accesorios).
La disculpa fue aceptada y el hecho minimizado por los americanos. Pero,
¿qué imagen de nuestro país se llevaron estas personas?
Referente a la organización de visitas transcribimos una serie de tips que
aconseja la especialista española en ceremonial Lola García directora de la
empresa Soluciones Eficaces1:
“La inversión que se realiza para posicionar y potenciar la imagen
corporativa habitualmente suele ser costosa. Se cuidan bastante los
símbolos y elementos gráficos que permitirán la comunicación con los
públicos objetivos y, en ocasiones, descuidando los pequeños detalles que
conforman su propia filosofía institucional.
Se pone mucha atención en cuidar aquellas cuestiones por las que “paga”,
pero se despreocupan de las que, en principio, no cuestan dinero, no
prestando la atención adecuada en su repercusión.
Un ejemplo lo podemos observar en la publicidad, tan explotada como
herramienta de difusión y promoción y de la que podemos obtener dos
lecturas: la publicidad directa y la publicidad indirecta. La primera hace
referencia a la publicidad por la que se paga (por ejemplo, un anuncio) y la

1 Disponible en: http://agora.escoladeltreball.org/Members/mteixido/1wase-
c2/comunicacio-i-institucio/C2_ACTIVITAT_VISITES.pdf

segunda, la que se produce de forma espontánea y colateral (por ejemplo,
un problema que tuvo con un cliente y que no se solucionó de forma
conveniente, lo que habitualmente produce una muy mala publicidad).
Pues lo mismo sucede cuando alguien va a visitarle a su empresa. Si usted
no cuida los detalles en cómo le recibe y el trato que le dedica, la impresión
que puede sacar de su compañía puede ser muy distinta de la que usted
desea transmitir. Si desea cuidar todos los elementos por los cuales, usted
y su empresa, comunican hacia el exterior, debe dedicar un tiempo en
planificar cómo lo quiere hacer y cuáles son los cuidados que usted les va a
dedicar. Esto resultará más fácil si usted cuenta con un lugar para larecepción de las mismas y si no es así, deberá pensar en cómo lo desea
hacer para causar una buena impresión y ser hospitalario con sus visitas.
Para ello, a continuación le indicamos una serie de ideas que le ayudarán
en la planificación de este tema y que le recomendamos documente e
incluya en el Manual de Protocolo y Comunicación de su empresa:
1. Una de las acciones más importantes en relación a la imagen corporativa
que deseamos transmitir es la forma en la cual nos relacionamos con los
demás y el cómo recibimos a nuestras visitas es una de ellas, por ello, es
importante prever una zona donde las personas que vienen a vernos a
nuestra empresa puedan ser atendidas. Dejarlas de pie en recepción no es
una buena idea.
¿Dejaría usted a los invitados a su casa esperándoles en la entrada o les
haría pasar al salón?
2. Siempre que sea posible, la zona de espera debe tener unas
características óptimas para que nuestro visitante se sienta cómodo:
colores claros, luz no demasiado tenue ni potente (a ser posible natural),
una temperatura agradable (entre 22 y 24º), con ventilación apropiada, un
olor agradable y si hay música, que sirva de fondo, nunca de protagonista.
3. Si generalmente tiene distintos tipos de visitas y dispone de espacio,
establezca diferentes zonas de espera según el tipo de visita. No deje al
directivo de una empresa proveedora con otra de su competencia o con un
cliente. Planifique sus visitas y haga que no coincidan.
4. Sea hospitalario con sus visitas y deje a su disposición algún tipo de
lectura, como por ejemplo, su revista corporativa o también son una buena
opción, las revistas del sector. Otra cuestión interesante es que la persona
de recepción le ofrezca algo de beber, como un vaso de agua o café.
5. El tiempo es oro. No haga esperar a sus visitas, especialmente cuando la
reunión se ha fijado con anterioridad. La puntualidad es obligada tanto
para el que visita como para el que recibe. Hacerse esperar no es señal de

ser más importante o superior, sino de falta de respeto y consideración
hacia el otro.
6. Si tiene que hacer esperar a su visita más de diez minutos, disculpe la
tardanza y dé una breve explicación. Si se prevé que la reunión se retrasará
más, debe hacer que alguien se disculpe en su nombre y avise al interesado
sobre el tiempo de espera, para que éste actúe en consecuencia.
7. Observe y planifique con atención que todas las personas que forman
parte de la cadena de recepción, sigan las mismas normas de cortesía y de
actuar: personal de seguridad, de recepción, de secretaría, directivo... Una
vez definida la filosofía de la empresa todos los miembros de ésta, deben
de implementarla con el mismo grado de compromiso. Para ello y tal y
como hemos comentado anteriormente, lo preferible es documentarlo en
su Manual de Protocolo y Comunicación
8. Establezca una jerarquía a la hora de atender las visitas. Cuestiónese
quién recibe y cómo hacerlo. Hágase las siguientes preguntas dependiendo
de su organización: ¿quién recibe a un comercial que va a visitar a un
director o un jefe de departamento? ¿Y a un director general que recibe el
director general de su empresa? A mayor importancia de la visita, mayor
deferencia al momento de recibirle. Establezca normas y prioridades al
respecto.
9. Es conveniente que la persona que atiende al recién llegado, bien como
interlocutor o como guía, se identifique, salude y le indique cómo se va a
proceder. Por ejemplo: “Vamos a ir a mi despacho” o “le voy a llevar al
despacho de D. Julián Gómez”. Hacer que nuestro visitante se sienta
perdido o desorientado, no facilita la buena imagen que se desea
transmitir, es necesario que la visita sepa en todo momento, dónde está y
quién le atiende.
10. Una vez que la visita es recibida por su interlocutor, éste debe actuar
cómo un buen anfitrión. Saludar de forma firme y sincera, invitar al
visitante a sentarse y entregar y recibir la tarjeta corporativa, si fuera
necesario. Si es la primera vez que recibe a esta persona lea la tarjeta,
memorice el nombre y cargo de la persona y a ser posible, déjela a la vista
por si necesita recordar el nombre de la persona o la empresa. Si recibe o
se reúne con varias personas, coloque las tarjetas encima de la mesa, con
un orden que le permita poder dirigirse a ellos por su nombre,
simplemente echando un vistazo a las mismas.
Independientemente de si la visita ha sido o no productiva, lo que sí hemos
de conseguir es que el visitante se haya sentido cómodo y bien atendido,
ya que esto permitirá que la persona que nos ha venido a ver se marche

con una buena sensación y esto redundará en una mejor imagen y más
positiva.
Cualquier acción que permita mejorar la imagen corporativa de nuestra
empresa y de las personas que la integran, estará contribuyendo a mejorar
la comunicación, a transmitir aquello que deseamos y a establecer
relaciones más cordiales que permitan un mayor entendimiento y muchos
puntos de encuentros, que nos permitan conseguir nuestros objetivos”.
Aunque pueda parecer evidente, vamos a repasar algunos aspectos de la
recepción de una personalidad que son esenciales:
1° Necesitamos asegurarnos que su llegada no sufra inconveniente alguno.
2° Para ello habremos confirmado con su secretaria privada, asistente o
nuestro par de Relaciones Públicas que éste viajará con todos sus
documentos de viaje en orden. Por ejemplo, si es un viaje internacional:
validez del pasaporte, visa, vacunas, obligación de registro de extranjeros,
reserva de vuelos, entre otros detalles. Ahora bien, si el viaje es local,
necesitamos también constatar los vuelos, traslados en bus, en taxi,
siempre buscando respetar los cronogramas asignados.
3° Para lo cual, se le habrá hecho llegar un programa provisorio de
actividades, tanto profesionales como sociales y culturales, de manera que
al partir ya tenga una idea suficientemente clara de su agenda durante la
estadía.
A continuación se muestra un Modelo de programa:
Acto de Inauguración Planta de Montaje - Renault Argentina
(Córdoba).
09.00hs
Arribo del Sr. Presidente del Grupo Brasil y comitiva al Aeropuerto Córdoba
“Arq. Ambrosio Taravella”. Reciben:
• Sr. Intendente de la Ciudad de Córdoba
• Sr. Cónsul de Brasil en Córdoba
• Sr. Presidente de la Unión Industrial de Córdoba
09.25hs
Traslado a Renault Argentina Planta Santa Isabel
10.00hs

Arribo de comitiva a Renault Argentina Planta Santa Isabel
Reciben:
• Sr. Director de la Planta Santa Isabel Renault Argentina
• Sr. Gerente de Relaciones Institucionales de la Planta Santa Isabel
Renault Argentina
10.30hs
Acto de Inauguración – Invocación religiosa
10.35hs
Palabras de Bienvenida a cargo del Sr. Director de la Planta Santa Isabel
Renault Argentina
10.45hs
Palabras a cargo del Sr. Presidente del Grupo Brasil
11.00hs
Palabras de cierre a cargo del Sr. Intendente de la Ciudad de Córdoba
Corte de cinta y recorrido por las instalaciones
12.00hs
Recepción en salón comedor
13.30hs
Finalización del acto y traslado del Sr. Presidente del Grupo Brasil y
comitiva al Aeropuerto Córdoba
15.00hs
Partida del vuelo con destino a la ciudad de Porto Alegre. Brasil
4° Al preparar la agenda, conviene tener en cuenta que todo el mundo
necesita esparcimiento y descanso. Por lo tanto, a excepción que resulte
absolutamente vital, debemos evitar ser abusivos con una maratón de
compromisos, tratando de programarle, en proporción al tiempo
disponible, alguna mañana o tarde para las compras y paseos, así como
alguna noche para descansar de las comidas oficiales. (Estos intervalos se
suelen llamar “libres” y se entiende que el visitante tendrá absoluta

libertad de acción, dentro de lo razonable, para disfrutarlo como le
parezca.
5° El programa de actividades se irá precisando paulatinamente, siempre
en coordinación con la secretaría privada, asistentes o par de Relaciones
Públicasdel visitante, de manera que al llegar éste, tenga un panorama lo
más completo posible de sus actividades y que los imprevistos estén
reducidos al mínimo.
6° Asimismo, habremos establecido contacto con el área de relaciones
públicas correspondiente tanto del Aeropuerto de arribo, como del hotel
donde se hospedará, para coordinar con cierta anticipación todos los
aspectos relativos a la tramitación de sus documentos de viaje, retiro de
equipaje, calidad de sus habitaciones y del servicio, entre otros.
Naturalmente, también habremos controlado que su transporte, tanto al
llegar como durante su visita sea adecuado a su nivel. No menos
importante es la partida, el traslado acompañamiento y despedida es el
cierre de la visita.
Imagina como Relacionista Público que has logrado el desarrollo de una
estrategia de alianza corporativa brillante para la rentabilidad y
sustentabilidad de tu organización. Entonces reciben en tu ciudad al
Presidente de la organización con la cual firmarán la alianza. Pero el
Aeropuerto demoró su arribo, el coche que lo trasladó del Aeropuerto al
Hotel no le funcionaba el aire acondicionado, la reserva de la habitación en
el Hotel no había sido confirmada por lo cual se hospedó en una habitación
de menor nivel al esperado.
¿Cómo crees que resultarán las negociaciones
entonces?
Con seguridad estos descuidos en los detalles pondrán en peligro la alianza,
el negocio de tu empresa y por supuesto tú puesto de trabajo. Recuerda:
“Las grandes obras empiezan por sus detalles”.
7° Otro aspecto importante es el de la seguridad y la salud. Tendremos que
tomar siempre las medidas necesarias para que el visitante cuente con una
protección acorde con su importancia y que esté prevista la posibilidad de
una pronta atención médica si llegara a sufrir algún problema.
8° En ese sentido, también es fundamental poder contar con servicios
legales y jurídicos, de manera que toda contingencia de este tipo sea
debidamente cubierta, tanto en cuanto a la defensa del extranjero en
nuestro país, como en lo relativo a la eventual responsabilidad del propio
organizador si por alguna circunstancia desgraciada se incurriera en un
ilícito civil o penal. Visitas a establecimientos y otros acontecimientos

2.3 Ceremonias y actos
Es fundamental organizar ceremonias y actos en función de:
 Su naturaleza (inauguración, exhibición, etc.). De ahí, valoraremos
las personalidades que concurrirán;
 El tipo de comida (tener presente si son asisten extranjeros, si
observan un régimen especial, si son vegetarianos, si evitan el
cerdo, las religiones, entre otros detalles); el servicio y
eventualmente el espectáculo a ofrecer;
 Si habrá discursos (¡breves! Por piedad a los asistentes);
 Si habrá placa recordatoria, bendiciones de las instalaciones y
bautizos (con su correspondiente “madrina” y botella de
“champagne”);
 Si habrá banderas, obsequios, folletos y publicaciones, entre otros.
Igualmente, será fundamental planificar de manera adecuada todo lo
relacionado con el transporte de los invitados, así como el fluido
estacionamiento y circulación de los vehículos.
Otros ítems importantes a verificar son:
 Los sistemas y soportes de comunicación; audiovisuales;
 Calidad y cantidad de mozos de servicio, guías, acompañantes,
intérpretes (siempre que fuere necesario por la asistencia de
extranjeros);
 • Facilidades y estructuras, tanto en cuanto a tarimas para discursos
y espectáculos, como en cuanto a espacios para ubicar a periodistas
y fotógrafos;
 Servicio médico e instalaciones sanitarias adecuadas al número de
concurrentes;
 Entre otros detalles que tiendan a que el evento se desarrolle de
forma agradable y sin tropiezos.
Como recomendación, le conviene enumerar todos los temas a tener en
cuenta y se deberá convocar a todas las reuniones preliminares que fueren

necesarias, e inclusive, realizar ensayos si la ceremonia fuera
particularmente compleja.

Figura 2.1 El gobernador de Salta Dr. Urtubey posando junto a los empleados de una
planta de hormigón que se inauguró en su provincia. Las visitas de personalidades son
habituales durante la inauguración de una planta, hay que organizar correctamente los
recorridos, para que no se excedan en el tiempo que disponen los visitantes y coordinar
previamente con las áreas de ceremonial pertinente, los aspectos de la inauguración.

Figura 2.2 En visitas a planta de autoridades o empresarios de otro país, recuerda tener la
indumentaria de seguridad necesaria para las visitas, es importante que estén
identificadas con el isologotipo de tu marca para las fotografías que serán publicadas en
los medios de comunicación. Aunque la delegación traiga su traductor, debes conocer
toda la información posible sobre tus visitantes, para adecuar las explicaciones durante su
visita y los tópicos a tratar, inclusive las pautas culturales respecto a distancias
interpersonales y modo de dirigirse a ellos. Si tus visitantes son japoneses por ejemplo,
todo el tiempo asentirán mientras hablas, no significa que estén de acuerdo contigo,
significa que entienden lo que dice.

Figura 2.3 Visita del Embajador de la República Popular China a una planta de fabricación
de trenes en Córdoba, las visitas de diplomáticos son generalmente el paso previo a una
visita de empresarios del país de origen del diplomático, para establecer un vínculo
comercial con la empresa visitada.

Figura 2.4 El presidente Piñera de Chile visitando una planta de fabricación militar provisto
de un casco de seguridad. Provea de los elementos de seguridad y además prevea la
seguridad de los lugares a recorrer desde el punto de vista de la seguridad industrial, para
evitar llevar a los invitados a sitios riesgosos por el funcionamiento de maquinaria o
emanaciones tóxicas.

Figura 2.5 Estime los tiempos de duración de la visita a planta, sus invitados estarán
expuestos a aromas fuertes, sonidos estridentes, vibraciones, etc., a los que no están
acostumbrados, en la fotografía el gobernador de Buenos Aires Daniel Scioli recorriendo
las instalaciones de una refinería de combustible.

Figura 2.6 Las “open house” con destino a establecimientos educativos de distinto nivel
deben ser planificadas para que sean adecuadas a la edad y conocimientos de los
visitantes, ¿cuántas veces hemos ido de niños a visitar plantas fabriles, donde nos
explicaban como fabrican un trabuchador oxidrihilico de iones neutros, que no sabemos
qué es ni para qué sirve y las explicaciones que nos dan son para un físico avanzado con
un doctorado en física cuántica, por lo tanto nos dispersábamos, distraíamos y
terminábamos jugando hasta que el docente a cargo no pegaba un reto o nos miraba
como aviso previo a acogotarnos? ¿Era la culpa de nosotros? No. El niño o adolescente
que no entiende y no pregunta se distrae y presta atención a otra cosa porque se aburre.

Para la empresa tiempo y dinero perdido, para el docente un fastidio porque “los chicos”
hacen cualquiera en la visita. Por último una recomendación importante, antes de
comenzar la visita hay que explicarle claramente a nuestros invitados, las normas de
seguridad industrial y la señalética que indica cuales son los lugares seguros para transitar
y cuáles serían las consecuencias de no respetar esas señales. Y aunque los visitantes
vayan con docentes a cargo, siempre contar con un colaborador que nos ayude a
asegurarnos que no se alejó nadie del grupo o está haciendo algo que no debe. Aquí
prevenir es ganar.

Figura 2.7 Visita de la presidente de la Nación Dra. Cristina Fernández de Kirchner a la
planta de la empresa “Converse”, rodeada por los operarios de la misma.
Recomendaciones: si eres el anfitrión, junto al personal de prensa, ceremonialy seguridad
de presidencia que irá previamente a visitar tu empresa, has el recorrido y acata las
instrucciones que ellos te darán, pues saben el tiempo que debe durar la visita según la
agenda presidencial y se ocuparán de ayudarte para que el evento sea satisfactorio para
ambas partes y evitar algún inconveniente. No intentes alterar el programa convenido con
esas reparticiones para mostrar una parte de la planta que ellos no autorizaron y que
quieres a toda costa que el invitado vea o visite, sólo ocasionará problemas y será muy
poco probable que se repita la visita, pues esas reparticiones desaconsejarán visitarlo
nuevamente. Si cumples tareas en un área de ceremonial, debes estar atento en todo
momento y controlar el recorrido convenido, guiando a la comitiva para evitar que se
altere el programa. Recuerda que cuando un funcionario visita una planta el control y
dirección de las acciones están a tu cargo.

Figura 2.8 Si vas a realizar un evento dentro de la planta industrial piensa en adecuar
acertadamente, los lugares donde se realizará ése evento, es decir la visibilidad,
comodidad de los invitados, la ambientación y cartelería. Una planta fabril, no cuenta
dentro de la misma con salones para eventos, salvo que tenga un auditorio, cine, comedor
u otro sitio que se adecue para reunir personas. Por lo tanto si el evento es en la planta
piensa en lograr la mejor visibilidad para el objetivo que buscas. En el caso de la foto es
presentar el coche número 500.000, pero como están posando los invitados frente al
mismo, sólo se puede adivinar sus contornos detrás de ellos. Los invitados son
importantes, ya que prestigian el evento y algunos son parte del target de nuestro
producto, pero en este caso la estrella es el vehículo. ¿Crees que es acertado el montaje
del sitio para exhibir el coche?

Figura 2.9 Acto llevado a cabo en la empresa Magnetti Marelli en Córdoba del rubro de las
autopartes, puede observarse que se trata de un galpón de la empresa, pero que ha sido
acondicionado con sillas, se ha montado un escenario y colocado un podio para hablar
desde allí. A veces la sobriedad y austeridad en el montaje son lo más efectivo, ya que
sabemos que allí es un lugar de trabajo en que ocasionalmente se lleva a cabo un acto y

valoramos haber adecuado sus instalaciones con las comodidades mínimas para que
presenciemos el evento. En este tipo de ceremonias es verdad aquel dicho “menos es
más”.

Figura 2.10 Cuando organizamos una visita a planta según el perfil de los visitantes, es
aconsejable que nos acompañen los responsables de cada área o que en cada área a
visitar haya un responsable que tenga los conocimientos técnicos suficientes para
responder a preguntas técnicas o complejas, aunque se supone que el dueño, presidente,
director de planta, gerente de planta conozcan perfectamente todo el proceso que allí se
lleva a cabo, una pregunta inocente o malintencionada los puede dejar malparados, por
eso es importante contar con la asistencia técnica especializada. Se puede conocer el
proceso de fabricación al dedillo, pero también hay que saber explicarlo y responder
preguntas complejas. Por eso, nada mejor que nos ayuden los conocedores de cada área a
visitar.

Figura 2.11 La visitas a obras en construcción se deben planificar para evitar lugares
riesgosos (sin terminar), materiales sueltos en altura que se puedan caer, lugares aptos
para tránsito sin desniveles, huecos mal tapados o tapados con materiales endebles.

Figura 2.12 Cuando los candidatos partidarios se encuentran en campaña, realizan visitas a
plantas industriales de distintos rubros para interesarse por el funcionamiento del sector.
Estas visitas si son de interés de la empresa se autorizan, deben ser organizadas
cuidadosamente, por la cobertura mediática que tendrán. En la fotografía Francisco de
Narváez visita la planta de café Cabrales.

2.4 Exhibiciones, ferias y exposiciones
Estos distintos tipos de evento en la actualidad y pese a la recesión
económica mundial se continúan realizando en todo el orbe y no ha
disminuido la actividad. Por el contrario en épocas de crisis se necesita
vender, optimizar las relaciones comerciales, ofrecer alternativas al alcance
del consumidor a buen precio de bienes y servicios. Las exhibiciones, ferias
y exposiciones son la herramienta ideal para poner en contacto al potencial
cliente con lo que queremos que conozca y compre. Entonces, los costos
de organización de este tipo de eventos constituyen una inversión y no un
gasto fútil.
Específicamente en la República Argentina, estas actividades hasta 2008
eran un sector en crecimiento. Distintos rubros tales como la moda, el
agro, la industria y las empresas de servicios, sumados a los sectores de
profesionales de diversa índole invertían en organización de exhibiciones,
ferias y exposiciones. Así lo indicaba la publicación especializada “Ferias y
Congresos” casi al finalizar el año 2008. Las previsiones para el futuro sin

ser pesimistas indican una merma en las actividades. Empero, para el año
2009 hay programados diversos eventos fijos tales como la “Feria del
Libro”, Exposiciones de la Industria Alimentaria y del sector agropecuario
de carácter anual que ya se ha anunciado su realización. Recientemente en
la ciudad autónoma de Buenos Aires en el mes de febrero de 2009 se ha
realizado la “Buenos Aires Fashion Week” feria de moda, tendencias y
diseño con total éxito en la convocatoria de público y expositores. Alguien
podría suponer que en una época signada por la crisis este tipo de evento
fracasaría, pero contrariando los pronósticos más negros, la feria fue un
éxito y ya están preparando la edición primavera-verano 2009/2010.
Las exhibiciones, ferias y congresos son una fuente de ingresos importante
para la nación, provincia y ciudades. No sólo por las tasas y gabelas que hay
que pagar, sino porque generan empleos directos e indirectos, estimulan la
adquisición de bienes y servicios, la utilización de medios públicos de
transporte, el turismo de eventos (venta de paquetes que incluyen pasajes,
alojamiento y entradas) y la gastronomía en la ciudad sede de estos
eventos.
Por ello, la organización requiere de profesionales para cubrir la demanda
que la actividad genera, profesionales con conocimientos y aptitudes que
sean el motor y los gestores de la actividad.

Figura 2.13 Stand de la República de Ecuador en la FIT, Feria Internacional de Turismo, en
Santiago de Chile. De la ubicación y la calidad de montaje del stand dependerá la afluencia
de visitantes.

Figura 2.14 Stands de provincias en una Feria Nacional de Turismo, llevamos nuestro
producto para hacerlo conocer, difundir sus bondades y conseguir en este caso agencias
de turismo que vendan paquetes turísticos en nuestra provincia.
El origen de las ferias se remonta a los orígenes del hombre, claro que no
hay que confundirla con el mercado, las ferias se realizaban al arribar
mercancías y bienes y además, había espectáculos y comida, era un
ambiente festivo, adonde se concurría a comprar, ver lo nuevo, adquirir
noticias, divertirse e interactuar con extranjeros, comerciantes, visitantes y
personas que concurrían por diversos motivos.
Aunque existen diferencias entre las ferias comerciales y las exhibiciones o
exposiciones, particularmente en cuanto a sus fines, desde el punto de
vista práctico de su control y organización podemos englobarlas en los
mismos lineamientos.
Para ello, es importante tener en cuenta que:
Un Relacionista Público debe analizar la conveniencia que las máximas
autoridades de su organización o el mismo, asistan a un evento en
particular y la exposición que ello genera. El Relacionista debe estar
familiarizado con todos los detallesdel evento en el que se piensa
participar, pues es parte de su trabajo, y su deber es asesorar desde su
punto de vista sobre una participación que seguramente tendrá costos muy
elevados.
Por otra parte, cuando se prepara este tipo de evento, existen muchos
datos que se deben tener en cuenta para una organización más eficiente.
Así, se deberán considerar en particular los siguientes aspectos:

 Condiciones (costo por metro cuadrado, especificaciones de los
pabellones, stands, normas laborales y de seguridad, entre otros).
 Naturaleza y objeto (comercial, cultural, para realzar el prestigio,
entre otros).
 Tipo de público.
 Cantidad de personal interviniente
 Seguros
 Infraestructura disponible (locales y servicio proporcionados)
 Comunicaciones (teléfonos y su disponibilidad de tecnología)
 Material audiovisual, catálogos, folletería, entre otros.
 Transporte y movilidad
 Mantenimiento y limpieza
 Alojamiento del personal.
 Presupuesto (costos globales, a los que agregaremos
aproximadamente un 10% por gastos imponderables).
Una vez que contemos con dicha información, si se adopta la decisión de
participar, deberemos elaborar un programa (brief en inglés) de todos los
puntos referenciados.
Sobre la base de estos datos, el arquitecto o decorador que diseñará el
pabellón contará con los elementos de juicio necesarios para realizar un
proyecto del “stand” (lo ideal es que proporcione una maqueta)
En los planos del pabellón será conveniente que se contemplen lugares
adecuados para los siguientes fines:
 Atender consultas
 Recibir los invitados “VIP”.
 Disponer de un libro de visitas.
 Guardarropas.

 Ingresos y egresos

 Equipo de trabajo, especializados según funciones y roles.
Hay distintos tipos de ferias y exhibiciones, estáticas donde sólo se exhiben
los productos, maquinarias, etc., y dinámicas donde se realizan
demostraciones o se muestran procesos de fabricación
El término exposición ostenta varias referencias. Por un lado se denomina
exposición a aquella presentación o exhibición de una determinada cosa o
cuestión en forma pública para que un público masivo pueda conocerla o
acceder a ella. Generalmente, colecciones de objetos de diversa
procedencia y temática, tales como obras de arte, hallazgos arqueológicos,
instrumentos, maquetas, inventos científicos, entre otros, suelen ser
aquellas cuestiones que ocupan el objeto de ser de una exposición porque
precisamente interesan a un determinado segmento de público.
Las exposiciones internacionales que no son comerciales están regidas por
el BIE, Buro International des Expositions, Oficina Internacional de
Exposiciones, con sede en París. Este organismo se encarga de fiscalizar y
proveer la aplicación de la “Convención relativa a Exposiciones
Internacionales”. Este organismo fundado en 1928 tiene como funciones
ocuparse de las exposiciones internacionales que duren más de tres
semanas y menos de seis meses, organizadas por un estado y cuyas
invitaciones a terceros países, se envíen por vía diplomática. El BIE no
participa en eventos de arte o comerciales y la actividad comercial que se
realiza en las exposiciones que toma parte, está reglamentada muy
detalladamente.
Definición y objetivos de las exposiciones
internacionales
De acuerdo con el artículo 1º de la Convención relativa a las Exposiciones
Internacionales:
1. Una exposición es una manifestación que, independientemente de su
denominación, tiene como fin principal la enseñanza al público, haciendo el
inventario de los medios de que dispone el hombre para satisfacer las
necesidades de una civilización y haciendo destacar, en uno o más campos
de la actividad humana, los adelantos realizados o las perspectivas futuras.
2. La exposición es internacional cuando participen en ella más de un país.

3. Los participantes de una exposición internacional son, por una parte, los
expositores de los países oficialmente representados agrupados en
secciones nacionales, por la otra, los Organismos Internacionales o bien los
expositores nacionales de países no representados oficialmente y, por
último, los autorizados según los reglamentos de la exposición, para llevar
a cabo otra actividad, especialmente los concesionarios.
Origen de las exposiciones internacionales
Las exposiciones nacionales
A finales del siglo XVIII, el Marqués de Avèze y François de Neufchâteau
tuvieron la idea de organizar en Francia una exposición nacional que más
que promover la venta de objetos, enviara un mensaje a la industria
francesa.
Desde 1789, la producción británica entraba con fuerza a Francia, que
enfrentaba problemas para exportar debido a las Guerras Napoleónicas y
temía depender comercialmente del Imperio Británico. En 1797, se llevó a
cabo una primera exposición en París, Francia, que en cuatro días de
duración, además de promover la venta de productos, logró atraer a las
masas. Por primera vez, una exposición nacional “no solamente dispondría
de lotes de productos, sino también mostraría al público francés que su
industria estaba intacta y era capaz de competir internacionalmente”. En
1798, Francia montó una segunda exposición, esta vez en una construcción
temporal edificada en el Campo de Marte, París, específicamente para el
evento. Vender seguía siendo un objetivo central, pero un nuevo elemento
entró en el razonamiento, dirigido principalmente a los fabricantes de
Francia. Se les invitaba a esforzarse más, tomar en cuenta su presentación
como un asunto importante e introducir en sus técnicas de mercadotecnia
un nivel competitivo más agresivo.
Francia organizó diez exposiciones nacionales entre 1797 y 1849, que
además de ir aumentando en sus dimensiones y recibir cada vez a un
mayor público nacional, sirvieron para extender el mensaje más allá de sus
fronteras y generar una percepción específica en el extranjero sobre las
características de la nación.
En el Reino Unido hubo muestras similares, que aunque de menor escala,
estuvieron orientadas más abiertamente a la educación. La Society of Arts
(Sociedad de Artes) realizaba labores de promoción de las artes que
mostraran un beneficio para el comercio y la industria. Con este
antecedente, en 1760 esta institución llevó a cabo una exposición, a la que
Kenneth Luckhurst se refirió como “la primera exhibición pública
totalmente organizada de este país”. En esta exposición y las que la

sucedieron, el arte debía tener una finalidad útil y con frecuencia se
mostraba bajo el título de “invenciones”. Por supuesto, en el centro de (la
diversidad de la política de exhibición de la Sociedad de Artes) había una
severa insistencia inglesa en hacer que todo se hiciera por un fin útil, es
decir, que el arte mejorara la industria y en consecuencia el comercio.
A partir de 1837, los Mechanics Institutes (Institutos de Mecánica)
siguieron el ejemplo de la Sociedad de Artes y organizaron varias
exposiciones de arte e industria en numerosas ciudades del Reino Unido.
El sentido de todas las exposiciones de los Institutos de Mecánica fue
filantrópico, más que económico, con el objetivo principal de estimular la
consciencia de la clase trabajadora y promover en general una cultura
industrial.
Francia y el Reino Unido dieron a las exposiciones nacionales –que más
tarde se convertirían en internacionales– su carácter educativo desde dos
perspectivas distintas. Francia necesitaba mostrarle técnicas a su industria
y darle confianza para fortalecerla a nivel nacional e internacional, a tal
grado que llegó a convertir a las exposiciones en una política nacional. El
Reino Unido no estaba empeñado en vender, sino en desarrollar
tecnología; por lo tanto, sus exposiciones nacionales promovían la
experimentación y la creatividad. Para ambos Estados, la promoción del
principio de la exhibición “sería un mecanismo para realzar el comercio,
para la promociónde las nuevas tecnologías, para la educación de las
clases medias ignorantes y para la elaboración de una postura política”,
según lo expresado por uno de los organizadores ingleses. El enfoque
educativo cambió poco durante la primera mitad del siglo XIX. Los grandes
cambios ocurrieron principalmente en la duración y extensión: de cuatro
días que duró la exposición nacional de 1797, y 220 expositores que se
presentaron en la de 1801, se llegó a una duración de seis meses y 4’532
expositores en la exposición de 1849, todas ellas en Francia.
Transformación de exposiciones nacionales a
exposiciones internacionales
Paul Greenghalgh afirma que “la idea de hacer que las exposiciones fueran
internacionales, evolucionó no en el Reino Unido sino en Francia, algún
tiempo antes de 1851”. En 1834, Jacques Boucher de Perthes sugirió que
las exposiciones nacionales francesas se volvieran internacionales, con la
idea de que los fabricantes nacionales aprendieran de los productores
extranjeros.
En 1849, el Ministerio de Agricultura y Comercio de Francia puso el tema
en la mesa por segunda vez, “sería interesante para el país en general, que
se familiarice con el grado de avance hacia la perfección alcanzado por

nuestros vecinos en aquellos productos en los que tan frecuentemente
entramos en competencia con mercados extranjeros”, sostuvo Jacques
Boucher de Perthes.
Sin embargo, ambas propuestas recibieron una amplia desaprobación en
toda Francia por una desconfianza generalizada en los efectos que tendría
el libre comercio en la economía nacional. Henry Cole, principal
organizador de la Exposición (entonces nacional) de 1851 en Londres,
después de escuchar la idea al visitar la exposición de Francia en 1849, la
retomó y se la presentó al Príncipe Albert, Presidente de la Real Comisión
para la Exposición de 1851.” “Le pregunté al Príncipe si había considerado
si la exposición debería ser nacional o internacional. Los franceses habían
discutido si su propia exhibición sería internacional, y prefirieron que fuera
únicamente nacional. El Príncipe reflexionó por un minuto, y entonces dijo,
Debe incluir la producción extranjera”, para citar sus palabras, y añadió
enfáticamente, “Internacional, ciertamente”, escribió Henry Cole
Una de las características fundamentales que permiten definir a la Gran
Exposición de los trabajos de la industria de todas las naciones como la
primera Exposición Internacional, es el hecho de que por primera vez se
invitara por la vía diplomática a otros Estados a participar. Un total de 34
Estados estuvieron presentes en esta exposición que abrió sus puertas del
1 de mayo al 11 de octubre de 1851, en un área de exhibición de 10.4 ha y
con una asistencia de más de seis millones de visitantes.
Convención relativa a las Exposiciones
Internacionales
A partir de la entrada en vigor de la Convención relativa a las Exposiciones
Internacionales, el 17 de enero de 1931, han existido tres esquemas
distintos de clasificación de Exposiciones Internacionales.
Convención relativa a las Exposiciones Internacionales (en vigor desde el 17
de enero de 1931 al 8 de junio de 1980).
 Exposición General de Primera Categoría
 Exposición General de Segunda Categoría
 Exposición Especializada
Enmienda del 30 de noviembre de 1972 (en vigor del 9 de junio de 1980 al
18 de julio de 1996).
 Exposición Universal

 Exposición Especializada
Enmienda del 31 de mayo de 1988 (en vigor del 19 de julio de 1996 a la
fecha)
 Exposición Registrada
 Exposición Reconocida
De acuerdo con la recomendación No. 1 del Grupo de Trabajo de la Oficina
Internacional de Exposiciones, una Exposición Registrada puede
denominarse para propósitos de promoción e información como
"Exposición Oficina Internacional de Exposiciones Universal" o "Exposición
Mundial", y una Exposición Reconocida como "Exposición Internacional".
La Oficina Internacional de Exposiciones reconoce también las exposiciones
de horticultura recomendadas por la Asociación Internacional de
Productores de Horticultura (International Association of Horticultural
Producers, AIPH) y la Trienal de Milán.
En la actualidad el BIE, cuenta con 153 estados miembro, siendo los
próximos eventos de su ámbito, las exposiciones a celebrarse en Yeosu en
el 2012 y Milán 2015.
Congresos y conferencias
Al mercado de congresos y conferencias le sucede lo mismo que al de
exhibiciones, ferias y exposiciones, es un sector que dada la crisis
económica global, no decrecerá, sino que se mantendrá en un buen nivel
de actividad. Para el año 2009 la República Argentina será sede de
importantes congresos de historia, cine, diseño y comercio internacional
entre otros, que permitirán mantener al sector en marcha y a los
profesionales en organización ocupados.
En una reciente alocución en el mes de marzo de 2009 en un seminario
organizado por la Cancillería argentina, la presidente Cristina Fernández de
Kirchner instó a los diplomáticos argentinos a “vender”, en la correcta
acepción del término al país, a formular proyectos y estrategias de
posicionamiento comercial aprovechando la crisis, para poder llevar
adelante esto es necesario organizar la difusión de la propuesta argentina
al mundo y ello se hará a través de conferencias y rondas de negocios en
todos los países en que tenga la República Argentina representación
diplomática.

Figura 2.15 En Corea del Sur se llevará a cabo el del 1 al 5 de mayo de 2012 el Congreso
Mundial de la Asociación Mundial de Asociaciones de Chefs, una oportunidad para el país
de recibir a chefs del todo el mundo y exhibir su desarrollo y bondades, además de tratar
la temática específica. Corea del Sur, es una pequeña nación, pero considerada la 8ª
potencia mundial por su alto desarrollo científico-industrial, en el futurista Expo Park de la
ciudad de Daejeon Metropolitan City, la cual se encuentra en el corazón de la nación: 167
km desde la capital Seúl, 294 km desde Busan y 169 km desde Gwangju, la localidad más al
sur de la península. Daejeon ha sido promocionada como la ciudad de la ciencia y la
educación centrada en Daedeok Science Town, recientemente denominada Daedeok
Innopolis. Más de 200 institutos de investigación, inclusive la investigación y desarrollo de
la Samsung LG, Korea University of Science and Technology, están situados dentro
Daedeok Science Town in Yuseong-gu, en las afueras lejanas de la ciudad, localmente
conocida como la “Daedeok Techno Valley”. Esto, más el “Daedeok Innopolis” de KAIST, la
Chungnam National University y los 70 institutos de investigaciones entre Gobierno y
privados, que vienen a ser el Silicon Valley de Corea. El evento del congreso será parte
integrante de la Exposición de la Industria Alimentaría Internacional de Daejeon y será
organizado por la WACS 2012 Daejeon Congress Organizing Committee de la KCA (Korea
Cooks Association). Según el reglamento de la Wacs, la elección de la Corea del Sur fue
elegida durante el 33º congreso en Dubai en el 2008. En la fotografía vista nocturna del
puente que lleva a la expo.
Aunque algunos autores solían distinguir entre Congresos, Conferencias,
Asambleas, entre otros, en la práctica no existen diferencias que
justifiquen su tratamiento por separado en lo que se refiere a su
organización, estructura, procedimiento, métodos o composición.
En un sentido lato, una conferencia es una reunión de representantes (sea
de Estados, de asociaciones y empresas o de ciudadanos que comparten un
objetivo común) concertada con el propósito de deliberar sobre uno o
varios temas de su interés, con el fin de acordar o negociar una solución
mutuamente satisfactoria.
Estos congresos pueden ser periódicos o no, reservándose el término
“Asamblea o Conferencia General” a las reuniones ordinarias de los
órganos plenarios de una entidad internacional, mientras que se suele
utilizar la calificación de “Congreso”para las reuniones de carácter
específico y esporádico, tanto de naturaleza pública como privada.

Figura 2.17 Asamblea general de la entidad que nuclea las asociaciones de entidades
financieras privadas de la UE, Unión Europea.
Lo expresado anteriormente, nos permite distinguir algunos elementos
comunes en estas reuniones que les otorgan ciertas características, a
saber.
 Cada conferencia es única y completa, vale decir que comienza y
termina con independencia de otras anteriores o posteriores,
aunque se hayan tratado exactamente los mismos temas y los
participantes sean las mismas personas. Esto se debe al carácter
soberano de cada reunión plenaria, así como a su naturaleza
esencialmente temporal.
 Puesto que, como ya dijimos, el propósito de tales reuniones es
elaborar una solución común entre los participantes, una
Conferencia normalmente tiene un carácter legislativo, ya que
tenderá tanto a acordar cursos de acción como a establecer normas
generales y abstractas, con procedimientos, contenidos y hasta, a
veces, sanciones, formalmente similares a los de las leyes.
 Como corolario, cuando los asuntos tratados son trascendentes o
de permanente interés, es usual que se resuelva la creación de una
estructura institucional a cargo del seguimiento de los objetivos
comunes.
Preparación y convocatoria

Una vez adoptada la decisión de organizar una Conferencia e
independientemente de quien la convoque, existen ciertas bases previas
que conviene establecer.
Por de pronto, lo habitual, es crear un equipo organizador, que tendrá a
cargo todo el desarrollo pre-durante-post conferencia.
Es importante tener en cuenta que, según la naturaleza del evento, se
requerirá el tiempo suficiente para su organización, siendo 3 meses, 6
meses 1 año hasta 18 meses en casos de eventos internacionales, e
inclusive puede necesitarse más tiempo.
Se debe:
 Determinar el lugar donde ha de celebrar el evento.
 Determinar las fechas aproximadas de su inicio y fin.
 Configurar la Nómina de invitados.
 Definir el temario, agenda, cronograma y órdenes del día
provisionales.
Cuando se trata de conferencias muy importantes o complejas, se puede
llegar a realizar reuniones preliminares de trabajo y hasta conferencias
preparatorias, con el fin de allanar eventuales dificultades que pudieran
surgir. En estas reuniones previas se estila acordar las reglas de
procedimiento, la agenda, los roles y funciones, entre otros.

Figura 2.19 Congreso Iberoamericano de Empresarios realizado en Guatemala, la
organización previa de este evento insumió un tiempo aproximado de dos años, para
planificar, organizar y ejecutar exitosamente el congreso. La nutrida asistencia de
empresarios iberoamericanos, superó las expectativas de los organizadores, los que
gracias a su profesionalismo pudieron alojar y atender a los numerosos participantes.

Figura 2.20 Es importante para el desarrollo de la industria de los eventos, contar con la
estructura edilicia necesaria para ser una sede elegible para los mismos. La cantidad de
salones, predios, públicos y privados las comodidades y recursos que éstos poseen, su
ubicación y la correcta observancia de las normas de seguridad, accesibilidad y sanidad
son ítems que se evalúan para designar una ciudad como sede.

Figura 2.21 Siendo el tema de la seguridad determinante para elegir un complejo o salón
donde se organizará un congreso, nótese en la fotografía en la pared lateral de este salón
el matafuego, implementos para combatir incendios y la señalética de color rojo con
indicaciones para el caso de emergencia. Es sin dudas un salón correctamente equipado
con los materiales solicitados por el área pertinente que habilita la seguridad de los
salones (bomberos).

Figura 2.22 Pieza gráfica de difusión de un congreso internacional de diagnóstico por
imágenes a realizarse en Córdoba.
En la República Argentina, las ciudades de Buenos Aires, Córdoba, Mar del
Plata, Mendoza y Salta entre otras, poseen un buró de eventos. El buró de
eventos es una sociedad mixta, compuesta por el estado y entes
representativos (Cámara de Turismo, Asociación de Hoteleros,
Gastronómicos y afines) y como adherentes empresas del medio y
entidades de organizadores de eventos, que trabajan de manera conjunta y
coordinada para atraer eventos a sus ciudades. Uno de los rubros que más
eventos organiza anualmente es el sector vinculado con la temática de la
salud (profesionales, laboratorios y empresas de tecnología médica).
Ver figura 2.22.

Figura 2.23 España, posee uno de los más altos índices en Europa, en la captación de
eventos, por la infraestructura y la gran cantidad de empresas que cuentan con personal
capacitado para organizar reuniones y especializadas en logística para eventos. Pese a
la grave recesión que atraviesa y la situación general de la economía mundial y europea
especialmente, sigue siendo el destino elegido para congresos, convenciones y reuniones
internacionales de diversa índole.

La importancia de recibir y atender a personalidades va más allá de lo
meramente formal, en un mundo comunicado al instante a través de los
más diversos medios es una herramienta de gestión fundamental. Conocer
los códigos y aplicarlos es clave para la comunicación y el entendimiento.
Las exhibiciones, congresos y ferias pese a las dificultades económicas
mundiales siguen siendo la más eficaz herramienta de reunión para
intercambiar, ideas, conocer productos, conocer a otros profesionales
comprar o vender, por ello que saber el ABC de cómo se organizan y que
herramientas de ceremonial se aplican en esa organización es
fundamental, es uno de los sectores que mayor demanda de profesionales
tiene en la actualidad.

1. Aunque en el ejercicio profesional no me vaya a dedicar
específicamente a trabajar en ceremonial o a organizar eventos ¿Hace
falta conocer todas las reglas y principios del ceremonial?
Aunque no trabajemos en un área de Ceremonial o en la organización de
eventos es de cabal importancia para el relacionista público conocer, e
interpretar las reglas del ceremonial, no nos olvidemos que hemos dicho
que el ceremonial es una filosofía de vida, un conjunto de reglas de
convivencia para los individuos, las entidades públicas, los estados y que
por extensión se pueden aplicar a las empresas u otros entes. Conocer,
Para complementar este material didáctico, le
presentamos a continuación algunas preguntas
frecuentes sobre los temas del Módulo 2.

comprender y aplicar estas reglas es importante para poder realizar
nuestras tareas. Supongamos que te dedicas a las relaciones externas de
las empresa o ente oficial, debes recibir visitas, ¿Cómo tratarlas? ¿Qué
organizarles? ¿Cómo organizar la visita?, es de cabal importancia. Si eres
convocado para elaborar un plan estratégico que dentro de tus acciones
tenga que organizar un congreso, feria o exposición, ¿Cómo lo harás? O si
el ente para el que trabajas ha contratado los servicios de una consultora
para organizar el evento, necesita conocer los mecanismos organizativos
para poder fijar los objetivos, un plan de trabajo y controlar como están
trabajando. El conjunto de conocimientos que le aporta la herramienta
ceremonial es útil y aplicable en todo momento, en toda situación, social,
oficial o empresarial. Desconocer estas reglas sería un déficit grave en tu
formación.
2. ¿En toda visita es necesario aplicar los conocimientos de este módulo?
Sí. Nuestro trabajo consiste en investigar, planificar, ejecutar y evaluar los
resultados obtenidos en la visita desde la óptica de las relaciones públicas.
Hay que prever todo, no dejar puntos ciegos o temas al azar. De la
planificación de la visita hasta sus más mínimosdetalles depende el éxito
en la realización.
3. ¿Hace falta investigar tanto sobre el visitante? ¿No será ofensivo o
imprudente relevar datos personales como estado civil o estado de
salud?
Hay que saber todo sobre el visitante, para evitar malentendidos,
confusiones o errores. ¿Qué sucede si nuestro visitante trae un obsequio
para la esposa del anfitrión y nosotros en compensación compramos un
obsequio para su esposa y ha enviudado recientemente? Cuando un
visitante llega no sólo se habla de negocios o sobre el tema específico de la
visita. Se habla de diversos temas. Si sabemos que a nuestro invitado le
gusta la ópera y en oportunidad de su visita como actividad social lo
llevamos al teatro a escuchar y ver una ópera le estaremos haciendo un
halago importante. Si a nuestro invitado le interesa la historia le podemos
obsequiar un libro o DVD con la historia de nuestra ciudad, provincia o país.
Si sabemos que nuestro invitado es musulmán no incluiremos vino ni
bebidas alcohólicas en las comidas que ofreceremos en su honor. Si
nuestro invitado es judío tendremos cuidado de no ofrecer fiambres de
cerdo en una recepción para agasajarlo. Si sabemos que nuestro invitado
tiene algún tipo de problema de salud, podremos hacerle prestar la
atención médica adecuada. Entonces, no es ofensivo averiguar sobre estas
cuestiones, sólo estamos previendo.
4. ¿En la actualidad se le sigue dando importancia a la puntualidad?

Claro que sí, la puntualidad es sinónimo de respeto por el otro, es respetar
nada más y nada menos que lo más valioso que una persona posee, el
tiempo. Pese a los cambios producidos en las costumbres en este nuevo
siglo se sigue valorando la puntualidad.
5. ¿En épocas de profundas crisis económicas, disminuyen las ferias y
exhibiciones? Porque por más que haga falta vender hay que recortar
costos.
Claro que los estados, corporaciones, grandes empresas, empresas
medianas y pequeñas deben reducir costos. Empero, en el caso de ferias y
exhibiciones es poner al público en contacto directo con el producto.
Entonces se podrá hacer menos espectacular, se ahorrará en los materiales
del stand, en metros cuadrados, pero se realizará la feria, muestra o
exhibición. Se podrá en juego la creatividad para ahorrar costos, pero se
necesita vender, por lo tanto este tipo de eventos se seguirán realizando.
6. Puede ser que se sigan haciendo ferias y exposiciones, pero los
congresos y conferencias seguramente sufrirán una merma
Los congresos y conferencias son actividades del ámbito estatal, privado
empresarial, profesional o de entidades intermedias y pese a la difícil
situación económica imperante a nivel mundial, los profesionales necesitan
seguirse reuniendo para intercambiar conocimientos, las empresas que
tienen rubros relacionados con distintas profesiones seguirán apoyando
este tipo de reuniones ya que son eficaces momentos de comunicación con
profesionales. Lo mismo sucederá con las conferencias. Obviamente que se
tratará de ahorrar costos, pero se seguirán realizando. La reunión en
distintos ámbitos es fundamental para el relacionamiento e intercambio
desde el nivel profesional, empresarial, estatal e internacional.

7. ¿Qué eventos tradicionales en materia de ferias y exposiciones ya
están confirmados para el año 2009 y años sucesivos?
Como expresábamos en el texto La “Buenos Aires Fashion Week”, se
realizó y con total éxito y se está trabajando en la edición de primavera
verano 2009/10, la Feria del libro se ha confirmado, la Exposición Rural
pese a la crisis del sector se ha confirmado, las ferias regionales como FICO
y otras de distintas regiones del país también se han confirmado y están
trabajando desde ya para su organización. Volvemos a recalcar lo dicho en

otras respuestas se seguirán realizando este tipo de eventos, no tan
espectaculares, ahorrando pero lo mismo se llevarán a cabo.
8. ¿Otro tipo de eventos también se realizarán, tales como los festivales
de cine u otros rubros del espectáculo?
En Buenos Aires para el mes de marzo de 2009 está previsto realizar el
festival de Cine de Buenos Aires BAFICI, el festival internacional de Mar del
Plata también se ha confirmado, otros festivales en provincias cuyanas
también, festivales de rock o presentaciones de figuras internacionales,
también. Recordemos que en graves crisis económicas sufridas en el siglo
pasado los espectáculos y el cine aportaron oxígeno para aliviar el agobio
cotidiano de situaciones estresantes.
9. ¿Es necesario empezar a trabajar con tanta anticipación en la
organización de un congreso o conferencia como 18 meses?
En la lectura se ha indicado esa fecha como máximo, porque hay eventos
de esas características que ni bien finalizan se comienza a trabajar en la
organización del siguiente, hay eventos que incluso rebasan el plazo
máximo de 18 meses hasta tres años. Son congresos o conferencias
internacionales, que demandan un gran equipo de trabajo y muchas áreas
complejas de organización de distintas actividades. En la Ciudad de
Córdoba en el año 2002 la Universidad Católica de Córdoba, Universidad
Nacional de Córdoba y otras entidades, organizaron el “Congreso
Internacional sobre el Legado Jesuítico” este congreso llevó un trabajo
previo de organización de dos años. A él asistieron especialistas e
historiadores de todo el mundo.
10. En el texto de estudio se indica que hay que prever con tiempo las
fechas de inicio y fin de congresos y conferencias. ¿Por qué?
La determinación anticipada de fechas no está relacionada sólo con los
plazos de organización, invitación y convocatoria, sino también está
destinada a anticiparse para no superponer dos eventos similares en la
misma fecha o fechas cercanas, respetar festividades religiosas, fechas
patrias o feriados que podrían mermar u obstaculizar la asistencia a ese
tipo de eventos y por lo tanto hacerlos fracasar.

Bibliografía Lectura 2

TRISTANY R.E. y TRISTANY M. E. S. (1994). Ceremonial Práctico. Buenos
Aires: Ed. El Ateneo.
García, L. (s/d) Diez ideas para mejor la atención Disponible en:
http://agora.escoladeltreball.org/Members/mteixido/1wase-c2/comunicacio-i-
institucio/C2_ACTIVITAT_VISITES.pdf